Gestión Tiempo Trabajo Optimiza Recursos Mejora Resultados

Gestión del Tiempo de Trabajo

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“La Gestión de Puestos y Tiempo de Trabajo como medio de optimizar
recursos y mejorar resultados”

Noviembre 2011

AGENDA
 09:45 - 10:15 Recepción y Bienvenida
Joaquim Cabot (Director Comercial T&G/CDCSoftware)

 10,15 - 11:00 Generación de Valor: “La Gestión de Puestos como
medio para optimizar recursos y mejorar los resultados”.
José Corona (Socio Director DPOprojects)

 11:00 - 11:30 Networking: Cofee Break

 11:30 - 12:30 Caso Práctico Teknon. Solución GTT- Gestión del Tiempo de
Trabajo/Planillas .
Cristina Rodríguez (Responsable Administración Personal Centro Médico Teknon)

 12:30 - 13:00 Conclusiones y copa de cava

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CDC Software: Posición en el Mercado Global
Ranking Global de Empresas Fabricantes de Software

2007 Rank Empresa Ingresos (M)
1 SAP 12,413
2 Oracle 14,380
3 Infor 2,100
2007: Top 15 4 Sage Group 1,833
5 Microsoft 919
6 Lawson 724

2006: Top 20 7 SwissLog 530.8
8 Epicor 384
9 IBS 333
10 IFS 323
2005: Top 75
11 Exact Software 320
12 CDC Software 309
13 Ariba 296
2004: Top 100
14 Manhattan 289
15 i2 Technologies 280

Source: MBT Magazine Global 100 – July 2008 (www.mbtmag.com)

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Presencia Mundial
 Presencia en +50 países  +1000 empleados
 Software traducido a 19 idiomas  +600 consultores certificados

Brussels Glostrup
Berlin
Utrecht
Dublin Vilnius
Giurgiu Moscow
Northampton Tokyo
Warsaw
Toronto Kiev
Lisbon Budapest Yokohama
Chicago Milan Ramallah
New York Shanghai
San Diego Paris Madrid Prague Taipei
Atlanta Amman
Casablanca Athens Hong Kong
Mexico Barcelona Istanbul Beirut Riyadh Manila
City
Caracas Kuala Lumpur
Accra Bangkok
Bogota
Singapore

Lima Sao Paulo Jakarta
Cochabamba
Motevideo Rio de Janeiro Auckland
Santiago
Buenos Aires Melbourne
Oficina Ross Systems
Distribuidor


CDC Software Ibérica / TG
 Multinacional con Presencia local
 En España desde 1988 y en Portugal desde 1995
– Oficinas en Madrid, Barcelona, Valencia y Lisboa
– Presencia con partners locales en toda la península

 El país de mayor crecimiento en
la organización
 Perfil :
– 150 profesionales directos
– 275 consultores certificados
– +500 instalaciones

 Centro Tecnológico de Desarrollo en Catalunya(Sant Just)
 Centro mundial de soporte a la red de Distribuidores
 Base de negocio en Latinoamérica
Headquarter & Consulting
Consulting


Grupo T&G hoy

Datos Globales

Fundada: 1.984 Clientes: +250
Trabajadores: 75 Oficinas: 5 (1 propia y 4 Delegaciones)
Païses: España, Portugal y Amèrica Latina

Principals Línies de Producte

2011 Objetivos Financieros
Facturació: +$3,0M
Marge Brut Operacions: 22%


Bussiness T&G – Àrea de competencia
Proyectos Globales
Implantaciones - Formación– Consultoria - Mantenimientos

BI SCM CRM Gtt ERP ASP
Proyectos de excelencia

Business Planificación de Ventas, Gtt - Gestión Sistemas Consultoria
Intelligence la Demanda Marketing, del Tiempo de Gestión, Tecnològica
& Planificación Support, de Trabajo Finanzas Servicios
Performance Distribución, e-commerce ERP Sector Outsourcing
Management Transporte, Transitario Optimitzación
Optimitzación Interactive
Precios Marketing
Control Gastos

Uniclass Colt
CDC EPM CDC SCM Pivotal Gtt Finanzas Microsoft
CRM HP
Business Proactis Ross ERP Sun
Objects Selligent Ross Freigt
Interactive Forwarder
Marketing


Partners y Alianzas
 Partners Tecnológicos

 Algunas Alianzas con Integradores / Software House


Alguns Clients de GTT…


Gestión de Puestos y
Tiempo de trabajo
como medio de optimizar recursos
Y mejorar resultados

noviembre 2011

Situación actual

 Entorno cambiante. Incertidumbre.
 Acciones a corto plazo. Resultados inmediatos.
 Contención de costes de personal.
 Necesidad de cambiar la forma de hacer para conseguir
nuevos resultados.
 Desmotivación de empleados. Riesgo tensión social.


Objetivos prioritarios

Hay que hacer las cosas de forma diferente…
… para alcanzar resultados distintos.
 Resultado, resultado, resultado,…
 Optimización de los recursos disponibles.
 Identificación de ineficiencias, redundancias, errores,…
 Ser más eficaces y eficientes en todos los procesos.
 Mejorar la productividad de nuestros recursos. Hacer igual con menos.
 Contener gastos de forma racional. Mantener calidad de servicios.

 Incrementar la motivación y el compromiso de empleados.
 Responsables convertidos en “Gerentes de su área de influencia”.


Acciones a realizar

 Profesionalizar la gestión.
 Trabajar el corto – medio – largo plazo.
 Gestionar puestos – personas – costes.
 Orientación a resultado de la empresa no del
área de cada gestor.
 Disminuir costes de administración a través de
una mejor tecnología.
 Homogeneizar la gestión.
 Asignar funciones y roles a los gestores.
 Minimizar el “miedo” al cambio.
 Orientación a procesos y no a transacciones.
 Mejorar los procesos utilizando el conocimiento, la experiencia y la tecnología.


¿Cree que todo lo anterior se
puede hacer gestionando
planillas cómo hasta ahora?


Difícil, ¿NO?
Pero haciéndolo diferente sí podrá
alcanzar los nuevos retos


¿Hablamos de retos alcanzables?

Si, pero tendremos que…

 Planificar, organizar y prever.
 Profesionalizar responsables.
 Aplicar Control de Gestión.
 Gestionar puestos en lugar de planillas.
 Uso de Metodología y Tecnología apropiadas.


¿Cómo conseguirlo?

Planificar, organizar y prever.
Aprovechando toda la experiencia y conocimiento de nuestros responsables y aportando
metodologías y herramientas innovadoras, debemos innovar para conseguir mejorar los resultados.

Disponer de personas más apropiadas para dar servicios de
Organizar el presente calidad.
Asegurar el número suficiente de personas, con la cualificación
Planificar el futuro necesaria en los puestos adecuados y en el tiempo oportuno
según la actividad prevista.
Preparar o disponer con antelación y de forma racional de los
Prever los imprevistos recursos necesarios para disminuir los efectos negativos
imprevistos.


Cómo conseguirlo?

Profesionalizar a nuestros Responsables.
Aportar conocimientos y experiencias que les permita…

 Conocer herramientas de gestión.
 Orientarse a resultados a través del Control de Gestión.
 Trabajo en equipo para optimizar recursos.
 Homogeneizar la comunicación y los procesos internos.
 Disminuir el estrés que producen los cambios.
 Mejorar el liderazgo en sus equipos.


Cómo conseguirlo?

Metodología de Control de Gestión.

Aportando metodología y herramientas que permitan…

 Resultados más exactos, gestionados de forma rápida y segura.
 Gestionar el Presupuesto de su entorno de responsabilidad.
 Identificar mejor las desviaciones a través del seguimiento.
 Mayor control de recursos. Datos más fiables y rápidos.
 Homogeneización de procesos y sistemas. Consolidación de datos
entre las unidades.



Gestionar Puestos en lugar de Planillas.
Pasamos de una visión cortoplacista a una visión Estratégica

Incrementar el valor
que aportan los
recursos disponibles
Productividad - Rentabilidad
Planificamos.
(productividad) Prevemos.
Análisis post. Tenemos en cuenta
Planificamos a partir variables externas.
Incrementar el valor de del pasado Visión largo plazo
En cuenta tiempo y
las decisiones que coste
se toman Nos limitamos a Dirección
(rentabilidad). cubrir.
Pago y calendario. Estratégica
Visión corto plazo
Visión corto-plazo vs
Visión largo plazo Gestión
Administración
Evolución de la Organización



Uso de metodología y Tecnología apropiadas
 Agilizar y automatizar procesos repetitivos y complejos.
 Gestionar información de forma rápida y segura.
 Mejorar calidad de los resultados.
 Mejorar la comunicación y el trabajo en equipo.
 Incrementar la gestión. Disminuir los costes administrativos.
 Interrelacionar datos con otros sistemas de la empresa.
 Más información para toma de decisiones.


Resultados que alcanzaremos

 Disminución de costes de suplencias “planificables”.
 Vacaciones, absentismo previsto, permisos, actividad,…
 Disminución de las ineficiencias organizativas.
 Identificación de los puestos necesarios a través de Inventario.
 Identificación de los requerimientos a través de la Descripción.
 Disminución de la rotación de suplentes.
 Contratos más estables. Mayor motivación
 Mayor rentabilidad de los procesos de selección, formación,…
 Incremento de la productividad. Adaptación al puesto y a la cultura.
 Identificación de desviaciones y acciones inmediatas.
 Comparación presupuestos vs realidad.
 Disminución de la incertidumbre. Históricos.


¿Cómo podemos ayudarle?

Le aporta conocimientos y Le aporta una herramienta
experiencias en gestión de robusta, fiable y de fácil uso que
Puestos en entorno sanitario, permita llevar a cabo el cambio
para que su equipo sea quien lo en el modelo de gestión de
haga posible Puestos

InsourcingManagement GTT
Transformación desde dentro Solución tecnológica que facilita
su gestión


Cómo podemos ayudarle?

Unimos fuerzas para alcanzar resultados

 Mejorar el retorno de inversión de la tecnología adquirida al disminuir los procesos de
implantación y adaptación al cambio.
 Asegurar el cambio que todo nuevo sistema implica, gracias a la aportación de conocimientos y
experiencias a sus responsables de equipo.
 Mejorar la eficiencia de los procesos y ajustarlos a las nuevas tecnologías.
 Mejorar la eficacia de sus responsables de equipo en la gestión de puestos.
 Optimizar sus recursos mediante un análisis de sus estructuras organizativas.



A través de nuestra cadena de valor
Análisis

Seguimiento Desarrollo
proyecto Organizativo

Gestión
del cambio

Formación

Implantación
GTT


Cómo podemos ayudarle

Nuestros servicios
que le aportarán conocimientos y experiencias a través de

 Formación blended.
 Social Manager. Entorno colaborativo 2.0.
 Crowdsourcing



Y de nuestra visión de cómo la empresa
actual puede alcanzar mejor los resultados
Trabajando los seis factores
clave que intervienen en el
Resultado
La estrategia
del negocio
Las Personas Los Procesos
¿Quién? ¿Cómo?
¿Qué?

La
La Gestión Los Equipos
Tecnología
¿Cómo y cuándo? ¿Quiénes?
¿Con qué?


¿Qué quiere hacer con su tiempo y el de sus empleados?

¿Administrarlo con planillas y
obteniendo los mismo resultados que
hasta ahora?

¿o Gestionarlo con soluciones
innovadoras que le permitan alcanzar
nuevos retos?


HISTORIA

 1991: Primera piedra
 18 Febrero 1994: Apertura
 Ampliaciones diferentes servicios


SERVICIOS

• Hospitalización
• Área quirúrgica
• Unidad de cuidados intensivos (UCI)
• Urgencias
• Instituto Oncológico Teknon (IOT)
• Área de servicios de diagnóstico
• Farmacia
• Consultorios Vilana y Marquesa


DEPARTAMENTOS

• Hostelería
• Ingeniería, Proyectos y Servicios
• Contabilidad
• Facturación
• Sistemas de la Información
• Logística y Relación con Aseguradoras
• Comunicación
• Calidad y Gestión documental
• RRHH


El mando intermedio

 Gestiona unidades de negocio.
 Optimiza y mejora el sistema de control de tiempo . Gestiona horarios.
 Colabora en la conciliación profesional-personal.
 Cuantifica la productividad.
 Controla el índice de absentismo y sus causas.


Gtt : herramienta de gestión del M.I.

 Calendarios laborales individualizados.
 Incidencias de permisos.
 Sistema de mensajería con RRHH: contratos, períodos de prueba,
excedencias, reducciones.
 Polivalencia de colaboradores en la organización.
 Conexión con nómina.


«Los que emplean mal su tiempo son los primeros en quejarse de su brevedad.»
C.Baudelaire

«El tiempo es la medida de los negocios, como el dinero lo es de las
mercancías.» F.Bacon


Guión
Organización del trabajo
 Calendario Laboral
 Ciclos y Horas de Trabajo
 Horarios
Organización de las Estructuras
 Plazas  Estructuras
 Plazas / Dedicaciones Parciales  Actividades
 Turnos
 Presencias Mínimas / Presencias Reales
Personas
 Calendario Individual por Profesional
 Descansos Legales según Contrato
 Incidencias: Horas, Absentismos, Guardias, ...
Administración
 Coberturas
 Retribuciones
 Distribución de Costes


¿Qué es Gestión del Tiempo de Trabajo?

• Planificar de forma eficiente los Recursos Humanos
• Aumentar la productividad
• Reducir los costes
• Potenciar las capacidades de los mandos intermedios
• Incrementar la satisfacción de los profesionales
• Controlar las actividades
• Cuantificar los costes operativos de forma exacta


La improductividad en España

•37 % Problemas de comunicación internos
•32 % Falta de adecuación a los programas de cambio
•31 % Plantillas inadecuadas o fuerza de trabajo mal dirigida

31% 37%
Comunicación
Cambio
32% Plantilla

•Fuente: proudfoot consulting (2008 Global productivity Report)


El modelo de organización

Organización

Departamento de Departamento de
Recursos Humanos Operaciones

37 % Comunicación

Pagar, velar por el
cumplimiento legal,
Producir
notificaciones a la 31 % Plantilla
administración, etc.


El modelo de organización

Organización

Departamento de Departamento de
Recursos Humanos Operaciones

Gestión del Tiempo de Trabajo

Pagar, velar por el cumplimiento legal,
Producir
notificaciones a la administración, etc.


Valores
Mandos Inversión en gestión de valor añadido.
Intermedios Aumento de las capacidades en
liderazgo y supervisión.

Estrategia
GTT

Procesos Profesionales

Mejoras en la planificación y el control de Mejora de las cualidades y habilidades
las actividades profesionales. Buena comunicación
organización - profesional


¿Cómo mejorar la productividad?

•Acceso a visión estratégica: Actividad - Recursos
•Facilidad de introducir desviaciones en los tiempos de trabajo
•Dotar a los mandos intermedios de capacidad de negociación
•Mecanismos agiles para desplazar profesionales a través de
servicios/turnos/puestos
•Disminuir los costes administrativos en los cambios de
planificación
•Procesos integrados
•Circuitos claros, fáciles y con control de errores


La actividad

•¿Qué hacemos, cuánto hacemos, cuándo lo hacemos?
•Conversión actividad – recursos necesarios
•Carga externa


Gestión de la actividad

•Planificación de presencias mínimas / optimas /reales
•Ratios de Eficiencia
•Cesión/Petición de recursos


Distribución de la actividad

•Planificación de presencias mínimas / optimas /reales
•Ratios de Eficiencia
•Cesión/Petición de recursos
•Control de Presencia y Control de Actividad


La optimización

•Negociación mando – profesional
•Pagos automáticos
•Búsqueda de recursos de menor coste
•Disminución de las contratas
•Aumento de los desplazamientos internos


Planificación futura

•Sin límite de tiempo para la planificación futura
•Gestión de ciclos totalmente automática
•Gestión de fantasmas: unión de necesidades futuras para cubrir con un solo
profesional
•Conciliación vida laboral – personal
•Ajustes en la necesidad


Apoyo a la gestión

•Control y cálculo de vacaciones
•Publicación de Calendarios
•Calendario personal
•Planificación futura
•Gestión de ubicaciones
•Solicitud de permisos
•Avisos vía e-mail y mensajería SMS
•Cálculo de vacaciones
•Gestión de competencias
•Acceso a bolsa laboral - pool


Mejoras laborales

•Control de descansos
•Aumento comunicación profesional – mando intermedio
•Disminución desviaciones en pagos
•Conciliación vida laboral – personal
•Autogestión del tiempo de trabajo
•Planificación futura


Circuitos óptimos

Definiendo la organización

1 Actividad: análisis del pasado, forecast, soluciones verticales

2 Presencias mínimas: función(actividad)

3 Plantilla: definición teórica de la estructura de trabajo

4 Profesionales: Asignación de los profesionales a la plantilla


Operaciones diarias
Imputación de costes

Definición políticas empresariales y Retribución
laborales
Marco normativo

Cambios calendario
Adaptarse al cambio
profesional

Optimización


Sustitutos

Definición políticas empresariales y laborales
Imputación de costes
Pool, canguro,
Pacto Retribución
correturnos
Marco normativo
Bolsa de trabajo Contrato

Cambio Cobertura

Búsqueda del mejor candidato


¿Cuál es el mejor candidato?

•Definición de mis favoritos
•Personal excedente de otros servicios
•Gestión de competencias
•Balance de horas
•Control de descansos


Cuadro de Mando


Análisis de la información


La unión hace la fuerza

Mandos Recursos
Intermedios Humanos

Estrategia
GTT

Profesionales Tecnología


Integración

•Integrado bajo bases de datos MSSQL – Oracle
•Exportación e importación de datos a través de
WebServices – Ficheros – Acceso directo BD
•Integrado con la mayoría de los grandes proveedores
de soluciones de Nómina – Recursos Humanos (Meta 4/ SAP / Seresco ,
etc…)


CDC Software

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Gestión de Tiempo de Trabajo
Frederic Mompou, 5 5ª Planta
08960 Sant Just Desvern
Barcelona (Spain)
Tel.: 902 213 41 // 637 747 880

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