3. ‫ي‬ ‫لم‬ٍ ‫م‬ ‫ج‬َ‫ٍل‬ ‫أ‬َ‫ٍل‬ ‫ل ىم‬َ‫ٍل‬ ‫إ‬ِ ‫نم‬ٍ ‫م‬ ‫ي‬ْ‫ٍن‬ ‫د‬َ‫ٍل‬ ‫ب‬ِ ‫ت مم‬ُ‫م‬ ‫يتن‬َ‫ٍل‬ ‫ديا‬َ‫ٍل‬ ‫ت‬َ‫ٍل‬ ‫ذيام‬َ‫ٍل‬ ‫إ‬ِ ‫يام‬ْ‫ٍن‬ ‫تناو‬ُ‫م‬ ‫م‬َ‫ٍل‬ ‫نم آ‬َ‫ٍل‬ ‫ذي‬ِ ‫ل‬َّ ‫ه ام يا‬َ‫ٍل‬ ‫ي‬ُّ‫ه‬ ‫أ‬َ‫ٍل‬ ‫ٍلَ ام‬ ‫لم‬ٍ ‫م‬ ‫ج‬َ‫ٍل‬ ‫أ‬َ‫ٍل‬ ‫ل ىم‬َ‫ٍل‬ ‫إ‬ِ ‫نم‬ٍ ‫م‬ ‫ي‬ْ‫ٍن‬ ‫د‬َ‫ٍل‬ ‫ب‬ِ ‫ت مم‬ُ‫م‬ ‫يتن‬َ‫ٍل‬ ‫ديا‬َ‫ٍل‬ ‫ت‬َ‫ٍل‬ ‫ذيام‬َ‫ٍل‬ ‫إ‬ِ ‫يام‬ْ‫ٍن‬ ‫تناو‬ُ‫م‬ ‫م‬َ‫ٍل‬ ‫نم آ‬َ‫ٍل‬ ‫ذي‬ِ ‫ل‬َّ ‫ه ام يا‬َ‫ٍل‬ ‫ي‬ُّ‫ه‬ ‫أ‬َ‫ٍل‬ ‫ٍلَ ام‬
‫ل‬ِ ‫د‬ْ‫ٍن‬ ‫ع‬َ‫ٍل‬ ‫ل‬ْ‫ٍن‬ ‫ب ا‬ِ ‫بم‬ٌ ‫ب‬ ‫ت‬ِ ‫ك ا‬َ‫ٍل‬ ‫ مم‬ْ‫ٍن‬ ‫ك‬ُ‫م‬ ‫تن‬َ‫ٍل‬ ‫ي‬ْ‫ٍن‬ ‫ب‬َّ ‫تبم‬ُ‫م‬ ‫ك‬ْ‫ٍن‬ ‫ي‬َ‫ٍل‬ ‫ل‬ْ‫ٍن‬ ‫و‬َ‫ٍل‬ ‫هم‬ُ‫م‬ ‫باو‬ُ‫م‬ ‫ت‬ُ‫م‬ ‫ك‬ْ‫ٍن‬ ‫ف ا‬َ‫ٍل‬ ‫م ىم‬ًّ‫ى‬ ‫س‬َ‫ٍل‬ ‫م‬ُّ‫ه‬‫ل‬ِ ‫د‬ْ‫ٍن‬ ‫ع‬َ‫ٍل‬ ‫ل‬ْ‫ٍن‬ ‫ب ا‬ِ ‫بم‬ٌ ‫ب‬ ‫ت‬ِ ‫ك ا‬َ‫ٍل‬ ‫ مم‬ْ‫ٍن‬ ‫ك‬ُ‫م‬ ‫تن‬َ‫ٍل‬ ‫ي‬ْ‫ٍن‬ ‫ب‬َّ ‫تبم‬ُ‫م‬ ‫ك‬ْ‫ٍن‬ ‫ي‬َ‫ٍل‬ ‫ل‬ْ‫ٍن‬ ‫و‬َ‫ٍل‬ ‫هم‬ُ‫م‬ ‫باو‬ُ‫م‬ ‫ت‬ُ‫م‬ ‫ك‬ْ‫ٍن‬ ‫ف ا‬َ‫ٍل‬ ‫م ىم‬ًّ‫ى‬ ‫س‬َ‫ٍل‬ ‫م‬ُّ‫ه‬
“Hai orang-orang yang beriman, apabila kamu bermu'amalah
tidaksecara tunai untukwaktu yang ditentukan,
hendaklah kamu menuliskannya. Dan hendaklah seorang
penulis di antara kamu menuliskannya dengan benar....”
(QS. Al Baqarah : 282)

4. Test Kosentrasi
Jika ‫م‬saya ‫م‬katakan ‫م‬Jika ‫م‬saya ‫م‬katakan ‫م‬HaiHai ‫م‬jawabnya ‫م‬ ‫م‬jawabnya ‫م‬HaloHalo
Jika ‫م‬saya ‫م‬tanyaJika ‫م‬saya ‫م‬tanyaPahamPaham Jawabnya ‫م‬Jawabnya ‫م‬Ya Iya Dong,Ya Iya Dong,
secara ane Gitu. Loe..!secara ane Gitu. Loe..!
Jika ‫م‬saya ‫م‬tanya ‫م‬Jika ‫م‬saya ‫م‬tanya ‫م‬Bisa..?Bisa..? JawabannyaJawabannyaPasti Bisa...!Pasti Bisa...!
Jika ‫م‬saya ‫م‬tanya ‫م‬Jika ‫م‬saya ‫م‬tanya ‫م‬Ngantukk!!!Ngantukk!!! Jawabannya ‫م‬Jawabannya ‫م‬
(Berdirilah) lalu katakan Oh Tidak Bisa...!(Berdirilah) lalu katakan Oh Tidak Bisa...!

5. ManajemenManajemen
Administrasi dan kesekretariatanAdministrasi dan kesekretariatan
IKATAN PELAJAR NAHDLATUL ULAMAIKATAN PELAJAR NAHDLATUL ULAMA
RANTING PAKISTAJIRANTING PAKISTAJI

6. Opening
““Sekretarismu ‫م‬sangat ‫م‬Sekretarismu ‫م‬sangat ‫م‬
menentukan ‫م‬menentukan ‫م‬
keberhasilan ‫م‬rencana-keberhasilan ‫م‬rencana-
rencanamu ‫م‬dan ‫م‬kalau ‫م‬rencanamu ‫م‬dan ‫م‬kalau ‫م‬
saja ‫م‬dia ‫م‬mau, ‫م‬bisa ‫م‬saja ‫م‬saja ‫م‬dia ‫م‬mau, ‫م‬bisa ‫م‬saja ‫م‬
dia ‫م‬menghancurkanmu ‫م‬dia ‫م‬menghancurkanmu ‫م‬
lebih ‫م‬cepat ‫م‬dari ‫م‬pada ‫م‬lebih ‫م‬cepat ‫م‬dari ‫م‬pada ‫م‬
pesaing-pesaingmu ‫م‬pesaing-pesaingmu ‫م‬
ataupun ‫م‬aturan-aturan ‫م‬ataupun ‫م‬aturan-aturan ‫م‬
lainnya ‫م‬yang ‫م‬kau ‫م‬buat” ‫م‬lainnya ‫م‬yang ‫م‬kau ‫م‬buat” ‫م‬

7. • Kesekretariatan dapat diartikan sebagai
keseluruhan rangkaian kegiatan
penataan terhadap pekerjaan
perkantoran (surat-menyurat) dan tugas-
tugas bantuan lainnya dalam rangka
menunjang kelancaran pencapaian tujuan
organisasi.

8. Adapun bentuk-bentuk pola penataan, yaitu:
• Merencanakan ‫(م‬Planning)
• Menyusun ‫(م‬Arranging)
• Menghimpun ‫(م‬Collecting)
• Mencatat ‫(م‬Recording)
• Mengolah ‫(م‬Processing)
• Mengendalikan ‫(م‬Controlling)
• Mengirim ‫(م‬Transfering)
• Menyimpan ‫(م‬Filing)

9. TUJUAN
• Memperlancar ‫م‬lalu-lint as ‫م‬dan ‫م‬
dist ribusi ‫م‬inf ormasi ‫م‬ke ‫م‬segala ‫م‬
pihak ‫م‬baik ‫م‬int ernal ‫م‬maupun ‫م‬
ekst ernal.
• Mengamankan ‫م‬rahasia ‫م‬
organisasi.
• Mengelola ‫م‬dan ‫م‬memelihara ‫م‬
seluruh ‫م‬dokument asi ‫م‬
organisasi ‫م‬yang ‫م‬berguna ‫م‬bagi ‫م‬
kelancaraan, ‫م‬pelaksanaan, ‫م‬
f ungsi, ‫م‬manaj emen.

10. FUNGSI
Adapun fungsi dasar Administrasi Kesekretariatan
adalah sebagai berikut :
• Mengadakan pencatatan atau recording semua
kegiatan manajemen.
• Sebagai alat pelaksanaan pusat ketatausahaan.
• Pengendali informasi internal dan eksternal
organisasi
• Sebagai alat komunikasi organisasi.
• Sebagai alat pelaksana pemegang rahasia
organisasi.
• Sentral teknologi transfer informasi.
• Sebagai pusat dokumentasi atau master file.

11. “… . Dan jang anlah kam u bo san
m e nuliskannya untuk batas waktunya baik
halyang ke cil, m aupun yang be sar, yang
de m ikian itu le bih adildisisi Allah
Le bih dapat m e ng uatan ke saksian dan le bih
m e nde katkan kam u ke pada ke tidak
rag uan.
(QS. ‫م‬Al-Baqarah: ‫)282م‬

12. Data-data/ dokumen yang diarsipkan
• Arsip pendirian ORGANISASI (AD/ART, bentuk dan
struktur organisasi, job desk, dll.)
• Sistem dan mekanisme standar organisasi (SOP).
• Program kerja dan laporan pertanggungjawaban per
periode kepengurusan.
• Proposal dan laporan pertanggungjawaban per
kegiatan/ kepanitiaan.
• Database pengurus/SDM.
• Database pihak eksternal (lembaga, ORGANISASI,
donatur, dll.).
• Administrasi sehari-hari (Notulensi Syuro, surat
keluar/masuk, pengelolaan papan informasi/mading,
catatan harian, dll.).

13. Administrasi
Ruang lingkupnya
 Logo & cap
 Surat menyurat
 Dokumentasi
 Proposal
 Laporan
 Timeline
 Notulensi
 SOP (Bukan
makanan ya…??)

14. Kesekretariatan???
Kesekretariatan =
Administrasi
+
Tempat
+
Sarana
+
SDM
+
Identitas Organisasi

16. Kesekretariatan 1. Pengelolaan surat
 Standarisasi surat
masuk & keluar
 Penomoran
2. Sarana Komunikasi
Internal
 Papan pengumuman
 Buku & papan
komunikasi
3. Manajemen
Pengarsipan
 Dokumen yang di
arsipkan
 Bentuk arsip
 Keamanan arsip &
kontrol

17. Administrasi
Ruang lingkupnya
 Logo & cap
 Surat menyurat 
 Dokumentasi
 Proposal 
 Laporan
 Timeline
 Notulensi syuro
 SOP (

18. Surat
Logo
Lembaga/
Panitia
Nama lembaga/panitia
Alamat, no. telp keskretariatan, e-mail
Logo Lembaga/
PanitiaNama lembaga/panitia
Alamat, no. telp keskretariatan, e-mail

19. PIMPINAN RANTING
IKATAN PELAJAR NAHDLATUL ULAMA
PAKISTAJI – KABAT - BANYUWANGI
Sekretariat: Jln. KH AHMAD ASY’ARI NO 90
Pakistaji- Kabat - Banyuwangi
Tlp: 0251-335894
Surat
PIMPINAN RANTING
IKATAN PELAJAR NAHDLATUL ULAMA
PAKISTAJI – KABAT - BANYUWANGI
Sekretariat: Jln KH AHMAD ASY’ARI No 90
Pakistaji – Kabat - Banyuwangi
Tlp: 0251-335894

20. Surat
1.f
Nomor Surat/ Tujuan Surat/ Nama Panitia /Lembaga / Bulan/ Tahun
005/e/Al Intisyar UIKA/XI/2011
Ket. :
i  Internal
e  Eksternal
005/e/DEKADE/Al Intisyar UIKA/XI/2011
005/i/SWITER/Al Intisyar UIKA/XI/2011

21. Surat
Untuk Nomor Surat  Sekretaris (Kesekretariatan)
Tujuan Kemana:
Tanggal:
Perihal:

22. Pengarsipan surat masuk
No Tgl Msk Alamat
Pengirim
Tgl & No Surat Pihak yg
dituju
Prihal Lampiran Ket
1 13/1/13 Pc Ipnu
Banyuwang
i
11/1/2013-
02/e/Pcipnu/X/201
3
Pr Ipnu
Pakistaji
Undangan Pamplet,
Agenda
Acara
Diarsipkan
(Box 5)
2 14/06/13 Panitia isro
miroj link
kemangi
10/06/2013-
01/e/phbi/UI/VI/20
13
Pr ipnu
Pakistaji
Undangan 1 lembar Diarsipkan
(Box 5)
3 15/10/11

23. Pengarsipan Surat Keluar
No Tgl
Keluar
Dari Tujuan Tanggal & No
Surat
Prihal Lampiran Ket
1 13/10/13 Pr Ipnu
Pakistaji
Pc Ipnu
Banyuwang
i
005/e/Al Intisyar
UIKA/X/2011
Undangan Pamplet,
Agenda
Acara
Diarsipkan
(Box 6)
2 14/10/11 Dep.
Kaderisasi
Ceo Centra
Kreatifitas
Mahasiswa
006/i/SWITER/Al
Intisyar
UIKA/X/2011
Permohon
an Dana
Profosal Diarsipkan
(Box 7)
3 15/10/11

24. Surat
Lampiran Berkas yang mendampingi surat (Jika Ada)
Biasa Berapa Berkas?
Ex : 2 (Dua) Lembar
1 (Dua) Bundel Proposal
Dll.

25. Surat
1. Keputusan
2. Keterangan
3. Permohonan izin
4. Undangan
5. Tugas
6. Kuasa
7. Perjanjian
8. Pengantar
9. Pemberitahuan

26. SURAT
Pakistaji, 15 Oktober
2013
Sesuaikan dengan bulan
pada no Surat

27. Surat

28. • Salam pembuka yang ditulis lengkap “Assalaamu’alaikum
wa rahmatullaahi wabarakaatuh”. Salam ditulis dua
spasi dibawah tujuan surat. Puji syukur bagi ALLAH swt
dan shalawat nabi.
• Maksud/isi surat yang sesungguhnya ditulis dalam bahasa
yang jelas dan singkat. Waktu acara , tanggal dan lain-lain
ditulis indent sejauh satu kali tabs.
• Kalimat penutup yang berisi harapan dan ucapan terima
kasih. Salam penutup yang ditulis 1 spasi dibawah kalimat
penutup dengan penulisan yang lengkap. Dan di tutup
dengan “Wassalamu’alaikum wa rahmatullaahi
wabarakaatuh”
Surat

29. Surat
Type A Type B

30. Surat
Type DType C

31. Surat
Ketua PanitiaKetua Umum
Sekretaris Panitia
Ketua Panitia
Ketua Umum
Sekretaris Panitia

32. Urutan Tanda Tangan

33. Belajar Buat Surat Yuk.....

34. Proposal ??????????
Fungsi Proposal
1.Permohonan Dana
2.Penyampai Tujuan
3.Penyampai Kegiatan

35. Kapan sich sebaiknya buat
proposal????
Penyusunan proposal kegiatan
harus selambat-lambatnya 2
(dua) bulan sebelum kegiatan
dilaksanakan

36. JUDUL PROPOSAL
Latar belakang
Nama kegiatan
Jenis dan bentuk
kegiatan
Tujuan kegiatan
Waktu, Tempat
Sasaran/Target
Penutup
Lembar pengesahan
Rencana anggaran
Susunan kepanitiaan
Susunan acara
Proposal
1. Lambang UIKA
2. Lambang Kegiatan dan
Lambang LDK Al Intisyar
3. Nama Kegiatan
4. Tema Kegiatan
5. Waktu dan tempat
pelaksanaan
6. Alamat dan sekretariat
pelaksana atau UKM LDK Al
Intisyar dan CP (Contact
Person)

37. • Al Qur’an, Hadist Rasul
atau dasar hukum
lainnya
• Telaah filosofis untuk
pencapaian apa yang
diharapkan dan Dasar
pemikiran
Proposal
Judul Proposal
LATAR BELAKANG
Nama kegiatan
Jenis dan bentuk
kegiatan
Tujuan kegiatan
Waktu, Tempat
Sasaran/Target
Penutup
Lembar pengesahan
Rencana anggaran
Susunan kepanitiaan
Susunan acara

38. • Menarik
• Mudah di ingat
• Sesuai dengan Tujuan
Acara
Proposal
Judul Proposal
Latar belakang
NAMA KEGIATAN
Jenis dan bentuk
kegiatan
Tujuan kegiatan
Waktu, Tempat
Sasaran/Target
Penutup
Lembar pengesahan
Rencana anggaran
Susunan kepanitiaan
Susunan acara

39.  AMT
 Seminar
 Out Bound
 Pelatihan
 Tabligh Akbar
 Festival
 Dll.
Proposal
Judul Proposal
Latar belakang
Nama kegiatan
JENIS DAN BENTUK
KEGIATAN
Tujuan kegiatan
Waktu, Tempat
Sasaran/Target
Penutup
Lembar pengesahan
Rencana anggaran
Susunan kepanitiaan
Susunan acara

40. Ada tujuan umum dan
tujuan khusus yang
mencantumkan target-
target secara
kualitas/kuantitas yang
ingin dicapai
Proposal
Judul Proposal
Latar belakang
Nama kegiatan
Jenis dan bentuk
kegiatan
TUJUAN KEGIATAN
Waktu, Tempat
Sasaran/Target
Penutup
Lembar pengesahan
Rencana anggaran
Susunan kepanitiaan
Susunan acara

41. Kapan & Dimana
tempat kegitan tersebut
dilaksanakan
Proposal
Judul Proposal
Latar belakang
Nama kegiatan
Jenis dan bentuk
kegiatan
Tujuan kegiatan
WAKTU, TEMPAT
Sasaran/Target
Penutup
Lembar pengesahan
Rencana anggaran
Susunan kepanitiaan
Susunan acara

42. kepada siapa kegiatan
ini ditujukan:
Mahasiswa
Anggota LDK
Masyarakat Umum
Civitas Akademika
UIKA
Dll
Proposal
Judul Proposal
Latar belakang
Nama kegiatan
Jenis dan bentuk
kegiatan
Tujuan kegiatan
Waktu, Tempat
SASARAN/TARGET
Penutup
Lembar pengesahan
Rencana anggaran
Susunan kepanitiaan
Susunan acara

43. berisi harapan dan
keinginan
Proposal
Judul Proposal
Latar belakang
Nama kegiatan
Jenis dan bentuk
kegiatan
Tujuan kegiatan
Waktu, Tempat
Sasaran/Target
PENUTUP
Lembar pengesahan
Rencana anggaran
Susunan kepanitiaan
Susunan acara

44. Nama Kegiatan
Tema
Tanggal Pengesahan
Pada lembar
pengesahan,yang
menandatangani adalah :
•Ketua Pelaksana
•Sekretaris Pelaksana
•Mengetahui Ketua LDK
•Menyetujui Pembantu Rektor
III UIKA
Proposal
Judul Proposal
Latar belakang
Nama kegiatan
Jenis dan bentuk
kegiatan
Tujuan kegiatan
Waktu, Tempat
Sasaran/Target
Penutup
LEMBAR
PENGESAHAN
Rencana anggaran
Susunan kepanitiaan
Susunan acara

45. (Rencana pengeluaran &
rencana pemasukan)
termasuk lampiran I
Judul Proposal
Latar belakang
Nama kegiatan
Jenis dan bentuk
kegiatan
Tujuan kegiatan
Waktu, Tempat
Sasaran/Target
Penutup
Lembar pengesahan
RENCANA
ANGGARAN
Susunan kepanitiaan
Susunan acara
Proposal

46. Termasuk dalam
Lampiran II
Proposal
Judul Proposal
Latar belakang
Nama kegiatan
Jenis dan bentuk
kegiatan
Tujuan kegiatan
Waktu, Tempat
Sasaran/Target
Penutup
Lembar pengesahan
Rencana anggaran
SUSUNAN
KEPANITIAAN
Susunan acara

47. (Menuliskan nama
pembicara) Termasuk
lampiran III
Proposal
Judul Proposal
Latar belakang
Nama kegiatan
Jenis dan bentuk
kegiatan
Tujuan kegiatan
Waktu, Tempat
Sasaran/Target
Penutup
Lembar pengesahan
Rencana anggaran
Susunan kepanitiaan
SUSUNAN ACARA

48. Sistematika LPJ Kegiatan
I. PENDAHULUAN
A. Latar Belakang (masalah,kegiatan)
B. Tujuan Kegiatan
C. Dasar Kegiatan (Al Qur’an,Hadist Rasul atau dasar hukum lainnya).
II. PELAKSANAAN KEGIATAN
A. Nama Kegiatan
B. Tema Kegiatan
C. Waktu dan Tempat Pelaksanaan
D. Peserta
E. Susunan Kepanitiaan
F. Susunan acara
III. ANGGARAN BIAYA
 Pengeluaran
 Pemasukkan
I. HASIL DAN EVALUASI KEGIATAN
 Deskripsi Kegiatan
 Evaluasi Kegiatan
 Rekomendasi
I. PENUTUP
 Uraian
 Lembar Pengesahan
 Lampiran (Daftar Nota, Nota, Dokumentasi, Presensi,dll)