Wat is de impact van de nieuwe verkeersborden en -regelgeving? (InfraTech 2017)
Masterclass rm pm best value 21-05-2015 blokpoel-van wijngaarden
1. Risico- en projectmanagement
Veenendaal – 21 mei 2015
Sjoerd Blokpoel, Ingenieursbureau Amsterdam
Huibert van Wijngaarden, Curro+Company
en de Best Value approach
Welkom…
Masterclass
2. • Introductie
Over RISNET en deze masterclass, door Jan Pieter Eelants
• Stellingen
Plenair
• Deel 1
Organisatorische aspecten op hoofdlijnen, door Huibert van Wijngaarden
• Korte pauze
• Deel 2
Risico- en projectmanagement in de uitvoering, door Sjoerd Blokpoel
• Afsluiting
Napraten, borrel, uitloop
Programma
3. Sjoerd Blokpoel
Gemeente Amsterdam
Teamleider / adviseur
risicomanagement
Huibert van Wijngaarden
Curro+Company,
managing partner, co-sultant
Lid stuurcommissie RISNET
Wie zijn wij?
4. Wie is in de basis verantwoordelijk voor alle risico’s
tijdens de samenwerking in een project?
– De ON, tenzij…
– De OG, tenzij…
Bespreek eens met je buurman/-vrouw
Stelling 1
5. Het creëren van openheid en transparantie is
de eerste stap in het oplossen van risico’s.
Bespreek eens met je buurman/-vrouw
Stelling 2
6. Opdrachtnemer en opdrachtgever zijn ieder
verantwoordelijk voor het signaleren
van hun eigen risico’s.
Bespreek eens met je buurman/-vrouw
Stelling 3
8. Deel 1: Volgorde
We bekijken achtereenvolgens:
• Risicomanagement
• Projectmanagement (nauw verbonden met RM)
• Best Value approach (nauw verbonden met PM en RM)
• De samenhang…
9. Deel 1: Risk Maturity Model
In 2013 een hulpmiddel (model) geformuleerd als richtlijn voor de
activiteiten van RISNET:
• waarin iedereen die met RM bezig is zich kan herkennen
• dat RM in een breder kader plaatst
• dat onafhankelijk is van iedere RM-methode
• dat duidelijk maakt hoe RM zich ontwikkelt
• dat het mogelijk maakt om die ontwikkeling te realiseren
14. Kan RM in een
andere fase zijn
dan andere
disciplines?
Waar staat jouw
organisatie?
(meten is
weten)
Deel 1: RMM werking
niet/beperkt strak
georganiseerd georganiseerd
zelf-
sturend
zelf-
organiserend
18. Deel 1: RM status
2. Stabilisatiefase 3. Relatiefase
rule-based principle-based
Effectiviteit/outside-in
19. Deel 1: PMM?
niet/beperkt strak
georganiseerd georganiseerd
zelfsturend
(flexibel
georganiseerd)
zelf-
organiserend
IPM, Agile,
Scrum, Best
Value, …
harkje in het
klein…
match
leden?
20. Deel 1: PMM
match
BV pro-
curement
en sales
BV project:
zelfsturende
teams OG/ON
21. • RM en PM staan op het kantelpunt van fase 2 naar 3
(evenals andere organisatorische, technische, sociale en
maatschappelijke ontwikkelingen)
• Best Value project (operationele fase) werkt alleen in fase 3
• Wat is nodig om in fase 3 te opereren?
- expertise
- functievolwassenheid en rolvastheid
- heldere rollen (verantwoordelijkheden en verantwoording)
- gezamenlijke doelen en kaders
- pro-active en interactieve opstelling
- openheid en transparantie (gedragsbepalend)
- reflectie- en aanspreekcultuur (vragen stellen)
- passend, consistent gedrag (loslaten)
Deel 1: Conclusies
22. Deel 1: Conclusies
• Ontwikkeling gaat in volgordelijke stadia die cumulatief moeten
worden doorlopen, doorleefd en geïnternaliseerd:
– voorwaarts per stadium (te voet)
– terugval per twee stadia (te paard)
• Ontwikkeling van RM/PM is organisatieontwikkeling:
– het gaat hand in hand met andere disciplines, anders
vormt de ontwikkeling van de organisatie de limiet
– verandering insteken vanuit organisatie óf projectomgeving
• Belangrijk: als je extern iets wilt, moet je het intern al kunnen!
23. M
Later nog vragen
Bel of mail gerust: wijngaarden@curro.nl, 0653 402 359
over het risk maturity model,
RM, PM of Best Value-ontwikkeling?
Deel 1: Tot slot
25. Risicomanagement Gemeente Amsterdam
Praktijkreflectie vanuit
Best Value principes
Sjoerd Blokpoel, Gemeente Amsterdam
A. Van Keurslijf naar Maatwerk
B. Verantwoordelijkheid, Transparantie en
Eigen risico’s eerst?
C. Praktijk in beeld; welke expert nodig?
Deel 2
30. 1. In het project is er altijd een actueel beeld van de (top)risico’s ten opzichte van de geldende
baseline (scope, budget, mijlpalen) van het project. Minimaal 2 keer per jaar wordt dit gevoed
door een risicosessie;
2. Risico’s worden op een uniforme wijze vastgelegd in risicodatabase RIVV
(Risicodatabase IVV);
3. Elke risico heeft een eigenaar in het project (een van de IPM-rolhouders), exogene risico’s
worden voorgelegd aan de AOG maar kennen ook in het project een eigenaar;
4. Risico’s worden gekwantificeerd in kans en gevolg-bij-optreden (in tijd en geld) om de
mogelijkheid een koppeling te leggen met planning en raming en daarmee vooral ook om
risico’s te kunnen prioriteren op impact op tijd en/of geld;
5. Het risicodossier wordt gebruikt voor het opstellen van een realistische raming en planning
(of een prognose daarvan); de verwachtingswaarden dienen als onderbouwing van de
risicobuffer(s) in raming en planning
6. In het project worden top-risico’s aangemerkt, afhankelijk van de focus op de kosten, de
planning of anderszins (als ‘kritische succes factor’ in het project). Deze focus wordt
afgestemd tussen de opdrachtgever, projectmanager en projectteam;
7. Minimaal voor de top-risico’s worden beheersmaatregelen in kaart gebracht, afgewogen
(kosten vs vermindering van risico) en uitgevoerd (onderdeel maken van reguliere
projectactiviteiten, -planning en –sturing);
8. Ontwikkeling van (de beheersing van) top-risico’s worden besproken met de AOG in
voortgangsgesprekken (al dan niet o.b.v. OSF’en) en in projectteamoverleggen;
9. Bij besluitvorming in projecten (PBI-faseovergang, scopewijziging, contracteringsstrategie,
etc) maken risico’s expliciet onderdeel van het besluit;
10. In het project wordt tegenspraak georganiseerd op de risico’s en beheersmaatregelen in de
vorm van bijvoorbeeld challenge-gesprekken of onafhankelijke begeleiding van sessies;
11. Het project rapporteert in de (2-maandelijkse) Opdracht Status Formulieren (OSF’en) aan
de AOG over de ontwikkeling van belangrijkste risico’s, daarbij wordt onderscheid gemaakt in
risico’s op het gebied van Tijd, Geld en (indien relevant en afgesproken met de AOG) andere
aspecten;
12. Het project rapporteert als onderdeel van de P&C-cyclus over haar risico’s op het gebied
van financiën in de 4, 8 en 12-maands rapportage;
31. Project: ….
Projectbeheerser (PB): ….
Peildatum: ….
Aspect Vuistregel
1 Geactualiseerd
In het project is er altijd een actueel beeld van
de (top)risico’s ten opzichte van de geldende
baseline (scope, budget, mijlpalen) van het
project. Minimaal 2 keer per jaar wordt dit
gevoed door een risicosessie;
Risico's w orden gedurende de looptijd
van het project niet of alleen in het
begin van het project (eenmalig) in
kaart gebracht en/of niet
geactualiseerd.
Bij tijden w ordt gekeken of er grote
w ijzigingen zijn in de risico's of w orden
eventueel nieuw e risico's opgenomen in
de risicolijst.
Op vastgestelde momenten w orden de
risico's geactualiseerd en/of nieuw e
risico's toegevoegd. Er is een actueel
beeld van de (top)risico's t.o.v. van de
baseline (scope, budget mijlpalen).
Actualisatie w ordt onder andere gevoed
door risicosessies.
Op vastgestelde momenten w ordt de voortgang van
beheersmaatregelen gemonitord/geëvalueerd en w orden
de risico's geactualiseerd en/of nieuw e risico's
toegevoegd. Wanneer er tussentijds w ijzigingen van
bestaande risico's zijn dan w orden die geactualiseerd of
nieuw e risico's toegevoegd. Op basis van
plannen/vooruitkijken w ordt dit op belangrijke momenten
maar minimaal tw ee keer per jaar gevoed door een
risicosessie.
2
Uniforme
vastlegging
Risico’s worden op een uniforme wijze
vastgelegd in de Risicodatabase Projecten
(RIVV);
Risico's w orden niet apart opgeslagen
maar opgenomen in bijvoorbeeld
projectverslagen.
Risico's w orden opgeslagen in een
aparte risicolijst w elke voor de kenners
terugvindbaar is, maar niet algemeen
toegankelijk is. Nieuw e of aangepaste
risico's w orden opgeslagen in een
nieuw e risicolijst.
Risico's w orden op een uniforme w ijze
vastgelegd in risicodatabase RIVV
(Risicodatabase IVV)
Nieuw e risico's en aanpassingen van risico's of
uitbreidingen van de risico's w orden op een uniforme
w ijze vastgelegd in risicodatabase RIVV (Risicodatabase
IVV). Risico's w orden met de volledige kenmerken (kans
en gevolg-bij-optreden in tijd en geld en meta-informatie)
ingevoerd.
3 Eigenaarschap
Elk risico heeft een eigenaar in het project (een
van de IPM-rolhouders), exogene risico’s worden
voorgelegd aan de AOG maar kennen ook in het
project een eigenaar;
Aan de risico's is geen eigenaar
gekoppeld die verantw oordelijk is voor
het betreffende risico.
Aan elk risico's is een eigenaar
gekoppeld die verantw oordelijk is voor
het betreffende risico.
Aan elk risico's is een eigenaar gekoppeld
die verantw oordelijk is voor het
betreffende risico. De risico's zijn
gekw antificeerd in endogene en exogene
risico's. Exogene risico's w orden
voorgelegd aan de AOG.
Aan elk risico's is een IPM rolhouder gekoppeld die
verantw oordelijk is voor het betreffende risico. De risico's
zijn gekw antificeerd in endogene en exogene risico's.
Exogene risico's w orden voorgelegd aan de AOG.
4 Kwantificering
Risico’s worden gekwantificeerd in kans en
gevolg-bij-optreden (in tijd en geld) om de
mogelijkheid een koppeling te leggen met
planning en raming en daarmee vooral ook om
risico’s te kunnen prioriteren op impact op tijd
en/of geld;
Risico's w orden niet geprioriteerd of
gekw antificeerd.
Risico's w orden gekw antificeerd in kans
van optreden of w orden onderling
geprioriteerd (urgentie/grootte),
bijvoorbeeld door het verdelen van
punten. De gevolgen bij optreden in tijd
en/of geld w orden niet in kaart gebracht.
Risico's w orden gekw antificeerd in kans-
en gevolg-bij-optreden (percentages,
euro's, tijdseenheden).
Risico's w orden gekw antificeerd in kans- en gevolg-bij-
optreden (percentages, euro's, tijdseenheden). In de
prioritering w ordt niet alleen gekeken naar de absolute
grootte van het risico, maar ook naar de urgentie
(w anneer vraagt dit risico aandacht).
5
Realistisch
plannen en
ramen
Het risicodossier wordt gebruikt voor het
opstellen van een realistische raming en
planning (of een prognose daarvan); de
verwachtingswaarden dienen als onderbouwing
van de risicobuffer(s) in raming en planning
Risico informatie w ordt niet gebruikt bij
het opstellen van de raming en/of
planning.
Risico-informatie w ordt kw alitatief
gebruikt om een grotere/kleinere
risicobuffer (in tijd en/of geld) aan te
houden in planning en raming
Risico verw achtingsw aarden w orden
gebruikt om de omvang van de benodigde
risicobuffers te bepalen en het aandeel
niet-onderbouw d onvoorzien te bepalen.
Planningen en ramingen w orden probabilistisch
gemodelleerd en doorgerekend w aarbij risicoinformatie
mee w ordt gemodelleerd.
6 Top risico's
In het project worden top-risico’s aangemerkt,
afhankelijk van de focus op de kosten, de
planning of anderszins (als ‘kritische succes
factor’ in het project). Deze focus wordt
afgestemd tussen de opdrachtgever,
projectmanager en projectteam;
Bij het beoordelen / prioriteren van de
risico's w orden geen top-risico's
geoormerkt.
Bij het beoordelen/prioriteren van de
risico's w orden w el top-risico's
aangemerkt maar onafhankelijk van de
focus op de kosten of planning.
Bij het beoordelen/prioriteren van de
risico's w orden top-risico's aangemerkt,
afhankelijk van de focus op de kosten, de
planning of anderzins (als ‘kritische
succes factor' in het project).
Bij het beoordelen/prioriteren van de risico's w orden de
top-risico's aangemerkt, afhankelijk van de focus op de
kosten, de planning of anderzins (als ‘kritische succes
factor' in het project). Deze focus w ordt altijd afgestemd
tussen de opdrachtgever, projectmanager en projectteam.
7 Beheersing
Minimaal voor de top-risico’s worden
beheersmaatregelen in kaart gebracht,
afgewogen (kosten vs vermindering van risico) en
uitgevoerd (onderdeel maken van reguliere
projectactiviteiten, -planning en –sturing);
Voor de risico's w orden geen
beheersmaatregelen in kaart gebracht.
Beheersing van risico's w ordt gezocht
in algemene aandachtspunten of
verbeterplannen voor de het project
w aarmee de risico's beheerst w orden.
Per top-risico w ordt een
beheersmaatregel in kaart gebracht
w aarbij goed geanalyseerd w ordt w elke
impact de beheersmaatregel heeft op het
top-risico. Als dit rendabel is, w ordt
ingezet op de beheersmaatregel.
De risico's die een aanzienlijke impact op het project
kunnen hebben (meer dan alleen de top-risico's w ordt een
beheersmaatregel in kaart gebracht en een afw eging
gemaakt tussen de kosten van de beheersmaatregel (in
geld, tijd, inzet, etc) en de baten (de vermindering van het
risico op de desbetreffende impact op het doel). Als dit
rendabel is, w ordt ingezet op de beheersmaatregel.
8 Ontwikkeling
Ontwikkeling van (de beheersing van) top-
risico’s worden besproken met de AOG in
voortgangsgesprekken (al dan niet o.b.v.
OSF’en) en in projectteamoverleggen;
Ontw ikkeling van (top-)risico's is niet in
beeld en/of w ordt niet uitgew isseld.
Ontw ikkeling van de top-risico's w orden
kw alitatief en alleen besproken in
projectteamoverleggen.
Ontw ikkeling van (de beheersing van) de
top-risico's w orden besproken met de
AOG in voortgangsgesprekken en in
projectteamoverleggen.
Ontw ikkeling van de top-risico's (de beheersing van)
maken standaard deel uit van de agenda van
projectteamoverleggen en w orden besproken met de
AOG in voortgangsgesprekken (al dan niet o.b.v. OSF'en).
Ad-hoc w ijzigingen in risico's in tussenliggende perioden
w orden, indien relevant/significant, afzonderlijk
gerapporteerd.
9 Besluitvorming
Bij besluitvorming in projecten (PBI-
faseovergang, scopewijziging,
contracteringsstrategie, etc) maken risico’s
expliciet onderdeel van het besluit;
Bij besluitvorming in projecten w ordt
risico-informatie niet meegenomen
Bij besluitvorming in projecten (PBI-
faseovergang, scopew ijziging,
contracteringsstrategie, etc) zijn risico's
soms impliciet dan w el expliciet
onderdeel van het besluit.
Bij besluitvorming in projecten (PBI-
faseovergang, scopew ijziging,
contracteringsstrategie, etc) zijn risico's
expliciet onderdeel van het besluit.
Bij besluitvorming in projecten (PBI-faseovergang,
scopew ijziging, contracteringsstrategie, etc) zijn risico's
expliciet onderdeel van het besluit. Bij w ijzigingen in het
risicoprofiel w ordt eerst een risicoanalyse gevraagd voor
de impact daarvan en de mogelijkheden die impact te
beheersen of op te vangen. (rest)risico's w orden expliciet
geaccepteerd.
10 Tegenspraak
In het project wordt tegenspraak georganiseerd
op de risico’s en beheersmaatregelen in de vorm
van bijvoorbeeld challenge-gesprekken of
onafhankelijke begeleiding van sessies;
De risico's, beheersmaatregelen en
verdere w erkw ijze w orden binnen het
project/afdeling uitgevoerd, invulling is
op basis individuele inschatting.
Informatie en activiteiten mbt
risicomanagement w ordt binnen het
team gedeeld en onderling besproken
om feedback te krijgen.
Risico's en beheersmaatregelen w orden
met collega-projectteam(s) besproken,
feedback w ordt meegenomen in het
verdere proces. Er is een vorm van
challenge of onafhankelijke begeleiding
Risico's en beheersmaatregelen w orden op gezette tijden
zow el door collega's als externen (binnen of buiten de
organisatie/gemeente) gechallenged. Deze tegenspraak
w ordt gebruikt om inhoud en proces te verbeteren, en dit
w ordt expliciet vastgelegd op w elke w ijze, ook als
gekozen w ordt geen aanpassingen te doen o.b.v. de
tegenspraak.
11
Rapportage
opdrachtgever
Het project rapporteert in de (2-maandelijkse)
Opdracht Status Formulieren (OSF’en) aan
de AOG over de ontwikkeling van belangrijkste
risico’s, daarbij wordt onderscheid gemaakt in
risico’s op het gebied van Tijd, Geld en (indien
relevant en afgesproken met de AOG) andere
aspecten;
Hoogstens w ordt mondeling over
risico's gerapporteerd of informatie
uitgew isseld.
Er w ordt gerapporteerd over de risico's
in een risicorapportage aan de AOG als
daarom gevraagd w ordt.
Het project rapporteert in de (2-
maandelijkse) Opdracht Status
Formulieren (OSF'en) aan de AOG over
de ontw ikkeling van belangrijkste risico's,
daarbij w ordt onderscheid gemaakt in
risico's op het gebied van tijd, geld en
(indien relevant en afgesproken met de
AOG) andere aspecten.
Het project rapporteert in de (2-maandelijkse) Opdracht
Status Formulieren (OSF'en) aan de AOG over de
ontw ikkeling van belangrijkste risico's, daarbij w ordt
onderscheid gemaakt in risico's op het gebied van Tijd,
Geld en (indien relevant en afgesproken met de AOG)
andere aspecten. Ad hoc w ijzigingen in risico's in
tussenliggende perioden w orden, indien
relevant/significant, afzonderlijk gerapporteerd aan de
AOG.
12
Rapportage
P&C
Het project rapporteert als onderdeel van de
P&C-cyclus over haar risico’s op het gebied van
financiën in de 4, 8 en 12-maands rapportage;
Hoogstens w ordt mondeling over
risico's gerapporteerd of informatie
uitgew isseld.
Het project rapporteert als onderdeel
van de P&C-cyclus ad hoc over haar
risico's op het gebied van financiën in de
4, 8 en 12-maands rapportage. Er zijn
risico's specifiek gekenmerkt die in de
P&C-cyclus gerapporteerd (moeten)
w orden.
Het project kenmerkt risico's die als
onderdeel van de P&C cyclus w orden
gerapporteerd. Het project rapporteert als
onderdeel van de P&C-cyclus over haar
risico's op het gebied van financiën in de
4, 8 en 12-maands rapportage.
Het project rapporteert als onderdeel van de P&C-cyclus
over haar risico's op het gebied van financiën in de 4, 8
en 12-maands rapportage. Ad hoc w ijzigingen in risico's
in tussenliggende perioden w orden, indien
relevant/significant, afzonderlijk gerapporteerd aan de
AOG. Naast financiële risico's is er oog voor politieke
risico's.
Toelichting / handvat
1. Er wordt geen invulling
aan de vuistregel gegeven
2. Vuistregel eenvoudig toegepast 3. Vuistregels gemiddeld uitgewerkt 4. Vuistregels uitgebreid uitgewerkt
2,0
2,5
3,0
3,5
Cyclisch proces
Risicoadministra-
tie
Verantwoordelijk-
heid
Kwantificeren
Top risico's
Beheersmaat-
regelen
Communicatie
Besluitvorming
Tegenspraak
Rapportage in OSF
Rapportage P&C-cyclus
Ambitie
Score
Van vuistregels naar maatwerk passend bij
complexiteit van het project
34. Verantwoordelijkheid
Geactualiseerd
Uniforme
vastlegging
Eigenaarschap
Kwantificering
Realistisch
plannen en ramen
Top risico's
Beheersing
Ontwikkeling
Besluitvorming
Tegenspraak
Rapportage
opdrachtgever
Rapportage P&C
Wie wil de projectresultaten? Wie schept de condities? Wie is
opdrachtgever / wordt Eigenaar?
Inzet van projectteam als ‘expert’ ,
inzet van ‘expert’ binnen projectteam
Sturing op basis van principes?
Of verleiding om regels te laten
sturen?
35. Transparantie
Geactualiseerd
Uniforme
vastlegging
Eigenaarschap
Kwantificering
Realistisch
plannen en ramen
Top risico's
Beheersing
Ontwikkeling
Besluitvorming
Tegenspraak
Rapportage
opdrachtgever
Rapportage P&C
100205
strategisch tactisch opertationeel
KPI A
KPI B
(aantal risico’s in focus)
Focus in plaats van overkill aan informatie
Inzet van transparantie in projectbelang (principle, geen rule)
Risico benoemen of niet, doet niks met de verantwoordelijkheid
36. Eigen risico’s
eerst?
Geactualiseerd
Uniforme
vastlegging
Eigenaarschap
Kwantificering
Realistisch
plannen en ramen
Top risico's
Beheersing
Ontwikkeling
Besluitvorming
Tegenspraak
Rapportage
opdrachtgever
Rapportage P&C
….Risico benoemen of
niet, doet niks met de
verantwoordelijkheid
Inzicht in risico’s, is
waarde voor het project;
meedenken met OG/ON
helpt in het bereiken van
projectdoelen
Samenwerking in
risicobeheersing dient
wederzijdse belangen!
38. Geen ‘one size fits all’
Risicomanagement volgt omvang en complexiteit
39. Risicoprofiel project in
Amsterdam (in €)
Wat kan je vanuit een
samenwerkingsvraagstuk
“zien” in dit project?
Voorbeeldprofiel Project
40. Veel kleine projecten
Risicomanagement gericht op werkwijze,
per project meer ‘ check’
Voorbereiding en
programmering
Raamcontracten
Standaardiseren
42. Unieke grote
projecten
Bij elkaar brengen specifieke
kennis en ervaring
Risicomanagement expliciet en
integraal onderdeel van hele
organisatie
Risico omvang werk en
contracten grote impact op
stedelijke financien
45. RISMAN: Waar staan we nu,
waar gaan we heen?
• Niet streven naar allesomvattende
methode
• Voorkomen rulebased valkuilen, op
zoek naar ruimte voor
principlebased risicomanagement
• Denkkader om tot maatwerk te
komen
• Inventariseren, uitwerken en
ontsluiten van best-practises