Guía municipal para la rendición de cuentas. Padem, Ministerio de Autonomía y Ministerio de Transparencia. Bolivia. 2011

3. 2da Edición año 2012

4. GUIA MUNICIPAL PARA LA RENDICION DE CUENTAS
Tabla de contenidos
1. PRESENTACIÓN 5
2. ¿QUÉ ES LA RENDICIÓN DE CUENTAS MUNICIPAL? 8
3. ¿PARA QUÉ SIRVE LA RENDICIÓN DE CUENTAS MUNICIPAL? 8
4. ¿LA RENDICIÓN DE CUENTAS ES UN DERECHO O UNA OBLIGACIÓN? 10
5. ¿CUÁNDO SE RINDE CUENTAS? 11
6. ¿CÓMO SE ARTICULA LA RENDICIÓN DE CUENTAS AL CICLO
DE GESTIÓN MUNICIPAL? 12
7. ¿QUIÉNES RINDEN CUENTAS? 15
7.1. Actores 15
7.2. Roles 16
8. ¿EN QUÉ CONSISTE EL PROCESO DE RENDICIÓN DE CUENTAS? 17
8.1. Principios 17
8.2. Características del proceso 18
8.3. Proceso 18
9. ¿CÓMO REALIZAR LA AUDIENCIA PÚBLICA DE RENDICIÓN DE
CUENTAS? 21
10. ¿QUÉ NORMAS REGULAN LA TRANSPARENCIA Y RENDICIÓN
DE CUENTAS? 22
11. ANEXOS:
Herramientas para el manejo de la información y rendición de cuentas 23
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5. GUIA MUNICIPAL PARA LA RENDICION DE CUENTAS
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6. GUIA MUNICIPAL PARA LA RENDICION DE CUENTAS
1.
PRESENTACIÓN
El gobierno municipal, como parte de la estructura del Estado, es el gobierno que está más
cerca de la gente y de sus necesidades. Por eso mismo, las personas perciben con mayor
facilidad una buena o mala gestión. Estamos más cerca de las obras y de las políticas públicas
que ejecuta nuestra alcaldía, que de las obras y políticas públicas del gobierno departamental
o del gobierno nacional.
Y sin embargo, esto no es suficiente. En el nuevo modelo constitucional, la participación
ciudadana va más allá de mirar los resultados de una gestión. La participación tiene que
ver con ser parte de los procesos de planificación y evaluación. Tiene que ver con acordar
una visión plural del desarrollo de nuestro municipio. Tiene que ver con información
oportuna, suficiente y transparente. Tiene que ver con un gobierno municipal y con una
gestión municipal que se construye desde abajo hacia arriba.
La rendición de cuentas municipal, más allá de ejercer control sobre el trabajo de nuestras
autoridades, es parte de una serie de mecanismos que asegura una relación constructiva,
inclusiva y efectiva entre la estructura municipal y las ciudadanas y ciudadanos.
La legitimidad de las autoridades municipales es apenas un resultado más de los procesos
participativos y la rendición de cuentas. Otros resultados son, por ejemplo, autoridades
municipales cercanas a la gente y sus problemas, políticas públicas acordes a las necesidades
y tiempos de la población, personas que trabajan junto a su alcaldesa o alcalde fortaleciendo
la cohesión social.
No cabe duda de que la gestión municipal es compleja y enfrenta grandes retos. Por eso es
mejor no andar solas ni solos. Es mejor ir bien acompañados. Así, el camino resulta más
ancho, la marcha más amena, y la victoria, más dulce y satisfactoria.
Claudia Peña Claros
MINISTRA DE AUTONOMÍAS
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7. GUIA MUNICIPAL PARA LA RENDICION DE CUENTAS
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8. GUIA MUNICIPAL PARA LA RENDICION DE CUENTAS
INTRODUCCIÓN
La presente guía para la Rendición de Cuentas, es una herramienta técnica que
intenta mejorar la planificación de la gestión pública municipal, generando trans-
parencia y cumpliendo con obligaciones legales.
La Constitución Política del Estado establece como obligación de cada autoridad
pública el rendir cuentas, siendo ésta una evaluación constante en todas las insti-
tuciones públicas. El Ministerio de Transparencia Institucional y Lucha Contra la
Corrupción, a través de la Política Nacional de Transparencia y Lucha Contra la
Corrupción, crea herramientas técnicas y metodológicas para implementar esta
obligación constitucional.
En la gestión 2007, cinco fueron las entidades que implementaron el proyecto pilo-
to del programa de transparencia. En 2008 fueron 34 entidades que implementa-
ron la rendición de cuentas en su gestión, 74 entidades en la gestión 2009 ingre-
saron a este proceso, incluidos los 20 ministerios del Órgano Ejecutivo que por pri-
mera vez en la historia de Bolivia hicieron conocer sus resultados de gestión de
forma directa a las organizaciones sociales y sociedad civil. En la gestión 2011 ya
han rendido cuentas públicamente 114 gobiernos municipales, sumándose a esta
obligación constitucional.
El 22 de julio del año 2009, es publicada la Política Nacional de Transparencia y
Lucha Contra la Corrupción, creando ejes o áreas de acción preventiva y antico-
rrupción, siendo una de estas el fortalecimiento a la participación ciudadana, ins-
taurando las audiencias públicas para la rendición de cuentas de los actores públi-
cos.
La rendición pública de cuentas fortalece la gobernabilidad, da a conocer a la
población las actividades, acciones, dificultades y decisiones tomadas, genera con-
fianza entre autoridades y población, fortifica el derecho a la participación y brin-
da información sobre aspectos económicos, administrativos, técnicos y políticos.
Carlos Camargo Ticona
VICEMINISTRO DE PREVENCIÓN, PROMOCIÓN DE ÉTICA
Y TRANSPARENCIA
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9. GUIA MUNICIPAL PARA LA RENDICION DE CUENTAS
2.
¿QUE ES LA RENDICIÓN DE
CUENTAS MUNICIPAL?
La rendición de cuentas municipal es un proceso que contempla un conjunto de
acciones planificadas, acerca de temas económicos, sociales, técnicos y
administrativos, con la finalidad de informar a la población acerca de las acciones
y los resultados de la gestión municipal.
La rendición de cuentas es una práctica de buen gobierno, que reune a todos
los sectores sociales del municipio para fomentar la transparencia en la gestión
pública y promover la participación ciudadana.
3.
¿PARA QUÉ SIRVE
LA RENDICIÓN DE
CUENTAS MUNICIPAL?
Los actores locales que desarrollan acciones de rendición de cuentas contribuyen
a la consolidación de la gobernabilidad democrática en el municipio, a partir de
la conformación de espacios de diálogo y de encuentro entre la población y su
gobierno local.
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10. GUIA MUNICIPAL PARA LA RENDICION DE CUENTAS
La rendición de cuentas no consiste en un acto público para
juzgar a las autoridades municipales, es un proceso en el
que los actores involucrados realizan una evaluación
conjunta de su desempeño. Este proceso tiene la finalidad
de fortalecer las instituciones locales en su relación con
la población.
Llevar adelante el proceso de rendición de cuentas
conlleva múltiples beneficios, entre ellos:
Fortalece la gobernabilidad local, se fortalece la acción conjunta
entre las autoridades, los/as representantes de las organizaciones
sociales y la población en general para plantear y proponer
soluciones a los problemas del desarrollo. Contribuyendo de esta
manera a la gobernabilidad democrática y a la confianza entre las
instituciones públicas y la población.
Contribuye a mejorar la gestión local del desarrollo. Mediante
los aportes se contribuye al mejoramiento de la gestión pública en
la toma de decisiones, el manejo de los recursos, y la provisión de
servicios, entre otros. La gestión es más eficiente y eficaz cuando
se conocen los aportes y las prioridades de la población y la
articulamos en la gestión local.
Mejora la comunicación entre autoridades y población. Los
espacios públicos de rendición de cuentas permiten que las
autoridades informen sobre los resultados de su gestión y sobre
los problemas y limitaciones que enfrentan para no cumplir con
las metas, con lo que logran reconocimiento de la población.
Mejora la legitimidad de las autoridades. Con la rendición de
cuentas mejora la credibilidad y confianza de las autoridades, a
partir de prácticas de transparencia y gestión democrática que
promueve compromisos entre las autoridades y la población.
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11. GUIA MUNICIPAL PARA LA RENDICION DE CUENTAS
Resumiendo, el proceso de rendición de cuentas promueve la
corresponsabilidad de autoridades y población respecto a la
gestión municipal, fortalece vínculos entre actores y facilita el
ejercicio transparente de la gestión pública municipal.
4.
¿LA RENDICIÓN DE CUENTAS
ES UN DERECHO O UNA
OBLIGACIÓN?
El proceso de rendición de cuentas implica obligaciones y derechos para todos
los actores.
Los actores que rinden cuentas tienene la obligación de:
Promover la participación ciudadana
Ordenar y preparar información actualizada
Brindar información actualizada
Convocar de manera amplia a todos los sectores del municipio
Atender consultas sobre la información generada
Atender sugerencias para mejorar la gestión
Los derechos de los actores involucrados son:
Acceder a la información municipal
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12. GUIA MUNICIPAL PARA LA RENDICION DE CUENTAS
Analizar la información municipal
Socializar la información municipal en sus comunidades y/o
organizaciones de base
Asistir y participar activamente de las audiencias públicas
Proponer, recomendar, opinar en base a la información municipal
acciones o iniciativas para mejorar la gestión municipal, como
ciudadano o desde el rol del control social
5.
¿CUÁNDO SE RINDE CUENTAS?
El objetivo es extraer lecciones aprendidas desde un balance del
año que pasó, un avance al año en curso e identificar los retos
del siguiente año. De esta manera la rendición de cuentas
tendrá un fin evaluativo y proyectivo, para mejorar y rectificar.
De acuerdo a la norma, se debe rendir cuentas al menos dos
veces al año1, de tal manera de informar sobre todas las áreas en
las que el municipio tiene responsabilidad. Ajustando esta
obligación al ciclo de gestión municipal, es recomendable realizar
al menos las siguientes rendiciones de cuentas:
En junio, con la finalidad de informar los resultados del primer
semestre de la gestión fiscal. Informe necesario para iniciar el
proceso de planificación participativa para que permita conocer
los avances y proyectar el cierre de gestión.
1 Ley Marco de Autonomías y
Descentralización, Nº 031 de 19 de
julio de 2010, Artículo 141º En enero-febrero, con la finalidad de dar a conocer los resultados
de la gestión en relación a las metas anuales propuestas y verificar
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13. GUIA MUNICIPAL PARA LA RENDICION DE CUENTAS
los impactos de la gestión municipal en términos del mejoramiento
en la calidad de vida de la población.
En algunos municipios, el número de audiencias públicas de rendición de cuentas
han sido trimestrales o cuatrimestrales. El número dependerá de la autoridad
municipal, sin descuidar que estos espacios contribuyan a informar y sean de
beneficio para la población.
6.
¿CÓMO SE ARTICULA LA
RENDICIÓN DE CUENTAS AL
CICLO DE GESTIÓN
MUNICIPAL?
Los espacios de rendición de cuentas no constituyen eventos
aislados de la gestión municipal, más bien representan procesos que
están estrictamente articulados a la gestión municipal
participativa. Por cuanto su contenido se relaciona directamente
con la información de los resultados de la gestión municipal, tanto
de los resultados parciales como los finales.
El ciclo de gestión municipal considera como principio la
participación y la transparencia, en este esquema el proceso de rendición de
cuentas contribuye y alimenta el eje de control a la gestión municipal (Ver gráfico
Nº1). Los espacios de rendición de cuentas considerados como espacios de
encuentro, discusión y análisis permiten brindar información acerca de los
resultados de gestión desde el ejecutivo municipal, el concejo municipal, los
sectores educación y salud, y desde el propio control social.
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14. GUIA MUNICIPAL PARA LA RENDICION DE CUENTAS
Gráfico Nº 1
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15. GUIA MUNICIPAL PARA LA RENDICION DE CUENTAS
La gestión municipal en el año fiscal se inicia con la conformación de un primer
espacio de rendición de cuentas, con la finalidad de brindar información sobre
los resultados de la gestión precedente en el mejoramiento de la calidad de vida.
Este informe de gestión es cualitativo y complementario al informe financiero
que arroja el proceso de elaboración de estados financieros (Balance general,
estado de resultados). Ambos permiten analizar e interpretar de manera integral
los resultados de la gestión.
El segundo momento de rendición de cuentas es aquel que permite informar
sobre los avances de la gestión fiscal; es decir, los resultados parciales en relación
a las metas y objetivos anuales. El propósito de informar sobre los avances de
la gestión contribuye en gran medida al inicio del proceso de planificación
operativa anual para la siguiente gestión, por cuanto brinda información esencial
para conocer los resultados de los temas programados y también sobre aquello
que falta por ejecutar. En este espacio se conocen y analizan los resultados
parciales de gestión para proyectar su ejecución total en caso de un
cumplimiento satisfactorio y también permitirá realizar los ajustes necesarios
sea cuantitativos o cualitativos, con la finalidad de cumplir con las metas hasta
fin de año.
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16. GUIA MUNICIPAL PARA LA RENDICION DE CUENTAS
7.
¿QUIÉNES RINDEN CUENTAS?
En la rendición de cuentas, los diferentes
actores y la población conocen y analizan la
información proporcionada, con el objeto de
vigilar el uso de recursos públicos, brindar
recomendaciones y propuestas que mejoren
la gestión municipal.
7.1 Actores
En el municipio rinden cuentas diferentes actores:
El/la alcalde/sa municipal: en su calidad de máxima autoridad del
órgano ejecutivo municipal
Los/as concejales/as municipal: en calidad de integrantes del
órgano legislativo municipal
Responsables municipales de los sectores: salud y educación
Comité de Vigilancia : en calidad de representantes de los vecinos
Representantes de las organizaciones sociales: mujeres, jóvenes,
comunidades campesinas, asociaciones de productores y otros
Población en general
El éxito de todo proceso de rendición de cuentas radica en el compromiso y
responsabilidad compartida de todos los actores, para lo cual es necesario que
exista voluntad de diálogo de los actores.
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17. GUIA MUNICIPAL PARA LA RENDICION DE CUENTAS
7.2 Roles
El/la alcalde/sa municipal debe ser el actor que lidera el proceso
de rendición de cuentas, debe proveer la información sobre la
gestión municipal y sus resultados, y además de promover la
participación activa de las organizaciones sociales y de la población
en general.
El alcalde convoca a todos los actores involucrados y a la población
a participar del acto público y brinda información a la población
sobre el sentido de la rendición de cuentas.
Este actor organiza el proceso de rendición de cuentas, prepara la
información, elabora la agenda del acto público, conduce el acto público,
presenta la información, anota las participaciones, registra las
recomendaciones, atiende las consultas y elabora la memoria del evento.
Los/as concejales/as municipales son los actores que, en su rol
de fiscalización, deben preparar y presentar la información
sobre los resultados de su gestión de fiscalización a la gestión
municipal y sobre los resultados de su gestión legislativa
(ordenanzas, resoluciones aprobadas y en curso, propuestas e
iniciativas legislativas de la población).
Responsables municipales de salud y educación, son los
actores que en su rol de encargados de estos sectores deben
preparar y presentar la información sobre los resultados de los
servicios de salud y de educación en relación a los planes del sector
aprobados.
Control Social, en su rol de vigilantes de la gestión municipal deben
preparar y presentar información sobre los resultados de sus
acciones de control social a la gestión del municipio.
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18. GUIA MUNICIPAL PARA LA RENDICION DE CUENTAS
Representantes de las organizaciones sociales y población en
general, tienen la responsabilidad de recibir, conocer y analizar la
información sobre la gestión municipal que se les brinda en la
rendición de cuentas.
Asimismo, tienen la responsabilidad de promover la participación
de sus organizaciones de base en el proceso de rendición de
cuentas, promocionar la convocatoria, canalizar las propuestas o
iniciativas de sus representados en el acto público y difundir los
resultados de la rendición de cuentas entre sus representados.
8.
¿EN QUÉ Matriz
Informe de
CONSISTE EL
de
gestión
información
Convocatoria
PROCESO
rendición de
cuentas
DE
RENDICIÓN
DE CUENTAS?
8.1 Principios
El proceso de rendición de cuentas debe garantizar:
Acceso a la información
Transparencia Participación
Igualdad Respeto a la población
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19. GUIA MUNICIPAL PARA LA RENDICION DE CUENTAS
8.2 Características del proceso
El proceso de rendición de cuentas es permanente e integral dentro de la gestión
municipal, todos los actores involucrados deben contribuir a que se cumplan las
siguientes características:
El proceso de rendición de cuentas dura todo el año, no se reduce
sólo al evento de la audiencia pública de rendición de cuentas,
todo el proceso contempla actividades antes, durante y después
de la audiencia pública.
Se brinda información de la gestión municipal, esto implica facilitar
información no sólo de la ejecución del presupuesto sino aquella
concerniente a la gestión en general: resultados, impactos en la
calidad de vida, debilidades y dificultades.
Se prepara información amplia y oportuna, esto significa que la
información que se entrega en la rendición de cuentas debe
responder a las demandas y expectativas de la población. Por lo
que el análisis y la preparación de la información debe ser, sobre
la contribución de la gestión municipal al mejoramiento de la
calidad de vida de la población.
La rendición de cuentas busca mejorar la gestión municipal,
mediante la participación de todos/as para alcanzar un desarrollo
que recoja las expectativas y necesidades de la población,
particularmente de aquella tradicionalmente excluida o discriminada.
8.3 Proceso
Como se ha señalado, la rendición de cuentas es un proceso
permanente, que contribuye al carácter transparente de la
gestión municipal a lo largo de todo el año fiscal. El
proceso tiene diferentes acciones encadenadas y
continuas que se describen a continuación:
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20. GUIA MUNICIPAL PARA LA RENDICION DE CUENTAS
1. Organización de la información
Ordenamiento de la información pública de la gestión municipal:
registro de los documentos de sustento conforme a las matrices
de información. (Anexos 1, 2 y 3).
Selección y edición de la información pública para rendición de
cuentas
Articular con los actores involucrados en el proceso de rendición
de cuentas
Preparar convocatoria amplia e inclusiva a la audiencia pública de
la rendición de cuentas. (Anexo 9).
2. Difusión de la información de la gestión municipal
Brindar acceso a la información de la gestión municipal en base al
detalle de las matrices de información.
Difundir ampliamente el proceso de rendición de cuentas
3. Análisis de la información
Conformar en el municipio espacios de análisis y de determinación
de resultados sobre la información municipal de las diferentes
áreas, con los técnicos municipales y actores involucrados.
Preparar los informes de gestión conforme a los Anexos 4
(Ejecutivo Municipal), 5 (Educación), 6 (Concejo Municipal), 7
(Control Social) y 8 (Salud).
Elaborar con los actores involucrados la agenda, metodología y
reglas de juego
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21. GUIA MUNICIPAL PARA LA RENDICION DE CUENTAS
Conformar una comisión para la organización logística del evento
4. Rendición de cuentas
Desarrollo de la audiencia pública: Conducción, diálogo, debate, y
esclarecimiento sobre los diferentes aspectos de la gestión
municipal; y sobre el cumplimiento de los compromisos y
obligaciones de la población.
Firma del Acta de la audiencia pública de rendición de cuentas
(Anexo 10).
Difusión de los resultados de la audiencia pública hacia la población
en general.
5. Seguimiento
Retroalimentar la gestión municipal con las iniciativas y
recomendaciones de la población
Promocionar la educación y participación ciudadana en el proceso
de rendición de cuentas
Promover que los actores locales cumplan con sus compromisos
asumidos en el presupuesto participativo.
Definir en el ejecutivo municipal las responsabilidades para el
monitoreo y seguimiento del proceso
Mantener informada a la población sobre el desarrollo de la gestión
municipal
En este esquema, la primera y segunda acción hacen a la transparencia de la
gestión municipal, son acciones para brindar información de la gestión en todo
momento. La tercera, cuarta y quinta acción hacen a la apertura del gobierno
municipal por evaluar la gestión y asimismo recoger propuestas, sugerencias
para mejorarla.
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22. GUIA MUNICIPAL PARA LA RENDICION DE CUENTAS
9.
¿CÓMO REALIZAR
LA AUDIENCIA
PÚBLICA DE
RENDICIÓN DE CUENTAS?
Estos espacios que constituyen momentos de encuentro entre las autoridades
municipales y la población, demandan concentrarse en actividades antes,
durante y después de la audiencia pública.
Antes
Diseñar y difundir una amplia convocatoria
Articular y comprometer la participación de los actores
involucrados con el proceso de rendición de cuentas
Elaboración de la agenda, preparación de materiales a ser difundidos,
definir la metodología y reglas de juego de la audiencia pública
Preparación de la logística del evento
Durante
Registro de los participantes
Puesta en marcha de la audiencia pública conforme a la agenda
Exposición de la información preparada sobre la gestión municipal
Espacio para el intercambio, comentarios, preguntas y aportes
Registro de las participaciones, comentarios, recomendaciones de
todas las intervenciones
Después
Difundir los resultados
Realizar el seguimiento de las recomendaciones
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23. GUIA MUNICIPAL PARA LA RENDICION DE CUENTAS
10.
¿QUÉ NORMAS
REGULAN LA
TRANSPARENCIA Y
RENDICIÓN DE CUENTAS?
El proceso de rendición de cuentas busca ser parte de la cultura y práctica
democrática en la gestión de los distintos niveles de gobierno, por ello queda
establecido como derecho de la población en la Constitución Política del Estado.
Artículo 21º, numeral 6
Las bolivianas y los bolivianos tienen derecho a acceder a la información,
interpretarla, analizarla y comunicarla libremente, de manera individual o colectiva.
Artículo 235º, numeral 4
Rendir cuentas sobre las responsabilidades económicas, técnicas, políticas y
administrativas en el ejercicio de la función pública.
Artículo 241º numerales I y II
El pueblo soberano, por medio de la sociedad civil organizada, participará en
el diseño de las políticas públicas.
La sociedad civil organizada ejercerá el control social a la gestión pública en
todos los niveles de Estado…
Artículo 242º numeral 4
La participación y el control social implica, además de las previsiones
establecidas en la Constitución y la ley:
4. Generar un manejo transparente de la información y del uso de los recursos
en todos los espacios de la gestión pública. La información solicitada por el
control social no podrá denegarse, y será entregada de manera completa, veraz,
adecuada y oportuna.
5. Política Nacional de Transparencia y Lucha contra la Corrupción D.S. 0214.
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24. GUIA MUNICIPAL PARA LA RENDICION DE CUENTAS
11.
ANEXOS Herramientas para el manejo de la información y rendición de cuentas
¿Cómo están estructuradas las tengan los 4750 comprobantes determinados en la columna
(3), y que los respaldos magnéticos coincidan con la
matrices de información? información remitida al Ministerio de Economía y Finanzas.
Responsabilidad. Establece la unidad organizacional y el
Cada matriz cuenta con diez columnas: funcionario responsable de la documentación encontrada.
7. Unidad Organizacional. Se registra la unidad organizacional
1. Control. Expone la existencia o no del documento. Si se en la que se encuentra el documento. En el ejemplo este
cuenta con el documento parcial o total se incluye el campo podría indicar Dirección Administrativa Financiera o
carácter “ ”, la inexistencia se refleja con “ ”. Por ejemplo: Unidad de Contabilidad.
en entrevista se establece que los manuales de
8. Nombre del Funcionario y Cargo. Esta columna establece
procedimientos debieran ser 14 y sólo se cuenta
qué funcionario es responsable de la custodia de la
físicamente con 5; en la columna (1) se registrará “ ” a
información encontrada y el cargo. Continuando el ejemplo,
pesar de no contar con todos los manuales, si no se
indicará Juana Pérez-Contadora.
encontrara ninguno de los 14 documentos se llenará el
cuadro con “ ”. 9 Estado del Documento: I=Incompleto. C=Completo. Define
la situación de cada ítem en el proceso de obtención de los
2. No. Numeración correlativa. Establece el número de
documentos. Básicamente se llena en función a la diferencia
referencia del archivo o documento en cada matriz.
entre unidades establecidas (4) y las unidades físicas
Es importante que cuando se organice la información, el verificadas (5), es decir, se asume que un ítem es completo
número de matriz y este número de ítem se escriba o se cuando se ha verificado la existencia de todas las unidades
pegue en cada documento recopilado. Ejemplo: las libretas establecidas.
bancarias nombradas en la matriz 1, ítem 17.g. se
Dependiendo de la importancia que se le dé a la copia
codificarán con “1-17.g” para facilitar su ubicación.
digital, la columna (6) podría incidir en la calificación. En el
3. Archivo/Documento. Denominación del documento a ser ejemplo de comprobantes contables es fundamental que se
verificado. Al final de cada matriz se describe el cuente con los respaldos magnéticos, su carencia calificaría
Archivo/Documento y su referencia normativa. de Incompleto “I” al ítem. En cambio, si analizamos las
Ordenanzas Municipales, el hecho de contar con todas las
Organización de la Información. Registra la cantidad de unidades físicas verificadas, califican de Completo “C” el
documentos establecidos, el número de documentos físicos ítem, sin que importe el número de unidades digitales
verificados y su versión digital. encontradas.
4. Unidades Establecidas. Determina la cantidad de 10 Observaciones. Permitirá describir entre otros aspectos: el
documentos que deberían existir para cada ítem. Ejemplo: criterio de calificación de la columna de Estado del
si se tiene la numeración correlativa de comprobantes de Documento (9). Considerando que las autoridades actuales
contabilidad de la gestión 2005 del 1 al 850, del 2006, del y electas requieren información resumida gerencial, la
1 al 910, del 2007 del 1 al 980, del 2008 del 1 al 990 y del redacción de las observaciones debe ser breve. Si se
2009 del 1 al 1020 se asume que el número de unidades requiriera ampliar las observaciones, se derivará al Informe
establecidas debiera ser la suma de todos los de asistencia técnica, mediante “notas”. Para finalizar el
comprobantes: 4750, este es el dato que se registra en el ejemplo esta columna podría indicar: “Incompleto: no se
campo (4). tienen 325 comprobantes físicos de la gestión 2005. Ver
5 Unidades Físicas Verificadas. Establece los documentos Nota Nº” y la nota en el informe de asistencia técnica dirá:
encontrados y verificados para cada ítem. Siguiendo con el “Nota Nº: el desglose por años del ítem Comprobantes
ejemplo, se estableció que se debía contar con 4750 contables establecidos es el siguiente: 2005 del 1 al 850;
comprobantes contables para los cinco años de gestión, sin 2006 del 1 al 910; 2007 del 1 al 980; 2008 del 1 al 990; y
embargo en la verificación a detalle se encontró que de la 2009 del 1 al 1020, haciendo un total de 4750, no se
gestión 2005 solo se tenían 325 comprobantes. El dato que encontraron 325 comprobantes de la gestión 2005:
corresponde incorporar en la columna (5) es de 4425. números x,y,z,”.
6 Unidades Digitales Verificadas. En este ítem se registra la Al final de cada matriz, se indicará la fecha de elaboración y
existencia de la versión digital de cada documento formal. firmará el Asistente Técnico y todos y cada uno de los
En el ejemplo, se debieran recabar y verificar que los Responsables de la custodia de la información extractados de la
“backups” del SINCON (Sistema Integrado de Contabilidad) columna (8).
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25. GUIA MUNICIPAL PARA LA TRANSPARENCIA Y RENDICION DE CUENTAS
Anexo 1 MATRIZ DE INFORMACIÓN
ÁREA: ADMINISTRATIVA-FINANCIERA
CONTROL GUBERNAMENTAL
GESTIÓN:.................................................... PERIODO DE LA REVISIÓN: DE.......................................................................... HASTA..........................................................................
1. Resoluciones Administrativas: Emitidas para aprobar disposiciones internas al gobierno municipal, como ser
reglamentos, estrategias, modificaciones presupuestarias u otras propias del ejecutivo municipal. (Ley 2028, Artículo 44º
numeral 4).
2. Reglamentos de Control Gubernamental: Procedimientos de control posterior elaborados por la Unidad de Auditoría
Interna de la municipalidad o de la mancomunidad (Ley 1178).
Organización de la Información Responsabilidad Estado del
Documento 3. Informes SAYCO y Auditoria: Documentos de auditoría en general, de auditoría SAYCO, del cumplimiento de las
Control Nº ARCHIVO / DOCUMENTO Observaciones
Unidades Unidades Físicas Unidades Unidad Nombre del I = Incompleto recomendaciones, observaciones y compromisos del gobierno municipal. (Ley 1178, Artículo 15º y 16º).
(1) (2) (3) Establecidas Verificadas Digitales Organizacional Funcionario y C = Completo (10)
(4) (5) Verificadas (6) (7) Cargo (8) (9) 4. Auditorias operativas de recursos IDH: Los gobiernos municipales beneficiarios de estos recursos deben presentar los
estados financieros auditados sobre las ejecución de los recursos institucionales y auditorias operativas sobre el
CONTROL GUBERNAMENTAL cumplimiento de sus programas operativos anuales, con pronunciamiento expreso sobre la utilización y destino de los
recursos provenientes del IDH (D.S. 28421).
1 Resoluciones Administrativas ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA Y GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS
2 Reglamentos del Sistema de Control Gubernamental 5. Reglamento específico del Sistema de Administración de Personal: Reglamento para el funcionamiento del sistema de
administración de personal en el marco de las normas básicas vigentes y de la estructura organizacional, aprobado
mediante Resolución y compatibilizado por la Dirección General de Normas de Gestión Pública (Normas Básicas del
3 Informes SAYCO y de Auditoria Sistema de Administración de Personal D. S. 26115, Artículo 6º inciso i).
6. Organigrama del gobierno municipal: Estructura organizacional del gobierno municipal aprobado por Resolución.
4 Auditorias operativas de recursos IDH (Normas Básicas del Sistema de Organización Administrativa R. S. 217055, Numeral 15).
7. Manual de Organización y Funciones: Instrumento de descripción de cargos y funciones basado en la estructura
ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA Y GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS organizacional del gobierno municipal. (Normas Básicas del Sistema de Organización Administrativa R. S. 217055,
Numeral 15).
5 Reglamento especifico del Sistema de Administración de Personal
8. Manual de procesos: Documento operativo para la administración de personal, aprobado por Resolución Administrativa.
(Normas Básicas del Sistema de Organización Administrativa R. S. 217055, Numeral 15).
6 Organigrama del gobierno municipal
9. Carpetas de los procesos de reclutamiento y selección del personal: Comprende todo el proceso desde requerimiento
de personal hasta la contratación. (Normas Básicas del Sistema de Administración de Personal D. S. 26115, Artículo
7 Manual de Organización y Funciones 18º, numerales I y II).
8 Manual de Procesos 10. Información de Recursos Humanos: Información del personal permanente, como ser, files individuales del personal,
planillas de sueldos, aportes e impositivos, inventario del personal y otras que se consideren importantes. (Normas
Básicas del Sistema de Administración de Personal D. S. 26115, Artículo 45º incisos del a al d).
9 Carpetas de los procesos de reclutamiento y selección del personal
ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
Información de recursos humanos: 11. Reglamento específico del Sistema de Crédito Público: Reglamento para el funcionamiento del sistema de crédito
público, en el marco de las normas básicas vigentes y de la estructura organizacional, aprobado mediante Resolución
a. - Files del Personal y compatibilizado por la Dirección General de Normas de Gestión Pública (Normas Básicas del Sistema de Crédito
Público R.S. 218041, Artículo 9º).
10
b.- Planillas de sueldos, aportes patronales e impositivos 12. Reglamento de Operaciones de Tesorería: Reglamento para el funcionamiento de las operaciones del sistema de
tesorería, en el marco de las normas básicas vigentes y de la estructura organizacional, aprobado mediante Resolución
y compatibilizado por la Dirección General de Normas de Gestión Pública (Normas Básicas del Sistema de Tesorería,
c.- Inventario del personal Artículo 7º inciso b).
13. Reglamento específico del Sistema de Contabilidad: Reglamento para el funcionamiento del sistema de contabilidad,
ADMINISTRACIÓN FINANCIERA en el marco de las normas básicas vigentes y de la estructura organizacional, aprobado mediante Resolución y
compatibilizado por la Dirección General de Normas de Gestión Pública (Normas Básicas del Sistema de Contabilidad
11 Reglamento específico del Sistema de Crédito Público Integrada R.S. 222957, Artículo 14º inciso b.).
14. Reglamento específico del Sistema de Presupuestos: Reglamento para el funcionamiento del sistema de presupuestos,
12 Reglamento de Operaciones de Tesorería en el marco de las normas básicas vigentes y de la estructura organizacional, aprobado mediante Resolución y
compatibilizado por la Dirección General de Normas de Gestión Pública (Normas Básicas del Sistema de Presupuestos
13 Reglamento especifico del Sistema de Contabilidad R.S. 225558, Artículo 10º inciso b.).
15. Manual de Procedimientos de Contabilidad, Presupuestos y Tesorería: Procedimientos relacionados a pagos, fondos de
14 Reglamento especifico del Sistema de Presupuestos avance, viáticos, sueldos y aguinaldos, aportes patronales, indemnizaciones, beneficios sociales, caja general, caja
chica, anticipos, reembolsos del SUMI, Fondo de Control Social y otros (Normas Básicas de los Sistema de Contabilidad
Integrada R.S. 222957, Artículo 4º, numeral 6, Sistema de Presupuestos R.S. 225558, Artículo 4º inciso b y Ley 1178
15 Manuales de procedimientos de Contabilidad, Presupuestos y Tesorería
Artículo 13 º inciso a).
16 Contratos y convenios de financiamiento 16. Contratos y convenios de financiamiento: Suscritos con organismos financiadores o de la cooperación internacional
ordenados cronológicamente (Ley 2028, Artículo 115º).
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26. GUIA MUNICIPAL PARA LA TRANSPARENCIA Y RENDICION DE CUENTAS
Anexo 1 MATRIZ DE INFORMACIÓN
ÁREA: ADMINISTRATIVA-FINANCIERA
Organización de la Información Responsabilidad Estado del 17. Documentación en custodia de títulos y valores: Títulos valores como ser, bonos, pólizas de garantía, boletas de
Control Nº ARCHIVO / DOCUMENTO
Documento
Observaciones garantía, letras de cambio, etc. (Norma Básica del Sistema de Tesorería, Artículo 32º inciso c).
Unidades Unidades Físicas Unidades Unidad Nombre del I = Incompleto
(1) (2) (3) Establecidas Verificadas Digitales Organizacional Funcionario y C = Completo (10) 18. Información presupuestaria, contable y de tesorería: documentos, archivos físico y magnético (Norma Básica del
(4) (5) Verificadas (6) (7) Cargo (8) (9) Sistema de Contabilidad Integrada R.S. 222957, Artículo 14º inciso b).
17 Documentación en Custodia de Títulos y Valores a. Estados Financieros e información complementaria (a nivel de subcuenta)
Estados Financieros e información complementaria: incluye Balance General, Estado de Recursos y Gastos
Información presupuestaria, contable y de tesorería: Corrientes, Estado de Flujo de Efectivo (método directo), Estado de Cambios en el Patrimonio Neto, Estado de
Ejecución del Presupuesto de Recursos (resumen por rubros a nivel institucional), Estado de Ejecución del
a.- Estados Financieros e información complementaria Presupuesto de Gastos (resumen por partidas a nivel institucional), Cuenta Ahorro-Inversión-Financiamiento
(CAIF). Las entidades que utilizan el Sistema Integrado de Contabilidad (SINCON) deben adicionar reportes de
ejecución presupuestaria bruta de recursos y de gastos.
b.- Ejecuciones presupuestarias mensuales de ingresos y gastos
Desagregaciones
c.- Programación de Flujos de Caja de recursos y gastos Inversiones financieras a corto plazo/largo plazo, exigible a corto plazo/largo plazo, obligaciones a corto/largo
plazo, deuda pública, detalle de activos fijos (bienes de uso) y su depreciación, cuadro resumen de activos fijos y
d.- Extractos bancarios de las cuentas fiscales cuadro resumen de bienes de consumo.
Adjuntos
18 e.- Comprobantes de contabilidad de ingresos y gastos Notas a los estados financieros, informes de auditoría (interna y/o externa), conciliaciones bancarias de todas las
cuentas registradas en el TGN a nombre del gobierno municipal y si corresponde libretas de la CUT al cierre del
f.- Talón de chequeras ejercicio fiscal; balance de comprobación de sumas y saldo; e índice numerado y toda la documentación foliada
(numerada).
g.- Libretas bancarias Respaldo de la documentación presentada
• Nota firmada por la máxima autoridad ejecutiva y/o el responsable del área administrativa financiera.
h.- Nómina de los funcionarios autorizados a operar en los bancos
• Resolución del Concejo Municipal de aprobación de los Estados Financieros, expresando en forma clara
y pronunciamiento de la instancia de participación y control social. (D.S. 24447, Artículo 14º, parágrafos
i.- POA y presupuestos anuales aprobados I y II, D.S. 26564, Artículo 7º).
j.- Reformulaciones del POA y Presupuestos b. Ejecuciones presupuestarias mensuales de ingresos y gastos: En medio impreso a nivel institucional y en medio
magnético en forma detallada desagregada por estructura programática, fuente de financiamiento, organismo
financiador y modificaciones presupuestarias, por rubro y objeto de gasto, adjuntando conciliaciones bancarias, con
Información de ingresos municipales: sus respectivas notas de remisión a la Dirección General de Contabilidad Fiscal del Ministerio de Economía y
Finanzas Públicas (Reglamento de la Inmovilización de Recursos D.S. 27848, Artículo 4º; Resolución Ministerial Nº
a.- Reglamento de Procedimientos de Cobranza 115, D.S. Nº 772).
c. Programación de Flujos de Caja de recursos y gastos: Son los pronósticos de ingresos y egresos que se proyectan
b.- Normativa municipal de tasas, patentes y contribuciones especiales ejecutar de manera mensual considerando el comportamiento histórico y esperado de los diferentes rubros y
partidas de gasto (Norma Básica del Sistema de Tesorería, Artículo 27º).
c.- Procedimientos para el cobro de ingresos no tributarios d. Extractos bancarios de las cuentas fiscales de la municipalidad (Norma Básica del Sistema de Tesorería, Artículo
19 23º).
d.- Catastro Municipal e. Comprobantes de contabilidad de ingresos y egresos: comprobantes que deben estar respaldados con la
documentación de las operaciones realizadas (Norma Básica del Sistema de Contabilidad Integrada R.S. 222957,
e.- Padrón de contribuyentes Artículo 24º).
f. Talón de chequeras: De todas las cuentas fiscales del municipio (Norma Básica Sistema de Tesorería, Artículo 32º
f.- Procesos de Fiscalización inciso b).
g. Libretas bancarias: Detallando el movimiento de ingreso, salida y saldo de las cuentas bancarias (Norma Básica
g.- Procedimiento del Plan de Pagos Sistema de Tesorería, Artículo 24º inciso c).
h. Nómina de los funcionarios autorizados a operar en los bancos, indicando las atribuciones y firmas autorizadas
ADMINISTRACIÓN BIENES Y SERVICIOS (Norma Básica Sistema de Tesorería, Artículo 180º).
i. Programa de Operaciones Anual – POA y presupuesto: Documentos correspondientes a la gestión, incluidos
20 Reglamento específico del Sistema de Bienes y Servicios respaldos magnéticos del Sistema de Formulación Presupuestaria Municipal – SFPM, elaborados en el marco de
las normas básicas, aprobados por el Concejo Municipal y con nota de presentación al Ministerio de Economía y
21 Manuales de procedimientos de contrataciones Finanzas Públicas. (Ley 2028, Artículo 44º numeral 10).
j. Reformulaciones del POA y presupuesto: Son modificaciones o cambios al presupuesto anual aprobado y deben
22 Programa Anual de Contrataciones (PAC) contar con los respaldos de la reformulación. (Norma Básica Sistema de Presupuesto R.S. 225558, Artículo 28º).
23 Reporte de los procesos de adquisición y/o contratación de bienes y servicios
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27. GUIA MUNICIPAL PARA LA TRANSPARENCIA Y RENDICION DE CUENTAS
Anexo 1 MATRIZ DE INFORMACIÓN
ÁREA: ADMINISTRATIVA-FINANCIERA
19. Información de Ingresos Municipales
Organización de la Información Responsabilidad Estado del
Documento
Control Nº ARCHIVO / DOCUMENTO Unidades Unidades Físicas Unidades Unidad Nombre del I = Incompleto
Observaciones a. Reglamento de Procedimientos de Cobranza: Establecen procedimientos de cobro de ingresos tributarios y no
(1) (2) (3) Establecidas Verificadas Digitales Organizacional Funcionario y C = Completo (10) tributarios de la Hacienda Pública Municipal. (Ley 2028, Artículo 44º numeral 4 y 5).
(4) (5) Verificadas (6) (7) Cargo (8) (9)
b. Normativa municipal de Tasas, patentes y contribuciones especiales: ordenanzas u otras disposiciones aprobadas
24 Carpetas de proceso de contrataciones de bienes o servicios por el Concejo Municipal. (Ley 2028, Artículo 12º, numeral 10; Ley 031, Artículo 33º párrafo I, numeral 3 inciso d).
c. Procedimientos para el cobro de ingresos no tributarios: Resoluciones de aprobación de alquileres, contribuciones
25 Reglamento de Administración de Activos Fijos para la mejora, indemnizaciones por daños, multas u otros. (Ley 031, Artículo 105º, numeral 3 y 4).
d. Catastro Municipal: registro catastral conforme a reglas técnicas y parámetros técnicos que los gobiernos
Información de activos fijos: municipales llevan para organizar y administrar el catastro municipal. (Ley 031, Artículo 82º, parágrafo IV).
e. Padrón de contribuyentes: para cobro de ingresos tributarios, incluidos respaldos digitales de sus sistemas de
a.- Inventario de activos fijos administración tributaria SIIM, RUAT, otros. (Ley 2028, Artículo 103º).
26
b.- Revaluó de activos fijos f. Procesos de Fiscalización: Archivo con los procesos de fiscalización realizados.
g. Procedimiento del Plan de Pagos. (Ley 2492, Artículo 55º).
c.- Documentación de propiedad de inmuebles y vehículos ADMINISTRACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
27 Reglamento de Administración de Almacenes 20. Reglamento específico del Sistema de Bienes y Servicios: Reglamento para el funcionamiento del sistema de bienes y
servicios, en el marco de las normas básicas vigentes y de la estructura organizacional, aprobado mediante Resolución
y compatibilizado por la Dirección General de Normas de Gestión Pública. (Normas Básicas del Sistema de Bienes y
Información de almacenes: Servicios D.S. 181/2009 Artículo 10º inciso e).
21. Manual de procedimientos de contrataciones: Documento operativo para la contratación de bienes y servicios, aprobado
a.- Inventario de almacenes por Resolución Administrativa. (Normas Básicas del Sistema de Bienes y Servicios D.S. 181/2009 Artículo 10º inciso c).
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22. Programa Anual de Contrataciones: Plan anual de compras de bienes y contratación de servicios de acuerdo al Programa
b.- Ingreso y salida de almacenes
de Operaciones Anual. (Normas Básicas del Sistema de Bienes y Servicios D.S. 181/2009 Artículo 10º inciso c).
c.- Tarjetas kardex 23. Reporte de procesos de adquisición y/o contratación de bienes y servicios: Detallando la fecha de adjudicación, objeto,
beneficiario, modalidad de contratación, garantías, monto, fecha de vencimiento de contrato y otros. (Normas Básicas
del Sistema de Bienes y Servicios D.S. 181/2009 Artículo 10º inciso c).
24. Carpetas de proceso de contrataciones de bienes o servicios: Archivo de carpetas con documentación respaldatoria de
cada proceso de contratación, que incluya desde la aprobación del inicio del proceso de contratación hasta el contrato
firmado. (Normas Básicas del Sistema de Bienes y Servicios D.S. 181/2009 Artículo 10º inciso c).
25. Reglamento de Administración de Activos Fijos: Disposición sobre procedimientos de control, disponibilidad el uso y el
FIRMA FIRMA FIRMA control de los activos fijos. (Normas Básicas del Sistema de Bienes y Servicios D.S. 181/2009 Artículo 116º Numeral I
inciso a).
26. Información de activos fijos:
a. Inventario de activos fijos: archivos en medio físico y magnético (respaldo del SIAF u otro sistema), con codificación
definida y estado de depreciación de los activos. (Normas Básicas del Sistema de Bienes y Servicios Artículo 119º,
RESPONSABLE DEL LLENADO DE LA MATRIZ DE JEFE INMEDIATO SUPERIOR H.ALCALDE MUNICIPAL DE numeral I). Se debe contemplar en forma separada o incluyente la información sobre Infraestructura y equipamiento
INFORMACIÓN de los establecimientos de salud y de educación y deportes. (Ley 031, Artículo 81º, párrafo III, numeral 2, inciso c).
b. Revaluó de activos fijos. (Normas Básicas del Sistema de Bienes y Servicios Artículo 119º, numeral II inciso b)
c. Documentación de propiedad de inmuebles y vehículos. (Normas Básicas del Sistema de Bienes y Servicios
Artículo 116º, numeral I inciso c)
27. Reglamento de Administración de Almacenes: Procedimientos que garanticen el control de los bienes de consumo
NOMBRE: NOMBRE: NOMBRE: (Normas Básicas del Sistema de Bienes y Servicios D.S. 181/2009 Artículo 116º Numeral I inciso a).
28. Información de almacenes:
a. Inventario de almacenes: codificados, clasificados según orden lógico. (Normas Básicas del Sistema de Bienes y
CARGO: CARGO: Servicios Artículo 136º, numeral II).
b. Ingreso y salida de almacenes. (Normas Básicas del Sistema de Bienes y Servicios Artículo 128º, numeral I y
Artículo 135º numeral I).
c. Tarjetas kardex: como medida de control y movimiento de existencias. (Normas Básicas del Sistema de Bienes y
Servicios Artículo 132º).
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