Se transformer pour gérer son portefeuille de projets dans un monde en changement permanent (VUCA) - Conférence présentée au Symposium 2015 de PMI-Montréal

1. 1
Le voyage du héros
et la quête du BON projet !
Se transformer pour gérer son portefeuille de projets
dans un monde en changement permanent
Charlotte Goudreault, MBA, Maître praticienne en PNL, Quali•Scope
Claude Émond, BEng, MEng, MBA, rmc, CD, PMP, Quali•Scope

2. Le voyage du héros
et la quête du BON projet !
2
Se transformer pour gérer
son portefeuille de projets
dans un monde en
changement permanent
Charlotte Goudreault, MBA, Maître praticienne en PNL, Quali•Scope
Claude Émond, BEng, MEng, MBA, rmc, CD, PMP, Quali•Scope

3. 3
Le voyage du héros
et la quête du BON projet !
 Montrer que la mise en place de la gestion par
portefeuille de projets, en ce début de 21e siècle,
est un passage obligé, un véritable «voyage du
héros» incluant des changements très
importants (culture, rôles et structure)
 Illustration sommaire - cas concret
 Montrer que ces changements sont loin d’être les
derniers et que LE BON projet que doivent
réaliser toutes les organisations est le même
pour tous
2,5 objectifs:
3

4. Le voyage du héros
et la quête du BON projet !
L’itinéraire que nous allons suivre
0
La vie est belle
(Business AsUsual)
6
Nouvelles ressources
(Nouveaux Alliés)
1
Changement
externe
2
Résistance
Maintien du
Statu Quo
3
Rien ne va plus
(Life sucks)
7
Transformation
progressive + rapide
4
Reconnaissance
de la nécessité
de changer
5
Début de la
Transformation
(Passage du seuil)
0
La vie est belle
(NewBusiness AsUsual)
?
8
Nouvelle normale
Nouveau Statu Quo
4CG

5. Le voyage du héros
et la quête du BON projet !
• Le héros vit une situation stable,
confortable, simple, familière
• Il accepte l’usure, la routine,
l’insatisfaction parce que le
changement déstabiliserait le
système actuel
0
5
La vie est belle
(Business As Usual)
CG

6. Le voyage du héros
et la quête du BON projet !
La vie est belle (Business As Usual) 0
Ils font ce qu’on leur demande !

7. Le voyage du héros
et la quête du BON projet !
Modèle de la chaîne de montage couplée à l’approche directive-hiérarchique-du
haut vers le bas, préféré par les baby-boomers… encore en vigueur
La vie est belle
(Business As Usual)

8. Le voyage du héros
et la quête du BON projet !
Changement
1
• Un changement survient qui
rend la situation inconfortable
• Les compensations à l’usure, la
routine, l’insatisfaction ne
suffisent plus au héros
8CG

9. Le voyage du héros
et la quête du BON projet !
Le monde a changé et ces changements s’accélèrent:
• Première crise du pétrole (1974)
• Inflation galopante (années 80)
• Destruction du mur de Berlin (1989)
• Crise asiatique (fin des années 90)
• Crash financier de 2008
• Changements climatiques !?
• Etc…
9
Changements
EXTERNES
CG

10. Le voyage du héros
et la quête du BON projet !
10
2Changements
olatile
ncertain
omplex
mbiguous
V
U
C
A
CG

11. Le voyage du héros
et la quête du BON projet !
 Globalisation des marchés
 Fenêtres d’opportunités plus petites
 « Time to Market » de plus en plus rapide
 Production « à la demande »
 Innovation à la hausse et multiplication des
projets
 Ressources stratégiques de plus en plus
limitées
 Le « meilleur, plus vite, moins cher » (BFC)
 Beaucoup de turbulence et d’incertitude dans un
environnement en changement permanent
Changements
EXTERNES
11CG

12. Le voyage du héros
et la quête du BON projet !
2Changements
Espérons qu’ils savent ce qu’ils font ...
…et qu’ils veulent le faire !

13. Le voyage du héros
et la quête du BON projet !
Les employés:
 participent à des projets quisont
multidisciplinaireset impliquentplusieurs
services ousilos
 partagent leur temps entre des tâches
récurrentes (opérations)et du travail de projet
 travaillent sur un ensemblede projets et
autres activitésdontla priorité pour
l’organisation n’estpas claire
 proviennent de plus en plus de la
génération Y (Millenials)
Changements
INTERNES
13

14. Le voyage du héros
et la quête du BON projet !
Résistance
Maintien du Statu Quo
2 • S’accrochant au statu quo, le
héros refuse le changement
• Il fuit, paralyse ou lutte contre le
changement (Fight, Flight,
Freeze)
14CG

15. Le voyage du héros
et la quête du BON projet !
Toujours une vision du haut vers le bas
sans remettre en question le M.O.
• Six Sigma: réduire la variabilité du
SYSTÈME EXISTANT
• LEAN à l’américaine (PLUS AVEC MOINS -
efficience et CONTRÔLE des coûts)
…………..
«Savoir faire» avant «savoir être»
(gestion du changement in extremis, non
intégrée et du haut vers le bas)
Résistance
Maintien du Statu Quo

16. Le voyage du héros
et la quête du BON projet !
Toujours une vision du haut vers le bas
sans remettre en question le M.O.
• Six Sigma: réduire la variabilité du
SYSTÈME EXISTANT
• LEAN à l’américaine (PLUS AVEC MOINS -
efficience et CONTRÔLE des coûts)
…………..
«Savoir faire» avant «savoir être»
(gestion du changement in extremis, non
intégrée et du haut vers le bas)
Résistance
Maintien du Statu Quo

17. Le voyage du héros
et la quête du BON projet !
Rien ne va plus
(Life sucks)
3
• Quelle que soit sa réaction
première, le héros réalise que le
changement ne peut être ignoré
17CG

18. Le voyage du héros
et la quête du BON projet !
Rien ne va plus
(Life sucks)
RETOUR SUR LES PROJETS
DÉSASTREUX (BÉNÉFICES)
NOS EMPLOYÉS NE SUIVENT PAS
(VALEURS ET «WIIFM»)
40 %
33 %
27 %
18CG

19. Le voyage du héros
et la quête du BON projet !
4
Reconnaissance
de la nécessité
de changer
• Le héros constate la nécessité
d’agir, observe la situation et
recherche des appuis et des
ressources (y compris en lui-
même)
• Cas concret
19CG

20. Le voyage du héros
et la quête du BON projet !
5
Début de la
Transformation
(Passage du seuil)
• Le héros franchit le seuil,
amorce la transformation et
s’engage sur la voie du
changement
• Cas concret
20CG

21. Le voyage du héros
et la quête du BON projet !
Début de la
Transformation
(Passage du seuil)
Gestionde la réalisation etde
l’optimisation des bénéfices
= Gestionde portefeuillede projets
(faire les «bons» projets)
21

22. Le voyage du héros
et la quête du BON projet !
Début de la
Transformation
(Passage du seuil)
Gestionde la réalisation etde
l’optimisation des bénéfices
= Gestionde portefeuillede projets
(faire les «bons» projets)
22

23. Le voyage du héros
et la quête du BON projet !
Nouvelles ressources
(Nouveaux Alliés)
6
• En prenant cette nouvelle route,
le héros se trouve de nouveaux
alliés qui partagent sa vision
(Flock)
• Ils trouvent leur compte à suivre
le même chemin et deviennent
ainsi des partenaires à part
entière
• Le voyage n’en sera que plus
facile et rapide (Flow)
• Cas concret
23CG

24. Le voyage du héros
et la quête du BON projet !
GESTION DE PORTEFEUILLE DE PROJETS
(FAIRE LES «BONS» PROJETS)
Nouveaux rôles etresponsabilités (BRM=Benefits Realisation Management)
QUI
BÉNÉFICES «POTENTIELS» (EN DEVENIR) BÉNÉFICES RÉELS
RÉCUPÉRATION ,
PRODUCTION RÉCURRENTE ET
AMÉLIORATION EN CONTINU
DES BÉNÉFICES
• Analyste d’affaires
Support à la gestion du «Pourquoi» (le «business case»)
Analyse, recommandations, protection, évolution, accélération et optimisation des bénéfices
• Sponsor
Gestion du «Pourquoi» - Gestion des bénéfices
Choix, planification, protection, évolution, accélération et optimisation des bénéfices
• Gestionnaire du projet
Gestion du «Quoi»
et du «Comment»
Préparation et validation
du «business case»• ????
Planification, protection, évolution, accélération et
optimisation des bénéfices
24

25. Le voyage du héros
et la quête du BON projet !
SAVOIR ÊTRE
ALIGNEMENT DES OBJECTIFS
INDIVIDUELS AVEC LES OBJECTIFS DE
L’ÉQUIPE DE PROJET
Gestion de l’engagement des parties prenantes
= Alignement des intérêts, des valeurs et des comportements
CULTURE
ORGANISATIONNELLE
25

26. Le voyage du héros
et la quête du BON projet !
SAVOIR ÊTRE (CULTURE ORGANISATIONNELLE)
ALIGNEMENT DES OBJECTIFS
INDIVIDUELS AVEC LES OBJECTIFS DE
L’ÉQUIPE DE PROJET
• Faire plus avec ce qu’on a (lean japonais)
• Le contrôle est remplacépar la confiance
• On laisseles équipes de projet s’auto-organiser (holacratie) et
s’autogérer autour d’une visioncommune et d’un objectif clair
• Transparence et communicationen continu
26

27. Le voyage du héros
et la quête du BON projet !
ALIGNEMENT DES OBJECTIFS
INDIVIDUELS AVEC LES OBJECTIFS DE
L’ÉQUIPE DE PROJET
• Le dirigeant ne dirige plus
• Il est le gardien de la vision
• Il est un «servantleader», le jardinier qui fournit les ressources requises pour
assurer la bonne santé de son jardinet en maximiser lacroissanceet les
bénéfices pour tous
27
SAVOIR ÊTRE (CULTURE ORGANISATIONNELLE)

28. Le voyage du héros
et la quête du BON projet !
ALIGNEMENT DES OBJECTIFS
INDIVIDUELS AVEC LES OBJECTIFS DE
L’ÉQUIPE DE PROJET
• L’humain au centre des décisions
• Co-leadership, co-création et co-sponsorship
• Chaque individu est responsable de ses actions mais l’équipe est
collectivement imputable des résultats et de livrer les bénéfices
• On travaille ensemble à optimiser les bénéficespour tous
• Développement durable et mieux vivre = bénéficesultimes (valeurs des
millennials)
28
SAVOIR ÊTRE (CULTURE ORGANISATIONNELLE)

29. Le voyage du héros
et la quête du BON projet !
7
Transformation
progressive + rapide
• Le héros (avec ses partenaires)
recherche des bénéfices à court
terme pour stimuler le changement
amorcé
• De plus en plus agiles, ils font de
plus en plus les bons projets et les
bénéfices sont apparents et à la
hausse
• Comme chacun y trouve son
compte, l’engagement est durable
• Cas concret
29CG

30. Le voyage du héros
et la quête du BON projet !
Nouvelle normale
Nouveau Statu Quo
• En fait on a changé de façon
significative
• Un nouveau statu quo et un nouvel
équilibre (normale) sont atteints
• Le savoir faire ET le savoir être ont
évolué, s’adaptant au contexte et
s’alignant avec l’environnement
externe
30
8
CG

31. Le voyage du héros
et la quête du BON projet !
Nouvelle normale
Nouveau Statu Quo
• En fait on a changé de façon
significative
• Un nouveau statu quo et un nouvel
équilibre (normale) sont atteints
• Le savoir faire ET le savoir être ont
évolué, s’adaptant au contexte et
s’alignant avec l’environnement
externe
31
8
CG

32. Le voyage du héros
et la quête du BON projet !
La vie est belle
(New Business As Usual)
Espérons qu’ils savent ce qu’ils font
et qu’ils veulent le faire !!
0
• Mais est-ce vraiment la
fin du voyage?
• Est-ce enfin le repos
«définitif» du héros?
32
???

33. Le voyage du héros
et la quête du BON projet !

34. Le voyage du héros
et la quête du BON projet !
34
Loïc LEOFOLD
Gestion en continu des cycles de changement
https://lleofold.wordpress.com/2014/07/10/voyage-vers-lharmocratie-ou-comment-manager-la-generation-z/

35. Le voyage du héros
et la quête du BON projet !
35
La PANARCHIE
et
Le CYCLE ADAPTATIF
(HOLLING)

36. Le voyage du héros
et la quête du BON projet !Source: Fortes Solutions

37. Le voyage du héros
et la quête du BON projet !Source: Fortes Solutions

38. Le voyage du héros
et la quête du BON projet !
38CG

39. Le voyage du héros
et la quête du BON projet !
39
Pour en savoir plus (1/2)
• Le voyage du héros: https://fr.wikipedia.org/wiki/Voyage_du_h%C3%A9ros
• L’environnement «VUCA» et ses implications pour le management:
http://fr.slideshare.net/vallatph/mpr-2-14vica-pdf-def
• Étude sur le récupération des bénéfices:
http://fr.slideshare.net/CollectiveKnowledge/the-productivity-implementation-
challenge
• Introduction à la gestion de portefeuille:
http://fr.slideshare.net/claudee/introduction-la-gpp-gestion-de-portefeuille-de-projets
• Nouveaux rôles de la gestion de portefeuille (sponsors et analystes d’affaires):
http://fr.slideshare.net/claudee/c-emond-iiba-mai-2014
• Étude sur l’engagement des employés (Gallup):
http://www.gallup.com/poll/165269/worldwide-employees-engaged-work.aspx

40. Le voyage du héros
et la quête du BON projet !
40
• Modèle de Loïc Léofold:
https://lleofold.wordpress.com/2014/07/10/voyage-vers-lharmocratie-ou-comment-
manager-la-generation-z/
• Panarchie et Cycle Adaptatif de Holling:
http://www.resalliance.org/index.php/key_concepts
• Fondements de l’agilité:
http://fr.slideshare.net/claudee/les-foncements-de-lagilit
• State of PPM 2014 Infographic (Fortes Solutions):
http://www.ppmblogs.com/index.php/2015/07/29/infographic-4-game-changing-
trends-for-project-portfolio-management/
Charlotte.Goudreault@qualiscope.ca
Claude.Emond@qualiscope.ca
Pour en savoir plus (2/2)

41. 41
Le voyage du héros
et la quête du BON projet !
Questions et discussion
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