Apostila de assistente de administração2012

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Apostila de assistente de administração2012

  1. 1. CÁRITAS SÃO PEDRO APÓSTOLOApostila de Assistente Administrativo Telefone: (11) 4137-0069 / 4139-9335 E-mail: projetos@caritassaopedroapostolo.com www.caritassaopedroapostolo.com.br Local: Rua Maria Concessa de Medeiros, 280 Parque Pinheiros Taboão da Serra-SP
  2. 2. ASSISTENTE ADMINISTRATIVO Prezados Alunos,Sejam Todos Bem Vindos!A Cáritas São Pedro Apóstolo acolhe a todos com alegria esatisfação para o Curso de Assistente Administrativo. Este cursofoi planejado com a intenção de prepara-los para o mercado detrabalho e por isso, nada melhor do que se preparar comqualificação profissional. Desta forma apresentamos nestaapostila um conteúdo atual e dinâmico para apoio nos exercícios eatividades práticas que serão aplicadas pelo docente em sala deaula. Além disso, para que o curso obtenha sucesso é necessária àparceria dos alunos, docente e direção.Desejamos a todos que tenham um bom curso e sucessoprofissional!Atenciosamente,A Direção. Cáritas São Pedro Apóstolo Página 2
  3. 3. ASSISTENTE ADMINISTRATIVO ÍndiceAdministração ........................................................................04Função do Assistente Administrativo ....................................05Diferenças entre bom Profissional e Excelente Profissional.06Tipos de Empresas .................................................................08Ata ..........................................................................................12Como Abrir uma Empresa .....................................................13Gestão Contábil......................................................................17Gestão Financeira...................................................................40Matemática Financeira ...........................................................50Gestão de Materiais................................................................54Gestão de Marketing ..............................................................60Gestão de Pessoas ..................................................................63Bibliografia.............................................................................71 Cáritas São Pedro Apóstolo Página 3
  4. 4. ASSISTENTE ADMINISTRATIVO ADMINISTRAÇÃOA administração é o conjunto de atividades voltadas a direção de uma organização utilizando-sede técnicas para que alcance seus objetivos de forma eficiente, eficaz e com responsabilidadesocial e ambiental.Administrar é o processo de tomar decisões e realizar ações que compreende quatroprocessos: PLANEJAMENTO, ORGANIZAÇÃO, DIREÇÃO E CONTROLE.Em cada organização, o administrador soluciona problemas, dimensionar recursos, planeja suaaplicação, desenvolve estratégias, efetua diagnósticos de situações. Exclusivo daquelaorganização.Há pelo menos três tipos de habilidades necessárias para que o administrador possa executareficazmente o processo administrativo.HABILIDADE TECNICA: Utilizar conhecimentos, métodos, técnicas e equipamentosnecessários para realização de suas tarefas especificas, através de sua instrução, experiência eeducação.HABILIDADE HUMANA: Capacidade e discernimento para trabalhar com pessoas,compreender suas atitudes e motivações e aplicar uma liderança eficaz.HABILIDADE CONCEITUAL: Habilidade para compreender as complexidades daorganização global e o ajustamento do comportamento da pessoa dentro da organização. Estahabilidade permite que pessoa se comporte de acordo com os objetivos da organização total enão apenas de acordo com os objetivos e as necessidades de seu grupo imediato.Antecedentes históricos: FILOSOFOS IGREJA CATÓLICA CONFUCIO: Administração Publica (Republica) SOCRATES: Dividir Administração da MILITAR Habilidade Técnica PLATÃO: Administração Pública ARISTOTELES: Administração Cientifica REVOLUÇÃO INDUSTRIAL E EMPREENDEDORES. DESCARTE: Método Cartesiano Cáritas São Pedro Apóstolo Página 4
  5. 5. ASSISTENTE ADMINISTRATIVOConfúcio: “Confúcio traçou as linhas-mestras de uma república ideal. A república por eleimaginada nasce de um mundo em que os homens viveriam como membros de única família.Tal conceito era utópico, pois pedir aos chineses que tratassem todos os homens como seusirmãos era exigir demais.”.Platão: “O administrador deve trabalhar para garantir a felicidade dos cidadãos”.Aristóteles: “Administração tudo deve ser baseado na realidade”.Descarte: Método Cartesiano: Dividir em quatro pontos; • Dúvida; • Decomposição; • Composição; • Analise.COMPETENCIAS DO ADMINISTRADOR: • CONHECIMENTO • HABILIDADE • ATITUDE • JULGAMENTO FUNÇÕES DO ASSISTENTE ADMINISTRATIVOA profissão de assistente administrativo é focada em realizar atividades fundamentaisem empresas públicas e privadas.Suas principais funções estão relacionadas com o trabalho de escritório, sendo estas: • Tramitar entrada e saída de correspondência. • Recepção de documentos. • Atender chamadas telefônicas. • Atender ao público. • Arquivar documentos. • Manter atualizada a agenda, tanto telefônica como de pendências. • Ter conhecimento de uso de máquinas de escritório, de calculadoras a fotocopiadoras, computadores e os programas usados.Um assistente administrativo pode trabalhar em qualquer lugar que necessite de umapessoa que tenha a capacidade suficiente, podendo ser uma empresa privada, umaadministração pública ou qualquer outro lugar que precise de alguém para fazer asfunções descritas. Cáritas São Pedro Apóstolo Página 5
  6. 6. ASSISTENTE ADMINISTRATIVOAuxiliar Administrativo:Objetivo da Função:Executar tarefas específicas e rotinas administrativas, financeiras e logísticas da Unidade eassessorar o Coordenador de Projeto no desempenho das mesmas.Descrição da Função:- Realizar as tarefas e rotinas administrativas da Unidade (recepção dos usuários, preenchimentode fichas e prontuários, organização do atendimento e distribuição de números; organização emanutenção do arquivo e armário de materiais, organização do espaço de atendimento eescritório; atendimento e contatos telefônicos; agendamento das atividades internas e externasdo projeto; digitação de relatórios, formulários e demais documentos, controle de livro de ponto,etc.).- Auxiliar no controle e gestão dos recursos financeiros e logísticos da Unidade (rotinas deestoque e controle de caixa, entrega de contracheques da equipe, recolhimento de recibos ecópias, controle dos vales transporte, recepção, controle e estoque de material e medicamentos,etc.)- Zelo e conservação do material da organização;- Participação nos seminários propostos de formação e atualização;- Participação das reuniões de Equipe sempre que solicitadoQualificações:- 2º grau completo- Conhecimento de Informática (Word, Excel) e serviços de escritório- Noções de inglês - vantagemExperiência Profissional:- Experiência em função semelhante ou compatível (mínimo um ano) - essencial;- Experiência de trabalho em Unidades de Saúde – desejável- Experiência de trabalho em comunidades carentes ou com pessoas/locais em situação de riscosocial e pessoal – essencialCaracterísticas pessoais:- Cortesia e capacidade de lidar com o público - essencial- Discrição e sigilo profissional - essencial- Capacidade de comunicação e trabalho em área de risco social e violência urbana- Interesse por questões sociais – desejável- Iniciativa, dinamismo, e capacidade de trabalho em equipe- Organização pessoal, bom gerenciamento de tempo e flexibilidade para auxiliar em outrasnecessidades da equipe;- Capacidade de lidar com situações de frustração e stress. DIFERENÇAS ENTRE BONS PROFISSIONAIS E EXCELENTES PROFISSIONAIS:Seja qual for a área de atuação profissional, os princípios comentados abaixo podem seraplicados em diversas áreas de nossa vida e por isso é importante saber a diferenças entre bonsprofissionais e excelentes profissionais, já que o objetivo deste curso é a qualificaçãoprofissional, segue algumas dicas: Cáritas São Pedro Apóstolo Página 6
  7. 7. ASSISTENTE ADMINISTRATIVOUm excelente profissional não é líder, mas um líder que aprendeu; não é um gestor pronto, masgestor construído. O excelente profissional é esculpido no terreno da educação, elaborado nossolos dos conflitos, forjado no calor dos desafios, esculpido no terreno das fragilidades.No passado, ser bom profissional, não importa qual fosse a profissão, era suficiente para tersegurança, obter regalias, atingir metas. Hoje, as sociedades capitalistas passam portransformações tão rápidas e agressivas, que não basta ser bom, é necessário atingir aexcelência, inclusive para ter saúde psíquica.Um excelente profissional decifra os códigos da inteligência e desenvolve pelo menos cincohábitos multifocais. Não é o que mais trabalha, é o que mais pensa. Não é o que é previsível,mas surpreende. Não é o que repete comportamentos, mas o que se reinventa. Não é o queengessa a mente, mas o que liberta a imaginação.1º) Bons profissionais fazem tudo que lhe pedem, enquanto excelentes profissionaissurpreendem, fazem além do que lhe solicitam.Um bom profissional executa as tarefas que lhe são solicitadas, enquanto um excelenteprofissional decifra códigos da intuição criativa e faz muito mais do que lhe pedem. Um bomprofissional é correto, ético, responsável, mas não se doa, não se entrega, não faz nada além doque está contratado para fazer. Um excelente profissional faz coisa que superam suasobrigações.2º) Bons profissionais corrigem erros, enquanto que excelentes profissionais os previnem.Bons profissionais fazem o que podem para reparar um acidente, profissionais brilhantes fazemo que podem para evitar que eles ocorram. Os novos tempos exigem uma liderançaespecializada em prevenir crises e não em corrigi-las.3º) Bons profissionais executam ordens, enquanto profissionais excelentes pensam pelaempresa.Bons profissionais desejam primeiro ser gestores de sua empresa, enquanto excelentesprofissionais almejam ser primeiro gestores da sua mente. Sabem que ninguém pode serbrilhante líder no teatro social, se não for primeiro um grande líder no teatro psíquico.Bons profissionais obedecem a ordens, enquanto excelentes profissionais pensam pela empresa.Os que obedecem a ordens só enxergam a crise depois de instalada, mas os que pensam pelaempresa percebem seus sinais sutis antes que ela surja.4º) Bons profissionais são individualistas, enquanto excelentes trabalham em equipe, lutampelo cérebro do time.Bons profissionais vivem ilhados, enquanto profissionais excelentes vivem interagindo. Bonsprofissionais valorizam a força do individuo, profissionais brilhantes valorizam a força dogrupo. Bons profissionais lutam pelo estrelismo, enquanto profissionais excelentes lutam pelosucesso da equipe.Bons profissionais são ingênuos, desconhecem as armadilhas da sua mente e de seus colegas,enquanto que excelentes profissionais tem consciência de que todos os membros da equipe,inclusive ele, possuem fantasmas alojados no seu inconsciente: o fantasma do “ego”, das Cáritas São Pedro Apóstolo Página 7
  8. 8. ASSISTENTE ADMINISTRATIVO“vaidades”, dos “paradigmas rígidos”, da “hipersensibilidade”, do “ciúme”, da “necessidadeneurótica de prevalecer nossas ideias”.5º Bons profissionais usam o poder do medo e das pressões, enquanto excelentes usam opoder do elogio.Bons profissionais são aptos para cobrar, pressionar, punir, mas excelentes profissionais sãoaptos a encorajar, estimular e apostar no seu time. Sabem que quem pressiona e pune seus paresestá apto para lidar com números, mas não com seres humanos. Não têm a necessidadeneurótica de estar sempre certo ou de ser o centro das atenções.Excelentes profissionais conhecem o funcionamento da mente, sabem que o que determina oimpacto das suas palavras não é seu tom de voz, mas a imagem que construiu no inconscientecoletivo das pessoas. Se a imagem é excelente, pequenas palavras bastam; se a imagem forruim, gritos não serão suficientes.Sabem que o poder do elogio é muito mais eficiente do que o poder do medo e das pressões.Têm plena consciência de que tanto para corrigir seus liderados quanto para motivá-los, emprimeiro lugar deve-se conquistar o território da emoção e depois da razão. Vive essepensamento: quem não sabe elogiar não é digno de receber elogios.Sabem que seusfuncionários não são seus servos, mas seus parceiros. Encanta-os, dá uma ducha de carisma emtodos os setores em que trabalha e atua. TIPOS DE EMPRESAS.As empresas são organizações econômicas particulares, públicas ou mistas queoferecem bens e ou serviços tendo, em geral, o lucro como objetivo (em uma visão maismoderna, o lucro é uma consequência, ou retorno esperado pelos investidores, doprocesso produtivo e, para as empresas públicas ou “entidades sem fins lucrativos” érepresentado pela “rentabilidade social”). Existem diversos tipos de empresas.Podemos classificar as empresas de acordo com o setor econômico, a quantidade desócios, tamanho, fins ou objetivos, organização ou natureza:* Setor primário: setor agrícolaDenomina-se como Setor Primário os segmentos da economia que produzem matériasprimas, como a agricultura, a pecuária, a pesca e o extrativismo mineral. É um grandesetor em países subdesenvolvidos: na África, a maioria dos países tem suas populaçõesvivendo de agricultura de subsistência.Em países desenvolvidos, a agricultura tornou-se mais desenvolvida tecnologicamente,mecanizando suas fazendas, ao contrário de técnicas rudimentares manuseadasmanualmente. Por exemplo, nos Estados Unidos, o milho é plantado com tratores, quetambém espalham os defensivos, cortam-no e o embalam, sem contato com a mãohumana. Isso prova que, quanto mais uma economia desenvolvida é, maior é oinvestimento em novas tecnologias para sua expansão. Estes avanços em investimentose novas tecnologias permitem ao setor primário cada vez menos contar com menos mão Cáritas São Pedro Apóstolo Página 8
  9. 9. ASSISTENTE ADMINISTRATIVOde obra, permitindo a estes países contarem com percentuais cada vez menores depessoas empregadas neste setor, tendo um grande percentual nos setores secundário eterciário.Mesmo em países subdesenvolvidos, a agricultura tem papel importante em seudesenvolvimento. Com a melhoria de seus sistemas de saúde, a expectativa de vidamelhora; melhora também sua qualidade. Além disso, aumenta sua renda per capita,fazendo com que as pessoas consumam mais, aumentando a demanda por alimentos.Muitos estudiosos encaram o futuro da agricultura contando cada vez menos com mãode obra: a que restar, vai ser altamente especializada para o manuseio de grandesmáquinas. Isso depende de toda a sociedade voltada para a busca do conhecimento, poiso aumento do nível educacional faz com que os responsáveis pelo Setor Primáriovoltem seus investimentos para os locais certos, fazendo com que sejam tomadas asmelhores decisões e sejam empregadas as técnicas corretas para o beneficio do próprioagricultor.No Brasil, o Setor Primário começa a desenvolver nas regiões Centro-Oeste, Sul eSudeste: nas plantações de soja, milho e cana-de-açúcar são usadas muitas máquinas, ea especialização tem que ser grande para operá-las. Nas regiões Norte e Nordeste(principalmente), ainda há o predomínio de agricultura de subsistência, para baixosíndices de produção e, muitas vezes, com altos níveis de desperdício d e alimentos nahora da comercialização.* Setor secundário: indústrias;O Setor Secundário inclui os setores da economia que transformam produtos, comoindústrias e construção. Este setor geralmente pega os produtos provindos do SetorPrimário e os transformam, ao ponto de servirem para serem usados para outrosnegócios, exportados ou para serem consumidos por consumidores domésticos. Édividido em indústria leve ou pesada. Muitas destas indústrias consomem enormesquantidades de energia, pois requerem maquinaria pesada para converterem materiaisbrutos em produtos acabados. Também produzem muito resíduos, que podem sertóxicos e causar danos ao meio ambiente.Muitos economistas dizem que o bem estar da produção é a ligação entre este e o setorde serviços, que tem que estar bem também para consumir os produtos fabricados. Osetor Secundário é também muito importante para promover o acréscimo da economiaem países em desenvolvimento. Em países desenvolvidos, é fundamental pro ser umafonte de bons empregos, e também por facilitar grande mobilidade social parasucessivas gerações. Suas principais divisões são:- Fábricas aeroespaciais;- Fábricas automobilísticas;- Indústria cervejeira;- Indústria química;- Fábricas de confecções;- Indústria de eletrônicos;- Indústria de maquinaria; Cáritas São Pedro Apóstolo Página 9
  10. 10. ASSISTENTE ADMINISTRATIVO- Indústria de energia, como petróleo, gás e energia elétrica;- Indústria de aço;- Desenvolvimento de softwares;- Indústria de telecomunicações;- Indústria de cigarros.No Brasil, o Setor Secundário foi iniciado tardiamente. Somente após a SegundaGuerra é que foram feitos os primeiros esforços para a substituição das importações.Na época da Ditadura, o Brasil passa pelo ”Milagre econômico” (1968-1974), no qualforam feitos grandes investimentos em infraestrutura. A partir da década de 80, porcausa de sucessivas recessões, o Setor Secundário perde força e perde participação noPIB para o Setor de serviços.* Setor terciário: serviços;Setor terciário (também conhecido como setor de serviços) é aquele que engloba asatividades de serviços e comércio de produtos. É um dos três setores da economia, osoutros sendo o Setor Primário (agricultura, extração mineral, etc.) e o SetorSecundário (industrialização). Os serviços são definidos na literatura econômicamoderna como “bens intangíveis”.O Setor Terciário envolve as provisões de serviços tanto para outros negócios comopara consumidores finais. Estes podem estar envolvidos como transportes, vendas edistribuição de bens dos produtores aos consumidores; podem ser também de outrosserviços não ligados diretamente ao produto final, como controle de pragas eentretenimento. Os bens podem ser transformados também, como acontece em umrestaurante ou em uma eletrônica. Assim, o foco esta na interação entre pessoas,proporcionando um produto ou serviço que satisfaça os anseios de quem o(s)demandou.Como componentes do Setor Terciário, podemos citar:- Turismo;- Serviços bancários;- Restaurantes;- Hospitais;- Serviços de consultoria;- Corretagem de imóveis;- Serviços públicos.Estes últimos são considerados parte do Setor Terciário enquanto providenciam serviçosbásicos à sociedade, como educação, saúde, etc.; quando cuidam da construção da infra-estrura de um país, com a construção de estradas, pontes, etc., podem ser consideradascomo parte do Setor Secundário.Os serviços são difíceis de serem classificados, pois são intangíveis e incontáveis.Assim, fica difícil para os consumidores mensurarem e entenderem o valor do serviço Cáritas São Pedro Apóstolo Página 10
  11. 11. ASSISTENTE ADMINISTRATIVOque estão pagando para obter. Como os investimentos e serviços de consultoria, não hágarantias da obtenção de volta do capital investido. ONGs: ONG é um acrônimo usado para as organizações não governamentais (sem fins lucrativos), que atuam no terceiro setor da sociedade civil. Estas organizações, de finalidade pública, atuam em diversas áreas, tais como: meio ambiente combate à pobreza, assistência social, saúde, educação, reciclagem, desenvolvimento sustentável, entre outras. As ONGs possuem funções importantes na sociedade, pois seus serviços chegam a locais e situações em que o Estado é pouco presente. Muitas vezes as ONGs trabalham em parceria com o Estado. As ONGs obtêm recursos através de financiamento dos governos, empresas privadas, venda de produtos e da população em geral (através de doações). Grande parte da mão de obra que atua nas ONGs é formada por voluntários. A ABONG é a Associação brasileira de organizações não governamentais. Exemplo de ONGs: - WWF (Worldwide Fund for Nature) - organização que atual no mundo todo, destinada à proteção do meio ambiente. - Fundação SOS Mata Atlântica - ONG brasileira cuja principal função é atuar em defesa da fauna e flora da Mata Atlântica. - Greenpeace - missão de preservação da natureza e conservação da biodiversidade. ONG mundial que também atua no Brasil. - Cáritas São Pedro Apóstolo- A missão da Cáritas São Pedro Apóstolo é favorecer o fortalecimento de uma comunidade fraterna e participativa que colabore para o crescimento da pessoa humana e possibilita a ampla realização da cidadania.Assim, como fazer a diferenciação de dois hotéis que oferecem o mesmo serviço porpreços idênticos? A diferenciação e a qualidade no atendimento farão o consumidor sedecidir por aquele que mais o agradar com pequenos detalhes. Cáritas São Pedro Apóstolo Página 11
  12. 12. ASSISTENTE ADMINISTRATIVO* Empresa individual: quando o proprietário da empresa é apenas uma pessoa;geralmente, neste tipo de organização o capital particular do proprietário se confundecom o da empresa; • Empresa de Responsabilidade Limitada (ou sociedade por quotas): é o tipo mais comum, onde os sócios são responsáveis pela empresa de acordo com a quantidade de quotas. • Sociedade Simples: é aquela formada por pessoas que exercem profissão de natureza intelectual, científica, artística ou literária, mesmo sem contar com colaboradores; • Sociedade Empresária: é aquela onde a atividade econômica organizada é exercida de forma profissional constituindo elemento de empresa; • Sociedade Anônima: tem seu capital distribuído em ações e a responsabilidade de cada sócio, ou acionista, é correspondente a quantidade e valor das ações que ele possui. • Sociedade em Comandita Simples: tipo de sociedade onde, ao lado dos sócios de responsabilidade ilimitada e solidária, existem aqueles que entram apenas com o capital, não participando da gestão do negócio, tendo, portanto, sua responsabilidade restringida ao capital subscrito; • Sociedade em Comandita por ações: são regidas pelas normas das sociedades anônimas porque tem seu capital dividido em ações; • Sociedade em nome Coletivo: constituída apenas por pessoas físicas que respondem ilimitada e solidariamente pelas obrigações da sociedade; • Sem fins lucrativos: organizações onde toda a receita é revertida para as atividades que mantém; • Microempresa: aquela que tem receita bruta anual igual ou inferior a R$244.000,00; • Empresa de Pequeno Porte: aquela que tem receita bruta anual superior a R$244.000,00 e igual ou inferior a R$1.200.000,00. (Lei n.º 9.841 de 05/10/99). ATA A ata é responsável por registrar, de forma resumida e clara, as decisões, resoluções e ocorrências de uma reunião ou qualquer outro tipo de evento que necessite da documentação do seu conteúdo. Uma ata deve ser feita com o intuito de não permitir modificações, para isso, alguns cuidados deverão ser tomados, como: • Não deverá possuir rasuras; • Não deverá ser utilizado nenhum tipo de abreviação; • Deverá ser utilizado o máximo possível de páginas, para evitar a inclusão de informações; • Todo número ou data deverá ser escrito por extenso; • Deverá ser incluída sempre a numeração da página, para evitar a inserção de páginas; Cáritas São Pedro Apóstolo Página 12
  13. 13. ASSISTENTE ADMINISTRATIVO • Cada secção deverá ser escrita em um único parágrafo, ou seja, sem o uso da tecla <Enter> ao final da linha; • Para uso lega, é necessário a rubrica do presidente em todas as páginas e a assinatura na última página. COMO ABRIR UMA EMPRESA?Neste capitulo é necessário em primeiro lugar entender o que é empreendorismo eempreendedor.EMPREENDORISMO: Designa os estudos relativos ao empreendedor, seu perfil,suas origens, seu sistema de atividades, seu universo de atuação.EMPREENDEDOR: É o termo utilizado para qualificar, ou especificar,principalmente, aquele individuo que detém uma forma especial, inovadora, de sededicar às atividades de organização, administração, execução; principalmente nageração de riquezas, na transformação de conhecimentos e bens em novos produtos –mercadorias ou serviços; gerando um novo método com o seu próprio conhecimento. Éo profissional inovador que modifica, com sua forma de agir, qualquer área doconhecimento humano. Também é utilizado – no cenário econômico – para designar ofundador de uma empresa ou entidade, aquele que construiu tudo a duras custas, criandoo que ainda não existia.Antes de criar uma empresa é necessário um plano de negócio, que é um relatório detalhadode uma organização ou empresa que têm como conteúdo todas as formas possíveis decrescimento e metas a serem atingidas. O conteúdo é formado por pesquisas mercadológicas,plano de marketing, plano financeiro anexos etc.O Plano de Negócio ajuda o empreendedor a identificar o melhor momento para começar ouampliar seu negócio. Abrange etapas como análise de mercado e projeção faturamento,informações que mostrarão para o empresário onde, como, quando e para quem oferecerseus produtos e serviços.A pesquisa de viabilidade apresenta dados sobre o público-alvo e suas necessidades e sobre osprodutos e serviços, os preços, as despesas e as receitas dos concorrentes. Também mostra aprojeção dos custos, da receita e do capital de giro. Mensura o montante inicial para oinvestimento e em quanto tempo o valor será recuperado. Ainda propõe preços para osprodutos e serviços, adequados ao mercado e à necessidade financeira da empresa.O Plano de Negócio serve também como cartão de visitas da empresa e como instrumento deapresentação do negócio de forma concisa, mas que engloba todas as suas principaiscaracterísticas. Alguns dos possíveis públicos para o seu Plano de Negócios estão listados aseguir:Incubadoras de empresas: Com objetivo de se tornar uma empresa incubada.Sócios potenciais: Para estabelecer acordos e direção. Cáritas São Pedro Apóstolo Página 13
  14. 14. ASSISTENTE ADMINISTRATIVOParceiros: Para estabelecimento de estratégias conjuntas.Bancos: Para outorgar financiamentos.Intermediários: Empresas de capital de risco, pessoas jurídicas e outros interessados.Gerente de Marketing: Para desenvolver planos de marketing.Executivos de alto nível: Para aprovar e alocar recursos.Fornecedores: Para outorgar crédito para compra de mercadorias e matéria prima.Gente Talentosa: Que você deseja contratar para fazer parte de sua empresa.A própria empresa: Para comunicação interna com os empregados.Os clientes potenciais: para vender o produto/serviço.O Plano de Negócio é composto por várias seções que se relacionam e permitem umentendimento global do negócio de forma escrita e em poucas páginas.Cada seção está explicada em detalhes abaixo:Capa: A capa, apesar de não parecer, é uma das partes mais importantes do Plano de negócios,pois é a primeira coisa que é visualizada por quem lê o seu plano de negócios, devendo ser feitade maneira limpa e com as informações necessárias e pertinentes.Sumário: O sumário deve conter o titulo de cada seção do Plano de Negócios e a páginarespectiva onde se encontra.Sumário Executivo: O Sumário Executivo é a principal seção do seu Plano de Negócios.Através do Sumário Executivo é que o leitor decidirá se continua ou não a ler seu plano denegócios. Portanto, deve ser escrito com muita atenção, revisado várias vezes e conter umasíntese das principais informações que constam em seu Plano de Negócios. Deve ainda serdirigido ao público alvo do seu Plano de Negócios e explicar qual o objetivo do Plano deNegócios em relação ao leitor (exemplo: requisição de financiamento junto a bancos, capital derisco, apresentação da empresa para potenciais investidores, parceiros ou clientes etc.). OSumário Executivo deve ser a última seção a ser escrita, pois depende de todas as outras seçõesdo plano a ser feita.Planejamento Estratégico do Negócio: A seção de planejamento estratégico do negócio é ondevocê define os rumos da sua empresa, sua situação atual, suas metas e objetivos de negócio,bem como a descrição da visão e missão de sua empresa. É a base para o desenvolvimento eimplantação das demais ações de sua empresa.Descrição da Empresa: Nesta seção você deve descrever sua empresa, seu histórico,crescimento/faturamento dos últimos anos, sua razão social, impostos, estrutura organizacional,localização, parcerias, serviços terceirizados etc. Cáritas São Pedro Apóstolo Página 14
  15. 15. ASSISTENTE ADMINISTRATIVOProdutos e Serviços: Nesta seção do seu Plano de Negócios você deve descrever quais são seusprodutos e serviços, como são produzidos, ciclo de vida, fatores tecnológicos envolvidos,pesquisa e desenvolvimento, principais clientes atuais, se detém marca e/ou patente de algumproduto etc.Análise de Mercado: Na seção de Análise de Mercado, você deverá mostrar que conhece muitobem o mercado consumidor do seu produto/serviço (através de pesquisas de mercado): comoestá o segmento, as características do consumidor, análise da concorrência, a sua participação demercado e a dos principais concorrentes, os riscos do negócio etc.Plano de Marketing: O plano de marketing apresenta como você pretende vender seuproduto/serviço e conquistar seus clientes, manter o interesse dos mesmos e aumentar ademanda. Deve abordar seus métodos de comercialização, diferenciais do produto/serviço parao cliente, política de preços, projeção de vendas, canais de distribuição e estratégias depromoção/comunicação e publicidade.Plano Financeiro: A seção de finanças deve apresentar em números todas as ações planejadasde sua empresa e as comprovações, através de projeções futuras (quanto precisa de capital,quando e com que propósito), de sucesso do negócio. Deve conter itens como fluxo de caixacom horizonte de três anos, balanço, ponto de equilíbrio, necessidades de investimentos,lucratividade prevista, prazo de retorno sobre investimentos etc.Anexos: Esta seção deve conter todas as informações que você julgar relevantes para o melhorentendimento de seu Plano de Negócios. Por isso, não tem um limite de páginas ou exigências aserem seguidas. A única informação que você não pode esquecer-se de incluir é a relação doscurriculum vitae dos sócios da empresa. Você poderá anexar ainda informações como fotos deprodutos, plantas da localização, roteiro e resultados complementos das pesquisas de mercadoque você realizou, material de divulgação de seu negócio, folders, catálogos, estatutos, contratosocial da empresa, planilhas financeiras detalhadas etc.CAMINHOS E DICAS PARA TORNAR ESSE MOMENTO EMPRESARI AL MENOSCOMPLICADOPara uma micro ou uma pequena empresa exercer suas atividades no Brasil, épreciso,entre outras providências, ter registro na prefeitura ou naadministração regional da cidade onde ela vai funcionar, no estado, na ReceitaFederal e na Previdência Social.Dependendo da atividade pode ser necessário também oregistro na Entidade de Classe,na Secretaria de Meio-Ambiente e outros órgãos de fiscalização.A seguir, mostraremos caminhos e daremos dicas para tornar esse momento empresarial menoscomplicado.Na Junta Comercial ou Cartório de Registro de Pessoa JurídicaO registro legal de uma empresa é tirado na Junta Comercial do estado ou no Cartório deRegistro de Pess oa J urídica. Para as pessoas j urídicas, esse passo éequivalente àobtenção da Certidão de Nascimento de uma pessoa física. A partirdesse registro, a empresa existe oficialmente - o que não significa que ela possa começar aoperar.Para fazer o registro é preciso apresentar uma série de documentos eformulários que podem variar de um estado para o outro. Citamos os mais comuns:ContratoSocial; Documentos pessoais de cada sócio (no caso de uma sociedade).O Contrato Social é apeça mais importante do início da empresa, e nele devem estar definidos claramente osseguintes itens: • Interesse das partes Cáritas São Pedro Apóstolo Página 15
  16. 16. ASSISTENTE ADMINISTRATIVO • Objetivo da empresa • Descrição do aspecto societário e a maneira de integralização das cotas Para ser válido, o Contrato Social deverá ter o visto de um advogado. As micro empresa se empresas de pequeno porte são dispensadas da assinatura do advogado, conforme prevê o Estatuto da Micro e Pequena Empresa.Ainda na Junta Comercial ou no Cartório, deve- se verificar se há alguma outra empresa registrada com o nome pretendido. Geralmente é necessário preencher um formulário próprio, com três opções de nome. Há estados que j á oferecem esse serviço pela Internet. Se tudo estiver certo, será possível prosseguir com o arquivamento do ato constitutivo da empresa, quando geralmente serão necessários os documentos:•Contrato Social ou Requerimento de Empresário Individual ou Estatuto, em três vias:•Cópia autenticada do RG e CPF do titular ou dos sócios•Requerimento Padrão (Capa da Junta Comercial), em uma via.•FCN (Ficha de Cadastro Nacional) modelo um e dois, em uma via.•Pagamento de taxas através de DARFOs preços e prazos para abertura variam de estadopara estado. Para isso, o ideal é consultar o site da Junta Comercial do estado em que aempresa estiver localizada.Registrada a empresa, será entregue ao seu proprietário o NIRE(Número de Identificação do Registro de Empresa).que é uma etiqueta ou um carimbo, feitopela Junta Comercial ou Cartório, contendo um número que é fixado no ato constitutivo.CNPJCom o NIRE em mãos, chega a hora de registrar a empresa como contribuinte, ou seja, de obtero CNPJ. O registro do CNPJ é feito exclusivamente pela Internet, no site da Receitapor meio do Download de um programa específico. Os documentos necessários, informados nosite, são enviados por sedex ou pessoalmente para a Secretaria da Receita Federal, e a resposta édada também pela Internet. Ao fazer o cadastro no CNPJ, é preciso escolher a atividade que aempresa irá exercer.Essa classificação será utilizada não apenas na tributação, mas também nafiscalização das atividades da empresa. Lembre-se que nem todas as empresas podemoptar pelo Simples, principalmente as prestadoras de serviços que exigem habilitaçãoprofissional. Portanto, antes de fazer sua inscrição no CNPJ, consulte os tipos de empresa quenão se enquadram no Simples.Alvará de FuncionamentoCom o CNPJ cadastrado, é preciso ir à prefeitura ou administração regional para receber oalvará de funcionamento. O alvará é uma licença que permite o estabelecimento e ofuncionamento de instituições comerciais, industriais, agrícolas e prestadoras de serviços,bemcomo de sociedades e associações de qualquer natureza, vinculadas a pessoas f í s i c a sou jurídicas. Isso é feito na prefeitura ou na administração regional oun a Secretaria Municipal da Fazenda de cada município. Geral mente, adocumentação necessária é: • Formulário próprio da prefeitura • Consulta prévia de endereço aprovada • Cópia do CNPJ • Cópia do Contrato Social • Laudo dos órgãos de vistoria, quando necessário. • Inscrição EstadualJá o cadastro no sistema tributário estadual deve ser feito junto à Secretaria Estadual daFazenda. Em geral, ele não pode ser feito pela Internet, mas isso varia de estado paraestado. Atualmente, a maioria dos estados possui convênio com a Receita Federal, o quepermite obter a Inscrição Estadual junto com o CNPJ, por meio de um único cadastro.AInscrição Estadual é obrigatória para empresas dos setores do comércio, indústria eserviços de transporte intermunicipal e interestadual. Também estão incluídos os serviços decomunicação e ener gia. Ela é necessária para a obtenção da inscrição no ICM S Cáritas São Pedro Apóstolo Página 16
  17. 17. ASSISTENTE ADMINISTRATIVO( Imposto sobre Circul ação de Mercadorias e Ser viços), e em geral adocumentação pedida para o cadastro é:•DUC (Documento Único de Cadastro), em três vias.•DCC (Documento Complementar de Cadastro), em um via.•Comprovante de endereços dos sócios, cópia autenticada ou original.•Cópia autenticada do documento que prove direito de uso do imóvel, comopor exemplo, o contrato de locação do imóvel ou escritura pública do imóvel.•Número do cadastro fiscal do contador.•Comprovante de contribuinte do ISS, para as prestadoras de serviços.•Certidão si mplificada da J unta (para empres as constituídas há mais de trêsmeses).•Cópia do ato constitutivo.•Cópia do CNPJ.•Cópia do alvará de funcionamento.•RG e CPF dos sócios.Observação: em alguns Estados a Inscrição Estadual deve ser solicitada antes do Alvará deFuncionamento.Cadastro na Previdência SocialApós a concessão do alvará de funcionament o, a empresa j á está apta a entrarem operação. No entanto, ainda faltam duas etapas fundamentais para o seu funcionamento.A primeira é o cadastro na Previdência Social, independente da empresap o s s u i r funcionários.Para contratar funcionários, é preciso arcar com as obrigaçõestrabalhistas sobre eles.Ainda que seja um único funcionário, ou apenas os sóciosinicialmente, a empresa precisa e s t a r c a d a s t r a d a n a P r e v i d ê n c i a S o c i a l e p a g a ro s r e s p e c t i v o s t r i b u t o s . A s s i m , o representante deverá dirigir-se à Agência daPrevidência de sua jurisdição para solicitar o cadastramento da empresa e seus responsáveislegais. O prazo para cadastramento é de 30 dias após o início das atividades.Aparato FiscalAgora resta apenas preparar o aparato fiscal para que seu empreendimento entre emação. Será necess ário solicitar a autorização para i mpressão das notas fiscais ea autenticação de livros fiscais. Isso é feito na prefeitura de cada cidade. Empresasque pretendam dedicar-se às atividades de indústria e comércio deverão ir à Secretariade Estado da Fazenda. No caso do Distrito Federal, independente do segmento de atuação daempresa, esta autorização é emitida pela Secretaria de Fazenda Estadual.Uma vez que oaparato fiscal esteja pronto e registrado, sua empresa pode começar a operarlegalmente. Antes, no entanto, certifique-se que tudo ocorreu bem durante osprocedimentos anteriores. Se estiver tudo certo, basta tocar o seu negócio adiante. GESTÃO CONTABILA contabilidade é uma ferramenta indispensável para a gestão de negócios. De longa data,contadores, administradores e responsáveis pela gestão de empresas se convenceram queamplitude das informações contábeis vai além do simples cálculo de impostos e atendimento delegislações comerciais, previdenciárias e legais.Contabilidade Gerencial, em síntese, é a utilização dos registros e controles contábeis com oobjetivo de gerir uma entidade.A gestão de entidades é um processo complexo e amplo, que necessita de uma adequadaestrutura de informações - e a contabilidade é a principal delas. Cáritas São Pedro Apóstolo Página 17
  18. 18. ASSISTENTE ADMINISTRATIVOAlém do mais, o custo de manter uma contabilidade completa (livros diário, razão, inventário,conciliações, etc.) não é justificável para atender somente o fisco. Informações relevantespodem estar sendo desperdiçadas, quando a contabilidade é encarada como mera burocraciapara atendimento governamental.Objetivamente, o custo médio de uma contabilidade de empresa de pequeno porte (faturamentoaté R$ 120.000/mês) é acima de R$ 600,00. Numa empresa de médio porte (faturamento até R$1.000.000/mês) este custo vai a R$ 3.000,00 ou mais. Tais empresas precisam aproveitar asinformações geradas, pois obviamente este será um fator de competitividade com seusconcorrentes: a tomada de decisões com base em fatos reais e dentro de uma técnicacomprovadamente eficaz – o uso da contabilidade.A contabilidade gerencial não “inventa” dados, mas lastreia-se na escrituração regular dosdocumentos, contas e outros fatos que influenciam o patrimônio empresarial.Dentre as utilizações da contabilidade, para fins gerenciais, destacam-se, entre outros:1. Projeção do Fluxo de Caixa2. Análise de Indicadores3. Cálculo do Ponto de Equilíbrio4. Determinação de Custos Padrões5. Planejamento Tributário6. Elaboração do Orçamento e Controle Orçamentário CONDIÇÕESO primeiro passo para uma contabilidade verdadeiramente gerencial, é que esta seja atualizada,conciliada e mantida com respeito às boas técnicas contábeis.Desta forma, pressupõe-se, entre outros, que uma contabilidade para uso gerencial deva ter: 1. Contas bancárias devidamente “fechadas” com os respectivos extratos, sendo as diferenças demonstradas e que tais diferenças não afetem o resultado pelo regime de competência. Admite-se, tão somente, as típicas “pendências” bancárias, como cheques não compensados e pequenos valores de débitos e créditos a ajustar. Valores expressivos, como débitos de juros e encargos sobre financiamentos, devem estar contabilizados. 2. Provisões de Férias e 13º Salário feitas mensalmente, com base em relatórios detalhados do departamento de recursos humanos. A falta de provisão mensal distorce as demonstrações contábeis, pois o regime de competência não é atendido. 3. Depreciações, amortizações e exaustões, contabilizadas com base em controles do patrimônio. Cáritas São Pedro Apóstolo Página 18
  19. 19. ASSISTENTE ADMINISTRATIVO 4. Registro dos tributos gerados concomitantemente ao fato gerador, efetuando-se também a Provisão do IRPJ e CSLL, conforme regime a que está sujeito a empresa (lucro real, presumido ou arbitrado). 5. Nas empresas que se dedicam às atividades imobiliárias, optar por contabilizar custos orçados das obras. Outras atividades também exigirão técnicas contábeis específicas, como as cooperativas e as instituições financeiras. 6. Receitas, custos e despesas, reconhecidas pelo regime de competência, como detalhado adiante. O REGIME DE COMPETÊNCIA CONTÁBILO reconhecimento das receitas e gastos é um dos aspectos básicos da contabilidade que devemser conhecidos para poder avaliar adequadamente as informações financeiras.Sob o método de competência, os efeitos financeiros das transações e eventos são reconhecidosnos períodos nos quais ocorrem, independentemente de terem sido recebidos ou pagos.Para todos os efeitos, as Normas Brasileiras de Contabilidade elegem o regime de competênciacomo único parâmetro válido, portanto, de utilização compulsória no meio empresarial.A ESTRUTURAÇÃO DO PROCESSO CONTÁBILO PATRIMÔNIONoções de Coisas/Bens/Riqueza Dadas as afinidades entre os termos que compõem o patrimônio, é interessanteconceituá-los, para que se possa fazer perfeita distinção entre eles. Coisa: é o que simplesmente existe na natureza, independente da vontade e intervenção humana. Ex. as florestas, o mar, a terra. Bem: é toda coisa suscetível de avaliação em dinheiro e que satisfaz uma necessidade humana. Riqueza: é tudo o que é útil (tem valor econômico e de troca), limitado (existe em quantidade relativamente pequena), material (se fosse incorpóreo não poderia ser apropriavel e nem permutável) e apropriavel (é a qualidade do que pode ser propriedade de alguém).BENS, DIREITOS E OBRIGAÇÕES. O patrimônio constitui-se de uma parte com valores positivos, denominada ativo, e deuma parte com valores negativos denominada passivo. O ativo é formado pelos bens e direitos e Cáritas São Pedro Apóstolo Página 19
  20. 20. ASSISTENTE ADMINISTRATIVOo passivo pelas obrigações. O excesso do ativo sobre o passivo é o capital, conhecido comopatrimônio líquido que aparece no passivo, para completar a igualdade entre o total do ativo e odo passivo, resultando na equação patrimonial.ATIVO: representa a parte dos valores positivos do patrimônio, tudo aquilo que a entidade possui ou que ela tem a receber de terceiros. Abrange o conjunto de bens e direitos da entidade. Os elementos que compõe o ativo são revestidos de algumas características especiais,tais como: devem apresentar a potencialidade de gerar benefícios econômicos para a entidade,devem ser um recurso econômico, devem ser de propriedade ou estar na posse de algumaentidade contábil e devem ser mensuráveis monetariamente. Assim, todo o elemento ativo que não seja mais útil à entidade e, portanto tenhaperdido sua capacidade de gerar fluxo de caixa, não deve ser classificado como um elementoativo. Existem entidades que apresentam de 10 a 15% do seu ativo totalmente obsoleto, nãotendo nenhuma utilidade, devendo ser excluído do patrimônio. Bem: é qualquer coisa que satisfaz a necessidade humana e que pode ser avaliado economicamente. Os bens são divididos em: tangíveis que representam os bens materiais (têm formafísica e são palpáveis) e intangíveis que têm como principal característica a inexistência comocoisa e seu valor vinculado a um bem tangível ou a uma determinada situação da empresa (sãoincorpóreos e não palpáveis).Ex: bens tangíveis: destinados à instalação (prédios, terrenos, móveis e utensílios), destinados aprodução (máquinas, equipamentos, instrumentos e acessórios), destinados a transformação(matéria-prima, material secundário e material para embalagem), destinados ao consumo(material de escritório, material de limpeza e selos postais), destinados à circulação (dinheiro,dinheiro em bancos e aplicações financeiras) e destinados à venda (mercadorias e produtoscomprados para revenda).Ex: bens intangíveis: marcas de comércio e patentes de invenção. O Código Civil Brasileiro distingue os bens em: móveis que são os que podem sermovidos por si próprios ou por outras pessoas, tais como: animais, máquinas, equipamentos,estoques de mercadoria, entre outros, e bens imóveis que são os vinculados ao solo e que nãopodem ser retirados sem destruição ou danos, tais como: edifícios, árvores, entre outros. Direito: ato da pessoa ou empresa ceder algum bem ou serviço em troca do pagamento não imediato, originando um direito correspondente. Portanto representa os bens da empresa que estão em mãos de terceiros, como os créditos a receber de terceiros.PASSIVO: representa todas as obrigações financeiras que uma empresa tem para com terceiros, provenientes de transações passadas, realizadas a prazo, com data de vencimento e beneficiário certo e conhecido. Todas as contas do passivo representam os valores negativos do patrimônio. Cáritas São Pedro Apóstolo Página 20
  21. 21. ASSISTENTE ADMINISTRATIVO Neste grupo está incluído por força de lei o capital próprio, apesar de não ser umaobrigação do patrimônio. A classificação do capital próprio no grupo do passivo é uma meraquestão para atender à necessidade da Contabilidade para garantir a igualdade entre os doisgrupos (ativo e passivo). O passivo abrange então o capital de terceiros (obrigações) e o capital próprio e suasvariações. Obrigações: constituem-se em ato da pessoa ou empresa dispor de algum bem ou serviço e que em troca destes originam um compromisso futuro de pagamento, representado por um documento, como as duplicatas a pagar.PATRIMÔNIO LÍQUIDO: é a diferença entre os valores positivos do ativo (bens e direitos) e os valores negativos do passivo (obrigações) de uma entidade em um determinado momento. É a parte do balanço que representa o capital investido pelos sócios e está graficamente localizado no seu lado direito.Obs. - Sendo o patrimônio líquido a diferença algébrica entre o ativo e o passivo, não temsentido falarmos em ativos ou passivos negativos. Assim concluímos que a entidade terá sempreA > ou = zero, P > ou = zero e PL > = ou < zero. Se a entidade possuir ativos e/ou passivos,ela os terá positivamente, ou não os terá.ABORDAGEM CONCEITUAL DO PATRIMÔNIO É o conjunto de bens, direitos e obrigações vinculados a uma pessoa física ou jurídica,com finalidade definida e mensurável economicamente. Tem-se do lado esquerdo o conjunto debens e direitos pertencentes a uma pessoa ou empresa, e o lado direito inclui as obrigações aserem pagas por essa pessoa ou essa empresa. Patrimônio de Pessoa Física ou Jurídica Bens Obrigações (a serem pagas) Direitos (a receber)ABORDAGEM QUALITATIVA E QUANTITATIVA O patrimônio de uma entidade pode ser visto e analisado sob os seguintes aspectos:Aspecto Qualitativo ou Específico: estuda a terminologia típica de cada um dos elementos quecompõem o patrimônio, tais como: bens numerários (caixa e bancos), bens de venda(mercadorias, produtos acabados e matéria-prima), bens de renda (veículos para alugar eimóveis para alugar) e bens de uso (máquinas e equipamentos, materiais úteis e ferramentas).Ex: caixa, capital social, etc. ... Cáritas São Pedro Apóstolo Página 21
  22. 22. ASSISTENTE ADMINISTRATIVOAspecto Quantitativo: os componentes patrimoniais devem ser expressos em valoresmonetários.Ex: caixa .....................................R$ 1.000,00 Capital social ........................R$ 50.000,00REPRESENTAÇÃO GRÁFICA DO PATRIMÔNIO O gráfico do patrimônio é representado pelo Balanço Patrimonial, no qual do ladoesquerdo encontram-se os valores ativos e do lado direito os valores passivos, como mostra oexemplo abaixo:ATIVO PASSIVOBens ObrigaçõesEdifícios FornecedoresMóveis e Utensílios Empréstimo BancárioMarcas e Patentes Salários a PagarBanco c/Movimento Impostos a RecolherDireitosAluguéis a Receber PATRIMÔNIO LÍQUIDODuplicatas a Receber Capital Integralizado Lucros AcumuladosA REPRESENTAÇÃO ALGÉBRICA DO PATRIMÔNIOEquação Fundamental Sendo o patrimônio o conjunto de bens, direitos e obrigações com terceiros e capitalpróprio, a equação fundamental do patrimônio é assim definida:CAPITAL PRÓPRIO = BENS + DIREITOS – OBRIGAÇÕES COM TERCEIROS Substituindo os termos bens e direitos por ativo, obrigações com terceiros por passivo, ecapital próprio por patrimônio líquido, podermos afirmar que: P.L. = A - P Cáritas São Pedro Apóstolo Página 22
  23. 23. ASSISTENTE ADMINISTRATIVO Supondo que a entidade venda todos os seus bens, receba todos os seus direitos epague todas as suas obrigações com terceiros, a sobra ou situação líquida é o capital próprio,que é denominado pela Contabilidade de patrimônio líquido.Variações do Patrimônio Líquido A partir da equação fundamental do patrimônio, pode-se deduzir que em dadomomento, o patrimônio assume, invariavelmente, um dos cinco estados a saber:1 – Quando o ativo é maior que o passivo, teremos patrimônio líquido maior que zero, o querevela a existência de riqueza patrimonial. A = P + PL2 – Quando o ativo é maior que o passivo e o passivo é igual a zero, teremos patrimônio líquidomaior que zero, revelando inexistência de dívidas. A = PL3 – Quando o ativo é igual ao passivo, teremos patrimônio líquido igual a zero, revelandoinexistência de riqueza própria. A = P4 - Quando o passivo é maior do que o ativo, teremos patrimônio líquido menor que zero,revelando má situação financeira e existência de passivo a descoberto. A + PL = P5 – Quando o passivo é maior do que o ativo, e o ativo é igual a zero, teremos patrimôniolíquido menor que zero, revelando péssima situação financeira, inexistência de bens e direitos esomente obrigações. PL = PESTRUTURAÇÃO E CLASSIFICAÇÃO DE GRUPOS DO ATIVO De acordo com a Lei nº 6.404/76 que regulamenta as sociedades por ações (S.A.), ascontas do ativo devem ser alocadas em ordem decrescente do grau de liquidez (capacidade depagamento), enquanto as contas do passivo devem ser alocadas de acordo com o prazo dasexigibilidades. Podemos visualizar esta obrigação no balanço patrimonial que é um instrumentocontábil que indica em um determinado momento a situação financeira, econômica epatrimonial de uma entidade e no qual as contas são classificadas nos seguintes grupos:Ativo Circulante: composto pelos bens e direitos que irão ser convertidos em dinheiro, noprazo de até 12 (doze) meses. Divide-se nos subgrupos: disponível, realizável a curto prazo,estoques e despesas antecipadas. Cáritas São Pedro Apóstolo Página 23
  24. 24. ASSISTENTE ADMINISTRATIVODisponível: composto pelas exigibilidades imediatas, representadas pelas contas de caixa,bancos conta movimento, cheques para cobrança e aplicações no mercado aberto. Ex: caixa,bancos e fundo de aplicação financeira.Realizável a Curto Prazo: alocam os direitos a receber no prazo de até 12 (doze) meses. Ex:impostos a recuperar, duplicatas a receber ou clientes, (-) duplicatas descontadas, (-) provisãopara devedores duvidosos. Estas duas últimas contas representam contas retificadoras da contaduplicatas a receber ou clientes e são classificadas no ativo, tendo saldos credores, por isso sãodemonstradas com o sinal (-).Estoques: representam os bens destinados à venda e que variam de acordo com a atividade daentidade. Ex: produtos acabados, produtos em elaboração, matérias-primas e mercadorias.Despesas Antecipadas: compreende as despesas pagas antecipadamente que serão consideradascomo custos ou despesas no decorrer do exercício seguinte. Ex: seguros a vencer, alugueis avencer e encargos a apropriar.Ativo Realizável a Longo Prazo: composto pelos direitos que serão recebidos após o términodo exercício seguinte, isto é, após 12 (doze) meses. Ex: duplicatas a receber (+12 meses),aluguéis a receber e contas a receber. Independente do prazo, ainda são classificadas neste grupo, de acordo com a Lei nº6.404/76, as seguintes contas: adiantamentos a sócios, adiantamentos à acionistas, empréstimosà coligadas, empréstimos à controladas, etc. ...Ativo Permanente: compreende os bens fixos necessários para que a entidade alcance seusobjetivos. Divide-se nos subgrupos: investimentos, imobilizado e diferido.Investimentos: são todas as aplicações de recursos que não tem por finalidade o objetivoprincipal da entidade. Ex: imóveis para aluguel, terrenos para expansão, ações em outrasempresas, participação em empresas coligadas, participação em empresas controladas e obras dearte.Imobilizado: representam as aplicações de recursos em bens instrumentais que servem demeios para que a entidade alcance seus objetivos. Os bens materiais sofrem depreciação, os bensimateriais sofrem amortização e os terrenos sofrem exaustão. Ex: veículos, máquinas eequipamentos, imóveis, embarcações, marcas e patentes e direitos autorais.Diferido: representa as aplicações de recursos em despesas que irão influenciar o resultado demais de um exercício. Ex: gastos de implantação, gastos pré-operacionais, gastos commodernização e reorganização.ESTRUTURAÇÃO E CLASSIFICAÇÃO DE GRUPOS DO PASSIVOPassivo Circulante: composto por todas as obrigações com prazo de vencimento em até 12(doze) meses. Ex. fornecedores, duplicatas a pagar, salários a pagar, provisão para férias,provisão para imposto de renda e empréstimos bancários.Passivo Exigível a Longo Prazo: representa as obrigações com prazo de vencimento após 12(doze) meses. Ex: empréstimos bancários e financiamentos. Neste grupo também são Cáritas São Pedro Apóstolo Página 24
  25. 25. ASSISTENTE ADMINISTRATIVOclassificadas as seguintes contas: adiantamentos de sócios, adiantamentos de acionistas,empréstimos de coligadas e empréstimos de controladas.Resultado de Exercício Futuro: compreende as receitas recebidas antecipadamente que deacordo com o regime de competência pertence a exercício futuro. Ex: receita antecipada ecustos atribuídos à receita antecipada.ESTRUTURAÇÃO E CLASSIFICAÇÃO DE GRUPOS DO PATRIMÔNIO LÍQUIDOPatrimônio Líquido: representa o capital que pertence aos proprietários. Ex: capital social,reservas de capital, reservas de reavaliação, reservas de lucros (legal, estatutária, contingência,investimentos e lucros a realizar), lucros acumulados ou prejuízos acumulados.Capital Social: discrimina o valor subscrito e o valor que ainda será realizado pelos sócios ouacionistas.Reservas de Capital: são as contas que registram doações recebidas, eventualmente, pelaentidade. No caso de sociedades anônimas, o ágio na emissão de ações, o produto da alienaçãode partes beneficiárias, entre outras.Reservas de Reavaliação: registram os aumentos de valor atribuídos a elementos do ativo emvirtude de novas avaliações feitas pela entidade com base em laudo.Reservas de Lucros: são as contas formadas pela apropriação de lucro da empresa.Lucros ou Prejuízos Acumulados: registra os resultados acumulados pela entidade, quando ainda não distribuídos aos sócios, ao titular ou ao acionista. BALANÇO PATRIMONIALATIVO PASSIVOAtivo Circulante Passivo CirculanteDisponível Exigível a Longo PrazoRealizável a Curto Prazo Resultado de Exercício FuturoEstoques PATRIMÔNIO LÍQUIDODespesas Antecipadas Capital SocialAtivo Realizável a Longo Prazo Reservas de CapitalAtivo Permanente Reservas de ReavaliaçãoInvestimentos Reservas de LucrosImobilizado Lucros ou Prejuízos AcumuladosDiferidoAS CONTASCONCEITOS Cáritas São Pedro Apóstolo Página 25
  26. 26. ASSISTENTE ADMINISTRATIVO Uma conta é um recurso contábil para reunir sob um único item todos os eventos evalores patrimoniais de mesma natureza. Ex: a conta do Banco Ultramarino reúne todos osmovimentos, depósitos e retiradas de dinheiro realizadas no Banco Ultramarino; a contaVeículos informa os movimentos, compras e vendas, de veículos. (S. A. Crepaldi) Conta é o registro de débitos e créditos da mesma natureza, identificados por um títuloque qualifica um componente do patrimônio ou uma variação patrimonial.NATUREZA E SALDO DAS CONTAS As contas devedoras são as representativas dos bens, direitos, despesas e custos.Possuem permanentemente saldo devedor, devendo ser primeiro debitadas e depois creditadas.Ex: caixa, bancos, mercadorias, salários e custos dos produtos vendidos. As contas credoras são as representativas das obrigações, do patrimônio líquido, dasreceitas e dos ganhos. Possuem permanentemente saldo credor, devendo ser primeiro creditadase depois debitadas. Ex: salários a pagar, imposto a pagar, fornecedores e juros recebidos. A diferença entre o débito e o crédito é denominada de saldo. Se o valor dos débitosfor superior ao valor dos créditos, a conta terá um saldo devedor. Se ocorrer o contrário, a contaterá um saldo credor.REPRESENTAÇÃO GRÁFICA DAS CONTAS A conta é a representação gráfica da relação débito e crédito de um determinado fatoadministrativo. Graficamente, podemos representá-la na forma da letra T, a qual chamamos de Contaem T ou Razonete. Nome da Conta Débito | CréditoLANÇAMENTOS A DÉBITO E A CRÉDITO DAS CONTAS As operações registradas (de acordo com a natureza de cada conta) através delançamentos ocasionam aumentos e diminuições do ativo, do passivo e do patrimônio líquido. Cáritas São Pedro Apóstolo Página 26
  27. 27. ASSISTENTE ADMINISTRATIVO As contas do ativo são debitadas quando bens ou direitos entram no patrimônio ecreditadas quando saem. As contas passivas são creditadas quando o patrimônio assume obrigações e debitadaquando as liquida. O patrimônio líquido, como complemento do passivo para igualar ao ativo, obedece aomesmo mecanismo das demais contas passivas, ou seja, suas contas são creditadas quando háaumento de patrimônio, e debitadas quando há redução. ATIVO PASSIVO+ d – c BENS - d + c OBRIGAÇÕES+ d – c DIREITOS -d+c PATRIMÔNIO LÍQUIDO As contas de despesas são debitadas, pois representam redução do patrimônio líquido,enquanto as contas de receitas são creditadas, pois representam aumento do patrimônio líquido.CLASSIFICAÇÃO DAS CONTAS As contas são classificadas em dois grupos: patrimoniais e de resultado.Patrimoniais: representam os elementos ativos e passivos (bens, direitos, obrigações e situaçãolíquida).Ex: Caixa, Duplicatas a Receber, Fornecedores, Empréstimos, Capital Social.Resultado: registram as variações patrimoniais e demonstram o resultado do exercício (receitase despesas).Ex: Salários, Juros Passivos, Receitas Financeiras. O PLANO DE CONTAS O plano de contas é um elenco de todas as contas previstas como necessárias aosregistros (uma vez que é o instrumento que o profissional consulta quando vai fazer umlançamento contábil, pois indica qual conta deve ser debitada e qual conta deve ser creditada)contábeis de uma entidade, oferecendo a vantagem de uniformização das contas utilizadas emcada registro, além de servir de parâmetro para a elaboração das demonstrações contábeis. A finalidade principal do plano é estabelecer normas de conduta para o registro dasoperações da organização, e na sua elaboração devem ser considerados três objetivosfundamentais: Atender às necessidades de informações da administração da entidade; Cáritas São Pedro Apóstolo Página 27
  28. 28. ASSISTENTE ADMINISTRATIVO Observar formato compatível com os princípios contábeis e com a norma legal que regula a elaboração do balanço patrimonial e das demais demonstrações contábeis, ou seja, a Lei nº 6.404/76; Adaptar-se tanto quanto possível às exigências dos agentes externos à entidade (fornecedores, bancos, órgãos fiscais, auditoria externa) e, particularmente, às regras da legislação do Imposto de Renda. O plano completo deve apresentar o título das contas, a classificação, a função,explicar o funcionamento, apontar a relação entre os grupos ou mesmo entre as contas, regular oregistro das contas, estabelecer a análise e os códigos das contas e prever as derivações dascontas. O título de cada conta deve expressar o significado adequado das operações nelaregistradas, pois as demonstrações contábeis podem não ser apenas utilizadas pelos usuáriosinternos, mas também dos usuários externos. Além disso, no caso de sociedade anônima decapital aberto (com ações negociadas em bolsas de valores), é fundamental que suasdemonstrações tenham uma linguagem precisa e clara para facilidade de seus acionistas emparticular e do mercado em geral. A classificação das contas é dada em grupos que permitam a comparação entre si,evidenciando a proporcionalidade entre bens, direitos e obrigações. O responsável pela elaboração do plano de contas precisa ter absoluta consciência dasnecessidades da empresa e das normas técnicas, fazendo com que o elenco apresente contas defunção bem definida, ou seja, esclareça para que serve cada conta e qual o papel quedesempenha na escrituração. Ex: caixa – registra os movimentos de dinheiro em poder daempresa, mercadorias – registra os movimentos de aquisição das mercadorias destinadas àvenda. O funcionamento estabelece a relação da conta com as demais e evidencia como secomporta perante seu objeto. Demonstra como se debita a conta, como se credita, qual anatureza de seu saldo e quais as outras contas com que normalmente tem contato.Ex: caixa – D: pelo recebimento em dinheiro C: pelo pagamento em dinheiro Saldo: representa o numerário em poder da empresa e só pode ser devedor. Quando da elaboração do plano de contas devem ser analisados os graus das contasque são a medida de dependência na análise destas, sendo que a dependente deve ter sempreclassificação inferior com relação a principal. Normalmente são empregados dois graus: contasintética ou principal (1º grau) e conta analítica ou derivada (2º grau).Ex: 1. Ativo - sintética 1.1 Ativo Circulante - analítica Cada conta deve ser identificada por um código que a distingue das demais (estacodificação poderá ser numérica ou alfabética, ou ainda utilizar a combinação de letras enúmeros).Ex: 1. Ativo 1.1.1 Ativo Circulante Cáritas São Pedro Apóstolo Página 28
  29. 29. ASSISTENTE ADMINISTRATIVO O plano varia de acordo com o tipo de cada entidade e não pode ser rígido e inflexível,devendo permitir as alterações que se mostrarem necessárias por ocasião de sua utilização, poisa rápida evolução da economia moderna gera constantes modificações e aperfeiçoamentos nalegislação comercial e fiscal, bem como nas normas e métodos que regulam a atividadeempresarial, o que exige a criação de novas contas, o cancelamento de algumas e odesdobramento de outras, de modo que os registros acompanhem a evolução dos fatos epermitam a constante atualização dos acontecimentos.ATOS E FATOS ADMINISTRATIVOS O conjunto de acontecimentos que constituem a dinâmica patrimonial é proveniente dosatos e fatos administrativos.Atos Administrativos: são as ocorrências que não alteram diretamente o patrimônio. Ex.Admissão e demissão de funcionários e solicitação de mercadoria.Fatos Administrativos: são todas as ocorrências que alteram o patrimônio permutando os seusvalores ou modificando o patrimônio líquido. A Contabilidade tem como conteúdo o estudo e oregistro contábil dos fatos administrativos e através dos demonstrativos contábeis pode conhecerseus efeitos sobre o patrimônio. Os fatos administrativos podem ser: permutativos emodificativos. Permutativos: são os fatos que provocam variações específicas, permutando os elementos do ativo e do passivo, sem alterar a situação líquida. Este fato altera a qualidade do patrimônio. Ex: compra de um veículo a vista (+A -A), pagamento de uma dívida (-A –P). Modificativos: são os fatos que produzem alteração na situação líquida do patrimônio, ora diminuindo-o, ora aumentado-o. Assim, os fatos modificativos podem ser aumentativos e diminutivos. Ex: despesa a vista (-A -PL) diminutivo Receitas em geral (+A + PL) aumentativoEXEMPLO DE PLANO DE CONTAS A seguir apresentamos um exemplo de plano de contas, que com as devidasadaptações, pode ser utilizado por empresas industriais, comerciais ou prestadoras de serviços.1. ATIVO1.1 Ativo Circulante1.1.1 Disponível Cáritas São Pedro Apóstolo Página 29
  30. 30. ASSISTENTE ADMINISTRATIVO1.1.1.01 Caixa1.1.1.02 Banco c/Movimento1.1.1.02.01 Banco X1.1.1.02.02 Banco Y1.1.1.03 Aplicação de Liquidez Imediata1.1.1.04 Cheques em Cobrança1.1.1.05 Numerários em Trânsito1.1.2 Realizável a Curto Prazo1.1.2.01 Duplicatas a Receber1.1.2.02 (-) Duplicatas Descontadas1.1.2.03 (-) Provisão p/Devedores Duvidosos1.1.2.04 Impostos a Recuperar1.1.2.04.01 ICMS a Recuperar1.1.2.05 Cheques a Receber1.1.2.06 Adiantamento a Fornecedores1.1.2.07 Adiantamento a Empregados1.1.3 Estoque1.1.3.01 Matérias - Primas1.1.3.02 Material Secundário1.1.3.03 Produtos em Elaboração1.1.3.04 Produtos Acabados1.1.3.05 Mercadorias1.1.3.06 Material de Expediente1.1.4 Despesas Antecipadas1.1.4.01 Seguros a Vencer1.1.4.02 Encargos Financeiros a Apropriar1.1.4.03 Assinaturas e Anuidades1.2 Ativo Realizável a Longo Prazo1.2.1 Duplicatas a Receber1.2.2 (-) Duplicatas Descontadas1.2.3 (-) Provisão p/Devedores Duvidosos1.2.4 Adiantamentos a Sócios1.2.5 Adiantamentos a Acionistas1.2.6 Empréstimos a Coligadas1.2.7 Empréstimos a Controladas1.3 Ativo Permanente1.3.1 Investimentos1.3.1.01 Ações de Controladas1.3.1.02 Ações de Coligadas1.3.1.03 Ações de Outras Empresas1.3.1.04 Imóveis p/Alugar1.3.1.05 Objetos de Arte1.3.2 Imobilizado1.3.2.01 Imóveis1.3.2.02 Móveis e Utensílios1.3.2.03 Veículos1.3.2.04 Embarcações1.3.2.05 Máquinas e Equipamentos1.3.2.06 (-)Depreciação Acumulada1.3.2.07 Direitos Autorais1.3.2.08 (-) Amortização Acumulada1.3.2.09 Terrenos1.3.2.10 (-) Exaustão1.3.3 Diferido Cáritas São Pedro Apóstolo Página 30
  31. 31. ASSISTENTE ADMINISTRATIVO1.3.3.01 Custos Pré-Operacionais1.3.3.02 Gastos c/Estudos e Projetos1.3.3.03 Gastos c/ Modernização2. PASSIVO2.1 Passivo Circulante2.1.1 Fornecedores2.1.2 Duplicatas a Pagar2.1.3 Salários a Pagar2.1.4 INSS a Recolher2.1.5 FGTS a Recolher2.1.6 Provisão p/ 13º Salário2.1.7 Dividendos a Pagar2.1.8 Imposto de Renda a Recolher2.1.9 Contribuição Social a Recolher2.1.10 Provisão p/ Férias2.1.11 ICMS a Recolher2.1.12 PIS a Recolher2.1.13 COFINS a Recolher2.1.14 Empréstimos Bancários2.2 Passivo Exigível a Longo Prazo2.2.1 Adiantamento de Sócios2.2.2 Adiantamento de Acionistas2.2.3 Empréstimos de Coligadas2.2.4 Empréstimos de Controladas2.3 Resultado de Exercício Futuro2.3.1 Receitas Antecipadas2.3.2 (-) Custos Atribuídos as Receitas Diferidas2.4 Patrimônio Líquido2.4.1 Capital Social2.4.2 Reservas de Capital2.4.2.01 Reservas da Correção Monetária do Capital2.4.3 Reservas de Reavaliação2.4.4 Reservas de Lucros2.4.4.01 Reserva Legal2.4.5 Lucro Acumulado2.4.6 (-) Prejuízo Acumulado2.4.7 (-) Ações em Tesouraria3. RECEITAS3.1 Receitas Operacionais3.1.1 Vendas3.1.1.01 Receita de Vendas de Produtos3.1.1.02 Receita de Vendas de Mercadorias3.1.1.03 Receita de Prestação de Serviços3.1.2 Financeiras3.1.2.01 Juros Ativos3.1.2.02 Juros de Aplicações Financeiras3.1.2.03 Descontos Obtidos3.1.2.04 Variação Monetária Ativa3.1.3 Outras Receitas Operacionais3.1.3.01 Alugueis e Arrendamentos3.1.3.02 Vendas Acessórias Cáritas São Pedro Apóstolo Página 31
  32. 32. ASSISTENTE ADMINISTRATIVO3.1.3.03 Dividendos e Lucros Recebidos3.2 Receitas Não operacionais3.2.1 Diversas3.2.1.01 Lucro na Venda de Bens3.2.1.02 Lucro na Alienação de Imóveis3.2.1.03 Lucro na Alienação de Veículos3.2.1.03 Lucro na Alienação de Móveis e Utensílios3.2.1.03 Indenizações Recebidas4. DESPESAS4.1 Despesas Operacionais4.1.1 Despesas Administrativas4.1.1.01 Honorários da Diretoria4.1.1.02 Salários e Ordenados4.1.1.03 Encargos Sociais4.1.1.04 Energia Elétrica4.1.1.05 Material de Expediente4.1.1.06 Indenizações e Aviso Prévio4.1.1.07 Manutenção e Reparos4.1.1.08 Serviços Prestados por Terceiros4.1.1.09 Seguros4.1.1.10 Telefone4.1.1.11 Propaganda e Publicidade4.1.2 Despesas com Vendas4.1.2.01 Honorários da Diretoria4.1.2.02 Salários e Ordenados4.1.2.03 Encargos Sociais4.1.2.04 Energia Elétrica4.1.2.05 Material de Expediente4.1.2.06 Indenizações e Aviso Prévio4.1.2.07 Manutenção e Reparos4.1.2.08 Serviços Prestados por Terceiros4.1.2.09 Seguros4.1.2.10 Telefone4.1.1.11 Propaganda e Publicidade4.2 Despesas Não operacionais4.2.1. Perdas na Alienação de Imóveis4.2.2 Perdas na Alienação de Móveis e Utensílios Cáritas São Pedro Apóstolo Página 32
  33. 33. ASSISTENTE ADMINISTRATIVO4.2.3 Perdas na Alienação de Veículos4.2.3 Outras Baixas do Ativo Permanente4.2.4 Provisões para Perdas PermanentesESCRITURAÇÃOCONCEITOS É a técnica utilizada pela contabilidade para registrar, em ordem cronológica, todos osfatos administrativos que ocorrem no patrimônio das entidades, para fornecer informações sobrea composição do patrimônio e as variações nele ocorridas em determinado período. É o registro dos fatos contábeis, segundo os princípios e normas técnico-contábeis,tendo em vista demonstrar a situação econômico-patrimonial da entidade e os resultadoseconômicos por ela obtidos em um exercício. (Hilário Franco)MÉTODO DE ESCRITURAÇÃO O método de escrituração constitui-se em um conjunto de regras observadas comuniformidade para o registro dos fatos administrativos. Muitas tentativas de escrituração foram sendo elaboradas, ao longo dos séculos, pararegistrar os fatos contábeis até que, em 1949, em Veneza, através da publicação da obra“Tratatus Particularis de Computis et Scripturis” (Tratado Particular de Conta e Escrituração), ofrei e matemático Luca Paccioli, divulgou o método das “Partidas Dobradas”, que se mostrouo mais adequado, produzindo informações úteis e capazes de atender a todas as necessidadesdos usuários para gerir o patrimônio, tornando-se um marco na evolução contábil. O método das “Partidas Dobradas” consiste no princípio no qual para todo débito emuma conta, existe simultaneamente um crédito, da mesma maneira que a soma do débito seráigual a soma do crédito, assim como a soma dos saldos devedores será igual a soma dos saldoscredores.PROCESSOS DE ESCRITURAÇÃO Existem diversas maneiras para registrar os fatos administrativos na contabilidade, taiscomo: manual (escrituração manuscrita), maquinizada (efetuada em máquinas datilográficascomuns) e eletrônica (com a utilização de programas de computador). Cáritas São Pedro Apóstolo Página 33
  34. 34. ASSISTENTE ADMINISTRATIVO No processo eletrônico os lançamentos são introduzidos por digitação e processados porprograma de computador, que poderá a qualquer tempo fornecer informações contábeis, taiscomo: o saldo e a movimentação das contas, cálculo de impostos e de encargos sociais, folhasde pagamentos, balancetes de verificação, demonstrativos contábeis, entre outros. É o maismoderno e utilizado, atualmente, pelas empresas, principalmente as de médio e de grandeportes, por movimentarem centenas ou milhares de operações por dia (exige pessoal altamenteespecializado).LIVROS DE ESCRITURAÇÃO Para registrar os fatos contábeis ocorridos no patrimônio e atender as obrigações daslegislações: comercial, tributária, trabalhista e/ou previdenciária, as empresas, seja qual for suanatureza jurídica, utilizam diversos livros de escrituração que podem ser classificados em:Quanto à Necessidade de Manutenção: Obrigatórios: exigidos por lei. Ex: Diário, todos os livros fiscais exigidos pela legislação federal, estadual e municipal, os livros exigidos pela Lei nº 6.404/76 das Sociedades Anônimas. Facultativos: criados para prestar maior clareza e controle dos registros contábeis. Ex: Razão, Caixa, Bancos, Fornecedores, Controle de Estoques.Quanto à Utilidade: Principais: registram todos os fatos ocorridos, constituindo–se no centro de informação. Ex: Diário e Razão. Auxiliares: servem para desdobrar os registros constantes nos livros principais. Ex: Caixa, Conta Corrente, Livro de Duplicatas.Quanto à Natureza: Cronológicos: registram as datas de ocorrências dos fatos em ordem rigorosa. Ex: Diário, Caixa. Sistemáticos: registram os fatos separadamente por espécie, ou seja, por conta. Ex: Razão, Conta Corrente. Cáritas São Pedro Apóstolo Página 34
  35. 35. ASSISTENTE ADMINISTRATIVOLANÇAMENTOS É o registro dos fatos contábeis realizado através do método das partidas dobradas,sendo a partida devedora representada pela aplicação do recurso e a partida credora sendorepresentada pela origem do recurso.D: AplicaçãoC: Origem Os lançamentos atendem a duas funções: histórica que consiste na narração do fato emordem cronológica (dia, mês, ano e local) e monetária que compreende o registro da expressãomonetária dos fatos e o seu agrupamento conforme a natureza de cada um. E devem serescriturados de acordo com algumas disposições técnicas, tais como: evidenciar o local e a datado registro, a(s) conta(s) debitada(s), a(s) conta(s) creditada(s), o histórico da operação e o valorda operação.Ex: Compra de mercadorias à vista, em Belém (PA), no dia 10 de agosto de 2002, da Cia. dasMáquinas, conforme nota fiscal nº 666, no valor de R$ 35.000,00.Lançamento:Belém (PA), 10 de agosto de 2002.Mercadoriasa Caixa 35.000,00Compra de mercadorias à vista, conforme nota fiscal nº 666, da Cia. das Máquinas.FÓRMULAS DE LANÇAMENTOS Há 04 (quatro) fórmulas para registrar os fatos contábeis, de acordo com o número decontas debitadas e creditadas.1º Fórmula: uma conta debitada e outra creditada;Ex: Recebimento, em dinheiro, de duplicatas no valor de R$ 4.000,00D: CaixaC: Duplicatas a Receber 4.000,002º Fórmula: uma conta debita e mais de uma conta creditada. Cáritas São Pedro Apóstolo Página 35
  36. 36. ASSISTENTE ADMINISTRATIVOEx: Recebimento, em dinheiro, de duplicatas no valor de R$ 4.000,00, mais 10% de jurosdevido ao atraso no pagamento efetuado pelo cliente.D: Caixa 4.400,00C: Duplicatas a Receber 4.000,00C: Juros Ativos 400,003º Fórmula: mais de uma conta debitada e uma conta creditada.Ex: Pagamento de fornecedores, em dinheiro no valor de R$ 4.000,00 mais juros de 10% devidoao atraso no pagamento.D: Fornecedores 4.000,00D: Juros Passivos 400,00C: Caixa 4.400,004º Fórmula: mais de uma conta debitada e mais de uma conta creditada.Ex: Compra de mercadorias no valor de R$ 2.000,00 e de móveis e utensílios no valor de R$3.000,00, com pagamento de 50% à vista e o restante à prazo.D: Mercadorias 2.000,00D: Móveis e Utensílios 3.000,00 5.000,00C: Caixa 2.500,00C: Duplicatas a Pagar 2.500,00 5.000,00TÉCNICAS DE CORREÇÃO DOS ERROS DE ESCRITURAÇÃO Os erros de escrituração devem ser corrigidos mediante retificação de lançamentoatravés de estorno, complementação e transferência.Estorno: é utilizado quando ocorre a duplicidade de um mesmo lançamento contábil ou por errode lançamento da conta debitada ou da conta creditada.Complementação: é efetuada para corrigir o valor anteriormente registrado, aumentando-o oureduzindo-o.Transferência: regulariza o lançamento da conta debitada ou creditada indevidamente, atravésda transposição do valor para a conta adequada.Obs.: Os lançamentos realizados fora da época devida deverão registrar nos seus históricos, asdatas de sua efetiva ocorrência e o(s) motivo(s) do atraso.Exemplos de erros de lançamentos: 1- Erros de valor: Pago despesa com salários no valor de R$ 2.000,00, em dinheiro. Cáritas São Pedro Apóstolo Página 36
  37. 37. ASSISTENTE ADMINISTRATIVO Incorreto D: Despesas c/ Salários C: Caixa ...................................................200,00 Correto D: Despesas c/Salários C: Caixa ...................................................1.800,00 2- Troca de contas: Compra de matéria-prima, à vista, por R$ 8.650,00. Incorreto D: Matéria-prima C: Fornecedores ........................................ 8.650,00 Correto D: Fornecedores C: Caixa ......................................................8.650,00 3- Inversão de contas: Compra de um equipamento, à vista, por R$ 14.000,00. Incorreto D: Caixa C: Equipamentos ....................................... 14.000,00 Cancelamento do Incorreto D: Equipamentos C: Caixa ...................................................... 14.000,00 Correto D: Equipamentos C: Caixa ...................................................... 14.000,00EXERCÍCIO ECONÔMICOA atividade de gestão administrativa das entidades é contínua, mas é necessário estabelecerperíodos, geralmente, de um ano, coincidindo com o ano civil, para obter informações sobre asituação patrimonial, econômica e financeira em determinados períodos.A Lei nº 6.404/76 que regulamenta as entidades constituídas em forma de sociedades por ações(S/A), estabelece que seus balanços devam ter periodicidade de um ano, sem fixar a época emque devem iniciar e terminar os períodos administrativos.A legislação do imposto de renda estabelece que os balanços apresentados com base nopagamento do imposto devem compreender o período de doze meses e encerrar-se no dia 31 de Cáritas São Pedro Apóstolo Página 37
  38. 38. ASSISTENTE ADMINISTRATIVOdezembro de cada ano, podendo esse período ser inferior a doze meses, caso a entidade tenhasido constituída no decorrer do ano-calendário.O Banco Central exige que os bancos apresentem balanços a cada seis meses, embora seusexercícios sociais continuem por 12 meses. Dá-se o nome de exercício ao período no qual são registrados os fatos contábeis, geralmentecoincidindo com o ano civil, período em que se inicia, desenvolve e conclui a ação daadministração patrimonial. Exercício econômico: é o período de gestão em que são registrados os fatos de naturezaeconômica para informar sobre o resultado do desempenho administrativo, evidenciando lucroou prejuízo. As entidades sem fins lucrativos nas quais predominam registros contábeis depagamentos e de recebimentos, tais como: a União, os Estados e os Municípios, trabalham como período administrativo de gestão denominado exercício financeiro.OPERAÇÕES COM MERCADORIAS As empresas comerciais têm por finalidade a aquisição de mercadorias para revendaservindo como intermediárias nas trocas entre fornecedores e clientes. O controle da evoluçãodo patrimônio dessas empresas é realizado pela Contabilidade Comercial que registra através delançamentos todas as operações relacionadas com compras e vendas de mercadorias, despesasacessórias, descontos ou abatimentos incondicionais, devoluções e incidência de impostos, taiscomo: o Imposto sobre Circulação de Mercadorias (ICMS).Compra de Mercadorias As compras de mercadorias podem ser realizadas à vista ou a prazo. Nas compras àvista o pagamento é realizado no ato, enquanto nas compras a prazo, cria-se uma obrigação depagamento futuro.Ex.: Compra de mercadorias, à vista, no valor de R$ 460,00, conforme nota fiscal nº 0526 deNeves & Pontes Ltda. Mercadorias a Caixa 460,00 Compra de mercadorias, conforme nota fiscal nº 0526, de Neves & Pontes Ltda.Venda de Mercadorias As vendas de mercadorias, assim como as compras, também podem ser realizadas àvista ou a prazo, constituído-se na principal fonte de receitas das empresas comerciais.Ex.: Venda de mercadorias, à vista, conforme nossa nota fiscal nº 325, no valor de R$ 230,00. Cáritas São Pedro Apóstolo Página 38
  39. 39. ASSISTENTE ADMINISTRATIVO Caixa a Venda de Mercadorias 230,00 Conforme nossa nota fiscal nº 325Despesas Acessórias As compras de mercadorias podem ter seu custo aumentado pela ocorrência de despesasacessórias, como o valor de fretes e seguros, quando pagas pelo destinatário (comprador),sendo, geralmente, destacadas ema nota fiscal.Ex.: Compra de mercadorias, à vista, no valor de R$ 840,00, conforme nota fiscal nº 0415 deSilva & Souza Ltda. As mercadorias foram transportadas por R.J.J. Transportes Ltda., pelovalor de R$ 36,00, correspondentes a fretes e seguros, conforme nota fiscal de serviços etransportes nº 03814 e apólice de seguro nº 5638. Mercadorias a Caixa 840,00 Compra de mercadorias, conforme nota fiscal nº 0415, de Silva & Souza Ltda. Fretes e Seguros a Caixa 36,00 Despesas com transporte sobre compras, igual a fretes mais seguros, pago à R.J.J. Transportes Ltda., conforme nota fiscal nº 03814 e apólice nº 5638. Mercadorias a Fretes e Seguros 36,00 Correspondentes a fretes e seguros pagos na compra supra que se transferem para integrar o custo de aquisição.Descontos ou Abatimentos Incondicionais O valor das mercadorias pode ser reduzido pela obtenção de descontos ou abatimentosincondicionais, destacados em nota fiscal e não dependentes, para sua concessão, de eventoposterior à emissão desse documento.Obs.: Quando a nota fiscal destacar o desconto ou abatimento incondicional e o valor total danota fiscal já estiver deduzido do valor do desconto, não é obrigatória sua contabilização.Ex.: Compra de mercadorias, à vista, no valor de R$ 760,00, conforme nota fiscal nº 2489, deNeves & Alves Ltda., com desconto incondicional no valor de R$ 60,00. Mercadorias a Diversos Conforme nota fiscal nº 2489, de Neves & Alves Cáritas São Pedro Apóstolo Página 39
  40. 40. ASSISTENTE ADMINISTRATIVO Ltda., como segue: a Caixa Valor da nota fiscal supra 760,00 a Descontos Incondicionais Obtidos Conforme destaque na nota fiscal supra 60,00 700,00Devolução de Compras e de Vendas Após a realização de uma compra ou de uma venda, pode ocorrer sua anulação parcialou total por diversos motivos, tais como: problemas financeiros do comprador, defeitos nasmercadorias, entre outros motivos desconhecidos no momento da aquisição ou da venda,ocasionando sua devolução.Ex.: Devolução de compras correspondente ao valor total da nota fiscal nº 0225 de Mendes &Silva Ltda. Caixa a Devolução de Compras 830,00 Devolução de compras conforme nota fiscal nº 0225 de Mendes & Silva Ltda.Ex.: Devolução de vendas efetuadas no dia 29.07.2002, correspondente ao valor total de nossanota fiscal nº 04106. Devolução de Vendas a Caixa 540,00 Mercadorias recebidas em devolução, conforme nota fiscal nº 04256, correspondente a venda efetuada em 29.07.2002, através de nossa nota fiscal nº 04106.ICMS Incidente sobre Vendas O Imposto sobre Operações Relativas à Circulação de Mercadorias e sobre a Prestaçãode Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação – ICMS, é umimposto de competência estadual, incidente sobre as atividades de circulação de mercadorias esobre a prestação de alguns serviços específicos como o transporte interestadual eintermunicipal, comunicação e energia elétrica. O ICMS é calculado mediante aplicação de uma alíquota (porcentagem) sobre o valordas mercadorias ou dos serviços. Esta alíquota é estabelecida de acordo com o tipo demercadoria ou do serviço, sua origem e sua destinação. No Pará a alíquota, atualmente, é de17%. A base de cálculo do ICMS é o valor da mercadoria ou serviço registrado na nota fiscal. O ICMS é um imposto não cumulativo, pois o valor pago em uma operação deve sercompensado no valor do imposto a pagar na operação seguinte. Cáritas São Pedro Apóstolo Página 40

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