Gestão de Documentos - Metodologia Documentar

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Palestra sobre Gestão de Documentos, ministrada pela consultora Claudiane Nazário, dando continuidade ao projeto da disciplina “Gestão da Informação e Conhecimento” do curso de Biblioteconomia da UFMG.

Publicada em: Tecnologia, Negócios
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Gestão de Documentos - Metodologia Documentar

  1. 1. METODOLOGIA DE GESTÃO DE DOCUMENTOS E INFORMAÇÕES Ç Claudiane Nazário www.documentar.com.br
  2. 2. Diagnóstico Conceito • METODOLOGIA DE GESTÃO DE DOCUMENTOS • DIAGNÓSTICO Ó • ANÁLISE DE PROCESSOS • TABELA DE TEMPORALIDADE DOCUMENTAL • TAXONOMIA • PROCEDIMENTOS OPERACIONAIS • ORGANIZAÇÃO DE DOCUMENTOS • COMO TRATAR DOCUMENTOS ELETRÔNICOS • MANUTENÇÃO www.documentar.com.br
  3. 3. Metodologia de Gestão • Gestão da Informação Processo que consiste nas atividades de busca, identificação, classificação, processamento, armazenamento e di t disseminação d i f i ã de informações, õ independentemente do formato ou meio em que se encontra. encontra Com o objetivo de subsidiar a tomada de decisão das pessoas que dela necessitam. www.documentar.com.br
  4. 4. Metodologia de Gestão • Gestão Documental É todo o processo relacionado ao recebimento, guarda, tramitação e recuperação dos documentos que suportam as atividades operacionais, fi i e t ti id d i i finais estratégicas de uma Empresa, área ou departamento, departamento visando a recuperação de informações de maneira ágil e integrada. www.documentar.com.br
  5. 5. Metodologia de Gestão Consiste na definição dos passos necessários para viabilizar o planejamento e a implantação de uma solução para a gestão de documentos e informações de d uma empresa, visando a recuperação precisa d i d ã i dos recursos informacionais relevantes para o negócio, independente da mídia onde os mesmos estejam. A metodologia GERIR tem uma visão corporativa g p baseada nos processos de negócios e é implementada com o apoio de tecnologias específicas. específicas www.documentar.com.br
  6. 6. Modelo de Gestão www.documentar.com.br
  7. 7. Etapas da Metodologia www.documentar.com.br
  8. 8. Diagnóstico Conceito • Processo complexo de coleta e análise das informações em determinado contexto com o contexto, objetivo de identificar problemas e demandas, visando propor soluções. p p ç • Desta forma, é um instrumento que informa e orienta os gestores sobre o que deve ser mantido e o que precisa ser alterado na empresa, para que esta tenha condições de maximizar a utilização dos recursos disponíveis, ou seja, produzir mais com menos. www.documentar.com.br
  9. 9. Tabela de Temporalidade Documental Conceito Um instrumento norteador da metodologia que estabelece o prazo d guarda d documentação d t b l de d da d t ã da Empresa, em suas fases de arquivamento, considerando o valor desta informação e a responsabilidade pelo armazenamento. www.documentar.com.br
  10. 10. Tabela de Temporalidade Documental • Esse instrumento norteia a operação do processo de tratamento documental estando, portanto, diretamente relacionado com o método d d l i d ét d de dossiê d assunto. i t é iê de t isto é, agrupamento de todos os documentos sobre determinado assunto, independente do seu tipo documental (correspondência, d ( dê i documentos pessoais, projetos, t i j t relatórios, cronogramas, contratos, propostas etc.) • A T.T.D. permite controlar e rastrear os documentos, evitando desnecessária retenção de documentos nas estantes do acervo ativo intermediário e inativo ativo, inativo, racionalizando espaço e custos de manutenção do processo documental e aumentando a segurança na tomada de decisões decisões. www.documentar.com.br
  11. 11. Tabela de Temporalidade Documental Ciclo de vida da documentação • A temporalidade está relacionada ao ciclo de vida dos documentos documentos, de acordo com as características das fases de arquivamento da documentação: FASE FASE FASE ATIVA INTERMEDIÁRIA INATIVA Documentação que Documentação que Documentação que possui alta freqüência de possui consulta mediana, possui baixa freqüência uso e deve ser mantida devendo ainda de uso, devendo ser na área de trabalho. permanecer próximo à mantida, por motivos área de trabalho. fiscais, legais ou históricos. www.documentar.com.br
  12. 12. Tabela de Temporalidade Documental Finalidade da TTD • Definir D fi i prazos d de retenção para os documentos • Otimizar espaço de armazenamento de físicos ou eletrônicos www.documentar.com.br
  13. 13. Procedimentos Operacionais Conceito • Os procedimentos operacionais descrevem a forma de tratamento do acervo a fim de facilitar a acervo, implantação da metodologia de Gestão Informacional na empresa. • Os procedimentos estabelecidos devem ser dinâmicos e atender às necessidades e realidades de cada área e portanto devem ser revistos e e, portanto, atualizados, periodicamente, para que atinjam seu objetivo. www.documentar.com.br
  14. 14. Procedimentos Operacionais Procedimentos Gerais: • São procedimentos que dão suporte à implantação da metodologia de tratamento documental. Procedimentos Específicos: •Os procedimentos que descrevem, detalhadamente, as atividades a serem executadas para organização de um item documental, com forma de organização mais criteriosa. A necessidade de descrição desses procedimentos é identificada na elaboração da T.T.D., www.documentar.com.br
  15. 15. Organização de documentos Triagem • Análise criteriosa da documentação de arquivos, visando estabelecer sua destinação de acordo com destinação, seus valores probatórios e informativos com o objetivo de identificar e retirar todos aqueles com j q prazo de arquivamento vencido ou em duplicidade. www.documentar.com.br
  16. 16. Organização de documentos Forma de organização • Para cada item documental descrito na TTD existe um campo forma de organização. Neste está organização Neste, indicada a forma como os documentos ficam dispostos na p p pasta. No caso de uma organização g ç mais detalhada, é descrito um procedimento específico para a tarefa e o mesmo é indicado neste campo, para que o responsável pelo arquivo possa consultá-lo. www.documentar.com.br
  17. 17. Organização de documentos Forma de organização Número de Forma de Descrição Ordem Organização Alfabética Os documentos são separados por assuntos principais, secundários, tipos documentais, nomes de pessoas ou empresas, 1. conforme o caso, e estes ficam ordenados alfabeticamente dentro das pastas. Cronológica Os documentos são ordenados nas pastas em ordem de data, 2. 2 crescente ou decrescente avaliando a melhor forma de decrescente, recuperação e arquivamento. Numérica Os documentos são ordenados nas pastas em ordem numérica 3. seqüencial, crescente ou decrescente, avaliando a melhor forma para recuperação e arquivamento. www.documentar.com.br
  18. 18. Organização de documentos Classificação de documentos • Os documentos devem ser classificados conforme a estrutura definida, adotando dos seguintes passos: – Analisar os documentos identificando o assunto/item documental ao qual pertence. – Identificar e reunir os documentos dispersos que compõem um assunto específico sob a forma de p p dossiê. – Ordenar os arquivos por ordem de seus indexadores www.documentar.com.br
  19. 19. Organização de documentos Plano de Arquivo • O Plano de Arquivo é o instrumento de controle da documentação armazenada em pastas e d d t ã d t caixas contidas nos arquivos. • E o espelho do mesmo. www.documentar.com.br
  20. 20. Organização de documentos Identificação As informações contidas na etiqueta devem retratar bem o conteúdo das pastas Identificar na etiqueta p q informações que possibilitem agilidade na recuperação do documento INF Licença do Microsoft Licença de Uso de Software Word 2005 Licença do Microsoft Word 2005 Doc1.doc Licença www.documentar.com.br
  21. 21. Arquivos Eletrônicos Estes arquivos/documentos devem ser gerenciados através da Tabela de Temporalidade Documental da área. É preciso p p verificar a necessidade de imprimir os arquivos/documentos para serem anexados ao seu respectivo dossiê ou se podem ser mantidos em suas pastas eletrônicas. d id l ô i Nota: Um documento somente deverá ser impresso se o mesmo exigir assinatura Os documentos impressos para assinatura.Os análise ou verificação devem ser descartados tão logo cumpram sua função. p ç www.documentar.com.br
  22. 22. Organização de documentos Arquivos Eletrônicos www.documentar.com.br
  23. 23. Manutenção www.documentar.com.br
  24. 24. Manutenção Atendimento a auditorias • 1 – Id ifi Identificar na TTD os d documentos passíveis d í i de auditoria e fiscalização. • 2 – R li Realizar auditorias períodicas na d dit i í di documentação, t ã visando identificar pontos não-conformes, bem como não conformidades potenciais. • 3 – Manter disponíveis controles de empréstimo e entrada e saída de documentos. • 4 – Verificar o resultado de auditorias anteriores. • 5 – Manter os documentos F/L prontamente recuperáveis. (cadastrados, organizados e ) identificados). www.documentar.com.br
  25. 25. Manutenção Auditoria de Gestão Documental • Acessar todos os i A d instrumentos d controle d de l da metodologia, elaborados para suportar a gestão informacional. – Taxonomias, TTD, PO etc. • Elaborar lista de verificação e controle de qualidade qualidade. CAMPO NOME DESCRIÇÃO 1 C (Conforme) 2 NC (Não Conforme) ( ) Indicar percentual de itens conformes ou 3 % (Percentual de itens) não conformes. www.documentar.com.br
  26. 26. Manutenção Auditoria de Gestão Documental • Elaborar um Relatório de Auditoria caso alguma das situações abaixo seja identificada: – A Tabela de Temporalidade não atenda a 100% dos Itens de Verificação e Controle de Qualidade. – Os Procedimentos Operacionais Básicos e Específicos não atendam a 100% dos Itens de Verificação e Controle de Qualidade. – O tratamento dos acervos não atenda a 100% dos Itens de Verificação e Controle de Qualidade. – A taxonomia não atenda a 100% dos Itens de Verificação e Controle de Qualidade. www.documentar.com.br

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