Gestão do tempo e prazos

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Gestão do tempo e prazos

  1. 1. Administração do Tempo Cumprimento de prazos Daniel de Carvalho Luz (15) 9 91265571
  2. 2. ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO & CUMPRIMENTO DE PRAZOS Módulo V Prof. MSc. Daniel Luz
  3. 3. “Não temos como refazer o passado, mas o futuro está à nossa disposição, para ganharmos ou perdermos.” _LYNDON JOHNSON
  4. 4. Você administra bem o seu Tempo? Há quem afirme que, hoje em dia, o recurso mais raro e cobiçado, não é mais o dinheiro, a energia ou até mesmo a água potável, é o tempo. Para muitas pessoas as vinte e quatro horas do dia já não são suficientes para dar conta de tantas demandas e exigências profissionais e pessoais. Parece até que não há mais tempo para a família, para o lazer e para os cuidados com a saúde. Administrar seu tempo com eficácia, isto é: aliar produtividade no trabalho com equilíbrio e qualidade de vida tornou-se um dos maiores desafios do homem moderno. Descubra agora se você administra bem o seu tempo. Leia atentamente as questões a seguir e assinale com um X aquelas que, em sentido genérico, refletirem seu comportamento frequente. Total Você costuma aceitar novas tarefas e responsabilidades mesmo quando sua agenda já esta lotada?1 Você costuma chegar atrasado em compromissos e reuniões?2 Você tem dificuldade em tomar decisões?3 Você permite que telefonemas e colegas interrompam sua concentração a qualquer momento?4 Você costuma fazer várias coisas ao mesmo tempo deixando algumas delas freqüentemente inacabadas?5 Você costuma ocupar boa parte do seu dia com crises e tarefas urgentes?6 Você costuma fazer hora-extra, trabalhar depois do expediente ou levar serviço para casa?7 Sua mesa de trabalho e gavetas estão sempre bagunçadas, cheias de documentos e papéis?8 Você costuma dedicar boa parte do seu dia lendo e respondendo e-mails?9 Você tem dificuldade em delegar tarefas rotineiras em casa ou no trabalho?10 Você tem dificuldade para encontrar tempo livre para atividades de lazer, para um trabalho voluntário ou mesmo para rever os amigos?11 Você tem dificuldade para planejar férias, viagens ou a aquisição de um carro?12 Você costuma participar de reuniões inúteis sem objetivos claramente definidos?13 Você tem dificuldade em se concentrar na execução de tarefas desagradáveis ou projetos muito longos? Você tem a sensação de que os dias estão passando cada vez mais rápido e que não há nada que possa ser feito para reverter esta situação? 14 15
  5. 5. Avalie seu resultado Entre 11 a 15 questões assinaladas Sua relação com o tempo é muito complicada. Você, provavelmente, tem problemas de produtividade e, talvez, sofra de ansiedade ou estresse. Entre 06 a 10 questões assinaladas Você tem diversos hábitos e comportamentos inadequados que prejudicam sua produtividade e sua qualidade de vida. Algumas correções de percurso seriam bem-vindas. Entre 01 a 05 questões assinaladas Muito bem! Você administra bem o seu tempo e provavelmente equilibra com eficácia suas demandas profissionais e pessoais. Entretanto sempre há onde melhorar.
  6. 6. Nomofóbico? Sou ou não sou? Você sabe o que é Nomofóbico? Nomofobia é a expressão usada para designar a sensação de angústia e ansiedade que surge quando alguém se encontra impossibilitado de se comunicar por estar fora da área de cobertura ou ainda sem seu aparelho celular ou outro telemóvel. Trata-se de um termo originado do inglês “no-mo” ou “no-mobile”, que significa sem telemóvel. Nomofóbico portanto é quem sofre de nomofobia. Descubra agora se você é nomofóbico. Leia atentamente as questões a seguir e assinale com um X aquelas que, em sentido genérico, refletirem seu comportamento frequente. Total Paro tudo que estou fazendo para atender meu celular.1 Nunca deixo meu celular desligado ou descarregado.2 Não carrego meu celular na bolsa, no bolso ou na mochila. Prefiro carregá-lo na mão para que eu possa atendê-lo imediatamente.3 Interrompo minhas relações sexuais para atender meu celular.4 Nunca esqueço o celular em casa ou no trabalho; quando isso acontece, volto de onde estou para pegá-lo.5 Quando perco ou esqueço meu celular em casa ou no trabalho sinto-me como se estive nu, incompleto.6 Atendo o celular no banheiro.7 Não importa o que estou fazendo jamais desligo o celular, quando muito ajusto o toque de chamada para a opção silencioso.8 Atendo o celular durante minhas refeições inclusive quando estou acompanhado de amigos ou clientes.9 Quando estou dormindo deixo meu celular sobre o criado mudo, ao lado da cama.10 Quando viajo aciono o celular assim que saio do avião e ligo para casa ou para o trabalho apenas para dizer “oi, cheguei!”.11 Fico pensando para quem vou ligar quando estou sozinho, desocupado ou entediado.12 Sempre tenho um tempinho para admirar novos modelos de celulares nas vitrines ou na internet.13 Mesmo que não seja necessário, mantenho meu celular ligado nos finais de semana e nas férias. Para não correr o risco de ficar com o celular descarregado mantenho vários carregadores de reserva em locais estratégicos. 14 15
  7. 7. Avalie seu resultado Entre 11 a 15 questões assinaladas Não há duvida. Você é, com certeza, um nomofóbico. Procure um psicólogo ou compre ações de operadoras de telefonia móvel. Entre 06 a 10 questões assinaladas Nem tudo esta perdido. Você ainda tem salvação. Ei! Desligue o celular e preste atenção no texto! Entre 01 a 05 questões assinaladas Muito bem! Ao que tudo indica o celular é, para você, uma possibilidade e não uma necessidade.
  8. 8. Gestão do Tempo Atividade não é produtividade Planejar sem exagerar Não ficar esperando as urgências Evitar as distrações no meio do caminho Negociar o que precisa ser entregue primeiro Aprender a dizer não “Falta de tempo é desculpa daqueles que perdem tempo por falta de métodos.”
  9. 9. Gestão do Tempo Tarefas diárias Metas intermediárias Metas de longo prazo Visão Fotografia do futuro. Determine antes de tudo. Identifique o teu papel. Metas: precisam ser EMAC Específica Mensurável Atingível Compatível 1. Revise! 2. Liste! 3. Priorize! 4. Visualize!
  10. 10. Vamos refletir? Big rocks: primeiro o mais importante Professor Daniel Luz 2014 Me diz o que você faria... se só te restasse um dia? Pense em algo realmente importante (mas não urgente) que gostaria de fazer na próxima semana. Big rocks são as coisas que realmente importam na vida.
  11. 11. O importante não é fazer tudo na vida, mas fazer todas as coisas importantes. Trabalhe duro nas coisas certas... Insight by Daniel de Carvalho Luz T. (15) 9 9126 5571 – daniel.luz 2020@hotmail.com
  12. 12. Tarefas Diárias 1. Imprescindíveis 2. Necessárias 3. Opcional
  13. 13. O Urgente x Importante Q1 Q2 Q3 Q4 Urgente Importante A produtividade está nos quadrantes 1 e 2 O quadrante 3 é o “apagar incêndio” O quadrante 4 é a perda de tempo Não urgente Nãoimportante
  14. 14. Urgência e prazos Urgente é quando se aproxima o fim do prazo. todo estímulo que reclama por nossa atenção. Nem tudo que é urgente é importante. Portanto, nem tudo “é para ontem”.
  15. 15. Urgência e prazos Urgente é quando se aproxima o fim do prazo. Dois tipos de prazo: 1. Prazo fatal 2. Prazo de início
  16. 16. A matriz do tempo Compreenda as cores e os quadrantes gerados a partir do cruzamento entre importância e urgência. Professor Daniel Luz 2014
  17. 17. Memorize a localização e a denominação dos quatro quadrantes. A matriz do tempo Professor Daniel Luz 2014
  18. 18. Crises Problemas prementes Reuniões urgentes Projetos com data-limite Planejamento e preparação Prevenção Construção de relacionamentos Auto-estudo Interrupções desnecessárias Algumas chamadas telefônicas Reuniões sem importância Descanso em excesso Lazer em excesso Trabalho sem foco Diálogos sem importância Veja alguns exemplos de eventos típicos de cada quadrante. A matriz do tempo Professor Daniel Luz 2014
  19. 19. Memorize os conceitos que identificam eventos de cada quadrante. A matriz do tempo Professor Daniel Luz 2014
  20. 20. O segredo para demolir o “mito da falta de tempo” é... Viver acima da linha! Reduza QIII Elimine QIV A matriz do tempo Professor Daniel Luz 2014
  21. 21. Posso (ou não ) fazer ações triviais Devo fazer ações importantes Preciso fazer ações vitais A B C A B C A matriz do tempo Professor Daniel Luz 2014

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