ecspand erweitert den SharePoint zur vollwertigen ECM Plattform!
Ob Archivierung, Compliance, Dokumentenintegration, ERP Anbindung oder eine der fertigen Prozesslösungen (Vertragsmanagement, Eingangsrechnungsverwaltung, Qualitätsmanagement): ecspand macht Ihren SharePoint zur zentralen Plattform für dokumentengetriebene Prozesse und das ohne zusätzlichen Archivserver!
20. Integration von
(Dritt-)Applikationen
SharePoint als „Single Point of
Service“
Konsolidierung des Wissens und
der Informationen
zentrale (applikationsüber-
greifende) Prozessplattform
23. ERP Connector
(revisionssichere) Archivierung
aus ERP
direkter Dokumentzugriff auf
SharePoint / Archiv
applikationsübergreifende Prozesse
ERP Erweiterungen (classifier,
Rechnungsbuch)
24. drag & drop
ecspand Sidebar
Drag & Drop Ablage direkt aus Windows (inkl. Aktenzuordnung und Metadatenvererbung
Recherche über Client
25. ecspand capture
Ablage von Papierdokumenten
Scannen direkt in den Vertragsakt
Ablage in SharePointbibliothek
26. ecspand capture
Frühes Scannen mit Kopfdatenerkennung (OCR, Klassifizierung, Stammdatenverprobung)
Sichtprüfung und Indexierung
Übergabe an ERP und SharePoint
28. Cloud Vision
Einbindung Office 365 in Szenario
Scanclient als Cloudservice ohne
lokale Installation
Einbindung Azure Blobstorage als
Dateiablage
ecspand als „Service“ für Office 365
29. Das Gold liegt in den Prozessen
Die Herausforderung:
Prozesse automatisieren,
standardisieren und flexibilisieren
48. (1) Erfassung
Mobile Cloud Capture (WP7 Client)
Fotografie des Kassenbeleges
Silverlight Capture Client (*)
Übergabe an Azure Service
(*) derzeit in Entwicklung
51. (4) Export
Aufruf des Cloudservices
Import in SharePoint
Dokumentbibliothekt
Alternative: ERP oder CRM System
52. Vision
Einbindung Office 365 in Szenario
Scanclient als Cloudservice ohne
lokale Installation
Einbindung Azure Blobstorage als
Dateiablage
ecspand als „Service“ für Office 365
61. Ausgangsituation
viele Rechnungen pro Tag
viel Aufwand, wenig Transparenz
manueller (papierbasierter) Freigabeprozess
kein Automatismus, keine digitale
Unterstützung
Technologie SharePoint & ERP
(SAP, Dynamics AX, Dynamics NAV, …)
62. Ausgangsituation
Erhöhung der Transparenz
Erhöhung der Effizienz
Scannen mit automatischer Klassifizierung
Workflow mit Prüfung und Freigabe
Integration von SharePoint und ERP
Nintex Workflow und ecspand
65. Technische Details
Nutzung der bestehenden Technologien
(SharePoint, ecspand Archivierung,
ecspand Scanning, Import, …)
ecspand link for SAP/AX/NAV inkl.
Customizing
Workflow Customizing mit Nintex WF
Deployment mit SharePoint WSP
66. Die Lösung mit ecspand
ERP Integration, Scannen von Altbelegen,
Belegarchivierung aus ERP
Scannen mit automatischer
Klassifizierung
Workflowintegration
67. Scannen und Klassifizieren
Frühes Scannen mit Kopfdatenerkennung Optional: Eingabe von
(OCR, Klassifizierung, Workflowinformationen, Anpassung der
Stammdatenverprobung) Formularmaske
Sichtprüfung und Indizierung Übergabe an ERP und SharePoint
68. Workflowintegration mit ERP
initiale Übergabe an SharePoint bei Workflowstart
Statusupdate aus dem Workflow an ERP
Übergabe und optionale Buchung aus dem Workflow direkt in
ERP
75. Qualitätsmanagement
Prozesslösung
Workflows
Dokumenterstellung
Übersichtliches Interface
(Integration in Office)
76. Key Facts
Elektronisches Abbilden der Arbeitsschritte zum Erzeugen eines neuen QM
Dokuments
Elektronisches Abbilden der Arbeitsschritte zur Änderung eines vorhandenen QM
Dokuments
Nachvollziehen der einzelnen Arbeitsschritte und Aufgaben für Verantwortliche
und QM Leitung
Darstellung der QM Dokumente für Mitarbeiter in unveränderbarem Format bei
gleichzeitiger Bearbeitung durch Dokumentverantwortliche
Abbilden der QM Dokumente in der Struktur des QM Handbuchs
Timer Job zum automatischen Erzeugen von Aufgaben zur Überarbeitung von QM
Dokumenten
77. Key Facts
Einfache Suche in den ca. 2500 QM Dokumenten für Mitarbeiter
Öffnen des gesuchten QM Dokuments für Mitarbeiter nach max. 3 Mausklicks
Übersichtliche Oberfläche zur Darstellung von mitgeltenden Dokumenten
78. Überblick
Workflow zur
Dokumenterstellung
QM Handbuch
Aufgaben
Abstract Änderungsmitteilungen
Postkorb
Records Organizer Rendition Service
Genehmigung zur
Dokumenterstellung
Änderungs-
mitteilung
Genehmigung zur
Dokumenterstellung
Suche in QM Workflow zur
Dokumenten Dokumentänderung
80. Neues Dokument
Der Mitarbeiter aus dem
Fachbereich kann die
Erstellung eines neuen QM
Dokumentes mit Hilfe von
Abstracts beginnen.
Er beschreibt kurz den Inhalt
des neuen Dokumentes
ohne auf die QM/ISO
typische Form und
Klassifizierung achten zu
müssen.
Er wird dabei durch eine
spezielle Erfassungsmaske
geführt.
81. Klassifizierung Abstract
Die Einordnung des
Abstracts(späteres
Dokumentes) in die
Unternehmensprozesses
erfolgt geführt durch
entsprechende
Auswahlmasken.
Die Zuordnung kann zu
jedem beliebigen Zeitpunkt
des Workflows erfolgen und
auch wieder geändert
werden.
82. Prüfung / Freigabe mit Workflow
Mehrstufige Workflows
unterstützen den
Genehmigungs- und
Freigabeprozess.
Die QM Mitarbeiter werden
jeweils mittels Aufgaben
und Benachrichtigungen
über neue Prozessschritte
informiert
83. Automatische Dokumenterstellung
Wurde der Abstract
genehmigt, so erfolgt die
automatische Erzeugung
eines entsprechenden QM
Dokumentes basierend auf
die im Abstract definierten
Metadaten..
Die Metadaten werden in
das Word-Dokument als
Textbausteine übernommen.
84. Aufgabenübersicht
Nachverfolgung der Aufgaben
(Wo „hängt das Dokument“?)
Jeder betroffene Mitarbeiter besitzt
eigene Aufgabenübersicht
Automatisches Update der Aufgaben
nach Bearbeitung
85. Erzeugen PDF
Automatisches Erzeugen
einer PDF- Datei nach
Bestätigung durch Freigeber
Bearbeitung des Dokuments
somit für „normale
Mitarbeiter“ nicht mehr
möglich
Versionshistorie für jedes
Dokument aufrufbar
86. Suche nach QM Dokumenten
Mehrere Möglichkeiten:
• Volltext-Suche in den
Inhalten der vorhandenen
Dokumente
• Suche mittels Metadaten
der Dokumente
87. Suche nach QM Dokumenten
Mehrere Möglichkeiten:
• Volltext-Suche in den
Inhalten der vorhandenen
Dokumente
• Suche mittels Metadaten
der Dokumente
• Suche mittels grafische
Prozessvisualisierung
88. Suche nach QM Dokumenten
Mehrere Möglichkeiten:
• Volltext-Suche in den Inhalten der
vorhandenen Dokumente
• Suche mittels Metadaten der
Dokumente
• Suche mittels grafische
Prozessvisualisierung
• Suche/Navigation entsprechend
QM/ ISO Struktur (Aktenplan)
108. Erstellen Prüfen und Freigeben
Manuell oder Automatisch bei Erreichen von Fristen
Vertretungsregelung
Eskalationsmanagement
Dokumentation der Ergebnisse
109. Erstellen Prüfen und Freigeben
Manuell oder Automatisch bei Erreichen von Fristen
Vertretungsregelung
Eskalationsmanagement
Dokumentation der Ergebnisse
110. Archivierung Archivieren & Ablegen
Revisionssichere Archivierung
vertragsrelevanter Daten und
Dokumente
Auditing
Auslagerung auf Langzeitstorage
Zugriff über SharePoint
Aufbau einer Vertragsakte
111. Archivierung Archivieren & Ablegen
Ablage von Papierdokumenten ecspand Sidebar
Scannen direkt in den Vertragsakt Drag & Drop Ablage direkt aus Windows
Ablage in SharePointbibliothek Recherche über Client
117. Controlling Reporting
SharePoint Standard
• Listenansichten
• Gruppierungen und Filter
ecspand Features
• Recherche in den Vertragsinfos
• vertragsspezifisch und -übergreifend