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Combinar correspondencia
Informática
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30/12/2013
Cristian Ruiz

2. ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA DE CHIMBORAZO
FACULTAD DE SALUD PÚBLICA
ESCUELA DE MEDICINA
CATEDRA DE INFORMÁTICA
AUTOR: RUIZ MALDONADO CRISTIAN VICENTE
PARALELO: 4TO. “A”

3. Contenido
1.
Introducción ................................................................................................................................ 2
2.
Crear el documento principal ...................................................................................................... 2
3.
La pestaña Correspondencia ....................................................................................................... 8
4.
Insertar campos de combinación ................................................................................................ 9
5.
Combinar al imprimir ................................................................................................................ 10
6.
Combinar en correo electrónico ............................................................................................... 11
7.
Bibliografía ................................................................................................................................ 12
1

4. 1.
Introducción
Mediante la opción Combinar correspondencia Word 2010 nos permite incluir en un documento,
datos almacenados en otro sitio.
De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas
distintas.
Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que sólo escribimos el texto fijo (el
texto que se repite en todas las cartas) y Word se encargará de generar los datos variables (los que
cambian en cada carta según la persona). De esta forma podemos generar automáticamente
tantas cartas distintas como personas existan en el lugar donde están almacenados los datos.
Otros ejemplos de la utilidad de combinar correspondencia son la generación de etiquetas o
recibos, la impresión de sobres, etc.
2.
Crear el documento principal
Abrir Word y tener en la ventana activa un documento en blanco o un documento que ya
contenga el texto fijo.
Seleccionar de la pestaña Correspondencia el menú Iniciar combinación de correspondencia. Allí
hacer clic en la opción Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia.
Se mostrará el panel Combinar correspondencia. Observarás que se trata de un asistente porque
en la zona inferior indica que es el Paso 1 de 6 y hay una opción para pasar al siguiente paso. Como
la mayoría de asistentes, es muy sencillo e intuitivo.
2

5. En primer lugar tenemos que elegir el tipo de documento que queremos generar (cartas, mensajes
de correo electrónico, sobres, etc.) Nosotros vamos a seleccionar Cartas. Al hacer clic en Siguiente,
aparece el segundo paso del asistente.
En el paso 2 definimos el documento inicial, es decir, el documento que contiene la parte fija a
partir de la cual crearemos el documento combinado. Debajo de las tres opciones tenemos una
explicación de la opción seleccionada en este momento.
Dejaremos seleccionada la primera opción y haremos clic en Siguiente para continuar con el
asistente.
3

6. En el paso 3 seleccionamos el origen de datos, como ya hemos dicho podemos utilizar una lista
existente (una tabla de Access, una hoja de Excel, una tabla en otro archivo Word, etc.), podemos
utilizar contactos nuestros de Outlook, o simplemente escribir una lista nueva.
- Si seleccionamos la opción Utilizar una lista existente aparece la opción Examinar..., hacer clic en
ella para buscar el archivo que contiene el origen de datos.
4

7. - Si seleccionamos la opción Seleccionar de los contactos de Outlook, en lugar de Examinar...
aparece la opción Elegir la carpeta de contactos, hacer clic en ella y elegir la carpeta.
- Si seleccionamos la opción Escribir una lista nueva en lugar de Examinar... aparece la opción
Crear..., hacer clic en ella para introducir los valores en la lista.
Ahora explicaremos con más detalle la opción Examinar.... Al hacer clic en ella se abre el cuadro de
diálogo Seleccionar archivos de origen de datos en el que indicaremos de dónde cogerá los datos:
El proceso es el mismo que seguimos para abrir un archivo de Word, por ejemplo, así que no
entraremos en demasiado detalle. Como siempre, deberemos situarnos en la carpeta adecuada y
seleccionar el archivo donde se encuentran los registros con los datos que necesitamos.
Se admiten tipos de archivos muy variados, pero lo más común será dejar seleccionada la opción
Todos los orígenes de datos, que incluye todos los tipos aceptados para la combinación.
Obviamente también podríamos cambiarlo por cualquiera de las opciones válidas. Puedes
desplegar el menú para examinar las distintas posibilidades.
Una vez indicado el origen de datos se abre el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar
correspondencia, en él vemos los datos que se combinarán y podemos añadir opciones que
5

8. veremos más adelante. Dependiendo del tipo de datos que hayamos utilizado puede variar
ligeramente la experiencia. Por ejemplo, si es una base de datos con varias tablas, deberemos
seleccionar en qué tabla basarnos; si es un libro de Excel, en qué hoja se encuentran los datos, etc.
En él podremos marcar o desmarcar los registros para seleccionar cuáles utilizar. Lo normal es que
estén todos seleccionados, pero si queremos descartar alguno no tenemos más que desactivar su
casilla haciendo clic en ella. También podremos utilizar las herramientas disponibles paras
ordenar, filtrar, buscar duplicados, etc. Lo veremos en detalle más adelante. Cuando terminemos
haremos clic en Aceptar y luego pulsamos siguiente en el asistente.
En el paso 4 redactamos en el documento abierto el texto fijo de nuestra carta (si no estaba
escrito ya) y añadimos los campos de combinación. Para ello debemos posicionar el cursor en la
posición donde queremos que aparezca el campo de combinación y a continuación hacemos clic
en el panel de tareas sobre el elemento que queremos insertar.
Podemos insertar un Bloque de direcciones..., una Línea de saludo..., Franqueo electrónico... (si
tenemos la utilidad instalada), o Más elementos.... En la opción Más elementos... aparecerá la lista
de todos los campos del origen de datos y podremos elegir de la lista el campo a insertar.
6

9. Cuando hayamos completado el documento hacemos clic en Siguiente para seguir con el asistente
En el paso 5 examinamos las cartas tal como se escribirán con los valores concretos del origen de
datos.
7

10. Podemos utilizar los botones << y >> para pasar al destinatario anterior y siguiente
respectivamente, o bien Buscar un destinatario... concreto, Excluir al destinatario que estamos
viendo o Editar lista de destinatarios... para corregir algún error detectado.
Para terminar hacer clic en Siguiente.
Para enviar las cartas a la bandeja de la impresora hacer clic en la opción Imprimir....
Si nos queremos guardar las cartas en un nuevo documento por ejemplo para rectificar el texto
fijo en algunas de ellas, o enviar luego el documento a otro usuario hacemos clic en Editar cartas
individuales... En este caso nos permite elegir combinar todos los registros, el registro actual o un
grupo de registros. El documento creado será un documento normal sin combinación.
Si no queremos realizar ninguna de las acciones anteriores cerramos el panel de tareas.
3.
La pestaña Correspondencia
Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas podemos abrir el
panel de tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto, pero también podemos
utilizar los botones de la pestaña Correspondencia.
Aquí veremos los botones de esta pestaña, algunas opciones las ampliaremos más adelante.
8

11. . Permite abrir el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia para realizar los
cambios convenientes.
. Permite insertar en la posición del cursor un bloque de direcciones tal como vimos con el
asistente.
. Permite insertar en la posición del cursor una línea de saludos tal como vimos con el asistente.
. Permite insertar en la posición del cursor un campo del origen de datos.
. Permite resaltar los campos combinados si la opción está activada, los datos correspondientes a
campos combinados aparecen resaltados de esta forma es más fácil localizarlos dentro del
documento.
4.
Insertar campos de combinación
Para incluir un campo de combinación, hacer clic en el icono
de la pestaña
Correspondencia y se abrirá el cuadro Insertar campo de combinación con la lista de todos los
campos del origen de datos, seleccionamos el campo a insertar y hacemos clic en el botón
Insertar. Podemos insertar así todos los campos que queramos. El campo aparecerá en el
9

12. documento principal entre << y >> esto nos indica que ahí va un campo que será sustituido por un
valor cuando se ejecute la acción de combinar.
Aquí tienes un ejemplo de un documento con campos de combinación.
5.
Combinar al imprimir
La opción Imprimir documentos permite enviar a la impresora el resultado de la combinación.
Al hacer clic en él aparece el cuadro de diálogo siguiente.
Podemos imprimir Todos los registros combinados (todos los destinatarios después de aplicar los
filtros), el Registro actual (el que estamos visualizando en este momento, o un grupo de registros
(Desde: ... Hasta: ...).
En Desde: ponemos el número de orden del primer registro a combinar, dejarlo en blanco indica
desde el primero.
10

13. En Hasta: ponemos el número de orden del último registro a combinar, dejarlo en blanco indica
hasta el último.
Por ejemplo del segundo al quinto (Desde: 2 Hasta: 5); a partir del segundo (Desde: 2 Hasta: en
blanco); los tres primeros (Desde: en blanco Hasta: 3).
Al pulsar Aceptar se abrirá el cuadro de diálogo Imprimir que ya conoces.
6.
Combinar en correo electrónico
La opción Enviar mensajes de correo electrónico permite enviar cada carta del resultado de la
combinación en un correo electrónico. Con la creciente y casi inevitable utilización del correo
electrónico es evidente que esta utilidad nos va a ahorrar mucho trabajo.
Al hacer clic en ella aparece el cuadro de diálogo de la derecha, en este, además de indicar qué
grupo de registros queremos enviar (como con la opción Combinar al imprimir) debemos
completar los parámetros del mensaje a enviar.
En Para: seleccionamos de la lista despegable el campo que contiene la dirección de e-mail del
destinatario.
En Asunto: escribimos el texto que figurará en el asunto del mensaje.
En Formato de correo: seleccionamos de la lista despegable el tipo de formato del mensaje, puede
ser Texto sin formato, HTML o Datos adjuntos.
Para poder disfrutar de esta utilidad deberemos tener instalado un programa de correo
electrónico compatible con MAPI como por ejemplo, Microsoft Outlook 2010, ya que se iniciará
para poder realizar el envío de correos.
11

14. 7.
Bibliografía
-
http://es.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Word
http://office.microsoft.com/es-hn/word/caracteristicas-y-ventajas-de-word-2010HA101810003.aspx
http://es.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Office_2010
http://www.mailxmail.com/curso-word-2010-documentos-tecnicasedicion/ventana-word
http://www.buenastareas.com/ensayos/Elementos-De-La-Ventana-DeWord/124775.html
12