Presentazione Conservazione Sostitutiva

1. Dematerializzazione e
conservazione sostitutiva
Costantino Landino

2. AGENDA
1 Scenario
2 Dematerializzazione
3 Conservazione sostitutiva
4 Conclusioni
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3. GESTIONE DIGITALE DELLA DOCUMENTAZIONE: QUADRO NORMATIVO
La gestione digitale della documentazione e dei processi
associati nella Pubblica Amministrazione è possibile attraverso
soluzioni basate su quattro elementi fondamentali, che sono
regolati da una normativa specifica: documento
informatico, firma digitale, validazione temporale e
conservazione sostitutiva.
FIRMA DIGITALE CONSERVAZIONE DOCUMENTO POSTA ELETTRONICA
VALIDAZIONE SOSTITUTIVA INFORMATICO CERTIFICATA
TEMPORALE
 Direttiva 1999/93/CE  Decreto Lgs 82/2005 – CAD  DPR 445/2000  DPR 68/2005 Decreto
 Decreto Lgs 82/2005 – CAD  Legge 2/2009 con. DL  Decreto Lgs 82/2005 – CAD 02/11/2005
 Decreto PCM 30/03/2009 185/2008  Deliberazione CNIPA  Decreto Lgs 82/2005 – CAD
 Deliberazione CNIPA 11/2004  Legge 2/2009 con. DL
45/2009  Decreto MEF 23/01/2004 185/2008
Codice dell’Amministrazione Digitale
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4. GESTIONE DIGITALE DELLA DOCUMENTAZIONE: QUADRO NORMATIVO
La gestione digitale della documentazione e dei processi
associati nella Pubblica Amministrazione è possibile attraverso
soluzioni basate su quattro elementi fondamentali, che sono
regolati da una normativa specifica: documento
informatico, firma digitale, validazione temporale e
conservazione sostitutiva.
FIRMA DIGITALE DOCUMENTO POSTA ELETTRONICA
VALIDAZIONE INFORMATICO CERTIFICATA
TEMPORALE CONSERVAZIONE
 Direttiva 1999/93/CE
SOSTITUTIVA  DPR 445/2000  DPR 68/2005 Decreto
 Decreto Lgs 82/2005 – CAD  Decreto Lgs 82/2005 – CAD 02/11/2005
 Decreto PCM 30/03/2009  Deliberazione CNIPA  Decreto Lgs 82/2005 – CAD
 Deliberazione CNIPA 11/2004  Legge 2/2009 con. DL
 Decreto Lgs 82/2005 – CAD
45/2009  Decreto MEF 23/01/2004 185/2008
 Legge 2/2009 con. DL
185/2008
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5. DEFINIZIONE DI DEMATERIALIZZAZIONE
«Termine che identifica la tendenza a sostituire la documentazione
amministrativa su supporto tradizionale (solitamente cartaceo) in
favore del documento informatico al quale la normativa ha conferito
pieno valore giuridico»
Grazie al Codice dell’Amministrazione Digitale è possibile trasferire
gli archivi cartacei su supporti informatici, mantenendo inalterata
l'efficacia legale dei documenti informatici così creati.
La conservazione sostitutiva significa sostituire i documenti cartacei,
che per legge alcuni soggetti giuridici sono tenuti a conservare, con
l’equivalente documento in formato digitale che viene bloccato nella
forma, contenuto e tempo attraverso la firma digitale e la marca
temporale.
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6. DEMATERIALIZZAZIONE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
(Art.42 Codice PA digitale)
«Le pubbliche amministrazioni valutano in termini di rapporto
costi e benefici il recupero su supporto informatico dei documenti
e degli atti cartacei dei quali sia obbligatoria o opportuna la
conservazione e provvedono alla predisposizione dei conseguenti
piani di sostituzione degli archivi cartacei con archivi informatici»
(Art.43 Codice PA digitale comma 1 - Riproduzione dei
documenti)
«I documenti degli archivi, le scritture, ove prodotti su supporti
informatici, sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge»
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7. DEMATERIALIZZAZIONE DEI DOCUMENTI: RISPARMI E VANTAGGI
I guadagni di efficienza collegati alla sostituzione del documento
cartaceo con quello digitale sono riconducibili principalmente alle
seguenti aree:
 Tempo di ricerca del documento (-80%);
 Numero di persone dedicate al processo (-43%);
 Tempo medio di svolgimento del processo (-73%);
 Numero di documenti cartacei stampati e gestiti all’anno (-72%)
 Percentuale di documenti perduti (-90%)
Una amministrazione pubblica ha anche benefici come:
 Miglioramento della produttività del personale
 Collaborazione con servizi di condivisione delle informazioni
 Miglioramento dei servizi verso cittadini e imprese
 Razionalizzazione degli investimenti
 Monitoraggio eventi e Ottimizzazione delle risorse
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8. DEMATERIALIZZAZIONE DEI DOCUMENTI: RISPARMI E VANTAGGI 2/2
Operazione Tempo dedicato Stima Riduzione dei tempi
riduzione
dei tempi
Manager Quadro Impiegato Manager Quadro Impiegato
Ricerca
documento 5-10% 10-15% 10-20% fino al 90% 6% 11% 13%
Duplicazione 2-10% fino al 20% 1%
Distribuzione 1-2% 2-10% fino al 50% 1% 4%
Archiviazione 1-2% 2-20% fino al 90% 1% 7%
Ricerca
documento
Media riduzione dei tempi 6% 14% 25%
Tempi impiegati per svolgere le attività per figura professionale e stima della riduzione (Nolan Norton Institute)
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9. DEMATERIALIZZAZIONE: FLUSSO DOCUMENTALE
Documento OCR-ICR Metadatazione
elettronico
Archiviazione
Documento Scansione
cartaceo
Repository
Preparazione
Documentale Dischi Ottici
documenti
cartacei
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10. REQUISITI DEL SISTEMA DI CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
DIGITPA ha stabilito come segue i requisiti del sistema di
conservazione dei documenti:
 Rispetto dei tempi stabiliti dalla normativa
 Garanzia delle misure di sicurezza logica ed informatica
 Garanzia della leggibilità nel tempo dei supporti
 Tracciatura delle operazioni
 Copie di sicurezza
 Archivio dei programmi
 Funzionalità di ricerca secondo vari parametri
 Indicazioni obbligatorie per la fatturazione
 Integrazione con il sistema di gestione dei flussi documentali
 Garanzia di esibizione su richiesta dei documenti conservati
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11. IL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
Nel rispetto della normativa le aziende o le amministrazioni
pubbliche devono identificare il Responsabile della Conservazione
Sostitutiva che ha il compito di apporre al termine del processo la
propria firma digitale e la marca temporale, attestandone il
corretto svolgimento.
Egli dovrà rendersi garante della corretta gestione dell’archivio
secondo principi di sicurezza stabiliti e documentati, adottando
procedure di tracciabilità in modo tale da garantire la corretta
conservazione, l'accessibilità al singolo documento la sua
esibizione nei confronti del soggetto per cui opera delle autorità
fiscali.
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12. PROCESSO DI CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
Avvio processo di certificazione
Firma digitale del Responsabile
della Conservazione
Apposizione della marca temporale
al “file di chiusura”
Masterizzazione Supporto
Custodia del supporto
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13. PROCESSI DI CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
Responsabile
conservazione
Pubblico Esibizione
Conservazione
Ufficiale
sostitutiva
Memorizzazione Archiviazione
Elettronica
Documento Documento Documento
analogico Analogico informatico
unico non unico
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14. QUALI DOCUMENTI BISOGNA CONSERVARE?
- Fatture Attive E Passive
- Libro Giornale, Libro Degli Inventari, Libro Dei Cespiti, Registro Dei
Corrispettivi, Mastri, Registro Di Carico E Scarico (Etc.)
- Registri Iva (Delle Vendite, Degli Acquisti, Riepilogativo)
- Modulistica Relativa Ai Pagamenti (F24, F23, Bollettini C/C, Etc.)
- Bilancio D’Esercizio
- Contratti (Proposte, Inviti A Proporre, Accettazioni)
- Solleciti Di Pagamento, Estratti Conto, Avvisi, Lettere E Fax In
Genere
- Documento Di Trasporto, Bolla Di Accompagnamento
- Distinte Meccanografiche Di Fatturazione (Bollette)
- Dichiarazioni Dei Redditi, Irap, Iva E Sostituti
- Cedolini Paga e Libri Sociali Elencati All’Art. 2421 C.C.
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15. LIMITI E TEMPI DI CONSERVAZIONE
Non Si Conservano….
 Le Scritture e i documenti rilevanti ai fini tributari nel settore
doganale, delle accise e delle imposte di consumo competenti
l’Agenzia Delle Dogane (Es. Bolla Doganale)
Il processo di Conservazione Sostitutiva è effettuato almeno:
 Ogni 15 giorni per le fattura attive e passive
 1 volta l’anno per tutti i restanti tipi di documenti
Il termine annuale coincide con la data in cui è effettuata l’ultima
registrazione del periodo e comunque non oltre il termine per la
presentazione della relativa dichiarazione.
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16. VANTAGGI DELLA DEMATERIALIZZAZIONE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
 Il risparmio della carta
 La qualità del documento che rimane indelebile nel tempo
 Il recupero dello spazio occupato dai voluminosi, pesanti e
costosi scaffali ignifughi.
 L’accesso ai documenti in modo sicuro e veloce
 Controllo del flusso documentale con incremento della
produttività e della semplificazione delle attività di lavoro
 La consultazione documentale è svincolata dal luogo e dal
tempo
 La riduzione drastica dei canoni e dei materiali di consumo
delle fotocopie
 Una maggiore sensibilità verso la sostenibilità ambientale e al
rispetto delle politiche ecologiche
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