Gestão do Tempo e Foco

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Gestão do Tempo e Foco

  1. 1. FOCO A única coisa que pode trazer resultados extraordinários para a sua vida Curso Gestão do Tempo e Prazos
  2. 2. Uma agora.... ou dois depois?
  3. 3. compartilhando conhecimento Slides disponíveis em www.slideshare.net/daniel.luz/presentations Contato: (15) 9 9126 5571 Daniel.luz2020@hotmail.com Acesse os slides em Curso encante sua audiência – Professor Daniel de Carvalho Luz Fone (15) 9126 5571
  4. 4. Para obter o melhor deste curso… Você deve ser honesto com você mesmo – Impiedosamente honesto.
  5. 5. Bibliografia sugerida
  6. 6. Se você persegue dois coelhos ao mesmo tempo... Não vai pegar nenhum dos dois. _Provérbio Russo
  7. 7. As 4 Perguntas de Calloaway Os Inprescindiveis têm uma noção clara do foco que devem ter para "encaixar" no grande esquema do mercado. Eles começam com algumas perguntas simples, de vital importância: O que vou fazer melhor? O que é que gosto de fazer? O que nossos “clientes” valorizam? Onde é que esses três fatores se cruzam? Simplicidade e Foco
  8. 8. As leis da simplicidade John Maeda – Nipo Americano Designer Gráfico, Cientista da Computação e Autor Reduza Organize Tempo Aprenda Diferenças Contexto Emoção Confiança Fracasso O ponto
  9. 9. “Não temos como refazer o passado, mas o futuro está à nossa disposição, para ganharmos ou perdermos.” _LYNDON JOHNSON
  10. 10. Gestão do Tempo Atividade não é produtividade Planejar sem exagerar Não ficar esperando as urgências Evitar as distrações no meio do caminho Negociar o que precisa ser entregue primeiro Aprender a dizer não “Falta de tempo é desculpa daqueles que perdem tempo por falta de métodos.”
  11. 11. Gestão do Tempo Tarefas diárias Metas intermediárias Metas de longo prazo Visão Fotografia do futuro. Determine antes de tudo. Identifique o teu papel. Metas: precisam ser EMAC Específica Mensurável Atingível Compatível 1. Revise! 2. Liste! 3. Priorize! 4. Visualize!
  12. 12. As 6 mentiras sobre produtividade Tudo tem a mesma Importância; Multitarefa é uma boa coisa; Basta ser disciplinado para ser bem-sucedido; A Força de vontade está sempre à disposição; Você pode alcançar uma vida equilibrada; Grande é ruim e deve ser temido.
  13. 13. O efeito dominó “Toda grande mudança começa como dominós em queda.” _B. J. Thornton
  14. 14. O efeito dominó Leeuwarden, Noruega 13 de Novembro 2009 Weijers Domino Productions 4.491. 863 peças 94.000 Joules 545 Flexões de braço
  15. 15. Sucesso é construído sobre sucesso
  16. 16. Capacidade de realizar Você pode fazer qualquer coisa... Mas não pode fazer tudo!
  17. 17. Multitarefas “Fazer muita coisa ao mesmo tempo é meramente a oportunidade de estragar mais de uma coisa ao mesmo tempo.” _Steve Uzzell Editor do National Geographic magazine
  18. 18. O problema dos MULTITAREFEIROS CLIFFORD NASS Professor da Universidade Stanford Aplicou testes a 262 MULTITAREFEIROS no verão de 2009 Conclusão: “Os MULTITAREFEIROS eram medíocres em tudo”
  19. 19. O custo da alternância de atividade Pode haver até 28% de perda de produtividade “O custo em termos de tempo extra gasto com a alternância de tarefas depende de quão complexas ou simples elas são” _Dr. David Meyer
  20. 20. Os canais cerebrais Conversar e andar; Ensinar um passageiro a pousar um DC 10; Atravessar um desfiladeiro sobre corda.
  21. 21. Principio do 80 / 20 O menor esforço leva aos maiores resultados!
  22. 22. Principio do 80 / 20 Exemplo do principio 80 / 20 Tempo 20% do nosso tempo produz 80% dos resultados Conselhos 20% das pessoas tomam 80% do nosso tempo Produtos 20% dos nossos produtos produzem 80% do nosso lucro Leitura 20% do livro contém 80% do conteúdo Trabalho 20% do nosso trabalho nos proporciona 80% de satisfação Oratória 20% de um discurso causa 80% do impacto Donativos 20% das pessoas doarão 80% do dinheiro Piquenique 20% das pessoas comerão 80% da comida Liderança 20% das pessoas tomam 80% das decisões
  23. 23. Princípio do 80 / 20 O menor esforço leva aos maiores resultados! Lista de tarefas: Posso fazer Posso fazer Posso fazer Devo fazer Posso fazer Devo fazer Posso fazer Devo fazer Devo fazer Posso fazer Lista de sucesso: 1. Devo fazer 2. Devo fazer 3. Devo fazer 4. Devo fazer Uma lista de tarefas se torna uma lista de sucesso quando você estabelece prioridades
  24. 24. Se tudo é urgente, nada é urgente! O menor esforço leva aos maiores resultados! Não importa com quantas tarefas você comece uma lista, tem sempre como simplificá-la e ficar com apenas uma.
  25. 25. Os 4 ladrões 1. Inabilidade de dizer “não” 2. Medo do caos 3. Maus hábitos de saúde 4.O ambiente não o apoia em seus objetivos
  26. 26. Você administra bem o seu Tempo? Há quem afirme que, hoje em dia, o recurso mais raro e cobiçado, não é mais o dinheiro, a energia ou até mesmo a água potável, é o tempo. Para muitas pessoas as vinte e quatro horas do dia já não são suficientes para dar conta de tantas demandas e exigências profissionais e pessoais. Parece até que não há mais tempo para a família, para o lazer e para os cuidados com a saúde. Administrar seu tempo com eficácia, isto é: aliar produtividade no trabalho com equilíbrio e qualidade de vida tornou-se um dos maiores desafios do homem moderno. Descubra agora se você administra bem o seu tempo. Leia atentamente as questões a seguir e assinale com um X aquelas que, em sentido genérico, refletirem seu comportamento frequente. Total Você costuma aceitar novas tarefas e responsabilidades mesmo quando sua agenda já esta lotada?1 Você costuma chegar atrasado em compromissos e reuniões?2 Você tem dificuldade em tomar decisões?3 Você permite que telefonemas e colegas interrompam sua concentração a qualquer momento?4 Você costuma fazer várias coisas ao mesmo tempo deixando algumas delas freqüentemente inacabadas?5 Você costuma ocupar boa parte do seu dia com crises e tarefas urgentes?6 Você costuma fazer hora-extra, trabalhar depois do expediente ou levar serviço para casa?7 Sua mesa de trabalho e gavetas estão sempre bagunçadas, cheias de documentos e papéis?8 Você costuma dedicar boa parte do seu dia lendo e respondendo e-mails?9 Você tem dificuldade em delegar tarefas rotineiras em casa ou no trabalho?10 Você tem dificuldade para encontrar tempo livre para atividades de lazer, para um trabalho voluntário ou mesmo para rever os amigos?11 Você tem dificuldade para planejar férias, viagens ou a aquisição de um carro?12 Você costuma participar de reuniões inúteis sem objetivos claramente definidos?13 Você tem dificuldade em se concentrar na execução de tarefas desagradáveis ou projetos muito longos? Você tem a sensação de que os dias estão passando cada vez mais rápido e que não há nada que possa ser feito para reverter esta situação? 14 15
  27. 27. Avalie seu resultado Entre 11 a 15 questões assinaladas Sua relação com o tempo é muito complicada. Você, provavelmente, tem problemas de produtividade e, talvez, sofra de ansiedade ou estresse. Entre 06 a 10 questões assinaladas Você tem diversos hábitos e comportamentos inadequados que prejudicam sua produtividade e sua qualidade de vida. Algumas correções de percurso seriam bem-vindas. Entre 01 a 05 questões assinaladas Muito bem! Você administra bem o seu tempo e provavelmente equilibra com eficácia suas demandas profissionais e pessoais. Entretanto sempre há onde melhorar.
  28. 28. Nomofóbico? Sou ou não sou? Você sabe o que é Nomofóbico? Nomofobia é a expressão usada para designar a sensação de angústia e ansiedade que surge quando alguém se encontra impossibilitado de se comunicar por estar fora da área de cobertura ou ainda sem seu aparelho celular ou outro telemóvel. Trata-se de um termo originado do inglês “no-mo” ou “no-mobile”, que significa sem telemóvel. Nomofóbico portanto é quem sofre de nomofobia. Descubra agora se você é nomofóbico. Leia atentamente as questões a seguir e assinale com um X aquelas que, em sentido genérico, refletirem seu comportamento frequente. Total Paro tudo que estou fazendo para atender meu celular.1 Nunca deixo meu celular desligado ou descarregado.2 Não carrego meu celular na bolsa, no bolso ou na mochila. Prefiro carregá-lo na mão para que eu possa atendê-lo imediatamente.3 Interrompo minhas relações sexuais para atender meu celular.4 Nunca esqueço o celular em casa ou no trabalho; quando isso acontece, volto de onde estou para pegá-lo.5 Quando perco ou esqueço meu celular em casa ou no trabalho sinto-me como se estive nu, incompleto.6 Atendo o celular no banheiro.7 Não importa o que estou fazendo jamais desligo o celular, quando muito ajusto o toque de chamada para a opção silencioso.8 Atendo o celular durante minhas refeições inclusive quando estou acompanhado de amigos ou clientes.9 Quando estou dormindo deixo meu celular sobre o criado mudo, ao lado da cama.10 Quando viajo aciono o celular assim que saio do avião e ligo para casa ou para o trabalho apenas para dizer “oi, cheguei!”.11 Fico pensando para quem vou ligar quando estou sozinho, desocupado ou entediado.12 Sempre tenho um tempinho para admirar novos modelos de celulares nas vitrines ou na internet.13 Mesmo que não seja necessário, mantenho meu celular ligado nos finais de semana e nas férias. Para não correr o risco de ficar com o celular descarregado mantenho vários carregadores de reserva em locais estratégicos. 14 15
  29. 29. Avalie seu resultado Entre 11 a 15 questões assinaladas Não há duvida. Você é, com certeza, um nomofóbico. Procure um psicólogo ou compre ações de operadoras de telefonia móvel. Entre 06 a 10 questões assinaladas Nem tudo esta perdido. Você ainda tem salvação. Ei! Desligue o celular e preste atenção no texto! Entre 01 a 05 questões assinaladas Muito bem! Ao que tudo indica o celular é, para você, uma possibilidade e não uma necessidade.
  30. 30. dias É o tempo que, em média se leva para consolidar um hábito! Disciplina x hábito
  31. 31. Uma agora.... ou dois depois?
  32. 32. Dr. Walter Mischel, desde 1983 atua no departamento de psicologia da Universidade de Columbia Foi reconhecido em 2011 com o Prêmio da Universidade de Louisville por seus estudos em autocontrole.
  33. 33. O experimento de Walter Mischel – 1037 crianças de 4 anos nascidas em 1970 Em Dunedin na Nova Zelândia Em 1981 começa o acompanhamento sistemático
  34. 34. Autoconhecimento Saiba a quem você serve Saiba o que você ama Saiba quais são as raízes dos seus sentimentos Saiba o que dirige sua vida Saiba no que você é bom Saiba a que dedicar seu tempo Saiba com quem você quer andar
  35. 35. Autoconhecimento SOAR - Strengths, Opportunities, Aspirations and Objectives. Forças Oportunidades Aspirações Objetivos Diagram adapted from “The Heart of Appreciative Strategy” by John Sutherland and Jacqueline Stavros and “Strategic Inquiry > Appreciative Intent: Inspiration to SOAR - A New Framework for Strategic Planning” by Jacqueline Stavros, David Cooperrider, D. Lynn Kelley, AI Practitioner, November 2003.
  36. 36. A vida acontece Responsável 1. Procura a realidade O que está acontecendo? 2. Admite a realidade É assim que vai ser. 3. Assume Se for para ser, depende de mim! 4. Encontra solução O que posso fazer? 5. Bota a mão na massa Ok, vamos agir! Vítima 1. Evita a realidade Não faça perguntas. 2. Briga com a realidade É assim que vejo as coisas. 3. Culpa os outros Se as pessoas fizessem seu trabalho! 4. Inventa desculpas Não é minha função. 5. Espera e torce para mudar Se for para ser assim, será!
  37. 37. 1. Eles sabem o que é importante 2. Eles planejam o seu dia 3. Eles são capazes de retomar ao caminho muito rápido 4. Eles conhecem a prioridade e zelam delas 5. Eles são solucionadores de problemas 6. Eles se munem de ferramentas 7. Eles concentram foco como o laser 8. Eles são muito organizados 9. Eles são disciplinados 10. Eles aprendem continuamente 10 características de pessoas altamente produtivas
  38. 38. Tarefas Diárias 1. Imprescindíveis 2. Necessárias 3. Opcional
  39. 39. URGENTE OU IMPORTANTE? IMPORTANTE Atividade que contribui para atingir objetivos pessoais ou profissionais. Acrescenta valor e resultado. URGENTE Atividade que demanda atenção imediata. "O que é importante raramente é urgente, e o que é urgente raramente é importante” Eisenhower (Presidente dos EUA durante a 2a Guerra Mundial)
  40. 40. Urgência e prazos Urgente é quando se aproxima o fim do prazo. todo estímulo que reclama por nossa atenção. Nem tudo que é urgente é importante. Portanto, nem tudo “é para ontem”.
  41. 41. Urgência e prazos Urgente é quando se aproxima o fim do prazo. Dois tipos de prazo: 1. Prazo fatal 2. Prazo de início
  42. 42. A matriz do tempo Compreenda as cores e os quadrantes gerados a partir do cruzamento entre importância e urgência.
  43. 43. Memorize a localização e a denominação dos quatro quadrantes. A matriz do tempo
  44. 44. O Urgente x Importante Q1 Q2 Q3 Q4 Urgente Importante A produtividade está nos quadrantes 1 e 2 O quadrante 3 é o “apagar incêndio” O quadrante 4 é a perda de tempo Não urgente Nãoimportante
  45. 45. O segredo para demolir o “mito da falta de tempo” é... Viver acima da linha! Reduza QIII Elimine QIV A matriz do tempo Professor Daniel Luz 2014
  46. 46. Vamos refletir? Big rocks: primeiro o mais importante Me diz o que você faria... se só te restasse um dia? Pense em algo realmente importante (mas não urgente) que gostaria de fazer na próxima semana. Big rocks são as coisas que realmente importam na vida.
  47. 47. Matriz de Priorização - GUT Nota Gravidade Urgência Tendência 5 Extremamente grave Extremamente urgente Se não for resolvido, piora imediatamente 4 Muito grave Muito urgente Vai piorar a curto prazo 3 Grave Urgente Vai piorar a médio prazo 2 Pouco grave Pouco urgente Vai piorar a longo prazo 1 Sem gravidade Sem urgência Sem tendência de piorar Matriz de Priorização ? G.U.T. ? para priorização de problemas Problemas G U T Total Priorização • Atraso na entrega do fornecedor 4 4 3 11 2º • Alto gasto com materiais de escritório 2 2 1 5 4º • Baixo índice de recompra entre os clientes 5 4 4 13 1º • Problemas disciplinares entre vendedores 3 2 3 8 3º
  48. 48. P PROBABILIDADE I IMPACTO U URGÊNCIA T TENDÊNCIA GRAU DE EXPOSIÇÃO ORIENTAÇÃO PARA AÇÃO Há indícios? Há precedentes? Quanto é provável que aconteça? Quanto isto afeta meu negócio? Qual o impacto nos resultados? Quanto tempo tenho para atuar? De que forma o fator tende a evoluir? Se eu nada fizer a situação melhora ou piora? O principal benefício do modelo de mensuração de riscos é a priorização das ações. Analise de risco I P U T

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