Treinamento Excel Avançado

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Treinamento em excel avançado, como montar um filtro automatico e tabela dinamica

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Treinamento Excel Avançado

  1. 1. 1
  2. 2. 2 Índice  Filtro automático com data no Excel matricial  Funções o Índice o Corresp o Menor o Lin  Tabela Dinâmica o Criar uma Tabela Dinâmica para analisar dados externos o Criar uma Tabela Dinâmica para analisar dados em várias tabelas o Usar a Lista de campos para organizar os campos em uma Tabela dinâmica o Alterar os dados de origem de uma Tabela Dinâmica o Atualizar dados em uma Tabela Dinâmica o Excluir uma Tabela Dinâmica
  3. 3. 3 Objetivo: Demonstrar como utilizar o filtro automático com data no Excel utilizando fórmulas Índice, Corresp, Menor, LIN, SE e matricial  Observar as funções de forma isolada para entender o funcionamento. = se (condição; verdadeiro; falso) = Menor (Matriz; k) Matriz >> obrigatório. Uma matriz ou intervalo de dados. K >> obrigatório. A posição (a partir do menor) na matriz ou intervalo de dados a ser fornecido. = Índice ( Matriz, n° da linha, n° da coluna ) = corresp (valor procurado; matriz procurada; tipo correspondência)  Valor procurado necessário. O valor que você deseja corresponder em matriz procurada. Por exemplo, quando você procura o número de alguém na lista telefônica, está usando o nome da pessoa como valor de pesquisa, mas o número do telefone é o valor desejado. O argumento valor procurado pode ser um valor (número, texto ou valor lógico) ou uma referência de célula a um número, texto ou valor lógico.  Matriz procurada necessário. O intervalo de células que estão sendo pesquisadas.
  4. 4. 4  Tipo correspondência Opcional. O número -1, 0 ou 1. O argumento tipo correspondência especifica como o Excel corresponde valor procurado com os valores em matriz procurada. O valor padrão desse argumento é 1.  A tabela a seguir descreve como a função localiza valores com base na configuração do argumento tipo correspondência. = LIN ([REF]) >> Retorna o número da linha de uma referência . Após conhecer as funções acima, podemos partir para o “FILTRO AUTOMÁTICO”. >> A tabela abaixo elaborada será definida a partir do campo DATA, sem nenhum input, apenas formulas. Trazendo assim da matriz original todos os valores referentes ao vencimento citado, no caso 20/01/2015.
  5. 5. 5 O problema que este exemplo busca solucionar é a criação de uma lista filtrada a partir do seu vencimento. Temos uma lista completa com todos os dados, por exemplo dados de vendas: Precisamos de uma coluna com “CHAVE ÚNICA”. No nosso caso “Nota Fiscal”. - Vamos criar uma estrutura com as mesmas colunas da tabela. A primeira função será no campo Nota Fiscal.
  6. 6. 6 {=SEERRO(MENOR(SE(tb_clientes[Vencimento]=DataNF;tb_clientes[Nota Fiscal]);LIN()- 3);"")} {} >> Função matricial. >> CTRL + ENTER + SHIFT (Para entrar com formula matricial) Funções matriciais: São funções que realizamfiltros emlistas dedados antes de executar as funções, exemplo, temos uma lista com várias datas, como é o nosso exemplo, e queremos que seja executado determinado conjunto de funções do Excel com base nesta lista. Tudo começa aqui: SE(tb_clientes[Vencimento]=DataNF;tb_clientes[Nota Fiscal]) = A Neste momento estamos fazendo um filtro implícito em uma relação de dados “Vencimento” selecionando somente os valores que forem iguais a DataNF e armazenando na memória “Nota Fiscal”. Entendido esta parte; utilizaremos agora a função MENOR e LIN Ex: MENOR(tb_clientes[Nota Fiscal]; 3) estou solicitando que retorne o terceiro menor valor do campo Nota Fiscal na tabela Cliente. LIN () -3 >> Como a formula começa na linha 4, LIN() retornará 4, logo, LIN() -3 = 1 em assim por diante. Vamos ver como fica a formula até aqui, substituindo a primeira expressão por A. Veja: = MENOR(A;LIN()-3) Neste momento estamos limitando a um valor apenas de acordo com a linha em que está posicionada a célula.
  7. 7. 7 1. Verifique se os dados têm títulos de coluna ou cabeçalhos da tabela, e se não há linhas em branco. 2. Clique em qualquer célula no intervalo de células ou na tabela. 3. Clique em Inserir > Tabelas Dinâmicas Recomendadas.  Criar uma Tabela Dinâmica para analisar dados externos  Criar uma Tabela Dinâmica para analisar dados em várias tabelas  Usar a Lista de campos para organizar os campos em uma Tabela dinâmica  Alterar os dados de origem de uma Tabela Dinâmica  Atualizar dados em uma Tabela Dinâmica  Excluir uma Tabela Dinâmica
  8. 8. 8 1. Clique em qualquer célula na planilha. 2. Clique em Inserir > Tabela Dinâmica. 3. Na caixa de diálogo Criar Tabela Dinâmica, em Escolha os dados que deseja analisar, clique em Usar uma fonte de dados externa. Vamos utilizar um arquivo de banco de dados do Access.
  9. 9. 9 Tabelas sem relação : Criando relação entre tabelas.
  10. 10. 10 Tabelas com relação criadas Após criar uma Tabela Dinâmica, você verá a Lista de Campos, onde poderá mudar o design adicionando e organizando os campos. Se você quiser classificar ou filtrar as colunas de dados mostrados na Tabela Dinâmica, consulte Classificar dados em uma Tabela Dinâmica e Filtrar dados em uma Tabela Dinâmica. A Lista de Campos aparece quando você clica emqualquer lugar da Tabela Dinâmica. Se você clicou na Tabela Dinâmica,mas não vê aListade Campos, façao seguinte para abri- la: 1. Clique em qualquer lugar da Tabela Dinâmica para mostrar as Ferramentas de Tabela Dinâmica na faixa de opções. 2. Clique em Análise > Lista de Campos. A Lista de Campos tem uma seção de campos onde você pode escolher os campos que quer mostrar na Tabela Dinâmica,e uma seção de áreas onde você pode organizar esses campos da maneira desejada.
  11. 11. 11 DICA Se você deseja mudar a forma como as seções são exibidas na Lista de Campos, clique no botão Ferramentas e escolha o layout desejado.
  12. 12. 12 Use a seção de campos da Lista de Campos para adicionar campos a sua Tabela Dinâmica:  Marque a caixa ao lado do nome de um campo para colocá-lo em uma área padrão da Lista de Campos. Normalmente, os campos não numéricos são adicionados à área Linhas, os campos números são adicionados à área Valores e as hierarquias de data e hora OLAP (Processamento Analítico Online) são adicionadas à área Colunas. Use a seção de áreas da Lista de Campos para reorganizar os campos da maneira desejada arrastando-os entre as quatro áreas. Os campos que você coloca nas diferentes áreas são mostrados na Tabela Dinâmica, assim:  Os campos da área Filtros são mostrados como filtros de relatório de nível superior acima da Tabela Dinâmica, assim:  Os campos da área Colunas são mostrados como Rótulos de Coluna na parte superior da Tabela Dinâmica, assim:
  13. 13. 13 Dependendo da hierarquia dos campos, as colunas podem estar aninhadas dentro de colunas em posição superior.  Os campos da área Linhas são mostrados como Rótulos de Linha do lado esquerdo da Tabela Dinâmica, assim: Dependendo da hierarquia dos campos, as linhas podem estar aninhadas dentro de linhas em posição superior.  Os campos da área Valores são mostrados como valores numéricos resumidos na Tabela Dinâmica, assim:
  14. 14. 14 Se você tiver mais de um campo em uma área,poderá reorganizar suaordem arrastando para a posição desejada.Para excluir um campo de uma TabelaDinâmica,arraste-o para fora de sua seção de áreas. Depois de criar uma Tabela Dinâmica, você poderá alterar o intervalo de seus dados de origem. Por exemplo, é possível expandir os dados de origem para incluir mais linhas de dados. Entretanto, se os dados de origem forem substancialmente alterados — como a presença de mais ou menos colunas, considere a criação de uma nova Tabela Dinâmica. Para alterar a fonte de dados de uma Tabela Dinâmica se for um intervalo de células ou uma tabela do Excel, siga este procedimento: 1. Clique em qualquer lugar da Tabela Dinâmica para mostrar as Ferramentas de Tabela Dinâmica na Faixa de Opções. 1. Clique em Análise > Alterar a Fonte de Dados. 1. Na caixa Tabela/Intervalo, insira o intervalo que você quer usar.
  15. 15. 15 DICA Deixe a caixa de diálogo aberta e escolha a tabela ou o intervalo em sua planilha. Se os dados que você quer incluir estão em outra planilha, clique nessa planilha e escolha a tabela ou o intervalo. Para basear sua Tabela Dinâmica em uma fonte externa diferente, talvez seja melhor criar uma nova Tabela Dinâmica. Se o local de sua fonte de dados externa mudou — por exemplo, o nome de seu banco de dados do SQL Server é o mesmo, mas ele foi movido para um servidor diferente ou seu banco de dados do Access foi movido para outro compartilhamento de rede— é possível alterar a conexão atual. 1. Clique em qualquer lugar da Tabela Dinâmica para mostrar as Ferramentas de Tabela Dinâmica na Faixa de Opções. 1. Clique em Análise > Alterar a Fonte de Dados. 1. Clique em Escolher Conexão.
  16. 16. 16 1. Na caixa Mostrar, mantenha Todas as Conexões selecionado ou escolha a categoria de conexão que contém a fonte de dados à qual você quer se conectar. Se o seu novo localnão estálistado, clique em ProcurarMaiseprocure afonte de dados à qual você quer se conectar na caixa de diálogo Selecionar Fonte de Dados. Se for o caso, clique em Nova Fonte e siga as etapas do Assistente para Conexão de Dados. Depois, retorne para a caixa de diálogo Selecionar Fonte de Dados.
  17. 17. 17 Se a sua Tabela Dinâmica é baseada em uma conexão com um intervalo ou uma tabela no Modelo de Dados, você pode escolher outra conexão ou tabela de Modelo de Dados na guia Tabelas. Porém, sesuaTabelaDinâmica é baseada no Modelo de Dados de Pasta de Trabalho, não é possível mudar a fonte de dados. 1. Selecione a conexão desejada e clique em Abrir.
  18. 18. 18 2. Clique em Apenas Criar Conexão. 3. Clique em Propriedades e clique na guia Definição. 4. Se seu arquivo de conexão. odc foi movido, navegue até o novo local na caixa Arquivo de conexão.
  19. 19. 19 A qualquer momento, você pode clicar em Atualizar para atualizar os dados em Tabelas Dinâmicas na pasta de trabalho. Você pode atualizar os dados de Tabelas Dinâmicas conectadas a dados externos, como um banco de dados (SQL Server, Oracle, Access ou outro), cubo do Analysis Services, feed de dados e muitas outras fontes. Você também pode atualizar dados de uma tabela de origem na mesma pastade trabalho ou em outra. E você pode definir a pasta de trabalho para atualizar os dados da Tabela Dinâmica automaticamente quando você a abrir. Para atualizar manualmente uma ou mais Tabelas Dinâmicas, faça o seguinte: 1. Clique em qualquer lugar da Tabela Dinâmica para mostrar as Ferramentas de Tabela Dinâmica na faixa de opções. 1. Clique em Análise > Atualizar ou pressione Alt+F5. DICA Para atualizar todas as Tabelas Dinâmicas napastade trabalho ao mesmo tempo, clique em Analisar > Atualizar seta > Atualizar Tudo. 1. Se a atualização levar mais tempo que o esperado, clique em Análise > seta Atualizar > Atualizar Status para verificar o status da atualização. Para interromper a atualização, clique em Cancelar Atualização. Se as larguras das colunas ea formatação das células deseus dados se ajustaremquando você atualizar os dados da TabelaDinâmica e você não quer que issoaconteça,verifique se as seguintes opções estão marcadas: 1. Clique em Análise > Opções.
  20. 20. 20 1. Na guia Layout e Formato, marque as caixas Ajustar automaticamente a largura das colunas ao atualizar e Preservar a formatação da célula ao atualizar. Para definir uma opção para atualizar automaticamente os dados da Tabela Dinâmica quando você abrir a pasta de trabalho, faça o seguinte: 1. Clique em qualquer lugar da Tabela Dinâmica para mostrar as Ferramentas de Tabela Dinâmica na faixa de opções. 1. Clique em Análise > Opções. 1. Na caixa de diálogo Opções da Tabela Dinâmica, na guia Dados, marque a caixa Atualizar dados ao abrir o arquivo. Quando você não precisar mais de uma Tabela Dinâmica, selecione toda a Tabela Dinâmica e pressione a tecla DELETE para removê-la. Se você receber uma mensagem "Não é possível alterar essa parte de um relatório de Tabela Dinâmica", verifique se toda a Tabela Dinâmica está selecionada. Pressione CTRL+A e pressione DELETE novamente. Se você estiver usando um dispositivo que não tem um teclado, tente remover a Tabela Dinâmica da seguinte maneira: 1. Escolha uma célula emqualquer lugar da Tabela Dinâmica para mostrar as Ferramentas de Tabela Dinâmica na faixa de opções.
  21. 21. 21 2. 3. Clique em Análise > Selecionar e escolha Tabela Dinâmica Inteira. 4. Pressione DELETE. DICA Se a sua Tabela Dinâmica estiver em uma planilha separada que não tenha nenhum outro dado que você queira manter, excluir essa planilha é uma forma rápida de remover a Tabela Dinâmica. Fonte de dados e informação: site Microsoft.

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