eBook fuer Gruender und Selbstaendige - Steuern und Recht - von eSteuerPartner - Steuerberater.Online.

Harald Zankl ▪ Holger Kock

aus

Steuern & Recht
Rechtsformwahl ▪ mit Sonderteil: GmbH/UG
Sozialversicherung ▪ Umsatzsteuer ▪ GewSt ▪ ESt
KSt ▪ Einnahmenüberschussrechnung vs. Bilanz

www.eSteuerPartner.de

GründerBasics – Tipps & Infos aus der Praxis für die Praxis

http://jo.my/ebook
Dieses Buch kann hier als eBook
frei heruntergeladen werden

QR
QR-Codes mit einer QR-App scannen oder
den daneben stehenden Link verwenden.
Wir haben gute Erfahrungen mit der QR-App
i-nigma gemacht: http://jo.my/i-nigma

1.

Auflage 11/2013

Alle Rechte vorbehalten.
Diese Auflage des Buchs/eBooks darf unverändert frei kopiert, weitergegeben
und elektronisch oder online zugänglich gemacht werden. Veräußerung oder
vergleichbares Erzielen eines Entgelts ist nur mit schriftlicher Zustimmung
durch eSteuerPartner gestattet.

Trotz sorgfältiger Recherche können Fehler nicht ausgeschlossen werden. Für
den Inhalt wird daher keine Haftung übernommen. Dieses Werk ersetzt keine
Beratung im Einzelfall – die wir aber natürlich gerne erbringen.

Lieber Leser,
i egleite als „e“teue Pa t e stä dig G ü de ei de U setzu g ih e Idee .
Als Steuerberater, Rechtsanwälte und Wirtschaftsprüfer sehen wir bei der Gründung
selbst und später auch im laufenden Geschäft, welche Fragen auftauchen und wo
Fallstricke lauern.
Wir wollen in diesem eBook praxisrelevante Fragen beantworten und eine
Hilfestellung anbieten. Unser Anspruch ist, in knapper Form Tipps und Hinweise aus
der Praxis zu geben und das Augenmerk für mögliche Probleme zu schärfen.
Viele der Themen erreichen sehr schnell einen Komplexitätsgrad, der den
E fah u gsho izo t ei es G ü de s ü e steigt. We die „Ei sätze höhe e de ,
gilt: jemanden fragen, der sich auskennt.
Au h „alte U te eh e fü hse ha e a h Jah e i Ges häft die ot e dige
Erfahrung und können viele Fragen beantworten – für Gründer ist netzwerken daher
besonders wichtig!

Viel Erfolg wünschen die eSteuerPartner

Harald Zankl
Rechtsanwalt / Steuerberater

Holger Kock
Wirtschaftsprüfer / Steuerberater

Wir sind dankbar für Anregungen & Hinweise: info@esteuerpartner.de
Material aus unseren regelmäßigen Gründer-Workshops und weitere Infos für
Gründer gibt es auf www.esteuerpartner.de/gruender

http://jo.my/gb41
Zu den eSteuerPartner-Gründerseiten


Über die Autoren

RA/StB Harald Zankl

WP/StB Holger Kock

Harald Zankl (Jahrgang 1976) ist Rechtsanwalt und Steuerberater. Zunächst
Finanzbeamter in der Bayerischen Finanzverwaltung (Abschluss als DiplomFinanzwirt im Jahr 2000), danach Jurastudium an der Ludwig-MaximiliansUniversität in München.
Mehrjährige Tätigkeit im Bereich der steuerlichen Gestaltung und Beratung, u.a.
bei den international führenden bzw. national tätigen Sozietäten Freshfields
Bruckhaus Deringer sowie RP Richter & Partner (heute: Baker Tilly Roelfs).

Holger Kock (Jahrgang 1972) ist Wirtschaftsprüfer und Steuerberater. Studium der
Europäischen Betriebswirtschaftslehre an der Fachhochschule Trier und der
University of West London mit Doppeldiplom als Diplom-Betriebswirt und Master
of Arts.
Seit 2001 Steuerberater, seit 2002 Wirtschaftsprüfer. Langjährige Tätigkeit bei
Arthur Andersen und später bei Ernst & Young, einer der international führenden
Steuerberatungsgesellschaften.


Über eSteuerPartner
Wir beraten deutschlandweit und nutzen unsere langjährige Erfahrung. Wir sind "onlineaffin"
und nutzen moderne Technologien im Internet: Steuerberater.Rechtsanwälte.Online.
Unterlagen sind in unserem web-Portal „e“teue O d e .de i
e zugä gli h.
Unsere Leistungen
Wir verstehen uns als umfassender Partner für Selbständige, d.h. für Freiberufler und
Gewerbetreibende sowie für Unternehmen und Gründer.
Unser Leistungsportfolio deckt in Steuern & Recht die Themen ab, die von der Gründung bis
zu Umwandlung und Umstrukturierung eine Rolle spielen - ggf. arbeiten wir direkt mit
Spezialisten aus unserem Netzwerk zusammen, z.B. im Sozial- und Arbeitsrecht. Unsere
Leistungen:












Zusammenarbeit online über unser web-Portal „eSteuerOrd er.de“ u d
Verarbeitung von gescannten Belegen
Gründungsberatung: wir helfen Ihnen bei Rechtsformwahl und Finanzierung
Gesellschaftsrecht, z.B. Gestaltung von GmbH/UG-Satzungen
Laufende Steuerberatung & Gestaltungen
Buchführung
Gestaltung und Beratung von Testamenten & Erbrecht, Nachfolge und
Schenkungen, sowie Optimierung von Erbschaft- und Schenkungsteuer
Gebührenrechner
online
www.esteuerpartner.de

–

Angebot

einfach

anfordern

www.esteuerpartner.de
Gebührenrechner Steuerberatung & Angebot

www.erbrechtmuenchen.net
Unsere Infoseite zum Special
Schenkungen & Erbschaftsteuer


Erbrecht,

unter

Inhaltsverzeichnis
1.

Phasen einer Gründung und Überblick ..................................................................... 1
1.1.
1.2.
1.3.
1.4.

2.

Rechtsformwahl und Rahmenbedingungen .............................................................. 2
2.1.
2.2.
2.3.
2.4.
2.5.
2.6.

3.

Kurzüberblick Rechtsformen ................................................................................ 2
GmbH vs. UG (haftungsbeschränkt) ..................................................................... 3
Gewerbe vs. Freier Beruf ...................................................................................... 4
Gewerbeanmeldung ............................................................................................. 5
De „G ü du gs-F age oge des Fi a za ts .................................................... 6
Gewerbesteuer ..................................................................................................... 7

Sonderteil GmbH/UG: Gründen, Führen, Steuern & Recht ........................................ 9
3.1.
3.2.
3.3.
3.4.
3.5.
3.6.
3.7.
3.8.
3.9.
3.10.
3.11.
3.12.
3.13.
3.14.
3.15.
3.16.

4.

Phase 1: Vorplanung............................................................................................. 1
Phase 2: Setup ...................................................................................................... 1
Phase 3: Laufendes Geschäft ................................................................................ 1
Phase 4: Erweiterung, Anpassung, Exit ................................................................ 2

Grundregeln und Fremdvergleich ........................................................................ 9
Gründungsvorgang ............................................................................................. 10
Geschäftsführung: Pflichten und Haftung .......................................................... 13
Buchführung & Bilanzierung ............................................................................... 15
Jahresabschluss: Pflicht zur Offenlegung/Hinterlegung ..................................... 15
Aufgaben der Gesellschafter: Beschlüsse ........................................................... 16
Beschluss: Bestellung und Abberufung des Geschäftsführers ............................ 18
Beschluss: Weisung an die Geschäftsführung .................................................... 19
Beschluss: Entlastung der Geschäftsführung ..................................................... 20
Beschluss: Feststellung des Jahresabschlusses und Ergebnisverwendung ......... 20
Offene Gewinnausschüttung – Überblick Steuerpraxis ...................................... 20
Verdeckte Gewinnausschüttung – Steuerfalle ................................................... 22
Gesellschaftsrecht – Übertragbarkeit der Anteile und Vesting .......................... 23
Liquidation und Insolvenz: Überblick ................................................................. 23
Liquidation – der überschaubare Fall ................................................................. 24
I sol e z: die „“ hla ge g u e ........................................................................ 25

Praxisthemen GmbH/UG A–Z ............................................................................... 26
4.1.
4.2.
4.3.

Angaben auf Geschäftsbriefen ........................................................................... 26
Auslagenersatz ................................................................................................... 26
Darlehen / Gesellschafterdarlehen .................................................................... 27

4.4.
4.5.
4.6.
4.7.
4.8.
4.9.
5.

Sozialversicherung
5.1.
5.2.
5.3.
5.4.
5.5.
5.6.
5.7.

6.

Doppelstockmodell............................................................................................. 28
(verdeckte) Einlagen in die GmbH/UG ............................................................... 28
Geschäftsführer: Anstellung und Gehalt ............................................................ 29
Sozialversicherung des Geschäftsführers ........................................................... 30
Übernahme von Wirtschaftsgütern von Gesellschaftern ................................... 30
Umwandlung einer UG in eine GmbH ................................................................ 31
A–Z ....................................................................................... 32

Allgemeine Hinweise Sozialversicherung ........................................................... 32
Minijob ............................................................................................................... 33
Gehaltsabrechnung ............................................................................................ 34
GmbH/UG-Geschäftsführer: Sozialversicherung ................................................ 34
Scheinselbständigkeit ......................................................................................... 35
Sozialversicherungsprüfung ............................................................................... 36
Statusfeststellungsverfahren .............................................................................. 36

Steuern .................................................................................................................. 37
6.1.
6.2.
6.3.
6.4.
6.5.
6.6.
6.7.
6.8.
6.9.
6.10.
6.11.
6.12.

Organisation, Fristen & Aufbewahrungspflicht .................................................. 37
Einkommensteuer .............................................................................................. 39
Körperschaftsteuer ............................................................................................. 41
Einkommensbesteuerung Geschäftsführergehalt .............................................. 43
Besteuerung Gewinnausschüttungen GmbH/UG ............................................... 44
Gewerbesteuer ................................................................................................... 44
Buchführung & Bilanzierung vs. Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) .......... 45
Umsatzsteuer I: Überblick, Voranmeldung, Termine ......................................... 48
Umsatzsteuer II: Vorsteuerabzug, Rechnungsstellung ....................................... 50
Umsatzsteuer III: Kleinunternehmer .................................................................. 52
Umsatzsteuer IV: Steuerschuld, Soll- vs. Ist-Versteuerung................................. 54
Verfahrensrecht: Steuerbescheide & Einspruch................................................. 56


1. Phasen einer Gründung und Überblick
Eine Gründung bzw. ein Start-Up kann man in verschiedene Phasen einteilen. Für jede
Phase sind verschiedene Überlegungen wichtig. Na hfolge d ei ku zes „ est of :

1.1. Phase 1: Vorplanung








Versicherungsstatus klären: Krankenversicherung, Rentenversicherung,
Haftpflicht, Berufsunfähigkeit, ggf. Rechtsschutz
Finanzierung/Businessplan/Markenrechte
Arbeitsagentur:
Gründungszuschuss
prüfen (Antrag
nur
Selbstständigkeit möglich), Förderungsmöglichkeiten und Coachings

vor

Steuerlich beachten: Betriebsausgaben sind auch vor Gründung möglich
(Anlaufkosten) – Belege und Quittungen aufheben

1.2. Phase 2: Setup








Vorprüfung: Tätigkeit gewerblich / freiberuflich? Erlaubnis notwendig?
Rechtsformwahl, ggf. besondere/r Gesellschaftsstruktur und -vertrag
Sonstige notwendige Verträge (AGB, Arbeitsverträge, ggf. Ehevertrag)
Nochmals: betriebliche Versicherungen (Betriebshaftpflicht)

1.3. Phase 3: Laufendes Geschäft


Orga, Orga, Orga! Es sammeln sich sehr schnell Termine, Aufgaben und
Fristen.
1





Wichtig: von Anfang an wichtige Dokumente geordnet sammeln – scannen
hat si h e äh t, eil a die „Belege oft e s hi ke
uss. Kei e “tapel
anlegen – saubere Ablage in Ordner.
Steuertermine im Blick behalten und darauf hin planen: welche Dokumente
werden gebraucht? Wer macht wann was? Besonders wichtig:
Umsatzsteuer-Voranmeldung und Einzugsermächtigung für das Finanzamt.
Laufendes Controlling der Zahlen, v.a. Cash Flow-Planung der Geldein- und
ausgänge (kurzfristig/mittelfristig). Besonders wichtig: laufende Rücklagen
für Steuerzahlungen!

1.4. Phase 4: Erweiterung, Anpassung, Exit






2.

Neue Finanzierung / Innovationszyklus
Strategische Vorsorgeüberlegungen: Rücklagen
Notfallplan: Vollmachten für den Falle eines Falles, Logindaten hinterlegen,
Testament, Patientenverfügung

Rechtsformwahl und Rahmenbedingungen

Mit Beginn des geschäftlichen Tätigwerdens müssen sich Gründer für einen
rechtlichen Rahmen entscheiden. Sehr oft ist dies die Gesellschaft mit beschränkter
Haftung (GmbH) oder deren kleine Schwester, die so genannte
„Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) , kurz: die UG. Nachfolgend ein
kurzer Überblick über verschiedene Möglichkeiten im Bereich der Rechtsformwahl:

2.1. Kurzüberblick Rechtsformen
Als einzelner Gründer kann man ohne weiteres als Einzelunternehmen tätig werden,
ggf. mit Eintragung im Ha dels egiste als „ei get age e Kauf a
e.K. .
Grundsätzlicher Nachteil ist hier die persönliche Haftung für alle
Unternehmensschulden und -verbindlichkeiten.
Besteht das Gründer-Team aus mehreren Personen, wird praktisch immer eine
Gesellschaft für die Tätigkeit gegründet.

2

Personengesellschaften

Kapitalgesellschaften / Körperschaften

Gesellschaft bürgerl. Rechts (GbR)

GmbH/UG

Kommanditgesellschaft (KG)

Aktiengesellschaft (AG)

GmbH/UG & Co. KG

Genossenschaft (e.G.)

Offene Handelsgesellschaft (OHG)
Grundsätzlich werden Personen- und Kapitalgesellschaften unterschieden. Bei
Neugründungen für kleinere Projekte wird oft eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts
(GbR) gewählt, da diese Personengesellschaft recht einfach ohne Notar gegründet
werden kann.
Der Gesellschaftsvertrag muss hier auch nicht zwingend schriftlich niedergelegt
werden, das ist aber dringend zu empfehlen. Nachteil der GbR: die Gesellschafter
haften neben der Gesellschaft mit ihrem Privatvermögen. Jeder Gesellschafter haftet
für die kompletten Schulden. Der Gläubiger kann sich den haftenden Gesellschafter
frei aussuchen. Dieser kann sich die gezahlten Gesellschaftsschulden dann von seinen
Mitgesellschaftern anteilig ersetzen lassen und trägt damit das Risiko einer Insolvenz
der anderen Gesellschafter.

2.2. GmbH vs. UG (haftungsbeschränkt)
Nach unserer Erfahrung klare Favoriten bei Neugründungen sind die GmbH und die
UG. Mischformen wie die GmbH/UG & Co. KG sind steuerlich manchmal günstiger
(z.B. bei hohen Anlaufverlusten, wegen Verrechnungsmöglichkeiten beim
Gesellschafter), aber insgesamt eher die Ausnahme. Eine GmbH/UG kann auch von
ei e ei zige Gesells hafte geg ü det e de „Ei -Mann-Gesells haft .
Die UG wiederum ist gesellschaftsrechtlich eine Sonderform der GmbH mit einigen
Ausnahmen:


Firmierung



Gewinnrücklage ¼



Volleinzahlung Stammkapital



Stammkapital ab 1 Euro

3








Kürzeste erlaubte Firmierung im Geschäftsverkehr
haftu gs es h ä kt – keine weitere Abkürzung zulässig!

ist

„UG

Gewinne müssen immer zu ¼ in der Bilanz in eine Rücklage eingestellt
werden (insoweit ist keine Gewinnausschüttung erlaubt). Der Gewinn
bestimmt sich allerdings nach Abzug von Geschäftsführergehältern. Mit der
Rücklage kann das Stammkapital irgendwann zur GmbH aufgestockt
werden. Erst dann entfällt diese Pflicht zur Rücklagenbildung.
Stammkapital für eine UG ab 1 Euro möglich (GmbH: 25.000 Euro
Minimum). Empfehlung: etwa 800 bis 2.000 Euro, so dass die UG einen
Grundbestand an Finanzmitteln hat. Unter ca. 300 Euro verlangt das
Handelsregister oft einen Kostenvorschuss vor der Eintragung, was Zeit
kostet.
 Weitere Infos beim Gründungsvorgang, Tz. 3.2.
Stammkapital muss bei der UG immer voll eingezahlt werden. Bei der
GmbH reichen zunächst 12.500 Euro. Die Gesellschafter müssen ggf. den
Rest nachschießen.

Vorteil der GmbH/UG: die Haftung ist beschränkt auf das Gesellschaftsvermögen. Ein
Durchgriff auf das Vermögen von Gesellschafter oder Geschäftsführer ist nur
ausnahmsweise möglich.


Siehe auch: Umwandlung UG in GmbH, Tz. 4.9. und
Geschäftsführung: Pflichten und Haftung, Tz. 3.3.

2.3. Gewerbe vs. Freier Beruf
Die Abgrenzung Gewerbe vs. Freier Beruf zielt im Wesentlichen auf die
Gewerbesteuer ab. Nur ein Gewerbe unterliegt dieser Sondersteuer.
Die „ge e esteue ef eite freien Berufe sind im Steuerrecht eng gefasst (§ 18
EStG). Die meisten sind Dienstleistungs-Katalogberufe wie (selbstständige!) Ärzte,
Heilpraktiker, Rechtsanwälte, Steuerberater, Wissenschaftler, Künstler, Schriftsteller,
Journalisten, Lehrer, Notare, Ingenieure, Architekten, beratende Volks- und
Betriebswirte und die diesen ähnlichen Berufe. Grundvoraussetzung ist nicht
unbedingt ein einschlägiger Uni-Abschluss, aber eine nachweisbare, ähnliche
Ausbildungshöhe, sowie ein entsprechendes Tätigkeitsbild. Bei Künstlern und
4

Desig e
uss ei e ge isse „Gestaltu gshöhe o liege , die das Fi a za t ggf.
per Gutachten prüfen lässt. Freiberufler erzielen so genannte Einkünfte aus
selbstständiger Arbeit.
Andere selbständige Tätigkeiten sind praktisch immer gewerblich, d.h. steuerlich
werden Einkünfte aus Gewerbebetrieb erzielt, die der Gewerbesteuer unterliegen.
(Nur) Gewerbebetriebe sind Zwangsmitglied in der lokalen Industrie- und
Handelskammer (IHK). Die IHK bietet Unterstützung in rechtlichen und
wirtschaftlichen Fragen, kostet aber einen umsatzabhängigen Jahresbeitrag.
Mindestbeitrag ist meist ca. 150 Euro.
Mehr Info zum IHK-Beitrag gibt es bei der IHK direkt:

http://jo.my/gb02
Info zu Beiträgen IHK München

2.4. Gewerbeanmeldung
Gewerbebetriebe (also auch eine GmbH/UG) müssen formal bei der örtlichen
Gemeinde eine Gewerbeanmeldung mit Angabe der genauen Tätigkeit machen. Man
sp i ht au h o „Ge e es hei . Koste pu kt je a h Ge ei de a. -65 Euro.
Von der Gewerbeanmeldung erhält das Finanzamt einen Abdruck und verschickt
daraufhin einen Fragebogen an den Gründer.
Freie Berufe müssen keine Gewerbeanmeldung machen. Sie müssen aber dem
Finanzamt anzeigen, dass sie gestartet haben. Folge: das Finanzamt verschickt einen
Fragebogen.

5

2.5. Der „Gründungs-Fragebogen“ des Finanzamts
Je nach konkreter Gründung heißt der Fragebogen etwas anders, z.B. „Frage oge
zur Auf ah e ei er ge er li he , sel stä dige frei erufli he Tätigkeit“ oder
„Frage oge zur steuerli he Erfassu g / Grü du g ei er Körpers haft“. Abgefragt
werden aber praktisch die gleichen Angaben. Wesentlich sind dabei:



Angaben zu den voraussichtlichen Einkünften. Auf dieser Basis
werden Vorauszahlungen festgesetzt.
Angaben zur Umsatzversteuerung. Wenn keine Kleinunternehmerregelung in Anspruch genommen wird, sollte auf jeden Fall die IstVersteuerung beantragt werden.


Siehe auch: Umsatzsteuer, Tz. 6.8. ff

Zum Gründungsfragebogen des Finanzamts haben wir als Ausfüllhilfe einen
ausführlichen bebilderten Online-Artikel im InfoBlog auf unserer website:

http://jo.my/gb03
InfoBlog-Artikel auf eSteuerPartner.de zum
Gründungsfragebogen (Ausfüllhilfe)

Das Finanzamt stellt den Fragebogen auch online zum Ausfüllen zur Verfügung.
Vorteil: der Fragebogen ist auch ausgefüllt downloadbar, man muss nicht die
Papierversion, die das Finanzamt schickt, mühsam ausfüllen:

http://jo.my/gb04
Online-Version Fragebögen Finanzamt

6

2.6. Gewerbesteuer
Gewerbebetriebe unterliegen mit ihrem Gewinn (sog. Gewerbeertrag) der
Gewerbesteuer. Natürliche Personen und Personengesellschaften haben dabei einen
Freibetrag von 24.500 Euro, der immer vom Gewerbeertrag abgezogen wird. Keinen
Freibetrag haben GmbH/UG. Die Gewerbesteuer berechnet sich mit

Gewerbesteuer = Gewerbeertrag x Messzahl 3,5 % x Hebesatz

Beispiel: Messzahl (immer) 3,5 % x Hebesatz 490 % = Steuersatz von 17,15 %
Den Hebesatz legt jede Gemeinde individuell fest, vom gesetzlichen Minimum 200 %
bis zu 490 %. Hier gibt es durchaus Sparpotenzial. Es wird eine tatsächliche
Betriebsstätte, z.B. Büro, vor Ort verlangt. Ein Briefkasten reicht nicht. Bei mehreren
Betriebsstätten wird ggf. die Gewerbesteuer aufgeteilt (Zerlegung). Bei der
GmbH/UG kommt es bei Start-Ups oft auf de „O t de Ges häftsleitu g a , e
es keine Angestellten gibt. Der Aufenthaltsort der Geschäftsführer bei den
wesentlichen Entscheidungen ist maßgeblich.
Formal muss für einen Gewerbebetrieb (z.B. eine GmbH/UG) beim zuständigen
Finanzamt eine Gewerbesteuer(jahres)erklärung abgegeben werden. Das Finanzamt
stellt dann den Gewerbeertrag fest und rechnet mit der Messzahl 3,5 % den
Gewerbesteuermessbetrag aus. Diesen erhält die Gemeinde mitgeteilt. Die
Gemeinde rechnet mit ihrem Hebesatz die Gewerbesteuer aus und verschickt dann
den Gewerbesteuerbescheid, in dem die Zahllast steht.
Vorsicht: wenn etwas im Bereich Gewerbesteuer rechtlich falsch behandelt wird, ist
praktisch immer ein Einspruch beim Finanzamt notwendig (gegen den
Gewerbesteuermessbescheid), nicht erst bei der Gemeinde!


Siehe auch: Steuerbescheide & Einspruch, Tz. 6.12.

Als Anhaltspunkt für überschlägige Berechnungen wird oft ein Gewerbesteuersatz
von ca. 15 % verwendet. Zusammen mit Körperschaftsteuer und Soli ergibt sich damit
als Faustregel eine Steuerbelastung von ca. 30 % auf den Gewinn einer GmbH/UG.

7

München

490 %

Pullach

260 %

Grünwald

240 %

Nürnberg

447 %

Berlin

410 %

Stuttgart

420 %

Augsburg

435 %

Köln

475 %

Hamburg

470 %

Überblick Hebesätze Gewerbesteuer

Bei natürlichen Personen wird die Gewerbesteuer mit einem Hebesatz 380 % auf die
Einkommensteuer angerechnet und insoweit neutralisiert. Befindet sich der Betrieb
in einer Gemeinde mit einem solchen Satz oder darunter, ist die
Gewerbesteuerbelastung also unter dem Strich Null. Liegt der Satz darüber, bedeutet
die Gewerbesteuer eine echte Belastung. GmbHs/UGs sind nicht begünstigt und
zahlen Gewerbesteuer auf ihren Gewinn.
Gewerbebetriebe unterliegen der Buchführungs- und Bilanzierungspflicht, wenn der
Gewinn 50.000 Euro oder der Umsatz 500.000 Euro übersteigt (§ 141 AO). Das
Finanzamt fordert bei Überschreitung zu einem bestimmten Datum zur Buchführung
auf (Bescheid). GmbHs/UGs sind ohne Grenzen immer buchführungs- und
bilanzierungspflichtig (da Handelsgewerbe, §§ 238, 2 HGB i.V.m. § 140 AO). Wichtig:
Buchführung meint eine doppelte Buchführung mit einem dafür vorgesehenen
Programm. Mit Excel allein ist keine Buchführung möglich!


Siehe auch: Buchführung & Bilanzierung vs. EÜR, Tz. 6.7.

Freiberufler haben nie Pflicht zur Buchführung, dürfen das aber freiwillig tun.
Hintergrund: der Gesetzgeber unterstellt bei Freiberuflern Verhältnisse, die
überschaubarer sind als bei Gewerbetreibenden. Mit Blick auf kleine UGs ist das
sicher nicht mehr zeitgemäß.

8

3. Sonderteil GmbH/UG: Gründen, Führen, Steuern & Recht
Nachfolgend wollen wir das „Leben einer GmbH/UG von der Gründung bis zur
Liquidation durchspielen und zu den einzelnen Phasen einige Hinweise geben.


Siehe auch: GmbH vs. UG, Tz. 2.2.

3.1. Grundregeln und Fremdvergleich
Die GmbH/UG ist als juristische Person rechtlich eigenständig und unabhängig von
den Gesellschaftern und Geschäftsführern. Die Gesellschafter und/oder
Geschäftsführer dürfen daher Verträge mit der GmbH/UG haben, z.B. an diese Waren
liefern oder Leistungen erbringen (z.B. Beratung, Verkaufsgeschäfte).
Zu beachten ist allerdings beim Abschluss solcher Verträge, ob es der handelnden
Person erlaubt ist, den Vertrag abzuschließen. Ein Geschäftsführer darf z.B. nur dann
ei Ges häft de G H/UG it si h sel st a s hließe , e
e „ o de
Beschränkungen des §
BGB ef eit ist
eist gege e , gl. dazu das
Handelsregister der jeweiligen Gesellschaft oder die Satzung).
Beispiel: Der Anstellungsvertrag eines Geschäftsführers bedarf beim Abschluss eines
Gesellschafterbeschlusses (Details siehe unten).
Auch wenn die GmbH/UG von nur einer Person gegründet wurde, die dann zugleich
Ges häftsfüh e
i d = „Ei -Mann-G H , ist diese T e u g u edi gt zu
beachten. Die Gesellschaft darf nicht benachteiligt werden. Vertragsbedingungen
müssen wie unter fremden Dritten sein „f e dü li h , es ist also immer der
„F e d e glei h zu ea hte . Das gilt eso de s i Be ei h des Ve öge s. Es gilt
die Grundregel:

Jeder Zahlungsvorgang braucht Verträge/Dokumente. Das gilt
besonders zwischen GmbH/UG und Gesellschafter oder
Geschäftsführer, z.B. bei Darlehen, Gehältern, Verkaufsgeschäften.
Fremdvergleich beachten!

Ansonsten droht steuerlich eine sogenannte vGA – verdeckte Gewinnausschüttung –
und gesellschaftsrechtlich ein Haftungsfall. Verträge dürfen an sich auch mündlich
9

geschlossen werden. In der Praxis drohen allerdings erhebliche Nachweisprobleme
und auch steuerliche Risiken, da mündliche Verträge oft gerade nicht fremdüblich
sind. Das Finanzamt schaut dann besonders genau hin. Daher gilt wie sonst auch:

Verträge immer schriftlich niederlegen!
Vereinbarungen immer im Voraus, klar & eindeutig regeln.



Siehe auch: verdeckte Gewinnausschüttung - Steuerfalle, Tz. 3.12.

3.2. Gründungsvorgang
Zur Gründung einer GmbH/UG brauchen die Gesellschafter einen Termin beim Notar.
Ein Gesellschafter kann dabei einen anderen vertreten, er braucht dazu aber
wiederum eine notariell beurkundete Vollmacht. Die Gesellschafter können auch,
wenn es anders nicht geht, an verschiedenen Terminen zu verschiedenen Notaren
gehen (Mehraufwand und -kosten).
Im Termin beim Notar wird der Gesellschaftsvertrag der GmbH/UG (Satzung)
beurkundet. Wichtige, vorab zu klärende Punkte sind dabei:








Firma (Name der Gesellschaft)
Zweck der Gesellschaft
Höhe des Stammkapitals und Aufteilung in Geschäftsanteile
Geschäftsführer

Zentrale Bestandteile der GmbH/UG-Satzung

10

GmbH


Notar Beurku du g Satzu g, Gesells hafter ersa

lu g: x





Sta dardsatzu g Notar e tfällt ei Musterprotokoll :





Ba kko to:

IHK: ortsa hä gig a



Jahresa s hluss: je a h U fa g, a



UG













Ha delsregister: a.

€

tl. a. €
a.

€

Bu hführu g: je a h U fa g, a

Notar Musterprotokoll: a.
Ha delsregister: a.
Ba kko to

8€

€

a.

€
a.

tl.
€ pro Jahr

€

€

tl. a. €

IHK ortsa hä gig a

a.

€

Buchführung: je nach Umfang, ab ca. 50 €

tl.

Jahresa s hluss: je a h U fa g, a

€ pro Jahr


Gründungskosten & laufende Kosten

a.

Die Kosten für Buchführung & Jahresabschluss je nach Größe und Umfang der
Gesellschaft können mit den Preisreglern auf www.eSteuerPartner.de abgeschätzt
werden:

Preisregler Steuerberaterkosten für
Buchführung & Jahresabschluss
Ei e UG i d eist de Koste
ege
it de „Muste p otokoll geg ü det. Das
Musterprotokoll ist eine gesetzlich vorgegebene Mindestsatzung für Gründungen mit
1 bis 3 Gesellschaftern und kann für eine GmbH oder eine UG verwendet werden.
Notare haben für GmbH-Gründungen (oder auch UGs) aber auch Standardsatzungen
mit etwas umfangreicheren Regelungen parat. Für eine GmbH wird meist diese
Notar-Standardsatzung verwendet.
11

Wichtig: im Musterprotokoll fehlen einige wichtige Standardregelungen, z.B. zur
Einziehung eines Geschäftsanteils bei Insolvenz eines Gesellschafters – es ist also
genau zu prüfen, ob das Musterprotokoll in der konkreten Situation ausreicht!
Anwälte und Steuerberater können hier hilfreich sein. Spätestens wenn der
Unternehmenswert steigt, sind Änderungen dringend anzuraten.

http://jo.my/gb05
Musterprotokoll als pdf

Beim Notar wird auch bestimmt, wer Geschäftsführer der GmbH/UG sein wird. Die
Geschäftsführer sind für die meisten Anmeldungen ans Handelsregister
verantwortlich.
Na h Beu ku du g de “atzu g gi t es die G H/UG „i.G. , also i G ündung. Die
Gesellschaft darf mit diesem Zusatz auch schon nach außen hin auftreten. Als
nächstes zahlen die Gesellschafter ihre Einlage auf den jeweiligen Geschäftsanteil zu
Händen der Geschäftsführer ein (meist auf das neu eröffnete Bankkonto der
Gesellschaft).

Stammkapital so wählen, dass es durch 2, 3 und 4 teilbar ist,
das erleichtert Ein- und Austritt von Gesellschaftern:
Stammkapital GmbH: z.B. 25.008 Euro
Stammkapital UG: z.B. 1.008 Euro

Ist dies geschehen, teilt der Geschäftsführer dem Notar mit, dass das Stammkapital
vorhanden ist, woraufhin der Notar die vorbereitete Anmeldung ans Handelsregister
weitergibt. In der Praxis stellt der Notar meist eine Fax-Vorlage für die Rückmeldung
zur Verfügung.
Das Handelsregister braucht dann noch ca. 1 bis 4 Wochen und trägt die Gesellschaft
ein. Die Gesellschaft ist damit voll entstanden, de )usatz „i.G. ka
u
weggelassen werden.
12

Zur Vermeidung von Haftungsrisiken sollten bis zur Eintragung
im Handelsregister keine größeren Geschäfte getätigt werden.

3.3. Geschäftsführung: Pflichten und Haftung
Der Geschäftsführer ist als Organ der Gesellschaft derjenige, der für sie handelt (§ 35
GmbHG). Er muss darauf achten, dass die Gesellschaft ihre rechtlichen und
steuerlichen Pflichten erfüllt.
Für den Geschäftsführer ist es wichtig, bei seinem Handeln immer klarzustellen, dass
er für die GmbH/UG auftritt. Dann wird nur diese rechtlich verpflichtet, nicht der
Geschäftsführer selbst.
Als juristische Person haftet im Normalfall nur die Gesellschaft mit ihrem Vermögen.
Die Geschäftsführer haben in den Angelegenheiten der Gesellschaft
die Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsmannes anzuwenden
(§ 43 Abs. 1 GmbHG)

Verstößt der Geschäftsführer gegen diese Sorgfaltspflicht, haftet er sehr schnell
persönlich für entstehende Verbindlichkeiten der Gesellschaft.

13

Pflichten des Geschäftsführers



Geschäftsführung im eigentlichen Sinn + allgemeine Treuepflicht



Erhaltung der Zahlungsfähigkeit




Stellung eines Insolvenzantrags



Erhaltung des Stammkapitals



Organisation der Buchführung & Jahresabschluss



Einberufung Gesellschafterversammlung
Anmeldungen zum Handelsregister: Gründung, Kapitalerhöhungen,
Satzungsänderungen,
Auflösung,
Aktualisierung
der
Gesellschafterliste
Steuerliche
Pflichten:
z.B.
Umsatzsteuervoranmeldung,
Jahreserklärungen

Der Hauptfall, in dem ein Geschäftsführer selbst haftet, tritt meist bei Zahlungsnot
ein. Der Geschäftsführer sollte spätestens dann Rechtsrat einholen, weil die Situation
verzwickt werden kann. Kein Gläubiger darf benachteiligt werden. Dazu kommen
Sonderregelungen für Steuerschulden.
Haftu g des Ges häftsführers ei…







…Ni hte füllu g steue li he Pfli hte (Steuerausfälle)
…fals he Ve si he u g zgl. “ta
ei lage G ü du g
…Rü kzahlu g o “ta
ei lage
P üfu g Voll e tigkeit des
Rückzahlungsanspruchs, § 19 Abs. 5 GmbHG)
Strafrechtlich: Untreue § 266 StGB möglich!
…zu späte “tellu g ei es Insolvenzantrags (§ 15a InsO)
…u e e htigte
Auszahlu g
t otz
Ü e s huldu g
Zahlungsunfähigkeit
Und generell bei Sorgfaltspflichtverletzungen, z.B.

Bezahlung für nicht erbrachte Leistungen

Keine Kontrolle der anderen Geschäftsführer-Ressorts

Privatentnahmen von Gesellschaftsmitteln

Darlehensgewährung ohne Sicherheiten

ode

Gibt es mehrere Geschäftsführer, sollten die Aufgabenbereiche in einer Vereinbarung
klar abgegrenzt und dokumentiert werden (Ressorts – z.B. Kaufmännische Leitung
und Steuern, Vertrieb, Entwicklung). Tritt ein persönlicher Haftungsfall auf, haftet nur
14

der ressortverantwortliche Geschäftsführer. Die anderen Geschäftsführer haben
jedoch Kontroll- und Überwachungspflichten gegenüber den anderen Ressorts.
Der Gesellschafter haftet im Grundsatz nur mit seiner Einlage. Er muss den
Geschäftsführer grundsätzlich nicht kontrollieren, sollte es aber. Aber:
Gesellschafter haftet z.B.





bei unvertretbar erhöhtem Gründungsaufwand
auf Erstattung von verbotenen Stammkapital-Rückzahlungen
ei „existe z e i hte de Ei g iff i das Ve öge
bei Vermögensvermischung, d.h. mangelnde Trennung von
Gesellschaft und Gesellschafter

3.4. Buchführung & Bilanzierung
GmbH und UG sind immer buchführungspflichtig, d.h. alle Geschäftsvorfälle müssen
zeitnah im Rahmen einer doppelten Buchführung aufgezeichnet werden. Den
Gesellschaftern gegenüber sind die Geschäftsführer verpflichtet, innerhalb eines
halben Jahres nach Ablauf des Geschäftsjahrs einen Jahresabschluss vorzulegen.
In der Praxis verlängert sich diese Frist üblicherweise. Grenze ist oft die Abgabefrist
für die Jahres-Steuererklärungen. Gesetzliche Frist für Körperschaft-, Umsatz- und
Gewerbesteuererklärungen ist der 31. Mai des Folgejahres. Die Frist ist auf Antrag
verlängerbar. Bei Beauftragung eines Steuerberaters verlängert sich die Frist
automatisch auf den 31.12. des Folgejahres.



3.5. Jahresabschluss: Pflicht zur Offenlegung/Hinterlegung
Die Bilanz muss in einer verkürzten Version beim Bundesanzeiger zur Offenlegung
eingereicht werden. Kleine Gesellschaften dürfen seit 2012 ihre Bilanz wahlweise
auch nur noch hinterlegen und müssen sie nicht mehr direkt offenlegen.

15

Hinterlegung beim Bundesanzeiger ist möglich, wenn maximal 2 von 3
dieser Grenzen überschritten werden (§ 264a HGB):






350.000 Euro Bilanzsumme
700.000 Euro Umsatzerlöse
Durchschnittlich 10 Arbeitnehmer

Unterschied: bei einer Hinterlegung muss ein Interessierter einen kostenpflichtigen
Antrag auf Einsicht stellen, um die Bilanz ansehen zu können. Offengelegte Bilanzen
sind dagegen online frei suchbar und zugänglich. Bilanzen müssen spätestens 1 Jahr
nach Ablauf des jeweiligen Wirtschaftsjahrs offengelegt/hinterlegt werden.

Bei verspäteter Offenlegung/Hinterlegung wird ein Bußgeld ab 250 Euro fällig!

Offen gelegt wird nur die Bilanz und der gesetzliche Anhang, nicht die Gewinn- und
Verlustrechnung. Je kleiner die Gesellschaft, desto weniger gegliedert ist die Bilanz.

3.6. Aufgaben der Gesellschafter: Beschlüsse
Während die Geschäftsführer das Tagesgeschäft verantworten, kümmert sich die
Gesellschafterversammlung um wichtige und grundlegende Entscheidungen.
Gesetzlich geregelt ist dies in § 46 GmbHG. In der Satzung der Gesellschaft können
hierzu aber auch konkrete Sonderregelungen stehen. Die Geschäftsführer dürfen
allerdings nicht vollständig entmachtet werden.

16

Aufgaben der Gesellschafter (§ 46 GmbHG):







Feststellung des Jahresabschlusses und Beschluss über
Ergebnisverwendung
Bestellung/Abberufung/Entlastung von Geschäftsführern und
Prokuristen
Überwachung der Geschäftsführung
Einforderung von Einlagen

Die E ts heidu ge
e de i de Gesells hafte e sa
lu g als „Bes hluss
gefasst und protokolliert. Nur für satzungsändernde Beschlüsse ist eine notarielle
Beurkundung sowie 3/4-Mehrheit notwendig (§ 53 GmbHG).
Grundsätzlich müssen einige Formvorschriften beachtet werden, z.B. ist zur
Gesellschafterversammlung schriftlich einzuladen, wenn in der Satzung nichts
anderes bestimmt wird. Es muss eine genaue Tagesordnung mit bestimmten
Beschlussvorschlägen übersandt werden. Die Gesellschafter müssen sich auf die
konkret anstehenden Beschlüsse vorbereiten können. Eine Mindestfrist von 1 Woche
ist einzuhalten.
Der/die Geschäftsführer haben die Gesellschafterversammlung einzuberufen. Meist
geschieht dies als Jahresversammlung, bei der der Jahresabschluss präsentiert und
über die Ergebnisverwendung beschlossen wird. Unverzüglich, also ohne
schuldhaftes Zögern, muss eine Gesellschafterversammlung einberufen werden,
wenn die Hälfte des Stammkapitals verloren ist (§ 49 GmbHG).
Die Gesellschafter selbst können nur ausnahmsweise zu einer Versammlung laden,
wenn eine Aufforderung durch mindestens 10 % der Anteilseigner, eine
Gesellschafterversammlung einzuberufen, von der Geschäftsleitung ignoriert wurde
(§ 50 GmbHG). Alle Gesellschafter können sich immer auch als
„“po ta e sa
lu g zusa
e fi de u d Bes hlüsse fasse .
V.a. in kleineren GmbHs/UGs hat es sich eingebürgert, dass im (einstimmigen und
vollzähligen) Gesellschafterbeschluss auf die Einhaltung der Formvorschriften

17

verzichtet wird. Damit können ad hoc-Versammlungen formgültig abgehalten und
Beschlüsse relativ frei gefasst werden. Eine Vorlage für ein Protokoll gibt es hier:

http://jo.my/gb06
Word-Vorlage für Protokoll einer
Gesellschafterversammlung GmbH/UG

Bei ei e Ei pe so e gesells haft gi t es statt „Bes hlüsse
so ge a te
„E ts hlüsse . Ü e diese ist u e zügli h ei e Niede s h ift a zufe tige §
A s.
3 GmbHG).
Beschlüsse werden mit der Mehrheit der Stimmrechte gefasst. Das ist eine einfache
Mehrheit von über 50 % (Abweichung durch Satzung möglich), außer bei
satzungsändernden Beschlüssen, dann: mehr als ¾ der Stimmrechte plus notarielle
Beurkundung (§ 53 GmbHG). Je 1 Euro Stammkapital gibt es eine Stimme. Ein
Gesellschafter kann per Vollmacht (in Textform, also z.B. mindestens per E-Mail) eine
andere Person zur Abstimmung ermächtigen. Die Satzung kann hierzu auch
abweichende Regeln vorsehen.
Nichtige/fehlerhafte Gesellschafterbeschlüsse können angefochten werden. Es gilt
hier ausnahmsweise das Aktienrecht (§ 241 ff AktG). Die Anfechtung muss durch
Klage vor dem zuständigen Landgericht am Sitz der Gesellschaft spätestens innerhalb
eines Monats nach Beschlussfassung geltend gemacht werden.

3.7. Beschluss:
Bestellung
Geschäftsführers

und

Abberufung

des

Die Gesellschafterversammlung bestellt den/die Geschäftsführer und beruft ihn/sie
wieder ab. Der Geschäftsführer ist Organ der Gesellschaft und vertritt sie nach außen.
Er kann dabei ermächtigt werden, Geschäfte mit sich selbst abzuschließen, z.B. Kauf
ei es Gege sta des o de G H fü si h sel st. E ist da
„ o de
Beschränkungen des §
BGB ef eit .

18

Es handelt sich dabei um gesellschaftsrechtliche Vorgänge, also ob die Person
Geschäftsführer wird oder es nicht mehr ist.
Daneben wird mit dem Geschäftsführer meist auch noch ein Arbeits- oder
Dienstvertrag abgeschlossen, in dem die Vergütung, Dienstwagen usw. geregelt wird.
Für den Abschluss ist ebenso die Gesellschafterversammlung zuständig. Werden hier
Fehler gemacht, ist der Vertrag (meist) dennoch gültig, kann aber ohne Kündigung
jederzeit beendet werden. Ansonsten unterliegt der Vertrag den gesetzlichen (oder
vereinbarten) Kündigungsfristen.
Es ist immer darauf zu achten, dass bei Abberufung (= Gesellschaftsrecht) eine
Kündigung (= Arbeits-/Vertragsrecht) nicht vergessen wird. Meist gibt es dazu auch
Regelungen in den Geschäftsführerverträgen.


Siehe auch: Geschäftsführer: Anstellung und Gehalt, Tz. 4.6.

3.8. Beschluss: Weisung an die Geschäftsführung
Die Gesellschafter können auch Beschlüsse fassen, die konkrete
Handlungsanweisungen an die Geschäftsführung beinhalten. Eine Weisung ist
allerdings nur mit einem solchen Beschluss für die Geschäftsführer verbindlich und
geht i ht „ei fa h so .
Führt er einen solchen konkreten Beschluss aus, ist der Geschäftsführer praktisch aus
der Haftung entlassen, weil er keine eigene Entscheidung trifft.
Diese Enthaftung hat allerdings Grenzen, denn der Geschäftsführer muss klarerweise
prüfen, ob der Beschluss und die Weisung, die er ausführen soll, gegen das
Gesellschaftsrecht oder sonstige Gesetze verstößt, z.B. gegen


das Verbot der Rückzahlung des Stammkapitals



die Pflicht zur Stellung eines Insolvenzantrags



Vorschriften in der Satzung der Gesellschaft!



strafrechtliche Tatbestände (Unterschlagung, Betrug, Bestechung..)

19

3.9. Beschluss: Entlastung der Geschäftsführung
Mit diesem Beschluss verzichtet die Gesellschafterversammlung auf (erkennbare)
Schadensersatzansprüche und Kündigungsgründe gegenüber dem Geschäftsführer
für den Entlastungszeitraum. Wird meist in der Jahresversammlung ausgesprochen.
Eine Einschränkung ist möglich.

3.10. Beschluss: Feststellung des Jahresabschlusses und
Ergebnisverwendung
In der Jahresversammlung unterbreiten die Geschäftsführer üblicherweise den
Jahresabschluss und einen (vorher intern abgestimmten) Vorschlag zur
Ergebnisverwendung.
Die Gesellschafterversammlung stellt dann den Jahresabschluss formal fest. Mit der
Feststellu g au h „Ge eh igu g ist de Jah esa s hluss sozusage offiziell. Die
Ergebnisverwendung bezieht sich auf den Jahresüberschuss und regelt, was mit
diesem passiert, z.B. Ausschüttung an die Gesellschafter oder Vortrag in die nächsten
Jahre. Daneben können weitere Ergebnisbeschlüsse gefasst werden, die sich auf
bestimmte Bilanzpositionen beziehen:


Einstellung in Gewinnrücklagen



Vortrag auf neue Rechnung: Gewinnvortrag / Verlustvortrag





Auflösung von Gewinnrücklagen
Entnahmen aus Kapitalrücklagen

Bei einer UG muss ¼ des Jahresüberschusses in eine gesetzliche Rücklage eingestellt
werden. Insoweit darf der Jahresüberschuss nicht ausgeschüttet werden (§ 5a
GmbHG). Der Jahresüberschuss bestimmt sich immer nach Abzug aller
Auf e du ge „Bet ie sausga e , ozu z.B. das Ges häftsfüh e gehalt gehö t.

3.11. Offene Gewinnausschüttung – Überblick Steuerpraxis
Eine Ausschüttung aus einer Körperschaft sollte gut überlegt werden. Nachfolgend
kurz die wichtigsten Punkte, die in der Praxis oft nicht ganz klar sind:

20





Gewinnausschüttung ist ein gesellschaftsrechtlicher Vorgang, durch den
die Körperschaft (GmbH/UG) eigene Vermögensmittel an die
Gesellschafter weitergibt. Die Mittel müssen „i
de Bila z
buchungstechnisch
vorhanden
sein
(z.B.
Jahresüberschuss,
Gewinnvorträge). Keine Rolle spielt dabei der Kontostand der Gesellschaft
– dies ist eine Frage, ob und wie tatsächlich bezahlt werden kann.
Gewinnausschüttungen
ziehen
den
Soforteinbehalt
von
Kapitalertragsteuer nach sich (25 % plus Soli 5,5 % hierauf = insgesamt
26,375 %). Es darf immer nur der Betrag nach Abzug der Steuern an die
Gesellschafter überwiesen werden, nicht der Betrag, der im
Ausschüttungsbeschluss steht.

Beispiel: Die Gesellschafterversammlung beschließt, vom Jahresüberschuss
20.000 Euro an die beiden 50:50 beteiligten Gesellschafter auszuschütten. Dann
sind davon Kapitalertragsteuer + Soli einzubehalten und ans Finanzamt
anzumelden und zu zahlen: 20.000 Euro x 26,375 % = 5.275 Euro. Die
Gesellschafter erhalten jeweils: 20.000 Euro – 5.275 Euro : 2 = 7.362,50 Euro.








Die Kapitalertragsteuer ist an dem Tag der Auszahlung an die
Gesellschafter beim Finanzamt anzumelden und abzuführen –
Ausschüttungen müssen also vor dem Beschluss geplant werden. Der
Beschluss kann auch ein späteres Zahlungsdatum vorsehen – Achtung:
wenn kein Datum genannt ist, gilt der nächste Tag als Zahlungstag.
Für die Anmeldung gibt es ein eigenes Formular (www.elster.de).
Die GmbH/UG muss für die Gesellschafter Steuerbescheinigungen über die
(Brutto)Ausschüttung und die dafür gezahlte Kapitalertragsteuer/Soli
fertigen. Für den Gesellschafter sind Gewinnausschüttungen
einkommensteuerlich Kapitalerträge wie auch Dividenden aus Aktien und
Zinsen. Der Gesellschafter muss die Gewinnausschüttung in seiner
Einkommensteuer-Erklärung
daher
nicht
unbedingt
angeben
(Abgeltungsteuer – wie bei Bankzinsen). Er wird es allerdings tun, wenn sein
Steuersatz unterhalb von 25 % liegt, da er dann nur diesen Satz zahlen muss
und eine Rückerstattung der Kapitalertragsteuer erhält (wie bei
Bankzinsen).
In der Einkommensteuer des Gesellschafters besteht eine
Optionsmöglichkeit:
statt
Abgeltungssteuersatz
kann
zum
„Teileinkünfteverfahren optiert werden (= 40 % sind steuerfrei, es gilt
dann der persönliche ESt-Satz des Gesellschafters). Voraussetzung:
21

Beteiligung von mindestens 1 % an der GmbH/UG und Tätigkeit für die
Gesellschaft (z.B. Geschäftsführer) oder Beteiligung von mindestens 25 %
an der Gesellschaft. Achtung: Option bindet für 5 Jahre, wenn sie nicht
widerrufen wird. Nach Widerruf ist die Option für diese Beteiligung nicht
mehr möglich.
Ist ein Steuerberater mandatiert, unbedingt die Ausschüttung zuvor
absprechen!


Siehe auch: Besteuerung Gewinnausschüttungen, Tz. 6.5.

Es darf unterjährig auch eine Vorabausschüttung beschlossen werden. Es werden
dabei Vorauszahlungen auf den voraussichtlichen Jahresüberschuss der Gesellschaft
geleistet. Vorsicht: wird zuviel ausgeschüttet, entsteht eine Rückzahlungspflicht, die
steuerlich kompliziert und ungünstig werden kann.
Eine Gewinnausschüttung kann auch disquotal erfolgen, d.h. es kommt dabei nicht
unbedingt auf die Höhe der gehaltenen Anteile des Gesellschafters an. Achtung: es
gibt dabei Steuerrisiken. In der Praxis wird daher regelmäßig quotal ausgeschüttet.

3.12. Verdeckte Gewinnausschüttung – Steuerfalle
Ne e diese es hlosse e „offe e Ge i auss hüttu ge gi t es so ge a te
„ e de kte Ge i auss hüttu ge
GA . Ei e GA e tsteht,
e
ei
Gesellschafter (oder nahe stehende Person) etwas erhält, was er als völlig Fremder
nicht erhalten hätte. Bei der Beurteilung wird daher der sogenannte
„F e d e glei h he a gezoge . vGAs sollten soweit möglich vermieden werden, da
sie zu unangenehmen Steuerfolgen führen können.

vGA-Defi itio : „Ei e Ver öge s i deru g oder erhi derte Ver öge smehrung bei der Gesellschaft, die sich auf den Gewinn ausgewirkt hat und
keine (beschlossene) offe e Ge i auss hüttu g ist“

Beispiel 1: ein Gesellschafter kauft von der GmbH ein Betriebsfahrzeug für die Hälfte
des üblichen Marktpreises.
22

Steuertechnisch wird dann so getan, als ob der Gesellschafter die andere Hälfte als
Gewinnausschüttung erhalten hat. Er (und die GmbH) versteuern diese Hälfte.
Beispiel 2: ein Gesellschafter-Geschäftsführer erhält ein unangemessen hohes Gehalt,
eine rückwirkende Gehaltszahlung oder eine zu hohe Tantieme.
In diesen Fällen wird steuertechnisch das Gehalt gekürzt und so getan, als ob es eine
Gewinnausschüttung gewesen wäre. Folge: die GmbH kann diesen Gehaltsteil nicht
vom Gewinn abziehen (= Mehrsteuer bei der GmbH; Kapitalertragsteuereinbehalt
wie
bei
offener
Gewinnausschüttung
–
siehe
oben).
Bei
der
Einkommensteuerveranlagung des Geschäftsführers wird der Arbeitslohn zum Teil in
Einkünfte aus Kapitalvermögen umgewandelt.


Siehe auch: Geschäftsführer: Anstellung und Gehalt, Tz. 4.6.

3.13. Gesellschaftsrecht – Übertragbarkeit der Anteile und
Vesting






GmbH/UG-Anteile sind ohne weiteres durch notariellen Vertrag
veräußerbar. Anteile sind vererblich und gehen auf die gesetzlichen Erben
über. Abweichungen können testamentarisch geregelt werden.
Veräußerbarkeit und Vererblichkeit werden in der Praxis oft im
Gesellschaftsvertrag/Satzung ausgeschlossen oder eingeschränkt, z.B.
durch so genanntes Vesting oder Vinkulierungen. Meist geht es dann auch
um die Regelung einer Abfindung.
Ei e „ isslie ige Gesells hafte i d a u s h e los. Meist ist eine
Klage erforderlich. Daher ist es besonders wichtig, sich vorher im Klaren zu
sein, mit wem man Gesellschaften gründet!

„Ei e Gesells haft ist ie ei e Ehe – ur oh e Ki der“

3.14. Liquidation und Insolvenz: Überblick
Mit „I sol e z i d o ale eise de Fall ezei h et, e es de U te eh e
so schlecht geht, dass es nicht mehr zahlen kann oder überschuldet ist (genauer:
23

siehe u te . Vo „Li uidatio
i d dagege normalerweise gesprochen, wenn die
Gesellschafter beschließen, das Unternehmen zu beenden, ohne es zwingend zu
müssen. Beispiel: die Gesellschafter wollen sich neu orientieren und beschließen
deshalb, die Gesellschaft aufzulösen.

3.15. Liquidation – der überschaubare Fall
Um eine GmbH/UG zu beenden, müssen die Gesellschafter die Liquidation zunächst
formal beschließen. Dieser Gesellschafterbeschluss wird über den Notar dann im
Handelsregister bekannt gemacht.

Der Liquidationsbeschluss sollte wenn möglich mit Wirkung auf das
Wirtschaftsjahresende gefasst werden. Zwischenbilanzen auf den
Beschlusstag werden so vermieden. Alternativ kann ein Beschluss zur
Fortgeltung des Wirtschaftsjahrs wie bisher helfen.

Die GmbH/UG firmiert ab da als „i.L. – in Liquidation. Ab jetzt geht es darum, die
Vermögenswerte zu realisieren und alle Schulden zu begleichen. Es startet das
„“pe jah – ein Jahr lang kann die Gesellschaft nicht endgültig gelöscht werden und
besteht weiterhin fort.
Im Bundesanzeiger (ggf. auch in anderen Blättern, je nach Satzungsregelungen) ist 1x
eine Anzeige zu schalten (früher: 3x), in der auf die Liquidation hingewiesen wird: der
so genan te „Gläu ige auf uf . Damit werden die Gläubiger der Gesellschaft
aufgefordert, sich zu melden und Ansprüche geltend zu machen.
Sind alle Schulden bereinigt, wird das Gesellschaftsvermögen an die Gesellschafter
verteilt, eine Liquidationsschlussrechnung wird erstellt und dann die Löschung im
Handelsregister beantragt.
Bei der Vermögensverteilung ist steuerlich zu berücksichtigen, ob (Stamm-) Einlagen
zurückgezahlt werden oder Gewinne ausgeschüttet werden. Insgesamt kann man ab
dem Liquidationsbeschluss der Gesellschafter ca. 1 ½ Jahre Zeitbedarf rechnen, in
dieser Zeit ist die Gesellschaft weiterhin buchführungs- und bilanzierungspflichtig!

24

3.16. Insolvenz: die „Schlangengrube“
Geschäftsführer einer GmbH/UG sollten die Finanzen immer genau im Blick haben.
Richtig gefährlich wird es im Insolvenzfall (oder kurz davor) für den Geschäftsführer.
Er muss entscheiden, wem er wie viel auszahlt. Die Situation kann unübersichtlich
werden. Grundregel: jeder Gläubiger erhält gleiche Anteile. Vorsicht: es gibt
Sonderregeln für Steuerschulden – spätestens jetzt sollte professionelle Hilfe her, da
persönliche Haftung droht!
Wenn die Gesellschaft in eine Insolvenzsituation gerät, besteht eine Pflicht zur
Stellung eines Insolvenzantrags:
Wird eine juristische Person zahlungsunfähig oder überschuldet, haben die
Mitglieder des Vertretungsorgans oder die Abwickler ohne schuldhaftes
Zögern, spätestens aber drei Wochen nach Eintritt der Zahlungsunfähigkeit
oder Überschuldung, einen Eröffnungsantrag zu stellen (§ 15a Abs. 1 InsO).

Zahlungsunfähigkeit liegt vor, wenn die GmbH/UG nicht mehr in der Lage ist, fällige
Zahlungspflichten zu erfüllen. Eine bloße Zahlungsstockung ist noch kein
Insolvenzantragsgrund. Zahlungsstockung liegt vor, wenn eine Liquiditätslücke von
unter 10 % der Gesamtverbindlichkeiten innerhalb von 3 Wochen beseitigt werden
kann. Bei zunächst drohender Zahlungsunfähigkeit kann, muss aber kein
Insolvenzantrag gestellt werden.
Überschuldung wird anhand eines Vermögensstatus (Überschuldungsbilanz) geprüft.
Übersteigen in dieser speziellen Bilanz die Verbindlichkeiten das Aktivvermögen +
Stammkapital, ist Insolvenz zu beantragen. Darlehensgeber können zur Vermeidung
einer Insolvenz einen Rangrücktritt hinter alle anderen Gläubiger erklären, sodass das
Darlehen nicht in der Überschuldungsbilanz als Verbindlichkeit steht.

25

4. Praxisthemen GmbH/UG

A–Z

4.1. Angaben auf Geschäftsbriefen
Besti
te A ga e si d auf jede Ges häfts ief zu a he . Mit „Ges häfts ief
ist der gesamte externe Schriftverkehr gemeint, also auch Fax und E-Mail.
Geschäftsbrief kann auch eine Rechnung sein, wenn sie das erste Schriftstück
zwischen den Vertragsparteien darstellt. Kein Geschäftsbrief sind Nachrichten an
einen unbestimmten Personenkreis, also Flyer, Werbung usw. Auch innerhalb einer
bestehenden Geschäftsverbindung kann auf die Angaben verzichtet werden.
Ansonsten sind folgende Angaben verpflichtend:




Ei zelkaufleute: Fi a u d Re htsfo zusatz
ie „e.K. , O t de
Handelsniederlassung, Registergericht und Handelsregister-Nummer
GmbHG/UG: Rechtsform und Sitz der Gesellschaft, Registergericht und
Handelsregister-Nummer, alle Geschäftsführer mit dem Familiennamen
und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen
Bei GmbHG & Co. KG, wenn keine natürliche Person persönlich haftet:
Firmenangaben zu den Gesellschaftern

Geregelt in: § 37a HGB, § 35a GmbHG, § 125a HGB, § 177a HGB, § 80 AktG

4.2. Auslagenersatz
Mit Auslagenersatz ist der Fall gemeint, dass ein Gesellschafter, Geschäftsführer oder
ein Angestellter Ausgaben für die Gesellschaft tätigt, z.B. Kauf von Computerzubehör,
und dies aus eigener Tasche verauslagt.
Er stellt dann üblicherweise (formal bezeichnet) einen „A t ag auf E stattu g o
Auslage , heftet die Originalbelege (z.B. Rechnungen) bei und erhält das Geld auf
sein Konto überwiesen. Wichtig: bereits bei der Auslage selbst unbedingt darauf
achten, dass die Gesellschaft auf der Rechnung steht – nur so ist Vorsteuerabzug
möglich!


Siehe auch: Umsatzsteuer II: Vorsteuerabzug und Rechnungsstellung, Tz. 6.9.

26

Im Antrag selbst am beste das Wo t „Re h u g e eide . U satzsteue fällt i ht
an, weil keine steuerpflichtige Leistung zwischen dem Auslegenden und der
Gesellschaft stattfand.

4.3. Darlehen / Gesellschafterdarlehen
Ein Darlehen kann die GmbH/UG sowohl erhalten als auch selbst ausreichen.
Empfehlenswert ist eine schriftliche Abfassung der Bedingungen zu Verzinsung,
Laufzeit, Tilgung, Besicherung und Rückzahlungsmodus. Sind Gesellschafter am
Vertrag beteiligt, sollte die Grundregel einer im Voraus getroffenen, klaren und
eindeutigen Vereinbarung und Schriftform unbedingt beachtet werden.
Vorsicht bei unverzinslichen längerfristigen Darlehensschulden der GmbH/UG:
steuerlich sind solche Schulden in der Bilanz abzuzinsen (§ 6 Abs. 1 Nr. 3 EStG – Link:
http://jo.my/gb07). Daraus ergibt sich zunächst ein steuerpflichtiger Gewinn.
Unverzinsliche Darlehen sind kurzfristig (bis 12 Monate) allerdings möglich und
können nach und nach verlängert werden.
Holt sich der Gesellschafter unverzinslich Geld bei der GmbH/UG, sind die gesparten
Zinsen eine vGA. Hier müssen immer fremdübliche Zinsen vereinbart werden – Zinsen
sind dabei umso höher, je weniger Sicherheiten gestellt werden können.



Bei „Klei da lehe
o
allerdings überschaubar.

e ige

tause d Eu o si d die steue li he

Risike

Darlehen des Gesellschafters an die GmbH/UG sind im Fall einer Insolvenz
nachrangig, d.h. der Gesellschafter erhält erst nach allen anderen wieder Geld aus
der Gesells haft. Oft i d au h ei „Ra g ü kt itt s ho zu o e ei a t, u die
Situation der Gesellschaft zu verbessern, da das Darlehen dann aus einer
insolvenzrechtlichen Überschuldungsbilanz verschwindet.

27

4.4. Doppelstockmodell
Das „Doppelsto k odell si he t ei e fast steue f eie Ve äuße u g o
Gesellschaften. Dabei wird eine operative GmbH (oder UG) bereits durch eine oder
eh e e UGs als Gesells hafte geg ü det. E st „hi te diese UGs stehe die
natürlichen Personen. Nachteil: höhere jährliche Kosten, da für alle Gesellschaften
Jahresabschlüsse und Steuererklärungen gemacht werden müssen.

Ausführlich beschrieben haben wir das Doppelstockmodell auf unserer website:

http://jo.my/gb08
Ausführlicher Artikel zum Doppelstockmodell im
InfoBlog auf www.esteuerpartner.de

4.5.

(verdeckte) Einlagen in die GmbH/UG

“tatt du h Da lehe , ka
ei e G H/UG au h „ei fa h so Mittel o
Gesellschafter erhalten. Der Gesellschafter überweist der GmbH/UG dabei einfach
Geld auf das betriebliche Konto. Da es sich dabei nicht um eine formale
Kapitale höhu g ha delt, ist die Ei lage i ht offe , so de
i d „ e de kt
genannt.
28

Die verdeckte Einlage wird aus dem zu versteuernden Einkommen der GmbH/UG
wieder herauskorrigiert und löst keine Steuern aus. I Rah e de „geso de te
Feststellu g des steue li he Ei lageko tos ei de Jah essteue e klä u g ist die
Einlage unbedingt mit anzugeben, um bei späterer Liquidation eine steuerfreie
Kapitalrückzahlung zu erhalten.

4.6. Geschäftsführer: Anstellung und Gehalt
Die Bestellung zum Geschäftsführer muss durch die Gesellschafterversammlung
beschlossen werden. Mit der Bestellung wird der Geschäftsführer zum Organ der
Gesellschaft. Der zu bestellende Geschäftsführer darf beim Beschluss mitstimmen
(wenn er zugleich Gesellschafter ist). Die Bestellung ist ein gesellschaftsrechtlicher
Vorgang.
Ein Anstellungsvertrag ist nicht unbedingt erforderlich und kann entfallen, wenn kein
Gehalt gezahlt werden soll. In der Praxis gibt es viele Gesellschafter-Geschäftsführer,
die zu i dest i de G ü du gsphase „koste los a eite . Notwendig wird der
Anstellungsvertrag aber spätestens bei Gehaltszahlung. Der Anstellungsvertrag ist ein
arbeits-/dienst-/werkvertraglicher Vorgang, je nach genauer Ausgestaltung.
Den Anstellungsvertrag muss die Gesellschafterversammlung mit dem
Geschäftsführer abschließen. Sie kann auch einen zweiten Geschäftsführer per
Beschluss dazu ermächtigen.
Schließt ein zweiter Geschäftsführer ohne Ermächtigung mit dem neuen
Geschäftsführer den Anstellungsvertrag, ist er zwar vorübergehend gültig, kann aber
leicht beendet werden. Doppelter Nachteil für den neuen Geschäftsführer: er kann
lei hte „ ausfliege
u d t ägt zuglei h au h ei
GA-Risiko, wenn er ein
Gesellschafter ist. Wichtig: auch Vertragsänderungen unterliegen diesen Regeln!
Höhe der Vergütung
Die Höhe der Vergütung ist grundsätzlich mit einem Fremdvergleich zu prüfen. Jeder
Einzelfall wird auf Angemessenheit z.B. in Bezug auf die Branche, Tätigkeit, Größen-,
Umsatz- und Gewinnsituation der Gesellschaft geprüft. Dafür gibt es ausführliche
Nachschlagewerke und Gutachten (oft verwendet: die käuflich zu erwerbende
Kienbaumstudie: http://jo.my/gb09).

29

Kurzgefasst soll das Gehalt eines Gesellschafter-Geschäftsführers maximal 50 % des
Jahresüberschusses der GmbH/UG betragen (Ausnahmen bei Gründungen und
personenbezogenen Unternehmen möglich). Dazu darf ein Fremdvergleich keine
Überhöhung ergeben. Dann ist es steuerlich unbedenklich. Tantiemen dürfen
maximal 25 % des Gesamtgehaltes betragen (75:25-Regel, Ausnahmen möglich). Die
Gesellschaft soll mindestens eine Verzinsung ihres Stammkapitals von 12-18 %
erreichen. vGA sind auch immer die sonst wegen Steuerfreiheit gern gezahlten
Überstunden-, Feiertags- oder Nachtzuschläge.
Gehaltsänderungen und Verzicht
Bei geplanten Gehaltsänderungen ist die steuerliche Situation immer genau zu
prüfen, insbesondere wenn verzichtet werden soll. Unproblematisch ist hier nur ein
Verzicht in die Zukunft. Ansonsten möglichst nicht verzichten, sondern nur die
Zahlung aufschieben (Stundung). Gehaltssprünge vermeiden (Fremdvergleich!),
lieber konstant anpassen oder eine Gewinntantieme vereinbaren, um das Gehalt an
den Unternehmenserfolg zu koppeln. Achtung: Umsatztantiemen sind steuerlich
praktisch unzulässig und sollten vermieden werden!

4.7. Sozialversicherung des Geschäftsführers


Siehe: GmbH/UG-Geschäftsführer: Sozialversicherung, Tz. 5.4.

4.8. Übernahme
Gesellschaftern

von

Wirtschaftsgütern

von

Oft beginnen die späteren GmbHG/UG-Gesellschafter mit ihrem Projekt schon vor
der Gesellschaftsgründung und kaufen Wirtschaftsgüter, z.B. Laptops, Büromöbel. Es
stellt si h da die F age, ie a diese „i die Gesells haft hi ei
eko
t.

Vorsicht: Oft geht durch den Kauf vor Gründung die Vorsteuer
verloren, wenn die Gesellschafter ansonsten keine
Unternehmer sind. Größere Anschaffungen daher unbedingt
planen u d ögli hst s ho „als Gesells haft“ kaufe !

30

Einfachste Möglichkeit des Weges in die Gesellschaft: ein einfacher Kaufvertrag
zwischen GmbH/UG und dem Gesellschafter über einen realistischen (!) Preis.
Die GmbH/UG kann aus dem Kaufvertrag (bzw. der Rechnung dazu) aber nur dann
die Vorsteuer ziehen, wenn der verkaufende Gesellschafter Umsatzsteuer gesondert
ausweist und dies auch darf. Der Gesellschafter muss dazu selbst Unternehmer sein.


Siehe auch: Umsatzsteuer II: Vorsteuerabzug und Rechnungsstellung, Tz. 6.9.

Bei größerem Umfang kann überlegt werden, die Wirtschaftsgüter bei der Gründung
(oder später) als Sacheinlage einzubringen. Dieser Weg wird in der Start-Up-Praxis
selten begangen, da er zu Mehraufwand und –kosten führt.
Vorsicht ist geboten, wenn das Geschäftsmodell schon länger läuft, Umsätze
erzeugt u d also „et as ert“ ist! Da darf auf kei e Fall oh e eitere Prüfu g
mit einer GmbH/UG weitergemacht werden. Es besteht das Risiko, dass der
Geschäftswert durch eine Einlage in die GmbHG/UG realisiert wird und zu
versteuern ist.

4.9. Umwandlung einer UG in eine GmbH
Anders als oft behauptet, wandelt sich eine UG nicht automatisch in eine GmbH,
wenn das (in der Bilanz gezeigte) Eigenkapital inklusive der Pflichtrücklage die 25.000
Euro-Grenze für eine GmbH überschreitet.
Um in ei e G H „u fi ie e zu kö e , ist das Stammkapital auf den Wert von
25.000 Euro zu erhöhen. Es ist dazu immer ein Kapitalerhöhungsbeschluss der
Gesellschafterversammlung notwendig, den der Notar nach Erfüllung der neuen
Kapitaleinlagepflichten zum Handelsregister anmelden muss. Dieser Beschluss ändert
die Satzung und ist notariell zu beurkunden. Es gibt dafür 3 Möglichkeiten:
1.

Kapitalerhöhung und Einlage in bar

2.

Kapitalerhöhung aus Gesellschaftsmitteln

3.

Sachkapitalerhöhung

Möglichkeit 1 ist unproblematisch, wenn die Gesellschafter das neue Stammkapital
aufbringen können. Strittig ist allerdings, ob es reicht, auf die 25.000 Euro insgesamt
31

nur 12.500 Euro einzuzahlen (wie bei einer GmbH-Neugründung) oder ob das Gebot
zur Volleinzahlung bei einer UG hier auch noch gilt.
Möglichkeit 2 klingt verlockend, weil so das Kapital für eine GmbH in der UG
„a gespa t
e de ka . G oße Na hteil: ei e sol he Kapitale höhu g ist
gesetzlich geregelt (§§ 57c ff. GmbHG – Link: http://jo.my/gb10) und hat diese
Voraussetzungen:





Letzter Jahresabschluss muss von der Gesellschafterversammlung
festgestellt sein, ein Ergebnisverwendungsbeschluss muss vorliegen.
Kapitalerhöhungsbeschluss setzt eine durch einen Wirtschaftsprüfer
geprüfte Bilanz voraus (echter Kostennachteil).
Es kann die letzte Jahresbilanz verwendet werden, wenn sie durch einen
Wirtschaftsprüfer geprüft war und der Stichtag nicht länger als 8 Monate
zurückliegt.
Es darf kein Verlustvortrag bilanziert sein.

Möglichkeit 3 setzt Sachwerte voraus, die die Kapitalerhöhung abdecken. Es findet
eine formale Bewertung statt, so dass dieser Weg in der Praxis eher selten gangbar
sein wird.

5. Sozialversicherung

A–Z

5.1. Allgemeine Hinweise Sozialversicherung
Die Sozialversicherung hat sich zu einem der Fallstricke Nr. 1 für Gründer (und auch
später) entwickelt.




Wichtig: bei Gründungsvorhaben immer den Versicherungsstatus klären.
Ansprechpartner: DRV-Bund für Rente, www.drv-bund.de und z.B. AOK für
Krankenversicherungsfragen, www.aok.de.
Im Gegensatz zu früher muss auch ein (hauptberuflich) Selbständiger
krankenversichert sein. Ohne geht es nicht.
Nebenberufliche Selbständigkeit ist im Hauptberuf als Angestellter
mitversichert, wenn dieser überwiegt. Die Grenze bewegt sich bei etwa
50 % bzw. 19,25h pro Woche.

32



Für Selbständige gibt es 2 Möglichkeiten: freiwillig gesetzlich versichert
oder privat. Sonderfall: Künstlersozialversicherung (KSK) für Künstler und
verwandte, kreative Berufe.

http://jo.my/gb11
Merkblatt, guter Gesamtüberblick über Themen
bei nebenberuflicher Selbständigkeit

5.2. Minijob
Seit 1.1.2013 ist die Minijob-Grenze 450 Euro pro Monat. Ab 2013 hat auch das
System zu den eigenen Rentenversicherungs-Beiträgen gewechselt: seitdem ist der
Minijobber grundsätzlich zu eigenen Beiträgen verpflichtet, außer er wählt dies ab
(opt-out). Vorteil der Beiträge: die spätere Rente wird höher – hoffentlich.
Vorteil Minijob: neben dieser Rentenversicherung entstehen keine
Sozialversicherungsbeiträge. Der Arbeitgeber leistet allerdings pauschale Abgaben
und eine Pauschalsteuer. Optional statt Pauschalsteuer: Besteuerung nach
individuellen Abzugsmerkmalen des Arbeitnehmers möglich. Nur damit ist in der
Einkommensteuererklärung des Arbeitnehmers auch eine Erstattung der bezahlten
Lohnsteuer möglich (z.B. bei gesamtem Jahreseinkommen unterhalb des
Grundfreibetrags von 8.130 Euro). Die Pauschalsteuer kann nicht erstattet werden.
Eine Minijob kann auch kurzfristig ausgeübt werden (2 Monate oder 50 Arbeitstage),
dann zahlt auch der Arbeitgeber keine Sozialversicherungsbeiträge.
Gute weiterführende Infos gibt es auf dem offiziellen Angebot der www.minijobzentrale.de, z.B. Überblick über die Abgaben bei einem Minijob: http://jo.my/gb12.

33

5.3. Gehaltsabrechnung
Eine Gehaltsabrechnung wird dann notwendig, wenn Gehalt in irgend einer Form an
Angestellte (u.a. den Geschäftsführer) gezahlt wird. Mit der Gehaltsabrechnung
werden die Zahlbeträge an den Angestellten, die Sozialversicherung und das
Finanzamt festgelegt. “teue li h kö e ei „“o de ezüge
z.B. Fi e age ,
Zuschüsse, Gutscheine usw.) einige Fallen versteckt sein.
Die Gehaltsabrechnung ist Grundlage einer Sozialversicherungsprüfung und muss
genau überlegt sein, insbesondere wenn sie mit einem einfachen Internet-Tool
erstellt wird. Besonders bei Erstanmeldung von Angestellten und Geschäftsführern
ist auch auf die richtige Schlüsselung der Tätigkeit zu achten.


Siehe auch: Statusfeststellungsverfahren, Tz. 5.7.

5.4. GmbH/UG-Geschäftsführer: Sozialversicherung
Für einen Geschäftsführer einer GmbH/UG greifen Sonderregelungen im Bereich der
Sozialversicherung, wenn er maßgeblichen Einfluss auf die Gesellschaft hat. Dann
wird er faktisch in der Sozialversicherung als Selbständiger angesehen und auch so
behandelt.
Meist ist es ge ade )iel, de /die Ges häftsfüh e „aus de Gesetzli he zu i ge .
Denn das ist in jungen Jahren billiger. Der Geschäftsführer muss sich dann privat
kranken- und pflegeversichern. Alternativ kann er freiwillig weiter gesetzliche
Beiträge zahlen. Vorteil freiwillig gesetzliche Versicherung: stabile Beiträge auch im
Alter, aber erkauft mit höheren Anfangsbeiträgen.
In der Renten- und Arbeitslosenversicherung ist der Geschäftsführer dann vollständig
ef eit. Vo si ht: es sollte de o h pla äßig ögli hst f üh A spa u ge „fü die
Re te ge a ht e de – je früher, desto höher ist der Zinseszinseffekt auch bei
anfangs kleinen Rücklagen. Auch geringe Sparleistungen bewirken über 35 Jahre
einen Effekt!
Den notwendigen, maßgeblichen Einfluss auf die Gesellschaft hat zunächst der
Alleingesellschafter einer GmbH/UG. Dieser wird zwingend wie ein Selbständiger
behandelt. Einziger Ausweg: er ist nicht nur (hauptberuflich) als Geschäftsführer tätig,
so de hat ei e „e hte A gestellte e uf. Da
i d die Ges häftsfüh e 34

Tätigkeit als Nebenberuf gewertet. Dies ist allerdings nur möglich, wenn er
„ü e iege d aus de
Haupt e uf e die t Ei zelfallp üfu g du h die
Krankenkassen).
Je geringer der Anteil an der GmbH/UG, desto mehr steigen die Anforderungen, um
den Geschäftsführer als sozialversicherungsfrei behandeln zu können. 50 %-Anteile
sind in der Regel kein Problem. Darunter sollte der Vertrag so aussehen, dass ohne
die Stimme des jeweiligen Gesellschafters kein Gesellschafterbeschluss möglich ist
(Vetorecht).
Wi htig: das The a „S hei sel stä digkeit“ gi t es au h ei a gestellte
Geschäftsführern einer GmbH/UG, wenn die Gesellschaft nur für einen
Auftraggeber tätig ist, siehe unten!
Startet ein Gesellschafter-Geschäftsführer mit seiner (entgeltlichen) Geschäftsführertätigkeit, so ist ein obligatorisches Statusfeststellungsverfahren (dazu siehe unten, Tz.
5.7.) durchzuführen. Dieses wird über die erste Gehaltsabrechnung gestartet. Vorteil:
Rechtssicherheit.

5.5. Scheinselbständigkeit
Scheinselbständigkeit ist eines der Schwerpunktthemen im Rahmen einer
Sozialversicherungsprüfung. Betroffen sind v.a. zwei Fälle. In beiden Fällen muss der
Arbeitgeber die rechtlichen Grundlagen genau prüfen, um Fehleinschätzungen zu
vermeiden:
Fall 1: Verdecktes Arbeitsverhältnis
An sich liegt hier vom Gesamtbild der Tätigkeit ein Arbeitsverhältnis vor. Gemessen
wird dies im Wesentlichen an dem Grad der tatsächlichen Eingliederung in den
Bet ie , z.B. Weisu gsge u de heit, U lau s egelu g us . De „A eit eh e
schreibt allerdings Rechnungen und ist formal selbständig. Meist weiß in diesem Fall
zumindest der Arbeitgeber, dass keine echte Selbständigkeit vorliegt.

35

Fall : „Gesetzli he S hei sel stä digkeit“
Selbstständige Tätigkeit liegt in diesem Fall an sich vor, der Selbständige ist von der
Betriebseingliederung und vom Tätigkeitsbild her nicht nur ein verdeckter
Arbeitnehmer. Aber es handelt sich um Personen, die



regelmäßig selbst
beschäftigen und

keinen

versicherungspflichtigen

Arbeitnehmer

auf Dauer und im Wesentlichen nur für einen Auftraggeber tätig sind.

Bei Gesellschaften wird dabei auf die Tätigkeit der Gesellschaft abgestellt, d.h.
dieses Pro le lässt si h i ht dur h „) is he s haltu g“ ei er G H/UG
umgehen!
Folge: Rentenversicherungspflicht, oft 4 Jahre rückwirkend.

5.6. Sozialversicherungsprüfung
Wird – anders als die steuerliche Betriebsprüfung – sehr häufig durchgeführt. Etwa
alle 4 Jahre ist damit zu rechnen, oft auch früher. Es wird die korrekte
sozialversicherungsrechtliche Behandlung von Löhnen und Gehältern geprüft, vor
allem die Themen Scheinselbständigkeit, Geschäftsführer und LohnSonderleistungen (wie Fahrtkostenzuschüsse, Benzingutscheine, Sachleistungen).

5.7. Statusfeststellungsverfahren
Das Statusfeststellungsverfahren dient dazu, mögliche Zweifel im Hinblick auf den
genauen sozialversicherungsrechtlichen Status (Pflicht ja/nein) auszuräumen. Die
Clearingstelle der Rentenversicherung prüft anhand eines Fragebogens und der
abgeschlossenen Verträge (z.B. Arbeits-/Dienst-/Gesellschaftsvertrag), ob
Versicherungspflicht vorliegt oder nicht. Es ergeht ein Bescheid, der bindend für die
Sozialversicherungsträger ist.
Großer Vorteil: auch wenn das Verfahren eher unangenehm ist, sorgt es frühzeitig für
Rechtssicherheit. Eine Sozialversicherungsprüfung wird standardmäßig auch in
kleineren Fällen alle paar Jahre durchgeführt. Wird dann ein falscher Status entdeckt,
36

drohen hohe Nachzahlungen, denn die monatlichen Beiträge summieren sich auf
Dauer.
Als freiwilliges Statusfeststellungsverfahren kann ein Antrag von Arbeitgeber oder
Arbeitnehmer bei begründeten Zweifeln zum Status gestellt werden.
Verpflichtend ist das Verfahren für Gesellschafter-Geschäftsführer und
ita eite de Ehegatte a zustoße „o ligato is he “tatusfeststellu g . Dies i d
im Rahmen der Gehaltsabrechnung über die Schlüsselung einer besonderen Kennzahl
getan.

http://jo.my/gb13
Info & Antragsformulare zum
Statusfeststellungsverfahren

6. Steuern
6.1. Organisation, Fristen & Aufbewahrungspflicht
Wichtige steuerliche Fristen:


U satzsteue o a eldu g „U“t-VA : o atli h, quartalsweise oder
jährlich, immer zum 10. des Folgemonats – Dauerfristverlängerung (+ 1
Monat) möglich.





Details siehe: Umsatzsteuer I: Überblick & Termine, Tz. 6.8.

Jahres-Steuererklärungen
Einkommensteuer,
Körperschaftsteuer,
Gewerbesteuer, Umsatzsteuer: 31.5. des Folgejahres.
Bei Gewinnausschüttungen aus GmbH/UG: Kapitalertragsteuer-Anmeldung
auf den Zahlungstag.


Siehe auch: Gewinnausschüttung – Überblick Steuerpraxis, Tz. 3.11.
37



Wenn Angestellte beschäftigt werden: Lohnsteueranmeldung auf den 10.
des Folgemonats, monatlich, quartalsweise, jährlich möglich.

Fristverlängerungen




Mit Begründung für Jahreserklärungen von 31.5. auf 30.9. eher
unproblematisch. Weitere Verlängerung möglich. Eine Verlängerung
über den 31.12. hinaus sollte direkt mit dem Finanzbeamten besprochen
werden.
Steuerberater haben für Mandanten eine generelle Fristverlängerung
auf den jeweiligen 31.12.

In der Praxis besonders wichtig ist eine gute Ablage eingehender und ausgehender
Belege und Dokumente, also Rechnungen und ggf. Aufträge. In der Praxis bewährt hat
sich ein Scan des eingehenden Papiers und eine vollständige elektronische Ablage.
Das Papier wird später für das Finanzamt noch gebraucht, nicht vernichten!
Achtung: Rechnungen per E-Mail von Anfang an aus dem E-Mail-Postfach
„ u te si he . “o spielt si h de P ozess ei u d es ko
t i ht zu späte e
Suchaktionen. Für Steuerberater und Prüfungen sind immer kompakte
Zusammenstellungen
notwendig.
Empfehlung:
chronologisch
sortieren,
Aufbewahrungspflichten beachten:
Aufbewahrungspflicht, Handling








Aufbewahrungspflicht: grundsätzlich 10 Jahre für Geschäftsunterlagen.
Empfehlung: besser 12 Jahre und mehr aufbewahren.
Elektronisch eingehende Belege müssen elektronisch aufbewahrt
werden. Ein Papierausdruck reicht nicht. Die elektronische
Aufbewahrung muss unveränderbar sein (d.h. CD-ROM oder
Dokumentenmanagementsystem). In der Praxis erfolgt in kleineren
Fällen regelmäßig aber keine Beanstandung.
Für Umsatzsteuer (Vorsteuerabzug): gibt es ein Papieroriginal, ist es
verpflichtend aufzubewahren.

38

6.2. Einkommensteuer
Die Einkommensteuer besteuert das komplette Einkommen einer inländischen
natürlichen Person (unbeschränkte Steuerpflicht, abhängig vom Wohnsitz oder
gewöhnlichen Aufenthalt, § 1 EStG – Link: http://jo.my/gb19).
Ausländer sind meist nur mit ihren inländischen Einkünften (beschränkt)
steuerpflichtig. Personengesellschaften werden nicht direkt besteuert, sondern das
Einkommen wird für die Gesellschaft insgesamt ermittelt und auf die dahinter
stehenden Gesellschafter verteilt (Feststellungsverfahren und -bescheid). Diese
versteuern dann auch diesen Teil in ihrem persönlichen Einkommensteuerbescheid.
Das Einkommen setzt sich aus verschiedenen Einkünften zusammen. Die
Einkunftsarten sind im Einkommensteuergesetz (EStG) abschließend festgelegt (§ 2
EStG – Link: http://jo.my/gb14).
Gewinneinkünfte
1.

Einkünfte aus Land- und Forstwirtschaft

2.

Einkünfte aus Gewerbebetrieb

3.

Einkünfte aus selbständiger Arbeit

Überschusseinkünfte
4.

Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit

5.

Einkünfte aus Kapitalvermögen

6.

Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung

7.

Sonstige Einkünfte

Einkunftsarten in der Einkommensteuer
Einnahmen außerhalb dieser Einkunftsarten sind nicht steuerbar, z.B. ein
Lottogewinn oder Glücksspielgewinne. Zu versteuern sind dann nur die späteren
Erträge, z.B. Zinsen.
Bei den Gewinneinkünften (1-3) wird der „Gewinn ermittelt:
Gewinn = Betriebseinnahmen - Betriebsausgaben



39

Bei den Überschusseinkünften (4-6) wird der „Überschuss ermittelt:
Überschuss = Einnahmen - Werbungskosten

Grundsätzlich sind alle Ausgaben, die im Zusammenhang mit Einkünften stehen,
steuerlich abziehbar (Veranlassungsprinzip).
Ausgaben, die privat veranlasst sind, sind steuerlich nicht abziehbar, z.B. Kosten für
Nahrung, Kleidung, sonstige Lebensführung. Eine Aufteilung der Ausgaben in privat
und beruflich ist nur dann möglich, wenn es einen objektiven Maßstab gibt (sog.
Aufteilungs- und Abzugsverbot, § 12 EStG – Link: http://jo.my/gb15). Gibt es einen
Maßstab, muss nicht unbedingt genau gerechnet werden. Eine Schätzung ist möglich.
Aufteilbar wegen objektiven Maßstäben sind z.B. Fahrtkosten (Fahrtenbuch),
Telefo koste Ei zel e i du gs a h eis ode “ hätzu g, z.B. „ % P i ata teil ,
Dienstreisen mit einzelnen privaten Tagen (Kostenteilung anhand der Tage).
Mittlerweile wird auch bei Computern u.ä. per Schätzung aufgeteilt.
Manche der eigentlich privat veranlassten Ausgaben werden im EStG ausdrücklich als
abzugsfähig bestimmt:

Sonderausgaben (§ 10ff EStG – Link: http://jo.my/gb16)






Kirchensteuer
Spenden
Versicherungen:
z.B.
Krankenversicherung,
Berufsunfähigkeit,
Haftpflicht privat und Kfz (nicht Kasko), Rentenversicherung,
Lebensversicherung

Außergewöhnliche Belastungen (§ 33ff EStG – Link: http://jo.my/gb17)


Selbst getragene Arztkosten (Hauptfall)



Scheidungskosten



Kosten bei Unglücksfällen, Katastrophen



Kosten bei Behinderung

Höchstbeträge, Pauschalen und Sonderregeln beachten!
40

Das zu versteuernde Einkommen wird im Einkommensteuerbescheid festgelegt und
besteuert. Der Steuersatz verläuft ansteigend mit zunehmendem zu versteuernden
Einkommen (zvE) und bewegt sich – nach einem Grundfreibetrag von 8.130 Euro –
von 14 % (Eingangssteuersatz) bis normal 42 % (ab zvE 52.882 Euro), und maximal
45 % „Rei he steue
a z E
.
Eu o . Dazu ko
t je eils de
Solidaritätszuschlag (Soli) mit 5,5 % nochmals auf die Einkommensteuer.


Siehe auch: Verfahrensrecht: Steuerbescheide & Einspruch, Tz. 6.12.

6.3. Körperschaftsteuer
Die Körperschaftsteuer ist die Einkommensteuer der Körperschaften, also z.B.
GmbH/UG, Aktiengesellschaften, Vereine, Genossenschaften. Unbeschränkt
steuerpflichtig macht diese ein Sitz oder Geschäftsleitung im Inland (§ 1 KStG – Link:
http://jo.my/gb20). Bei Sitz und Geschäftsleitung im Ausland werden nur die
inländischen Einkünfte besteuert.
Das Körperschaftsteuergesetz (KStG) verweist in großen Teilen auf das EStG, v.a. für
die Gewinnermittlung. Körperschaften haben allerdings in den allermeisten Fällen
nur Einkünfte aus Gewerbebetrieb (Ausnahme: Vereine), die dann auch der
Gewerbesteuer unterliegen. Die Gewinnermittlung der Körperschaften erfolgt immer
durch Buchführung & Bilanzierung, nicht durch eine EÜR, Ausnahme wiederum:
Vereine.
 Siehe auch: Buchführung & Bilanzierung vs. EÜR, Tz. 6.7.
Überblick über Sonderregelungen für Körperschaften:


Veräußerungsgewinne aus Anteilen an anderen Körperschaften sind zu
95 % steuerbefreit (§ 8b Abs. 2, 3 KStG – Link: http://jo.my/gb18). Dies ist
die Grundlage für das Doppelstock-Modell (vgl. Tz. 4.4. und ausführlicher
Online-Artikel: http://jo.my/gb08). Das Doppelstockmodell hat dann
Vorteile, wenn der Veräußerungsgewinn angespart oder reinvestiert
werden soll, v.a. wenn er besonders hoch ist.
Beispiel: eine GmbH hat eine Projekt-UG für eine smartphone-App
gegründet. Die smartphone-App schlägt ein und wird verkauft, indem die
GmbH alle Anteile an der Projekt-UG an Google verkauft.
41

Folge: Veräußerungsgewinn aus dem Verkauf ist bei der GmbH zu 95 %
steuerbefreit. 5 % unterliegen der KSt und GewSt mit ca. 30 % (d.h. der
Steuersatz auf den gesamten Gewinn beträgt ca. 1,5 % = 5 % x 30 %).











Die gleiche 95 %ige Steuerbefreiung gilt für laufende Dividenden oder
Gewinnausschüttungen, die eine Körperschaft von einer anderen
Körperschaft auf ihre Beteiligung erhält. Voraussetzung seit 2013: die
empfangende Körperschaft ist zu mindestens 10 % an der anderen
beteiligt.
Ve luste ei e Kö pe s haft e de „a gespa t u d it zukü ftige
Gewinnen verrechnet. Ein Gesellschafterwechsel führt recht schnell zu
einem Untergang der Verluste (§ 8c KStG - http://jo.my/gb21). Vorsicht ab
25 % Anteilswechsel und bei Kapitalerhöhungen!
Körperschaften können Organschaften bilden, bei denen der gesamte
Gewinn einer Gesellschaft an eine andere abgeführt wird. Voraussetzung:
Gewinnabführungsvertrag,
nur
im
Inland
möglich,
nicht
grenzüberschreitend. Vorteil: einfacher Ausgleich von Verlusten (§ 14ff
KStG - http://jo.my/gb22).
Einlagen (nicht: Darlehen) in eine Körperschaft sollten unbedingt in der
Körperschaftsteuererklärung des Zahlungsjahres angegeben werden
„geso de te Feststellu g des steue li he Ei lageko tos . Bei ei e
späteren Liquidation zählen die Einlagen als Eigenkapital, das steuerfrei
zurückgezahlt werden kann.
Der Steuersatz in der Körperschaftsteuer ist immer 15 % plus Soli 5,5 % =
15,825 %.
Dazu kommt die Gewerbesteuer mit einem Steuersatz von 7 % bis 17,15 %.


 Siehe auch: Gewerbesteuer, Tz. 2.6.

42

6.4. Einkommensbesteuerung Geschäftsführergehalt
Das Geschäftsführergehalt wird – soweit es nicht überhöht und dann eine verdeckte
Gewinnausschüttung ist – als Betriebsausgaben bei der GmbH/UG abgezogen und
mindert dort den Gewinn. Für den Geschäftsführer wird eine Gehaltsabrechnung
gefertigt, Lohnsteuer (und ggf. Sozialversicherung) wird einbehalten, er erhält dann
sei „Netto aus ezahlt.
Beim Geschäftsführer sind die Einnahmen aus dem Gehalt in den meisten Fällen
„Ei kü fte aus i htsel stä dige A eit ehe selte : Ei kü fte aus sel stä dige
Arbeit oder Gewerbebetrieb) und werden so in seiner Einkommensteuererklärung
versteuert.
Te h is h „spa t ei Ges häftsfüh e gehalt “teue auf E e e de Gesells haft =
ca. 30 % u d „kostet de pe sö li he Ei ko
e steue satz des Gesells hafte s =
bis zu 45 % plus Soli). Belässt man das Geschäftsführergehalt in der Gesellschaft, kann
man den Betrag nur durch eine Gewinnausschüttung (an einen Gesellschafter) direkt
herausbekommen, die als Einkünfte aus Kapitalvermögen beim Gesellschafter
versteuert wird. Leihweise sind natürlich auch Darlehen möglich.
Vergleich Besteuerung Zahlung GF-Gehalt vs. bloße Gewinnausschüttung
Gehaltszahlung

Gewinnausschüttung

100

100

- 50

-0

50

100

Gewinn der GmbH vor Gehalt
Abzug GF-Gehalt
Zu versteuerndes Einkommen GmbH

Körperschaftsteuer Gesellschaft:
0

15

K“t/Ge “t „auf Gehalt

x

0

50

%

Gewinnausschüttung aus GmbH

Einkommensteuer Gesellschafter:
0

13,2

ESt+Soli auf Gewinnausschüttung 26,4 %

22,16

0

Versteuerung Gehalt (42 % + Soli = 44,3 %)

22,16

28,2

Gesa tsteuer a solut „auf Gehalt“, i l. KSt

44,32 %

56,40 %

Gesamtsteuer in % (auf das Gehalt von 50)

43

Die genaue Gestaltung des ob und wie eines Geschäftsführergehalts im Vergleich zur
Gewinnausschüttung (oder keiner Ausschüttung) erfordert immer eine genaue
Planung. Statt eines Geschäftsführergehalts kommt auch in Betracht, ein
(selbständiges) Beratungshonorar zu vereinbaren – Gesellschaften untereinander
vereinbaren oft auch Managementserviceverträge.
Faustregel: je geringer der persönliche Einkommensteuersatz des Geschäftsführers,
desto eher lohnt sich die Gehaltsvariante.

6.5. Besteuerung Gewinnausschüttungen GmbH/UG
Gewinnausschüttungen aus der GmbH/UG mindern nicht die Körperschaft- und
Gewerbesteuer der GmbH/UG. Gewinnausschüttungen unterliegen zusätzlich beim
Gesellschafter nochmals der Besteuerung:




Ist
der
Gesellschafter
wiederum
eine
GmbH/UG,
sind
Gewinnausschüttungen körperschaft- und gewerbesteuerpflichtig:
o Bei einer Beteiligung von unter 10 %: Steuersatz ca. 30 %
o Bei einer Beteiligung ab 10 %: 95 %-ige Steuerbefreiung,
Steuersatz ca. 1,5 %
Ist der Gesellschafter eine natürliche Person, zahlt er Einkommensteuer:
o Grundsätzlich Abgeltungsteuer 25 % plus Soli = 26,375 %
o Optio al:
sog.
„Teilei kü fte e fah e
it
%
Steuerbefreiung
und
Anwendung
des
persönlichen
Einkommensteuersatzes, wenn Beteiligung mindestens 25 %
oder 1 % plus berufliche Tätigkeit für die Gesellschaft. Die Option
bindet für 5 Jahre (§ 32d Abs. 2 Nr. 3 EStG – Link:
http://jo.my/gb23).


Siehe auch: Gewinnausschüttung - Steuerpraxis, Tz. 3.11.

6.6. Gewerbesteuer



Siehe: Gewerbesteuer, Tz. 2.6.

44

6.7. Buchführung & Bilanzierung
Überschussrechnung (EÜR)

vs.

Einnahmen-

Um den Gewinn (vgl. oben, Tz. 6.2.) zu ermitteln, gibt es neben der Schätzung durchs
Finanzamt zwei Möglichkeiten:




Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) oder
Buchführung und Bilanzierung.

Buchführung & Bilanzierung ist dabei die aufwändigere Methode und wird meist nicht
freiwillig, sondern nur bei Buchführungspflicht verwendet:








Buchführungspflichtig sind alle Kaufleute nach dem HGB (§ 242 HGB:
http://jo.my/gb26 , außer Kleingewerbetreibende mit Umsatz maximal 500.000
Euro und Gewinn maximal 50.000 Euro in zwei aufeinanderfolgenden Jahren
(§ 241a HGB: http://jo.my/gb24)
Buchführungspflichtig sind immer alle Kapitalgesellschaften, also v.a. GmbH/UG
Buchführungspflichtig nach der Abgabenordnung sind Gewerbetreibende, die
o bereits nach anderen Gesetzen (v.a. HGB) buchführungspflichtig sind
oder
o einen Gewinn über 50.000 Euro pro Jahr oder
o Umsätze von über 500.000 Euro pro Jahr erzielen.
o Das Finanzamt fordert bei späterer Überschreitung der Grenzen formal
zur Buchführung auf.
o Vgl. dazu §§ 140, 141 AO: http://jo.my/gb25
Nicht buchführungspflichtig sind Freiberufler, unabhängig von Umsatz und Gewinn

„Bu hfüh u g
ei t da ei i
e ei e te h is he, doppelte Bu hfüh u g mit dem
bekannten Soll/Haben-Buchen. Eine solche kann nicht mit Excel erstellt werden, da
unveränderbar gebucht werden muss. Man braucht ein spezielles Programm, ggf. in Form
einer OnlineApp. Aus der Buchführung wird dann der Jahresabschluss entwickelt, indem die
bebuchten Konten schrittweise zu den folgenden Rechenwerken abgeschlossen und
zusammengefasst werden:

45

Der „Jahresa s hluss“ esteht aus







Bilanz = Darstellung des Aktivvermögens (positives Vermögen, z.B.
Bankguthaben
und
Gegenstände)
und
Passivvermögens
(Schulden/Verbindlichkeiten) auf den 31.12. oder ein abweichendes
Wirtschaftsjahr
Gewinn- und Verlustrechnung, GuV (= Erträge und Aufwendungen im
Wirtschaftsjahr ergeben den Jahresüberschuss/Gewinn)
I der Bila z ird re h eris h u ter „Eige kapital“ zu
. . ebenso der
Gewinn aus der GuV gezeigt
Anhang = kurze, gesetzlich geregelte Beschreibung der Bilanzierungsmethoden
und bestimmter Posten und Vorgänge
Lagebericht = formaler Geschäftsbericht, nur bei größeren Gesellschaften

Wesentliches Ziel von Buchführung & Bilanzierung ist es, den Gewinn zu ermitteln, der in
einem Wirtschaftsjahr wirtschaftlich erzielt wurde. Auf den Gewinn wirken sich hier alle
Vorgänge unabhängig von der Zahlung aus.
Beispiel: Der bilanzierungspflichtige Handwerker H repariert im Dezember den Fußboden
eines Kunden und stellt am 15.12. eine Rechnung, die am 30.01. bezahlt wird. Zum 31.12.
wirkt sich die Rechnung bereits gewinnerhöhend aus (Forderung). Dies gilt umgekehrt
natürlich z.B. auch für am 31.12. noch nicht bezahlte Materialeinkäufe (Verbindlichkeiten).
Ohne Buchführungspflicht kann der Gewinn per EÜR ermittelt werden:
Die EÜR entspricht grob gesprochen der GuV im Rahmen von Buchführung & Bilanzierung. Es
kommt dabei aber – anders als bei der Buchführung – auf den tatsächlichen Zahlungsfluss an.
Ohne Zahlung gibt es noch keine steuerlich wirksame Einnahme und Ausgabe (= sog. Zuflussund Abflussprinzip, § 11 EStG: http://jo.my/gb27). Zugleich wird damit auch das Steuerjahr
(Veranlagungszeitraum) bestimmt, in dem die Zahlung zu erfassen ist.
Beispiel: Der nicht bilanzierungspflichtige Unternehmensberater U will seine Steuerlast für
2013 nicht weiter erhöhen. Er stellt seine letzten Rechnungen im Jahr erst spät, am
31.12.2013. Die in 2014 erfolgenden Zahlungen werden bei ihm erst in die
Einkommensteuererklärung 2014 eingerechnet.

46

Ausnahme: sog. wiederkehrende Leistungen werden – zahlungsunabhängig – in dem Jahr
steue li h i ksa , zu de sie i ts haftli h gehö e . Dies gilt a e u , e sie „ku ze
)eit
Tage o / a h Jah es e hsel gezahlt e de .
Beispiel: Künstler K zahlt seine monatliche Ateliermiete für Dezember 2013 erst am 5.1.2014.
Diese Mietzahlung ist noch als Betriebsausgabe im Jahr 2013 steuerlich wirksam.

Besonderheit: Absetzung für Abnutzung (AfA)
Die AfA (oder Abschreibung) gibt es sowohl bei Buchführung & Bilanzierung, als auch bei der
EÜR. Das Grundprinzip: Ausgaben für Wirtschaftsgüter, die länger als 1 Jahr betrieblich
nutzbar sind, dürfen nicht sofort bei Zahlung (EÜR) bzw. Anschaffung (Bilanz) gewinnwirksam
abgezogen werden. Sie müssen über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer (ND) verteilt
werden. Es wirkt sich also in jedem Jahr nur ein Teil steuerlich aus. Für die ND gibt es amtliche
AfA-Tabellen.
Beispiel: ein neues Kfz wird über 6 Jahre abgeschrieben, Büromöbel über 13 Jahre.

http://jo.my/gb28
Link zur amtlichen AfA-Tabelle

Besonderheit: Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG)


Angeschaffte Wirtschaftsgüter mit Anschaffungskosten von maximal 410 Euro
(immer netto, § 6 Abs. 2 EStG: http://jo.my/gb29) dürfen sofort abgeschrieben
werden, auch wenn die Nutzungsdauer mehr als 1 Jahr ist. Voraussetzung: das
Wirtschaftsgut muss selbständig nutzbar sein, also nicht nur in Kombination mit
anderen.
Beispiel: standalone-Multifunktionsdrucker mit Fax, Kopierfunktion usw. ist
selbständig nutzbar, ein normaler Drucker nicht.



Bei Anschaffungskosten von 150 Euro bis 1.000 Euro kann optional ein sog.
Sammelposten mit Abschreibung über 5 Jahre gebildet werden. Meist nicht
47

sinnvoll, da bei Wahl dieser Option alle diese Wirtschaftsgüter verpflichtend in den
Sammelposten aufgenommen werden müssen.

http://jo.my/gb30
Ausführlicher Artikel im eSteuerPartner-InfoBlog zur EÜR

http://jo.my/gb31
Ausführlicher Artikel im eSteuerPartner-InfoBlog zur Bilanz

6.8. Umsatzsteuer I: Überblick, Voranmeldung, Termine
Mit der Umsatzsteuer wird ein Gründer spätestens konfrontiert, wenn er den
„G ü du gs-F age oge des Fi a za ts ausfülle soll. Do t geht es .a. u die
Themen Kleinunternehmer ja/nein, Ist- oder Soll-Versteuerung und USt-ID-Nummer.


Siehe auch: Gründungs-Fragebogen, Tz. 2.5.

Die Umsatzsteuer trifft nur den Unternehmer, also Personen, die auf selbstständiger
Basis Leistungen erbringen (§ 2 UStG - http://jo.my/gb32). Generell werden von der
Umsatzsteuer alle Arten von Leistungen, also Warenlieferunge „Liefe u ge u d
Die stleistu ge „so stige Leistu ge e fasst.
Der allgemeine Steuersatz beträgt derzeit 19 %, für bestimmte Leistungen ermäßigt
7 %. Ermäßigt sind z.B. (vgl. § 12 Abs. 2 UStG – http://jo.my/gb33 ):


Eintritt in Theater, Museen, Konzerte, Schwimmbäder



Lieferung von vielen Lebensmitteln



Überlassung von Urheberrechten



Lieferung von Büchern und Zeitschriften

48






Leistungen von Vereinen im Zweckbetrieb (nicht: wirtschaftlicher
Geschäftsbetrieb)
Personenbeförderungen mit Taxi und Linienverkehr
Hotelübernachtungen (ohne Nebenleistungen)

Einige Leistungen sind steuerfrei, meist unter bestimmten Voraussetzungen.
Wichtige Beispiele sind (vgl. § 4 UStG – http://jo.my/gb34 ):




Warenlieferungen: Ausfuhr in die EU und Ausland
Umsätze mit Zahlungsmitteln, Forderungen, Wertpapieren



Umsätze, die bereits unter die Grunderwerbsteuer fallen



Ärztliche Leistungen





Vermietung von Grundstücken (wenn nicht nur kurzfristig)
Unterrichtsumsätze von Schulen und selbstständigen Lehrern

Umsatzsteuer-Voranmeldung
Ein umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer muss die geschuldete Umsatzsteuer selbst
berechnen und pünktlich an das Finanzamt zahlen (Umsatzsteuer-Voranmeldung,
USt-VA). Voranmeldungen sind bei Neugründungen grundsätzlich im Gründungsjahr
und im Folgejahr monatlich abzugeben. Später beurteilt sich dies nach der
Umsatzsteuer des Vorjahres:






Bis zu 7.500 Euro Umsatzsteuer: Quartalsweise Abgabe der USt-VA
Ab 7.500 Euro Umsatzsteuer: Monatliche USt-VA
Unter 1.000 Euro Umsatzsteuer: Finanzamt kann von USt-VA befreien.
Dann ist nur eine Jahreserklärung notwendig.

Termin für die Abgabe der USt-VA und die Zahlung der darin berechneten Steuer ist
jeweils der 10. Tag nach Ablauf des Anmeldungszeitraums. Eine Einzugsermächtigung
für das Finanzamt sichert die pünktliche Zahlung. Ansonsten drohen
Säumniszuschläge (Zinssatz 6 % pro Jahr). USt-VA sind elektronisch abzugeben
(www.elster.de).

49

http://jo.my/gb36
Formular Einzugsermächtigung Finanzamt

Dauerfristverlängerung
Auf Antrag genehmigt das Finanzamt eine dauerhafte Fristverlängerung für die
Abgabe der USt-VA von einem Monat. Der Preis dafür: der Unternehmer muss eine
Sonder-Vorauszahlung von 1/11 der Umsatzsteuer des Vorjahres zahlen. Die SonderVorauszahlung wird am Jahresende wieder mit der geschuldeten Umsatzsteuer
verrechnet (vgl. §§ 46ff UStDV – http://jo.my/gb35).
Beispiel: Bei monatlichen Voranmeldungen ist die USt-VA für April bis zum 10. Mai
abzugeben und die USt zu zahlen. Mit Dauerfristverlängerung verlängert sich Abgabe
und Zahlung auf den 10. Juni.
Umsatzsteuer-Jahreserklärung
Bis zum 31.05. des Folgejahres muss der Unternehmer außerdem die UStJahreserklärung abgeben. Maßgeblich ist in der Umsatzsteuer immer das
Kalenderjahr.
Zusammenfassende Meldung, ZM
In der ZM müssen innergemeinschaftliche Vorgänge erklärt werden (vgl. § 18a UStG:
http://jo.my/gb39). Termine: bis zum 25. Tag nach Ablauf des Kalendermonats (bei
innergemeinschaftlichen Warenlieferungen) oder bis zum 25. Tag nach Ablauf eines
Kalendervierteljahrs (bei reverse-charge-Umsätzen, vgl. Tz. 6.11.).

6.9. Umsatzsteuer II: Vorsteuerabzug, Rechnungsstellung
Ein umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer (nicht: Kleinunternehmer) ist zum sog.
Vorsteuerabzug berechtigt. Das bedeutet: er kann sich Umsatzsteuer, die er selbst an
einen anderen Unternehmer gezahlt hat, z.B. bei Wareneinkäufen, vom Finanzamt
zurückholen.
„Der U ter eh er kalkuliert etto“
50

Technisch geschieht das im Rahmen der USt-Voranmeldung, bei der die
Umsatzsteuer auf die eigenen Ausgangsleistungen und die Vorsteuer aus
Leistungseinkäufen miteinander verrechnet werden. Es ist tatsächlich so, dass der
Unternehmer auch Geld zurück erhält, wenn in einem Voranmeldungszeitraum
wenige Ausgangsleistungen erbracht wurden, aber ein hoher Einkauf stattfand.
Hinweis: Reine Beteiligungsgesellschaften haben mangels unternehmerischer
Tätigkeit kein Vorsteuerabzugsrecht. Ggf. ist eine Strukturierung von anderen
unternehmerischen Leistungen notwendig, um ein Vorsteuerabzugsrecht zu
erhalten.
Rechnungen
Rechnungen müssen enthalten:














den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des
leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
die Steuernummer des leistenden Unternehmers oder USt-IDNummer
das Ausstellungsdatum
eine fortlaufende Nummer, die einmalig vergeben wird
(Rechnungsnummer)
die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der
gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der
sonstigen Leistung
den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung
das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen
aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige
Leistung, sowie Minderungen
Steuersatz und den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag
oder Hinweis auf Steuerbefreiung
Bei Leistungen im Zusammenhang mit Grundstück: Hinweis auf
Aufbewahrungspflicht
in den Fällen der Ausstellung der Rechnung durch den
Leistu gse pfä ge die A ga e „Guts h ift .

Voraussetzung für den Vorsteuerabzug ist eine umsatzsteuerlich korrekte Rechnung
im Original. Der Unternehmer selbst sollte natürlich ebenso darauf achten, dass er
51

korrekte Ausgangsrechnungen verschickt. Diese müssen die oben genannten
Angaben enthalten (§ 14, 14a UStG).
Ausnahme: sog. Kleinbetragsrechnungen bis zu 150 Euro Gesamtbetrag (z.B.
Barquittungen, Kassenbons). Bei diesen reicht das Folgende (§ 33 UStDV):
Kleinbetragsrechnungen müssen enthalten:








den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden
Unternehmers
das Ausstellungsdatum
die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang
und die Art der sonstigen Leistung und
das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung
oder sonstige Leistung in einer Summe sowie den anzuwendenden
Steuersatz oder
Hinweis auf Steuerbefreiung.

Gutschriftsverfahren
Der Normalfall ist: der Leistende schreibt nach Leistungserbringung eine Rechnung.
In manchen Fällen verfügt aber der Leistungsempfänger allein über die richtigen
Informationen, um die Rechnung zu erstellen, z.B. bei Provisionen oder
Kommissionsverkäufen.
Dann schreibt der Leistungsempfänger dem Leistenden eine Rechnung und zahlt sie
sel st a de Leiste de aus. Ei e sol he Re h u g heißt „Guts h ift u d uss au h
so bezeichnet werden (siehe oben). Gutschrift ist ein umsatzsteuerlicher Fachbegriff.
Hier nicht zu verwechseln mit der Storno-Rechnung, die auch oft als Gutschrift
bezeichnet wird.

6.10. Umsatzsteuer III: Kleinunternehmer
Bei Einnahmen (= vereinnahmte Beträge) von maximal 17.500 Euro kann die
Kleinunternehmerregelung in der Umsatzsteuer genutzt werden (§ 19 UStG:
http://jo.my/gb37). Der Unternehmer spart sich dann die Umsatzsteuererklärung,
darf aber keine Vorsteuer abziehen. Genauer:
52

eBook fuer Gruender und Selbstaendige - Steuern und Recht - von eSteuerPartner - Steuerberater.Online.

eBook fuer Gruender und Selbstaendige - Steuern und Recht - von eSteuerPartner - Steuerberater.Online.

Recomendados

Recomendados

Mais conteúdo relacionado

Destaque

Destaque (10)

Semelhante a eBook fuer Gruender und Selbstaendige - Steuern und Recht - von eSteuerPartner - Steuerberater.Online.

Semelhante a eBook fuer Gruender und Selbstaendige - Steuern und Recht - von eSteuerPartner - Steuerberater.Online. (20)

eBook fuer Gruender und Selbstaendige - Steuern und Recht - von eSteuerPartner - Steuerberater.Online.