1. Principios Y Etapas Del Control
PRINCIPIOS DEL CONTROL
SUS PRINCIPIOS:
Del carácter administrativo del control.
Es necesario distinguir “las operaciones” de control, de “la función” de control.
La aplicación racional del control debe fundamentarse en los siguientes principios:
Equilibrio A cada grupo de delegacion conferido debe proporcionarse el grado de control
correspondiente. De la misma manera que la autoridad se delega y la responsabilidad se
comparte, al delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos suficientes para
verificar que se está cumpliendo con la responsabilidad conferida, y que la utoridad
delegada está siendo debidamente ejercida.
De los objetivos. Se refiere a que el control existe en función de los objetivos, es decir, el
control no es un fín, sino un medio para alcanzar los objetivos prestablecidos. Ningún
control será válido sino se fundamenta en los objetivos y si, atravéz de el, no se evalúa el
logro de los mismos. Por lo tanto, es imprescindible establecer medidas específicas de
actuación, o estándares, que sirvan de patrón para la evaluacón de lo establecido, mísma
que se determina con base en los objetivos. La efectividad del control está en relacion
directa con la precisión de los estándares. Los estándares permite la ejecución de los planes
dentro de cierto límite, evitando errores y, consecutivamente, pérdidas de tiempo y de
dinero.
De la oportunidad. El control para que sea eficaz necesita ser oportuno, es decir, debe
explicarse antes de que se efectúe el error, de tal manera que sea posible tomar medidas
correctivas, con anticipación. Un control, cuando no es oprtuno carece de validez y,
obviamente, reduce la consecución de los objetivos al mismo.
De las desviaciones. Todas las variaciones o desviaciones que se presentan en relación con
los planes deben ser analizadas detalladamente, de tal manera que sea posible conocer las
causas que las originaron, a fin de tomar las medidas necesarias para evitarlas en el futuro.
Es inútil detectar desviaciones si no se hace el análisis de las mismas si no se establecen
medidas preventivas y correctivas.
El establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que éste represente en
tiempo y dinero, en relación con las ventajas reales que éste reporte. Un control solo deberá
implantarse si su costo se justifica antes de los resultados que se esperan de él; de nada
servirá establecer un sitema de control si los benenficios financieros que reditúe resultan
menores que el costo y tiempo que implica su implantación.

2. De los estándares. El control es imposible si no existen “estandares” de alguna manera
prefijados, y será tanto mejor, cuanto más precisos y cuantificados sean dichos estándares.
Del carácter medial del centro. Aunque parezca una cosa obvia, hay que recordar
constantemente este principio. De él se deduce también espontáneamente una regla: Un
control deberá usarse si el trabajo, gastos, etc., que impone, se justifican ante los beneficios
que de él esperan.
En segundo positivo, surge el peligro del “especialista” en la tecnica de control de la que se
trate, el que casi siempre verá bondad de su técnica, y tratará de lograr a toda costa que se
implante. En sentido negativo, está también el peligro de subestimar los beneficios de un
medio de control, ya que por éstos se produzcan “a largo plazo”, ya por que sea imposible,
o difícil al menos, cuantificarlos. De ahí la conveniencia de tratar de hacer ésta
cuantificación.
De principio de excepción. El control adminstrativo, es mucho más eficaz y rápido, cuando
se concentra en los casos en que no se logró lo previsto, más bien que en los resultados que
se obtuvieron como se había planeado. El control debe aplicarse, referentemente, a las
actividades excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo delimitando
adecuadamente cuáles funciones estratégicas requieren del control. Este principio se auxilia
de métodos probabilísticos, estadísticos o aleatorios.
De la función controlada. La función controlada por ningún motivo debe comprender a la
función controlada, ya que pierde efectividad del control. Este principio es básico, ya que
señala que la persona o la función que realiza el control no debe estar involucrada con la
actividad a controlar. Una aplicación clara de éste principio se puede encontrar en el
siguiente ejemplo: el control que elabora los estudios financieros de una empresa no será la
persona más idónea para auditarlos o determinar si no son verídicos o no ya que en dicha
evaluación puede intervenir aspectos de carácter personal.
Etapas de control
Establecimiento de Estándares
Un estándar puede ser definido como una unidad de medida que sirve como modelo, guía o
patrón con base en la cual se efectúa el control.
Los estándares son criterios establecidos contra los cuales pueden medirse los resultados,
representan la expresión de las metas de planeación de la empresa o departamento en
términos tales que el logro real de los deberes asignados puedan medirse contra ellos.
Pueden ser físicos y representar cantidades de productos, unidades de servicio, horas-
hombre, velocidad, volumen de rechazo, etc., o pueden estipularse en términos monetarios
como costos, ingresos o inversiones; u otros términos de medición.

3. Medición de resultados
Si el control se fija adecuadamente y si existen medios disponibles para determinar
exactamente que están haciendo los subordinados, la comparación del desempeño real con
lo esperado es fácil. Pero hay actividades en las que es difícil establecer estándares de
control por lo que se dificulta la medición.
Corrección
Si como resultado de la medición se detectan desviaciones, corregir inmediatamente esas
desviaciones y establecer nuevos planes y procedimientos para que no se vuelvan a
presentar.
Retroalimentación
Una vez corregidas las desviaciones, reprogramar el proceso de control con la información
obtenida causante del desvío.
Factores que comprende el control
Existen cuatro factores que deben ser considerados al aplicar el proceso de control.
a) Cantidad
b) Tiempo
c) Costo
d) Calidad
Los tres primeros son de carácter cuantitativo y el último es eminentemente cualitativo.
El factor cantidad se aplica a actividades en la que el volumen es importante.
A través del factor tiempo se controlan las fechas programadas.
El costo es utilizado como un indicador de la eficiencia administrativa, ya que por medio de
él se determinan las erogaciones de ciertas actividades.
La calidad se refiere a las especificaciones que debe reunir un cierto producto o ciertas
funciones de la empresa.

4. Controles utilizados con más frecuencia en los factores del control
Cantidad:
Presupuestos
Estimaciones
Productos terminados
Unidades vendidas
Unidades rechazadas
Inventarios de personal
Medición del trabajo
Pronósticos
Control de inventarios
Tiempo:
Estudios de tiempos
Fechas límite
Programas
Tiempo - máquina
Medición del trabajo
Procedimientos
Estándares
Costo:
Presupuestos
Costo por metro cuadrado
Costos estándar

5. Pronósticos
Contabilidad
Productividad
Rendimiento s/inversión
Calidad:
Evaluación de la actuación
Pruebas psicológicas
Inspecciones visuales
Coeficientes
Rendimiento del personal
Informes
Procedimientos
Estándares
Calificación de méritos