1. Transferencia
Documental
Expositor:
René Janampa Herrera

2. “Es el traslado de las Series documentales que han
cumplido su tiempo de retención en el Archivo de
Gestión o Archivo Periférico al Archivo Central de la
institución”
“ES EL PROCEDIMIENTO MEDIANTE EL CUAL SE HACE
EL TRASLADO CONTROLADO DE LOS DOCUMENTOS”
¿Qué es cumplir el tiempo de Retención
Documental o de permanencia en el Archivo de
Gestión o Periférico?
Es cuando los documentos que se encuentran en el
Archivo de Gestión cumplen su ciclo es decir, la
frecuencia de consulta disminuye como consecuencia de
la pérdida de sus valores administrativos.

4.  Reducir el espacio que las
oficinas dedican a la
conservación de los
documentos
 Mejorar la eficacia de la
gestión de los documentos
de uso poco frecuente.
 Cumplir con la transferencia
de los documentos una vez
cumplido el plazo de
retención de 2 años en el
Archivo de Gestión

5. Base Legal
1) Reglamento Normativo interno
1.1. R.M Nº150-2005-EF/43 Aprueba el Reglamento Normativo
“Sistema de Archivo del Ministerio de Economía y Finanzas”
1.2. R.S.G Nº 015-2012-EF/13 que aprueba el Manual de
procedimientos de la Oficina General de Servicios al Usuario
1.3. Memorando Circular N° 103-2014-EF/45.01 - Cronograma
anual de transferencia de documentos al Archivo Central del MEF.
2) Reglamento Normativo externo
2.1. RJ Nº173-86-AGN-J que aprueba la Directiva Nº005-86-
AGN- DGAI “Normas para la transferencia de documentos en los
archivos administrativos del Sector Público Nacional”.
2.2. RJ Nº442-2014-AGN/J que aprueba el Reglamento de
infracciones y Aplicación de sanciones del Sistema Nacional de
Archivos.

6. 1.1. Reglamento Normativo
“SISTEMA DE ARCHIVO DEL MEF”
(aprobado con R.M Nº150-2005-EF/43 )
 19. TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS
19.1 La transferencia de documentos se efectuará respetando la
siguiente secuencia: De los archivos de Gestión y Periféricos si lo
hubiera, al Archivo Central y luego al Archivo General de la Nación.
19.2 El Archivo Central recibirá documentos mayores a dos (2) años
una vez que estos hayan concluido su ciclo administrativo.
19.3 El Archivo Central del Ministerio formulará el Cronograma Anual de
Transferencias y lo remitirá a los Archivos de Gestión y Perifericos
para que preparen la documentación y la remitan al Archivo
Central en los plazos previstos.

7. 1.1. Reglamento Normativo
“SISTEMA DE ARCHIVO DEL MEF”
(aprobado con R.M Nº150-2005-EF/43 )
 19. TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS
19.4 Los archivos de Gestión y Periféricos que no remitan la
documentación al Archivo Central en la fecha fijada, deberan
hacerlo cuando haya concluido con el Cronograma Anual de
Transferencia de documentos
19.5 Los archivos de Gestión y Periféricos remitirán la documentación al
Archivo Central mediante el formulario inventario de transferencia,
el original quedara con los documentos en el Archivo Central y la
segunda será devuelta al Archivo remitente.

8. 1.2. Manual de
procedimientos

9. 1.3. Memorando Circular
Nº103-2014-EF/45.01
Cronograma Anual de
transferencias de
Documentos al Archivo
Central del MEF

10. INSTRUCCIONES PARA LA
TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS
1) AGRUPACIÓN POR SERIES DOCUMENTALES
El encargado del archivo de gestión o periférico
agrupa su documentación en Series documentales*.
es decir agrupa sus documentos respetando el orden
con el que fueron producidos como resultado de su
proceso de tramitación en cumplimiento de sus
funciones asignadas

11. Serie documental
 Conjunto de documentos originados en
atención a funciones y actividades de
cada unidad orgánica, las mismas que
tienen características comunes, el mismo
tipo documental o el mismo asunto y que
por consiguiente, son archivados,
usados, transferidos o eliminados como
unidad.

12. 2) Cada Serie Documental a transferir al
Archivo Central deberá estar debidamente
foliada. (Directiva Nº005-2008-AGN/DNDAAI)

13. 3) Es importante que cada Serie Documental tenga una
denominación específica que refleje la función y el
procedimiento que le dio origen. Se recomienda no usar la
denominación de “varios”, porque no indica nada preciso y
dificulta su ubicación cuando se requiera.

14. 4) No transferir al Archivo Central material
bibliográfico (Libros, revistas, periódicos, etc),
toda vez que no constituye documentación de
archivo.

15. 5) No transferir los documentos en archivadores de
palanca, deben ser enviados como paquetes
debidamente identificados, atados y ubicados en
cajas de archivo. Debiéndose tener en cuenta:


16. 5.1.Los paquetes no
deben exceder de los 10
cm de espesor
5.2.Los paquetes deben ser
atados con nudos deslizables
de fácil apertura, para ello se
recomienda utilizar pabilo de
algodón Nº 20.

17. 5.3 Los paquetes no
deberán contener faster,
clìps y ligas u otros
aditamentos que puedan
perjudicar los
documentos ya que estos
con el tiempo los van
deteriorando.
5.4.Los paquetes deben
contar con una tapa y
contratapa, debiendo tener la
tapa una descripción
específica del contenido del
paquete (ver formato A
“Etiqueta de Paquete”). La
etiqueta del paquete cuenta
con una numeración que le
permite ser identificada y
relacionada desde el
inventario de registro.

18. 6) Los paquetes correctamente organizados con las
indicaciones anteriores se instalan en las cajas de
archivo de cartón corrugado, cuyas dimensiones en
promedio son las siguientes: 32 cm. de ancho x 40
cm. de largo x 26 cm. de alto.

19. 7) Para la transferencia se elaborará el respectivo
“Inventario” el cual consta de dos partes:
inventario esquemático e inventario de registro
formato B:

20.  Formato B Parte 1
“Inventario Esquemático
para Transferencia”

21.  Parte 2 “Inventario de Registro para Transferencia”). En este formato se consignan los
datos de los documentos a transferir y permite relacionar su ubicación dentro de cada
paquete. Así mismo, dicho inventario deberá estar visado por el funcionario responsable
de la unidad orgánica correspondiente.

22. 8. Se procede a rotular las cajas de archivo con la etiqueta de caja (ver formato
C “Etiqueta de Caja” que incluye instructivo de llenado e instructivo para el
etiquetado de caja de archivo). Las cajas serán rotuladas en la parte frontal
debajo de la ranura que sirve para cargar la caja.

23. 9. Se tramita el memorando
dirigido a la Oficina de
Gestión Documental y
Atención al Usuario
(OGDAU), mediante el cual
se comunica la
transferencia de la
documentación adjuntando
los inventarios visados por
el funcionario a cargo. En
impreso y en formato digital
(excel) se deberá remitir al
correo electrónico
rjanampa@mef.gob.pe con
copia a
lchambi@mef.gob.pe

24. 11. Cada unidad orgánica, previa coordinación, realiza el traslado de su
documentación a las instalaciones del Archivo Central (Jr. Bambues s/n
esquina con los Aromos cda 1 -Urb Los Sirius II- La Molina-) en el horario
comprendido entre las 9:30 a 17:00.