Nach der beliebten Präsentation für SharePoint 2010 hier nun die Fassung für SharePoint 2013.
Die Präsentation ist die Basisunterlage für unsere SharePoint-Einführungsschulung. Sie richtet sich an Personen, die SharePoint bisher nicht kennen und aus Anwendersicht verstehen wollen, was SharePoint ist und wie man SharePoint einfach, schnell und sinnvoll in Unternehmen und Organisationen nutzen kann.
Folgende Themen werden behandelt:
Einführung SharePoint, Funktionsumfang, Wichtige Begriffe
Team-Arbeitsbereich / Webseite
Listen + Vorlagen / Outlook-Integration
Eigene Verwaltungslisten / Benutzerdefinierte Listen
Dokumente verwalten, erstellen, ablegen
Seitengestaltung/Webparts
Ansichten, Auswertungen, Suche
Grafische Auswertungen - Diagramme
Benachrichtigungen und Workflows
Datenübernahme
WIKI
Benutzerverwaltung/Berechtigungen
Bei Fragen zu SharePoint oder zu dieser Präsentation wenden Sie sich gerne an
Locatech IT Solutions GmbH
Baroperstr. 239b
44227 Dortmund
Deutschland
http://www.locatech.com
Tel: +49 231 9159650
Projektmanagement LPM für Microsoft SharePoint und Office365
SharePoint 2013 Einführung und Anwenderschulung
1. Prozesslösungen für SharePoint - Locatech IT Solutions GmbH, Dortmund - www.locatech.com - Folie 1
SharePoint 2013 für
Anwender
- Verständlich
- Umfassend
- Unmittelbar produktiv
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2. Prozesslösungen für SharePoint - Locatech IT Solutions GmbH, Dortmund - www.locatech.com - Folie 2
Schnell produktiv mit
SharePoint 2013
Einleitung, kurze Vorstellung
Einführung SharePoint, Funktionsumfang, Wichtige Begriffe
Team-Arbeitsbereich / Webseite
Listen + Vorlagen / Outlook-Integration
Eigene Verwaltungslisten / Benutzerdefinierte Listen
Dokumente verwalten, erstellen, ablegen
Seitengestaltung/Webparts
Ansichten, Auswertungen, Suche
Grafische Auswertungen - Diagramme
Benachrichtigungen und Workflows
Datenübernahme
WIKI
Benutzerverwaltung/Berechtigungen
3. Prozesslösungen für SharePoint - Locatech IT Solutions GmbH, Dortmund - www.locatech.com - Folie 3
Leistungsportfolio
Prozess- und IT-Beratung
Anforderungsanalyse
Spezifikation & Pflichtenhefte
IT-Workshops & Schulungen
Projektmanagement & -umsetzung
Einführung, Schulung
Wissenstransfer, Dokumentation
Software-Lokalisierung, Übersetzung
Schwerpunkte
Microsoft SharePoint & Office-Integration
Customizing, Integration
Programmierung
Beispiele:
Support- und Ticketsysteme
Vertragsmanagement
Qualitätsmanagement
Reklamationsmanagement
Business Intelligence / Data Warehouse
Schnittstellen/Datenanbindungen
Themen
Enterprise 2.0 / Wissensmanagement für Unternehmen
Prozesslösungen und Produkte für Microsoft SharePoint
Einführung von Cloud-Lösungen (Microsoft Office365)
4. Prozesslösungen für SharePoint - Locatech IT Solutions GmbH, Dortmund - www.locatech.com - Folie 4
Kosten senken!
Produktivität bei
Informationsprozessen
steigern!
Freigabeprozesse
vereinfachen und
automatisieren!
Zusammenarbeit
im Team
verbessern!
Dokumente
einfacher
verwalten!
Wissens-
Management
praxisnah
einführen!
Informationen
schneller finden!
Zusammenarbeit mit
Lieferanten
verbessern!
Die häufigsten Kundenwünsche
5. Prozesslösungen für SharePoint - Locatech IT Solutions GmbH, Dortmund - www.locatech.com - Folie 5
Die Realität im Alltag
Server + Freigaben + Ordnerstruktur + private Ablage + Email-
Dokumentverwaltung + …
6. Prozesslösungen für SharePoint - Locatech IT Solutions GmbH, Dortmund - www.locatech.com - Folie 6
SharePoint – Allrounder für alle
Unternehmensprozesse
Auswertungen &
Reports
Zusammenarbeit im
Team
Volltextsuche
Web-Portal
Formulare und
Workflows SharePoint
Dokumentablage &
Content Management
7. Prozesslösungen für SharePoint - Locatech IT Solutions GmbH, Dortmund - www.locatech.com - Folie 7
Die SharePoint-Landschaft
SharePoint-Farm = Komplette SharePoint-Infrastruktur
Webanwendung = Abgeschotteter, eigenständiger Bereich
Websitesammlung = Eigener Admin, beliebig viele Webseiten
Webseite = Arbeitsbereich für Benutzer
WebParts, WebPart-Seiten
Bibliotheken
Listen
Ansichten
Workflow
für zentrale
Admins
Für Inhalts-
Manager
Elemente
für
Benutzer
8. Prozesslösungen für SharePoint - Locatech IT Solutions GmbH, Dortmund - www.locatech.com - Folie 8
SharePoint Farm + Webanwendung
Server-Infrastruktur
Wird von Systemadministrator/IT erstellt
Zentrale Konfigurationen
Webadresse(n)
Beschränkung Zugriffsgruppen
Anbinden zentraler Dienste/Drittsysteme etc.
9. Prozesslösungen für SharePoint - Locatech IT Solutions GmbH, Dortmund - www.locatech.com - Folie 9
Websitesammlung
Abgegrenzter Portal-Bereich für bestimmte Benutzergruppen
Oft nur eine Websitesammlung bei kleineren Unternehmen
Speicher für Webseiten
Zentraladministration
Webanwendung
Websitesammlung
Website
-Seite 1
-Seite N
10. Prozesslösungen für SharePoint - Locatech IT Solutions GmbH, Dortmund - www.locatech.com - Folie 10
Team-Arbeitsbereich - Webseite
Bereitstellung von Inhalten
Eigenes Design
Navigation + WebParts
Arbeitsbereich oder Einstieg in Unterbereiche
Inhalte
dieser
Webseite
Zentrale Steuerung
Zentrale Navigation
Suche & Hilfe
Diverse Webparts
11. Prozesslösungen für SharePoint - Locatech IT Solutions GmbH, Dortmund - www.locatech.com - Folie 11
Arbeiten auf einer Teamwebseite
Vorbereitung:
Seitenname: erscheint im URL (http://.../MeineSeite)
Seitentitel: Überschrift der Seite
Berechtigungen:
Wer bekommt Zugriff
(Abteilungen, Kollegen)
Wer darf was
(lesen, Inhalte ändern,
Layout ändern)
12. Prozesslösungen für SharePoint - Locatech IT Solutions GmbH, Dortmund - www.locatech.com - Folie 12
Hands-On: Eigenen
Arbeitsbereich erstellen
13. Prozesslösungen für SharePoint - Locatech IT Solutions GmbH, Dortmund - www.locatech.com - Folie 13
Websiteinhalte Neue Website
Vorlage auswählen (Empfehlung: „Teamwebsite“ oder „Leere Website“)
Teamwebsite auswählen
Teamwebseite – Schritt für Schritt
14. Prozesslösungen für SharePoint - Locatech IT Solutions GmbH, Dortmund - www.locatech.com - Folie 14
Zurück zur Theorie!
Praktisches Arbeiten im
SharePoint
Arbeit organisieren mit Listen
15. Prozesslösungen für SharePoint - Locatech IT Solutions GmbH, Dortmund - www.locatech.com - Folie 15
Listen
Dreh- und Angelpunkt vieler SharePoint-
Anwendungen
Liste = Excel-Tabelle + mehr
Viele fertige „Listen“ im Katalog
Kalender
Kontakte
Aufgaben
Benutzerdefinierte Listen mit eigenen Feldern
ideal, um Daten zentral bereitzustellen, die in Excel verwaltet
wurden
Formulare für Erfassung & Darstellung automatisch
enthalten
Eine Liste kann bereits eine fertige Anwendung sein
17. Prozesslösungen für SharePoint - Locatech IT Solutions GmbH, Dortmund - www.locatech.com - Folie 17
Listen – Verwaltung/Nachverfolgung
18. Prozesslösungen für SharePoint - Locatech IT Solutions GmbH, Dortmund - www.locatech.com - Folie 18
Listen - Kalender
Verwaltung von Team-Terminen
Kann mit Outlook verbunden werden
Kann in Outlook wie ein „normaler“ Kalender
benutzt werden
Einschränkungen:
Kategorien aus Outlook werden nicht übernommen
Keine farbliche Markierung von Terminen
Beispiel: Zentrale Verwaltung von
Urlaub/Abwesenheiten
19. Prozesslösungen für SharePoint - Locatech IT Solutions GmbH, Dortmund - www.locatech.com - Folie 19
Listen - Aufgaben
Erstellen und Zuweisen von Aufgaben
Optionaler Email-Versand bei Zuweisung einer
Aufgabe
Dokumentation des Bearbeitungsfortschritts
Kann mit Outlook verbunden werden
Einschränkungen:
Keine Kategorien aus Outlook
Vorlage: Problemverfolgung – Erweiterte
Aufgabenliste als einfaches Ticketsystem/Issue
Tracker
20. Prozesslösungen für SharePoint - Locatech IT Solutions GmbH, Dortmund - www.locatech.com - Folie 20
Projektaufgaben
Liefert zusätzlich zu den normalen
Aufgaben ein einfaches Gantt-Chart
Kann ebenfalls mit Outlook verbunden
werden
Einschränkung:
Keine farbige Unterscheidung von
Aufgaben/Projekten
21. Prozesslösungen für SharePoint - Locatech IT Solutions GmbH, Dortmund - www.locatech.com - Folie 21
Listen - Kommunikation
22. Prozesslösungen für SharePoint - Locatech IT Solutions GmbH, Dortmund - www.locatech.com - Folie 22
Ankündigungen
Bereitstellen von aktuellen
Informationen
Einstellbares Ablaufdatum
23. Prozesslösungen für SharePoint - Locatech IT Solutions GmbH, Dortmund - www.locatech.com - Folie 23
Kontakte
Bereitstellen von Kontaktinformation
Standard-Felder entsprechen Outlook-Kontakt-
Feldern
Kontakt-Liste kann mit Outlook verbunden
werden
In Outlook können Kontakte durch Drag&Drop
hinzugefügt werden
24. Prozesslösungen für SharePoint - Locatech IT Solutions GmbH, Dortmund - www.locatech.com - Folie 24
Hyperlinks
Einfache Liste zur Verwaltung von interessanten
Hyperlinks
Anzeigen eine Beschreibung anstelle des Links
Zusätzlich können Notizen gespeichert werden,
um Kollegen Informationen zu diesem Link zu
geben
25. Prozesslösungen für SharePoint - Locatech IT Solutions GmbH, Dortmund - www.locatech.com - Folie 25
Diskussionsrunden
Ähnlich einem Internetforum
Dokumentation von Lösungsansätzen und
Brainstormings
Eignet sich eher für dezentrale Teams
Erfolg hängt von der Unternehmenskultur ab
Kann auch als „E-Mail-Sammelbecken“
eingerichtet werden
26. Prozesslösungen für SharePoint - Locatech IT Solutions GmbH, Dortmund - www.locatech.com - Folie 26
Kalender – Hands On
Erstellen Sie einen Kalender
Tragen Sie einen Termin über SharePoint
ein
Verbinden Sie den Kalender mit Outlook
Tragen Sie einen Termin über Outlook
ein
27. Prozesslösungen für SharePoint - Locatech IT Solutions GmbH, Dortmund - www.locatech.com - Folie 27
Aufgaben – Hands On
Erstellen Sie Aufgaben-Listen
„Normale“ Aufgaben
Projektaufgaben
Problemverfolgung
Erstellen Sie Beispielaufgaben
Weisen Sie Aufgaben anderen Teilnehmer zu
Verbinden Sie die Liste mit Outlook
Erstellen Sie eine Aufgabe mit Outlook
28. Prozesslösungen für SharePoint - Locatech IT Solutions GmbH, Dortmund - www.locatech.com - Folie 28
Kontakte – Hands On
Erstellen Sie eine Kontakte-Liste
Fügen Sie einen Kontakt über SharePoint
hinzu
Stellen Sie für die Kontaktliste eine
Verbindung zu Outlook her
Fügen Sie mit Outlook einen Kontakt zur
Kontakt-Liste hinzu
29. Prozesslösungen für SharePoint - Locatech IT Solutions GmbH, Dortmund - www.locatech.com - Folie 29
Für Fortgeschrittene
Problemverfolgungsliste
Diskussionsforum
30. Prozesslösungen für SharePoint - Locatech IT Solutions GmbH, Dortmund - www.locatech.com - Folie 30
Zurück zur Theorie!
Eigene Verwaltungsprozesse organisieren
mit benutzerdefinierten Listen
31. Prozesslösungen für SharePoint - Locatech IT Solutions GmbH, Dortmund - www.locatech.com - Folie 31
Benutzerdefinierte Liste
Verwalten von Datensätzen
Eigene Spalten aus Vorlagen erstellen
Eingabemaske für Daten
Standardwerte und Auswahllisten
Datenblattansicht, wenn MS Access installiert
ist
Copy & Paste aus Excel
Spalten für Berechnungen
Wiederverwendung von Daten aus anderen
Listen (Nachschlagen)
Allzweckwaffe zum Zentralisieren von Excel-Listen und
anderen Verwaltungslisten
32. Prozesslösungen für SharePoint - Locatech IT Solutions GmbH, Dortmund - www.locatech.com - Folie 32
Benutzerdefinierte Liste
33. Prozesslösungen für SharePoint - Locatech IT Solutions GmbH, Dortmund - www.locatech.com - Folie 33
Benutzerdefinierte Listen
Konfigurieren über „Listeneinstellungen“
34. Prozesslösungen für SharePoint - Locatech IT Solutions GmbH, Dortmund - www.locatech.com - Folie 34
Benutzerdefinierte Listen
Unterschiedliche Arten von
Spalten mit eigenen
Funktionen und Prüfungen
Weitere Einstellmöglichkeiten
je nach Typ
Standardeinstellung meist OK
35. Prozesslösungen für SharePoint - Locatech IT Solutions GmbH, Dortmund - www.locatech.com - Folie 35
Benutzerdefinierte Listen
Versionierung für
Nachvollziehbarkeit
Inhaltsgenehmigung
aktivieren
eingebauter
Genehmigungs-
workflow
36. Prozesslösungen für SharePoint - Locatech IT Solutions GmbH, Dortmund - www.locatech.com - Folie 36
Excel SharePoint-Liste
Schneller Weg, um „Excel-Listen“ abzulösen
Komplizierte Excel-Listen mit Verweisen und
Berechnungen lassen sich nicht 1:1 importieren
Feldtypen werden
nicht erkannt
37. Prozesslösungen für SharePoint - Locatech IT Solutions GmbH, Dortmund - www.locatech.com - Folie 37
Benutzerdefinierte Listen –
Hands On
Erstellen Sie eine benutzerdefinierte Liste in
SharePoint anhand eines einfachen
Beispiels aus Ihrem Arbeitsbereich
Verwenden Sie eine zweite Liste zum
Nachschlagen
Führen Sie wenn möglich eine einfache
Berechnung durch
Erstellen Sie eine Excel-Liste
Importieren Sie diese Liste in SharePoint
38. Prozesslösungen für SharePoint - Locatech IT Solutions GmbH, Dortmund - www.locatech.com - Folie 38
Zurück zur Theorie!
Dokumente ablegen und verwalten
39. Prozesslösungen für SharePoint - Locatech IT Solutions GmbH, Dortmund - www.locatech.com - Folie 39
Bibliotheken
Auf den 1. Blick: Datei-Ordner in der Webseite
Auf den 2. Blick: Dokumente und Dateien plus
Katalogisierung
Beliebige Dokumente
Word, Excel
Bilder, Filme
PDF
Verschiedene
Bibliotheksvorlagen
Eigentlich auch eine
Liste!
41. Prozesslösungen für SharePoint - Locatech IT Solutions GmbH, Dortmund - www.locatech.com - Folie 41
Dokumentbibliothek
Verwaltung und Freigabe
von Office-Dokumenten
Dokumentvorlagen für
„Neu“-Button
Beliebiges Format
hochladen
Ein- und Auschecken
Versionskontrolle
Eigene Vorlagen
42. Prozesslösungen für SharePoint - Locatech IT Solutions GmbH, Dortmund - www.locatech.com - Folie 42
Hinterlegbare
Vorlagen Beispiel
Vertragserstellung
Hochladen/Kopieren von Dokumenten
Funktioniert auch für E-Mails (zunächst
Drag/Drop in Windows Explorer, dann in
SharePoint
Dokumentbibliothek
43. Prozesslösungen für SharePoint - Locatech IT Solutions GmbH, Dortmund - www.locatech.com - Folie 43
Dokumentbibliothek – Ein- und
Auschecken
Auschecken, um die Bearbeitung durch
andere Benutzer zu verhindern
Nach beendeter Bearbeitung wieder
einchecken
Auschecken verwerfen, verwirft alle
Änderungen
44. Prozesslösungen für SharePoint - Locatech IT Solutions GmbH, Dortmund - www.locatech.com - Folie 44
Dokumentbibliothek – Versionierung
Möglichkeit 1: Hauptversionen
1.0, 2.0, 3.0 …
Bei jeder Änderung wird eine neue
Hauptversion erstellt
Anzahl der beibehaltenen Versionen
Absprache mit Administrator
Nach Bedarf
45. Prozesslösungen für SharePoint - Locatech IT Solutions GmbH, Dortmund - www.locatech.com - Folie 45
Dokumentbibliothek – Versionierung
Möglichkeit 2: Haupt- und Nebenversionen
1.0, 1.2, 1.3, 2.0, 2.1, 2.2, 2.x …
Nebenversionen für Entwürfe
Empfohlen bei Teambearbeitung und
Diskussionsbedarf
Anzahl der beibehaltenen Versionen
Absprache mit Administrator
Nach Bedarf/Anforderung
Sichtbarkeit der Entwurfselemente
Leser sehen z.B. nur Hauptversionen
46. Prozesslösungen für SharePoint - Locatech IT Solutions GmbH, Dortmund - www.locatech.com - Folie 46
Dokumentbibliothek –
eigene Vorlage
Über „Erweiterte Einstellungen“
Vorlage direkt bearbeiten
Alternative:
Explorer-Ansicht
Vorlagen-Dokument in den Ordner „Forms“
speichern
Evtl. Dokumentname in „erweiterte
Einstellungen“ anpassen
Vorlage muss nicht als Word-Vorlage
(*.dotx) gespeichert werden
47. Prozesslösungen für SharePoint - Locatech IT Solutions GmbH, Dortmund - www.locatech.com - Folie 47
Dokumentbibliothek –
Schritt für Schritt
Websiteaktionen Erstellen
Bibliotheken Dokumentbibliothek
Namen & Beschreibung eingeben
Dokumentvorlage auswählen
Einstellungen Einstellungen für
Dokumentbibliothek
Versionierungseinstellungen Haupt- und
Nebenversionen (Entwürfe) erstellen
48. Prozesslösungen für SharePoint - Locatech IT Solutions GmbH, Dortmund - www.locatech.com - Folie 48
Dokumentbibliothek –
Schritt für Schritt
In der Bibliothek auf „Neu“ klicken
Text eingeben & speichern
Auf Button „Hochladen“ klicken
Datei auswählen & Hochladen
Word-Dokument auswählen,
bearbeiten & speichern
49. Prozesslösungen für SharePoint - Locatech IT Solutions GmbH, Dortmund - www.locatech.com - Folie 49
Dokumentbibliothek –
Schritt für Schritt
Einstellungen Bibliothekseinstellungen
Erweiterte Einstellungen Dokumentvorlage
Alternativ:
Aktionen Mit Windows Explorer öffnen
Ordner „Forms“ öffnen
Vorlage in den Ordner schieben
Achtung: Metadaten müssen evtl. nachgepflegt werden
50. Prozesslösungen für SharePoint - Locatech IT Solutions GmbH, Dortmund - www.locatech.com - Folie 50
Dokumentbibliothek –
Hands On!
Erstellen Sie eine Dokumentbibliothek
Aktivieren Sie Haupt-& Nebenversionen
Erstellen Sie ein Dokument über den
Button „Neu“
Fügen Sie ein beliebiges Dokument über
den Button „Hochladen“ hinzu
Erstellen Sie eine Nebenversion
Bearbeiten Sie die Vorlage
51. Prozesslösungen für SharePoint - Locatech IT Solutions GmbH, Dortmund - www.locatech.com - Folie 51
Zurück zur Theorie!
Wiks & Blogs
Seiten anpassen und gestalten mit WebParts
52. Prozesslösungen für SharePoint - Locatech IT Solutions GmbH, Dortmund - www.locatech.com - Folie 52
WebPart-Seiten
Seite mit mehreren WebPart-Zonen
Jede Zone kann mehrere WebParts
untereinander aufnemen
Anwendung:
Zentrale oder eigene Übersichtsseiten
Spezielle Formularseiten
Spezielle Auswertungsseiten
Einbindung von Dritt-Tools etc
Fast jede Seite in SharePoint ist bereits eine
WebPart-Seite
53. Prozesslösungen für SharePoint - Locatech IT Solutions GmbH, Dortmund - www.locatech.com - Folie 53
WebParts = Fertige Bausteine
Angepasste Darstellung von Inhalten (Listen/Dokumenten/Bilder…)
Funktionsbausteine (Formulare, Filter, eingebundene Drittsysteme…)
WebParts können verbunden werden (automatische Filter)
54. Prozesslösungen für SharePoint - Locatech IT Solutions GmbH, Dortmund - www.locatech.com - Folie 54
WebPart-Seite bearbeiten
Seite Bearbeiten
Editieren/Hinzufügen/Formatieren (fast wie in Office)
55. Prozesslösungen für SharePoint - Locatech IT Solutions GmbH, Dortmund - www.locatech.com - Folie 55
WebParts - Hands On
Erstellen Sie zwei Listen, mit mindestens 2
Spalten, wobei eine Spalte in beiden Listen die
gleichen Informationen enthalten sollte (z.B.
„Projekt“)
Geben Sie einige Beispieldaten in die Listen ein
Erstellen Sie eine Dokumentbibliothek mit der
Vorlage „Webpartseite“
Erstellen Sie eine WebPart-Seite in der neuen
Bibliothek
56. Prozesslösungen für SharePoint - Locatech IT Solutions GmbH, Dortmund - www.locatech.com - Folie 56
WebParts – Hands On
Wählen Sie eine Vorlage mit mehreren
WebPart-Zonen aus
Fügen Sie die zuvor erstellten Listen in
unterschiedlichen WebPart-Zonen hinzu
Öffnen Sie das „Bearbeiten“-Menü am rechten
Ende des WebParts
Klicken auf „Verbindungen“ “Zeile
Bereitstellen für“ und wählen Sie das zweite
WebPart aus.
57. Prozesslösungen für SharePoint - Locatech IT Solutions GmbH, Dortmund - www.locatech.com - Folie 57
WebParts – Hands On
Wählen Sie im Dialogfeld die Spalte aus, die in
beiden Listen gleich ist
Sie können nun mit einem Klick auf den Radio-
Button vor den Einträgen des ersten Webparts
das zweite Webpart filtern
58. Prozesslösungen für SharePoint - Locatech IT Solutions GmbH, Dortmund - www.locatech.com - Folie 58
Zurück zur Theorie!
Informationen finden und auswerten
Wie finden Sie einmal abgelegte Informationen wieder?
Navigation/Links
Volltextsuche
Ansichten für Dokumentbibliotheken und Listen
59. Prozesslösungen für SharePoint - Locatech IT Solutions GmbH, Dortmund - www.locatech.com - Folie 59
Volltextsuche
Auffinden aller Informationen
Aus allen Dokumenten und
Verwaltungsinformationen
Nur Ergebnisse, die Nutzer auch sehen darf!
60. Prozesslösungen für SharePoint - Locatech IT Solutions GmbH, Dortmund - www.locatech.com - Folie 60
Ansichten
Allzweckwaffe für Auswertungen von Listen und Bibliotheken
Einfach konfigurierbar, auch für „normale“ nicht-technische Benutzer
Darstellung von Inhalten aus Dokumentbibliotheken und Listen
Anordnung von Spalten
Filtern
Sortieren
Gruppieren
Private oder öffentliche Ansichten möglich
Fertige und anpassbare Auswertungen beliebiger Listen (z.B.
zeige alle Kontakte zu Firma XY, die nach dem 1.1. angelegt
wurden)
Viele Funktionen, die auch in Excel möglich sind
61. Prozesslösungen für SharePoint - Locatech IT Solutions GmbH, Dortmund - www.locatech.com - Folie 61
Ansicht erstellen
Liste auswählen
Über die
Hauptnavigation
„Ansicht erstellen“
Mit vorhandener Ansicht
beginnen oder Format
auswählen
„Standardansicht“ i.d.R.
vollkommen ausreichend
„Access-Ansicht“ und
„Benutzerdefinierte
Ansicht in SharePoint-
Designer“ nur für Profis!
62. Prozesslösungen für SharePoint - Locatech IT Solutions GmbH, Dortmund - www.locatech.com - Folie 62
Ansicht erstellen
Namen vergeben und entscheiden, ob die
Ansicht/Auswertung für alle auswählbar
(öffentlich) ist oder nur für Sie (persönlich)
Je nach Einstellung können Sie ggf. nur
persönliche Ansichten erstellen.
63. Prozesslösungen für SharePoint - Locatech IT Solutions GmbH, Dortmund - www.locatech.com - Folie 63
Ansicht erstellen
Wählen Sie aus, welche Spalten in welcher Reihenfolge
angezeigt werden sollen.
64. Prozesslösungen für SharePoint - Locatech IT Solutions GmbH, Dortmund - www.locatech.com - Folie 64
Ansicht erstellen
Legen Sie ggf.
Sortierung und
Filter für die Ansicht
an.
Tipp: Sollen nur
Einträge angezeigt
werden, die den
aktuellen Benutzer
betreffen, können
Sie den Parameter
[Ich] als
Filterkriterium
verwenden.
65. Prozesslösungen für SharePoint - Locatech IT Solutions GmbH, Dortmund - www.locatech.com - Folie 65
Ansicht erstellen
Ignorieren Sie zunächst die anderen, weiterführenden Optionen,
und klicken Sie auf OK.
Mehrfachauswahl von Listeneinträgen aktivieren/deaktivieren
Ähnlich einer Excel-Gruppierung Daten zusammenfassen
Dokumente als Ordnerstruktur oder „flach“ ohne Ordner anzeigen
66. Prozesslösungen für SharePoint - Locatech IT Solutions GmbH, Dortmund - www.locatech.com - Folie 66
Ansicht dynamisch filtern/ sortieren
Durch Zeigen auf Spaltenkopf Dropdown-Menü öffnen
Nach Spalten dynamisch sortieren/filtern
67. Prozesslösungen für SharePoint - Locatech IT Solutions GmbH, Dortmund - www.locatech.com - Folie 67
Ansichten auswählen +
Listenfunktionen
68. Prozesslösungen für SharePoint - Locatech IT Solutions GmbH, Dortmund - www.locatech.com - Folie 68
Ansichten – Hands On
Erstellen Sie neue Ansichten für die von Ihnen
angelegten
Listen
Bibliotheken
Erweitern Sie ggf. Dokumentbibliotheken um
Felder, um geeignete Auswertungen zu
ermöglichen
69. Prozesslösungen für SharePoint - Locatech IT Solutions GmbH, Dortmund - www.locatech.com - Folie 69
Zurück zur Theorie!
Reporting mit Diagrammen
Benachrichtigungen
Workflows
70. Prozesslösungen für SharePoint - Locatech IT Solutions GmbH, Dortmund - www.locatech.com - Folie 70
Reporting/Auswertungen
Reporting über Ansichten für nicht-grafische
Anforderungen meist ausreichend
Zur Darstellung von Diagrammen oder weiterführenden
Auswertungen Excel-Export oder Access-Export
Weiterführende Möglichkeiten direkt in SharePoint
Diagramm-WebPart (Teil der SharePoint Enterprise
Features)
Google Charts für SharePoint -
http://www.amrein.com/apps/page.asp?Q=5749
ChartPart für SharePoint - http://chartpart.codeplex.com/
SQL Server Reporting Services für SharePoint
71. Prozesslösungen für SharePoint - Locatech IT Solutions GmbH, Dortmund - www.locatech.com - Folie 74
Workflow
Vorgegebener Ablauf von Aktionen
Beispiel: automatische Benachrichtigungen/E-
Mails
Beispiel: Prüfen/Genehmigen von Dokumenten
Fertige einfache Workflows integriert
Beliebig komplexe Workflows konfigurierbar oder
programmierbar
72. Prozesslösungen für SharePoint - Locatech IT Solutions GmbH, Dortmund - www.locatech.com - Folie 75
Workflow - Benachrichtigen
Einfachster
Workflow
Zentral
eingerichtet
oder individuell
„abonniert“
74. Prozesslösungen für SharePoint - Locatech IT Solutions GmbH, Dortmund - www.locatech.com - Folie 77
Wiki
Prinzip Wikipedia
Beschreibung von Vorgehensweisen
Grundprinzip: Alle dürfen mitmachen
Mitarbeiter & Kollegen müssen zum
Schreiben motiviert werden
Wichtige Zeichen:
[[Seitenname]] erstellt eine neue Wiki-Seite
75. Prozesslösungen für SharePoint - Locatech IT Solutions GmbH, Dortmund - www.locatech.com - Folie 78
Blog
Weitergabe von Informationen
Dokumentation von Projekt-Fortschritten für
„Außenstehende“
Verwendung als News-Letter-Ersatz
Je öfter ein Blog aktualisiert wird, desto mehr
wird er gelesen
Aber: Beiträge sollten immer interessant sein
Evtl. ist eine vorherige Prüfung der Beiträge
notwendig, um Verstöße gegen Leitlinien zu
vermeiden
Erfolg ist abhängig von Unternehmenskultur
77. Prozesslösungen für SharePoint - Locatech IT Solutions GmbH, Dortmund - www.locatech.com - Folie 81
Unterschiedliche Formate
78. Prozesslösungen für SharePoint - Locatech IT Solutions GmbH, Dortmund - www.locatech.com - Folie 82
Wiki Artikel erstellen
Seite Alle Seiten anzeigen
Neue Seite hinzufügen, Titel eingeben und erstellen
Freie Formatierung oder Copy/Paste aus anderen
Quellen.
Link einfügen mit [[Neuer Artikel]] oder
[[Existierender Artikel]]
79. Prozesslösungen für SharePoint - Locatech IT Solutions GmbH, Dortmund - www.locatech.com - Folie 83
Versionsvergleich im WIKI
Seite Seitenverlauf
80. Prozesslösungen für SharePoint - Locatech IT Solutions GmbH, Dortmund - www.locatech.com - Folie 84
Externe Informationsquellen
Konfigurierbar über Business Data Connectivity
Dienst
Bi-direktionale, direkte Verbindung mit SQL-
Datenbank, Webservice …
Konfiguration der Datenverbindung über
SharePoint Designer Externer Inhaltstyp
Darstellung in SharePoint als „Externe Liste“
Funktion und Bedienung in SharePoint ähnlich
einer normalen Liste
81. Prozesslösungen für SharePoint - Locatech IT Solutions GmbH, Dortmund - www.locatech.com - Folie 85
Rezept für erfolgreiche Umsetzung
Nicht ohne Bedacht Webseiten, Listen und
Bibliotheken anlegen!
Zu klärende Fragen
Welcher Prozess(e) soll abgelöst werden?
Wer sind die Prozessbeteiligten (aktiv und „nur-informativ“)
Welche inhaltlichen Zuständigkeiten gibt es, wer entscheidet
in welchen Prozessschritten?
Grundsätzliches Konzept mit nicht zu vielen
Detailanforderungen
Umsetzung
Basisentscheidung SharePoint-Bausteine
Konfiguration Prototyp
Benutzerkonfiguration
Schrittweise Verfeinerung20 % Umsetzung
80 % Konzeption
82. Prozesslösungen für SharePoint - Locatech IT Solutions GmbH, Dortmund - www.locatech.com - Folie 86
Vielen Dank!
Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme,
wenn Sie Microsoft SharePoint erfolgreich
und praxisnah einführen möchten!
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