Lectores 04. Otras-aplicaciones-B

INTEGRACIÓN LECTORES. OTRAS APLICACIONES. Opción B1.EXPORTACIÓNDATOS
Desde la aplicación de gestión del centro
debemos exportar los datos a una hoja Excel o a
una base de datos en formato Access. Podemos
decidir exportar todos los valores o solo los
imprescindibles para los préstamos: Apellidos,
Nombre, Curso, Sexo. Si solo exportáramos
esos cuatro valores, recomendamos seguir el
tutorial abreviado.

Debemos crear esta carpeta en la unidad C:
C:/Abies-Integrar
Es recomendable para que funcione la integración.
Podemos poner cualquier otro nombre a la carpeta,
pero debe estar en el raíz del disco duro C:/

Excel
Al archivo Excel lo vamos a llamar (o renombrar)
como lectores.xls.
Si nuestra aplicación genera una hoja de cálculo
(Excel), vamos a exportarla a una base de datos
formato Access. Solo tenemos que tener cuidado
con los valores referidos al sexo del alumnado.

INTEGRACIÓN LECTORES. OTRAS APLICACIONES. Opción B
Las tres siguientes diapositivas solo son necesarias
si en el campo referido al sexo figuraran valores
diferentes a M – V. Si figuran esos valores, puede
saltarse esas diapositivas.
Si figuran otros valores, por ejemplo Hombre – Mujer
o términos similares, deberá realizar lo que se indica
a continuación.
1.EXPORTACIÓNDATOS
Excel

INTEGRACIÓN LECTORES. OTRAS APLICACIONES
Si en el campo sexo hay otros valores diferentes, tendremos que abrir
el archivo Excel y poner para los varones el valor V y para las mujeres
el valor H. Esto es muy sencillo de realizar mediante la opción
Reemplazar.
En Excel vamos al menú Edición y elegimos la opción
Reemplazar.
1.EXPORTACIÓNDATOS
Excel

En la ventana que se abre, pulsamos sobre el botón Opciones.
Se desplegarán todas las opciones que necesitamos configurar:
1.EXPORTACIÓNDATOS
Excel

Debemos marcar dos elementos:
 Coincidir mayúsculas y minúsculas.
 Coincidir con el contenido de toda la celda.
Completamos los valores Buscar (el valor que ha exportado nuestro
programa) y en Remplazar solo pueden aparecer M (para mujer) y V (para
varón)
Pulsamos en Reemplazar todos.
1.EXPORTACIÓNDATOS
Excel

Excel
Ahora abrimos Access para importar a un archivo de hoja de cálculo
todos los valores del archivo Excel que ha generado nuestra aplicación
escolar.
Elegimos el
menú Archivo y
pulsamos en
Nuevo

Excel
Se nos muestran las opciones para crear una nueva base de datos.
Elegimos la primera: Base de datos en blanco

Excel
Ponemos un nombre a la base de datos: lectores.mdb. Elegimos dónde
guardaremos el archivo: C:/Abies-Integrar y pulsamos en Crear.

Excel
Ya tenemos la base de datos creada.

Excel
En Archivo seleccionamos Obtener Datos Externos - Importar

Excel
Seccionamos el tipo de archivo: Microsoft Excel, a continuación
pinchamos en el archivo Lectores.xls y pulsamos en Importar.

Excel
En la ventana siguiente dejamos las opciones como están. Pulsamos
en Siguiente.

Excel
Marcamos, si así fuera, la opción indicada en la imagen. Siguiente.

Excel
Elegimos la opción en una nueva tabla. Siguiente.

Excel
Dejamos que Access cree la clave principal de la base de datos.
Pulsamos en Siguiente.
La clave
principal es
necesaria para
los procesos de
importación de
datos, ya que es
la que se usa
para relacionar
de manera
inequívoca las
fichas de cada
base de datos.

Excel
Ponemos como nombre de la tabla Alumnado y confirmamos el
proceso pulsando en Finalizar.

Excel
Se nos advierte del éxito del proceso de importación. Pulsamos
Aceptar.

Excel
Vamos a comprobar el resultado. Abrimos el archivo lectores.mdb y
pulsamos sobre la tabla Alumnado.

Excel
Vemos que sí que nos ha pasado los datos desde Excel a Access.

Excel
Los nombres de los campos no deben contener ni tildes ni la letra “ñ”.
En la imagen vemos que sí que hay campos con tildes. Para
cambiarlo debemos pulsar en el botón resaltado.

Excel
En la tabla que nos
aparece en vista de
diseño, no tenemos
más que ir a los
campos y cambiar el
nombre omitiendo
grafías con tilde o la
letra ñ.
El código de
programación suele
estar en inglés y
esos caracteres
pueden ocasionar
errores.

Access
Hemos detallado el proceso de exportación
desde la aplicación de gestión académica a
Excel, porque esta opción es muy común.
Si la aplicación permitiera exportar a Access,
naturalmente sobrarían los pasos previos y
pasaríamos directamente al siguiente apartado
del proceso.

INTEGRACIÓN LECTORES. OTRAS APLICACIONES. Opción B
Las tres siguientes diapositivas solo son necesarias
si en el campo referido al sexo de la base de datos
figuraran valores diferentes a M – V. Si figuran esos
valores, puede saltarse esas diapositivas.
Si figuran otros valores, por ejemplo Hombre – Mujer
o términos similares, deberá realizar lo que se indica
a continuación.
1.EXPORTACIÓNDATOS
Access

Si en el campo sexo hay otros valores diferentes, tendremos que ir al
campo que contiene los valores sobre sexo y poner para los varones
el valor V y para las mujeres el valor M. Esto es muy sencillo de
realizar mediante la opción Reemplazar.
En Access vamos al menú Edición y elegimos la opción
Reemplazar.
1.EXPORTACIÓNDATOS
Access

Debemos tener en cuenta dos elementos:
 Elegir el campo en el que buscar: Sexo.
 Hacer coincidir todo el campo.
Completamos los valores Buscar (el valor que ha exportado nuestro
programa) y en Remplazar solo pueden aparecer M (para mujer) y V (para
varón)
Pulsamos en Reemplazar todos.
1.EXPORTACIÓNDATOS
Access

Access
Nos advierte de la imposibilidad de deshacer el cambio.
Pulsamos en Sí.
Cerramos la ventana de la opción Reemplazar.
A continuación cerramos Access

Tenemos ya un archivo en formato Access que
puede ser integrado en ABIES.
Antes necesitamos preparar el programa para
que pueda realizar este proceso.

INTEGRACIÓN LECTORES. OTRAS APLICACIONES. Opción B2.PREPARACIÓNABIES:integrar.mdb
Tal y como indica el “Manual de funcionamiento
interno de la aplicación (ABIES)”:
El asistente de integración de datos permite incorporar
datos de fondos/ejemplares y lectores a las tablas
respectivas de Abies. Su funcionamiento es parametrizable
y permite la adición de nuevos programas objeto de
conversión sin necesidad de modificar el ejecutable
principal de Abies, simplemente modificando una base de
datos Access que acompaña al programa:
INTEGRAR.MDB.

Vamos a esta ruta:
C:/Archivo de programas/Abies 2.
Buscamos y abrimos el archivo:
Integrar.mdb
Cuando se pregunte si queremos bloquear las
expresiones no seguras, contestamos NO.
Al contestar No, por seguridad nos pregunta si
estamos seguros de querer abrir el archivo,
contestamos SÍ.
Finalmente pulsamos en Abrir.

Abrimos la tabla Programas que es donde se controla la integración
tanto de lectores como de fondos.

Tenemos tres zonas para definir el proceso de integración.
Zona roja:
Tenemos que
indicar los archivos
de donde ABIES
va a tomar los
datos
Zona verde:
Aquí definiremos
los parámetros
básicos de la
integración.
Zona azul: Aquí vinculamos cada campo de nuestro archivo de origen
(lectores.mdb) con cada uno de los campos de la tabla de lectores de ABIES.

Vamos a crear una nueva ficha donde vamos a definir los parámetros de
la integración. Con esto le decimos a ABIES de dónde tiene que coger
los datos y cómo. Para ello pinchamos en el botón de añadir una nueva
ficha.

Vamos a describir ahora qué debe contener cada campo y qué valores
vamos a poner en cada caso.
Zonaverde:programas
Descripción general
Programa
Nombre del programa.
Tipo de campo: Texto.
Tamaño: 50.
Valores en la ficha creada
Genérico ABIES

Aquí en el tutorial vamos a llamarla “Genérico lectores”. En cada caso
pondremos el nombre del programa de gestión que usemos.Zonaverde:programas

Zonaverde:programas
Version
Versión del programa.
Tamaño: 10.
No es necesario poner esa información. Si lo ponemos, sabremos con
qué versiones del programa de gestión funciona la integración.
(El nombre del campo no tiene tildes ni “ñ”)

Zonaverde:programas
Codigo
Versión del programa.
Tamaño: 2.
No es necesario poner esa información.
(El nombre del campo no tiene tildes ni “ñ”)

Zonaverde:programas
Vamos a configurar ahora dos campos clave:
SQL y SQL2 que dirigen el proceso de
integración.
Hay que preparar los campos del programa
origen para que sean interpretados
correctamente por ABIES.

Zonaverde:programas En SQL, la cláusula que vamos a incluir es muy
sencilla. La sentencia SQL puede ser distinta y
acomodarla a las necesidades de cada centro,
pero aquí tenemos que poner una sentencia
general que sirva para todos los casos.
En el caso de la SQL2, conviene controlar que el
título no sea Nulo en el caso de los Fondos y que
los Apellidos no sean Nulo en el caso de los
Lectores, ya que en ambos casos son campos
imprescindibles para Abies.

Zonaverde:programas
SQL
Cláusula SELECT de la
sentencia SQL.
Tipo de campo: Memo.
SELECT * FROM alumnado
“Alumnado” es el nombre de la tabla donde se encuentran los datos que
vamos a integrar. El nombre puede variar, si el programa de gestión
exporta directamente a Access.

Zonaverde:programas
SQL2
Cláusula WHERE de la sentencia
SQL.
Tipo de campo: Memo.
WHERE Apellidos IS NOT NULL

Zonaverde:programas

Zonaverde:programas
PK
Clave Primaria del
programa de origen.
Permite controlar repetidos.
Tamaño: 50.
Id_alumnado

Zonaverde:programas Descripción general
Tipo
L - Lectores, F - Fondos.
Permite especificar si el
módulo a integrar es
Lectores o Catálogo.
Tamaño: 1.
L

Driver
DB Paradox, DBF dBase,
MDB Access.
Formatos de archivos de
datos reconocidos por
Abies.
Tamaño: 3.
MDB

Zonaverde:programas
Ruta
Ruta de instalación por
defecto.
Tamaño: 100.
C:Abies-Integrar
Aconsejamos esta ruta sencilla directamente en C:/. Puede suceder que
con otras rutas la integración no funcione. (En teoría no debiera haber
problemas con ninguna ruta, pero…)

Archivo
En el caso de que el driver
sea MDB, se especifica
aquí el nombre del archivo
MDB.
Tamaño: 50.
lectores.mdb

Sexo
Permite especificar el par
de letras que corresponden
a la codificación de sexo.
Tamaño: 2.
MV
Por ejemplo: MV (Mujer, Varón) o MH (Mujer, Hombre).

OEM
Permite especificar si el programa utiliza un
juego de caracteres OEM para que Abies
sepa que debe convertir las cadenas a ANSI.
Se puede modificar en tiempo de ejecución
del asistente.
Tipo de campo: Sí/No.
Tamaño: 10.
No es necesario poner esa información.

Zonaverde:programas
Hemos completado ya los datos necesarios en la parte referente al
control sobre el proceso de integración. Completamos ahora la zona
Archivos.

En el subformulario Archivos debemos indicar los
archivos de donde ABIES tomará los datos.
Es imprescindible para realizar la integración.
Se chequean desde ABIES para permitir acceder
a la siguiente pantalla del asistente.
Zonaroja:archivos

Archivo
Nombre del archivo.
Tamaño: 50.
lectores.mdb
Zonaroja:archivos

Zonaroja:archivos
Esta zona es más corta. Hemos completado ya los datos necesarios.
Completamos ahora la zona Definiciones.

Zonaazul:definiciones
En este subformulario debemos asociar cada campo
del fichero de origen con un campo de la tabla de
lectores de ABIES.

Nombre Tipo Tamaño Índice
IdLector Entero largo 4 X
CodigoLector Texto 6 X
IdTipoLector Entero largo 4 X
IdLote Entero largo 4 X
Idcurso Entero largo 4 X
DNI Texto 9
Apellidos Texto 30
Nombre Texto 20
Direccion Texto 40
CodigoPostal Texto 10
Localidad Texto 30
Provincia Texto 30
Telefono Texto 17
FechaAlta Fecha/Hora 8
FechaValidez Fecha/Hora 8
Notas Memo -
Email Texto 50
Nombre Tipo Tamaño
Sexo Texto 1
Nacido Texto 4
Foto Objeto OLE -
Sincro Texto 25
Los campos sombreados
son campos en los que
podemos integrar datos. El
resto son campos internos
que genera ABIES o que no
es conveniente o
aconsejable modificar.
(El nombre del campo no
admite tildes ni “ñ”)
Campos de la tabla lectores
de ABIES

Nombre Tipo Tamaño
DNI Texto 9
Apellidos Texto 30
Nombre Texto 20
Direccion Texto 40
CodigoPostal Texto 10
Idcurso Entero largo 4
Localidad Texto 30
Provincia Texto 30
Telefono Texto 17
Email Texto 50
Sexo Texto 1
Nacido Texto 4
Para verlos más claramente, estos son los campos de ABIES en los que
podemos integrar información desde nuestro fichero origen.
(El nombre del campo no
admite tildes ni “ñ”)
Si en nuestro fichero de
origen hubiera valores
que no se acomoden a
alguno de estos
campos, es aconsejable
borrar en Access el
campo completo (no
solo los datos).
Por otro lado, no he
conseguido que
funcione la integración
con campos de tipo
Memo, por lo que deben
eliminarse.

Veamos con detenimiento el subformulario definiciones.
Cada fila va a definir los valores de integración de una base de
datos a otra.
Lo que hacemos es decir a ABIES de dónde tiene que coger los
datos (CampoOrigen) y dónde los tiene que llevar (CampoAbies).
De esta forma vinculamos los campos de las tablas entre sí.
Si queremos que el proceso salga, tenemos que indicar el formato
de esos campos (Tabla y TipoOrigen), así como alguna de sus
características (Sep y Pos).
ABIES no permite integrar con campos de tipo Memo (al menos
no lo he logrado).

Describimos ahora la información que hay que indicar en cada campo. 1/3
CampoAbies Nombre del campo en Abies.
Tipo de campo:Texto.
Tamaño: 50.
CampoOrigen Nombre del campo en el
programa origen. Puede derivarse
directamente de la SQL definida
para el programa.
Tipo de campo:Texto.
Tamaño: 50.

Tabla Tabla destino en Abies. Valores:
L – Lectores,
F – Fondos,
E – Ejemplares.
Tamaño: 1.
TipoOrigen Tipo de formato del campo origen.
S – String
D – Date
I – Integer.
Tamaño: 1.

Sep Separador de token dentro de campo.
En ocasiones hay que extraer varios
valores de un mismo campo origen.
Cuando van separados por un carácter
determinado, por ejemplo,
“-“ en la Signatura se puede tokenizar
la cadena extrayendo sus partes
Tamaño: 2.
Pos Posición del token respecto del
separador.
Tipo de campo: Numérico.

Hemos visto los campos de la tabla lectores de ABIES, he aquí los
campos de la tabla Alumnado de nuestro fichero. Al verlos, las
asociaciones entre campos están claras, puesto que casi se llaman
igual.

El valor que debemos poner en Tabla es
L, dado que estamos integrando lectores.
El valor que debemos poner en TipoOrigen va a ser
S (string) para los campos de texto y numéricos.
En nuestro caso todos los campos son S.
En la siguiente pantalla, se indican los valores y la asociación
de campos realizada.

INTEGRACIÓNLECTORES.OTRASAPLICACIONES.
OpciónB
2.PREPARACIÓNABIES:integrar.mdb
CampoAbies CampoOrigen Tabla TipoOrigen Sep Pos
Nombre Nombre L S
Apellidos Apellidos L S
Idcurso Curso L S
Sexo Sexo L S
Direccion Direccion L S
Localidad Localidad L S
Provincia Provincia L S
Telefono Telefono L S
CodigoPostal Codigo L S
DNI DNI L S
Email Correo L S
Nacido Fecha L S

Ahora debemos cerrar el archivo integrar.mdb para que no nos
dé error al abrir ABIES.
Igualmente debemos cerrar el archivo en el que tenemos los
datos, en nuestro caso lectores.mdb. De no hacerlo ABIES no
podría manipularlo, pues, si está abierto, bloquea el acceso.
Esta fase acaba aquí: hemos dreado una nueva ficha en esta
base de datos que controla el proceso de integración en
ABIES.

Si el proceso diera error y no se realizara, se deben revisar los
tipos de campo de nuestro archivo con los datos de origen.
Puede ser en algunos casos que algún campo sea muy
grande.
Si no se diera con el error, se puede probar a ir integrando los
lectores con menos campos de información; de esta manera
podemos localizar el campo que genera errores y modificar o
suprimirlo.

INTEGRACIÓN LECTORES. OTRAS APLICACIONES3.INTEGRACIÓNLECTORESENABIES
Abrir ABIES e ir a Archivo - Integrar lectores.

Seguir los pasos del asistente:

Elegimos la última opción: Genérico lectores, pues esa es la creada
para que podamos integrar lectores en ABIES desde otras
aplicaciones de gestión. Siguiente.

Si no apareciera la ubicación de la imagen, tendríamos que buscarla
pulsando en Examinar. Si está bien, pulsamos Siguiente.

Identificamos el lote. Se puede poner, incluso, la fecha en la que se
hizo la integración en ABIES. Es obligatorio precisar el tipo de lector.
Siguiente.

Dejamos que realice el proceso.

Esta pantalla nos indicará que todo ha salido bien. Pulsamos en
Finalizar.

INTEGRACIÓN LECTORES. OTRAS APLICACIONES. Opción B3.INTEGRACIÓNLECTORESENABIES
Finalmente aquí tenemos el resultado:

INTEGRACIÓN LECTORES. OTRAS APLICACIONES. Opción B3.INTEGRACIÓNLECTORESENABIES
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