SlideShare a Scribd company logo
1 of 50
Download to read offline
Risico- en projectmanagement
Veenendaal – 21 mei 2015
Sjoerd Blokpoel, Ingenieursbureau Amsterdam
Huibert van Wijngaarden, Curro+Company
en de Best Value approach
Welkom…
Masterclass
• Introductie
Over RISNET en deze masterclass, door Jan Pieter Eelants
• Stellingen
Plenair
• Deel 1
Organisatorische aspecten op hoofdlijnen, door Huibert van Wijngaarden
• Korte pauze
• Deel 2
Risico- en projectmanagement in de uitvoering, door Sjoerd Blokpoel
• Afsluiting
Napraten, borrel, uitloop
Programma
Sjoerd Blokpoel
Gemeente Amsterdam
Teamleider / adviseur
risicomanagement
Huibert van Wijngaarden
Curro+Company,
managing partner, co-sultant
Lid stuurcommissie RISNET
Wie zijn wij?
Wie is in de basis verantwoordelijk voor alle risico’s
tijdens de samenwerking in een project?
– De ON, tenzij…
– De OG, tenzij…
Bespreek eens met je buurman/-vrouw
Stelling 1
Het creëren van openheid en transparantie is
de eerste stap in het oplossen van risico’s.
Bespreek eens met je buurman/-vrouw
Stelling 2
Opdrachtnemer en opdrachtgever zijn ieder
verantwoordelijk voor het signaleren
van hun eigen risico’s.
Bespreek eens met je buurman/-vrouw
Stelling 3
Organisatorische aspecten
op hoofdlijnen
samenhang in ontwikkeling van risicomanagement,
projectmanagement en best value approach
Huibert van Wijngaarden, Curro+Company
Deel 1
Deel 1: Volgorde
We bekijken achtereenvolgens:
• Risicomanagement
• Projectmanagement (nauw verbonden met RM)
• Best Value approach (nauw verbonden met PM en RM)
• De samenhang…
Deel 1: Risk Maturity Model
In 2013 een hulpmiddel (model) geformuleerd als richtlijn voor de
activiteiten van RISNET:
• waarin iedereen die met RM bezig is zich kan herkennen
• dat RM in een breder kader plaatst
• dat onafhankelijk is van iedere RM-methode
• dat duidelijk maakt hoe RM zich ontwikkelt
• dat het mogelijk maakt om die ontwikkeling te realiseren
Deel 1: RMM opbouw
Deel 1: RMM opbouw
Deel 1: RMM opbouw
Deel 1: RMM opbouw
Kan RM in een
andere fase zijn
dan andere
disciplines?
Waar staat jouw
organisatie?
(meten is
weten)
Deel 1: RMM werking
niet/beperkt strak
georganiseerd georganiseerd
zelf-
sturend
zelf-
organiserend
Deel 1: RMM werking
Deel 1: RMM werking
Deel 1: RMM werking
Deel 1: RM status
2. Stabilisatiefase 3. Relatiefase
rule-based principle-based
Effectiviteit/outside-in
Deel 1: PMM?
niet/beperkt strak
georganiseerd georganiseerd
zelfsturend
(flexibel
georganiseerd)
zelf-
organiserend
IPM, Agile,
Scrum, Best
Value, …
harkje in het
klein…
match
leden?
Deel 1: PMM
match
BV pro-
curement
en sales
BV project:
zelfsturende
teams OG/ON
• RM en PM staan op het kantelpunt van fase 2 naar 3
(evenals andere organisatorische, technische, sociale en
maatschappelijke ontwikkelingen)
• Best Value project (operationele fase) werkt alleen in fase 3
• Wat is nodig om in fase 3 te opereren?
- expertise
- functievolwassenheid en rolvastheid
- heldere rollen (verantwoordelijkheden en verantwoording)
- gezamenlijke doelen en kaders
- pro-active en interactieve opstelling
- openheid en transparantie (gedragsbepalend)
- reflectie- en aanspreekcultuur (vragen stellen)
- passend, consistent gedrag (loslaten)
Deel 1: Conclusies
Deel 1: Conclusies
• Ontwikkeling gaat in volgordelijke stadia die cumulatief moeten
worden doorlopen, doorleefd en geïnternaliseerd:
– voorwaarts per stadium (te voet)
– terugval per twee stadia (te paard)
• Ontwikkeling van RM/PM is organisatieontwikkeling:
– het gaat hand in hand met andere disciplines, anders
vormt de ontwikkeling van de organisatie de limiet
– verandering insteken vanuit organisatie óf projectomgeving
• Belangrijk: als je extern iets wilt, moet je het intern al kunnen!
M
Later nog vragen
Bel of mail gerust: wijngaarden@curro.nl, 0653 402 359
over het risk maturity model,
RM, PM of Best Value-ontwikkeling?
Deel 1: Tot slot
Risico- en projectmanagement
Deel 2 over 15 minuten
en de Best Value approach
Pauze…
Masterclass
Risicomanagement Gemeente Amsterdam
Praktijkreflectie vanuit
Best Value principes
Sjoerd Blokpoel, Gemeente Amsterdam
A. Van Keurslijf naar Maatwerk
B. Verantwoordelijkheid, Transparantie en
Eigen risico’s eerst?
C. Praktijk in beeld; welke expert nodig?
Deel 2
Van keurslijf naar
maatwerk
MEERJAREN INVESTERINGS PROGRAMMA
LINK
Voorbeeld maatwerk;
vuistregels Gemeente Amsterdam
 Geactualiseerd
 Uniforme vastlegging
 Eigenaarschap
 Kwantificering
 Realistisch plannen en
ramen
 Top risico's
 Beheersing
 Ontwikkeling
 Besluitvorming
 Tegenspraak
 Rapportage opdrachtgever
 Rapportage P&C
1. In het project is er altijd een actueel beeld van de (top)risico’s ten opzichte van de geldende
baseline (scope, budget, mijlpalen) van het project. Minimaal 2 keer per jaar wordt dit gevoed
door een risicosessie;
2. Risico’s worden op een uniforme wijze vastgelegd in risicodatabase RIVV
(Risicodatabase IVV);
3. Elke risico heeft een eigenaar in het project (een van de IPM-rolhouders), exogene risico’s
worden voorgelegd aan de AOG maar kennen ook in het project een eigenaar;
4. Risico’s worden gekwantificeerd in kans en gevolg-bij-optreden (in tijd en geld) om de
mogelijkheid een koppeling te leggen met planning en raming en daarmee vooral ook om
risico’s te kunnen prioriteren op impact op tijd en/of geld;
5. Het risicodossier wordt gebruikt voor het opstellen van een realistische raming en planning
(of een prognose daarvan); de verwachtingswaarden dienen als onderbouwing van de
risicobuffer(s) in raming en planning
6. In het project worden top-risico’s aangemerkt, afhankelijk van de focus op de kosten, de
planning of anderszins (als ‘kritische succes factor’ in het project). Deze focus wordt
afgestemd tussen de opdrachtgever, projectmanager en projectteam;
7. Minimaal voor de top-risico’s worden beheersmaatregelen in kaart gebracht, afgewogen
(kosten vs vermindering van risico) en uitgevoerd (onderdeel maken van reguliere
projectactiviteiten, -planning en –sturing);
8. Ontwikkeling van (de beheersing van) top-risico’s worden besproken met de AOG in
voortgangsgesprekken (al dan niet o.b.v. OSF’en) en in projectteamoverleggen;
9. Bij besluitvorming in projecten (PBI-faseovergang, scopewijziging, contracteringsstrategie,
etc) maken risico’s expliciet onderdeel van het besluit;
10. In het project wordt tegenspraak georganiseerd op de risico’s en beheersmaatregelen in de
vorm van bijvoorbeeld challenge-gesprekken of onafhankelijke begeleiding van sessies;
11. Het project rapporteert in de (2-maandelijkse) Opdracht Status Formulieren (OSF’en) aan
de AOG over de ontwikkeling van belangrijkste risico’s, daarbij wordt onderscheid gemaakt in
risico’s op het gebied van Tijd, Geld en (indien relevant en afgesproken met de AOG) andere
aspecten;
12. Het project rapporteert als onderdeel van de P&C-cyclus over haar risico’s op het gebied
van financiën in de 4, 8 en 12-maands rapportage;
Project: ….
Projectbeheerser (PB): ….
Peildatum: ….
Aspect Vuistregel
1 Geactualiseerd
In het project is er altijd een actueel beeld van
de (top)risico’s ten opzichte van de geldende
baseline (scope, budget, mijlpalen) van het
project. Minimaal 2 keer per jaar wordt dit
gevoed door een risicosessie;
Risico's w orden gedurende de looptijd
van het project niet of alleen in het
begin van het project (eenmalig) in
kaart gebracht en/of niet
geactualiseerd.
Bij tijden w ordt gekeken of er grote
w ijzigingen zijn in de risico's of w orden
eventueel nieuw e risico's opgenomen in
de risicolijst.
Op vastgestelde momenten w orden de
risico's geactualiseerd en/of nieuw e
risico's toegevoegd. Er is een actueel
beeld van de (top)risico's t.o.v. van de
baseline (scope, budget mijlpalen).
Actualisatie w ordt onder andere gevoed
door risicosessies.
Op vastgestelde momenten w ordt de voortgang van
beheersmaatregelen gemonitord/geëvalueerd en w orden
de risico's geactualiseerd en/of nieuw e risico's
toegevoegd. Wanneer er tussentijds w ijzigingen van
bestaande risico's zijn dan w orden die geactualiseerd of
nieuw e risico's toegevoegd. Op basis van
plannen/vooruitkijken w ordt dit op belangrijke momenten
maar minimaal tw ee keer per jaar gevoed door een
risicosessie.
2
Uniforme
vastlegging
Risico’s worden op een uniforme wijze
vastgelegd in de Risicodatabase Projecten
(RIVV);
Risico's w orden niet apart opgeslagen
maar opgenomen in bijvoorbeeld
projectverslagen.
Risico's w orden opgeslagen in een
aparte risicolijst w elke voor de kenners
terugvindbaar is, maar niet algemeen
toegankelijk is. Nieuw e of aangepaste
risico's w orden opgeslagen in een
nieuw e risicolijst.
Risico's w orden op een uniforme w ijze
vastgelegd in risicodatabase RIVV
(Risicodatabase IVV)
Nieuw e risico's en aanpassingen van risico's of
uitbreidingen van de risico's w orden op een uniforme
w ijze vastgelegd in risicodatabase RIVV (Risicodatabase
IVV). Risico's w orden met de volledige kenmerken (kans
en gevolg-bij-optreden in tijd en geld en meta-informatie)
ingevoerd.
3 Eigenaarschap
Elk risico heeft een eigenaar in het project (een
van de IPM-rolhouders), exogene risico’s worden
voorgelegd aan de AOG maar kennen ook in het
project een eigenaar;
Aan de risico's is geen eigenaar
gekoppeld die verantw oordelijk is voor
het betreffende risico.
Aan elk risico's is een eigenaar
gekoppeld die verantw oordelijk is voor
het betreffende risico.
Aan elk risico's is een eigenaar gekoppeld
die verantw oordelijk is voor het
betreffende risico. De risico's zijn
gekw antificeerd in endogene en exogene
risico's. Exogene risico's w orden
voorgelegd aan de AOG.
Aan elk risico's is een IPM rolhouder gekoppeld die
verantw oordelijk is voor het betreffende risico. De risico's
zijn gekw antificeerd in endogene en exogene risico's.
Exogene risico's w orden voorgelegd aan de AOG.
4 Kwantificering
Risico’s worden gekwantificeerd in kans en
gevolg-bij-optreden (in tijd en geld) om de
mogelijkheid een koppeling te leggen met
planning en raming en daarmee vooral ook om
risico’s te kunnen prioriteren op impact op tijd
en/of geld;
Risico's w orden niet geprioriteerd of
gekw antificeerd.
Risico's w orden gekw antificeerd in kans
van optreden of w orden onderling
geprioriteerd (urgentie/grootte),
bijvoorbeeld door het verdelen van
punten. De gevolgen bij optreden in tijd
en/of geld w orden niet in kaart gebracht.
Risico's w orden gekw antificeerd in kans-
en gevolg-bij-optreden (percentages,
euro's, tijdseenheden).
Risico's w orden gekw antificeerd in kans- en gevolg-bij-
optreden (percentages, euro's, tijdseenheden). In de
prioritering w ordt niet alleen gekeken naar de absolute
grootte van het risico, maar ook naar de urgentie
(w anneer vraagt dit risico aandacht).
5
Realistisch
plannen en
ramen
Het risicodossier wordt gebruikt voor het
opstellen van een realistische raming en
planning (of een prognose daarvan); de
verwachtingswaarden dienen als onderbouwing
van de risicobuffer(s) in raming en planning
Risico informatie w ordt niet gebruikt bij
het opstellen van de raming en/of
planning.
Risico-informatie w ordt kw alitatief
gebruikt om een grotere/kleinere
risicobuffer (in tijd en/of geld) aan te
houden in planning en raming
Risico verw achtingsw aarden w orden
gebruikt om de omvang van de benodigde
risicobuffers te bepalen en het aandeel
niet-onderbouw d onvoorzien te bepalen.
Planningen en ramingen w orden probabilistisch
gemodelleerd en doorgerekend w aarbij risicoinformatie
mee w ordt gemodelleerd.
6 Top risico's
In het project worden top-risico’s aangemerkt,
afhankelijk van de focus op de kosten, de
planning of anderszins (als ‘kritische succes
factor’ in het project). Deze focus wordt
afgestemd tussen de opdrachtgever,
projectmanager en projectteam;
Bij het beoordelen / prioriteren van de
risico's w orden geen top-risico's
geoormerkt.
Bij het beoordelen/prioriteren van de
risico's w orden w el top-risico's
aangemerkt maar onafhankelijk van de
focus op de kosten of planning.
Bij het beoordelen/prioriteren van de
risico's w orden top-risico's aangemerkt,
afhankelijk van de focus op de kosten, de
planning of anderzins (als ‘kritische
succes factor' in het project).
Bij het beoordelen/prioriteren van de risico's w orden de
top-risico's aangemerkt, afhankelijk van de focus op de
kosten, de planning of anderzins (als ‘kritische succes
factor' in het project). Deze focus w ordt altijd afgestemd
tussen de opdrachtgever, projectmanager en projectteam.
7 Beheersing
Minimaal voor de top-risico’s worden
beheersmaatregelen in kaart gebracht,
afgewogen (kosten vs vermindering van risico) en
uitgevoerd (onderdeel maken van reguliere
projectactiviteiten, -planning en –sturing);
Voor de risico's w orden geen
beheersmaatregelen in kaart gebracht.
Beheersing van risico's w ordt gezocht
in algemene aandachtspunten of
verbeterplannen voor de het project
w aarmee de risico's beheerst w orden.
Per top-risico w ordt een
beheersmaatregel in kaart gebracht
w aarbij goed geanalyseerd w ordt w elke
impact de beheersmaatregel heeft op het
top-risico. Als dit rendabel is, w ordt
ingezet op de beheersmaatregel.
De risico's die een aanzienlijke impact op het project
kunnen hebben (meer dan alleen de top-risico's w ordt een
beheersmaatregel in kaart gebracht en een afw eging
gemaakt tussen de kosten van de beheersmaatregel (in
geld, tijd, inzet, etc) en de baten (de vermindering van het
risico op de desbetreffende impact op het doel). Als dit
rendabel is, w ordt ingezet op de beheersmaatregel.
8 Ontwikkeling
Ontwikkeling van (de beheersing van) top-
risico’s worden besproken met de AOG in
voortgangsgesprekken (al dan niet o.b.v.
OSF’en) en in projectteamoverleggen;
Ontw ikkeling van (top-)risico's is niet in
beeld en/of w ordt niet uitgew isseld.
Ontw ikkeling van de top-risico's w orden
kw alitatief en alleen besproken in
projectteamoverleggen.
Ontw ikkeling van (de beheersing van) de
top-risico's w orden besproken met de
AOG in voortgangsgesprekken en in
projectteamoverleggen.
Ontw ikkeling van de top-risico's (de beheersing van)
maken standaard deel uit van de agenda van
projectteamoverleggen en w orden besproken met de
AOG in voortgangsgesprekken (al dan niet o.b.v. OSF'en).
Ad-hoc w ijzigingen in risico's in tussenliggende perioden
w orden, indien relevant/significant, afzonderlijk
gerapporteerd.
9 Besluitvorming
Bij besluitvorming in projecten (PBI-
faseovergang, scopewijziging,
contracteringsstrategie, etc) maken risico’s
expliciet onderdeel van het besluit;
Bij besluitvorming in projecten w ordt
risico-informatie niet meegenomen
Bij besluitvorming in projecten (PBI-
faseovergang, scopew ijziging,
contracteringsstrategie, etc) zijn risico's
soms impliciet dan w el expliciet
onderdeel van het besluit.
Bij besluitvorming in projecten (PBI-
faseovergang, scopew ijziging,
contracteringsstrategie, etc) zijn risico's
expliciet onderdeel van het besluit.
Bij besluitvorming in projecten (PBI-faseovergang,
scopew ijziging, contracteringsstrategie, etc) zijn risico's
expliciet onderdeel van het besluit. Bij w ijzigingen in het
risicoprofiel w ordt eerst een risicoanalyse gevraagd voor
de impact daarvan en de mogelijkheden die impact te
beheersen of op te vangen. (rest)risico's w orden expliciet
geaccepteerd.
10 Tegenspraak
In het project wordt tegenspraak georganiseerd
op de risico’s en beheersmaatregelen in de vorm
van bijvoorbeeld challenge-gesprekken of
onafhankelijke begeleiding van sessies;
De risico's, beheersmaatregelen en
verdere w erkw ijze w orden binnen het
project/afdeling uitgevoerd, invulling is
op basis individuele inschatting.
Informatie en activiteiten mbt
risicomanagement w ordt binnen het
team gedeeld en onderling besproken
om feedback te krijgen.
Risico's en beheersmaatregelen w orden
met collega-projectteam(s) besproken,
feedback w ordt meegenomen in het
verdere proces. Er is een vorm van
challenge of onafhankelijke begeleiding
Risico's en beheersmaatregelen w orden op gezette tijden
zow el door collega's als externen (binnen of buiten de
organisatie/gemeente) gechallenged. Deze tegenspraak
w ordt gebruikt om inhoud en proces te verbeteren, en dit
w ordt expliciet vastgelegd op w elke w ijze, ook als
gekozen w ordt geen aanpassingen te doen o.b.v. de
tegenspraak.
11
Rapportage
opdrachtgever
Het project rapporteert in de (2-maandelijkse)
Opdracht Status Formulieren (OSF’en) aan
de AOG over de ontwikkeling van belangrijkste
risico’s, daarbij wordt onderscheid gemaakt in
risico’s op het gebied van Tijd, Geld en (indien
relevant en afgesproken met de AOG) andere
aspecten;
Hoogstens w ordt mondeling over
risico's gerapporteerd of informatie
uitgew isseld.
Er w ordt gerapporteerd over de risico's
in een risicorapportage aan de AOG als
daarom gevraagd w ordt.
Het project rapporteert in de (2-
maandelijkse) Opdracht Status
Formulieren (OSF'en) aan de AOG over
de ontw ikkeling van belangrijkste risico's,
daarbij w ordt onderscheid gemaakt in
risico's op het gebied van tijd, geld en
(indien relevant en afgesproken met de
AOG) andere aspecten.
Het project rapporteert in de (2-maandelijkse) Opdracht
Status Formulieren (OSF'en) aan de AOG over de
ontw ikkeling van belangrijkste risico's, daarbij w ordt
onderscheid gemaakt in risico's op het gebied van Tijd,
Geld en (indien relevant en afgesproken met de AOG)
andere aspecten. Ad hoc w ijzigingen in risico's in
tussenliggende perioden w orden, indien
relevant/significant, afzonderlijk gerapporteerd aan de
AOG.
12
Rapportage
P&C
Het project rapporteert als onderdeel van de
P&C-cyclus over haar risico’s op het gebied van
financiën in de 4, 8 en 12-maands rapportage;
Hoogstens w ordt mondeling over
risico's gerapporteerd of informatie
uitgew isseld.
Het project rapporteert als onderdeel
van de P&C-cyclus ad hoc over haar
risico's op het gebied van financiën in de
4, 8 en 12-maands rapportage. Er zijn
risico's specifiek gekenmerkt die in de
P&C-cyclus gerapporteerd (moeten)
w orden.
Het project kenmerkt risico's die als
onderdeel van de P&C cyclus w orden
gerapporteerd. Het project rapporteert als
onderdeel van de P&C-cyclus over haar
risico's op het gebied van financiën in de
4, 8 en 12-maands rapportage.
Het project rapporteert als onderdeel van de P&C-cyclus
over haar risico's op het gebied van financiën in de 4, 8
en 12-maands rapportage. Ad hoc w ijzigingen in risico's
in tussenliggende perioden w orden, indien
relevant/significant, afzonderlijk gerapporteerd aan de
AOG. Naast financiële risico's is er oog voor politieke
risico's.
Toelichting / handvat
1. Er wordt geen invulling
aan de vuistregel gegeven
2. Vuistregel eenvoudig toegepast 3. Vuistregels gemiddeld uitgewerkt 4. Vuistregels uitgebreid uitgewerkt
2,0
2,5
3,0
3,5
Cyclisch proces
Risicoadministra-
tie
Verantwoordelijk-
heid
Kwantificeren
Top risico's
Beheersmaat-
regelen
Communicatie
Besluitvorming
Tegenspraak
Rapportage in OSF
Rapportage P&C-cyclus
Ambitie
Score
Van vuistregels naar maatwerk passend bij
complexiteit van het project
Verantwoordelijkheid
Transparantie
Eigen risico’s eerst?
Door welke bril kijken we naar een project?
Verantwoordelijkheid
 Geactualiseerd
 Uniforme
vastlegging
 Eigenaarschap
 Kwantificering
 Realistisch
plannen en ramen
 Top risico's
 Beheersing
 Ontwikkeling
 Besluitvorming
 Tegenspraak
 Rapportage
opdrachtgever
 Rapportage P&C
 Wie wil de projectresultaten? Wie schept de condities? Wie is
opdrachtgever / wordt Eigenaar?
 Inzet van projectteam als ‘expert’ ,
inzet van ‘expert’ binnen projectteam
 Sturing op basis van principes?
Of verleiding om regels te laten
sturen?
Transparantie
 Geactualiseerd
 Uniforme
vastlegging
 Eigenaarschap
 Kwantificering
 Realistisch
plannen en ramen
 Top risico's
 Beheersing
 Ontwikkeling
 Besluitvorming
 Tegenspraak
 Rapportage
opdrachtgever
 Rapportage P&C
100205
strategisch tactisch opertationeel
KPI A
KPI B
(aantal risico’s in focus)
 Focus in plaats van overkill aan informatie
 Inzet van transparantie in projectbelang (principle, geen rule)
 Risico benoemen of niet, doet niks met de verantwoordelijkheid
Eigen risico’s
eerst?
 Geactualiseerd
 Uniforme
vastlegging
 Eigenaarschap
 Kwantificering
 Realistisch
plannen en ramen
 Top risico's
 Beheersing
 Ontwikkeling
 Besluitvorming
 Tegenspraak
 Rapportage
opdrachtgever
 Rapportage P&C
 ….Risico benoemen of
niet, doet niks met de
verantwoordelijkheid
 Inzicht in risico’s, is
waarde voor het project;
meedenken met OG/ON
helpt in het bereiken van
projectdoelen
 Samenwerking in
risicobeheersing dient
wederzijdse belangen!
Praktijk in beeld
3 projecten; welke expert
heeft de gemeente nodig?
Geen ‘one size fits all’
Risicomanagement volgt omvang en complexiteit
 Risicoprofiel project in
Amsterdam (in €)
 Wat kan je vanuit een
samenwerkingsvraagstuk
“zien” in dit project?
Voorbeeldprofiel Project
Veel kleine projecten
Risicomanagement gericht op werkwijze,
per project meer ‘ check’
 Voorbereiding en
programmering
 Raamcontracten
 Standaardiseren
Ingrijpende middelgrote projecten
Unieke grote
projecten
 Bij elkaar brengen specifieke
kennis en ervaring
 Risicomanagement expliciet en
integraal onderdeel van hele
organisatie
 Risico omvang werk en
contracten grote impact op
stedelijke financien
Ontwikkeling RISMAN binnen RISNET
Ontwikkeling
RISMAN: Waar staan we nu,
waar gaan we heen?
• Niet streven naar allesomvattende
methode
• Voorkomen rulebased valkuilen, op
zoek naar ruimte voor
principlebased risicomanagement
• Denkkader om tot maatwerk te
komen
• Inventariseren, uitwerken en
ontsluiten van best-practises
Kader
(richten)
(verrichten)
Keuzes
Risicomanagement-
plan
(inrichten)
(verrichten)
(bij)sturen (verrichten)
Projectfasen
strategisch tactisch operationeelverkennenvoorbereidenuitvoeren
Strategisch Tactisch Operationeel
Organisatie Top Projectorgansiatie Werkteams projectorganisatie
Opdrachtgeven / richting
geven, richten, Beslissen,
bijsturen, sturen op bepalende
risico's, risico-bereidheid,
beheersen door focus op
strategische richting/koers
(focus lange termijn)
(waarom?)
Inrichten, Afwegen, varianten
maken, keuzes voorleggen,
beheersmaatregelen kiezen,
risicofocus per fase kiezen,
sturen op toprisico's ,
beheersen door keuzes in
richting/varianten.
Tegenspraak organiseren op
risico's en risicomanagement
aanpak. (focus middellange
termijn)(wat, wie, wanneer?)
Verrichten; Risico's
inventariseren, analyseren,
classificeren, opslaan,
rapportage-informatie maken,
prognoses, koppelen aan
ramingen/planningen,
eigenaarschap beleggen,
beheersen in dagelijks werk.
Inrichten en beheer
risicodatabase, verslaglegging
sessies, visualisatie risico info
(focus korte termijn) (hoe?)
Projectfasen
strategisch tactisch operationeelverkennenvoorbereidenuitvoeren
Laatste vragenronde…
Risico- en projectmanagement
Hartelijk dank voor de aandacht en de interactie!
en de Best Value approach
Afsluiting
Masterclass

More Related Content

More from CROW

NCBOR 2017 | Beheerders spin in het dataweb 
NCBOR 2017 | Beheerders spin in het dataweb NCBOR 2017 | Beheerders spin in het dataweb 
NCBOR 2017 | Beheerders spin in het dataweb CROW
 
NCBOR 2017 | Beheer van de toekomst is kansgestuurd beheer 
NCBOR 2017 | Beheer van de toekomst is kansgestuurd beheer NCBOR 2017 | Beheer van de toekomst is kansgestuurd beheer 
NCBOR 2017 | Beheer van de toekomst is kansgestuurd beheer CROW
 
NCBOR 2017 | Sneak preview: Beheersystematiek Openbare Ruimte en Verhardingen
NCBOR 2017 | Sneak preview: Beheersystematiek Openbare Ruimte en VerhardingenNCBOR 2017 | Sneak preview: Beheersystematiek Openbare Ruimte en Verhardingen
NCBOR 2017 | Sneak preview: Beheersystematiek Openbare Ruimte en VerhardingenCROW
 
NCBOR 2017 | Innovatief participatiebestek Dordrecht: bewoners aan zet 
NCBOR 2017 | Innovatief participatiebestek Dordrecht: bewoners aan zet NCBOR 2017 | Innovatief participatiebestek Dordrecht: bewoners aan zet 
NCBOR 2017 | Innovatief participatiebestek Dordrecht: bewoners aan zet CROW
 
NCBOR 2017 | Energietransitie: beheeropgave in de hoogste versnelling 
NCBOR 2017 | Energietransitie: beheeropgave in de hoogste versnelling NCBOR 2017 | Energietransitie: beheeropgave in de hoogste versnelling 
NCBOR 2017 | Energietransitie: beheeropgave in de hoogste versnelling CROW
 
NCBOR 2017 | Het is glashelder: krachten bundelen werkt 
NCBOR 2017 | Het is glashelder: krachten bundelen werkt NCBOR 2017 | Het is glashelder: krachten bundelen werkt 
NCBOR 2017 | Het is glashelder: krachten bundelen werkt CROW
 
NCBOR 2017 | Sturen op beleving: “Een positieve beleving begint waar ergernis...
NCBOR 2017 | Sturen op beleving: “Een positieve beleving begint waar ergernis...NCBOR 2017 | Sturen op beleving: “Een positieve beleving begint waar ergernis...
NCBOR 2017 | Sturen op beleving: “Een positieve beleving begint waar ergernis...CROW
 
NCBOR 2017 | 10 dagen koningsdag in de binnenstad van tilburg
NCBOR 2017 | 10 dagen koningsdag in de binnenstad van tilburgNCBOR 2017 | 10 dagen koningsdag in de binnenstad van tilburg
NCBOR 2017 | 10 dagen koningsdag in de binnenstad van tilburgCROW
 
NCBOR 2017 | Ontwikkelingen beginnen bij beheer
NCBOR 2017 | Ontwikkelingen beginnen bij beheerNCBOR 2017 | Ontwikkelingen beginnen bij beheer
NCBOR 2017 | Ontwikkelingen beginnen bij beheerCROW
 
Participatiebestek in gemeente Dordrecht | Praktijkmiddag Beeldkwaliteit 2017
Participatiebestek in gemeente Dordrecht | Praktijkmiddag Beeldkwaliteit 2017Participatiebestek in gemeente Dordrecht | Praktijkmiddag Beeldkwaliteit 2017
Participatiebestek in gemeente Dordrecht | Praktijkmiddag Beeldkwaliteit 2017CROW
 
Tevredenheids- en effectbestek, gemeente Stichtse Vecht | Praktijkmiddag Beel...
Tevredenheids- en effectbestek, gemeente Stichtse Vecht | Praktijkmiddag Beel...Tevredenheids- en effectbestek, gemeente Stichtse Vecht | Praktijkmiddag Beel...
Tevredenheids- en effectbestek, gemeente Stichtse Vecht | Praktijkmiddag Beel...CROW
 
Het effectbestek, van stakeholders naar KPI’s | Praktijkmiddag Beeldkwaliteit...
Het effectbestek, van stakeholders naar KPI’s | Praktijkmiddag Beeldkwaliteit...Het effectbestek, van stakeholders naar KPI’s | Praktijkmiddag Beeldkwaliteit...
Het effectbestek, van stakeholders naar KPI’s | Praktijkmiddag Beeldkwaliteit...CROW
 
Klimaatverandering: risico opdrachtnemer? | Praktijkmiddag Beeldkwaliteit 2017
Klimaatverandering: risico opdrachtnemer? | Praktijkmiddag Beeldkwaliteit 2017Klimaatverandering: risico opdrachtnemer? | Praktijkmiddag Beeldkwaliteit 2017
Klimaatverandering: risico opdrachtnemer? | Praktijkmiddag Beeldkwaliteit 2017CROW
 
Mini-examen inspecteur beeldkwaliteit | Praktijkmiddag Beeldkwaliteit 2017
Mini-examen inspecteur beeldkwaliteit | Praktijkmiddag Beeldkwaliteit 2017Mini-examen inspecteur beeldkwaliteit | Praktijkmiddag Beeldkwaliteit 2017
Mini-examen inspecteur beeldkwaliteit | Praktijkmiddag Beeldkwaliteit 2017CROW
 
Veranderingen in de kwaliteitscatalogus 2018 | Praktijkmiddag Beeldkwaliteit ...
Veranderingen in de kwaliteitscatalogus 2018 | Praktijkmiddag Beeldkwaliteit ...Veranderingen in de kwaliteitscatalogus 2018 | Praktijkmiddag Beeldkwaliteit ...
Veranderingen in de kwaliteitscatalogus 2018 | Praktijkmiddag Beeldkwaliteit ...CROW
 
Buiten gebeurt het | Praktijkmiddag Beeldkwaliteit 2017
Buiten gebeurt het | Praktijkmiddag Beeldkwaliteit 2017Buiten gebeurt het | Praktijkmiddag Beeldkwaliteit 2017
Buiten gebeurt het | Praktijkmiddag Beeldkwaliteit 2017CROW
 
Assetbeheer en risicomanagement
Assetbeheer en risicomanagementAssetbeheer en risicomanagement
Assetbeheer en risicomanagementCROW
 
Werken in of met verontreinigde bodem (InfraTech 2017)
Werken in of met verontreinigde bodem (InfraTech 2017)Werken in of met verontreinigde bodem (InfraTech 2017)
Werken in of met verontreinigde bodem (InfraTech 2017)CROW
 
Praktijkdemonstraties Infravation-innovatieprojecten in 2017 (InfraTech 2017)
Praktijkdemonstraties Infravation-innovatieprojecten in 2017 (InfraTech 2017)Praktijkdemonstraties Infravation-innovatieprojecten in 2017 (InfraTech 2017)
Praktijkdemonstraties Infravation-innovatieprojecten in 2017 (InfraTech 2017)CROW
 
Wat is de impact van de nieuwe verkeersborden en -regelgeving? (InfraTech 2017)
Wat is de impact van de nieuwe verkeersborden en -regelgeving? (InfraTech 2017)Wat is de impact van de nieuwe verkeersborden en -regelgeving? (InfraTech 2017)
Wat is de impact van de nieuwe verkeersborden en -regelgeving? (InfraTech 2017)CROW
 

More from CROW (20)

NCBOR 2017 | Beheerders spin in het dataweb 
NCBOR 2017 | Beheerders spin in het dataweb NCBOR 2017 | Beheerders spin in het dataweb 
NCBOR 2017 | Beheerders spin in het dataweb 
 
NCBOR 2017 | Beheer van de toekomst is kansgestuurd beheer 
NCBOR 2017 | Beheer van de toekomst is kansgestuurd beheer NCBOR 2017 | Beheer van de toekomst is kansgestuurd beheer 
NCBOR 2017 | Beheer van de toekomst is kansgestuurd beheer 
 
NCBOR 2017 | Sneak preview: Beheersystematiek Openbare Ruimte en Verhardingen
NCBOR 2017 | Sneak preview: Beheersystematiek Openbare Ruimte en VerhardingenNCBOR 2017 | Sneak preview: Beheersystematiek Openbare Ruimte en Verhardingen
NCBOR 2017 | Sneak preview: Beheersystematiek Openbare Ruimte en Verhardingen
 
NCBOR 2017 | Innovatief participatiebestek Dordrecht: bewoners aan zet 
NCBOR 2017 | Innovatief participatiebestek Dordrecht: bewoners aan zet NCBOR 2017 | Innovatief participatiebestek Dordrecht: bewoners aan zet 
NCBOR 2017 | Innovatief participatiebestek Dordrecht: bewoners aan zet 
 
NCBOR 2017 | Energietransitie: beheeropgave in de hoogste versnelling 
NCBOR 2017 | Energietransitie: beheeropgave in de hoogste versnelling NCBOR 2017 | Energietransitie: beheeropgave in de hoogste versnelling 
NCBOR 2017 | Energietransitie: beheeropgave in de hoogste versnelling 
 
NCBOR 2017 | Het is glashelder: krachten bundelen werkt 
NCBOR 2017 | Het is glashelder: krachten bundelen werkt NCBOR 2017 | Het is glashelder: krachten bundelen werkt 
NCBOR 2017 | Het is glashelder: krachten bundelen werkt 
 
NCBOR 2017 | Sturen op beleving: “Een positieve beleving begint waar ergernis...
NCBOR 2017 | Sturen op beleving: “Een positieve beleving begint waar ergernis...NCBOR 2017 | Sturen op beleving: “Een positieve beleving begint waar ergernis...
NCBOR 2017 | Sturen op beleving: “Een positieve beleving begint waar ergernis...
 
NCBOR 2017 | 10 dagen koningsdag in de binnenstad van tilburg
NCBOR 2017 | 10 dagen koningsdag in de binnenstad van tilburgNCBOR 2017 | 10 dagen koningsdag in de binnenstad van tilburg
NCBOR 2017 | 10 dagen koningsdag in de binnenstad van tilburg
 
NCBOR 2017 | Ontwikkelingen beginnen bij beheer
NCBOR 2017 | Ontwikkelingen beginnen bij beheerNCBOR 2017 | Ontwikkelingen beginnen bij beheer
NCBOR 2017 | Ontwikkelingen beginnen bij beheer
 
Participatiebestek in gemeente Dordrecht | Praktijkmiddag Beeldkwaliteit 2017
Participatiebestek in gemeente Dordrecht | Praktijkmiddag Beeldkwaliteit 2017Participatiebestek in gemeente Dordrecht | Praktijkmiddag Beeldkwaliteit 2017
Participatiebestek in gemeente Dordrecht | Praktijkmiddag Beeldkwaliteit 2017
 
Tevredenheids- en effectbestek, gemeente Stichtse Vecht | Praktijkmiddag Beel...
Tevredenheids- en effectbestek, gemeente Stichtse Vecht | Praktijkmiddag Beel...Tevredenheids- en effectbestek, gemeente Stichtse Vecht | Praktijkmiddag Beel...
Tevredenheids- en effectbestek, gemeente Stichtse Vecht | Praktijkmiddag Beel...
 
Het effectbestek, van stakeholders naar KPI’s | Praktijkmiddag Beeldkwaliteit...
Het effectbestek, van stakeholders naar KPI’s | Praktijkmiddag Beeldkwaliteit...Het effectbestek, van stakeholders naar KPI’s | Praktijkmiddag Beeldkwaliteit...
Het effectbestek, van stakeholders naar KPI’s | Praktijkmiddag Beeldkwaliteit...
 
Klimaatverandering: risico opdrachtnemer? | Praktijkmiddag Beeldkwaliteit 2017
Klimaatverandering: risico opdrachtnemer? | Praktijkmiddag Beeldkwaliteit 2017Klimaatverandering: risico opdrachtnemer? | Praktijkmiddag Beeldkwaliteit 2017
Klimaatverandering: risico opdrachtnemer? | Praktijkmiddag Beeldkwaliteit 2017
 
Mini-examen inspecteur beeldkwaliteit | Praktijkmiddag Beeldkwaliteit 2017
Mini-examen inspecteur beeldkwaliteit | Praktijkmiddag Beeldkwaliteit 2017Mini-examen inspecteur beeldkwaliteit | Praktijkmiddag Beeldkwaliteit 2017
Mini-examen inspecteur beeldkwaliteit | Praktijkmiddag Beeldkwaliteit 2017
 
Veranderingen in de kwaliteitscatalogus 2018 | Praktijkmiddag Beeldkwaliteit ...
Veranderingen in de kwaliteitscatalogus 2018 | Praktijkmiddag Beeldkwaliteit ...Veranderingen in de kwaliteitscatalogus 2018 | Praktijkmiddag Beeldkwaliteit ...
Veranderingen in de kwaliteitscatalogus 2018 | Praktijkmiddag Beeldkwaliteit ...
 
Buiten gebeurt het | Praktijkmiddag Beeldkwaliteit 2017
Buiten gebeurt het | Praktijkmiddag Beeldkwaliteit 2017Buiten gebeurt het | Praktijkmiddag Beeldkwaliteit 2017
Buiten gebeurt het | Praktijkmiddag Beeldkwaliteit 2017
 
Assetbeheer en risicomanagement
Assetbeheer en risicomanagementAssetbeheer en risicomanagement
Assetbeheer en risicomanagement
 
Werken in of met verontreinigde bodem (InfraTech 2017)
Werken in of met verontreinigde bodem (InfraTech 2017)Werken in of met verontreinigde bodem (InfraTech 2017)
Werken in of met verontreinigde bodem (InfraTech 2017)
 
Praktijkdemonstraties Infravation-innovatieprojecten in 2017 (InfraTech 2017)
Praktijkdemonstraties Infravation-innovatieprojecten in 2017 (InfraTech 2017)Praktijkdemonstraties Infravation-innovatieprojecten in 2017 (InfraTech 2017)
Praktijkdemonstraties Infravation-innovatieprojecten in 2017 (InfraTech 2017)
 
Wat is de impact van de nieuwe verkeersborden en -regelgeving? (InfraTech 2017)
Wat is de impact van de nieuwe verkeersborden en -regelgeving? (InfraTech 2017)Wat is de impact van de nieuwe verkeersborden en -regelgeving? (InfraTech 2017)
Wat is de impact van de nieuwe verkeersborden en -regelgeving? (InfraTech 2017)
 

Masterclass rm pm best value 21-05-2015 blokpoel-van wijngaarden

  • 1. Risico- en projectmanagement Veenendaal – 21 mei 2015 Sjoerd Blokpoel, Ingenieursbureau Amsterdam Huibert van Wijngaarden, Curro+Company en de Best Value approach Welkom… Masterclass
  • 2. • Introductie Over RISNET en deze masterclass, door Jan Pieter Eelants • Stellingen Plenair • Deel 1 Organisatorische aspecten op hoofdlijnen, door Huibert van Wijngaarden • Korte pauze • Deel 2 Risico- en projectmanagement in de uitvoering, door Sjoerd Blokpoel • Afsluiting Napraten, borrel, uitloop Programma
  • 3. Sjoerd Blokpoel Gemeente Amsterdam Teamleider / adviseur risicomanagement Huibert van Wijngaarden Curro+Company, managing partner, co-sultant Lid stuurcommissie RISNET Wie zijn wij?
  • 4. Wie is in de basis verantwoordelijk voor alle risico’s tijdens de samenwerking in een project? – De ON, tenzij… – De OG, tenzij… Bespreek eens met je buurman/-vrouw Stelling 1
  • 5. Het creëren van openheid en transparantie is de eerste stap in het oplossen van risico’s. Bespreek eens met je buurman/-vrouw Stelling 2
  • 6. Opdrachtnemer en opdrachtgever zijn ieder verantwoordelijk voor het signaleren van hun eigen risico’s. Bespreek eens met je buurman/-vrouw Stelling 3
  • 7. Organisatorische aspecten op hoofdlijnen samenhang in ontwikkeling van risicomanagement, projectmanagement en best value approach Huibert van Wijngaarden, Curro+Company Deel 1
  • 8. Deel 1: Volgorde We bekijken achtereenvolgens: • Risicomanagement • Projectmanagement (nauw verbonden met RM) • Best Value approach (nauw verbonden met PM en RM) • De samenhang…
  • 9. Deel 1: Risk Maturity Model In 2013 een hulpmiddel (model) geformuleerd als richtlijn voor de activiteiten van RISNET: • waarin iedereen die met RM bezig is zich kan herkennen • dat RM in een breder kader plaatst • dat onafhankelijk is van iedere RM-methode • dat duidelijk maakt hoe RM zich ontwikkelt • dat het mogelijk maakt om die ontwikkeling te realiseren
  • 10. Deel 1: RMM opbouw
  • 11. Deel 1: RMM opbouw
  • 12. Deel 1: RMM opbouw
  • 13. Deel 1: RMM opbouw
  • 14. Kan RM in een andere fase zijn dan andere disciplines? Waar staat jouw organisatie? (meten is weten) Deel 1: RMM werking niet/beperkt strak georganiseerd georganiseerd zelf- sturend zelf- organiserend
  • 15. Deel 1: RMM werking
  • 16. Deel 1: RMM werking
  • 17. Deel 1: RMM werking
  • 18. Deel 1: RM status 2. Stabilisatiefase 3. Relatiefase rule-based principle-based Effectiviteit/outside-in
  • 19. Deel 1: PMM? niet/beperkt strak georganiseerd georganiseerd zelfsturend (flexibel georganiseerd) zelf- organiserend IPM, Agile, Scrum, Best Value, … harkje in het klein… match leden?
  • 20. Deel 1: PMM match BV pro- curement en sales BV project: zelfsturende teams OG/ON
  • 21. • RM en PM staan op het kantelpunt van fase 2 naar 3 (evenals andere organisatorische, technische, sociale en maatschappelijke ontwikkelingen) • Best Value project (operationele fase) werkt alleen in fase 3 • Wat is nodig om in fase 3 te opereren? - expertise - functievolwassenheid en rolvastheid - heldere rollen (verantwoordelijkheden en verantwoording) - gezamenlijke doelen en kaders - pro-active en interactieve opstelling - openheid en transparantie (gedragsbepalend) - reflectie- en aanspreekcultuur (vragen stellen) - passend, consistent gedrag (loslaten) Deel 1: Conclusies
  • 22. Deel 1: Conclusies • Ontwikkeling gaat in volgordelijke stadia die cumulatief moeten worden doorlopen, doorleefd en geïnternaliseerd: – voorwaarts per stadium (te voet) – terugval per twee stadia (te paard) • Ontwikkeling van RM/PM is organisatieontwikkeling: – het gaat hand in hand met andere disciplines, anders vormt de ontwikkeling van de organisatie de limiet – verandering insteken vanuit organisatie óf projectomgeving • Belangrijk: als je extern iets wilt, moet je het intern al kunnen!
  • 23. M Later nog vragen Bel of mail gerust: wijngaarden@curro.nl, 0653 402 359 over het risk maturity model, RM, PM of Best Value-ontwikkeling? Deel 1: Tot slot
  • 24. Risico- en projectmanagement Deel 2 over 15 minuten en de Best Value approach Pauze… Masterclass
  • 25. Risicomanagement Gemeente Amsterdam Praktijkreflectie vanuit Best Value principes Sjoerd Blokpoel, Gemeente Amsterdam A. Van Keurslijf naar Maatwerk B. Verantwoordelijkheid, Transparantie en Eigen risico’s eerst? C. Praktijk in beeld; welke expert nodig? Deel 2
  • 28.
  • 29. Voorbeeld maatwerk; vuistregels Gemeente Amsterdam  Geactualiseerd  Uniforme vastlegging  Eigenaarschap  Kwantificering  Realistisch plannen en ramen  Top risico's  Beheersing  Ontwikkeling  Besluitvorming  Tegenspraak  Rapportage opdrachtgever  Rapportage P&C
  • 30. 1. In het project is er altijd een actueel beeld van de (top)risico’s ten opzichte van de geldende baseline (scope, budget, mijlpalen) van het project. Minimaal 2 keer per jaar wordt dit gevoed door een risicosessie; 2. Risico’s worden op een uniforme wijze vastgelegd in risicodatabase RIVV (Risicodatabase IVV); 3. Elke risico heeft een eigenaar in het project (een van de IPM-rolhouders), exogene risico’s worden voorgelegd aan de AOG maar kennen ook in het project een eigenaar; 4. Risico’s worden gekwantificeerd in kans en gevolg-bij-optreden (in tijd en geld) om de mogelijkheid een koppeling te leggen met planning en raming en daarmee vooral ook om risico’s te kunnen prioriteren op impact op tijd en/of geld; 5. Het risicodossier wordt gebruikt voor het opstellen van een realistische raming en planning (of een prognose daarvan); de verwachtingswaarden dienen als onderbouwing van de risicobuffer(s) in raming en planning 6. In het project worden top-risico’s aangemerkt, afhankelijk van de focus op de kosten, de planning of anderszins (als ‘kritische succes factor’ in het project). Deze focus wordt afgestemd tussen de opdrachtgever, projectmanager en projectteam; 7. Minimaal voor de top-risico’s worden beheersmaatregelen in kaart gebracht, afgewogen (kosten vs vermindering van risico) en uitgevoerd (onderdeel maken van reguliere projectactiviteiten, -planning en –sturing); 8. Ontwikkeling van (de beheersing van) top-risico’s worden besproken met de AOG in voortgangsgesprekken (al dan niet o.b.v. OSF’en) en in projectteamoverleggen; 9. Bij besluitvorming in projecten (PBI-faseovergang, scopewijziging, contracteringsstrategie, etc) maken risico’s expliciet onderdeel van het besluit; 10. In het project wordt tegenspraak georganiseerd op de risico’s en beheersmaatregelen in de vorm van bijvoorbeeld challenge-gesprekken of onafhankelijke begeleiding van sessies; 11. Het project rapporteert in de (2-maandelijkse) Opdracht Status Formulieren (OSF’en) aan de AOG over de ontwikkeling van belangrijkste risico’s, daarbij wordt onderscheid gemaakt in risico’s op het gebied van Tijd, Geld en (indien relevant en afgesproken met de AOG) andere aspecten; 12. Het project rapporteert als onderdeel van de P&C-cyclus over haar risico’s op het gebied van financiën in de 4, 8 en 12-maands rapportage;
  • 31. Project: …. Projectbeheerser (PB): …. Peildatum: …. Aspect Vuistregel 1 Geactualiseerd In het project is er altijd een actueel beeld van de (top)risico’s ten opzichte van de geldende baseline (scope, budget, mijlpalen) van het project. Minimaal 2 keer per jaar wordt dit gevoed door een risicosessie; Risico's w orden gedurende de looptijd van het project niet of alleen in het begin van het project (eenmalig) in kaart gebracht en/of niet geactualiseerd. Bij tijden w ordt gekeken of er grote w ijzigingen zijn in de risico's of w orden eventueel nieuw e risico's opgenomen in de risicolijst. Op vastgestelde momenten w orden de risico's geactualiseerd en/of nieuw e risico's toegevoegd. Er is een actueel beeld van de (top)risico's t.o.v. van de baseline (scope, budget mijlpalen). Actualisatie w ordt onder andere gevoed door risicosessies. Op vastgestelde momenten w ordt de voortgang van beheersmaatregelen gemonitord/geëvalueerd en w orden de risico's geactualiseerd en/of nieuw e risico's toegevoegd. Wanneer er tussentijds w ijzigingen van bestaande risico's zijn dan w orden die geactualiseerd of nieuw e risico's toegevoegd. Op basis van plannen/vooruitkijken w ordt dit op belangrijke momenten maar minimaal tw ee keer per jaar gevoed door een risicosessie. 2 Uniforme vastlegging Risico’s worden op een uniforme wijze vastgelegd in de Risicodatabase Projecten (RIVV); Risico's w orden niet apart opgeslagen maar opgenomen in bijvoorbeeld projectverslagen. Risico's w orden opgeslagen in een aparte risicolijst w elke voor de kenners terugvindbaar is, maar niet algemeen toegankelijk is. Nieuw e of aangepaste risico's w orden opgeslagen in een nieuw e risicolijst. Risico's w orden op een uniforme w ijze vastgelegd in risicodatabase RIVV (Risicodatabase IVV) Nieuw e risico's en aanpassingen van risico's of uitbreidingen van de risico's w orden op een uniforme w ijze vastgelegd in risicodatabase RIVV (Risicodatabase IVV). Risico's w orden met de volledige kenmerken (kans en gevolg-bij-optreden in tijd en geld en meta-informatie) ingevoerd. 3 Eigenaarschap Elk risico heeft een eigenaar in het project (een van de IPM-rolhouders), exogene risico’s worden voorgelegd aan de AOG maar kennen ook in het project een eigenaar; Aan de risico's is geen eigenaar gekoppeld die verantw oordelijk is voor het betreffende risico. Aan elk risico's is een eigenaar gekoppeld die verantw oordelijk is voor het betreffende risico. Aan elk risico's is een eigenaar gekoppeld die verantw oordelijk is voor het betreffende risico. De risico's zijn gekw antificeerd in endogene en exogene risico's. Exogene risico's w orden voorgelegd aan de AOG. Aan elk risico's is een IPM rolhouder gekoppeld die verantw oordelijk is voor het betreffende risico. De risico's zijn gekw antificeerd in endogene en exogene risico's. Exogene risico's w orden voorgelegd aan de AOG. 4 Kwantificering Risico’s worden gekwantificeerd in kans en gevolg-bij-optreden (in tijd en geld) om de mogelijkheid een koppeling te leggen met planning en raming en daarmee vooral ook om risico’s te kunnen prioriteren op impact op tijd en/of geld; Risico's w orden niet geprioriteerd of gekw antificeerd. Risico's w orden gekw antificeerd in kans van optreden of w orden onderling geprioriteerd (urgentie/grootte), bijvoorbeeld door het verdelen van punten. De gevolgen bij optreden in tijd en/of geld w orden niet in kaart gebracht. Risico's w orden gekw antificeerd in kans- en gevolg-bij-optreden (percentages, euro's, tijdseenheden). Risico's w orden gekw antificeerd in kans- en gevolg-bij- optreden (percentages, euro's, tijdseenheden). In de prioritering w ordt niet alleen gekeken naar de absolute grootte van het risico, maar ook naar de urgentie (w anneer vraagt dit risico aandacht). 5 Realistisch plannen en ramen Het risicodossier wordt gebruikt voor het opstellen van een realistische raming en planning (of een prognose daarvan); de verwachtingswaarden dienen als onderbouwing van de risicobuffer(s) in raming en planning Risico informatie w ordt niet gebruikt bij het opstellen van de raming en/of planning. Risico-informatie w ordt kw alitatief gebruikt om een grotere/kleinere risicobuffer (in tijd en/of geld) aan te houden in planning en raming Risico verw achtingsw aarden w orden gebruikt om de omvang van de benodigde risicobuffers te bepalen en het aandeel niet-onderbouw d onvoorzien te bepalen. Planningen en ramingen w orden probabilistisch gemodelleerd en doorgerekend w aarbij risicoinformatie mee w ordt gemodelleerd. 6 Top risico's In het project worden top-risico’s aangemerkt, afhankelijk van de focus op de kosten, de planning of anderszins (als ‘kritische succes factor’ in het project). Deze focus wordt afgestemd tussen de opdrachtgever, projectmanager en projectteam; Bij het beoordelen / prioriteren van de risico's w orden geen top-risico's geoormerkt. Bij het beoordelen/prioriteren van de risico's w orden w el top-risico's aangemerkt maar onafhankelijk van de focus op de kosten of planning. Bij het beoordelen/prioriteren van de risico's w orden top-risico's aangemerkt, afhankelijk van de focus op de kosten, de planning of anderzins (als ‘kritische succes factor' in het project). Bij het beoordelen/prioriteren van de risico's w orden de top-risico's aangemerkt, afhankelijk van de focus op de kosten, de planning of anderzins (als ‘kritische succes factor' in het project). Deze focus w ordt altijd afgestemd tussen de opdrachtgever, projectmanager en projectteam. 7 Beheersing Minimaal voor de top-risico’s worden beheersmaatregelen in kaart gebracht, afgewogen (kosten vs vermindering van risico) en uitgevoerd (onderdeel maken van reguliere projectactiviteiten, -planning en –sturing); Voor de risico's w orden geen beheersmaatregelen in kaart gebracht. Beheersing van risico's w ordt gezocht in algemene aandachtspunten of verbeterplannen voor de het project w aarmee de risico's beheerst w orden. Per top-risico w ordt een beheersmaatregel in kaart gebracht w aarbij goed geanalyseerd w ordt w elke impact de beheersmaatregel heeft op het top-risico. Als dit rendabel is, w ordt ingezet op de beheersmaatregel. De risico's die een aanzienlijke impact op het project kunnen hebben (meer dan alleen de top-risico's w ordt een beheersmaatregel in kaart gebracht en een afw eging gemaakt tussen de kosten van de beheersmaatregel (in geld, tijd, inzet, etc) en de baten (de vermindering van het risico op de desbetreffende impact op het doel). Als dit rendabel is, w ordt ingezet op de beheersmaatregel. 8 Ontwikkeling Ontwikkeling van (de beheersing van) top- risico’s worden besproken met de AOG in voortgangsgesprekken (al dan niet o.b.v. OSF’en) en in projectteamoverleggen; Ontw ikkeling van (top-)risico's is niet in beeld en/of w ordt niet uitgew isseld. Ontw ikkeling van de top-risico's w orden kw alitatief en alleen besproken in projectteamoverleggen. Ontw ikkeling van (de beheersing van) de top-risico's w orden besproken met de AOG in voortgangsgesprekken en in projectteamoverleggen. Ontw ikkeling van de top-risico's (de beheersing van) maken standaard deel uit van de agenda van projectteamoverleggen en w orden besproken met de AOG in voortgangsgesprekken (al dan niet o.b.v. OSF'en). Ad-hoc w ijzigingen in risico's in tussenliggende perioden w orden, indien relevant/significant, afzonderlijk gerapporteerd. 9 Besluitvorming Bij besluitvorming in projecten (PBI- faseovergang, scopewijziging, contracteringsstrategie, etc) maken risico’s expliciet onderdeel van het besluit; Bij besluitvorming in projecten w ordt risico-informatie niet meegenomen Bij besluitvorming in projecten (PBI- faseovergang, scopew ijziging, contracteringsstrategie, etc) zijn risico's soms impliciet dan w el expliciet onderdeel van het besluit. Bij besluitvorming in projecten (PBI- faseovergang, scopew ijziging, contracteringsstrategie, etc) zijn risico's expliciet onderdeel van het besluit. Bij besluitvorming in projecten (PBI-faseovergang, scopew ijziging, contracteringsstrategie, etc) zijn risico's expliciet onderdeel van het besluit. Bij w ijzigingen in het risicoprofiel w ordt eerst een risicoanalyse gevraagd voor de impact daarvan en de mogelijkheden die impact te beheersen of op te vangen. (rest)risico's w orden expliciet geaccepteerd. 10 Tegenspraak In het project wordt tegenspraak georganiseerd op de risico’s en beheersmaatregelen in de vorm van bijvoorbeeld challenge-gesprekken of onafhankelijke begeleiding van sessies; De risico's, beheersmaatregelen en verdere w erkw ijze w orden binnen het project/afdeling uitgevoerd, invulling is op basis individuele inschatting. Informatie en activiteiten mbt risicomanagement w ordt binnen het team gedeeld en onderling besproken om feedback te krijgen. Risico's en beheersmaatregelen w orden met collega-projectteam(s) besproken, feedback w ordt meegenomen in het verdere proces. Er is een vorm van challenge of onafhankelijke begeleiding Risico's en beheersmaatregelen w orden op gezette tijden zow el door collega's als externen (binnen of buiten de organisatie/gemeente) gechallenged. Deze tegenspraak w ordt gebruikt om inhoud en proces te verbeteren, en dit w ordt expliciet vastgelegd op w elke w ijze, ook als gekozen w ordt geen aanpassingen te doen o.b.v. de tegenspraak. 11 Rapportage opdrachtgever Het project rapporteert in de (2-maandelijkse) Opdracht Status Formulieren (OSF’en) aan de AOG over de ontwikkeling van belangrijkste risico’s, daarbij wordt onderscheid gemaakt in risico’s op het gebied van Tijd, Geld en (indien relevant en afgesproken met de AOG) andere aspecten; Hoogstens w ordt mondeling over risico's gerapporteerd of informatie uitgew isseld. Er w ordt gerapporteerd over de risico's in een risicorapportage aan de AOG als daarom gevraagd w ordt. Het project rapporteert in de (2- maandelijkse) Opdracht Status Formulieren (OSF'en) aan de AOG over de ontw ikkeling van belangrijkste risico's, daarbij w ordt onderscheid gemaakt in risico's op het gebied van tijd, geld en (indien relevant en afgesproken met de AOG) andere aspecten. Het project rapporteert in de (2-maandelijkse) Opdracht Status Formulieren (OSF'en) aan de AOG over de ontw ikkeling van belangrijkste risico's, daarbij w ordt onderscheid gemaakt in risico's op het gebied van Tijd, Geld en (indien relevant en afgesproken met de AOG) andere aspecten. Ad hoc w ijzigingen in risico's in tussenliggende perioden w orden, indien relevant/significant, afzonderlijk gerapporteerd aan de AOG. 12 Rapportage P&C Het project rapporteert als onderdeel van de P&C-cyclus over haar risico’s op het gebied van financiën in de 4, 8 en 12-maands rapportage; Hoogstens w ordt mondeling over risico's gerapporteerd of informatie uitgew isseld. Het project rapporteert als onderdeel van de P&C-cyclus ad hoc over haar risico's op het gebied van financiën in de 4, 8 en 12-maands rapportage. Er zijn risico's specifiek gekenmerkt die in de P&C-cyclus gerapporteerd (moeten) w orden. Het project kenmerkt risico's die als onderdeel van de P&C cyclus w orden gerapporteerd. Het project rapporteert als onderdeel van de P&C-cyclus over haar risico's op het gebied van financiën in de 4, 8 en 12-maands rapportage. Het project rapporteert als onderdeel van de P&C-cyclus over haar risico's op het gebied van financiën in de 4, 8 en 12-maands rapportage. Ad hoc w ijzigingen in risico's in tussenliggende perioden w orden, indien relevant/significant, afzonderlijk gerapporteerd aan de AOG. Naast financiële risico's is er oog voor politieke risico's. Toelichting / handvat 1. Er wordt geen invulling aan de vuistregel gegeven 2. Vuistregel eenvoudig toegepast 3. Vuistregels gemiddeld uitgewerkt 4. Vuistregels uitgebreid uitgewerkt 2,0 2,5 3,0 3,5 Cyclisch proces Risicoadministra- tie Verantwoordelijk- heid Kwantificeren Top risico's Beheersmaat- regelen Communicatie Besluitvorming Tegenspraak Rapportage in OSF Rapportage P&C-cyclus Ambitie Score Van vuistregels naar maatwerk passend bij complexiteit van het project
  • 33. Door welke bril kijken we naar een project?
  • 34. Verantwoordelijkheid  Geactualiseerd  Uniforme vastlegging  Eigenaarschap  Kwantificering  Realistisch plannen en ramen  Top risico's  Beheersing  Ontwikkeling  Besluitvorming  Tegenspraak  Rapportage opdrachtgever  Rapportage P&C  Wie wil de projectresultaten? Wie schept de condities? Wie is opdrachtgever / wordt Eigenaar?  Inzet van projectteam als ‘expert’ , inzet van ‘expert’ binnen projectteam  Sturing op basis van principes? Of verleiding om regels te laten sturen?
  • 35. Transparantie  Geactualiseerd  Uniforme vastlegging  Eigenaarschap  Kwantificering  Realistisch plannen en ramen  Top risico's  Beheersing  Ontwikkeling  Besluitvorming  Tegenspraak  Rapportage opdrachtgever  Rapportage P&C 100205 strategisch tactisch opertationeel KPI A KPI B (aantal risico’s in focus)  Focus in plaats van overkill aan informatie  Inzet van transparantie in projectbelang (principle, geen rule)  Risico benoemen of niet, doet niks met de verantwoordelijkheid
  • 36. Eigen risico’s eerst?  Geactualiseerd  Uniforme vastlegging  Eigenaarschap  Kwantificering  Realistisch plannen en ramen  Top risico's  Beheersing  Ontwikkeling  Besluitvorming  Tegenspraak  Rapportage opdrachtgever  Rapportage P&C  ….Risico benoemen of niet, doet niks met de verantwoordelijkheid  Inzicht in risico’s, is waarde voor het project; meedenken met OG/ON helpt in het bereiken van projectdoelen  Samenwerking in risicobeheersing dient wederzijdse belangen!
  • 37. Praktijk in beeld 3 projecten; welke expert heeft de gemeente nodig?
  • 38. Geen ‘one size fits all’ Risicomanagement volgt omvang en complexiteit
  • 39.  Risicoprofiel project in Amsterdam (in €)  Wat kan je vanuit een samenwerkingsvraagstuk “zien” in dit project? Voorbeeldprofiel Project
  • 40. Veel kleine projecten Risicomanagement gericht op werkwijze, per project meer ‘ check’  Voorbereiding en programmering  Raamcontracten  Standaardiseren
  • 42. Unieke grote projecten  Bij elkaar brengen specifieke kennis en ervaring  Risicomanagement expliciet en integraal onderdeel van hele organisatie  Risico omvang werk en contracten grote impact op stedelijke financien
  • 43.
  • 44. Ontwikkeling RISMAN binnen RISNET Ontwikkeling
  • 45. RISMAN: Waar staan we nu, waar gaan we heen? • Niet streven naar allesomvattende methode • Voorkomen rulebased valkuilen, op zoek naar ruimte voor principlebased risicomanagement • Denkkader om tot maatwerk te komen • Inventariseren, uitwerken en ontsluiten van best-practises
  • 47. Strategisch Tactisch Operationeel Organisatie Top Projectorgansiatie Werkteams projectorganisatie Opdrachtgeven / richting geven, richten, Beslissen, bijsturen, sturen op bepalende risico's, risico-bereidheid, beheersen door focus op strategische richting/koers (focus lange termijn) (waarom?) Inrichten, Afwegen, varianten maken, keuzes voorleggen, beheersmaatregelen kiezen, risicofocus per fase kiezen, sturen op toprisico's , beheersen door keuzes in richting/varianten. Tegenspraak organiseren op risico's en risicomanagement aanpak. (focus middellange termijn)(wat, wie, wanneer?) Verrichten; Risico's inventariseren, analyseren, classificeren, opslaan, rapportage-informatie maken, prognoses, koppelen aan ramingen/planningen, eigenaarschap beleggen, beheersen in dagelijks werk. Inrichten en beheer risicodatabase, verslaglegging sessies, visualisatie risico info (focus korte termijn) (hoe?)
  • 50. Risico- en projectmanagement Hartelijk dank voor de aandacht en de interactie! en de Best Value approach Afsluiting Masterclass