1. QUẢN TRỊ DỰ ÁN CÔNG
NGHỆ THÔNG TIN
Người trình bày: Đàm Lê Anh

2. Kế hoạch làm việc
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Tổng quan
Kỹ năng trao đổi
Tư duy chiến lược dự án
Lập kế hoạch dự án
Theo dõi và kiểm soát dự án
Khoán ngoài
Quản lý thay đổi và kết thúc dự án
Kỹ năng quản lý chung
Quản lý dự án Việt nam

3. Chào các bạn!
Xin hãy tự giới thiệu:
• Tên
• Bộ phận công tác
• Sở thích
• Kinh nghiệm về công
việc

4. Tổng quan về quản lý dự án
•
•
•
•
Quản lý và Tổ chức
Quản lý dự án và Lãnh đạo
Quản lý công việc cụ thể con người
Kỹ năng trao đổi
–
–
–
–
–
Kĩ năng nghe
Kĩ năng hiểu
Kĩ năng viết
Kĩ năng trình bày
Kĩ năng làm việc tập thể: động não tập thể

5. Quản lý
•
•
•
•
Chủ thể quản lý
Đối tượng quản lý
Mục tiêu
Môi trường
• Chủ thể quản lý tác động lên
Đối tượng quản lý nhằm đạt
được những mục tiêu nhất định
trong điều kiện biến động của
môi trường.

6. Quản lý dự án
• Dự án là một nỗ lực của một tổ
chức nhằm tạo nên các sản phẩm
mới hoặc các dịch vụ mới
• Các yếu tố chính của dự án
•
•
•
•
Công việc
Cá nhân, nguồn lực
Thời gian thực hiện
Chi phí

7. Quản lý dự án
• Là việc áp dụng các công cụ, kiến
thức và kỹ thuật nhằm định nghĩa,
lập kế hoạch, tiến hành triển khai, tổ
chức, kiểm soát và kết thúc dự án.
• Quản lí dự án hiện đang trở thành
cách quản lí chính thay thế cho cách
quản lí hành chính mệnh lệnh, quan
liêu.

8. Các công việc quản lý dự án
o
o
o
o
o
o
Mô tả các mục tiêu của dự án
Các yêu cầu về tài chính, thời gian,
hiệu quả công việc
Các nguồn tài nguyên
Các yếu tố rủi ro
Kê hoạch cuối cùng của dự án
Quản trị các giai đoạn của dự
án/Vòng đời của một dự án

9. Một cách nhìn khác
• Quản lí về kĩ thuật :
– công việc,
– ngân sách
– tiến độ
– chất lượng thuật:
• Quản lí về con người, kỹ năng mềm:
– con người
– các tổ chức tham gia thực hiện dự án
• Vấn đề con người thường là vấn đề ảnh hưởng tới
sự thành bại của các dự án.
• Bên cạnh các kĩ năng kĩ thuật, cần phát triển các kĩ
năng con người trên cơ sở các chuẩn kĩ năng: suy
nghĩ, trao đổi, giao tiếp, trình bày

10. Dự án – Các khái niệm
•
•
•
•
•
•
•
1. Định nghĩa dự án
2. Đặc trưng của dự án
3. Dự án công nghệ thông tin
4. Quản lí dự án là gì?
5. Người quản lí dự án
6. Các qui trình quản lí dự án
7. Các bên tham gia dự án

11. Định nghĩa dự án
• Một dự án là nỗ lực nhằm tạo nên các sản
phẩm mới hoặc các dịch vụ mới duy nhất
• Mục đích (kết quả dự án)
• Sản phẩm
• Dịch vụ
• “Tạm thời”: Dự án có điểm đầu và điểm kết
thúc
• “Duy nhất”- Có tính đặc trưng riêng biệt
• Dự án thường có nhiều bên tham gia
• Dự án luôn không có tính chắc chắn

12. Đặc điểm của Dự án
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Các hành động để đạt tới một mục tiêu xác định.
Có điểm bắt đầu và điểm kết thúc.
Có ràng buộc về chi phí, thời gian và nguồn lực.
Có nhiều rủi ro và quản trị rủi ro
Trong quá trình thực hiên có thay đổi và vấn đề xuất
hiện.
Được thực hiện bởi một tổ chức đặc biệt thành lập
tạm thời (Tổ dự án)
Nội dung công việc thay đổi trong các pha (khoảng
thời gian) tiếp diễn.
Nhiều người và tổ chức với nhu cầu và mối quan tâm
khác nhau cùng tham gia.
Hoạt động hợp tác bên trong một tổ
Các nguồn lực thay đổi tuỳ theo từng tác vụ

13. Dự án công nghệ thông tin
• Là một dự án được thực hiện trong
lĩnh vực công nghệ thông tin.
• Tuân thủ các nguyên tắc của quản lí
dự án nói chung.
• Tuân thủ các nguyên tắc của công
nghệ thông tin: Sản phẩm Công
nghệ thông tin

14. Quản lý dự án
• Ứng dụng kiến thức kỹ năng, công
cụ kỹ thuật để nhằm thỏa mãn các
yêu cầu của dự án
• Yếu tố con người :Chính là Bạn –
Người quản trị dự án

15. Mục tiêu: Quản lý dự án
• Hoàn thành các công việc của dự án theo
đúng yêu cầu kỹ thuật, trong phạm vi ngân
sách, đúng tiến độ ( Kỹ thuật-Tài chính- Thời
gian)
• Quản lý dự án (QLDA) là việc áp dụng các
công cụ, kiến thức và kỹ thuật nhằm định
nghĩa, lập kế hoạch, tiến hành triển khai, tổ
chức, kiểm soát và kết thúc dự án.
• Quản lí dự án hiện đang trở thành cách
quản lí chính thay thế cho cách quản lí
hành chính mệnh lệnh, quan liêu.

16. Quản lý dự án
• Quản lí dự án bao gồm 2 cấu phần chính:
– Quản lí về kĩ thuật : bao gồm công việc, ngân
sách, tiến độ, chất lượng kỹ thuật:
– Quản lí về con người : bao gồm con người và
các tổ chức tham gia thực hiện dự án và sự
trao đổi người:
• Vấn đề con người thường là vấn đề ảnh
hưởng tới sự thành bại của các dự án.
• Bên cạnh các kĩ năng kĩ thuật, cần phát
triển các kĩ năng con người trên cơ sở các
chuẩn kĩ năng: suy nghĩ, trao đổi, giao tiếp,
trình bày…

17. Các kiến thức chính cần có
• Kiến thức về quản lý dự án chung được chấp
nhận
• Khả năng thực hành ứng dụng thực tế
• Khả năng về quản lý chung

18. Kỹ năng với các dự án phần mềm
Xây dựng phần mềm
Quản lý quy
trình
Quản lý yêu cầu
sản phẩm
Thiết kế chi
tiết
Xây dựng sản
phẩm
Tích hợp và
kiểm thử
Đặc tả
Phân tích
thiết kế
Phần
mềm
Tổ chức
họp
Tài liêu
NSD
Tài liêu
phân tích
Tài liêu
chương
trình
Tài liêu
chấp nhận
Các công
tác hành
chính
Tài liêu
huấn
luyện
Tài liêu
Thiết kế
Tài liêu
kiểm
thử
Tài liêu
Kiểm thử
Lập kế
hoạch
Phần
mềm

19. Các bước chung của dự án
•
•
•
•
•
•
Đưa ra ý tưởng
Hoạch định chiến lược
Lập kế hoạch
Tổ chức
Thực hiện
Vận hành

20. Đưa ra ý tưởng
• Bản đồ tư duy Mind Maps

21. Phân tích chiến lược
Top-down
• Đánh giá Lập kế
hoạch
• Thực hiện Điều phối
hiện
• Tổ dự án
• Kế hoạch hành động
dự án
• Phát triển cách tiếp
cận chiến lược
• Chuẩn bị kế hoạch ý
đồ
Bottom-up
• Kết thúc
• Thực hiện > Chuyển
giao
• Cấu trúc > Tổ chức
• Lập kế hoạch > Kế
hoạch dự án
• Khởi đầu > Vạch ranh
giới dự án
• Quan niệm > Đề án

22. Vòng đời của một dự án
Ý tưởng –
Quan điểm
ban đầu
Mô tả Xác định
cụ thể về
dự án
Lập kế
hoạch dự
án
Triển
khai dự
án và kết
thúc
Khởi động
dự ánz

23. Một ví dụ SE-CMM

24. Lập Đề án
Đề xuất dự án-Quan niệm
•
•
•
•
Hiểu rõ hơn nhu cầu thực sự
Nghiên cứu công nghệ, thực tế
Khảo sát các vấn đề tài chính -Nguồn ngân sách
Ước lượng ngân sách và nguồn lực cần ở
mức cao
• Nhận diện rủi ro và các phương án quản trị
rủi ro
• Thuyết phục về các quan niệm, nhận được sự
chấp thuận
• Xác định các bước tiếp theo

25. Đề xuất - Mục đích
• Các câu hỏi chính cần được trả lời:
– Cái gì cần được làm?
– Tại sao nó cần?
– Làm như thế nào?
• Tình trạng chung: Không rõ ràng, mập
mờ
– Cần có phương pháp cân nhắc ra quyết đinh
(Ví dụ: SWOT)
– Xác định các mối liên hệ ràng buộc, các ranh
giới, các giả định (lơi, hại, nguy hiểm)

26. Đề xuất (tiếp)
• Mỗi dự án một khác phải được xác
định cho từng trường hợp
• Tài liệu đề án bản “kế hoạch cho
việc lập kế hoạch”
• Phân biệt đề án và dự án :
– Đề án là bản đề nghị các việc cần cấp
trên chấp thuận.
– Dự án là toàn bộ mọi việc được triển
khai sau khi đề án đã được chấp thuận.

27. Tài liệu đề án
Đề án : Tóm tắt chính xác thông tin để xác định liệu dự án nên
được khởi động hay để chậm lại.
• Bước 1: Thông tin chung: Tên dự án Điểm quan trọng
• Bước 2: Mục tiêu và mục đích
• Bước 3: Liên kết với chính sách chiến lược nghiệp vụ
và/hoặc chính sách chiến lược của nhà nướ, tổ chức chính
phủ…
• Bước 4: Liên kết / soạn thảo phù hợp Kế họach chiến
lược CNTT
• Bước 5: Các phương án nghiệp vụ và hệ thống tùy chọn
• Bước 6: Phân tích chi phí và lợi ích lợi tổng thể
• Bước 7: Các nhân tố rủi ro và thành công
• Bước 8: Khuyến cáo về các bước tiếp theo

28. Phân tích Chi phí - Lợi ích
(BCA or CBA)
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Mô tả trường hợp nghiệp vụ
Các Đề án hay các phương án đang xem xét
Đại cương về chi phí ước lượng và ích lợi trông đợi
Bao giờ cũng khó định lượng ích lợi và ước lượng chi
phí
Các giả định tài liệu nằm dưới các tính toán
Với từng tuỳ chọn tính cả chi phí khởi động và chi phí
vận hành
Các rủi ro liên quan với bất kì chi phí hay ích lợi nào
Cơ hôi của những sáng kiến mới này phải được nhận
diện. Thường chu kì từ 3 tới 5 năm được dùng cho các
dự án CNTT
Khuyến cáo tóm tắt về tiến trình hành động

29. Mô tả quan niệm ( Mấu chốt)
• Kết quả của pha quan niệm là bản
đề án
• Các Bước xây dựng đề án
• Làm tài liệu về các dự án giả định
• Trường hợp nghiệp vụ: ngân sách,
chi phí, ích lợi, rủi ro
• Thẩm định dự án và khuyến cáo

30. Các tình huống tiếp theo
• Đê án sẽ được chấp thuận hoặc bị bác bỏ
• Ban điều hành dự án có thể cần được lập ra
• Ngân sách được chấp thuận cho pha khởi đầu
dự án
• Người quản lí dự án được bổ nhiệm
• Tổ dự án được chọn ra
• Các công cụ tiện ích hay Phòng tác nghiệp
được dành riêng
• Bắt đầu tài liệu nghiên cứu khả thi nếu dự án
lớn hay chuẩn bị tài liệu xác định dự án nếu dự
án là vừa hay nhỏ

31. Câu hỏi và trả lời
• Các khái niêm
• Xây dụng đề án

32. Vận động
• Vận động cho dự án là hoạt động trình bày, diễn giải,
phân tích về dự án cho những người có thẩm quyền
quyết định hiểu và ra quyết định.
• Hiêu với nghĩa tích cực là hiểu thực chất vấn đề hoặc
là có nghĩa tiêu cực là hiểu các quyền lợi được dàn
xếp.
• Vận động mang nghĩa tích cực ở chỗ cung cấp hiểu
biết và thông tin toàn cảnh cho người có quyền quyết
định ra quyết định đúng đắn (việc nâng cao quan trí).
• Vận động mang nghĩa tiêu cực thường mang ý nghĩa
“mặc cả”, “lại quả”, “đi đêm”
• Nên thực hiện các chiến dịch vận động cho dự án

33. Quản lí dự án là gì?
• “QLDA là công cụ quản lí có hiệu quả cao áp
dụng tri thức, kĩ năng, công cụ và kĩ thuật vào
các hoạt ộng dự án để đáp ứng hay vượt quá
nhu cầu và mong ợi của khách hàng với dự
án.” PMBOK Project Management Body of
Knowledge” Tổng thế tri thức Quản lí dự án
động đợi - –
• Tri thức và thực hành được chấp nhận chung
trong quản lí dự án
• Do Viện Quản lí dự án định nghĩa
http://www.pmi.org
• “PM” = “Project Management Quản lí dự án”,
không phải là “Phần Mềm” -

34. Các câu hỏi thường gặp về
Quản lý dự án
•
•
•
•
Quản lí dự án có phải là quản lí không?
Quản lí dự án khác gì với quản lí?
Ai làm quản lí dự án?
Quản lí dự án là làm những việc gì?
–
–
–
–
–
–
–
Xác định mục đích, mục tiêu (làm gì)
Xác định cách thức thực hiện (làm thế nào)
Xây dựng hệ thống tài liệu dự án
Tổ chức đội ngũ thực hiện (hoặc quản lí khoán ngoài)
Thực hiện và theo dõi, kiểm soát
Kiểm soát thay đổi, kiểm soát chất lượng
Kết thúc dự án

35. Nhân vật chính - người Quản lý
dự án
Vai trò của người
quản lí dự án
• Người chịu trách
nhiệm cuối cùng về
cho dự án
• Điểm tiếp xúc duy nhất
với bên ngoài dự án
• Giải quyết các vấn đề
trong dự án
• Tích luỹ tài sản tri thức
và huấn luyện thành
viên
Nhiệm vụ của người
quản lí dự án
• Xây dựng kế hoạch
dự án
• Theo dõi và kiểm
soát thực hiện dự
án
• Quản lí thay đổi
• Kết thúc dự án
• Đánh giá việc hoàn
thành dự án ánh

36. Quản lý dự án và Quản lý kỹ
thuật

37. Quy trình Quản lý dự án
Qui trình: “Một chuỗi các hành động đưa tới kết quả mong muốn”
• Qui trình khởi đầu, xác định dự án
–
•
Qui trình lập kế hoạch
–
–
•
Phối hợp con người và các nguồn lực khác để thực hiện kế hoạch
Qui trình kiểm soát
–
–
•
Xác định và làm mịn mục đích
Chọn lựa phương án tốt nhất trong qui trình hành động
Qui trình thực hiện (tổ chức)
–
•
Có được quyền thực hiện dự án hay pha
Điều phối và đo qui trình đều đặn
Tiến hành hành động khắc phục khi cần
Qui trình kết thúc
–
Đưa dự án hay pha tới kết thúc đúng trình tự

39. Các nhóm quy trình

40. Các khoảng thời gian thường gặp cho
các nhóm quy trình

41. Quy trình khởi đầu

42. Quy trình lập kế hoạch

43. Quy trình thực hiên

44. Quy trình kiểm soát

45. Quy trình kết thúc

46. Các bên tham gia vào dự án
• Người quản lí
dự án
• Người tài trợ
dự án
• Tổ dự án
• Khách hàng
• Quản lí cấp
cao

47. Các yếu tố quyết định quy
trình Quản lý dự án
1. Các hoạt động của qui trình
quản lí dự án
2. Các nhiệm vụ trong các hoạt
động quản lí dự án
3. Hiểu biết thực hành và kiến thức
chung của người quản lí dự án

48. Các hoạt động chính của qui trình
QLDA
1. Khởi động dự án (Do người lập kế
hoạch tổ chức)
2. Xây dựng kế hoạch dự án
3. Theo dõi dự án và kiểm soát thực
hiện
4. Quản lí thay đổi
5. Kết thúc dự án
6. Đánh giá việc hoàn thành dự án

49. Các nhiệm vụ trong các hoạt
động quản lí dự án
• Xây dựng kế hoạch dự án
• Theo dõi dự án và kiểm soát thực
hiện
• Quản lí thay đổi
• Kết thúc dự án
• Đánh giá sau khi hoàn thành dự án

50. Khởi động dự án
• Tạo ra bản đề án về kế hoạch phát
triển hệ thống
• Làm bản đề nghị và bản giải thích
về kế hoạch phát triển hệ thống
• Có được sự chấp thuận để khởi
động dự án

51. Các nhiệm vụ trong hoạt động
xây dựng kế hoạch dự án
• Lập kế hoạch về
phạm vi
• Lập nguyên tắc
phát triển hệ thống
• Xác định phạm vi
• Lập kế hoạch, lịch
biểu
• Lập kế hoạch
nguồn lực
• Lập kế hoạch tổ
chức và nhân viên
• Lập kế hoạch mua
sắm
• Lập kế hoạch chi phí
• Lập kế hoạch đảm
bảo chất lượng
• Lập kế hoạch quản lí
rủi ro
• Hợp nhất kế hoạch
dự án

52. Các nhiệm vụ theo dõi và kiểm
soát thực hiện dự án
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
Kiểm soát thực hiệndự án
Điều phối và theo dõi iều dự án
Quản lí vấn đề
Đánh giá việc hoàn
Đánh thành qui trình
Báo cáo hiện trạngdự án
Kiểm soát tiến độ
Quản lí nguồn lực
Quản lí tổ chức vànhân viên
Quản lí mua sắm
Quản lí chi phí
Quản lí chất lượng
Quản lí rủi ro

53. Quản lý thay đổi
1. Hiểu các yêu cầu thay đổi
2. Phân tích và đánh giá về nội dung
yêu cầu
3. Chấp thuận thay đổi
4. Thực hiện thay đổi

54. Quản lý kết thúc dự án
1. Hiểu trạng thái kết thúc dự án
2. Chuẩn bị báo cáo hoàn thành dự
án
3. Đáp ứng yêu cầu của người sử
dụng
4. Làm báo cáo hoàn thành dự án
và kết thúc

55. Quản lý hoàn thành dự án
1. Đánh giá sau khi kết thúc dự án
2. Thu thập, phân loại và phân tích
thông tin hiệu năng, và tạo ra cơ
sở dữ liệu

56. Các kiến thức cơ sở của
người Quản lý dự án
Kiến thức về quản lý luồng công
việc dự án
1. Xây dựng kế hoạch dự án
2. Theo dõi dự án và kiểm soát
thực hiện
3. Quản lí thay đổi
4. Kết thúc dự án
5. Đánh giá hoàn thành dự án

57. Kiến thức cơ sở người quản
lý dự án
Kiến thức về kiểm soát tiến độ
1. Quản lí nguồn lực
2. Quản lí tổ chức và nhân viên
3. Quản lí mua sắm
4. Quản lí chi phí
5. Quản lí chất lượng
6. Quản lí rủi ro

58. Kiến thức cơ sở người quản
lý dự án
Liên quan tới việc kiểm soát thực hiện
dự án
• Kĩ năng quản lí chung
Ảnh hưởng tới năng suất và chất
lượng dự án
• Tri thức về quản lí dự án CNTT