hệ thống thông tin kế toán

1. Chương 8
Lựa chọn và đánh giá phần
mềm kế toán
1

2. Mục tiêu
• Quá trình lựa chọn 1 phần mềm kế toán
(PMKT)
• Mục tiêu và các công việc trong giai đoạn
thực hiện, chuyển đổi AIS
• Các yếu tố quyết định thành công đến quá
trình phát triển AIS
2

3. Nhân sự tham gia
• Người phát triển PMKT, phát triển hệ thống
• Kế toán viên, kiểm toán viên, nhà quản lý
DN
• Người sử dụng hệ thống
3

4. Phần mềm kế toán
• Phân loại theo mục đích hình thành
– PMKT thương phẩm (package)
– PMKT viết theo yêu cầu sử dụng
• Phân loại theo quy mô
– Quy mô nhỏ
– Quy mô vừa
– ERP
• Phân loại theo nguồn gốc
– Trong nước
– Nước ngoài
4

5. Phần mềm kế toán
PMKT thương phẩm (package)
• Ưu điểm
– Phù hợp với nhiều loại hình
DN
– Tính ổn định cao, cập nhật,
bảo trì và nâng cấp dễ dàng
– Khả năng gian lận trong xử lý
thấp
• Nhược điểm
– Không linh hoạt: sửa chữa
khó khăn
– Không đáp ứng hết được nhu
cầu người sử dụng
PMKT viết theo yêu cầu sử dụng
• Ưu điểm
– Đơn giản
– Phù hợp với yêu cầu sử
dụng của DN
• Nhược điểm
– Chi phí cao
– Tính kiểm soát không cao
– Tính bảo mật và ổn định của
phần mềm không cao
5

6. Phần mềm kế toán
PMKT trong nước
• Ưu điểm
– Chi phí thấp
– Khi chế độ kế toán thay đổi
có thể chỉnh sửa
• Nhược điểm
– Tính chuyên nghiệp thấp
– Khả năng xử lý chưa tốt
– Kiểm soát chưa tốt
PMKT nước ngoài
• Ưu điểm
–
–
–
–
Khả năng xử lý tốt
Tính chuyên nghiệp cao
Tính ổn định cao
Kiểm soát tốt, hạn chế gian
lận
• Nhược điểm
– Chi phí cao
– Khả năng Việt hóa chưa tốt
– Khó khăn khi chế độ kế
toán thay đổi, bổ sung,
điều chỉnh
6

7. Quy trình lựa chọn PMKT
Xác định yêu
cầu
Thu thập các
PMKT
Đáp
ứng
yêu cầu
Có
Ko
Có thể
thay đổi
Có
Tự phát triển
Thu thập các
PMKT
Gửi yêu cầu
cho nhà CC
Đánh giá
Ko
Lựa chọn
7

8. Căn cứ để xác định tiêu chuẩn PMKT
• Căn cứ vào Luật Kế toán:
– Phần mềm có phản ánh được hết các đối tượng Kế
toán không ( Điều 9 );
– Các chữ số và chữ viết có tuân thủ không ( điều 12 ).
– Phần mềm viết có tuân thủ thông tư liên tịch số Số: 55
/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm
2005 của Liên Bộ BỘ NỘI VỤ - VĂN PHÒNG CHÍNH
PHỦ : Hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản.....
8

9. Căn cứ để xác định tiêu chuẩn PMKT
• Căn cứ vào các quyết định của Bô Tài chính
về chế độ Kế toán doanh nghiệp:
– Quyết định số: 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03
năm 2006 Về việc ban hành Chế độ Kế toán DN
– Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 09
năm 2006 Về việc ban hành Chế độ Kế toán Doanh
nghiệp nhỏ và vừa
– Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30 tháng 03 năm
2006 Về việc ban hành Chế độ kế toán hành chính sự
nghiệp
– Quyết định số 214/2000/QĐ-BTC ngày 28 tháng 12
năm 2000 về chế độ kế toán áp dụng cho đơn vị chủ
đầu tư...
9

10. Các tiêu chuẩn đánh giá, lựa chọn PMKT
• Đánh giá khả năng hoạt động của phần mềm
– Đáp ứng yêu cầu thông tin tối thiểu đưa ra
– Đáp ứng yêu cầu thông tin mong muốn
– Khả năng thay đổi để đáp ứng yêu cầu
– Khả năng hoạt động chính xác, ổn định
– Tương thích với các phần mềm hiện tại
– ….
10

11. Các tiêu chuẩn đánh giá, lựa chọn PMKT
• Đáp ứng yêu cầu người sử dụng
– Phù hợp với luật định về chế độ kế toán, các chính sách
kế toán DN đã đăng ký lựa chọn sử dụng:
• biểu mẫu chứng từ sổ sách
• hệ thống tài khoản kế toán
• báo cáo tài chính
 in ra để kiểm tra và lưu trữ tất cả chứng từ, sổ sách và báo cáo
kế toán
11

12. Các tiêu chuẩn đánh giá, lựa chọn PMKT
• Đáp ứng yêu cầu người sử dụng
– Phù hợp với các nội dung đăng ký về chế độ và chính
sách kế toán của DN
• hình thức sổ kế toán
• phương pháp hạch toán hàng tồn kho
• phương pháp xác định giá trị hàng xuất kho
• phương pháp tính khấu hao
• phương pháp tính giá thành sản phẩm
• ......
12

13. Các tiêu chuẩn đánh giá, lựa chọn PMKT
• Đáp ứng yêu cầu người sử dụng
– Yêu cầu về quản lý, thực hiện, điều hành các chính
sách kinh doanh của công ty, vd: yêu cầu về xét duyệt
tín dụng
– Thuận tiện trong quá trình sử dụng: giao diện dễ thao
tác, truy xuất dữ liệu dễ dàng
13

14. Các tiêu chuẩn đánh giá, lựa chọn PMKT
• Đánh giá tính kiểm soát của phần mềm
– Các thủ tục kiểm soát chung
– Các thủ tục kiểm soát nhập liệu
– Kiểm soát quá trình xử lý
– Kiểm soát kết xuất, báo cáo
14

15. Các tiêu chuẩn đánh giá, lựa chọn PMKT
• Đánh giá tính kiểm soát của phần mềm
– Ngăn chặn khả năng tiếp cận, truy cập
trái phép vào phần mềm, vd: bảo mật
PM
– Kiểm soát sao chép dữ liệu, in DL
– Lưu vết đối với từng xử lý
15

16. Các tiêu chuẩn đánh giá, lựa chọn PMKT
• Tính linh hoạt của PM: khả năng thay đổi,
điều chỉnh hoặc thích nghi các tính năng của
PM với nhu cầu người sử dụng
– Khả năng bổ sung, sửa chữa các tài khoản
– Khả năng bổ sung, sửa chữa các chỉ tiêu trên chứng
từ, sổ sách và báo cáo kế toán
– Khả năng bổ sung, thay đổi về mã hàng, danh mục
hàng tồn kho, khách hàng
– Khả năng cập nhật, nâng cấp chương trình về thời
gian
 chi phí phát sinh
16

17. Các tiêu chuẩn đánh giá, lựa chọn PMKT
• Tính ổn định của PM: không xảy ra sai
sót hay lỗi chương trình  độ tin cậy của
PM: được đánh giá trong thời gian thử
nghiệm và thời gian vận hành PM
– Chính xác về mặt tính toán
– Chính xác về mặt lập trình
17

18. Các tiêu chuẩn đánh giá, lựa chọn PMKT
• Đánh giá khả năng hỗ trợ người sử
dụng
– Hỗ trợ thử nghiệm, kiểm tra, huấn luyện
– Hệ thống trợ giúp đầy đủ, tức thời
– Hồ sơ hướng dẫn chi tiết, đầy đủ
– ……
18

19. Các tiêu chuẩn đánh giá, lựa chọn PMKT
• Giá phí của PM: bao gồm nhiều khoản:
– Bản quyền
– Cài đặt
– Hướng dẫn sử dụng
– Chuyển đổi hệ thống
– Bảo hành
– Nâng cấp chương trình
– Mua sắm máy tính và các thiết bị cần thiết để
PM hoạt động
19

20. Các tiêu chuẩn đánh giá, lựa chọn PMKT
• Thông số kỹ thuật của PM
– Các phần mềm cài đặt liên quan, vd: Hệ
quản trị CSDL
– Khả năng làm việc thông qua mạng máy tính
20

21. Các tiêu chuẩn đánh giá, lựa chọn PMKT
• Các yêu cầu khác
– Thông tư liên tịch số 55 /2005/TTLT-BNV-VPCP Hướng dẫn
về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
“4. Phông chữ trình bày văn bản
Phông chữ sử dụng để trình bày văn bản phải là các phông chữ
tiếng Việt với kiểu chữ chân phương, bảo đảm tính trang trọng,
nghiêm túc của văn bản. Đối với những văn bản dùng trong trao
đổi thông tin điện tử giữa các cơ quan, tổ chức của Nhà nước,
phải sử dụng các phông chữ của bộ mã ký tự chữ Việt (phông
chữ tiếng Việt Unicode) theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN
6909:2001."
– Khả năng liên kết với dữ liệu bên ngoài
– Chế độ bảo hành
– Yêu cầu của chương trình về HT phần cứng, phần mềm
21

22. Các tiêu chuẩn đánh giá, lựa chọn PMKT
• Đánh giá nhà cung cấp phần mềm
– Kinh nghiệm thiết lập, tổ chức AIS
– Số lượng khách hàng sử dụng
– Khả năng hỗ trợ sử dụng
– Chi phí
– Khả năng hỗ trợ tài chính
– ……
22

23. Phương pháp lựa chọn
• Định lượng
– Đánh giá tầm quan trọng từng chỉ tiêu
– Cho điểm từng PM theo các chỉ tiêu
– Tính điểm trung bình của từng PM
• Định tính
– Căn cứ vào yêu cầu và mức độ thỏa mãn
yêu cầu mà lựa chọn 1 PM
23

24. 15 bước lựa chọn PMKT có sẵn
(2008, Gloria J. Braunschweig, CMA)
• Giai đoạn 1: chuẩn bị
– Bước 1: Lựa chọn thành viên tham gia đội dự án,
thường không quá 7 thành viên và từ tất cả các khu
vực chức năng trong DN
– Bước 2: Chọn ra Quản lý dự án (Giám đốc DA)
– Bước 3: Đội DA tìm hiểu thông tin về các gói phần
mềm có trên thị trường
– Bước 4: Xây dựng các yêu cầu của DN đối với PM
– Bước 5: Xem xét lại hệ thống hạ tầng CNTT của DN:
phần cứng máy tính, HĐH, mạng máy tính,....
– Bước 6: Xác định xem DN phù hợp với PMKT nào: PM
dành cho DN lớn hay DN vừa và nhỏ
24

25. 15 bước lựa chọn PMKT có sẵn
(2008, Gloria J. Braunschweig, CMA)
• Giai đoạn 2: lập kế hoạch
– Bước 7: Xây dựng khung thời gian của đội DA
•
•
•
•
•
2-6 tháng để lựa chọn PM
1 tháng để bên công ty bán PM lập lịch làm việc
2-6 tháng để hoàn thành PM
2-6 tháng thực hiện các giai đoạn triển khai
Cộng thêm 20% thời gian dự phòng
– Bước 8: Chuẩn bị ngân sách: phần cứng và lắp đặt
phần cứng, bản quyền phần mềm, lắp đặt, bảo trì và
hỗ trợ phần mềm
– Bước 9: Chuẩn bị tài liệu về yêu cầu của DN để gửi
cho các nhà cung cấp PM
25

26. 15 bước lựa chọn PMKT có sẵn
(2008, Gloria J. Braunschweig, CMA)
• Giai đoạn 3: đánh giá
– Bước 10: Gửi tài liệu đã chuẩn bị ở bước 9 đến các
nhà cung cấp phần mềm, tập hợp và đánh giá những
trả lời của nhà cung cấp
– Bước 11: Lựa chọn ra các nhà cung cấp có thể đáp
ứng yêu cầu tốt nhất (không quá 3 NCC)
– Bước 12: Chọn ra 1 hoặc 2 NCC
– Bước 13: Tham khảo danh sách khách hàng của các
NCC
– Bước 14: Yêu cầu NCC chuẩn bị mẫu thử để chạy
trong hệ thống của DN
26

27. 15 bước lựa chọn PMKT có sẵn
(2008, Gloria J. Braunschweig, CMA)
• Giai đoạn 4: mua phần mềm
– Bước 15: Lựa chọn mẫu thử nào thành công
với DN nhất, thực hiện theo thời gian đã lập kế
hoạch, mua và cài đặt PM
27