1. ARQUITECTURA DOCUMENTAL DE LAS
CORTES DE CASTILLA Y LEÓN
David Martinez / Raúl Cuesta
Servicio de Informática
Cortes de Castilla y León

2. INDICE
• Los flujos documentales de las Cortes de Castilla y León desde
una perspectiva Informática
• Arquitectura de Soporte a la gestión de la documentación
• Producción y Captura de Documentación
• Gestión Documental
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3. LOS FLUJOS DOCUMENTALES DEL PARLAMENTO
• El punto de vista del Sistema VISION ARCHIVISTICA
de Información de las CCyL Fondo Archivístico, Series
está en los usuarios y sus Unidades Documentales Compuestas
Expedientes
herramientas Unidades Documentales Simples
Documentos
• Que hacen los usuarios:
– Producen documentos
VISION FÍSICA
– Colaboran con otros
usuarios Catálogo, Bibliotecas, Colección
Sitios
• Envían documentos Directorio, Unidad,
• Envían mensajes con la Fichero
Video, Word, PDF
finalización de su trabajo
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4. ¿COMO PRODUCE DOCUMENTOS EL USUARIO?
• Cada documento que produce responde a una razón,
por lo que cada documento tiene:
– Edición del documento
– Descripción del documento
– Autoría del documento
• Cada Tipo de documento debe ser estudiado
individualmente:
– Identificación Única del documento, MetaDatos,
Trazabilidad, Versionado, Multi-vista (WEB, PDF, Intranet,
…)
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5. ¿QUÉ HACEMOS CON DOCUMENTOS NO
PRODUCIDOS POR EL USUARIO?
• La llegada de documentos de fuentes externas,
se comporta de igual manera:
– Se realizan las copias y traslados
correspondientes
• Cada documento externo, debe ser caracterizado
en un Tipo establecido, requiriéndose
– Captura del documento
– Identificación Única del documento, MetaDatos,
Trazabilidad, Multi-vista (WEB, PDF, Intranet, …)
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6. ¿QUÉ HACE EL USUARIO CON LOS DOCUMENTOS?
• Colabora con el resto de los usuarios:
– Publica sus documentos
– Almacena los documentos
– Envía documentos por correo
– Notifica las evoluciones de sus trabajos
• Se han de establecer “procedimientos electrónicos”
para habilitar las tareas anteriores, regulando los
almacenes de esta documentación, estableciendo los
mecanismos de publicación y de mensajería
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7. ARQUITECTURA DE SERVICIOS DE LAS CORTES
ECM – Registro
Documental Biblioteca
Publicaciones
IDX – Personal
Autonomy Search Organización
Administración
SGBD – Tramitación
Oracle Material
Sesiones
MSG – Actos y Eventos
Exchange Grabaciones
WEB – Flora
OpenCMS …
Proyectos Ley
INTRANET–
SharePoint Prensa
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8. ARQUITECTURA PERSISTENTE DE LAS CORTES
Registro
WEB –
OpenCMS
INTRANET–
SharePoint
Publicaciones
Organización
ECM –
PERSISTENCIA
Documental Biblioteca
Tramitación
IDX –
Autonomy Search Personal
Sesiones SGBD –
Oracle Administración
Grabaciones MSG –
Exchange Material
Proyectos Ley
Actos y Eventos
Prensa
Archivo
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9. PRODUCCIÓN DE DOCUMENTACIÓN
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10. CAPTURA EN ORIGEN DE DOCUMENTACIÓN
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11. GESTIÓN DE DOCUMENTACIÓN
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12. GESTIÓN DE DOCUMENTACIÓN
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