Trabalho (fases gest info)07.06

195 visualizações

Publicada em

0 comentários
0 gostaram
Estatísticas
Notas
  • Seja o primeiro a comentar

  • Seja a primeira pessoa a gostar disto

Sem downloads
Visualizações
Visualizações totais
195
No SlideShare
0
A partir de incorporações
0
Número de incorporações
8
Ações
Compartilhamentos
0
Downloads
4
Comentários
0
Gostaram
0
Incorporações 0
Nenhuma incorporação

Nenhuma nota no slide

Trabalho (fases gest info)07.06

  1. 1. Ciências e Tecnologias da Documentação e Informação3º ano – Projeto de ArquivoMestre Milena Carvalho & Doutor Lino Oliveira2012/2013Trabalho realizado por:Ana Santos, 9100478Cristiana Costa, 9090330Luís Gomes, 9100019Maria Munteanu, 9100022Grupo 3
  2. 2. Sumário Introdução As fases da gestão da informação Diagnóstico e análise das necessidades Recolha, análise e levantamento da produção documental Plano de classificação Avaliação, Seleção e Eliminação Conclusão2
  3. 3. Introdução No âmbito da unidade curricular de Projeto Arquivo, foi proposta arealização de um trabalho, cujo âmbito são as fases de gestão dainformação: Receção, Produção, Avaliação, Seleção e Eliminação. A metodologia utilizada foi a pesquisa em documentosdisponibilizados no moodle pelos professores, a leitura do “Manualpara a gestão de documentos” bem como as “OrientaçõesTécnicas para Avaliação de Documentação Acumulada”.3
  4. 4. As fases de gestão da informação (1/2) As fases da gestão da informação atravessam todas as idades dodocumento, ou seja, o documento tem um ciclo de vida repartido emtrês fases distintas cuja duração está diretamente relacionada com anecessidade e frequência da sua utilização, por parte dos serviçosprodutores.4
  5. 5. 5As fases de gestão da informação (2/2)
  6. 6.  Caracterização do organismo Esta fase tem como objetivos identificar a estrutura orgânica efuncional existente, reconhecer os traços dominantes da evolução doorganismo, identificar as características principais da sua culturaorganizacional e identificar as suas necessidades de informação.6Diagnóstico e análise das necessidades(1/9)
  7. 7.  Caracterização do organismo: ESEIG A ESEIG é uma instituição de ensino superior integrada no InstitutoPolitécnico do Porto e foi criada pelo Decreto-lei de 4 de Janeiro de1990. Até 2001 a ESEIG funcionou essencialmente em dois pólos provisórios(em Vila do Conde e em Póvoa de Varzim) o que possibilitou quenesse período, a escola oferecesse uma formação de qualidade aosalunos.7Diagnóstico e análise das necessidades(2/9)
  8. 8.  Caracterização do organismo: AE ESEIG Em 1991 a ESEIG encontrava-se dividida em dois núcleosindependentes: o núcleo de Vila do Conde (ESEIG – VC) e o núcleo dePóvoa de Varzim (ESEIG – PV) onde cada tinha uma AE. Até 2001 as duas associações permaneceram independentes, mas emOutubro do mesmo ano, abriram as novas instalações da ESEIG,ficando assim a AE centralizada num só núcleo, o que obrigou a junçãode ambas as associações.8Diagnóstico e análise das necessidades(3/9)
  9. 9.  Caracterização do organismo: AE ESEIG O arquivo da AE compreende os seguintes sub-fundos: ESEIG – VC: referente à AE de Vila do Conde 1991-2001 (com os estatutosde 1991); ESEIG – PV: referente à AE de Póvoa de Varzim 1991-2001 (com osestatutos de 1993); ESEIG PV/VC: referente ao período de transição de Outubro a Dezembrode 2001 (com proposta de estatutos de 2001); ESEIG – VC: referente à AE atual (com os estatutos de 2003).9Diagnóstico e análise das necessidades(4/9)
  10. 10.  Caracterização do organismo: AE ESEIG-PV A AEESEIG-PV tem como missão “promover actividades culturais,recreativas, desportivas e outras que se afigurem com interesse, de modo aproporcionar a boa projecção da ESEIG e sempre com o intuito de servir osinteresses dos alunos que representa”.2 A democraticidade, independência e autonomia são os princípiosfundamentais da AEESEIG-PV.10Diagnóstico e análise das necessidades(5/9)2CARVALHO, Milena; OLIVEIRA, Lino – Enquadramento da AEESEIG [Em linha]. [Consult. 15 Mar. 2013]. p. 1-3. Informação de suporte àunidade curricular de Projeto de Arquivo, disponibilizada no moodle. Disponível em WWW: <URL:http://www.eseig.ipp.pt/moodle1213/mod/resource/view.php?id=5732>.
  11. 11.  Caracterização do organismo: AE ESEIG-PV11Diagnóstico e análise das necessidades(6/9)
  12. 12.  Caracterização do sistema do organismo Centralizado Misto Descentralizado O arquivo da AEESEIG é um sistema centralizado poisencontra-se num único depósito (armário situado na salaB204 da ESEIG) e serve vários departamentos.12Diagnóstico e análise das necessidades(7/9)
  13. 13.  Identificação de recursos Para uma adequada gestão e preservação do arquivo sãonecessários recursos materiais variados (armários, capas, etc.) oseu depósito deveria ser em ambiente com temperatura ehumidade controlada, contudo por falta de recursos financeirostal não acontece.13Diagnóstico e análise das necessidades(8/9)
  14. 14.  Definição de um programa de intervenção A documentação encontra-se em capas e botas em dois armários numa salade aula. Esta não possui as condições necessárias para a documentação de um arquivo,pois não há controlo da temperatura nem da humidade e as condições dearmazenamento são inadequadas. Em algumas capas os documentos estão em excesso o que dificulta muito oseu acesso, e no caso de necessidade de consulta torna-se complicado eperigoso porque se podem danificar documentos. Quanto aos documentosforam encontrados alguns com dobras, clipes e agrafos.14Diagnóstico e análise das necessidades(9/9)
  15. 15. Recolha, análise e levantamento daprodução documental Fluxo informacional Recenseamentoda documentação15
  16. 16. Elaboração do plano de classificação (1/6) Funções meio As funções-meio são um “conjunto de actividades específicas desenvolvidas porum organismo ou instituição no quadro da gestão do projecto.”3 As funções meio do sub-fundo da AEESEIG-PV não foram possíveis deencontrar porque não é visível a existência do departamento património eassuntos do pessoal. Quanto à contabilidade esta não é um departamentomas sim uma função do Conselho Fiscal.163PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo – Manual para a gestão de documentos. Lisboa: IAN/TT, 1998. cap. 2, p.6. ISBN 972-8107-38-2.
  17. 17. Elaboração do plano de classificação (2/6) Funções fim As funções-fim são um “conjunto de actividades desenvolvidas por umorganismo ou instituição no quadro da gestão interna.”4 As funções fim da AEESEIG-PV são representar e defender os interesses dosestudantes, promover a formação cívica, física, cultural e científica dos seusmembros, participar em todas as questões do interesse dos estudantes,estabelecer relações e contactos com outras associações.174PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo – Manual para a gestão de documentos. Lisboa: IAN/TT, 1998. cap. 2, p.6. ISBN 972-8107-38-2.
  18. 18. Elaboração do plano de classificação (3/6) Definição de critérios para a constituição de séries esub-séries18
  19. 19. Elaboração do plano de classificação (4/6) Codificação “Cada nível da hierarquia é representado por um número ou letra. Onúmero do primeiro nível repete-se nas classes dele dependentes. Por suavez o número da classe intermédia repetir-se-á nas séries dependentes. Aseguir cada número colocar-se-á um ponto final de modo a representar ahierarquia existente.”5195PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo – Manual para a gestão de documentos. Lisboa: IAN/TT, 1998. cap. 2, p.25-26. ISBN 972-8107-38-2.
  20. 20. Elaboração do plano de classificação (5/6) Apresentação e implementação do PC “O plano de classificação é um elemento estruturante do sistema dequalquer organismo, na medida em que se apresenta como um conjuntode regras claramente definidas que promovem a organização dosdocumentos de arquivo”6 A criação de um plano de classificação em arquivo tem comoobjetivo responder à necessidade de proporcionar a estrutura lógicado sistema de informação, de forma a representar a natureza doorganismo, e facilitar a localização conceptual da informação.206PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo – Manual para a gestão de documentos. Lisboa: IAN/TT, 1998. cap. 2, p.5. ISBN 972-8107-38-2.
  21. 21. Elaboração do plano de classificação (6/6) Plano de Classificação21
  22. 22. Avaliação, Seleção e Eliminação (1/5) Diagnóstico e análise das necessidades Para uma intervenção no sub-fundo AEESEIG-PV 1991-2001,documentação compreendida entre 1999-2001 foi necessário antesmesmo de começar a efetuar o recenseamento, conhecer de umaforma detalhada o organismo a tratar. Este estudo pressupôs também a avaliação do estado em que seencontrava este sub-fundo e qual a melhor forma de abordar arecolha da informação produzida pelos vários departamentos daassociação de estudantes.22
  23. 23. Avaliação, Seleção e Eliminação (2/5) Estudo de contexto de produção documental Os elementos de informação a recolher e a analisar são: leisorgânicas/estatutos, organogramas, regulamentos, planos declassificação, entre outros. Esta é um auxílio para equipa de avaliaçãopara o reconhecimento das séries a avaliar. Para ter conhecimento do contexto da produção documental dosub-fundo da AEESEIG-PV foi consultado o organigrama, planos deatividades e o recenseamento realizado.23
  24. 24. Avaliação, Seleção e Eliminação (3/5) Levantamento, descrição e análise documental Os procedimentos a serem adoptados nesta etapa dependem dascondições específicas que caracterizam os arquivos. O diagnóstico desituação realizado previamente permite definir a metodologia a serutilizada perante o nível de organização documental detetado. Para fazer o levantamento, descrição e análise da documentaçãoexistente no sub-fundo foi realizada uma folha de recolha de dados.24
  25. 25. Avaliação, Seleção e Eliminação (4/5) Métodos de amostragem Amostragem exemplar Amostragem seletiva Amostragem sistemática Amostragem aleatória Não foi utilizado nenhum método de amostragem pois o sub-fundonão é de grande dimensão.25
  26. 26. Avaliação, Seleção e Eliminação (5/5) Tabela de seleção A tabela de selecção é um instrumento que fixa os prazos deconservação e destino final dos documentos. Nesta a informação deve estar estruturada da seguinte forma:número de referência, classificação, série e sub-série documental,prazo de conservação, destino final e observações.26
  27. 27. 27Tabela de Seleção (1/2)
  28. 28. 28Tabela de Seleção (2/2)
  29. 29. Conclusão Foi possível ao longo deste trabalho assimilar os conceitos que até entãotínhamos observado na sua vertente teórica. Para tal, foi muito importante aleitura referencial do Manual para a Gestão de Documentos. O tratamento de um arquivo pressupõe muita dedicação, conhecimentosorgânicos e técnicos da instituição, assim como esta atividade deverá serelaborada por um profissional, pois para seguir todos as orientações descritasno Manual de Gestão de Documentos é preciso ter noções de arquivística esaber interpretar a informação lá descrita.29
  30. 30. Referências Slide 7: http://www.cm-viladoconde.pt/PageGen.aspx?WMCM_PaginaId=27647&noticiaId=52864 Slide 12: http://www.ambisig.pt/Site/FrontOffice/default.aspx?module=article/article&id=2626 Slide 14: http://br.freepik.com/fotos-gratis/documentos--carta--correspondencia-privada_492737.htm Slide 21: http://www.inma.org.br/site/documentos.html Slide 24: http://renato-tecnologia.blogspot.pt/2011/07/como-analisar-dados-das-midias-sociais.html Slide 276 http://angelito-blue.blogspot.pt/2010/08/como-eliminar-el-virus-recycler.html30
  31. 31. Obrigada! ana.filipa.santos@eu.ipp.pt cristiana.costa@eu.ipp.pt mgomes@eu.ipp.pt mmunteanu@eu.ipp.ptpa1213-g3.wikispaces.com31

×