Este documento fornece informações sobre conceitos e métodos de arquivologia, incluindo: 1) A finalidade dos arquivos é preservar e fornecer acesso à informação, além de servir como base para compreender a evolução humana. 2) São descritos os estágios de evolução dos arquivos - arquivo corrente, intermediário e permanente - e os principais métodos de arquivamento como alfabético, geográfico e numérico. 3) É explicada a diferença entre arquivos, bibliotecas e

1. NONOÇÇÕES DE ARQUIVOLOGIAÕES DE ARQUIVOLOGIA
PROFPROFªª.. ÉÉLIDA MENEZESLIDA MENEZES
CONCURSO TRE/MSCONCURSO TRE/MS
NEON CONCURSOSNEON CONCURSOS

2. ARQUIVOLOGIAARQUIVOLOGIA –– MMÉÉTODOS E TTODOS E TÉÉCNICAS DECNICAS DE
ARQUIVOARQUIVO
Finalidade:Finalidade:
--PreservaPreservaççãoão
--AcessoAcesso àà informainformaçção de seus documentos queão de seus documentos que
servemservem àà AdministraAdministraçção eão e àà HistHistóóriaria
-- Base teBase teóórica e prrica e práática para que setica para que se
compreenda o processo evolutivo dacompreenda o processo evolutivo da
humanidade.humanidade.
--FunFunçções e atividades dosões e atividades dos óórgãos produtores,rgãos produtores,
seja pessoa fseja pessoa fíísica, jursica, juríídica, pdica, púública ou privada.blica ou privada.
Portanto, arquivos organizados, e nuncaPortanto, arquivos organizados, e nunca
fragmentados.fragmentados.

3. TERMINOLOGIA ARQUIVISTICATERMINOLOGIA ARQUIVISTICA
AcervoAcervo -- totalidade dos documentos conservados em um arquivo.totalidade dos documentos conservados em um arquivo.
AcessoAcesso –– possibilidade de consulta a um arquivo, como resultado depossibilidade de consulta a um arquivo, como resultado de
autorizaautorizaçção legal.ão legal.
AcondicionamentoAcondicionamento –– embalagem destinada a proteger os documentos e aembalagem destinada a proteger os documentos e a
facilitar seu manuseio.facilitar seu manuseio.
AcumulaAcumulaççãoão –– formaformaçção progressiva, natural e orgânica do arquivo.ão progressiva, natural e orgânica do arquivo.
ArmazenamentoArmazenamento –– guarda de documento em mobiliguarda de documento em mobiliáário ou equipamentosrio ou equipamentos
prpróóprios emprios em ááreas que lhes são destinadas.reas que lhes são destinadas.
ArquivamentoArquivamento –– conjunto das operaconjunto das operaçções de acondicionamento eões de acondicionamento e
armazenamento de documentos.armazenamento de documentos.
ArquivistaArquivista –– profissional de arquivo, de nprofissional de arquivo, de níível superior.vel superior.

4. ARQUIVARQUIVÍÍSTICASTICA
DisciplinaDisciplina –– tambtambéém conhecida comom conhecida como
arquivologia que tem por objeto oarquivologia que tem por objeto o
conhecimento da natureza dos arquivos e dasconhecimento da natureza dos arquivos e das
teorias, mteorias, méétodos e ttodos e téécnicas a serem observadoscnicas a serem observados
na sua constituina sua constituiçção, organizaão, organizaçção,ão,
desenvolvimento e utilizadesenvolvimento e utilizaçção.ão.

5. ARQUIVOARQUIVO
Conjunto de documentos que independentemente daConjunto de documentos que independentemente da
natureza ou do suporte, são reunidos por acumulanatureza ou do suporte, são reunidos por acumulaççãoão
ao longo das atividades de pessoas fao longo das atividades de pessoas fíísicas ousicas ou
jurjuríídicas, publicas ou privadas.dicas, publicas ou privadas.
Entidade administrativa responsEntidade administrativa responsáável pela custvel pela custóódia,dia,
pelo tratamento documental e pela utilizapelo tratamento documental e pela utilizaçção dosão dos
arquivos sob sua jurisdiarquivos sob sua jurisdiçção.ão.
EdifEdifíício em que são guardados os arquivoscio em que são guardados os arquivos
MMóóvel destinado a guarda de documentos.vel destinado a guarda de documentos.

6. CONSERVACONSERVAÇÇÃOÃO
Conjunto de procedimentos e medidas destinadas a assegurar aConjunto de procedimentos e medidas destinadas a assegurar a
proteproteçção fão fíísica dos arquivos contra agentes de deteriorasica dos arquivos contra agentes de deterioraçção.ão.
DOCUMENTODOCUMENTO
Unidade de registro de informaUnidade de registro de informaçção, qualquer que seja o suporteão, qualquer que seja o suporte
utilizado.utilizado.
CLIMATIZACLIMATIZAÇÇÃOÃO
Controle de temperatura e umidade relativa e de poluentes,Controle de temperatura e umidade relativa e de poluentes,
por meio de instrumentos, com o objetivo de criar umapor meio de instrumentos, com o objetivo de criar uma
atmosferaatmosfera àà conservaconservaçção.ão.

7. ÓÓRGÃOS DE DOCUMENTARGÃOS DE DOCUMENTAÇÇÃOÃO
ARQUIVO, BIBLIOTECA E MUSEU: noARQUIVO, BIBLIOTECA E MUSEU: noççõesões
que se confundiram por muito tempo, não sque se confundiram por muito tempo, não sóó
pela finalidade e forma fpela finalidade e forma fíísica dos documentos,sica dos documentos,
mas tambmas tambéém, porque estas instituim, porque estas instituiçções tinham oões tinham o
mesmo objetivo. Elas funcionavam comomesmo objetivo. Elas funcionavam como
grandes depgrandes depóósitos de documentos de qualquersitos de documentos de qualquer
espespéécie, produzidos pelo homem.cie, produzidos pelo homem.
As três tem a funAs três tem a funçção de guardar, mas seusão de guardar, mas seus
objetivos são diferentes, podendo ser assimobjetivos são diferentes, podendo ser assim
definidos:definidos:

8. ArquivoArquivo
ÉÉ o conjunto de documentos queo conjunto de documentos que
independentemente da natureza ouindependentemente da natureza ou
suporte, são reunidos porsuporte, são reunidos por
acumulaacumulaçção ao longo das atividadesão ao longo das atividades
de pessoas fde pessoas fíísicas ou jursicas ou juríídicas,dicas,
publicas ou privadas, visando apublicas ou privadas, visando a
utilidade que poderão oferecer noutilidade que poderão oferecer no
futuro.futuro.

9. BibliotecaBiblioteca
ÉÉ o conjunto de material, em suao conjunto de material, em sua
maioria impresso, dispostomaioria impresso, disposto
ordenadamente para estudo,ordenadamente para estudo,
pesquisa e consulta.pesquisa e consulta.

10. MuseusMuseus
InstituiInstituiçções de interesse pões de interesse púúblico, criada com ablico, criada com a
finalidade definalidade de conservar, estudarconservar, estudar ee colocarcolocar aa
disposidisposiççãoão do pdo púúblico conjuntos de peblico conjuntos de peçças eas e
objetos de valor cultural. Observaobjetos de valor cultural. Observa--se, então quese, então que
as finalidades dasas finalidades das Bibliotecas e dos MuseusBibliotecas e dos Museus
são essencialmente CULTURAIS, enquanto quesão essencialmente CULTURAIS, enquanto que
as dosas dos ArquivosArquivos são FUNCIONAIS, porsão FUNCIONAIS, poréém om o
valor cultural existe, uma vez que constituem avalor cultural existe, uma vez que constituem a
base fundamental para o conhecimento dabase fundamental para o conhecimento da
HistHistóória.ria.

11. ESTESTÁÁGIOS DE EVOLUGIOS DE EVOLUÇÇÃOÃO ––
TEORIA DAS TRES IDADESTEORIA DAS TRES IDADES
Para que os arquivos possamPara que os arquivos possam
desempenhar suas fundesempenhar suas funçções, tornaões, torna--sese
indispensindispensáável que os documentos estejamvel que os documentos estejam
dispostos de forma a servir o usudispostos de forma a servir o usuáário comrio com
precisão e rapidez. A metodologia a serprecisão e rapidez. A metodologia a ser
adotada deveradotada deveráá atender as necessidadesatender as necessidades
da instituida instituiçção a que serve, como tambão a que serve, como tambéém,m,
a cada esta cada estáágio de evolugio de evoluçção por queão por que
passam os arquivos.passam os arquivos.

12. Arquivo de 1Arquivo de 1ªª Idade ou CorrenteIdade ou Corrente
ConstituConstituíídos de documentos em curso oudos de documentos em curso ou
consultados frequentemente, conservadosconsultados frequentemente, conservados
nos escritnos escritóórios ou nas repartirios ou nas repartiçções que seões que se
recebem e os produziram emrecebem e os produziram em
dependências prdependências próóximas de fximas de fáácil acesso.cil acesso.

13. Arquivo de 2Arquivo de 2ªª Idade ouIdade ou
IntermediIntermediááriorio
ConstituConstituíído de documentos que deixarado de documentos que deixara
de ser freqde ser freqüüentes consultados, mas cujosentes consultados, mas cujos
óórgãos que os receberam e os produziramrgãos que os receberam e os produziram
podem ainda solicitpodem ainda solicitáá--los. A permanêncialos. A permanência
dos documentos nesses arquivosdos documentos nesses arquivos éé
transittransitóória.ria.

14. Arquivo de 3Arquivo de 3ªª Idade ouIdade ou
PermanentePermanente
ConstituConstituíído de documentos que perderamdo de documentos que perderam
todo valor de natureza administrativa e quetodo valor de natureza administrativa e que
conservam em razão de seu valor histconservam em razão de seu valor históóricorico
(probat(probatóório e informativo) os meios derio e informativo) os meios de
conhecer o passado e sua evoluconhecer o passado e sua evoluçção. Estesão. Estes
são os arquivos propriamente ditos.são os arquivos propriamente ditos.
A cada uma dessas fases, corresponde umaA cada uma dessas fases, corresponde uma
maneira diferente de conservar e tratar osmaneira diferente de conservar e tratar os
documentos e, consequentemente, umadocumentos e, consequentemente, uma
organizaorganizaçção adequada.ão adequada.

15. MMÉÉTODOS DE ARQUIVAMENTOTODOS DE ARQUIVAMENTO
A escolha do mA escolha do méétodo de arquivamentotodo de arquivamento
deve considerar as caracterdeve considerar as caracteríísticas dossticas dos
documentos a serem classificados.documentos a serem classificados.
Os mOs méétodos btodos báásicos de arquivamentosicos de arquivamento
mais utilizados são os seguintes:mais utilizados são os seguintes:
AlfabAlfabéético;tico;
GeogrGeográáfico;fico;
NumNuméérico simples;rico simples;
IdeogrIdeográáfico.fico.

16. MMéétodo Alfabtodo Alfabééticotico
Elemento principalElemento principal éé o nome, neste mo nome, neste méétodo nãotodo não
éé necessnecessáário consultarrio consultar ííndices para se localizarndices para se localizar
os documentos. As fichas ou pastas sãoos documentos. As fichas ou pastas são
colocadas em ordem alfabcolocadas em ordem alfabéética, segundo astica, segundo as
regras gerais de Alfabetizaregras gerais de Alfabetizaçção.ão.
ConsideraConsidera--se, primeiro, ose, primeiro, o úúltimo sobrenome,ltimo sobrenome,
depois o prenome.depois o prenome.
Exemplos: Jorge Elias de AlencarExemplos: Jorge Elias de Alencar
Eduardo FonsecaEduardo Fonseca
ArquivamArquivam--se: Alencar, Jorge Elias dese: Alencar, Jorge Elias de
Fonseca, EduardoFonseca, Eduardo

17. Quando houver sobrenomes iguais,Quando houver sobrenomes iguais,
prevalece a ordem alfabprevalece a ordem alfabéética do prenome:tica do prenome:
Exemplos:Exemplos: ZulmiraZulmira AlbuquerqueAlbuquerque
Sandra AlbuquerqueSandra Albuquerque
ArquivamArquivam--se: Albuquerque, Sandrase: Albuquerque, Sandra
Albuquerque,Albuquerque, ZulmiraZulmira

18. Empresas com nomes abreviadosEmpresas com nomes abreviados
são considerados como se tivessemsão considerados como se tivessem
escritos por extenso.escritos por extenso.
Exemplos: Cia. Eletricidade deExemplos: Cia. Eletricidade de BrasBrasííll
TelebrasTelebrasíílialia
ArquivamArquivam--se: Companhia de Eletricidade dese: Companhia de Eletricidade de
BrasBrasíílialia
TelecomunicaTelecomunicaçções de Brasões de Brasíílialia

19. Sobrenomes compostosSobrenomes compostos –– ligados porligados por
hhíífens terão entrada pela primeira parte.fens terão entrada pela primeira parte.
Exemplos: Osmar VilasExemplos: Osmar Vilas--BoasBoas
Bianca DuqueBianca Duque--EstradaEstrada
ArquivamArquivam--se: Duquese: Duque--Estrada, BiancaEstrada, Bianca
VilasVilas--Boas, OsmarBoas, Osmar

20. Se o nome for composto de doisSe o nome for composto de dois
sobrenomes ligados pela partsobrenomes ligados pela partíículacula e,e,
estes serão considerados compostos.estes serão considerados compostos.
Exemplos: Regina Costa e SilvaExemplos: Regina Costa e Silva
SSéérgio Moura e Santosrgio Moura e Santos
ArquivamArquivam--se: Costa e Silva, Reginase: Costa e Silva, Regina
Moura e Santos, SMoura e Santos, Séérgiorgio

21. Os nomes com Santo, Santa e São,Os nomes com Santo, Santa e São,
seguem a regra dos nomes formados deseguem a regra dos nomes formados de
um substantivo e um adjetivo.um substantivo e um adjetivo.
Exemplos: Maria Santa ClaraExemplos: Maria Santa Clara
JosJoséé São MarcosSão Marcos
Igor Santo AmaroIgor Santo Amaro
ArquivamArquivam--se: Santa Clara, Mariase: Santa Clara, Maria
Santo Amaro, IgorSanto Amaro, Igor
São Marcos, JosSão Marcos, Joséé

22. TTíítulos como Doutor, General, Conde,tulos como Doutor, General, Conde,
Ministros, etc.., devem figurar no fim, entreMinistros, etc.., devem figurar no fim, entre
parênteses.parênteses.
Exemplos: Doutor, Abel de AlmeidaExemplos: Doutor, Abel de Almeida
MinistroMinistro DilsonDilson FunaroFunaro
ArquivamArquivam--se: Almeida, Abel de (Doutor)se: Almeida, Abel de (Doutor)
Funaro,Funaro, DilsonDilson (Ministro)(Ministro)

23. Os nomes que exprimem grau de parentesco comOs nomes que exprimem grau de parentesco com
JJúúnior, Filho, Sobrinho, Neto, são considerados partesnior, Filho, Sobrinho, Neto, são considerados partes
integrantes dointegrantes do úúltimo sobrenome, mas não sãoltimo sobrenome, mas não são
considerados pela alfabetaconsiderados pela alfabetaçção.ão.
Exemplos: JanaExemplos: Janaíína Antunes Netana Antunes Neta
Carlos Santos JCarlos Santos Júúniornior
Marcos Lima SobrinhoMarcos Lima Sobrinho
Mario Dutra FilhoMario Dutra Filho
ArquivamArquivam--se: Antunes Neta, Janase: Antunes Neta, Janaíínana
Dutra Filho, MarioDutra Filho, Mario
Lima Sobrinho, MarcosLima Sobrinho, Marcos
Santos Junior, CarlosSantos Junior, Carlos

24. Nomes orientaisNomes orientais –– Japoneses, Chineses eJaponeses, Chineses e
ÁÁrabes são registrados como se apresentam.rabes são registrados como se apresentam.
Exemplos:Exemplos: ChenChen TaiTai--ChienChien
RoinRoin KoKo--ShengSheng
Al BemAl Bem HurHur
ArquivamArquivam--se: Al Bense: Al Ben HurHur
ChenChen TaiTai--ChienChien
RoinRoin KoKo--ShengSheng

25. Os nome espanhOs nome espanhóóis: sobrenome paternois: sobrenome paterno
antecede o materno, não devendo serantecede o materno, não devendo ser
abreviado.abreviado. ÉÉ por este que se deve entrar.por este que se deve entrar.
Exemplos: JorgeExemplos: Jorge PinPin YY SolerSoler
Silvia Perez FontanaSilvia Perez Fontana
ArquivamArquivam--se: Perez Fontana, Silviase: Perez Fontana, Silvia
PinPin YY SolerSoler, Jorge, Jorge

26. As firmas, empresas, instituiAs firmas, empresas, instituiçções eões e óórgãosrgãos
governamentais devem ser consideradosgovernamentais devem ser considerados
tais como se apresentam.tais como se apresentam.
Exemplos: C & ModasExemplos: C & Modas
J. Câmara & Irmãos S/AJ. Câmara & Irmãos S/A

27. Os congressos, conferências, reuniões, assemblOs congressos, conferências, reuniões, assemblééias,ias,
quando precedidas de nquando precedidas de núúmero, que estejam emmero, que estejam em
algarismos ou por extenso, entrarão pelo nome e osalgarismos ou por extenso, entrarão pelo nome e os
nnúúmeros são colocados no fim entre parênteses.meros são colocados no fim entre parênteses.
Exemplos: 5Exemplos: 5ºº Congresso de PsicologiaCongresso de Psicologia
2020ªª Reunião da AssociaReunião da Associaçção Comercial.ão Comercial.
ArquivamArquivam--se: Congresso de Psicologia (5se: Congresso de Psicologia (5ºº))
Reunião da AssociaReunião da Associaçção Comercial (20ão Comercial (20ºº))