Curso para Terminais Portuário Libra - Santos SP

1. FOCO
A única coisa que pode trazer resultados
extraordinários para a sua vida
Curso
Gestão do Tempo e Prazos

2. Uma agora.... ou dois depois?

3. compartilhando conhecimento
Slides disponíveis em
www.slideshare.net/daniel.luz/presentations
Contato: (15) 9 9126 5571
Daniel.luz2020@hotmail.com
Acesse os slides em
Curso encante sua audiência – Professor Daniel de Carvalho Luz
Fone (15) 9126 5571

4. Para obter o melhor
deste curso…
Você deve ser honesto
com você mesmo –
Impiedosamente
honesto.

5. Bibliografia sugerida

6. Se você persegue
dois coelhos ao
mesmo tempo...
Não vai pegar
nenhum dos dois.
_Provérbio Russo

7. As 4 Perguntas de Calloaway
Os Inprescindiveis têm uma noção clara do foco que
devem ter para "encaixar" no grande esquema do mercado.
Eles começam com algumas perguntas simples, de vital
importância:
O que vou fazer melhor?
O que é que gosto de fazer?
O que nossos “clientes” valorizam?
Onde é que esses três fatores se cruzam?
Simplicidade e Foco

8. As leis da simplicidade
John Maeda – Nipo Americano
Designer Gráfico, Cientista da Computação e Autor
Reduza
Organize
Tempo
Aprenda
Diferenças
Contexto
Emoção
Confiança
Fracasso
O ponto

9. “Não temos como
refazer o passado, mas
o futuro está à nossa
disposição, para
ganharmos ou
perdermos.”
_LYNDON JOHNSON

10. Gestão do Tempo
Atividade não é produtividade
Planejar sem exagerar
Não ficar esperando as urgências
Evitar as distrações no meio do caminho
Negociar o que precisa ser entregue primeiro
Aprender a dizer não
“Falta de tempo é desculpa daqueles que perdem tempo por
falta de métodos.”

11. Gestão do Tempo
Tarefas diárias
Metas intermediárias
Metas de longo prazo
Visão Fotografia do futuro.
Determine antes de tudo.
Identifique o teu papel.
Metas: precisam ser EMAC
Específica
Mensurável
Atingível
Compatível
1. Revise! 2. Liste! 3. Priorize! 4. Visualize!

12. As 6 mentiras sobre produtividade
Tudo tem a mesma Importância;
Multitarefa é uma boa coisa;
Basta ser disciplinado para ser bem-sucedido;
A Força de vontade está sempre à disposição;
Você pode alcançar uma vida equilibrada;
Grande é ruim e deve ser temido.

13. O efeito dominó
“Toda grande mudança
começa como dominós em
queda.”
_B. J. Thornton

15. O efeito dominó
Leeuwarden, Noruega
13 de Novembro 2009
Weijers Domino Productions
4.491. 863 peças
94.000 Joules
545 Flexões de braço

17. Sucesso é construído sobre sucesso

18. Capacidade de realizar
Você pode
fazer
qualquer
coisa...
Mas não
pode fazer
tudo!

19. Multitarefas
“Fazer muita coisa ao mesmo
tempo é meramente a
oportunidade de estragar
mais de uma coisa ao mesmo
tempo.”
_Steve Uzzell
Editor do National Geographic magazine

20. O problema dos MULTITAREFEIROS
CLIFFORD NASS
Professor da Universidade Stanford
Aplicou testes a 262
MULTITAREFEIROS no verão de 2009
Conclusão:
“Os MULTITAREFEIROS eram
medíocres em tudo”

21. O custo da alternância de atividade
Pode haver até 28% de perda de produtividade
“O custo em termos de tempo extra gasto com a
alternância de tarefas depende de quão
complexas ou simples elas são”
_Dr. David Meyer

22. Os canais cerebrais
Conversar e andar;
Ensinar um passageiro a pousar
um DC 10;
Atravessar um desfiladeiro sobre
corda.

23. Principio do 80 / 20
O menor esforço leva aos
maiores resultados!

24. Principio do 80 / 20
Exemplo do principio 80 / 20
Tempo 20% do nosso tempo produz 80% dos resultados
Conselhos 20% das pessoas tomam 80% do nosso tempo
Produtos 20% dos nossos produtos produzem 80% do nosso lucro
Leitura 20% do livro contém 80% do conteúdo
Trabalho 20% do nosso trabalho nos proporciona 80% de satisfação
Oratória 20% de um discurso causa 80% do impacto
Donativos 20% das pessoas doarão 80% do dinheiro
Piquenique 20% das pessoas comerão 80% da comida
Liderança 20% das pessoas tomam 80% das decisões

25. Princípio do 80 / 20
O menor esforço leva aos maiores resultados!
Lista de tarefas:
Posso fazer
Posso fazer
Posso fazer
Devo fazer
Posso fazer
Devo fazer
Posso fazer
Devo fazer
Devo fazer
Posso fazer
Lista de sucesso:
1. Devo fazer
2. Devo fazer
3. Devo fazer
4. Devo fazer
Uma lista de
tarefas se torna
uma lista de
sucesso quando
você estabelece
prioridades

26. Se tudo é urgente, nada é urgente!
O menor esforço leva aos maiores resultados!
Não importa com
quantas tarefas
você comece uma
lista, tem sempre
como simplificá-la
e ficar com apenas
uma.

27. Os 4 ladrões
1. Inabilidade de dizer “não”
2. Medo do caos
3. Maus hábitos de saúde
4.O ambiente não o apoia em seus objetivos

28. Você administra bem o seu Tempo?
Há quem afirme que, hoje em dia, o recurso mais raro e cobiçado, não é mais o dinheiro, a energia ou até mesmo a água potável, é o tempo. Para
muitas pessoas as vinte e quatro horas do dia já não são suficientes para dar conta de tantas demandas e exigências profissionais e pessoais.
Parece até que não há mais tempo para a família, para o lazer e para os cuidados com a saúde.
Administrar seu tempo com eficácia, isto é: aliar produtividade no trabalho com equilíbrio e qualidade de vida tornou-se um dos maiores desafios
do homem moderno.
Descubra agora se você administra bem o seu tempo. Leia atentamente as questões a seguir e assinale com um X aquelas que, em sentido
genérico, refletirem seu comportamento frequente.
Total
Você costuma aceitar novas tarefas e responsabilidades mesmo quando sua agenda já esta lotada?1
Você costuma chegar atrasado em compromissos e reuniões?2
Você tem dificuldade em tomar decisões?3
Você permite que telefonemas e colegas interrompam sua concentração a qualquer momento?4
Você costuma fazer várias coisas ao mesmo tempo deixando algumas delas freqüentemente inacabadas?5
Você costuma ocupar boa parte do seu dia com crises e tarefas urgentes?6
Você costuma fazer hora-extra, trabalhar depois do expediente ou levar serviço para casa?7
Sua mesa de trabalho e gavetas estão sempre bagunçadas, cheias de documentos e papéis?8
Você costuma dedicar boa parte do seu dia lendo e respondendo e-mails?9
Você tem dificuldade em delegar tarefas rotineiras em casa ou no trabalho?10
Você tem dificuldade para encontrar tempo livre para atividades de lazer, para um trabalho voluntário ou mesmo para rever os amigos?11
Você tem dificuldade para planejar férias, viagens ou a aquisição de um carro?12
Você costuma participar de reuniões inúteis sem objetivos claramente definidos?13
Você tem dificuldade em se concentrar na execução de tarefas desagradáveis ou projetos muito longos?
Você tem a sensação de que os dias estão passando cada vez mais rápido e que não há nada que possa ser feito para reverter esta situação?
14
15

29. Avalie seu resultado
Entre 11 a 15 questões
assinaladas
Sua relação com o tempo
é muito complicada. Você,
provavelmente, tem
problemas de
produtividade e, talvez,
sofra de ansiedade ou
estresse.
Entre 06 a 10 questões
assinaladas
Você tem diversos hábitos e
comportamentos
inadequados que
prejudicam sua
produtividade e sua
qualidade de vida. Algumas
correções de percurso
seriam bem-vindas.
Entre 01 a 05 questões
assinaladas
Muito bem! Você
administra bem o seu
tempo e provavelmente
equilibra com eficácia suas
demandas profissionais e
pessoais. Entretanto
sempre há onde melhorar.

30. Nomofóbico? Sou ou não sou?
Você sabe o que é Nomofóbico? Nomofobia é a expressão usada para designar a sensação de angústia e ansiedade que surge quando alguém se encontra
impossibilitado de se comunicar por estar fora da área de cobertura ou ainda sem seu aparelho celular ou outro telemóvel. Trata-se de um termo originado do
inglês “no-mo” ou “no-mobile”, que significa sem telemóvel. Nomofóbico portanto é quem sofre de nomofobia.
Descubra agora se você é nomofóbico. Leia atentamente as questões a seguir e assinale com um X aquelas que, em sentido genérico, refletirem seu
comportamento frequente.
Total
Paro tudo que estou fazendo para atender meu celular.1
Nunca deixo meu celular desligado ou descarregado.2
Não carrego meu celular na bolsa, no bolso ou na mochila. Prefiro carregá-lo na mão para que eu possa atendê-lo imediatamente.3
Interrompo minhas relações sexuais para atender meu celular.4
Nunca esqueço o celular em casa ou no trabalho; quando isso acontece, volto de onde estou para pegá-lo.5
Quando perco ou esqueço meu celular em casa ou no trabalho sinto-me como se estive nu, incompleto.6
Atendo o celular no banheiro.7
Não importa o que estou fazendo jamais desligo o celular, quando muito ajusto o toque de chamada para a opção silencioso.8
Atendo o celular durante minhas refeições inclusive quando estou acompanhado de amigos ou clientes.9
Quando estou dormindo deixo meu celular sobre o criado mudo, ao lado da cama.10
Quando viajo aciono o celular assim que saio do avião e ligo para casa ou para o trabalho apenas para dizer “oi, cheguei!”.11
Fico pensando para quem vou ligar quando estou sozinho, desocupado ou entediado.12
Sempre tenho um tempinho para admirar novos modelos de celulares nas vitrines ou na internet.13
Mesmo que não seja necessário, mantenho meu celular ligado nos finais de semana e nas férias.
Para não correr o risco de ficar com o celular descarregado mantenho vários carregadores de reserva em locais estratégicos.
14
15

31. Avalie seu resultado
Entre 11 a 15 questões
assinaladas
Não há duvida. Você é,
com certeza, um
nomofóbico.
Procure um psicólogo ou
compre ações de
operadoras de telefonia
móvel.
Entre 06 a 10 questões
assinaladas
Nem tudo esta perdido.
Você ainda tem salvação.
Ei! Desligue o celular e
preste atenção no texto!
Entre 01 a 05 questões
assinaladas
Muito bem! Ao que tudo
indica o celular é, para
você, uma possibilidade e
não uma necessidade.

32. dias
É o tempo que, em média se leva para
consolidar um hábito!
Disciplina x hábito

33. Uma agora.... ou dois depois?

34. Dr. Walter Mischel, desde
1983 atua no
departamento de
psicologia da Universidade
de Columbia
Foi reconhecido em 2011
com o Prêmio da
Universidade de Louisville
por seus estudos em
autocontrole.

35. O experimento de Walter Mischel – 1037 crianças de 4 anos nascidas em 1970
Em Dunedin na Nova Zelândia
Em 1981 começa o acompanhamento sistemático

37. Autoconhecimento
Saiba a quem você serve
Saiba o que você ama
Saiba quais são as raízes dos seus sentimentos
Saiba o que dirige sua vida
Saiba no que você é bom
Saiba a que dedicar seu tempo
Saiba com quem você quer andar

38. Autoconhecimento
SOAR -
Strengths, Opportunities, Aspirations and Objectives.
Forças Oportunidades
Aspirações Objetivos
Diagram adapted from “The Heart of Appreciative Strategy” by John Sutherland and Jacqueline Stavros and
“Strategic Inquiry > Appreciative Intent: Inspiration to SOAR - A New Framework for Strategic Planning” by
Jacqueline Stavros, David Cooperrider, D. Lynn Kelley, AI Practitioner, November 2003.

39. A vida acontece
Responsável
1. Procura a realidade
O que está acontecendo?
2. Admite a realidade
É assim que vai ser.
3. Assume
Se for para ser, depende de mim!
4. Encontra solução
O que posso fazer?
5. Bota a mão na massa
Ok, vamos agir!
Vítima
1. Evita a realidade
Não faça perguntas.
2. Briga com a realidade
É assim que vejo as coisas.
3. Culpa os outros
Se as pessoas fizessem seu trabalho!
4. Inventa desculpas
Não é minha função.
5. Espera e torce para mudar
Se for para ser assim, será!

40. 1. Eles sabem o que é importante
2. Eles planejam o seu dia
3. Eles são capazes de retomar ao caminho
muito rápido
4. Eles conhecem a prioridade e zelam
delas
5. Eles são solucionadores de problemas
6. Eles se munem de ferramentas
7. Eles concentram foco como o laser
8. Eles são muito organizados
9. Eles são disciplinados
10. Eles aprendem continuamente
10 características de pessoas altamente
produtivas

41. Tarefas Diárias
1. Imprescindíveis
2. Necessárias
3. Opcional

42. URGENTE OU IMPORTANTE?
IMPORTANTE
Atividade que contribui para atingir objetivos pessoais ou
profissionais.
Acrescenta valor e resultado.
URGENTE
Atividade que demanda atenção imediata.
"O que é importante raramente é urgente,
e o que é urgente raramente é importante”
Eisenhower (Presidente dos EUA durante a 2a Guerra Mundial)

43. Urgência e prazos
Urgente é
quando se aproxima o fim
do prazo.
todo estímulo que reclama
por nossa atenção.
Nem tudo que é urgente é importante.
Portanto, nem tudo
“é para ontem”.

44. Urgência e prazos
Urgente é quando se aproxima
o fim do prazo.
Dois tipos de prazo:
1. Prazo fatal
2. Prazo de início

45. A matriz do tempo
Compreenda as cores
e os quadrantes gerados a
partir
do cruzamento entre
importância e urgência.

46. Memorize a
localização e a
denominação dos
quatro quadrantes.
A matriz do tempo

47. O Urgente x Importante
Q1 Q2
Q3 Q4
Urgente
Importante
A produtividade está nos
quadrantes 1 e 2
O quadrante 3 é o “apagar
incêndio”
O quadrante 4 é a perda de
tempo
Não urgente
Nãoimportante

48. O segredo para demolir o
“mito da falta de tempo”
é...
Viver acima da linha!
Reduza QIII
Elimine QIV
A matriz do tempo
Professor Daniel Luz 2014

49. Vamos refletir?
Big rocks: primeiro o mais
importante
Me diz o que você faria...
se só te restasse um dia?
Pense em algo realmente importante
(mas não urgente)
que gostaria de fazer na próxima
semana.
Big rocks são as coisas que realmente
importam na vida.

51. Matriz de Priorização - GUT
Nota Gravidade Urgência Tendência
5
Extremamente grave Extremamente urgente
Se não for resolvido, piora
imediatamente
4 Muito grave Muito urgente Vai piorar a curto prazo
3 Grave Urgente Vai piorar a médio prazo
2 Pouco grave Pouco urgente Vai piorar a longo prazo
1 Sem gravidade Sem urgência Sem tendência de piorar
Matriz de Priorização ? G.U.T. ? para priorização de problemas
Problemas G U T Total Priorização
• Atraso na entrega do fornecedor 4 4 3 11 2º
• Alto gasto com materiais de escritório 2 2 1 5 4º
• Baixo índice de recompra entre os clientes 5 4 4 13 1º
• Problemas disciplinares entre vendedores 3 2 3 8 3º

52. P
PROBABILIDADE
I
IMPACTO
U
URGÊNCIA
T
TENDÊNCIA
GRAU DE EXPOSIÇÃO ORIENTAÇÃO PARA AÇÃO
Há indícios?
Há precedentes?
Quanto é provável
que aconteça?
Quanto
isto afeta
meu negócio?
Qual o impacto
nos resultados?
Quanto tempo
tenho
para atuar?
De que forma o
fator tende
a evoluir?
Se eu nada fizer
a situação
melhora ou piora?
O principal benefício do modelo de mensuração de riscos é a priorização das ações.
Analise de risco
I
P
U
T