1.
Hållbara
Inköp
VERKTYGSLÅDA
2011
C S R
V Ä S T S V E R I G E
J A N U A R I
2 0 1 2
2. INLEDNING
.........................................................................................................................................
2
MATERIALINNEHÅLL
......................................................................................................................
2
1.
Att
hantera
och
begränsa
sitt
ansvar
................................................................................................................
2
2.
Metoder
för
att
öka
hållbara
inköp
...................................................................................................................
3
3.
Att
visa
affärsnyttan
&
engagera
ledningen
...................................................................................................
4
4.
Att
använda
standarder
och
certifieringar
.....................................................................................................
5
5.
Uppförandekoder
och
programbeskrivningar
..............................................................................................
6
6.
Att
utvärdera
en
leverantörs
prestanda
..........................................................................................................
7
7.
Hantering
av
avvikelser
........................................................................................................................................
9
8.
Att
utveckla
leverantörskompetens
...............................................................................................................
10
9.
Användbara
länkar
..............................................................................................................................................
11
3. VERKTYGSLÅDA
Inledning
Detta
dokuments
syfte
är
att
vara
en
användbar
”verktygslåda”
och
fungera
som
en
guide
för
organisationers
arbete
med
ansvar
och
hållbara
inköp.
Verktygslådan
var
ursprungligen
utvecklad
av
CSR
Västsveriges
samverkansgrupp
för
hållbara
inköp
under
2009
och
2010.
Den
här
versionen
har
sedan
vidareutvecklats
och
reviderats
av
samverkansgruppen
under
2011.
Sen
dess
bildande,
arbetsgruppen
har
haft
representanter
från
både
den
offentliga
och
privata
sektorn.
Medverkande
organisationer
inkluderar
Volvo
Cars,
Lindex,
AB
Volvo,
SCA,
Kinnarps,
Astra
Tech,
Santa
Maria,
Capio,
Västra
Götalandsregionen,
Göteborgs
universitet,
Chalmers,
Upphandlingsbolaget,
SKF,
Svenska
Mässan
samt
Göteborg
Energi
som
tillsammans
representerar
över
200.000
anställda.
Verktygslådan
behandlar
9
områden:
1.
Att
hantera
och
begränsa
sitt
ansvar
2.
Metoder
för
att
öka
hållbara
inköp
3.
Att
visa
affärsnyttan
&
engagera
ledningen
4.
Att
använda
standarder
och
certifieringar
5.
Uppförandekoder
och
programbeskrivningar
6.
Att
utvärdera
en
leverantörs
prestanda
7.
Hantering
av
avvikelser
8.
Att
utveckla
leverantörskompetens
9.
Användbara
länkar
Mer
information
finns
under
respektive
rubrik
här
nedan.
Där
finns
även
länkar
som
hänvisar
till
exempel
och
mer
information.
Materialinnehåll
1. Att
hantera
och
begränsa
sitt
ansvar
När
en
organisation
börjar
överväga
omfattningen
av
sitt
ansvar
vid
införskaffning
av
varor
och
tjänster,
här
är
frågor
man
kan
tänka
på:
- Var
går
gränsen
för
ansvar
i
leverantörskedjan?
Hur
definierar
en
organisation
detta?
- Hur
mycket
definieras
av
branschen,
kunderna,
media,
och/eller
andra
intressenter?
- Eftersom
det
är
viktigt
att
tydliggöra
gränsen
för
ansvarstagande,
vilken
process
kan
användas
för
detta?
Sida
|
2
4. - Hur
motiverar
man
utåt
sina
avgränsningar?
- Hur
kan
man
proaktivt
påverka
samhällsdebatten
om
vad
som
är
rimligt?
Olika
sätt
att
hantera
sitt
ansvar
genom
leveranskedjan:
- Utför
en
riskanalys
per
produktområde.
- Definiera
fastställda
formella
krav
–
Förstå
sin
egen
ambitionsnivå,
tänker
igenom
sitt
företags
ställningstagande.
- Förstå
vilka
resurser
som
krävs
för
att
driva
detta
arbete
trovärdigt.
- Etablera
en
tydlig
koppling
till
villkorstext
i
avtal
och
kontrakt
med
ens
egna
leverantörer;
infoga
miljöaspekter
och
sociala
krav
i
”terms
and
conditions”.
2. Metoder
för
att
öka
hållbara
inköp
Tillvägagångssätt
för
att
öka
och
förbättra
hållbar
kvalitet
genom
leverantörskedjan
(inifrån
och
ut).
Inifrån:
- Arbeta
med
den
egna
värdegrunden
och
bygg
ett
case
för
att
sälja
in
hållbara
inköp
till
övriga
delar
av
organisationen
genom
att
exempelvis;
*Visa
exempel
på
bad
practices
och
potentiella
negativa
effekter
av
att
sakna
kontroll
i
leverantörsleden.
Det
är
relativt
enkelt
att
mäta
framsteg
men
svårare
med
verkliga
effekter;
fokusera
därför
på
förluster
om
man
inte
arbetar
med
hållbarhet
och
CSR.
*Visa
på
vad
andra
organisationer
gör,
och
fokusera
på
att
man
måste
fortsätta
att
vara
konkurrenskraftig
*Gör
en
lista
på
vilka
krav
som
ska
ställas
i
dagsläget
och
koppla
samman
dessa
med
organisationens
vision.
- Analysera
möjligheten
att
implementera
”Lean
manufacturing”
/
”Just-‐in-‐Time”.
Denna
metod
har
ansetts
vara
kontroversiell,
men
lyfts
fram
av
ledande
forskare
på
MIT
(”Beyond
Codes
of
Conduct”).
Komplexiteten
i
leveransen
och
behoven
av
kompetent
personal
ökar
simultant.
Ökade
kompetenskrav
kan
leda
till
ökad
kompetensutveckling
och
omsorg
genom
att
anställda
som
utbildas
blir
mer
värdefulla
till
arbetsgivare.
- Arbeta
med
relativt
lång
planeringshorisont
-‐
god
framförhållning
förenklar
processen.
Skapa
egna
eller
använd
redan
framtagna
”utvecklingstrappsteg”
och
verktyg
för
självutvärdering,
planering
och
kommunikation.
Utifrån:
- Samarbete
över
organisationens
gränser
för
effektivare
CSR-‐
resultat
och
leverantörsutvärderingar.
Gå
samman
och
ställ
krav
på
Sida
|
3
5. branschnivå,
och
samarbeta
med
leverantörerna,
NGOs
och
myndigheterna.
- Använd
andra
organisationers
audits
på
en
given
leverantör
-‐
undvik
att
auditera
själv.
- Försök
att
nå
”beyond
auditing”
-‐
få
leverantörerna
att
visa
upp
sitt
CSR-‐arbete
med/mot
andra
kunder.
- ”Granska
granskaren”
-‐
ta
ett
stickprov
för
att
se
till
att
de
som
granskar
gör
det
rätt.
Utveckla
en
egen
förståelse
för
leverantörers
verkliga
arbete,
och
förlita
inte
enbart
på
certifikat.
- Skapa
en
uppfattning
om
lokala
utmaningar,
strukturer
och
system.
Använd
gärna
och
samarbeta
med
lokala
auditörer
med
lokal
och
specifik
kunskap
och
se
till
att
bygga
intern
kompetens
gällande
lokala
förhållanden.
- Försäkra
en
förståelse
gällande
lagstiftning
inom
sociala
och
miljömässiga
områden
genom
att
lämpligen
nyttja
lokala
rörelser/organisationer
som
ofta
är
godsinnade
och
intresserade
av
att
hjälpa
till
och
utbyta
information.
- Prioritera
och
fokusera
på
kritiska
”core”
leverantörer
och
högriskländer,
och
adressera
hur
man
ska
hantera
diverse
problemsituationer
och
utmaningar.
Skapa/använd
kriterier
(såsom
hälsa,
säkerhet,
miljö,
korruption,
arbetskrafttillgång,
levnadsstandard,
etc.)
för
att
utvärdera
vilka
metoder
och
verktyg
som
behöver
användas
för
att
kontinuerligt
förbättra
status
quo.
- Utforska
och
adressera
potentiella
och
existerande
hållbarhetsutmaningar
och
hot
som
exempelvis
bristen
på
arbetskraft,
råmaterial,
vatten,
energi,
etc.
3. Att
visa
affärsnyttan
&
engagera
ledningen
Här
hittar
du
information
om
att
bygga
ett
business
case
och
engagera
ledningen
runt
hållbara
inköpspraxis.
3.1. Information
om
affärsnyttan
av
hållbara
inköp
Social
Accountability
Internationals
syn
på
affärsnyttan
(http://csrvastsverige.projectspaces.com/files/104_SAI_Business_benefits.pdf)
3.2. Att
bygga
ett
business
case:
Verktyg
som
Total
Cost
of
Ownership
kan
hjälpa
en
organisation
lägga
betoningen
på
de
ekonomiska
fördelarna
av
att
skapa
engagemang
kring
hållbara
inköp.
Exempel
på
TCO:
Miljöstyrningsrådet
Livscykelkostnadsanalyser
verktyg:
(http://www.msr.se/sv/green_procurement/LCC/)
Sida
|
4
6. 4. Att
använda
standarder
och
certifieringar
FNs
riktlinjer
och
principer
om
mänskliga
rättigheter
(http://csrvastsverige.projectspaces.com/files/145_UNguidingprinciples.pdf)
ISO26000:
Ett
kort
informationspaket
om
standarden
och
hållbara
inköp
(http://csrvastsverige.projectspaces.com/files/121_ISO26000_och_HI.pdf)
ISO26000
standard
presentation
(http://csrvastsverige.projectspaces.com/files/122_ISO26000.pdf)
Kinnarps
AB:
Information
kring
Wood
och
FSC
standard
(http://csrvastsverige.projectspaces.com/files/49_KINNARPS.pdf)
OECDs
riktlinjer
för
MNEs
agerande
och
uppförande
gentemot
sin
leverantörskedja
(http://csrvastsverige.projectspaces.com/files/144_OECD_Riktlinjer_Daxam.pdf)
Social
Accountability
International:
SA8000
standard
presentation
(http://csrvastsverige.projectspaces.com/files/107_SAI_SA8000.pdf)
SP
som
certifieringsorgan,
med
fokus
på
ISO
26000
(http://csrvastsverige.projectspaces.com/files/146_ISO_26000_SP.pdf)
Sida
|
5
7. 5. Uppförandekoder
och
programbeskrivningar
Här
hittar
du
exempel
på
övergripande
strategier
för
hållbar
upphandling.
AB
Volvo
programbeskrivning
(http://csrvastsverige.projectspaces.com/files/132_Volvo.ppt)
Lindex
programbeskrivning
(http://csrvastsverige.projectspaces.com/files.cgi/48_LINDEX_Program_description.pdf)
SKF
programbeskrivning
(http://csrvastsverige.projectspaces.com/files.cgi/108_SKF_Program_description.pdf)
Social
Accountability
International:
Social
Fingerprint
programbeskrivning
(http://csrvastsverige.projectspaces.com/files/103_SAI_Social_Fingerprint.pdf)
TOSCA,
ett
samarbetsprogram
mellan
SCA,
Chalmers,
och
Akzo-‐Nobel
(http://csrvastsverige.projectspaces.com/files/148_TOSCA_initiative_SCA.pdf)
Upphandlingsbolagets
programverktyg
(http://csrvastsverige.projectspaces.com/files/126_UHB_Hallbara_Inkop.zip)
VGR
programbeskrivning
(http://csrvastsverige.projectspaces.com/files/61_Presentation_VGR.pdf)
Exempel
på
uppförandekoder:
IKEA
leverantörs
uppförandekod
(http://www.ikea.com/ms/en_CA/about_ikea/read_our_material/index.html)
Lindex
uppförandekod
(gemensamma
för
BSCI
medlemmar)
(http://csrvastsverige.projectspaces.com/files/117_LINDEX_Code_of_Conduct.pdf)
SKF
uppförandekod
(http://csrvastsverige.projectspaces.com/files/116_SKF_code_of_conduct_ENG)
VGR
uppförandekod
(http://csrvastsverige.projectspaces.com/files/127_VGR_Uppf__randekod.pdf)
Sida
|
6
8. 6. Att
utvärdera
en
leverantörs
prestanda
Utvärdera
en
leverantörs
prestanda
enligt
miljö-‐
och
sociala
standarder
kan
göras
med
verktyg
(6.1)
och
processer
(6.2).
Med
tanke
på
hur
geografiskt
spridda
den
typiska
leverantören
basen
av
en
organisation
kan
vara,
kan
utmaningar
lättas
genom
att
kalibrera
sina
standarder
enligt
lokala
kulturer
och
lagar
(6.4)
och
resurser
kan
besparas
genom
att
associera
med
andra
(6.3).
6.1. Verktyg
för
leverantörs
resultatutvärdering.
SKF
illustration:
(http://csrvastsverige.projectspaces.com/files/109_SKF_supplier_performance_tool.pdf)
6.2. Audits.
Här
hittar
du
information
om
hur
rekrytera
revisorer
för
att
genomföra
miljö-‐
och
sociala
revisioner
genom
exemplet
med
Upphandlingsbolaget
• Förfrågningsunderlag
för
anbudsgivning
på
auditörer
för
etiska
krav
(http://csrvastsverige.projectspaces.com/files/110_UHB_Selection_process_for_auditors_on_ethic
al_matters.pdf)
• Svarsblankett
-‐
auditörer
för
etiska
krav
tjänst
(http://csrvastsverige.projectspaces.com/files/105_UHB_Auditors_Recruitment_Form.pdf)
• Auditörer
för
etiska
krav
-‐
processen
(http://csrvastsverige.projectspaces.com/files.cgi/97_UHB_Auditing_process.pdf)
Denna
information
är
en
del
av
och
kan
illustreras
genom
Upphandlingsbolagets
programverktyg.
6.3. Att
samordna
resurser
Lindex
är
en
medlem
av
the
Business
Social
Compliance
Initiative.
Business
Social
Compliance
Initiative
är
den
bredaste
affärsdrivna
plattformen
för
förbättring
av
sociala
krav
i
den
globala
leveranskedjan.
BSCI
erbjuder
företag
en
omfattande
kontroll
och
kvalificeringssystem
som
omfattar
alla
produkter
med
ursprung
i
något
land.
Mer
info:
http://www.bsci-‐eu.org/
Sida
|
7
9. 6.4. Anpassning
till
lokala
sammanhang
Organisationer
kan
besluta
att
ta
hänsyn
till
de
lokala
rättsliga
och
kulturella
särdrag
på
sina
leverantörers
fabriker
vid
bedömning
av
deras
prestanda.
Ikea
skapade
exempelvis
en
”Global
Compliance
Council”,
vars
uppgift
är
att
"kalibrera"
granskningar
baserat
på
plats
"parametrar"
(http://csrvastsverige.projectspaces.com/files/106_IKEA_Global_Compliance_Council.pdf)
Code
of
Conduct
vs.
Code
of
Business
(Uppförandekod
vs.
Företagsetik)
-‐
Det
är
viktigt
att
hantera
de
kulturella
utmaningarna
som
kan
uppstå
då
främmande
värderingar
appliceras
till
nya
miljöer.
SA8000
är
en
standardiserad
metod
för
att
bedöma
grundläggande
skäliga
löner:
Med
hjälp
av
SA8000
standarden,
-‐
grundläggande
levnadslön
beräknas
för
varje
fabriks
specifika
situation;
-‐
beräkning
av
grundläggande
levnadslön
görs
av
leverantören
(eller
revisorn)
enligt
SA8000
riktlinjer
och
måste
verifieras
av
SA8000
revisorer;
-‐
SA8000
håller
sig
borta
från
att
rekommendera
någon
särskild
siffra;
-‐
grundläggande
levnadslön
måste
vara
tillräcklig
för
att
leva
på
utan
att
behöva
komplettera
med
extra
tid.
Sida
|
8
10. 7. Hantering
av
avvikelser
Information
om
IKEAs
synsätt
(http://csrvastsverige.projectspaces.com/files/111_IKEA_-‐_Supplier_non-‐compliance_process.pdf)
En
rad
metoder
kan
användas
för
att
hantera
leverantörer
som
inte
följa
etiska
krav.
Illustrationer:
Frågor
under
Processer
Verktyg
som
Illustrationer
denna
tråd
används
Gradera
Definiera
och
Gradering
lista
Lindex
avvikelser
beskriva
egna
(Observation,
prioriteringar
Deviation,
Critical
Deviation)
Standardisera
Skapa
en
intern
IKEA
utvärdering
“global
compliance
http://csrvastsverige.pr
ojectspaces.com/files/1
(lokal
kontext)
council”
06_IKEA_Global_Compli
ance_Council.pdf
Kommunicera
Inkludera
miljö
&
Egen
IKEA
I-‐Way,
krav
för
sociala
kriterier
vid
uppförandekod,
UHB,
utvärdering
avtal
med
policy,
industri
VGR
leverantörer
kod,
…
SKF
(se
avsnitt
5.)
AB
Volvo
Vidta
Gradera
Grön
Röd
Svart
IKEA
korrigerande
leverantörer
typ
av
lista
Länk
åtgärder
Engagera
med
Korrigerande
Lindex,
SKF
leverantörer
åtgärdsplan
New
Business
Hold
SKF
Avsluta
leverantör
Lindex,
IKEA
Sida
|
9
11. 8. Att
utveckla
leverantörskompetens
Det
finns
många
sätt
för
att
utveckla
leverantörers
kompetens.
Ett
flertal
illustrationer
finns
nedan:
VGR
illustration
om:
“
Förmedla
budskap”
-‐
Bakgrund
/
krav
/
konsekvens
/
fördelar
(business
benefits)
-‐
Vad
vi
vill
uppnå
tillsammans
-‐
Vad
är
de
villkor
för
samarbete
-‐
Förväntan
på
att
leverantör
för
budskap
vidare
ner
I
leverantörskedjan
Andra
verktyg
och
processer:
- Utveckla
en
handlingsplan
med
tidsbestämda
åtgärder
(SKF,
Lindex)
- Gör
en
utvärdering
av
leverantörs
utbildningsbehov
(Lindex)
- Planera
och
utföra
utbildningsaktiviteter
parallellt
med
åtgärdsplan
från
lev
(Lindex)
- Gör
”self-‐assessments”
med
utvärdering
(SKF,
Lindex)
- Introducera
leverantörer
till
organisationens
avtal,
genomgång
(Lindex)
- Implementera
en
långsiktig
strategi!
(Astra
Tech)
Sida
|
10
12. 9. Användbara
länkar
9.1. CSR
Europe
Supply
Chain
portal
–
Ett
webbaserat
verktyg
för
hållbar
upphandling
som
skapas
genom
CSR
Europe
medlemmar.
Mer
information:
http://www.csr-‐supplychain.org
9.2. IRIN
News
–
humanitära
nyheter
och
analyser.
En
tjänst
från
FN:
s
kontor
för
samordning
av
humanitära
frågor
-‐
Nyheter
verktyg
för
sociala
frågor
och
miljöfrågor.
Exempel
Lindex.
(http://csrvastsverige.projectspaces.com/files/114_Useful_links_-‐_IRIN.pdf)
9.3. Maplecroft
–
En
tjänst
som
tillhandahåller
information
om
arbetsnormer
och
arbetstagares
rättigheter
per
land.
Exempel
fram
av
SKF.
(http://csrvastsverige.projectspaces.com/files/115_Useful_links_-‐_Maplecrofts.pdf)
9.4. Miljöstyrningsrådet
–
Miljöstyrningsrådets
uppdrag
är
att
utveckla
och
administrera
verktyg
för
en
hållbar
utveckling
och
att
stödja
näringsliv
och
offentlig
förvaltning
att
vidareutveckla
miljöarbete
på
ett
systematiskt
och
kostnadseffektivt
sätt.
Mer
information:
http://www.msr.se
9.5. OECD
Guidelines
for
Multinational
Enterprises.
Mer
information:
http://www.oecd.org/department/0,3355,en_2649_34889_1_1_1_1_1,
00.html
9.6. String
–
Spårbarhetsverktyg
för
material
om
sociala
frågor
och
miljöfrågor.
Exempel
Lindex.
(http://csrvastsverige.projectspaces.com/files/113_Useful_links_-‐_STRING.pdf)
9.7. Swedwatch
–
Swedwatch
är
en
religiöst
och
politiskt
obunden
organisation
som
granskar
svenska
företag
i
låglöneländer,
med
målet
att
bidra
till
en
hållbar
global
utveckling.
Kärnverksamheten
är
att
skriva
rapporter.
Mer
information:
http://www.swedwatch.org
9.8. United
Nations
Global
Compact
-‐
Supply
Chain
Guidance
material
Mer
information:
http://unglobalcompact.org/Issues/supply_chain/guidance_material.
html
Sida
|
11
13. Hösten
2009
beslutade
CSR
Västsverige
att
skapa
en
tidsbegränsad
samverkansgrupp
med
organisationer
och
företag
baserade
i
Västra
Götaland
med
fokus
på
hållbara
inköp.
Programmet
är
designat
för
att
underlätta
kompetensöverföring
m ellan
gruppmedlemmarna
och
för
att
tillföra
extern
expertis
till
hela
gruppen.
Den
här
rapporten
beskriver
en
verktygslåda
för
hållbara
inköp
som
samverkansgruppen
arbetat
fram.
www.csrvastsverige.se