Breve ponencia sobre el uso de la Matriz DOFA en materia de Comunicación Organizacional

2. Comunicación Organizacional
Matriz DOFA
Dayana Karina Páez Quintero.
Comunicadora Social

3. Comunicación Organizacional
Entendida como la planeación de estrategias dentro de las
empresas para favorecer el clima organizacional, con miras a
mejorar la productividad a través del fortalecimiento de una
cultura de comunicación, trabajo en equipo, inducción acertada,
información interna, capacitación y medios de comunicación
interna; acciones que contribuyen a que las organizaciones
logren sus objetivos en un ambiente positivo para la
productividad y la calidad.

4. COMPONENTE DE LA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL
1.La comunicación interna, que es aquella que busca dinamizar los conceptos, los
afectos, las actitudes y los comportamientos de los sujetos y los grupos que integran
una organización, con el fin de lograr que éstos se identifiquen, se corresponsabilicen,
y aumenten su productividad en el logro de las metas y objetivos de la misma
organización.
2.La comunicación corporativa (relaciones públicas, creación de imagen), es aquella
que se dedica a crear, promover y mantener la imagen de la empresa, así como de
establecer relaciones amistosas, efectivas y de cooperación entre la organización y
sus públicos internos, externos y especiales. De la misma manera, en este rubro entra
lo referente a los esfuerzos que se realizan por lograr la responsabilidad social de las
organizaciones.
3.La comunicación mercadológica o publicitaria, que es la que busca vender los
productos o servicios de la organización y lograr su aceptación y la fidelidad de los
públicos o clientes externos.

5. COMPONENTE DE LA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL
•La comunicación interna
•La comunicación corporativa
•La comunicación mercadológica o publicitaria

6. EJEMPLO DE LA MALA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL
Video
Ese no es mi problema

7. PLANEACIÓN ESTRATEGICA
“Proceso mediante el cual se obtiene, procesa y analiza la información pertinente, interna y
externa, con el fin de evaluar la situación presente de la empresa, así como su nivel de
competitividad para anticipar y decidir el direccionamiento de la institución hacia el futuro.“
(Serna Gómez, H., Gerencia Estratégica, 3R Editores)
Mi
planeación
Empresa estratégica
Estrategias
competentes
para alcanzar
los objetivos
Plan de acción
de las Actuación Logro de los
Buenas decisiones
actividades adecuada objetivos

9. PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
En el momento de diseñar una estrategia empresarial es necesario integrar varios factores
como: Mercadeo, producción, recursos humanos y finanzas. Dicho plan de trabajo se
alcanzan cuando se logran al establecer la Visión, Misión, Objetivos, Metas y Políticas. Estas
permiten que se obtengan elementos sistémicos que marquen el rumbo adecuado a seguir,
logrando con esto directrices sanas y congruentes entre lo que se hace y se dice.
Para alcanzar dicho propósito a nivel empresarial existen varias matrices que permiten
analizar el entorno y diseñar la mejor estrategia para lograr los objetivos propuestos.
1.Matriz DOFA (Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas)
2.Matriz PEYEA (Matriz de Posición de Estrategias y la Evaluación de la Acción)
3.Matriz MGC ( Matriz del Grupo Consultivo)
4.Matriz IE (Matriz Interna y Externa)
5.Matriz MCPE (Matriz Cuantitativa de la Planificación Estratégica)

10. PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
El punto de partida de la planificación estratégica es reconocer que existen
fuerzas en el entorno interno y el entorno externo, que actúan influenciando
(obstaculizando o impulsando) la concreción de los propósitos básicos,
misión, visión y objetivos estratégicos de la organización.
Antes de tomar cualquier decisión estratégica, es imprescindible realizar un
diagnóstico, el análisis DOFA es el método mas sencillo y efectivo para decidir
sobre el futuro de la organización, es una estructura conceptual que realiza
un análisis sistemático y situacional, que facilita la adecuación de las
amenazas y oportunidades externas, con las fortalezas y limitaciones internas
de la organización.

11. MATRIZ FODA (DOFA)
El análisis FODA es una de las herramientas esenciales que provee de los insumos
necesarios al proceso de planeación estratégica, proporcionando la información
necesaria para implementación de medidas correctivas y la generación de nuevos
proyectos de mejora.
Esta matriz es una herramienta ideal para afrontar los factores internos y externos,
con el objetivo de generar diferentes opciones estratégicas y alcanzar la misión,
por medio de la determinación de las necesidades y elementos que constituyan un
apoyo o una desventaja al propósito planteado en la organización. Las fortalezas
con las que cuenta la organización y las limitaciones que obstaculizan el
cumplimiento de sus objetivos estratégicos son parte del mundo interno de la
institución, y las oportunidades y amenazas en cambio tienen lugar en el mundo
externo de la institución.

12. En donde tenemos ventajas competitivas en las
cuales nos podemos apoyar. La parte positiva de la
organización a nivel interno.
Situaciones o tendencias que se encuentran por
fuera de la compañía o proceso, para sacar ventaja
competitivas como: menor costo, rentabilidad y
participación en un mercado mayor
Áreas en las que tenemos problemas y limitan el
éxito general de las empresas, áreas, departamento
o procesos, representan una desventaja interna para
alcanzar los objetivos
Situaciones o tendencias que ocurren el mundo
exterior que podrían influenciar el comportamiento
del mercado o nuestros objetivos

13. VENTAJAS DEL ANÁLISIS FODA
Entre algunas ventajas de este tipo de análisis se encuentra las siguientes
• Facilitan el análisis del quehacer empresarial que por atribución debe cumplir
la empresa, producto o servicio
•Facilitan la realización de un diagnóstico para la construcción de estrategias que
permitan reorientar el rumbo empresarial, al identificar la posición actual y la
capacidad de respuesta de ante la realidad interna y externa.
De esta forma, el proceso de planeación estratégica se considera funcional
cuando las debilidades se ven disminuidas, las fortalezas son incrementadas, el
impacto de las amenazas es considerado y atendido puntualmente, y el
aprovechamiento de las oportunidades es capitalizado en el alcance de los
objetivos, la Misión y Visión del Instituto.

14. ¿CÓMO SE ELABORA?
A) Análisis Interno.-
Para el diagnóstico interno es necesario conocer las fuerzas al interior que intervienen para facilitar el
logro de los objetivos (fortalezas), y sus limitaciones que impiden el alcance de las metas de
una manera eficiente y efectiva (debilidades). Como ejemplos podemos mencionar: Recursos
humanos con los que se cuenta, recursos materiales, recursos financieros, recursos
tecnológicos, etc.
Fortalezas Debilidades
¿Ventajas de la propuesta? ¿Desventajas de la propuesta?
¿Capacidades? ¿Falta de fuerza competitiva?
¿Ventajas competitivas? ¿Aspectos Financieros?
¿Recursos, activos, gente? ¿Motivación, compromiso, liderazgo?
¿Experiencia, conocimiento, datos? ¿Acreditación, etc?
Marketing – alcance, distribución (Conocimiento de Marca) ¿Continuidad, robustez de la cadena de suministros?
¿Precio, valor, calidad? ¿Reputación, presencia y alcance?
¿Acreditaciones, calificaciones, certificaciones? ¿Procesos y sistemas, etc?
¿Cobertura gerencial, sucesión? ¿Cobertura gerencial, sucesión?
¿Ubicación geográfica? ¿Vulnerabilidades propias conocidas?

15. B) Análisis Externo.-
Para realizar el diagnóstico es necesario analizar las condiciones o circunstancias ventajosas de su
entorno que la pueden beneficiar; identificadas como las oportunidades; así como las tendencias del
contexto que en cualquier momento pueden ser perjudiciales y que constituyen las amenazas, con
estos dos elementos se podrá integrar el diagnóstico externo. Algunos ejemplos son: el Sistema
político, la legislación, la situación económica, la educación, el acceso a los servicios de salud, las
instituciones no gubernamentales, etc.
Oportunidades
EL FUTURO Amenazas
PERTENECE AQUELLOS
¿Desarrollos del mercado? ¿Efectos políticos?
QUE VEN DE LAS
¿Vulnerabilidades de los competidores? ¿Efectos legislativos?
DEBILIDADES,
¿Desarrollos tecnológicos e innovaciones? ¿Efectos ambientales?
OPORTUNIDADES
¿Tácticas - sorpresa, grandes contratos, etc? ¿Intenciones de los competidores?
ANTES QUE SE
VUELVAN OBVIAS
¿Volúmenes, producción, economías? ¿Demanda del mercado?
¿Influencias estacionales, del clima, o de la moda? ¿Mantener las capacidades internas?
¿Desarrollo de negocios o de productos? ¿Economía – local o extranjera?
•Ejercicio práctico Acerías Paz del Rio

16. ¿CÓMO SE ELABORA?
C)Se vacía la información que se ha obtenido en los pasos A) y B) en el formato de tabla que se
presenta en el numeral 3 “Formato”.
. Formato
Vacíe la información que ha obtenido en los pasos A) y B) del apartado “2. ¿Cómo se elabora?”,
en una tabla de la siguiente manera.
ANALISIS POSITIVO NEGATIVO
INTERNO FZAS DEBILIDADES
EXTERNO OPORTUNIDADES AMENAZAS
D) Cruzar cada uno de los factores (debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas) de
manera que puedan utilizar esta información para ayudarle a desarrollar una estrategia que
maximice las fuerzas y oportunidades; para así, reducir las debilidades y amenazas que no
permiten obtener los objetivos planteados.

17. LA MATRIZ FODA
Al tener ya determinadas cuales son las FODA, nos permite determinar los principales elementos
de fortalezas, oportunidades, amenazas y debilidades, lo que implica ahora hacer un ejercicio de
mayor concentración en dónde se determine, teniendo como referencias a la Misión y la Visión,
cómo afecta cada uno de los elementos de FODA. Después de obtener una relación lo más
exhaustiva posible, se ponderan y ordenan por importancia cada uno de los FODA a efecto de
quedarnos con los que revisten mayor importancia para la institución.
(1) La Estrategia DA (Mini-Mini) En general, el objetivo de la estrategia DA (Debilidades –vs-
Amenazas), es el de minimizar tanto las debilidades como las amenazas. Una institución que
estuviera enfrentada sólo con amenazas externas y con debilidades internas, pudiera encontrarse
en una situación totalmente precaria. De hecho, tal institución tendría que luchar por su
supervivencia o llegar hasta su liquidación. Pero existen otras alternativas.
(2) La Estrategia DO (Mini-Maxi). La segunda estrategia, DO (Debilidades –vs- Oportunidades),
intenta minimizar las debilidades y maximizar las oportunidades. Una empresa podría identificar
oportunidades en el medio ambiente externo pero tener debilidades organizacionales que le
eviten aprovechar las ventajas del mercado.
El resultado final de este ejercicio será la presentación de una serie de propuestas estratégicas que
contribuyan a la integración y fortalecimiento de la empresa, producto o servicio

18. LA MATRIZ FODA
(3) La Estrategia FA (Maxi-Mini). Esta estrategia FA (Fortalezas –vs- Amenazas), se basa en
las fortalezas que pueden copar con las amenazas del medio ambiente externo. Su
objetivo es maximizar las primeras mientras se minimizan las segundas. Esto, sin embargo,
no significa necesariamente que una empresa fuerte tenga que dedicarse a buscar
amenazas en el medio ambiente externo para enfrentarlas. Por lo contrario, las fortalezas
de una institución deben ser usadas con mucho cuidado y discreción.
(4) La Estrategia FO (Maxi-Maxi). A cualquier empresa le agradaría estar siempre en la
situación donde pudiera maximizar tanto sus fortalezas como sus oportunidades, es decir
aplicar siempre la estrategia FO (Fortalezas –vs-Oportunidades) Tales instituciones podrían
echar mano de sus fortalezas, utilizando recursos para aprovechar la oportunidad del
mercado para sus productos y servicios. Las empresas exitosas, aún si ellas han tenido que
usar de manera temporal alguna de estrategias, siempre hará lo posible por llegar a la
situación donde pueda trabajar a partir de las fortalezas para aprovechar las
oportunidades. Si tienen debilidades, esas instituciones lucharán para sobreponerlas y
convertirlas en fortalezas. Si encaran amenazas y estas se usarán para poder enfocarse en
las oportunidades

19. MATRIZ DOFA
TIPO ESTRATÉGIAS DESCRIPCIÓN
FO (Maxi- Maxi) OFENSIVAS Obtener el máximo provecho de
una situación favorable del entorno
en uso de fortalezas internas
FA (Maxi - Mini) DEFENSIVAS Trata de disminuir el mínimo
impacto de las amenazas del
entorno, valiéndose de las
fortalezas
DA (Mini – mini) SOBREVIVENCIA Destinadas a eludir los efectos de
las situaciones negativas del
entorno y disminuir debilidades
DO (Mini – maxi) RETROALIMENTACIÓN Tratan de aprovechar una situación
positiva del entorno para corregir

20. MATRIZ DOFA
* Ejercicio práctico análisis DOFA Ocaña

21. LA MATRIZ FODA
Luego de hacer la valoración ponderada de los aspectos claves, se continua con
las correspondientes estrategias conducentes a potencializar las fortalezas y las
oportunidades, a neutralizar, evitar o minimizar las debilidades y planear
detalladamente las contingencias necesarias para enfrentar la materialización de
las amenazas.
Las estrategias deben ser acciones lo suficientemente preparadas para que estas
sean objetivas, controlables, cuantificables, o susceptibles de hacerle
seguimiento con base indicadores de gestión. Deben ser acciones precisas a
ejecutar, no se debe caer en actividades genéricas o intangibles que puedan
resultar incontrolables o imposible de cerciorar a cabalidad su gestión.

22. LA MATRIZ FODA
El proceso para diseñar, evaluar y seleccionar estrategias es el siguiente:
1.Se evalúa información sobre el análisis externo (la situación del entorno) y sobre el
análisis interno (los recursos y la capacidad de la empresa)
2.Se evalúa el enunciado de la misión y los valores, se evalúan los objetivos, las estrategias
que se hayan utilizado anteriormente, hayan tenido o no buenos resultados.
3.Se diseña una serie manejable de estrategias factibles, teniendo en cuenta la
información analizada en el punto anterior.
4.Se evalúan las estrategias propuestas, se determinan las ventajas, las desventajas, los
costos y los beneficios de cada una.
5.Se seleccionan las estrategias a utilizar, y se clasifican por orden de su alcance y
factibilidad.

23. VIDEO DE EJEMPLO DOFA
ANÁLISIS CARRO BBC 190M DE MERCEDES – BENZ

24. EJEMPLO: Análisis DOFA de un Hospital
FORTALEZAS (+) DEBILIDADES
(-)
F1) Apertura al cambio por parte del personal. D1) El personal esta desmotivado.
F2) Buena ubicación de la empresa D2) El edificio es pequeño
F3)Buena percepción de la calidad de servicios y D3) Alta burocracia y exceso de papeleo.
INTERNAS productos recibidos D4) La oferta del hospital está desfasada
F4) El 90 % del personal cuenta con título con la demanda
profesional o técnico
ALTERNATIVAS DEBILIDADES /
OPORTUNIDADES ALTERNATIVAS
OPORTUNIDADES (MINI – MAXI)
FORTALEZA/OPORTUNIDADES (MAXI
(+). – MAXI) 1.Remodelar las instalaciones con fondos
O1) Apoyo del gobierno local locales y ayuda internacional.
1. Fortalecer el personal para que este
O2) Alta necesidad identificada por parte de
más capacitado en técnicas (D2,D4,O1,D1)
los usuarios
O3) Poca competencia interactivas de mejora de calidad
O4) Tiene proyectos patrocinados con (O1,F3 O2, F4)
recursos internacionales
Existe conexión con otros proveedores
para cubrir las necesidades de los
EXTERNAS usuarios (F3, F1, O1,O3)
AMENAZAS (-) ALTERNATIVAS
FORTALEZA/AMENAZAS (MAXI- MINI)
ALTERNATIVAS
DEBILIDADES/AMENAZAS (MINI-
1.Bajo ingreso de los usuarios 1.Recuperación de costos por medicamentos y MINI)
2.Acceso al hospital en mal estado servicios de laboratorio con cuotas de los
1. Revisión de procedimientos para
3.Sueldos bajos usuarios
2.Pago de incentivos al personal basado en su disminuir los costos y los tiempos de
4.Falta de presupuesto
(F3,A2,F4,A3, F3,A1) espera, para mejorar la percepción de
5.Los proveedores no confían en la desempeño
los usuarios sobre la calidad del servicio
forma de pago
( D4,A4,D1,A3)