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Gestión Eficaz del Tiempo

            Contenido
                                                    Título del Libro: Time Management
Introducción.                                                        Autor: Marc Mancini
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                                                      Fecha de Publicación: Abril 2.003
Domesticar el tiempo.                                              Editorial: McGraw-Hill

 Pag 1                                                                    Nº Páginas: 180
                                                                        ISBN: 0071406107
Algunos mitos sobre la gestión del
tiempo.
 Pag 2                                 EL AUTOR: Marc Mancini es profesor del West Los Angeles College y autor de 12
                                       libros, 24 vídeos y tres CD-ROMS, tres páginas web y más de 200 artículos apare-
Poner los patitos en fila.             cidos en publicaciones como Los Angeles Times y Prodigy. Además, ha colaborado
 Pag 3                                 en programas televisivos de las cadenas estadounidenses CNN y ABC.
                                       Mancini es también consultor y formador en el sector de los viajes, en el que ha
Dejar para mañana lo que se            impartido programas de formación de ventas y servicio a más de 100.000 profe-
puede hacer hoy le roba el tiem-       sionales. Algunos de estos programas han sido diseñados por él mismo y entre sus
po.                                    clientes se encuentran la cadena Marriott, Holland America, American Express,
 Pag 4                                 Lufthansa y AAA.
                                       Su éxito como escritor sobre administración de tiempo proviene en gran medida
Cómo delegar eficientemente.           de la variedad de actividades que ha desarrollado a lo largo de su carrera profe-
 Pag 5                                 sional.


Aprender a decir no.
 Pag 5
                                       Introducción                              más para que aprenda a administrar
                                                                                 su tiempo de forma tan efectiva
Dar vida al tiempo muerto.
                                                                                 que ya no necesite que el tiempo
 Pag 6                                 A veces, especialmente cuando
                                                                                 sea como chicle.
                                       estamos apurados de tiempo, dese-
Herramientas para potenciar la         aríamos que el tiempo fuese como
administración del tiempo.             chicle y lo pudiésemos estirar y          Domesticar el tiempo
 Pag 7                                 encoger a nuestro antojo. En este
                                       resumen nos gustaría poderle pro-
Conclusión.                            porcionar las herramientas que le         Posiblemente nuestra generación es
 Pag 8                                 permitieran hacer estas y muchas          hasta el momento la más producti-
                                       otras cosas más para administrar el       va de la historia, pues ninguna
                                       tiempo; sin embargo, aún no cono-         generación anterior ha tenido oca-
                                       cemos el secreto. No obstante, en         sión de manejar datos tan variados
    Este libro lo puedes comprar en:   las líneas que siguen le proporcio-       y complejos en tan grandes canti-
      www. amazon.com                  namos algunos datos curioso, con-         dades como lo hemos hecho nos-
                                       sejos, trucos, ideas, ejercicios y        otros.



  Leader Summaries © 2004. Resumen autorizado de: Time Management, por Marc Mancini, McGraw-Hill © 2003.
                                                                                                                           1
Time Management




     Por otra parte, la tecnología tam-      Dentro del marco de la administra-      a cuáles debería dedicar menos. Las
     bién ha hecho posible la rápida         ción del tiempo, el entorno lo cons-    conclusiones a las que llegue le ayu-
     transmisión de datos que necesita-      tituyen las principales personas,       darán a identificar las áreas de su
     mos para nuestro trabajo, para          lugares y cosas que influyen en la      vida personal y profesional que más
     administrar nuestras cuentas,           manera que tienen los individuos de     podrían beneficiarse de un cambio.
     comunicarnos con amigos y organi-       utilizar el tiempo. Algunos factores
     zar la información que recibimos en     del entorno pueden estar fuera de
     grado creciente. Si en otro tiempo      nuestro control y sin embargo exis-
                                                                                     Algunos mitos sobre la
     en las empresas había secretarias       ten formas de vencer casi todos los     gestión del tiempo
     que se ocupaban de escribir cartas,     obstáculos. Si usted es capaz de
     contestar al teléfono, filtrar llama-   identificar cómo influye la conducta
     das, recordar plazos de entrega y       de otras personas en su capacidad       Algunas creencias están tan arraiga-
     citas a sus jefes y, asimismo, ayuda-   de administrar el tiempo, consegui-     das que parecen ciertas cuando no
     ban a ordenar las labores diarias       rá hallar la manera de cambiar          lo son. Sin embargo, su repetición o
     según su prioridad, hoy en día todas    dichas conductas o de moderar el        el hecho de que se escriban las hace
     esas tareas las pueden realizar los     impacto que éstas producen en su        más creíbles. En el terreno de la
     propios ejecutivos, por lo que las      propia vida.                            administración del tiempo existen
     secretarias se han convertido en                                                mitos irreductibles similares, en los
     asistentes administrativos y ya no                                              que los individuos se refugian para
     prestan sus servicios exclusivamen-                                             evitar el compromiso de vivir de
     te a una persona, sino que atienden           “Somos dueños de                  manera ordenada. A continuación
     a varias simultáneamente. Esta              nuestra productividad               examinaremos cuatro de los mitos
     nueva dinámica ha hecho que el             en la misma medida en                más traicioneros que podrían cru-
     tiempo se redistribuya de forma             que somos dueños de                 zarse en nuestro camino.
     que nuestras responsabilidades han         nuestro tiempo y exis-               El primero es que la administración
     aumentado de manera paralela al            ten una serie de técni-              del tiempo es otra forma de etique-
     progreso tecnológico: los plazos de                                             tar la conducta obsesiva. Una obse-
                                                  cas que pueden ayu-
     entrega se han acortado, la canti-                                              sión puede definirse como una pre-
     dad de trabajo ha aumentado y en                   darnos.”                     ocupación excesiva por algo.
     la actualidad trabajamos más horas              Marc Mancini                    Cuando una obsesión desencadena
     para poder controlar tanto el volu-                                             acciones que con frecuencia son
     men creciente de información,                                                   extrañas y no tienen sentido, deci-
     como las nuevas responsabilidades.                                              mos que existe un desorden com-
     Una consecuencia de todo lo ante-       La mayor parte de las personas          pulsivo. Los desórdenes compulsivos
     rior es que más que nunca el tiem-      tiene poco o mal definido el uso que    se relacionan directamente con el
     po es oro y su precio se mide en        hace del tiempo. Aunque usted           uso del tiempo y, aunque algunos
     productividad. Somos dueños de          tenga claro cómo debe distribuir su     son relativamente inocuos, otros
     nuestra productividad en la misma       tiempo, un inventario de cuánto         pueden resultar dañinos. Ejemplos
     medida en que somos dueños de           tiempo pasa realizando varias acti-     de ello son obsesionarse por llegar
     nuestro tiempo y existe una serie de    vidades le podría sorprender. Un        al trabajo un minuto antes cam-
     técnicas que pueden contribuir a        sencillo ejercicio de diagnóstico       biando el recorrido habitual o tra-
     realizar el mejor uso tanto de nues-    consiste en llevar un pequeño cua-      bajar siempre en los aviones o en el
     tro tiempo de trabajo como de           derno de notas a todas partes y ano-    transporte público. Una conducta
     nuestro tiempo libre, reduciendo        tar en el mismo qué actividades ha      obsesivo-compulsiva relacionada
     así el estrés que producen las res-     realizado indicando cuanto tiempo       con el tiempo puede vencerse apli-
     tricciones temporales en la socie-      le tomó realizarlas. Tal vez prefiera   cando las cinco erres: racionalizar
     dad actual.                             limitarse a controlar sus actividades   la conducta (es decir, ser conscien-
     En Time Management, Mancini insis-      profesionales; no obstante, el expe-    tes de la misma), reconocer que el
     te en que no existe un estilo de        rimento resultará doblemente útil si    estrés que produce es mayor que los
     administración del tiempo que se        también registra las actividades que    buenos resultados, tomar la resolu-
     ajuste a todos los individuos por       ha llevado a cabo en su tiempo per-     ción de abandonar el hábito, reem-
     igual, sino que el estilo individual    sonal.                                  plazarlo por una conducta menos
     de cada persona debería dictar qué      El paso siguiente es analizar las       estresante y repetir las nuevas pau-
     partes del libro le resultan útiles a   anotaciones y fijarse, dentro de las    tas hasta que sean neutras, relajan-
     cada cuál. Por tanto, antes de que      labores que realiza en su trabajo y     tes y aceptadas.
     podamos realizar los cambios de         en su tiempo libre, cuáles son las      En realidad, las conductas obsesivas
     conducta y actitud que se requie-       dos a las que más tiempo dedica y       aisladas de un individuo no siempre
     ren, necesitamos comprender nues-       las dos a las que menos. Asimismo,      resultan problemáticas, resulta
     tra relación psicológica con el tiem-   evalúe con sinceridad a qué activi-     mucho más común enfatizar en
     po.                                     dades debería dedicar más tiempo y      exceso la importancia del tiempo.



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Time Management




Todo el mundo se obsesiona con el       zar labores que nos gusten y nos        mayoría de estos libros obvia al dar
tiempo en algún momento: ¿quién         motiven. Esto adquiere especial         por supuesto que todos nos guiamos
no se ha alterado alguna vez espe-      relevancia si es usted director, ya     por los presupuestos occidentales.
rando que el semáforo cambie de         que con frecuencia dirige con su        Sin embargo, las empresas que tie-
color?, ¿quién no se ha inquietado al   ejemplo y si está contento con su       nen contacto con otros países o que
ver que la fila de al lado de mueve     trabajo, contagiará a sus subordina-    cuentan con una mano de obra mul-
más deprisa?, ¿quién no se ha senti-    dos el deseo de sentirse realizados     ticultural deben ser conscientes de
do culpable por dejar pasar un fin      con lo que hacen. En una buena          que la operativa de estos es dife-
de semana sin hacer nada provecho-      administración del tiempo se debe       rente. Así por ejemplo, en países
so? No se preocupe si le ha sucedido    considerar la necesidad de encon-       como Estados Unidos, Canadá,
alguna vez, pero esté alerta si las     trar tiempo para trabajar en metas      Alemania, Suiza y los países escan-
situaciones mencionadas se repiten      relacionadas con el trabajo, pues la    dinavos el trabajo se realiza de
con frecuencia, ya que ello es indi-    productividad no se expresa exclu-      forma lineal, es decir, una persona
cativo de que se preocupa demasia-      sivamente en función del trabajo y      realiza una sola labor cada vez, los
do por el tiempo.                       el tiempo: la gente es más produc-      horarios están bien definidos y la
Existen también factores externos       tiva cuando hace lo que le gusta.       gente es puntual. Una empresa bien
que causan ansiedad, especialmen-       El tercer mito es culpar a la empre-    estructurada fija sus metas con cla-
te en la sociedad actual en la que      sa de que no sabe organizar el tra-     ridad y la actividad comienza tem-
las mejoras tecnológicas han produ-     bajo, aunque nosotros como indivi-      prano por la mañana y asimismo
cido a los individuos una sobrecarga    duos sí que sabemos organizarnos.       termina temprano, se valora la efi-
de información y, dado que no pue-      Resulta sencillo hacer comentarios      ciencia y se ve mal que la gente
den controlar dichos factores exter-    cínicos sobre la empresa para la que    pierda el tiempo charlando con los
nos, éstos se convierten en una         trabajamos y refugiarnos en la cre-     compañeros. Sin embargo, en Áfri-
causa de estrés. Puesto que la          encia de que no podemos controlar       ca, Oriente Medio, América Latina,
gente reacciona de forma diferente      el entorno laboral. Sin embargo,        el sur de Italia y Grecia el estilo de
al estrés es conveniente que identi-    cuanto más control ejerce una per-      trabajo se caracteriza por la super-
fique su propia reacción. Según los     sona sobre sus deberes y responsa-      posición, es decir, muchas personas
estudios, los menos vulnerables al      bilidades, más satisfactorios resul-    realizan la misma tarea a la vez o
estrés presentan las siguientes         tan su vida y su trabajo. Lo más        una persona realiza varias tareas a
características: tienen muchos ami-     efectivo en tales casos es buscar la    la vez, los horarios son flexibles, la
gos, comen a horas regulares, duer-     manera de poder controlar el entor-     gente es impuntual y las metas son
men bien, beben alcohol de forma        no, pero si no es factible existen      en ocasiones difusas. El ambiente
controlada, no fuman, hacen ejerci-     otras posibilidades. Por ejemplo, si    laboral es más importante que la
cio regularmente, toman poco café,      usted sufre interrupciones constan-     eficiencia, por lo que no es extraño
son afectuosos, están contentos con     tes en la oficina, pida permiso para    que la gente otorgue gran valor a
el dinero que tienen, gozan de          trabajar en horarios más flexibles o    las relaciones personales que se
buena salud, sus creencias espiri-      pida a sus colegas que no le inte-      establecen en el medio profesional.
tuales les dan fuerzas, pertenecen a    rrumpan durante unas horas deter-       Por su parte, los japoneses mues-
un club o grupo social y no tienen      minadas al día. Por supuesto, algu-     tran una curiosa mezcla de ambas
exceso ni deficiencia de peso.          nas formas de desorden en el entor-     ya que son puntuales, organizados y
Según el segundo mito, la adminis-      no estarán fuera de su control y en     eficientes y, sin embargo, invierten
tración del tiempo apaga la espon-      tal caso no le quedará más remedio      mucho tiempo y esfuerzo en fomen-
taneidad y la alegría. Lo cual tiene    que adaptarse o buscar otro             tar las relaciones sociales en el
su parte de verdad, pues es cierto      empleo. Pero recuerde que es posi-      medio laboral y, aunque sus metas
que las ideas más productivas nos       ble ser una isla de calma en un mar     son claras, no suelen estar escritas
llegan de forma espontánea. Sin         de tempestades, si consigue contro-     ni tampoco se comunican de pala-
embargo, la gente que controla su       lar su propia área de responsabili-     bra. Aunque estereotipar no está
tiempo con firmeza también sabe         dad al menos.                           libre de riesgos, es cierto que exis-
apreciar los momentos de felicidad      El cuarto y último mito es el de la     ten ciertas pautas de conducta que
que surgen espontáneamente y al         talla única. Muchos libros ofrecen      se repiten en muchos casos.
mismo tiempo reconocer una opor-        recetas mágicas para la administra-
tunidad inesperada cuando se les        ción del tiempo que podrían apli-
                                                                                Poner los patitos en fila.
presenta. Si en el pasado mes usted     carse a cualquier persona y a cual-
no ha tenido tiempo de realizar al      quier situación. Sin embargo, el
menos dos de las actividades que        autor vuelve a insistir en que cada     Esta frase tan cursi hace referencia
más le gustan, necesita aprender a      individuo debe adaptar su estilo de     a la forma en que los patitos suelen
administrar su tiempo para poder        administrar el tiempo a sus propias     nadar en fila india detrás de su
realizarlas regularmente en el futu-    necesidades fisiológicas y psicológi-   mamá. En este apartado examina-
ro. Lo mismo sucede con el trabajo,     cas. Por otra parte, existen también    remos cinco formas de ordenar las
hay que fijarse como objetivo reali-    condicionamientos culturales que la     tareas según su prioridad con la


                                                                                                                         3
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    finalidad de que usted encuentre un       todas ellas sobre la mesa y luego las    Dejar para mañana lo que
    proceso de calificación que se ajus-      ordenaremos por orden de impor-
    te a su estilo. El primero de ellos es    tancia o de necesidad de acción.
                                                                                       se puede hacer hoy le roba
    el Sistema ABC, recomendado por           También podría utilizar un gran          el tiempo
    casi todos los expertos en adminis-       tablero magnético en el que pueda
    tración del tiempo y utilizado por        mover las tareas fácilmente. Este
    más maniáticos del orden que cual-        sistema tiene la ventaja de que          Según los psicólogos, la gente pos-
    quier otro. Se trata de asignar           puede ser utilizado por varias per-      pone las cosas debido a algún con-
    letras a las tareas según su impor-       sonas a la vez y, además, es un sis-     flicto o miedo oculto. Una persona
    tancia, así la A corresponde a tare-      tema visual que facilita una pers-       puede tener la obligación de lograr
    as que se deben realizar inmediata-       pectiva general con un solo vistazo.     ciertas metas, sin embargo una
    mente, las tareas B son aquellas de                El Sistema de Inventario es     multitud de emociones opuestas se
    deberían hacerse rápido aunque no         otra variación del ABC que parte de      cruzan en su camino. Expertos en
    corren tanta prisa como las tareas        la idea de que la mejor forma de         administración del tiempo han iden-
    A, las tareas C se pueden posponer        aprender es revisar lo que se ha         tificado las ocho razones que se
    sin problema y las tareas D teórica-      hecho durante el día y aplicarlo al      aducen con más frecuencia para
    mente ni siquiera necesitan reali-        día siguiente, por lo cual es crucial    posponer las cosas: cuatro de ellas
    zarse. La ventaja de este sistema es      evaluar la productividad de cada         son internas (miedo al cambio,
    que despoja a las tareas de carga         día estableciendo cada mañana lo         miedo al fracaso, dejarlo todo para
    emocional; por ejemplo, tal vez lo        que se desea conseguir ese día.          el último momento y tendencia a
    que menos deseamos hacer son las          Aunque este método no es en sí una       adquirir demasiados compromisos) y
    cuentas del mes, pero si se trata de      medida que ahorre tiempo, genera         las otras cuatro son externas (tare-
    una tarea A no nos queda más reme-        cambios de conducta que ahorran          as desagradables, tareas demasiado
    dio que hacerlas primero. Aplique         tiempo.                                  complicadas, flujo de tareas difuso
    este sistema a su situación actual        El Sistema de Recompensa parte de        y metas difusas). Teniendo en cuen-
    para tener una visión clara de cómo       la pregunta que toda persona debe-       ta esta información, identifique
    funciona: por ejemplo, haga una           ría formularse cuando va a comen-        cuáles son las razones por las que
    lista de diez cosas que tenga que         zar a ordenar las tareas según su        usted deja para mañana las cosas
    hacer mañana y ordénelas en orden         prioridad: "¿cuál es la recompensa?"     que podría hacer hoy. Si es por razo-
    de importancia calificándolas con la      Las tareas se ordenan según sea          nes internas, la lucha que debe
    letra correspondiente. El Sistema         alta, media o baja la recompensa         emprender es contra usted mismo.
    ABC tiene varias aplicaciones prác-       que obtengamos de su realización.        Si por el contrario se trata de razo-
    ticas, ya que podemos calificar las       Este sistema presenta la dificultad      nes externas, tendrá que hacer todo
    tareas que apuntemos en la agenda,        de que nuestras reacciones emocio-       lo posible por moldear el entorno en
    las de la lista de cosas para hacer e     nales y el contexto de cada acción       el que vive y trabaja.
    incluso crear un sistema de bande-        influyen en la decisión. Una de las      Un ejercicio interesante es hacer
    jas en el escritorio en el que clasifi-   formas de medir el empleo del            una lista de los deberes laborales,
    quemos documentos como A, B ,C o          tiempo en este sistema es averiguar      las responsabilidades personales y
    D.                                        cuánto dinero ganamos en una hora        los objetivos a largo plazo que ha
                                              de trabajo y cada vez que estemos        dejado desatendidos, las tareas a
                                              perdiendo el tiempo o alguien nos        corto plazo, llamadas telefónicas,
            “Una persona                      esté haciendo perder el tiempo,          unas vacaciones, etc.: se sorpren-
         puede tener la obli-                 pensemos cuánto dinero estamos           derá de todas las cosas que ha deja-
                                              desperdiciando.                          do de hacer. Ojos que no ven cora-
           gación de lograr
                                              Por último, según el Principio de        zón que no siente, una forma sub-
          ciertas metas, sin                  Pareto, en cualquier orden de cosas      consciente y bastante frecuente de
         embargo una multi-                   el 80% del valor deriva del 20% de       posponer las cosas es negarse a ver
          tud de emociones                    las mismas. Por ejemplo, el 20% del      lo que no nos interesa. En casos así,
         opuestas se cruzan                   correo que recibimos nos aporta el       debemos esforzarnos por sacar al
                                              80% de la información útil, mientras     consciente todas esas cosas. Resulta
           en su camino.”
                                              que el otro 80% es inútil y el 80% de    curioso observar que en algún
            Marc Mancini                      la ropa que nos ponemos habitual-        momento todos aplazamos algo, de
                                              mente equivale al 20% de lo que          hecho algunas empresas -como las
                                              tenemos en el armario. A la hora de      de paquetería express o las tiendas
                                              ordenar prioridades mucha gente          que abren el día antes de Reyes-
    El siguiente sistema es una varia-        utiliza este principio para sopesar la   basan su estrategia comercial en
    ción del anterior ABC y consiste en       importancia relativa de ciertas acti-    dicho conocimiento. Sin embargo, si
    utilizar tarjetas o post-it en las que    vidades, ya que nos brinda una           somos capaces de controlar esta
    escribiremos las tareas que tene-         clave para cambiar nuestra conduc-       tendencia tan corriente, habremos
    mos pendientes, las colocaremos           ta y al mismo tiempo crear valor.        dado un paso de gigante para utili-


4
Time Management




zar eficientemente el tiempo.            poner limitaciones. Por último, si es   marketing, programación informáti-
En las siguientes líneas exponemos       adicto a dejarlo todo para el final     ca.
algunas de las estrategias más efec-     sepa que es un hábito peligroso,        A la mayoría de las personas les
tivas para superar las barreras y, tal   porque trabajando a última hora se      resulta difícil delegar porque temen
vez, le motiven a poner manos a la       cometen más errores, no queda           perder control de la actividad o
obra comenzando a hacer las mis-         tiempo para corregirlos y si hubiese    creen que son los únicos que pue-
mas cosas que ha estado posponien-       imprevistos faltará tiempo. Es difí-    den hacerlo bien. La manera de
do. En primer lugar, si la tarea es      cil superar este vicio, pero debe       superar estos obstáculos es desli-
desagradable le recomendamos que         convencerse de que es dañino y          garse emocionalmente y ser cons-
sea la primera que realice en el día,    debe planear su tiempo utilizando       cientes de que la única forma de
que la noche antes la coloque en un      alguna de las estrategias antes         tener control es cedérselo a otra
lugar donde pueda verla, que se la       mencionadas: diagramas de flujo,        persona, ya que ello nos permitirá
pase a alguien que pueda disfrutar       dividir y conquistar, etc.              controlar aspectos más importantes
haciéndola o que elabore una lista                                               dejando en manos de otros detalles
de ventajas y desventajas. Si la                                                 que nos roban el tiempo. El defecto
tarea le sobrepasa, le proponemos                                                opuesto es el de delegar en exceso
                                         Cómo delegar
que la divida para conquistarla, que                                             con el fin de huir de las responsabi-
encuentre un lugar tranquilo para        eficientemente                          lidades, lo cual resulta poco moti-
hacerla y que una vez la haya                                                    vador. Recuerde que delegar no sig-
comenzado no se detenga. Si el                                                   nifica abdicar.
flujo de tareas resulta poco claro o     Algunas de las tareas que está rea-
no está bien planeado le recomen-        lizando en este momento no son
                                                                                 Aprender a decir no
damos que realice un diagrama de         parte de su trabajo, por lo que le
flujos como se suele hacer en TQM        convendría delegar todas esas cues-
(Total Quality Management). Por          tiones que nunca deberían haberle
último, si las metas no están claras,    delegado. Delegar no se limita sólo     Los operarios de telemarketing
lo mejor es volver a enunciarlas de      a directivos, directores y otros        saben que a la gente le resulta difí-
forma explícita de forma que no nos      empleados con mando. Las tareas         cil decir no y se aprovechan de
conformaremos con decir "las ven-        se pueden delegar hacia abajo,          aquellos que son educados. En algu-
tas aumentarán de forma significa-       hacia arriba y también de forma         nos lugares, las llamadas que los
tiva", sino que diremos "nuestra         lateral, dependiendo de la posición     consumidores reciben para realizar
meta es aumentar las ventas en un        que ocupe en el organigrama la per-     ventas por teléfono son tan fre-
12%".                                    sona en la que vamos a delegar.         cuentes que existen empresas que
Si demoramos las cosas porque            Como regla general, delegaremos         se dedican exclusivamente a borrar
estamos en un bache y tememos al         tareas que no queremos pero que         a la gente de las listas de las
cambio, existen tres soluciones que      otros podrían desear asumir y tare-     empresas de telemarketing. En el
podrían funcionar bastante bien:         as para las que otra persona está       entorno laboral, existen dos pre-
cambiar de entorno físico (puesto        más cualificada. Por otra parte, la     guntas que debemos formularnos
que las costumbres habitan en los        delegación posee su propia filosofía    antes de decir que sí a algo que no
lugares habituales, si cambiamos de      económica: siempre que sea posi-        termina de convencernos. La prime-
habitación cambiaremos nuestro           ble, delegaremos en la persona que      ra es qué responsabilidades conlle-
punto de vista), cambiar rutinas y       tiene un salario más bajo y tiene       vará el compromiso y la segunda es
patrones (por ejemplo, tome una          capacidad para realizar la tarea. Es    si consideraríamos que se trata de
ruta diferente para llegar al traba-     una cuestión lógica el hecho de que     un buen uso de nuestro tiempo si el
jo) o simplemente no haga nada (se       cuando una persona está realizando      compromiso comenzase mañana
aburrirá tanto que sentirá la necesi-    una tarea que otra persona que          mismo.
dad imperiosa de cambiar). Si lo         gana menos podría realizar, se está     En caso de que la respuesta sea
que tememos es al fracaso, debe-         malgastando dinero, ya que la pri-      negativa, los psicólogos han identi-
mos ser valientes y recordar las         mera debería dedicarse a cosas más      ficado un procedimiento en cuatro
palabras de Roosevelt: "lo único a lo    importantes.                            pasos para que decir "no" sea segu-
que hay que temer es al propio           Otra forma de delegar es el out-        ro, diplomático y efectivo: dé una
temor". Si tendemos a aceptar más        sourcing o contratación externa de      razón, sea diplomático, sugiera una
compromisos de los que podemos           servicios para ciertas tareas con la    recompensa y no posponga la deci-
cumplir porque somos incapaces de        finalidad de maximizar el valor de      sión. Como ejercicio, el autor nos
decir no, porque deseamos caer           la empresa. He aquí algunos ejem-       propone que realicemos una lista de
bien o simplemente porque vivimos        plos: gestión de bases de datos, tra-   nuestras responsabilidades actuales
intensamente y tenemos intereses         bajo de oficina, investigación, edi-    a las que probablemente debería-
muy amplios, debemos ser cons-           ción, llamadas telefónicas para dar     mos haber dicho no y que reflexio-
cientes de que nadie puede hacer         información sencilla, hacer citas,      nemos sobre cómo actuaríamos en
todo lo que desea todo el tiempo y       procesamiento de textos, ventas y       situaciones futuras.


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Time Management




    La sobrecarga de información es          Dar vida al tiempo muerto               yectos en activo y el material de
    una de las cosas a las que tenemos                                               oficina que utiliza con más frecuen-
    que aprender a decir no. Para evi-                                               cia; en el cajón superior guarde
    tarla el autor recomienda que, al        En un estudio realizado reciente-       material de oficina, coloque el telé-
    leer un informe, leamos primero el       mente se han identificado seis cau-     fono en el lado opuesto de la mano
    resumen del comienzo y ojeemos la        sas por las que los empleados pier-     con la que escribe (si es diestro a la
    información contenida en el infor-       den el tiempo de trabajo con más        izquierda) para no liarse con el
    me, que nos subscribamos a publi-        frecuencia: socializar, guardar las     cable al hablar y así poder tomar
    caciones que condensan la informa-       cosas en el sitio que no es, olvidar-   notas; cree un archivo recordatorio
    ción, que evitemos ver la televisión     se de las cosas, las oficinas "ambu-    en el cajón inferior e introduzca en
    en tiempo real y nos decantemos          lantes", los malos hábitos de lectu-    él en carpetas separadas (una por
    por grabar los programas para evi-       ra y la gente que nos roba el tiem-     cada día del mes siguiente y once
    tar los anuncios, que marquemos las      po. El hecho de que socializar sea la   más para cada uno de los meses res-
    páginas web que más utilizamos           primera causa es indicativo de que      tantes) los documentos según su
    para poder acceder a ellas con rapi-     muchos jefes consideran que las         fecha; fabrique en el cajón inferior
    dez y que nos hagamos con un con-        relaciones sociales constituyen una     un sistema archivador para los
    testador telefónico que limite los       pérdida de productividad y que,         documentos más importantes; veri-
    mensajes a 60 segundos.                  además, sus subordinados socializan     fique que su escritorio está bien ilu-
    Las reuniones y comités son otro de      más de lo que deberían, mientras        minado y su silla es cómoda.
    los elementos que debemos mane-          que estos por su parte probable-        Independientemente de la especie
    jar de forma más efectiva. El direc-     mente se sienten culpables de esca-     a la que pertenezca, divida el escri-
    tivo medio dedica media semana a         bullirse de vez en cuando. Sin          torio en tres secciones y mantenga
    reuniones y, de ese tiempo, según        embargo, una jornada de trabajo         vacía la central para trabajar,
    varios estudios, seis horas son com-     sin contacto con otras personas         ponga bandejas ABC en su escrito-
    pletamente       innecesarias.     Sin   puede resultar triste. Un estudio       rio, saque de él todo lo que no
    embargo, en muchas empresas las          Xerox Corporation llega a la conclu-    necesite de forma inmediata y al
    reuniones se han convertido en un        sión de que los empleados obtienen      cabo de la jornada ordene y prepa-
    ritual obligatorio al que resulta casi   información más valiosa cuando          re el escritorio.
    imposible negarse. Su cometido es        salen a tomar café con sus compa-
    asegurarse de que las reuniones a        ñeros que estudiando el manual de
    las que asiste hagan el mejor uso        operaciones de la empresa.
    del tiempo de todos los asistentes.      Socializar en cantidades razonables          “Xerox Corporation
    Para ello, haga llegar por escrito a     aumenta la satisfacción laboral y la        llegó a la conclusión
    todos los participantes el orden del     moral de los empleados y, consi-             de que los emplea-
    día con 24 horas de antelación,          guientemente, también su producti-           dos obtenían infor-
    asigne a la reunión una hora de          vidad.                                       mación más valiosa
    comienzo y otra de finalización que      Existe una máxima que reza: "un
    sean claras, fije al menos una meta      sitio para cada cosa y cada cosa en            cuando salían a
    para su reunión, cubra un número         su sitio". Se calcula que la gente           tomar café con sus
    lógico de tópicos, invite solamente      emplea tres horas a la semana                  compañeros que
    a las partes interesadas, no convo-      intentando encontrar cosas que ha           estudiando el manual
    que nunca una reunión porque sea         perdido y la mayoría de las veces no        de operaciones de la
    la costumbre, no solicite nunca a un     es que estén perdidas, sino que
    equipo de trabajo que realice una        están fuera de su sitio.                         empresa.”
    labor que podría realizar una sola       Independientemente del tipo con el              Marc Mancini
    persona, cree un entorno favorable       que usted se identifique, para nave-
    a la productividad, establezca una       gar en su mesa de trabajo debe
    cesta de ideas, al terminar la reu-      seguir un estilo que refleje su pro-
    nión resuma los acuerdos, asigna-        ceso de pensamiento, que se ajuste      Olvidarse de las cosas es otra de las
    ciones y decisiones y, por último,       a la naturaleza de su puesto y que      causas por las que se pierde mucho
    mediante un resumen por escrito de       le permita encontrar las cosas ágil-    tiempo en el trabajo. El 50% de
    la reunión, haga una lista de los        mente y sin causarle estrés. Si su      todas las cosas que escuchamos o
    pasos que deberán tomarse en ade-        estilo responde a estos criterios,      leemos las olvidamos en el espacio
    lante para alcanzar las metas traza-     manténgalo; pero si no lo hace es       de un minuto. Si no puede acceder
    das. Por otra parte, si usted no es la   hora de comenzar a buscar una           de nuevo a la información que
    persona que preside la reunión,          forma diferente de organizar su         necesita escríbala en su agenda o
    siempre puede ofrecerse para reali-      espacio. Hay algunos trucos simples     en algún otro sitio al que pueda
    zar tareas que potencien la eficien-     y evidentes que le funcionan a todo     acceder con facilidad. Se tarda
    cia de la reunión, como son tomar        el mundo: reserve la superficie de      menos en escribir una nota que en
    actas o realizar el orden del día.       su escritorio solamente para pro-       buscar un pensamiento perdido.


6
Time Management




Si la oficina fuera el único lugar      táctica de lenguaje corporal o,       conversación; NO GRITE: según la
donde trabajamos, todo sería más        como último recurso, utilice el con-  "netiqueta", escribir en mayúscula
simple. Sin embargo, hoy en día los     traataque más seguro: póngase en      equivale a gritar, por tanto, evítelo;
teléfonos son móviles, los ordena-      pie, pida a la persona que le acom-   en lugar de reenviar el mensaje a
dores son portátiles y casi podría-     pañe a hacer fotocopias, continúen    una gran cantidad de usuarios que
mos decir sin miedo a equivocarnos      la conversación mientras usted tra-   no lo necesitan, envíe copias tan
que las oficinas son ambulantes.        baja y cuando termine simplemente     sólo a las partes interesadas; envíe
Allá donde lleguen las tecnologías      dígale que se alegra de haber char-   los mensajes largos como archivos
de la información, hay una "ofici-      lado con él o con ella, déjelo allí y adjuntos; revise su correo con regu-
na". Cada vez resulta más común         vuelva a su escritorio.               laridad pero no constantemente, es
que la gente trabaje en los aviones,                                          decir, no se obsesione ni se empeñe
en el transporte público que les                                              en leer cada correo cuando llega,
lleva al trabajo y en las colas, ya
                                        Herramientas para                     pues es preferible hacerlo una vez
sea porque están muy ocupados,          potenciar la administración           cada hora o dos veces al día según
porque tienen que cumplir con un                                              la cantidad de correo que reciba;
plazo de entrega o simplemente
                                        del tiempo                            utilice programas de software que
porque están aburridos. Muchos                                                le libren del spam o publicidad no
directivos se llevan alguna tarea       Recientemente ha hecho su apari- solicitada; imprima solamente la
cuando van de vacaciones y según        ción una amplia gama de herra- información que resulte estricta-
los expertos, no es una mala cos-       mientas que nos permiten adminis- mente necesaria: por ejemplo, si se
tumbre si lo que hacen les gusta y      trar mejor el tiempo. Algunas de trata de una cita o un vuelo, sim-
no molesta a los demás.                 ellas son un adelanto de lo que los plemente cópielo en su agenda;
Los directivos que tomaron parte en     avances tecnológicos traerán consi- haga amistad con la tecla y el icono
el estudio arriba mencionado califi-    go en el futuro, mientras que otras de suprimir, pues la mayoría de los
caron la lectura como una de las        son curiosos inventos no tecnológi- mensajes merece ir a la papelera y
causas más importantes de pérdida       cos como los post-it. Antes de elegir los que no, archívelos o reenvíelos;
de tiempo y, sin embargo, leer es la    cualquier instrumento que nos responda a las preguntas insertando
única manera de adquirir informa-       ayude a administrar mejor el tiem- las respuestas en el cuerpo del
ción valiosa. Hasta que algún otro      po, ya sea electrónico o en papel, mensaje pero advierta primero que
medio tecnológico lo supere, la         debemos responder a cinco interro- lo va a hacer así; revise la ortogra-
información escrita es la mejor         gantes: ¿Lo necesito? ¿Necesito fía y la gramática de los mensajes
forma de distribuir información.        todas sus funciones? ¿Es fácil de que envíe ya que los errores hacen
Como hemos dicho anteriormente,         usar? ¿Es seguro? ¿Quedará obsoleto que parezca poco profesional;
el problema en realidad es la sobre-    con rapidez?                          comuníquese con la gente excesiva-
carga de información y las únicas       El correo electrónico es una de esas mente habladora al teléfono por
maneras de plantarle cara son           herramientas que ha resultado ser medio de correo electrónico; cree
ojear, subrayar o leer resúmenes.       una maldición disfrazada de bendi- una respuesta automática para
Otro problema es la gente que se        ción. Cualquier ser humano que al notificar a quienes le escriban que
extiende en sus conversaciones por      volver de las vacaciones se haya está de vacaciones o en viaje de
teléfono o en persona, o ambos. A       encontrando varios centenares de negocios; por último, declare un día
los que hablan demasiado por telé-      correos electrónicos esperándole en sin correo electrónico: los fines de
fono es aconsejable llamarlos cuan-     el buzón, comprenderá a la perfec- semana suelen ser los más adecua-
do se sabe que no tienen mucho          ción a qué nos referimos. La bendi- dos.
tiempo, por ejemplo cuando van a        ción es que nos permite comunicar- Los        PDA     (Personal      Digital
salir a almorzar, dejarles claro que    nos de manera instantánea. Para Assistants), también conocidos en
no tenemos tiempo desde el princi-      equilibrar las ventajas y desventa- castellano como palm por alusión a
pio, simular que algo o alguien         jas del correo electrónico, le ofre- una de las marcas de PDA más cono-
reclama nuestra atención y decirles     cemos algunas ideas: para empezar, cidas (Palm Pilot), son ordenadores
"lo siento, tengo que dejarte" e,       no lo utilice para situaciones que de mano y representan, según se
incluso, localizar la llamada y luego   requieren una cadena de envíos y dice, el futuro de los actuales orde-
responderles por e-mail o dejando       respuestas como concertar una nadores personales tanto de sobre-
un mensaje en su buzón de voz. A        cita, para lo que resulta más efi- mesa como portátiles. Para algunas
los que se extienden en exceso en       ciente hacer una llamada; sea breve personas, los PDA ya se han conver-
persona contraatáqueles quedándo-       consignando un solo tema por tido en herramienta indispensable y
se de pie cuando vienen a visitarle     correo; en la línea en la que figura las razones para usarlos que la
al despacho, déjeles saber que no       el asunto sea claro y escriba una gente aduce con más frecuencia son
tiene tiempo, póngase en pie cuan-      frase que atraiga la atención; si se su tamaño compacto, su función de
do esté listo para terminar la con-     trata de algo urgente, llame por fijar citas y activar alarmas para
versación, incline el cuerpo hacia la   teléfono primero y luego envíe un avisar de las mismas, su memoria
otra persona utilizando una efectiva    e-mail o fax para reconfirmar la para bases de datos y agenda de


                                                                                                                       7
Time Management




    direcciones, programas de procesa-     de e-mail porque su pequeño tama-        Alguien se ha encargado ya de ele-
    miento de texto tipo Word, de hojas    ño requiere concisión, porque son        gir los colores, el escritorio y el
    de cálculo tipo Excel e incluso de     fáciles de llevar, porque mueven a       equipamiento, por lo que como
    presentaciones tipo PowerPoint,        la acción y porque al estar escritas     mucho puede poner alguna foto de
    compatibilidad con Internet, música    a mano potencian una comunica-           sus seres queridos, traerse una lám-
    en MP3 y algunas otras funciones       ción abierta y compromiso.               para o colgar un cuadro. Sin embar-
    dependiendo del modelo (y por          Otro punto importante para una           go, cuanto más intenta cuidar su
    tanto del precio). Los PDA también     administración efectiva del tiempo       imagen corporativa una empresa,
    tienen sus desventajas y pueden lle-   es el de archivar, pues un sistema       más estricta se vuelve con la perso-
    gar a consumir más tiempo que una      de archivar bien organizado le per-      nalización del escritorio.
    agenda tradicional en papel.           mitirá guardar documentos y encon-
    También es cierto que están evolu-     trarlos rápidamente cuando los
    cionando tan rápidamente que en        necesite ya se trate de un sistema
                                                                                    Conclusión
    algunos países como Japón ya hay       electrónico, de archivos colgantes,
    revistas especializadas en PDA, que    un archivo de acordeón o cualquier       Tras leer este resumen se habrá
    se pueden consultar para comparar      otro sistema de los muchos existen-      dado cuenta de que tal vez no
    precios y propiedades, así como        tes. El detalle más importante es        administra su tiempo tan mal como
    para aprender funciones curiosas.      que los archivos se subdividan alfa-     creía o tal vez esta lectura le haya
    Por otra parte, existen otras herra-   béticamente, numéricamente, cro-         dado la clave para cambiar algunos
    mientas sencillas en papel que         nológicamente o por tema.                pequeños hábitos destructivos que
    siguen y seguirán siendo esenciales    Por último, la herramienta funda-        estaban devorando su tiempo. De
    para comunicarse y administrar el      mental es su entorno: su escritorio,     cualquier modo, sepa que no tiene
    tiempo. Por ejemplo, a pesar de        su silla, sus archivadores, las estan-   por qué tomarlo todo al pie de la
    estar a la última en materia de        terías, los muros. Un entorno efi-       letra, pues lo importante es que
    avances tecnológicos, en las           ciente le hará más productivo y, sin     cada uno incorpore aquellos deta-
    Fuerzas Armadas de Estados Unidos,     embargo, pocos entornos se mues-         lles que se adapten a su estilo.
    para las comunicaciones internas se    tran tan inflexibles y difíciles de
    siguen utilizando tarjetas en lugar    modificar como el entorno laboral.




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  • 1. Gestión Eficaz del Tiempo Contenido Título del Libro: Time Management Introducción. Autor: Marc Mancini Pag 1 Fecha de Publicación: Abril 2.003 Domesticar el tiempo. Editorial: McGraw-Hill Pag 1 Nº Páginas: 180 ISBN: 0071406107 Algunos mitos sobre la gestión del tiempo. Pag 2 EL AUTOR: Marc Mancini es profesor del West Los Angeles College y autor de 12 libros, 24 vídeos y tres CD-ROMS, tres páginas web y más de 200 artículos apare- Poner los patitos en fila. cidos en publicaciones como Los Angeles Times y Prodigy. Además, ha colaborado Pag 3 en programas televisivos de las cadenas estadounidenses CNN y ABC. Mancini es también consultor y formador en el sector de los viajes, en el que ha Dejar para mañana lo que se impartido programas de formación de ventas y servicio a más de 100.000 profe- puede hacer hoy le roba el tiem- sionales. Algunos de estos programas han sido diseñados por él mismo y entre sus po. clientes se encuentran la cadena Marriott, Holland America, American Express, Pag 4 Lufthansa y AAA. Su éxito como escritor sobre administración de tiempo proviene en gran medida Cómo delegar eficientemente. de la variedad de actividades que ha desarrollado a lo largo de su carrera profe- Pag 5 sional. Aprender a decir no. Pag 5 Introducción más para que aprenda a administrar su tiempo de forma tan efectiva Dar vida al tiempo muerto. que ya no necesite que el tiempo Pag 6 A veces, especialmente cuando sea como chicle. estamos apurados de tiempo, dese- Herramientas para potenciar la aríamos que el tiempo fuese como administración del tiempo. chicle y lo pudiésemos estirar y Domesticar el tiempo Pag 7 encoger a nuestro antojo. En este resumen nos gustaría poderle pro- Conclusión. porcionar las herramientas que le Posiblemente nuestra generación es Pag 8 permitieran hacer estas y muchas hasta el momento la más producti- otras cosas más para administrar el va de la historia, pues ninguna tiempo; sin embargo, aún no cono- generación anterior ha tenido oca- cemos el secreto. No obstante, en sión de manejar datos tan variados Este libro lo puedes comprar en: las líneas que siguen le proporcio- y complejos en tan grandes canti- www. amazon.com namos algunos datos curioso, con- dades como lo hemos hecho nos- sejos, trucos, ideas, ejercicios y otros. Leader Summaries © 2004. Resumen autorizado de: Time Management, por Marc Mancini, McGraw-Hill © 2003. 1
  • 2. Time Management Por otra parte, la tecnología tam- Dentro del marco de la administra- a cuáles debería dedicar menos. Las bién ha hecho posible la rápida ción del tiempo, el entorno lo cons- conclusiones a las que llegue le ayu- transmisión de datos que necesita- tituyen las principales personas, darán a identificar las áreas de su mos para nuestro trabajo, para lugares y cosas que influyen en la vida personal y profesional que más administrar nuestras cuentas, manera que tienen los individuos de podrían beneficiarse de un cambio. comunicarnos con amigos y organi- utilizar el tiempo. Algunos factores zar la información que recibimos en del entorno pueden estar fuera de grado creciente. Si en otro tiempo nuestro control y sin embargo exis- Algunos mitos sobre la en las empresas había secretarias ten formas de vencer casi todos los gestión del tiempo que se ocupaban de escribir cartas, obstáculos. Si usted es capaz de contestar al teléfono, filtrar llama- identificar cómo influye la conducta das, recordar plazos de entrega y de otras personas en su capacidad Algunas creencias están tan arraiga- citas a sus jefes y, asimismo, ayuda- de administrar el tiempo, consegui- das que parecen ciertas cuando no ban a ordenar las labores diarias rá hallar la manera de cambiar lo son. Sin embargo, su repetición o según su prioridad, hoy en día todas dichas conductas o de moderar el el hecho de que se escriban las hace esas tareas las pueden realizar los impacto que éstas producen en su más creíbles. En el terreno de la propios ejecutivos, por lo que las propia vida. administración del tiempo existen secretarias se han convertido en mitos irreductibles similares, en los asistentes administrativos y ya no que los individuos se refugian para prestan sus servicios exclusivamen- evitar el compromiso de vivir de te a una persona, sino que atienden “Somos dueños de manera ordenada. A continuación a varias simultáneamente. Esta nuestra productividad examinaremos cuatro de los mitos nueva dinámica ha hecho que el en la misma medida en más traicioneros que podrían cru- tiempo se redistribuya de forma que somos dueños de zarse en nuestro camino. que nuestras responsabilidades han nuestro tiempo y exis- El primero es que la administración aumentado de manera paralela al ten una serie de técni- del tiempo es otra forma de etique- progreso tecnológico: los plazos de tar la conducta obsesiva. Una obse- cas que pueden ayu- entrega se han acortado, la canti- sión puede definirse como una pre- dad de trabajo ha aumentado y en darnos.” ocupación excesiva por algo. la actualidad trabajamos más horas Marc Mancini Cuando una obsesión desencadena para poder controlar tanto el volu- acciones que con frecuencia son men creciente de información, extrañas y no tienen sentido, deci- como las nuevas responsabilidades. mos que existe un desorden com- Una consecuencia de todo lo ante- La mayor parte de las personas pulsivo. Los desórdenes compulsivos rior es que más que nunca el tiem- tiene poco o mal definido el uso que se relacionan directamente con el po es oro y su precio se mide en hace del tiempo. Aunque usted uso del tiempo y, aunque algunos productividad. Somos dueños de tenga claro cómo debe distribuir su son relativamente inocuos, otros nuestra productividad en la misma tiempo, un inventario de cuánto pueden resultar dañinos. Ejemplos medida en que somos dueños de tiempo pasa realizando varias acti- de ello son obsesionarse por llegar nuestro tiempo y existe una serie de vidades le podría sorprender. Un al trabajo un minuto antes cam- técnicas que pueden contribuir a sencillo ejercicio de diagnóstico biando el recorrido habitual o tra- realizar el mejor uso tanto de nues- consiste en llevar un pequeño cua- bajar siempre en los aviones o en el tro tiempo de trabajo como de derno de notas a todas partes y ano- transporte público. Una conducta nuestro tiempo libre, reduciendo tar en el mismo qué actividades ha obsesivo-compulsiva relacionada así el estrés que producen las res- realizado indicando cuanto tiempo con el tiempo puede vencerse apli- tricciones temporales en la socie- le tomó realizarlas. Tal vez prefiera cando las cinco erres: racionalizar dad actual. limitarse a controlar sus actividades la conducta (es decir, ser conscien- En Time Management, Mancini insis- profesionales; no obstante, el expe- tes de la misma), reconocer que el te en que no existe un estilo de rimento resultará doblemente útil si estrés que produce es mayor que los administración del tiempo que se también registra las actividades que buenos resultados, tomar la resolu- ajuste a todos los individuos por ha llevado a cabo en su tiempo per- ción de abandonar el hábito, reem- igual, sino que el estilo individual sonal. plazarlo por una conducta menos de cada persona debería dictar qué El paso siguiente es analizar las estresante y repetir las nuevas pau- partes del libro le resultan útiles a anotaciones y fijarse, dentro de las tas hasta que sean neutras, relajan- cada cuál. Por tanto, antes de que labores que realiza en su trabajo y tes y aceptadas. podamos realizar los cambios de en su tiempo libre, cuáles son las En realidad, las conductas obsesivas conducta y actitud que se requie- dos a las que más tiempo dedica y aisladas de un individuo no siempre ren, necesitamos comprender nues- las dos a las que menos. Asimismo, resultan problemáticas, resulta tra relación psicológica con el tiem- evalúe con sinceridad a qué activi- mucho más común enfatizar en po. dades debería dedicar más tiempo y exceso la importancia del tiempo. 2
  • 3. Time Management Todo el mundo se obsesiona con el zar labores que nos gusten y nos mayoría de estos libros obvia al dar tiempo en algún momento: ¿quién motiven. Esto adquiere especial por supuesto que todos nos guiamos no se ha alterado alguna vez espe- relevancia si es usted director, ya por los presupuestos occidentales. rando que el semáforo cambie de que con frecuencia dirige con su Sin embargo, las empresas que tie- color?, ¿quién no se ha inquietado al ejemplo y si está contento con su nen contacto con otros países o que ver que la fila de al lado de mueve trabajo, contagiará a sus subordina- cuentan con una mano de obra mul- más deprisa?, ¿quién no se ha senti- dos el deseo de sentirse realizados ticultural deben ser conscientes de do culpable por dejar pasar un fin con lo que hacen. En una buena que la operativa de estos es dife- de semana sin hacer nada provecho- administración del tiempo se debe rente. Así por ejemplo, en países so? No se preocupe si le ha sucedido considerar la necesidad de encon- como Estados Unidos, Canadá, alguna vez, pero esté alerta si las trar tiempo para trabajar en metas Alemania, Suiza y los países escan- situaciones mencionadas se repiten relacionadas con el trabajo, pues la dinavos el trabajo se realiza de con frecuencia, ya que ello es indi- productividad no se expresa exclu- forma lineal, es decir, una persona cativo de que se preocupa demasia- sivamente en función del trabajo y realiza una sola labor cada vez, los do por el tiempo. el tiempo: la gente es más produc- horarios están bien definidos y la Existen también factores externos tiva cuando hace lo que le gusta. gente es puntual. Una empresa bien que causan ansiedad, especialmen- El tercer mito es culpar a la empre- estructurada fija sus metas con cla- te en la sociedad actual en la que sa de que no sabe organizar el tra- ridad y la actividad comienza tem- las mejoras tecnológicas han produ- bajo, aunque nosotros como indivi- prano por la mañana y asimismo cido a los individuos una sobrecarga duos sí que sabemos organizarnos. termina temprano, se valora la efi- de información y, dado que no pue- Resulta sencillo hacer comentarios ciencia y se ve mal que la gente den controlar dichos factores exter- cínicos sobre la empresa para la que pierda el tiempo charlando con los nos, éstos se convierten en una trabajamos y refugiarnos en la cre- compañeros. Sin embargo, en Áfri- causa de estrés. Puesto que la encia de que no podemos controlar ca, Oriente Medio, América Latina, gente reacciona de forma diferente el entorno laboral. Sin embargo, el sur de Italia y Grecia el estilo de al estrés es conveniente que identi- cuanto más control ejerce una per- trabajo se caracteriza por la super- fique su propia reacción. Según los sona sobre sus deberes y responsa- posición, es decir, muchas personas estudios, los menos vulnerables al bilidades, más satisfactorios resul- realizan la misma tarea a la vez o estrés presentan las siguientes tan su vida y su trabajo. Lo más una persona realiza varias tareas a características: tienen muchos ami- efectivo en tales casos es buscar la la vez, los horarios son flexibles, la gos, comen a horas regulares, duer- manera de poder controlar el entor- gente es impuntual y las metas son men bien, beben alcohol de forma no, pero si no es factible existen en ocasiones difusas. El ambiente controlada, no fuman, hacen ejerci- otras posibilidades. Por ejemplo, si laboral es más importante que la cio regularmente, toman poco café, usted sufre interrupciones constan- eficiencia, por lo que no es extraño son afectuosos, están contentos con tes en la oficina, pida permiso para que la gente otorgue gran valor a el dinero que tienen, gozan de trabajar en horarios más flexibles o las relaciones personales que se buena salud, sus creencias espiri- pida a sus colegas que no le inte- establecen en el medio profesional. tuales les dan fuerzas, pertenecen a rrumpan durante unas horas deter- Por su parte, los japoneses mues- un club o grupo social y no tienen minadas al día. Por supuesto, algu- tran una curiosa mezcla de ambas exceso ni deficiencia de peso. nas formas de desorden en el entor- ya que son puntuales, organizados y Según el segundo mito, la adminis- no estarán fuera de su control y en eficientes y, sin embargo, invierten tración del tiempo apaga la espon- tal caso no le quedará más remedio mucho tiempo y esfuerzo en fomen- taneidad y la alegría. Lo cual tiene que adaptarse o buscar otro tar las relaciones sociales en el su parte de verdad, pues es cierto empleo. Pero recuerde que es posi- medio laboral y, aunque sus metas que las ideas más productivas nos ble ser una isla de calma en un mar son claras, no suelen estar escritas llegan de forma espontánea. Sin de tempestades, si consigue contro- ni tampoco se comunican de pala- embargo, la gente que controla su lar su propia área de responsabili- bra. Aunque estereotipar no está tiempo con firmeza también sabe dad al menos. libre de riesgos, es cierto que exis- apreciar los momentos de felicidad El cuarto y último mito es el de la ten ciertas pautas de conducta que que surgen espontáneamente y al talla única. Muchos libros ofrecen se repiten en muchos casos. mismo tiempo reconocer una opor- recetas mágicas para la administra- tunidad inesperada cuando se les ción del tiempo que podrían apli- Poner los patitos en fila. presenta. Si en el pasado mes usted carse a cualquier persona y a cual- no ha tenido tiempo de realizar al quier situación. Sin embargo, el menos dos de las actividades que autor vuelve a insistir en que cada Esta frase tan cursi hace referencia más le gustan, necesita aprender a individuo debe adaptar su estilo de a la forma en que los patitos suelen administrar su tiempo para poder administrar el tiempo a sus propias nadar en fila india detrás de su realizarlas regularmente en el futu- necesidades fisiológicas y psicológi- mamá. En este apartado examina- ro. Lo mismo sucede con el trabajo, cas. Por otra parte, existen también remos cinco formas de ordenar las hay que fijarse como objetivo reali- condicionamientos culturales que la tareas según su prioridad con la 3
  • 4. Time Management finalidad de que usted encuentre un todas ellas sobre la mesa y luego las Dejar para mañana lo que proceso de calificación que se ajus- ordenaremos por orden de impor- te a su estilo. El primero de ellos es tancia o de necesidad de acción. se puede hacer hoy le roba el Sistema ABC, recomendado por También podría utilizar un gran el tiempo casi todos los expertos en adminis- tablero magnético en el que pueda tración del tiempo y utilizado por mover las tareas fácilmente. Este más maniáticos del orden que cual- sistema tiene la ventaja de que Según los psicólogos, la gente pos- quier otro. Se trata de asignar puede ser utilizado por varias per- pone las cosas debido a algún con- letras a las tareas según su impor- sonas a la vez y, además, es un sis- flicto o miedo oculto. Una persona tancia, así la A corresponde a tare- tema visual que facilita una pers- puede tener la obligación de lograr as que se deben realizar inmediata- pectiva general con un solo vistazo. ciertas metas, sin embargo una mente, las tareas B son aquellas de El Sistema de Inventario es multitud de emociones opuestas se deberían hacerse rápido aunque no otra variación del ABC que parte de cruzan en su camino. Expertos en corren tanta prisa como las tareas la idea de que la mejor forma de administración del tiempo han iden- A, las tareas C se pueden posponer aprender es revisar lo que se ha tificado las ocho razones que se sin problema y las tareas D teórica- hecho durante el día y aplicarlo al aducen con más frecuencia para mente ni siquiera necesitan reali- día siguiente, por lo cual es crucial posponer las cosas: cuatro de ellas zarse. La ventaja de este sistema es evaluar la productividad de cada son internas (miedo al cambio, que despoja a las tareas de carga día estableciendo cada mañana lo miedo al fracaso, dejarlo todo para emocional; por ejemplo, tal vez lo que se desea conseguir ese día. el último momento y tendencia a que menos deseamos hacer son las Aunque este método no es en sí una adquirir demasiados compromisos) y cuentas del mes, pero si se trata de medida que ahorre tiempo, genera las otras cuatro son externas (tare- una tarea A no nos queda más reme- cambios de conducta que ahorran as desagradables, tareas demasiado dio que hacerlas primero. Aplique tiempo. complicadas, flujo de tareas difuso este sistema a su situación actual El Sistema de Recompensa parte de y metas difusas). Teniendo en cuen- para tener una visión clara de cómo la pregunta que toda persona debe- ta esta información, identifique funciona: por ejemplo, haga una ría formularse cuando va a comen- cuáles son las razones por las que lista de diez cosas que tenga que zar a ordenar las tareas según su usted deja para mañana las cosas hacer mañana y ordénelas en orden prioridad: "¿cuál es la recompensa?" que podría hacer hoy. Si es por razo- de importancia calificándolas con la Las tareas se ordenan según sea nes internas, la lucha que debe letra correspondiente. El Sistema alta, media o baja la recompensa emprender es contra usted mismo. ABC tiene varias aplicaciones prác- que obtengamos de su realización. Si por el contrario se trata de razo- ticas, ya que podemos calificar las Este sistema presenta la dificultad nes externas, tendrá que hacer todo tareas que apuntemos en la agenda, de que nuestras reacciones emocio- lo posible por moldear el entorno en las de la lista de cosas para hacer e nales y el contexto de cada acción el que vive y trabaja. incluso crear un sistema de bande- influyen en la decisión. Una de las Un ejercicio interesante es hacer jas en el escritorio en el que clasifi- formas de medir el empleo del una lista de los deberes laborales, quemos documentos como A, B ,C o tiempo en este sistema es averiguar las responsabilidades personales y D. cuánto dinero ganamos en una hora los objetivos a largo plazo que ha de trabajo y cada vez que estemos dejado desatendidos, las tareas a perdiendo el tiempo o alguien nos corto plazo, llamadas telefónicas, “Una persona esté haciendo perder el tiempo, unas vacaciones, etc.: se sorpren- puede tener la obli- pensemos cuánto dinero estamos derá de todas las cosas que ha deja- desperdiciando. do de hacer. Ojos que no ven cora- gación de lograr Por último, según el Principio de zón que no siente, una forma sub- ciertas metas, sin Pareto, en cualquier orden de cosas consciente y bastante frecuente de embargo una multi- el 80% del valor deriva del 20% de posponer las cosas es negarse a ver tud de emociones las mismas. Por ejemplo, el 20% del lo que no nos interesa. En casos así, opuestas se cruzan correo que recibimos nos aporta el debemos esforzarnos por sacar al 80% de la información útil, mientras consciente todas esas cosas. Resulta en su camino.” que el otro 80% es inútil y el 80% de curioso observar que en algún Marc Mancini la ropa que nos ponemos habitual- momento todos aplazamos algo, de mente equivale al 20% de lo que hecho algunas empresas -como las tenemos en el armario. A la hora de de paquetería express o las tiendas ordenar prioridades mucha gente que abren el día antes de Reyes- El siguiente sistema es una varia- utiliza este principio para sopesar la basan su estrategia comercial en ción del anterior ABC y consiste en importancia relativa de ciertas acti- dicho conocimiento. Sin embargo, si utilizar tarjetas o post-it en las que vidades, ya que nos brinda una somos capaces de controlar esta escribiremos las tareas que tene- clave para cambiar nuestra conduc- tendencia tan corriente, habremos mos pendientes, las colocaremos ta y al mismo tiempo crear valor. dado un paso de gigante para utili- 4
  • 5. Time Management zar eficientemente el tiempo. poner limitaciones. Por último, si es marketing, programación informáti- En las siguientes líneas exponemos adicto a dejarlo todo para el final ca. algunas de las estrategias más efec- sepa que es un hábito peligroso, A la mayoría de las personas les tivas para superar las barreras y, tal porque trabajando a última hora se resulta difícil delegar porque temen vez, le motiven a poner manos a la cometen más errores, no queda perder control de la actividad o obra comenzando a hacer las mis- tiempo para corregirlos y si hubiese creen que son los únicos que pue- mas cosas que ha estado posponien- imprevistos faltará tiempo. Es difí- den hacerlo bien. La manera de do. En primer lugar, si la tarea es cil superar este vicio, pero debe superar estos obstáculos es desli- desagradable le recomendamos que convencerse de que es dañino y garse emocionalmente y ser cons- sea la primera que realice en el día, debe planear su tiempo utilizando cientes de que la única forma de que la noche antes la coloque en un alguna de las estrategias antes tener control es cedérselo a otra lugar donde pueda verla, que se la mencionadas: diagramas de flujo, persona, ya que ello nos permitirá pase a alguien que pueda disfrutar dividir y conquistar, etc. controlar aspectos más importantes haciéndola o que elabore una lista dejando en manos de otros detalles de ventajas y desventajas. Si la que nos roban el tiempo. El defecto tarea le sobrepasa, le proponemos opuesto es el de delegar en exceso Cómo delegar que la divida para conquistarla, que con el fin de huir de las responsabi- encuentre un lugar tranquilo para eficientemente lidades, lo cual resulta poco moti- hacerla y que una vez la haya vador. Recuerde que delegar no sig- comenzado no se detenga. Si el nifica abdicar. flujo de tareas resulta poco claro o Algunas de las tareas que está rea- no está bien planeado le recomen- lizando en este momento no son Aprender a decir no damos que realice un diagrama de parte de su trabajo, por lo que le flujos como se suele hacer en TQM convendría delegar todas esas cues- (Total Quality Management). Por tiones que nunca deberían haberle último, si las metas no están claras, delegado. Delegar no se limita sólo Los operarios de telemarketing lo mejor es volver a enunciarlas de a directivos, directores y otros saben que a la gente le resulta difí- forma explícita de forma que no nos empleados con mando. Las tareas cil decir no y se aprovechan de conformaremos con decir "las ven- se pueden delegar hacia abajo, aquellos que son educados. En algu- tas aumentarán de forma significa- hacia arriba y también de forma nos lugares, las llamadas que los tiva", sino que diremos "nuestra lateral, dependiendo de la posición consumidores reciben para realizar meta es aumentar las ventas en un que ocupe en el organigrama la per- ventas por teléfono son tan fre- 12%". sona en la que vamos a delegar. cuentes que existen empresas que Si demoramos las cosas porque Como regla general, delegaremos se dedican exclusivamente a borrar estamos en un bache y tememos al tareas que no queremos pero que a la gente de las listas de las cambio, existen tres soluciones que otros podrían desear asumir y tare- empresas de telemarketing. En el podrían funcionar bastante bien: as para las que otra persona está entorno laboral, existen dos pre- cambiar de entorno físico (puesto más cualificada. Por otra parte, la guntas que debemos formularnos que las costumbres habitan en los delegación posee su propia filosofía antes de decir que sí a algo que no lugares habituales, si cambiamos de económica: siempre que sea posi- termina de convencernos. La prime- habitación cambiaremos nuestro ble, delegaremos en la persona que ra es qué responsabilidades conlle- punto de vista), cambiar rutinas y tiene un salario más bajo y tiene vará el compromiso y la segunda es patrones (por ejemplo, tome una capacidad para realizar la tarea. Es si consideraríamos que se trata de ruta diferente para llegar al traba- una cuestión lógica el hecho de que un buen uso de nuestro tiempo si el jo) o simplemente no haga nada (se cuando una persona está realizando compromiso comenzase mañana aburrirá tanto que sentirá la necesi- una tarea que otra persona que mismo. dad imperiosa de cambiar). Si lo gana menos podría realizar, se está En caso de que la respuesta sea que tememos es al fracaso, debe- malgastando dinero, ya que la pri- negativa, los psicólogos han identi- mos ser valientes y recordar las mera debería dedicarse a cosas más ficado un procedimiento en cuatro palabras de Roosevelt: "lo único a lo importantes. pasos para que decir "no" sea segu- que hay que temer es al propio Otra forma de delegar es el out- ro, diplomático y efectivo: dé una temor". Si tendemos a aceptar más sourcing o contratación externa de razón, sea diplomático, sugiera una compromisos de los que podemos servicios para ciertas tareas con la recompensa y no posponga la deci- cumplir porque somos incapaces de finalidad de maximizar el valor de sión. Como ejercicio, el autor nos decir no, porque deseamos caer la empresa. He aquí algunos ejem- propone que realicemos una lista de bien o simplemente porque vivimos plos: gestión de bases de datos, tra- nuestras responsabilidades actuales intensamente y tenemos intereses bajo de oficina, investigación, edi- a las que probablemente debería- muy amplios, debemos ser cons- ción, llamadas telefónicas para dar mos haber dicho no y que reflexio- cientes de que nadie puede hacer información sencilla, hacer citas, nemos sobre cómo actuaríamos en todo lo que desea todo el tiempo y procesamiento de textos, ventas y situaciones futuras. 5
  • 6. Time Management La sobrecarga de información es Dar vida al tiempo muerto yectos en activo y el material de una de las cosas a las que tenemos oficina que utiliza con más frecuen- que aprender a decir no. Para evi- cia; en el cajón superior guarde tarla el autor recomienda que, al En un estudio realizado reciente- material de oficina, coloque el telé- leer un informe, leamos primero el mente se han identificado seis cau- fono en el lado opuesto de la mano resumen del comienzo y ojeemos la sas por las que los empleados pier- con la que escribe (si es diestro a la información contenida en el infor- den el tiempo de trabajo con más izquierda) para no liarse con el me, que nos subscribamos a publi- frecuencia: socializar, guardar las cable al hablar y así poder tomar caciones que condensan la informa- cosas en el sitio que no es, olvidar- notas; cree un archivo recordatorio ción, que evitemos ver la televisión se de las cosas, las oficinas "ambu- en el cajón inferior e introduzca en en tiempo real y nos decantemos lantes", los malos hábitos de lectu- él en carpetas separadas (una por por grabar los programas para evi- ra y la gente que nos roba el tiem- cada día del mes siguiente y once tar los anuncios, que marquemos las po. El hecho de que socializar sea la más para cada uno de los meses res- páginas web que más utilizamos primera causa es indicativo de que tantes) los documentos según su para poder acceder a ellas con rapi- muchos jefes consideran que las fecha; fabrique en el cajón inferior dez y que nos hagamos con un con- relaciones sociales constituyen una un sistema archivador para los testador telefónico que limite los pérdida de productividad y que, documentos más importantes; veri- mensajes a 60 segundos. además, sus subordinados socializan fique que su escritorio está bien ilu- Las reuniones y comités son otro de más de lo que deberían, mientras minado y su silla es cómoda. los elementos que debemos mane- que estos por su parte probable- Independientemente de la especie jar de forma más efectiva. El direc- mente se sienten culpables de esca- a la que pertenezca, divida el escri- tivo medio dedica media semana a bullirse de vez en cuando. Sin torio en tres secciones y mantenga reuniones y, de ese tiempo, según embargo, una jornada de trabajo vacía la central para trabajar, varios estudios, seis horas son com- sin contacto con otras personas ponga bandejas ABC en su escrito- pletamente innecesarias. Sin puede resultar triste. Un estudio rio, saque de él todo lo que no embargo, en muchas empresas las Xerox Corporation llega a la conclu- necesite de forma inmediata y al reuniones se han convertido en un sión de que los empleados obtienen cabo de la jornada ordene y prepa- ritual obligatorio al que resulta casi información más valiosa cuando re el escritorio. imposible negarse. Su cometido es salen a tomar café con sus compa- asegurarse de que las reuniones a ñeros que estudiando el manual de las que asiste hagan el mejor uso operaciones de la empresa. del tiempo de todos los asistentes. Socializar en cantidades razonables “Xerox Corporation Para ello, haga llegar por escrito a aumenta la satisfacción laboral y la llegó a la conclusión todos los participantes el orden del moral de los empleados y, consi- de que los emplea- día con 24 horas de antelación, guientemente, también su producti- dos obtenían infor- asigne a la reunión una hora de vidad. mación más valiosa comienzo y otra de finalización que Existe una máxima que reza: "un sean claras, fije al menos una meta sitio para cada cosa y cada cosa en cuando salían a para su reunión, cubra un número su sitio". Se calcula que la gente tomar café con sus lógico de tópicos, invite solamente emplea tres horas a la semana compañeros que a las partes interesadas, no convo- intentando encontrar cosas que ha estudiando el manual que nunca una reunión porque sea perdido y la mayoría de las veces no de operaciones de la la costumbre, no solicite nunca a un es que estén perdidas, sino que equipo de trabajo que realice una están fuera de su sitio. empresa.” labor que podría realizar una sola Independientemente del tipo con el Marc Mancini persona, cree un entorno favorable que usted se identifique, para nave- a la productividad, establezca una gar en su mesa de trabajo debe cesta de ideas, al terminar la reu- seguir un estilo que refleje su pro- nión resuma los acuerdos, asigna- ceso de pensamiento, que se ajuste Olvidarse de las cosas es otra de las ciones y decisiones y, por último, a la naturaleza de su puesto y que causas por las que se pierde mucho mediante un resumen por escrito de le permita encontrar las cosas ágil- tiempo en el trabajo. El 50% de la reunión, haga una lista de los mente y sin causarle estrés. Si su todas las cosas que escuchamos o pasos que deberán tomarse en ade- estilo responde a estos criterios, leemos las olvidamos en el espacio lante para alcanzar las metas traza- manténgalo; pero si no lo hace es de un minuto. Si no puede acceder das. Por otra parte, si usted no es la hora de comenzar a buscar una de nuevo a la información que persona que preside la reunión, forma diferente de organizar su necesita escríbala en su agenda o siempre puede ofrecerse para reali- espacio. Hay algunos trucos simples en algún otro sitio al que pueda zar tareas que potencien la eficien- y evidentes que le funcionan a todo acceder con facilidad. Se tarda cia de la reunión, como son tomar el mundo: reserve la superficie de menos en escribir una nota que en actas o realizar el orden del día. su escritorio solamente para pro- buscar un pensamiento perdido. 6
  • 7. Time Management Si la oficina fuera el único lugar táctica de lenguaje corporal o, conversación; NO GRITE: según la donde trabajamos, todo sería más como último recurso, utilice el con- "netiqueta", escribir en mayúscula simple. Sin embargo, hoy en día los traataque más seguro: póngase en equivale a gritar, por tanto, evítelo; teléfonos son móviles, los ordena- pie, pida a la persona que le acom- en lugar de reenviar el mensaje a dores son portátiles y casi podría- pañe a hacer fotocopias, continúen una gran cantidad de usuarios que mos decir sin miedo a equivocarnos la conversación mientras usted tra- no lo necesitan, envíe copias tan que las oficinas son ambulantes. baja y cuando termine simplemente sólo a las partes interesadas; envíe Allá donde lleguen las tecnologías dígale que se alegra de haber char- los mensajes largos como archivos de la información, hay una "ofici- lado con él o con ella, déjelo allí y adjuntos; revise su correo con regu- na". Cada vez resulta más común vuelva a su escritorio. laridad pero no constantemente, es que la gente trabaje en los aviones, decir, no se obsesione ni se empeñe en el transporte público que les en leer cada correo cuando llega, lleva al trabajo y en las colas, ya Herramientas para pues es preferible hacerlo una vez sea porque están muy ocupados, potenciar la administración cada hora o dos veces al día según porque tienen que cumplir con un la cantidad de correo que reciba; plazo de entrega o simplemente del tiempo utilice programas de software que porque están aburridos. Muchos le libren del spam o publicidad no directivos se llevan alguna tarea Recientemente ha hecho su apari- solicitada; imprima solamente la cuando van de vacaciones y según ción una amplia gama de herra- información que resulte estricta- los expertos, no es una mala cos- mientas que nos permiten adminis- mente necesaria: por ejemplo, si se tumbre si lo que hacen les gusta y trar mejor el tiempo. Algunas de trata de una cita o un vuelo, sim- no molesta a los demás. ellas son un adelanto de lo que los plemente cópielo en su agenda; Los directivos que tomaron parte en avances tecnológicos traerán consi- haga amistad con la tecla y el icono el estudio arriba mencionado califi- go en el futuro, mientras que otras de suprimir, pues la mayoría de los caron la lectura como una de las son curiosos inventos no tecnológi- mensajes merece ir a la papelera y causas más importantes de pérdida cos como los post-it. Antes de elegir los que no, archívelos o reenvíelos; de tiempo y, sin embargo, leer es la cualquier instrumento que nos responda a las preguntas insertando única manera de adquirir informa- ayude a administrar mejor el tiem- las respuestas en el cuerpo del ción valiosa. Hasta que algún otro po, ya sea electrónico o en papel, mensaje pero advierta primero que medio tecnológico lo supere, la debemos responder a cinco interro- lo va a hacer así; revise la ortogra- información escrita es la mejor gantes: ¿Lo necesito? ¿Necesito fía y la gramática de los mensajes forma de distribuir información. todas sus funciones? ¿Es fácil de que envíe ya que los errores hacen Como hemos dicho anteriormente, usar? ¿Es seguro? ¿Quedará obsoleto que parezca poco profesional; el problema en realidad es la sobre- con rapidez? comuníquese con la gente excesiva- carga de información y las únicas El correo electrónico es una de esas mente habladora al teléfono por maneras de plantarle cara son herramientas que ha resultado ser medio de correo electrónico; cree ojear, subrayar o leer resúmenes. una maldición disfrazada de bendi- una respuesta automática para Otro problema es la gente que se ción. Cualquier ser humano que al notificar a quienes le escriban que extiende en sus conversaciones por volver de las vacaciones se haya está de vacaciones o en viaje de teléfono o en persona, o ambos. A encontrando varios centenares de negocios; por último, declare un día los que hablan demasiado por telé- correos electrónicos esperándole en sin correo electrónico: los fines de fono es aconsejable llamarlos cuan- el buzón, comprenderá a la perfec- semana suelen ser los más adecua- do se sabe que no tienen mucho ción a qué nos referimos. La bendi- dos. tiempo, por ejemplo cuando van a ción es que nos permite comunicar- Los PDA (Personal Digital salir a almorzar, dejarles claro que nos de manera instantánea. Para Assistants), también conocidos en no tenemos tiempo desde el princi- equilibrar las ventajas y desventa- castellano como palm por alusión a pio, simular que algo o alguien jas del correo electrónico, le ofre- una de las marcas de PDA más cono- reclama nuestra atención y decirles cemos algunas ideas: para empezar, cidas (Palm Pilot), son ordenadores "lo siento, tengo que dejarte" e, no lo utilice para situaciones que de mano y representan, según se incluso, localizar la llamada y luego requieren una cadena de envíos y dice, el futuro de los actuales orde- responderles por e-mail o dejando respuestas como concertar una nadores personales tanto de sobre- un mensaje en su buzón de voz. A cita, para lo que resulta más efi- mesa como portátiles. Para algunas los que se extienden en exceso en ciente hacer una llamada; sea breve personas, los PDA ya se han conver- persona contraatáqueles quedándo- consignando un solo tema por tido en herramienta indispensable y se de pie cuando vienen a visitarle correo; en la línea en la que figura las razones para usarlos que la al despacho, déjeles saber que no el asunto sea claro y escriba una gente aduce con más frecuencia son tiene tiempo, póngase en pie cuan- frase que atraiga la atención; si se su tamaño compacto, su función de do esté listo para terminar la con- trata de algo urgente, llame por fijar citas y activar alarmas para versación, incline el cuerpo hacia la teléfono primero y luego envíe un avisar de las mismas, su memoria otra persona utilizando una efectiva e-mail o fax para reconfirmar la para bases de datos y agenda de 7
  • 8. Time Management direcciones, programas de procesa- de e-mail porque su pequeño tama- Alguien se ha encargado ya de ele- miento de texto tipo Word, de hojas ño requiere concisión, porque son gir los colores, el escritorio y el de cálculo tipo Excel e incluso de fáciles de llevar, porque mueven a equipamiento, por lo que como presentaciones tipo PowerPoint, la acción y porque al estar escritas mucho puede poner alguna foto de compatibilidad con Internet, música a mano potencian una comunica- sus seres queridos, traerse una lám- en MP3 y algunas otras funciones ción abierta y compromiso. para o colgar un cuadro. Sin embar- dependiendo del modelo (y por Otro punto importante para una go, cuanto más intenta cuidar su tanto del precio). Los PDA también administración efectiva del tiempo imagen corporativa una empresa, tienen sus desventajas y pueden lle- es el de archivar, pues un sistema más estricta se vuelve con la perso- gar a consumir más tiempo que una de archivar bien organizado le per- nalización del escritorio. agenda tradicional en papel. mitirá guardar documentos y encon- También es cierto que están evolu- trarlos rápidamente cuando los cionando tan rápidamente que en necesite ya se trate de un sistema Conclusión algunos países como Japón ya hay electrónico, de archivos colgantes, revistas especializadas en PDA, que un archivo de acordeón o cualquier Tras leer este resumen se habrá se pueden consultar para comparar otro sistema de los muchos existen- dado cuenta de que tal vez no precios y propiedades, así como tes. El detalle más importante es administra su tiempo tan mal como para aprender funciones curiosas. que los archivos se subdividan alfa- creía o tal vez esta lectura le haya Por otra parte, existen otras herra- béticamente, numéricamente, cro- dado la clave para cambiar algunos mientas sencillas en papel que nológicamente o por tema. pequeños hábitos destructivos que siguen y seguirán siendo esenciales Por último, la herramienta funda- estaban devorando su tiempo. De para comunicarse y administrar el mental es su entorno: su escritorio, cualquier modo, sepa que no tiene tiempo. Por ejemplo, a pesar de su silla, sus archivadores, las estan- por qué tomarlo todo al pie de la estar a la última en materia de terías, los muros. Un entorno efi- letra, pues lo importante es que avances tecnológicos, en las ciente le hará más productivo y, sin cada uno incorpore aquellos deta- Fuerzas Armadas de Estados Unidos, embargo, pocos entornos se mues- lles que se adapten a su estilo. para las comunicaciones internas se tran tan inflexibles y difíciles de siguen utilizando tarjetas en lugar modificar como el entorno laboral. 8