Gestão por processos em tempos de crise econômica

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Uma visão clara e direto sobre a Crise Economica e como a Gestão por Processos pode ser uma aliada.

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Gestão por processos em tempos de crise econômica

  1. 1. Gestão por Processos em tempos de Crise Econômica CONBPM 2016
  2. 2. Olá! Eu sou Uires Tapajós Consultor de Gestão por Processos & GRC (Governança, Risco e Conformidade) uires.tapajos@CompanyWeb.com.br | LinkedIn: linkedin.com/in/uires
  3. 3. Próximos passos Contexto Fazer um plano de crise Defina a Crise Inventário dos Problemas Pré-requisito Definição da Estratégia e foco na Execução
  4. 4. 1. Contexto
  5. 5. “Em tempos de crise ou baixa atividade econômica: É uma ótima oportunidade para realizar asÉ uma ótima oportunidade para realizar asÉ uma ótima oportunidade para realizar asÉ uma ótima oportunidade para realizar as melhorias na gestão e na operação, de ganharmelhorias na gestão e na operação, de ganharmelhorias na gestão e na operação, de ganharmelhorias na gestão e na operação, de ganhar mercado, e realizar as mudanças necessárias.mercado, e realizar as mudanças necessárias.mercado, e realizar as mudanças necessárias.mercado, e realizar as mudanças necessárias. Você já fez o exercício para identificar oportunidade na crise?
  6. 6. Aonde vc quer estar na próxima crise? ☺ As crises são cíclicas! 1637 - Crise da Tulipamania 1929 - A grande Depressão 1992 - Crise Japonesa 1994 - Crise cambial Mexicana 1997 - Crise Asiática 1998 - Crise Russa 1999 - Crise cambial brasileira
  7. 7.
  8. 8. 2. Defina a Crise
  9. 9. Mercado diminuição da demanda, mudança de hábito do cliente, mudança de cenário e outros. Crise? Analise …..
  10. 10. AnaliseAnalise Reestruturação do negócio Reestruturação do negócio Controle financeiro inadequado Controle financeiro inadequado Gestão do Relacionamento com os Clientes Gestão do Relacionamento com os Clientes Esforço de marketing insuficiente Esforço de marketing insuficiente Aquisições ruinsAquisições ruins Política Comercial ou financeira inadequado ao momento Política Comercial ou financeira inadequado ao momento Mudanças na demanda Mudanças na demanda Gestão por Resultados (indicadores de produtividade, processos, KPI) Gestão por Resultados (indicadores de produtividade, processos, KPI) E a inovação? Qdo. foi a última vez que vc inovou? E a inovação? Qdo. foi a última vez que vc inovou? Seu modelo de negócios esgotou? Capital de giro Custos elevados Como estão seus custos e receitas (qual a sua metodologia para reduzir custos (e impactos (riscos))? E o seu atendimento (como anda as reclamações dos clientes)? Vc ouve o cliente? Qual foi a última vez que vc fez um evento ou participou? Suas promoções e outras ações estão usando bem os canais alternativas, como a internet? Seu mix de protudo é grande? E a receita está em 80/20? Marketing em tempos de crise: investir ou cortar? Como está seu o estoque? Será que é o momento para diminuir a operação e se adequar a queda de demanda? Já procurou agregar serviço ao seu produto ou aumentar seu 'menu' de serviço? Vc ainda tem motivação, vontade para trabalhar como antes? O que o motiva?
  11. 11. Gestão por ResultadosGestão por ResultadosGestão por ResultadosGestão por Resultados (indicadores de produtividade, processos, KPI) Como está seu tempo para produzir e entregar? E a concorrência? Vc mede a produtividade da sua equipe? Se sim, qual seu indicador? Sua equipe é assertiva? Se sim, como vc mede? Sua empresa é orientada para resultados? É orientada para o cumprimento de metas através dos processos de negócios e há política de ônus/bônus?
  12. 12. 3. Inventário dos Problemas
  13. 13. Inventário dos Problemas Reuniões com as principais áreas de negócios para levantar a matriz de problemas e oportunidades Buscar oportunidades de melhorias e redução de custos Matriz de priorização: O que fazer primeiro?
  14. 14. Buscar oportunidades de melhorias e redução de custos Otimizar os processos de negócios, redução de custos e agilidade na operação. Melhorar a Margem de Contribuição • Gestão de Riscos (fraudes e perdas, e etc) • Gestão por Processos (indicadores de performance e resultados) Pré-requisitos • Mapear os processos cenário atual ('as-is')
  15. 15. Matriz GUT (Gravidade, Urgência e Tendência) Identificar os Riscos Avaliar Resposta
  16. 16. 4. Fazer um plano de crise
  17. 17. A partir do Inventário dos Problemas será definido um Plano de Crise que contemplará vários Planos de Ações e Projetos. Ações como por exemplo: Agilidade (diminuição do tempo de entrega dos produtos/serviços ('leadtime') Ações para aperfeiçoar a gestão de custos e receitas Diminuir reclamações dos clientes, devoluções Foco no Capital de Giro e Estoque Criar estratégias de vendas e atendimento Promoções inteligentes Gestão de Clientes (CRM) - ouvir o cliente Aumento de produtividade Gestão de Mudança Downsizing (diminuir o tamanho da operação) e mix de produtos/serviços Inovação Melhorias nos Processos Críticos
  18. 18. Melhorias nos Processos CríticosMelhorias nos Processos CríticosMelhorias nos Processos CríticosMelhorias nos Processos Críticos Produto e/ou Serviço Definir o Ciclo de Vida e indicadores de performance Atendimento à demanda: melhoria da eficiência operacional Portfólio de Produtos (Racionalizar linha de produtos) Redesenhar os Processos de Negócios essenciais/ críticos para o Negócio Comercial Entender clientes Entender o mercado Entendimento do CRM (Gerenciamento do Relacionamento do Cliente) Tomada de Decisão (informação certa no momento certo para tomar decisão)
  19. 19. 5. Definição da Estratégia e foco na Execução
  20. 20. Estabelecer a Crise (Gestão da Crise) Liderança Apoio para as partes afetadas Melhorias nos Processos Críticos Reestruturação financeira Mudança organizacional
  21. 21. 6. Pré-requisitos
  22. 22. Em momento de baixa atividade econômica a resistência a mudança é menor, torna-se um cenário ideal para realizar os projetos. Identificar os motivadores (direcionadores) para a Mudança Quem será o AGENTE DE MUDANÇA (quem irá fazer acontecer, cobrar, colocar a 'cara' a tapa) e o PATROCINADOR (alto executivo que irá para a 'luta' em buscar de remover qualquer obstaculo e conseguir os recursos)? Há motividadores o suficiente para fazer as mudanças acontecerem?
  23. 23. Em momento de baixa atividade econômica a resistência a mudança é menor, torna-se um cenário ideal para realizar os projetos. Projetos comProjetos comProjetos comProjetos com foco emfoco emfoco emfoco em Aumentar:Aumentar:Aumentar:Aumentar: Competitividade Diminuir custos Aumentar agilidade Fazer mais com os mesmos recursos (sem investimento ou pouco investimento)
  24. 24. Determinar o escopo da Mudança Contexto existente Determine o quê, onde, porque e como deve ser a mudança Mapa da mudança organizacional Há alguma crise? Um grande problema? Se sim qual? Caso contrário como o projeto tornará importante, relevante para organização? Como as pessoas irão mudar sua rotina de trabalho? •Crise •Eficiência Operacional •Gargalos nos Processos •Novas necessidades Negócios •Problemas •Tecnologia Qualquer mudança gera desconforto e como será definido a URGÊNCIA das iniciativas da Mudança para aumentar as chances de sucesso da sua iniciativa? Identificar os motivadores (direcionadores) para a Mudança
  25. 25. Quem será o AGENTE DE MUDANÇA (quem irá fazerQuem será o AGENTE DE MUDANÇA (quem irá fazerQuem será o AGENTE DE MUDANÇA (quem irá fazerQuem será o AGENTE DE MUDANÇA (quem irá fazer acontecer, cobrar, colocar a 'cara' a tapa) e oacontecer, cobrar, colocar a 'cara' a tapa) e oacontecer, cobrar, colocar a 'cara' a tapa) e oacontecer, cobrar, colocar a 'cara' a tapa) e o PATROCINADOR (alto executivo que irá para a 'luta' emPATROCINADOR (alto executivo que irá para a 'luta' emPATROCINADOR (alto executivo que irá para a 'luta' emPATROCINADOR (alto executivo que irá para a 'luta' em buscar de remover qualquer obstaculo e conseguir osbuscar de remover qualquer obstaculo e conseguir osbuscar de remover qualquer obstaculo e conseguir osbuscar de remover qualquer obstaculo e conseguir os recursos)? Há motividadores o suficiente para fazer asrecursos)? Há motividadores o suficiente para fazer asrecursos)? Há motividadores o suficiente para fazer asrecursos)? Há motividadores o suficiente para fazer as mudanças acontecerem?mudanças acontecerem?mudanças acontecerem?mudanças acontecerem? Identificar fontes de resistência Incerteza A falta de confiança Motivos pessoais Inflexibilidade Falta de ‘skill’ ‘Perda’ de poder Avaliar Impacto Organização Cultura Processos Tecnologia
  26. 26. 7. Sugestões para os próximos passos
  27. 27. Procure ter seus processos críticos mapeados, estes serão essenciais para ‘garimpar’ as oportunidades? Reunião de Trabalho para Definir •Definir a Crise •Problemas e Oportunidades •Matriz GUT (Gravidade, Urgência e Tendência) •Plano de Ação e Projetos •Definição de como será realizado o Monitoramento das Ações •Definição do Agente de Mudança e Patrocinador
  28. 28. Obrigado! Eu sou Uires Tapajós Consultor de Gestão por Processos & GRC (Governança, Risco e Conformidade) uires.tapajos@CompanyWeb.com.br | LinkedIn: linkedin.com/in/uires

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