1) O documento discute a implementação de projetos de taxonomia automatizados para organizações, incluindo conceitos de taxonomia e temporalidade documental. 2) É explicado porque as organizações buscam construir suas taxonomias e como elas podem ser usadas para melhorar a recuperação de informações e tomada de decisões. 3) As etapas para implementar um projeto de taxonomia são descritas, incluindo análise de necessidades, proposta, validação, implementação e capacitação.

1. PLANEJAMENTO E IMPLANTAÇÃO DE
PROJETOS DE ESTRUTURAÇÃO DE
TAXONOMIA AUTOMATIZADOS PARA
ORGANIZAÇÕES
Por: Rosália Paraíso Matta de Paula
Sócia Fundadora das Empresas Documentar
www.documentar@documentar.com.br
( )
(31) 3296-4405

2. AGENDA
Conceituando taxonomia e temporalidade documental
Porque as organizações estão em busca da construção
de
d suas t
taxonomia
i
Como utilizar este recurso para dar precisão à
recuperação de informações e à tomada de decisões?
Porque é necessário integrar processos de negócios
com taxonomia e temporalidade documental
Conheça as etapas de implementação de um projeto de
construção de taxonomia
ç
Definição tecnológica para construção e manutenção de
taxonomias e temporalidade documental

3. Conceituando taxonomia e
temporalidade documental

4. Conceito de Taxonomia

5. CONCEITO DE TAXONOMIA
É um ramo da Teoria da Informação ou Ciência
da Informação que incorporou novos conceitos e
processos com a Tecnologia da Informação

6. CONCEITO DE TAXONOMIA
Taxonomia é uma lista
crescente de conceitos e
categorias segundo os
quais se organizam os
conteúdos empresariais.

7. CONCEITO DE TAXONOMIA
Trata-se do
desenvolvimento de uma
tabela de conteúdo,
conteúdo
precisa e intuitiva que
p
permite aos usuários
encontrar mais depressa a
informação que
necessitam,
necessitam apresentando
um mapa contextual dos
resultados da pesquisa
p q
(organizando a informação
relacionada por “mesmo
tema”, “mesmo conceito”,
t ” “ it ”
etc.).

8. Conceito de Tabela de
Temporalidade Documental

9. CRESCIMENTO DA DEMANDA DE ELABORAÇÃO DA
TABELA DE TEMPORALIDADE DOCUMENTAL
Eletrônico
El ô i
Papel

10. RAZÕES QUE DEMANDAM ESTE TIPO DE TRABALHO
♦ necessidade de se
expurgar a coleção
♦ diminuir espaços
físicos ou
eletrônicos
♦ preservar de
forma segura os
registros de valia
i t d li
para a organização

11. O MODELO CONVENCIONAL
♦ Demanda muito
trabalho e longo prazo
para conclusão
♦ Transforma-se numa
responsabilidade da
área de D & I
♦ Cria um relatório
impresso guardado ou
perdido nas gavetas

12. O NOVO MODELO
♦ Trabalho de rápida
á
conclusão
♦ Transforma-se numa
responsabilidade de
todos, sob a controle
t d b t l
da área de D& I
♦ Trata-se de um sistema
automatizado
♦ Minimiza os riscos de
processos, pois é
elaborada por consenso

13. ENTENDENDO CORRETAMENTE O QUE ”NÃO”
NÃO
É A TTD
♦A
Atenção para não confundir uma LISTA
ã ã f di
DE PRAZOS DE RETENÇÃO com uma
TTD

14. ENTENDENDO CORRETAMENTE O QUE ”NÃO”
NÃO
É A TTD
♦ LISTA DE PRAZOS DE RETENÇÃO
APRESENTA:
⇒ Documento ou lote documental
⇒ Data prevista para expurgo
⇒ É definida por qualquer um que esteja
responsável pela remessa ao arquivo
inativo
i ti

15. CONCEITUANDO CORRETAMENTE O QUE “É” A TTD
É
♦ INSTRUMENTO DE GESTÃO
DOCUMENTAL QUE VISA:
⇒ Monitorar de forma segura e
automatizada, por espécie
documental relacionada a área
usuária, que acervo deverá ser
preservado a luz de uma
metodologia de consenso

16. O INSTRUMENTO DEVERÁ INFORMAR:
Á
♦ O que deverá ser retido ou guardado
¨
♦ P quanto tempo d
Por t t deverá ser mantido
á tid
♦ De quem é a responsabilidade da guarda
♦ Em que mídia será preservado
Opera como um sistema e não mais como um
relatório impresso e eventualmente consultado
l tó i i t l t lt d

17. INFLUÊNCIA NO NEGÓCIO EMPRESARIAL
♦ Minimização de riscos e custos
ç
operacionais

18. P i õ tã
Porque as organizações estão
em busca da construção de
suas Taxonomia

19. CONTEXTUALIZANDO A TAXONOMIA
Delphi Group revela que 84% do conteúdo das
empresas com presença global são textuais,
dispersos em servidores Web, dentro dos
p ,
departamentos ou nos desktops dos
Funcionários”.
Algumas intranets corporativas em 2002 eram
tão grandes quanto toda a Internet em 1996 –
grandes,
(Intitute for the future).

20. CONTEXTUALIZANDO A TAXONOMIA
Profissionais gastam
35% do seu tempo
d t
produtivo procurando por
informações online.
40% deles não consegue
dele ão o e e
encontrar, nas Intranets de
suas empresas, as
informações que eles
precisam para realizar suas
tarefas diz o W ki
t f di Working
Council of CIOs .

21. CONTEXTUALIZANDO A TAXONOMIA
Com a globalização e a Internet
Internet,
as organizações precisam de
tecnologias p
g para administrar sua
comunicação e os repositórios
de conhecimentos.
Além disso, os relacionamentos
disso
com o mercado levam a um
contexto heterogêneo, gerando
um conhecimento abundante,
diversificado, importante para o
negócio e desatualizável numa
velocidade jamais vivida.

22. CONTEXTUALIZANDO A TAXONOMIA

23. Como utilizar este recurso para dar
C tili t d
p
precisão à recuperação de
p ç
informações e à tomada de
decisões?

25. NATUREZA DAS INFORMAÇÕES
Conteúdos de
natureza endógena
exógena
Textuais /Bases de
Dados /Aplicações
/Pessoais
Real-time/dinâmicas/
estáticas
Sem padrão
Segurança

26. OTIMIZAÇÃO DE RESULTADOS ATRAVÉS
Ç
DO CONTROLE DE VOCABULÁRIO
Velocidade de recuperação da
informação
ç
Baixa revocação com alta
precisão
Confiabilidade/credibilidade na
base de dados corporativa
Processo indutivo gerando
conhecimento
Compartilhamento ativo do
capital intelectual corporativo
Dentre outros…

27. Porque é necessário
q
integrar processos de negócio
com t taxonomia e
i
temporalidade documental

29. C h t d
Conheça as etapas de
implementação de um projeto
de construção de Taxonomia
ç

30. METODOLOGIAS UTILIZADAS
Existem várias formas de se construir
uma taxonomia:
Utilizando taxonomias pré existentes no
pré-existentes
mercado
Seguindo o macrofluxo do processo
empresarial
Utilizando um processo de negócio extratégico
para a organização
Focando em bancos de dados pré existentes
pré-existentes
na organização (bibliotecas/arquivos)

31. PASSO A PASSO
1 Análise
áli
dados a cerca da infra estrutura do local
infra-estrutura
aplicabilidade da taxonomia que está
em uso (
(quando existente)
d i t t )
necessidades dos usuários (coleção específica)
área de atuação da empresa
á ã
análise dos processo de negócio
necessidades, expectativas e finalidade
do produto que vai ser entregue.

32. PASSO A PASSO
2 Tecnologia
Avaliar se o programa que está sendo
utilizado fornece interfaces com outras
bases
se é amigável
se possui escalabilidade
Suporta customizações que sejam
definidas
possui recursos para atender as
necessidades de uma estrutura de
classificação.

33. PASSO A PASSO
3 Proposta de reestruturação
Propor ao cliente uma nova
reestruturação da Taxonomia de acordo
com os dados que foram levantados na
o o d do e fo le t do
análise da situação atual e de acordo com
a avaliação tecnológica.

34. PASSO A PASSO
4 Validação
Validar junto ao cliente a nova
reestruturação de conceitos e
agrupamentos
Validar junto ao cliente a proposta
V lid j li
tecnológica

35. PASSO A PASSO
5 Prototipar
Proposta validada
Teste
Te te de f
funcionalidade do modelo por
io lid de odelo o
amostragem
Aprovação da modelagem

36. PASSO A PASSO
6 Implementar
implementar seguindo os critérios
estabelecidos na modelagem
disponibilizar para o uso

37. PASSO A PASSO
7 Capacitação
Treinamento para manutenção da
taxonomia implantada - inclusão de
novos te
o o termos e / o atualização d b e
o ou t li ão da base
de dados

38. Definição tecnológica para
construção e manutenção da
taxonomia e TTD

39. DEFINIÇÃO E MODELAGEM TECNOLÓGICA

40. Necessidades de tecnologias para implantação do projeto

41. MODELAGEM BÁSICA CONCEITUAL DA SOLUÇÃO
TECNOLÓGICA DOCUMENTAR
Ó
GESTOR PMI
CAMADA
METODOLOGIA GERIR
TAXONOMIA TTD / DOCNET
MAPEAMENTO REGISTROS DE GERENCIAMENTO CONTENT INTERFACE INTERFACE
DE DE EMAIL MANAGER ERP , CRM e USUARIOS
GERENCIAMENTO
OUTROS PESQUISAS
PROCESSOS DE RISCOS CORPORATIVO GED

42. PRESSUPOSTO BÁSICO
Análise interna dos recursos tecnológicos
visando a potencialização do uso da
i d t i li ã d d
tecnologia já utilizada e/ou outros
recursos a serem adquiridos (Taxonomia,
d i id (T i
TTD, Content Management, GED,
workflow, COLD COM
workflow COLD, COM, sistema híbrido
etc.)

43. TECNOLOGIAS UTILIZADAS
Algumas tecnologias voltadas p
g g para este
tema, possibilitam criar automaticamente as
taxonomias a partir de tópicos de negócio e
classificar toda a informação.
l ifi t d i f ã
Estes aplicativos ainda são capazes de
classificar todos os documentos pelos vários
ramos do conhecimento estruturado

44. TECNOLOGIAS UTILIZADAS
Os sistemas têm mecanismos de leitura e
análise para fornecer de forma automática os
conceitos de uma taxonomia pré-concebida ou
aceitar uma nova construção manual.
ç
Os softwares atuais utilizam de regras de
classificação sofisticadas, como booleana,
ç , ,
palavra-chave, por repositório e categorização
estatística.

45. TECNOLOGIAS UTILIZADAS
Uso de dicionário
associado aos termos
com regras fonéticas
é
multilíngüe.
Buscas por apelidos,
em palavras com erros
ortográficos,
ortográficos por
fonética, por radicais, por
expressões p
p próximas,
com velocidade
independente do número
de acessos

46. TECNOLOGIAS UTILIZADAS
Pontos importantes das ferramentas
Redefinição
das regras de
eg as
categorização
de documentos

47. TECNOLOGIAS UTILIZADAS
Pontos importantes das ferramentas
Facilidades
F ilid d
para adicionar
novos tó i
tópicos
ou subtópicos

48. TECNOLOGIAS UTILIZADAS
Pontos importantes das ferramentas
Otimização
da estrutura
da taxonomia
para
adequação às
regras de
negócio

49. TECNOLOGIAS UTILIZADAS
Pontos importantes das ferramentas
A SOLUÇÃO DEVE OFERECER ACESSO ÀS
à INFORMAÇÕES RÉCEM PUBLICADAS
Indexação contínua
Ajustar se
Ajustar-se às freqüências de
atualização dos repositórios
Permitir indexação por demanda
Fazer indexação por lotes

50. TECNOLOGIAS UTILIZADAS
Pontos importantes das ferramentas
A SOLUÇÃO DEVE SUPORTAR VÁRIOS
IDIOMAS
Se adaptar às internacionalizações
Alcançar outros mercados
Unificar o acesso às bases de
informações corporativas

51. PLAYERS

52. IMPORTÂNCIA DA PARTICIPAÇÃO
Ç
HUMANA NO TRABALHO
Com toda tecnologia, ainda
a presença do profissional de
informação é fundamental na
construção e manutenção de
uma taxonomia.
Encontrar o nível ótimo de
quot;granulação dos dados - o
granulação dadosquot;
coeficiente entre a
g
generalização e o detalhe -
ç
também constitui um desafio
que exige elementos de
arbitrariedade e habilidade
humanas.

53. Quais são os seus cenários
futuros ?

54. APLICAÇÕES DE TAXONOMIA
Gestão D
G tã Documental Corporativa
t lC ti
Inteligência Competitiva
Sites de e-commerce
Portais Corporativos
Gestão de Conteúdo
Projetos de BI
Gestão do Conhecimento
dentre outras aplicações

55. APLICAÇÕES DE TAXONOMIA
As taxonomias,
taxonomias
quando usadas para
uma Intranet podem
p
refletir muitas vezes a
estrutura
organizacional e de
o i io l
conhecimento e podem
ajudar a identificar
possíveis melhorias na
sua forma de funcionar.

56. APLICAÇÕES DE TAXONOMIA
Uma das aplicações mais importantes da
taxonomia no mundo corporativo é reconhecer o
quot;raciocínioquot; que permite que funções ligadas à
gestão do conhecimento (knowledge
management), como a inferência e o
armazenamento, sejam parcialmente
automatizadas.

57. APLICAÇÕES DE TAXONOMIA
Pode ajudar na criação
de um mapa explícito e
funcional da base de
conhecimento de uma
organização auxiliando
na avaliação e na
administração dos
ativos digitais e da
propriedade intelectual
da empresa

58. PERGUNTAS?
Endereço: Rua Barão de Macaúbas
460,
460 20o andar
d
30350-090 – Belo Horizonte – MG
Fonefax: (31) 3296 4405
( )
site: www.documentar.com.br
e-mails:
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