Communote als Wissensbasis - Best Practices für funktionierenden Wissenstransfer im Unternehmen

30.07.2013 | Communote Webcast | Dirk Röhrborn
Webcast:
Communote als Wissensbasis –
Best Practices für funktionierenden
Wissenstransfer im Unternehmen.

© Communote GmbH · Kleiststraße 10 a, D-01129 Dresden/Germany · +49(351)833 82-0 · www.communote.com
Inhalte dieses Webcasts
 Einleitung
 Präsentation und Live-Demonstration (ca. 30 min)
 Welche Potentiale bietet der Einsatz von Social Media
für das Wissensmanagement im Unternehmen?
 Was sind die Kernfunktionen von Communote als
Instrument für die Speicherung und Weitergabe von
Wissen?
 Was sind Best Practice-Beispiele für den Einsatz von
Communote für einen lebendigen Wissenstransfer
zwischen Mitarbeitern?
 Was sagen unsere Kunden über Communote?
 Wie starte ich mit Communote in eine neue Art des
Wissensmanagements?
 Q & A: Antworten auf Ihre Fragen

Wissensmanagement? Warum denn das noch?
Wissen managen?

Vision & Ziele

Welche unternehmerischen Ziele verfolgen Sie?
Wachstum in neuen Märkten?
Neue Produkte und Technologien?
Effizienz oder Qualität steigern?
Die Unternehmensnachfolge vorbereiten ?

Wie finden wir nicht nur
Mitarbeiter, sondern
?
Wie werden unsere
Experten mit ihrer
Kompetenz ?
Wie „multiplizieren“ wir
unser , um zu
wachsen?
Wie wir
das Wissen der „
“ auf die
„ “?
Wie können wir das Wissen
unserer nutzen?
Woher wissen wir,
?

Explizites Wissen
formalisier- und beschreibbar
Strukturen, Prozesse, Dokumente
Standardisiert, Methodisch und systematisch

Implizites Wissen
Subjektives Können
Intuitionen, Erfahrungen, Werte
Kompetenz bei der Handhabung einer Aufgabe
Nicht vollständig beschreib- und formalisierbar

Durch Erfahrungsaustausch aus
implizitem Wissen neues implizites
Wissen schaffen:
SOZIALISATION
Implizites Wissen in expliziten
Modellen und Konzepten
artikulieren:
EXPLIKATION
Systematisieren von Konzepten,
Verbinden verschiedener expliziter
Wissensquellen:
KOMBINATION
Explizites Wissen individuell
ausdrücken und darstellen:
INTERNALISIERUNG
Quelle: Ikujiro Nonaka, Hirotaka Takeuchi: The Knowledge-Creating Company: How Japanese Companies Create the Dynamics of
Innovation, 1997
Implizites Wissen Explizites Wissen
ImplizitesExplizitesQuelle
Ergebnis
Die Wissensspirale nach Nonaka/Takeuchi

Wissensmanagement Strategien
Durch Erfahrungsaustausch aus
implizitem Wissen neues implizites
Wissen schaffen:
SOZIALISATION
Implizites Wissen in expliziten
Modellen und Konzepten
artikulieren:
EXPLIKATION
Systematisieren von Konzepten,
Verbinden verschiedener expliziter
Wissensquellen:
KOMBINATION
Explizites Wissen individuell
ausdrücken und darstellen:
INTERNALISIERUNG
Implizites Wissen Explizites Wissen
ImplizitesExplizitesQuelle
Ergebnis
Vernetzungs-
Strategie
Kodifizierungs-
Strategie

Vorgestern Gestern heute
Der Mensch steht heute im Mittelpunkt

Der Mitarbeiter steht
im Mittelpunkt und…
… erstellt eigene Inhalte,
bearbeitet und ergänzt
Inhalte direkt selbst.
… gibt Feedback,
kommentiert und bringt
sich ein.
… stellt Fragen, liefert
Lösungen und
Hilfestellungen.
… arbeitet prozess-, standort- und
organisationsübergreifend in Teams
zusammen.
… ist mit Kollegen ständig in
Kontakt und tauscht sich über
aktuelle Themen und
Aktivitäten aus.
… kennt die firmenweit
relevanten Aktivitäten und
Themen.
Was bedeutet eigentliche Social ?

Communote – Die neue Art der Kommunikation
Aktivitätsstrom
(Alle, Meine)
Kommentare,
Diskussionen
Kurznachrichten
mit Formatierung
Arbeitsthemen
(m. Berechtigung)
Suche
(Text, Themen,
Autoren)
Schlagworte
(Filter)
Personen
(Filter)
@stefan wann findet der nächster #Steuerkreis statt?
Wurde die #Agenda schon erstellt?
Anhänge,
@mentions, #tags

Wie gelingt Wissenstransfer mit Communote?
5 Best Practices.

#1 Mitarbeiterprofile für das Firmennetzwerk
Pflege persönlicher Profile durch die Mitarbeiter für aktive Vernetzung.

„Folgen“ für
Personen
Kontakt-
daten
(auch aus
AD)
Interessen,
Schwer-
punkte
Nachrichten
des Nutzers
Persönliche
Visitenkarte
Personen-
Verzeichnis
Tags zum
Filtern
Themen

#1 Mitarbeiterprofile für das Firmennetzwerk
 Inhalte in Communote:
 Mitarbeiter pflegen ihr Profile
eigenständig
 Kontaktinformationen können aus
Nutzerverzeichnissen (AD) übernommen
werden
 Nutzerfotos verschaffen Individualität
 Schlagworte bzw. Tags:
 Persönliche Interessen und
Arbeitsschwerpunkte
 Nutzen:
 Personen können einfach über ihre
Schlagworte gefunden werden

#2 Aufbau einfacher Wissensspeicher
Zentraler oder dezentraler Aufbau von Wissensspeichern mit Tipps, Dateien, Links…

Kurzes Feedback
per „Mögen“ bzw.
„Likes“
Mitarbeiter
sammeln wichtige
Inhalte (inkl. Tags)
… Videos und
Dokumente
Inhaltliches
Feedback
Bereich für die
Wissens-
Datenbank
Filterung nach
Schlagworten
Filterung nach
Experten

#2 Aufbau einfacher Wissensspeicher
 Quellenhinweise mit Internet-Links
 Dateien, Videos usw.
 Erfahrungsberichte und Meinungen oder
Bewertungen
 Beliebige Schlagworte mit Bezug zu den
Inhalten helfen beim Folgen und
Wiederfinden
 Nutzen:
 Einfachheit der Erstellung fördert Beiträge
von vielen Mitarbeitern
 Nicht nur Inhalte, sondern auch Personen
dahinter werden sichtbar und können gefragt
werden.
 Recherche wird durch Tags wesentlich
erleichtert.
"Communote hat uns sehr begeistert.
Communote ist für uns eine praktische und
einfache Art, Informationen zu teilen und
allen Kollegen zugänglich zu machen.
Außerdem hat noch nie ein Tool innerhalb
kürzester Zeit eine so hohe Akzeptanz im
gesamten Unternehmen gewinnen
können."
Jörg Leute
Geschäftsführer, itdesign

#3 Communities of Practice fördern
Communities erhalten in Communote eine Heimat für den informellen Austausch.

Wissenswertes,
Links, Anhänge
Videos und
Anhänge
Bereich für die
Community bzw.
Gruppe
Themen in der
TagCloud
Experten
werden sichtbar

 Thematische Foren für Communities,
Arbeitskreise, Interessensgruppen etc.
 Diskussion aktueller Themen
 Weitergabe von Wissenswertem
 #Frage, #Antwort, #Hinweis, #Lesetipp,
#Problem
 Nutzen:
 Kostengünstige und flexible Unterstützung
von beliebigen Gruppen möglich
 Einbindung Externer möglich
 Niedrige Einstiegshürde für die Weitergabe
von Wissen an Kollegen
#3 Communities of Practice fördern
„… noch nie war ich so gut über interne
Themen, Aktivitäten und den aktuellen
Status in Projekten informiert!“
Oliver Wegner, Mitglied der
Geschäftsführung, INtem

#4 Blogs für Coaching und Mentoring
Vertraulicher Austausch über das persönliche Gespräch hinaus.

Fragen &
Antworten
Vor- und
Nachbereitung
von Terminen
Abgeschlossener
Bereich für
Coachee und
Coach

 Geschlossene Bereiche in Communote
 Einzelne Mitarbeiter (oder kleine Gruppen)
sowie der Mentor, Coach oder die Führungskraft
 Diskussionsthemen, Fragen & Antworten, Tipps
& Hinweise
 #Thema, #Hinweis, #Tipp, #Vereinbarung, #Ziel
 Nutzen:
 Erfahrungsaustausch auch zum späteren
Nachlesen
 Zeiten „unterwegs“ für Feedback nutzbar
 Vor- und Nachbereitung von persönlichen
Gesprächen
 Vereinbarungen bleiben nachvollziehbar
#4 Blogs für Coaching und Mentoring

#5 Persönliches Wissensmanagement
Communote untersützt Mitarbeiter beim Aufbau einer eigenen Wissensbasis.

Schlagworte zum
schnellen Filtern
und Finden
„gemerkte“
Nachrichten
als Liste
Feedback und
Fragen über Likes
und Kommentare
Merkliste für
jeden Nutzer
Autoren zu meiner
Merkliste
Volltext-Suche

#5 Persönliches Wissensmanagement
 Durch das „Folgen“ von Themen, Tags
oder Personen werden Nutzer
aufmerksam auf wichtige Inhalte
 Nutzer sammeln wertvolle Inhalte in
ihrer Merkliste
 Merkliste erhält automatisch eine Tag-
Cloud auf Basis der verwendeten
Schlagworte
 Nutzen:
 Die ganz persönliche Wissensbasis
entsteht „nebenbei“.
"... alle Beteiligten bekommen die wichtigen Themen
tatsächlich mit, Informationen verschwinden nicht
mehr in persönlichen Postfächern ...„
Marco Breitenstein, Bereichsleiter

6 gute Gründe für
Communote im
Wissensmanagement.

Vorteil #1: Transparenz fördert den Austausch
Transparenter Austausch zu Fragen, Problemen und Ideen via Communote fördert
den firmenweiten Dialog und Wissenstransfer im Unternehmen.

Vorteil #2: Geschwindigkeit
Probleme werden schneller gelöst , Ideen und unternehmerische Chancen
werden schneller sichtbar und können frühzeitig genutzt werden

Vorteil #3: Talente werden sichtbar
Talente werden im Austausch sichtbar, auch „Stille“ kommen zu Wort.

Vorteil #4: Einfachheit fördert Wissenstransfer
Mit Communote ist Wissen weitergeben ganz einfach. Impulse von außen und
vorhandenes Wissen werden im Unternehmen besser sichtbar und anwendbar.

Vorteil #5: Mitarbeitermotivation
Die Möglichkeit für Mitarbeiter, mit eigenen Ideen und eigenem
Wissen sichtbar zu werden wirkt auf viele motivierend.

Vorteil #6: Freude am gemeinsamen Erfolg
Es begeistert und motiviert Mitarbeiter, gemeinsam erfolgreich zu sein.

Empfehlungen für den Start mit Communote (1/3)
 Mit einem Piloteinsatz starten:
 Communote für alle Mitarbeiter im Team
bereitstellen
 Erste Pilotbereiche auswählen
 Ggf. separate Themen anlegen, z.B. für
Communities, Wissensdatenbank,
Expertenblogs oder Tipps & Tricks
 Zugriffsschutz: So offen wie möglich und
so geschlossen wie nötig
 Communote im Meeting vorstellen und
Regeln vereinbaren (z.B. täglichen
#Status)
 Prinzipien erklären und vorleben
 Nutzung im Unternehmen verbreiten

 Pull-Prinzip statt Push: dem Team die Hol-
Schuld erklären und demonstrieren
 E-Mail-Kommunikation konsequent in
Communote verlagern
 Führungskräfte und Multiplikatoren gezielt
einbinden
 Mit Vorbild vorangehen. Offen
kommunizieren. Feedback geben und
Wissen teilen.
 Communote ergänzt persönlichen Dialog,
ist aber kein Ersatz.

 Erfahrungen aus den Pilotbereichen
auswerten und Quick-Wins kommunizieren
 Vermittlung von Medienkompetenz in die
Führungskräfte- und Mitarbeiter-
entwicklung integrieren
 Spannende Inhalte und Themen exklusiv in
Communote bereitstellen und diskutieren
 Auch den Spaßfaktor nutzen
 Top-Management aktiv einbinden

„Es gibt nichts Gutes, außer man tut es“
Erich Kästner in „Moral“

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Dirk Röhrborn
CEO, Vertrieb & Marketing
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