Diagrama de Gantt
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  • 1. Métodos en Gestión de Proyectos:Diagrama de Gantt.La herramienta básica que se utiliza para realizar la planificación del trabajo de un proyectoes el diagrama de Gantt. Es un diagrama de barras que muestra el origen y el final de lasdiferentes unidades mínimas de trabajo y los grupos de tareas así como las dependenciasentre unidades mínimas de trabajo (pueden ser fin-comienzo, fin-fin, comienzo-fin,comienzo-comienzo).El diagrama de Gantt, gráfica de Gantt o carta Gantt es una popular herramientagráfica cuyo objetivo es mostrar el tiempo de dedicación previsto para diferentes tareas oactividades a lo largo de un tiempo total determinado. A pesar de que, en principio, eldiagrama de Gantt no indica las relaciones existentes entre actividades, la posición de cadatarea a lo largo del tiempo hace que se puedan identificar dichas relaciones einterdependencias. Fue Henry Laurence Gantt quien, entre 1910 y 1915, desarrolló ypopularizó este tipo de diagrama en Occidente.Por esta razón, para la planificación del desarrollo de proyectos complejos (superiores a 25actividades) se requiere además el uso de técnicas basadas en redes de precedenciacomo CPM o los grafos PERT. Estas redes relacionan las actividades de manera que sepuede visualizar el camino crítico del proyecto y permiten reflejar una escala de tiempospara facilitar la asignación de recursos y la determinación del presupuesto. El diagrama deGantt, sin embargo, resulta útil para la relación entre tiempo y carga de trabajo.En gestión de proyectos, el diagrama de Gantt muestra el origen y el final de lasdiferentes unidades mínimas de trabajo y los grupos de tareas(llamados summaryelements en la imagen) o las dependencias entre unidades mínimas detrabajo (no mostradas en la imagen).Desde su introducción los diagramas de Gantt se han convertido en una herramienta básicaen la gestión de proyectos de todo tipo, con la finalidad de representar las diferentes fases,tareas y actividades programadas como parte de un proyecto o para mostrar una línea detiempo en las diferentes actividades haciendo el método más eficiente.Básicamente el diagrama está compuesto por un eje vertical donde se establecen lasactividades que constituyen el trabajo que se va a ejecutar, y un eje horizontal que muestraen un calendario la duración de cada una de ellas.Cómo crear un diagrama de GANTTEn un diagrama de GANTT, cada tarea es representada por una línea, mientras que lascolumnas representan los días, semanas, o meses del programa, dependiendo de la duracióndel proyecto. El tiempo estimado para cada tarea se muestra a través de una barra horizontalcuyo extremo izquierdo determina la fecha de inicio prevista y el extremo derechodetermina la fecha de finalización estimada. Las tareas se pueden colocar en cadenassecuenciales o se pueden realizar simultáneamente.
  • 2. Si las tareas son secuenciales, las prioridades se pueden confeccionar utilizando una flechaqué desciende de las tareas más importantes hacia las tareas menos importantes. La tareamenos importante no puede llevarse a cabo hasta que no se haya completado la másimportante.A medida que progresa una tarea, se completa proporcionalmente la barra que la representahasta llegar al grado de finalización. Así, es posible obtener una visión general del progresodel proyecto rastreando una línea vertical a través de las tareas en el nivel de la fechaactual. Las tareas ya finalizadas se colocan a la izquierda de esta línea; las tareas que aún nose han iniciado se colocan a la derecha, mientras que las tareas que se están llevando a caboatraviesan la línea. Si la línea está cubierta en la parte izquierda, ¡la tarea está demoradarespecto de la planificación del proyecto.
  • 3. Idealmente, un diagrama como este no debe incluir más de 15 ó 20 tareas para que puedacaber en una sola hoja con formato A4. Si el número de tareas es mayor, es posible creardiagramas adicionales en los que se detallan las planificaciones de las tareas principales.AcontecimientosAdicionalmente, es posible que los eventos más importantes, que no sean las tareas mismas,se muestren en la planificación como puntos de conexión del proyecto: estos sedenominanacontecimientos.Los acontecimientos permiten que el proyecto se realice en fases claramenteindentificables, evitando que se prolongue la finalización del mismo. Un acontecimientopodría ser la producción de un documento, la realización de una reunión o el producto finalde un proyecto. Los acontecimientos son tareas de duración cero, representadas en eldiagrama por un símbolo específico, frecuentemente un triángulo invertido o un diamante.RecursosGeneralmente es posible (y útil) mostrar referencias en el diagrama, humanas o materiales,para permitir calcular el tiempo restante y tener una idea del costo global.Para ser más concisos, por lo general sólo serán necesarios las iniciales o los nombres delos responsables.PERTLa técnica de revisión y evaluación de programas o PERT es básicamente un método paradescribir, enlazar y analizar todas y cada una de las tareas involucradas en completar unproyecto dado, especialmente el tiempo para completar cada tarea en función de talentos y
  • 4. recursos, e identificar el tiempo mínimo necesario para completar el proyecto total enfunción de los talentos y recursos.Cadena críticaLa Gestión de Proyectos por Cadena Crítica (CCPM) es un método que se enfoca en losrecursos requeridos para ejecutar las tareas del proyecto. Tiende a mantener el uso de losrecursos nivelado, pero les pide más flexibilidad en sus horas de trabajo y de ser capaces decambiar rápidamente de tarea o de cadena de tarea para no retrasar el proyecto entero. COMO HACER UN DIAGRAMA DE GANTT CON EXCEL:El diagrama de Gantt, para quienes no estén familiarizados con el tema, es unaherramienta gráfica que permite visualizar el tiempo total de una secuencia de actividades,por ejemplo, para un proyecto. Para graficarlos, el MS Project es una excelenteherramienta, pero hoy aprendremos cómo crear un Gantt usando Excel.¿Por qué Excel? La respuesta es bastante sencilla: No todos tienen el MS Project instalado,pero la mayoría sí tiene el MS Excel. ¿No tienen Excel? ¿son “libres”? Hay para todosseñores, ya que pueden hacer exactamente lo mismo usando el Calc de Open Office.
  • 5. Ya que antes aprendimos a cómo crear un gráfico de regresión lineal y una línea de tiempoen Excel. ¿Por qué no un Gantt? Comencemos entonces.Gantt en ExcelComenzaremos definiendo 4 columnas para realizar nuestro diagrama. Tengamos en cuentaque no se trata de un Gantt exacto dadas las limitaciones que supone el usar Excel y no unprograma especializado, sin embargo, algo haremos.Ingresar datosLas columnas que usaremos serán un listado de actividades, una fecha de inicio,una duración (en días para este ejemplo) y una fecha de fin. Recomiendo ordenar lasfechas de inicio de las actividades en forma ascendente, es decir, de aquella que comienzamás temprano a la que comienza más tarde.NOTA: No habrán en este diagrama limitaciones de precedencia, de modo que no noscomplicaremos con una red a la cual apliquemos el método PERT.El Excel con nuestros datos quedaría más o menos así luego de listar algunas actividades ytiempos:Como se muestra en la imagen superior, los valores de las celdas de la columna de fecha finde las actividades se obtienen a partir de la fecha de inicio sumando la duración de lasmismas.Recuerden que es necesario restar 1 día, para que así también cuenta el día en que estániniciando las actividades. Por ejemplo, si una actividad comienza el 1 de junio y dura 6días, la fecha fin no puede ser 1 + 6 = 7 de junio, ya que si hacemos esto estamos dejando
  • 6. de contar el 1ero de junio. Las fechas de inicio consideran que las actividades se realizan alcomienzo de ese día.Gráfico GanttA continuación insertaremos el gráfico en Excel. Para esto, sin seleccionar ningún dato dela tabla que hemos creado, vamos a la pestaña Insertar e insertamos un gráficode Barra/Barra en 2D/Barra apilada.Nos aparecerá un cuadro vacío, ya que no hemos seleccionado ningún dato, sobre el queharemos clic derecho y seleccionaremos la opción Seleccionar datos… que nos nosmostrará una ventana. Hacemos clic en Agregar.En la nueva ventana que nos aparece, llamada Seleccionar origen de datos, colocamos elcursor en el campo de Nombre la serie y luego seleccionamos la celda Fecha de inicio.Para el campo Valores de la serie, borramos el texto por defecto ={1} y seleccionamos elrango de celdas con los valores de las fechas de inicio. Hacemos algo análogo peroañadiendo otra serie de datos tomando esta vez la columnaduración.
  • 7. Ahora en la misma ventana de selección de origen de datos hacemos clic en elbotón Etiquetas del eje horizontal y seleccionamos el rango de celdas con los nombres delas actividades, es decir, en el ejemplo, desde Actividad 1 hasta Actividad 8.Hacer lic derecho sobre la leyenda del gráfico y seleccionar Eliminar.
  • 8. Ahora sobre las barras correspondientes a las series de datos de fecha de inicio hacemosclic derecho, luego seleccionamos la opción Dar formato a serie de datos y allí en lasección Relleno, cambiamos la opción a Sin relleno.Hacemos lo mismo pero haciendo clic en el gráfico (y seleccionando “Dar formato a seriede datos”), en la sección de actividades. Allí en el grupo de opciones por defecto (Opcionesdel eje) marcamos el check que dice Categorías en orden inverso como se muestra en laimagen debajo.
  • 9. Luego de esto ya nuestro diagrama se ve mucho mejor y se pueden deducir algunas cosasrelacionadas a estas actividades, como por ejemplo, cuáles se solapan, cuáles comienzanluego de otras, la duración comparativa de las actividades, etc. Sin embargo, de momentolas fechas aún no se visualizan bien ni ayudan mucho, así que arreglaremos esto.Para esto definiremos un nuevo rango de fechas. Comenzaremos escribiendo en dos celdasaparte, la fecha de inicio y fecha de fin del proyecto (considerando la fecha de la actividadque comienza primero y la fecha de fin de la actividad que termina de último).Para el caso ejemplo tenemos la de inicio en 01/08/2010 y la de fin de proyecto en14/09/2010. Cambiaremos el formato de estas celdas de fecha a número. Éstas fechascambiarán entonces a su formato numérico, convirtiéndose en 40391.00 y 40435.00respectivamente. Esto nos servirá para definir el rango de fechas del gráfico.Hacemos clic derecho sobre la sección de fechas del gráfico y seleccionamos la opción dedar formato. Allí en la sección Opciones del ejedefinimos Mínimo y Máximo como Fijo tomando los números que obtuvimos de lasfechas, es decir, 40391 y 40435. Los ingresamos y cerramos.
  • 10. Para finalizar podemos cambiar el formato de la fecha (desde la misma ventana anterior) enla secciónNúmero, donde agregamos el formato dd/mm para omitir el año. Luego deagregarlo lo seleccionamos como un formato Personalizado y listo.Ya tienen su Gantt en ExceL, debería quedar algo así como la imagen del inicio del post.Espero que les haya servido.http://www.tecnologiadiaria.com/2010/07/diagramas-gantt-excel.htmlhttp://es.kioskea.net/contents/projet/gantt.php3http://es.wikipedia.org/wiki/Diagrama_de_Gantt