Este documento fornece uma introdução à metodologia de gestão de documentos e informações. Resume os principais conceitos como diagnóstico, tabela de temporalidade documental, procedimentos operacionais, organização e manutenção de documentos. Explica como aplicar esta metodologia para organizar e gerenciar documentos de forma eficiente em uma empresa.
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Gestão de Documentos - Metodologia Documentar
1. METODOLOGIA DE
GESTÃO DE
DOCUMENTOS E
INFORMAÇÕES
Ç
Claudiane Nazário
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2. Diagnóstico
Conceito
• METODOLOGIA DE GESTÃO DE DOCUMENTOS
• DIAGNÓSTICO
Ó
• ANÁLISE DE PROCESSOS
• TABELA DE TEMPORALIDADE DOCUMENTAL
• TAXONOMIA
• PROCEDIMENTOS OPERACIONAIS
• ORGANIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
• COMO TRATAR DOCUMENTOS ELETRÔNICOS
• MANUTENÇÃO
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3. Metodologia de Gestão
• Gestão da Informação
Processo que consiste nas atividades de busca,
identificação, classificação, processamento,
armazenamento e di
t disseminação d i f
i ã de informações,
õ
independentemente do formato ou meio em que se
encontra.
encontra Com o objetivo de subsidiar a tomada de
decisão das pessoas que dela necessitam.
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4. Metodologia de Gestão
• Gestão Documental
É todo o processo relacionado ao recebimento,
guarda, tramitação e recuperação dos documentos
que suportam as atividades operacionais, fi i e
t ti id d i i finais
estratégicas de uma Empresa, área ou
departamento,
departamento visando a recuperação de
informações de maneira ágil e integrada.
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5. Metodologia de Gestão
Consiste na definição dos passos necessários para
viabilizar o planejamento e a implantação de uma
solução para a gestão de documentos e informações
de
d uma empresa, visando a recuperação precisa d
i d ã i dos
recursos informacionais relevantes para o negócio,
independente da mídia onde os mesmos estejam.
A metodologia GERIR tem uma visão corporativa
g p
baseada nos processos de negócios e é
implementada com o apoio de tecnologias
específicas.
específicas
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8. Diagnóstico
Conceito
• Processo complexo de coleta e análise das
informações em determinado contexto com o
contexto,
objetivo de identificar problemas e demandas,
visando propor soluções.
p p ç
• Desta forma, é um instrumento que informa e orienta
os gestores sobre o que deve ser mantido e o que
precisa ser alterado na empresa, para que esta
tenha condições de maximizar a utilização dos
recursos disponíveis, ou seja, produzir mais com
menos.
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9. Tabela de Temporalidade Documental
Conceito
Um instrumento norteador da metodologia que
estabelece o prazo d guarda d documentação d
t b l de d da d t ã da
Empresa, em suas fases de arquivamento,
considerando o valor desta informação e a
responsabilidade pelo armazenamento.
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10. Tabela de Temporalidade Documental
• Esse instrumento norteia a operação do processo de
tratamento documental estando, portanto, diretamente
relacionado com o método d d
l i d ét d de dossiê d assunto. i t é
iê de t isto é,
agrupamento de todos os documentos sobre determinado
assunto, independente do seu tipo documental
(correspondência, d
( dê i documentos pessoais, projetos,
t i j t
relatórios, cronogramas, contratos, propostas etc.)
• A T.T.D. permite controlar e rastrear os documentos,
evitando desnecessária retenção de documentos nas
estantes do acervo ativo intermediário e inativo
ativo, inativo,
racionalizando espaço e custos de manutenção do
processo documental e aumentando a segurança na
tomada de decisões
decisões.
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11. Tabela de Temporalidade Documental
Ciclo de vida da documentação
• A temporalidade está relacionada ao ciclo de
vida dos documentos
documentos, de acordo com as
características das fases de arquivamento da
documentação:
FASE FASE FASE
ATIVA INTERMEDIÁRIA INATIVA
Documentação que Documentação que Documentação que
possui alta freqüência de possui consulta mediana, possui baixa freqüência
uso e deve ser mantida devendo ainda de uso, devendo ser
na área de trabalho. permanecer próximo à mantida, por motivos
área de trabalho. fiscais, legais ou
históricos.
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12. Tabela de Temporalidade Documental
Finalidade da TTD
• Definir
D fi i prazos d
de
retenção para os
documentos
• Otimizar espaço de
armazenamento de
físicos ou eletrônicos
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13. Procedimentos Operacionais
Conceito
• Os procedimentos operacionais descrevem a
forma de tratamento do acervo a fim de facilitar a
acervo,
implantação da metodologia de Gestão Informacional
na empresa.
• Os procedimentos estabelecidos devem ser
dinâmicos e atender às necessidades e realidades
de cada área e portanto devem ser revistos e
e, portanto,
atualizados, periodicamente, para que atinjam seu
objetivo.
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14. Procedimentos Operacionais
Procedimentos Gerais:
• São procedimentos que dão suporte à implantação
da metodologia de tratamento documental.
Procedimentos Específicos:
•Os procedimentos que descrevem, detalhadamente, as
atividades a serem executadas para organização de um
item documental, com forma de organização mais
criteriosa. A necessidade de descrição desses
procedimentos é identificada na elaboração da T.T.D.,
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15. Organização de documentos
Triagem
• Análise criteriosa da documentação de arquivos,
visando estabelecer sua destinação de acordo com
destinação,
seus valores probatórios e informativos com o
objetivo de identificar e retirar todos aqueles com
j q
prazo de arquivamento vencido ou em duplicidade.
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16. Organização de documentos
Forma de organização
• Para cada item documental descrito na TTD existe
um campo forma de organização. Neste está
organização Neste,
indicada a forma como os documentos ficam
dispostos na p
p pasta. No caso de uma organização
g ç
mais detalhada, é descrito um procedimento
específico para a tarefa e o mesmo é indicado neste
campo, para que o responsável pelo arquivo possa
consultá-lo.
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17. Organização de documentos
Forma de organização
Número de Forma de
Descrição
Ordem Organização
Alfabética Os documentos são separados por assuntos principais,
secundários, tipos documentais, nomes de pessoas ou empresas,
1.
conforme o caso, e estes ficam ordenados alfabeticamente dentro
das pastas.
Cronológica Os documentos são ordenados nas pastas em ordem de data,
2.
2 crescente ou decrescente avaliando a melhor forma de
decrescente,
recuperação e arquivamento.
Numérica Os documentos são ordenados nas pastas em ordem numérica
3. seqüencial, crescente ou decrescente, avaliando a melhor forma
para recuperação e arquivamento.
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18. Organização de documentos
Classificação de documentos
• Os documentos devem ser classificados conforme a
estrutura definida, adotando dos seguintes passos:
– Analisar os documentos identificando o
assunto/item documental ao qual pertence.
– Identificar e reunir os documentos dispersos que
compõem um assunto específico sob a forma de
p p
dossiê.
– Ordenar os arquivos por ordem de seus
indexadores
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19. Organização de documentos
Plano de Arquivo
• O Plano de Arquivo é o instrumento de controle
da documentação armazenada em pastas e
d d t ã d t
caixas contidas nos arquivos.
• E o espelho do mesmo.
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20. Organização de documentos
Identificação
As informações contidas na etiqueta devem retratar
bem o conteúdo das pastas Identificar na etiqueta
p q
informações que possibilitem agilidade na
recuperação do documento
INF
Licença do Microsoft
Licença de Uso de Software Word 2005
Licença do Microsoft Word
2005
Doc1.doc
Licença
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21. Arquivos Eletrônicos
Estes arquivos/documentos devem ser gerenciados através
da Tabela de Temporalidade Documental da área. É preciso
p p
verificar a necessidade de imprimir os arquivos/documentos
para serem anexados ao seu respectivo dossiê ou se
podem ser mantidos em suas pastas eletrônicas.
d id l ô i
Nota: Um documento somente deverá ser impresso se o
mesmo exigir assinatura Os documentos impressos para
assinatura.Os
análise ou verificação devem ser descartados tão logo
cumpram sua função.
p ç
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24. Manutenção
Atendimento a auditorias
• 1 – Id ifi
Identificar na TTD os d
documentos passíveis d
í i de
auditoria e fiscalização.
• 2 – R li
Realizar auditorias períodicas na d
dit i í di documentação,
t ã
visando identificar pontos não-conformes, bem como
não conformidades potenciais.
• 3 – Manter disponíveis controles de empréstimo e
entrada e saída de documentos.
• 4 – Verificar o resultado de auditorias anteriores.
• 5 – Manter os documentos F/L prontamente
recuperáveis. (cadastrados, organizados e
)
identificados).
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25. Manutenção
Auditoria de Gestão Documental
• Acessar todos os i
A d instrumentos d controle d
de l da
metodologia, elaborados para suportar a gestão
informacional.
– Taxonomias, TTD, PO etc.
• Elaborar lista de verificação e controle de qualidade
qualidade.
CAMPO NOME DESCRIÇÃO
1 C (Conforme)
2 NC (Não Conforme)
( )
Indicar percentual de itens conformes ou
3 % (Percentual de itens)
não conformes.
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26. Manutenção
Auditoria de Gestão Documental
• Elaborar um Relatório de Auditoria caso alguma das
situações abaixo seja identificada:
– A Tabela de Temporalidade não atenda a 100% dos Itens
de Verificação e Controle de Qualidade.
– Os Procedimentos Operacionais Básicos e Específicos não
atendam a 100% dos Itens de Verificação e Controle de
Qualidade.
– O tratamento dos acervos não atenda a 100% dos Itens de
Verificação e Controle de Qualidade.
– A taxonomia não atenda a 100% dos Itens de Verificação e
Controle de Qualidade.
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