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Descrição Arquivística – Aula 3




GESTÃO DE DOCUMENTOS DE
        ARQUIVO
 Aula 3 – Descrição Arquivística
  Formas de descrição de documentos e acervos.
     Os instrumentos de pesquisa. O perfil de
    metadados. Aplicando os instrumentos de
   pesquisa: divulgação, programas educativos e
                    projetos etc.
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                      Arquivo Corrente              Arquivo            Arquivo Permanente
                                                 Intermediário

Valor                      Primário                 Primário                 Secundário


Acesso                    Restrito aos           Restrito aos                   Aberto
                         acumuladores        acumuladores ou com
                                                 autorização

Conservação Física      Centralizada ou           Centralizada               Centralizada
                        Descentralizada

Justificativa de      Apoio às atividades    Razões administrativas,   Pesquisa, administrativa
conservação               cotidianas            legais ou fiscais



Volume                       100%             Sensível diminuição           5-10% do total
                                                                              acumulado

Localização física   Próxima ao acumulador      Fora do setor de        Instituição arquivística
                                                    trabalho

Processamento            Classificação,          Temporalidade            Arranjo, descrição
Técnico                  temporalidade
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As atividades de descrição:
1.   identificar conceitos;
2.   gerenciar informações;
3.   estabelecer controle intelectual;
4.   localizar;
5.   explicar o acervo arquivístico e;
6.   promover o acesso.
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     Identificação de Conceitos
• primeira aproximação do documento (ou do conjunto
  documental)
• leitura do documento (quando se tratar de um item
  documental).

• Leitura e entendimento dos documentos que fornecem
  informações gerais sobre a totalidade do conjunto (quando
  se tratar de níveis de descrição mais abrangentes)
• avaliação e seleção dos conceitos que se deve reter

• redação de um resumo
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            Identificação de Conceitos
• numa apresentação das características físicas (inclusive diplomáticas)
  de um ou vários documentos;

    – uma parte introdutória, denominada protocolo, onde se encontram as
      informações que contextualizam os documentos (data, local, assunto destinatário
      do ato/do documento, fórmulas de polidez introdutórias, etc). É aqui também que
      se pode localizar o autor do ato/autor do documento.

    – uma segunda parte, denominada texto, onde se encontram as informações acerca
      do ou dos atos que deram origem ao documento e do objeto do ato. É aqui que se
      encontra a razão de ser do documento e se pode identificar o ato consignado por
      meio de um verbo.

    – uma terceira e última parte, denominada escatocoio (ou protocolo final), onde se
      identificam as fórmulas de polidez conclusivas, o redator do documento
      (responsável pela articulação do discurso) e outras intervenções no documento.
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       Gerenciar Informações

• Ter a informação organizada
• Escolher Normatização para descrição
• Escolher sistema de gerenciamento de
  informação
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Gerenciar Informações
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Gerenciar Informações
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Localizar
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Explicar o Acervo
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Relação Hierarquia / Instrumento

  Fundo
                        Guia
   Seção
                     Inventário
 Subseção
                      Catálogo
   Série
                       Índices
 Subséries

                                                 12
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  Gerenciar o digital: Metadados
• Descritivos ou intelectual: descrevem e identificam os
  recursos de informação (Handle, PURL, DC, MARC,
  HTML Meta tags, vocabulários controlados).

• Estruturais: facilitam a navegação e a apresentação
  dos recursos eletrônicos, linguagens para expressar
  metadados (SGML, XML, EAD, MOA2).

• Administrativos: facilita o gerenciamento de longo e
  curto prazo e o processamento de coleções digitais
  (MOA2, CEDARS, OAIS).
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              Metadados

• A especificação e utilização de padrões garantem a
  existência de um conjunto de informações comuns
  sobre um determinado tema ou área.

• Padrões facilitam a compreensão, integração e o uso
  compartilhado de informações entre usuários de
  diferentes formações, níveis de experiências e
  propósitos.

• O estabelecimento de padrões implica -
  compromisso em usar as terminologias e definições
  estabelecidas.
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                Metadados
• Dublin Core (DC - Dublin Core Metadata Element Set) -
  dados sobre documentos eletrônicos
• Government Information Locator Service (GILS) -
  informações governamentais;
• Federal Data Geographic Committee (FGDC) - descrição
  de dados geo-espaciais;
• Machine Readeble Card (MARC) - catalogação
  bibliográfica;
• Consortium for the Interchange of Museum Information
  (CIMI) - Informações sobre Museus.
• Spatial Archive and Interchange Format (SAIF)
• Meta Content Format (MCF)
• Text Enconding Iniciative (TEI)
• Electronic Archive description (EAD)
• Resource Description Framework (RDF)
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• RDF / Dublin Core
   Padrão de metadados – composto por 15 elementos:
   – Contributor
   – Coverage
   – Creator
   – Format
   – Date
   – Description
                                                Veremos estes
   – Identifier                                   elementos
   – Language                                    também na
   – Publisher                                      ISAD-G e
   – Relation                                     NOBRADE
   – Rights
   – Source
   – Subject
   – Title
   – Type
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Documento Digital:
Informação registrada, codificada em dígitos binários,
acessível e interpretável por meio de sistema
computacional. (Glossário da CTDE, 2009)

Documento Arquivístico:
Documento produzido (elaborado ou recebido), no curso
de uma atividade prática, como instrumento ou resultado
dessa atividade, e retido para ação ou referência.
(Glossário da CTDE, 2009)
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               Documento Arquivístico Digital
Documento Arquivístico digital
Documento digital reconhecido        e   tratado   como      documento
arquivístico.

Documento produzido (elaborado ou recebido), no curso de uma
atividade prática, como instrumento ou resultado dessa atividade, e
retido para ação ou referência ...
+
... codificado em dígitos binários, acessível e interpretável por meio
de sistema computacional.
E
deve cumprir com as demais características básicas de um documento
arquivístico
                                                    LACOMBE, 2012.
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Documento Arquivístico Digital




                                  LACOMBE, 2012.
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Anatomia do Objeto Digital




                         FERREIRA, 2006, p. 25.
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    Gestão de Documentos Digitais: GDD, GADD e
                     GEDA
•   Gestão        Arquivística    de       Documentos:
    Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes
    à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos
    documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua
    eliminação ou recolhimento para a guarda permanente. (Lei
    8.159/91);
•   GED não é Gestão Arquivística, ficou relacionado à
    sistema/programa ou tecnologias e não incorporou os
    referenciais arquivísticos;
•   GADD e GEDA.
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                 CTDE do CONARQ
Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos
Criação: 1995
Objetivo:
Sugerir normas, procedimentos técnicos e instrumentos
legais, para a gestão arquivística e a preservação dos
documentos digitais das instituições públicas e privadas.
Composição multidisciplinar.
Representantes especialistas de vários setores do
governo e da sociedade civil.
Resultados e publicações.
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                  e-ARQ Brasil

Modelo de Requisitos para
Sistemas Informatizados de
Gestão    Arquivística  de
Documentos, elaborado pela
Câmara      Técnica     de
Documentos Eletrônicos do
Conselho     Nacional   de
Arquivos.
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                        SIGAD

O SIGAD é um conjunto de procedimentos e operações
  técnicas, característico do sistema de gestão
  arquivística de     documentos,  processado  por
  computador.

Um SIGAD pode ser composto por software único ou vários
  softwares integrados, adquiridos ou encomendados.
  Entretanto, seu sucesso dependerá da implantação
  prévia de um programa de Gestão Arquivística de
  Documentos.
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                SIGADs/Repositórios/Descrição
                                                                              s
                                                                          nto
                                                                       me      :
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      SIGAD                                                          Gu álogo os,
                                                                                 i
                                                                      cat entár
Fases: Corrente e                                                      inv .
  Intermediária                                                          etc
                                   Descrição arquivística:
                                  SepiaDES, ICA-AtoM, etc.




               Repositórios Digitais: DSpace, Fedora, Eprints e ARCHIVEMATICA
                                            (OAIS)
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                          Sistemas de GD
Nuxeo DM
Sistema de Gestão Documental open source desenvolvido com a plataforma
Nuxeo Enterprise - <http://www.nuxeo.com/en/products/document-
management>
KnowledgeTree
Conforme o website trata-se de um software de Gestão Documental (DMS) open
source capaz de ligar pessoas, idéias e processos -
<http://www.knowledgetree.com/pt>
Agorum Core
Sistema de Gestão Documental (DMS) Open Source desenvolvido pela empresa
Alemã Agorum Software GmbH. Disponibiliza duas versões: Agorum Core OS e
Agorum Core Pro - <http://www.agorum.com>.
Alfresco
Sistema Gerenciador de Documentos que possui três funcionalidades principais:
Gestão Documental (DMS), Gestão de Conteúdo Web (CMS) e Colaboração (Share)
- <http://www.alfresco.com>.
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                           Sistemas de GD
Archivista Box
Sistema de Gestão Documental (DMS) Open Source desenvolvido pela empresa
    alemã Archivista GmbH e possui integração com um Sistema Integrado de
    Gestão Empresarial (ERP)- <http://www.archivista.ch/en>;

Maarch
Sistema de Gestão Documental (DMS) open source desenvolvido pela empresa
    francesa Maarch SAS. Conforme seu website caracteriza-se por ser um
    conjunto de ferramentas e soluções para gestão e arquivamento de
    documentos - <http://www.maarch.org/en>.

Owl Intranet
É um Sistema de Gestão Documental (DMS), porém, tem como principal aplicação
   um repositório de documentos multi-usuário (knowledgebase). De acordo com
   seu website, é voltado para a publicação de arquivos e documentos web em
   grandes e pequenas empresas, bem como em corporações on-line -
   <http://www.owl.anytimecomm.com>.
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                   Descrição Arquivística:
                    Sepiades e ICA-AtoM
      A Descrição Arquivística, uma das 7 funções arquivísticas* de
COUTURE (1999), é o ato de descrever e representar informações
contidas em documentos e/ou fundos de arquivo, gerando
instrumentos de pesquisa (guias, catálogos, inventários, índices,
repertórios, edições de fontes, etc.), os quais explicam os documentos
de arquivo quanto à sua localização, identificação e gestão, além de
situar o pesquisador quanto ao contexto e os sistemas de arquivo que
os gerou, enriquecem o documento arquivístico para o pesquisador. As
atividades de descrição são importantes em um arquivo porque
garantem a compreensão do acervo arquivístico.

     * Produção, Classificação(Arranjo),       Avaliação,      Aquisição,
Descrição, Preservação e Difusão.
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                       Descrição Arquivística:
                        Sepiades e ICA-AtoM
SepiaDES
Software com código aberto, para a descrição de fotografias e que permite a
   inclusão de metadados, possui funções de descrição multinível (árvore
   hierárquica), armazenamento de registros em formato XML (eXtensible Markup
   Language); função de exportação de acordo com o recomendado pelo
   mapeamento no relatório consultivo, implementação do Open Archives
   Initiative Protocol for Metadata Harvesting (OAI-PMH)

ICA-AtoM
É o acrônimo de Access to Memory. O projeto do software resulta de um esforço de
   colaboração entre o ICA e alguns parceiros e patrocinadores. Destaques: - Total
   conformidade às normas do ICA; - Apoio para outras normas relacionadas,
   incluindo EAD, EAC, METS, MODS, Dublin Core; - Aplicação concebida
   inteiramente para ambiente web; - Interfaces multilingues; - Catálogo multi-
   institucional; - Interfaces com repositórios digitais.
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                         SEPIADES

O SEPIADES é um
software livre de
licença de uso que
serve para a
documentação de
arquivos
fotográficos digitais.
http://www.ica.org
/download.php?
id=1265

Requer JAVA;
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                             ICA-AtoM

ICA-AtoM é um projeto
   colaborativo com a
   missão de prover a
   comunidade arquivística
   internacional com um
   software aplicativo
   gratuito e de código-
   fonte aberto para
   gerenciamento de
   descrição arquivística,
   em conformidade com
   os padrões do Conselho
   Internacional de
   Arquivos (ICA).
www.ica-atom.org
Requer LAMP ou WAMP
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               Difusão de Acervo

Ao desenvolver uma reflexão acerca da disciplina arquivística e da
atuação profissional na área, Garcia (1996) caracteriza a difusão
como uma prática arquivística que deve “desarrollar, de forma
práctica, el derecho de los ciudadanos a acceder a la
cultura, recogiendo la antigua aspiración decimonónica
de instruir al público”.
Conseqüentemente, para alcançar este fim, a difusão arquivística
deve proporcionar aos usuários conhecimento do acervo existente;
do contexto da produção documental, ou seja, do organismo
produtor, e; da importância do tratamento de acervos arquivísticos
e das instituições e profissionais que o fazem.
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• Três enfoques para difusão de acervo:
       o cultural, o editorial e o educativo.
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A difusão cultural é promovida através de palestras, debates,
lançamentos de obras, eventos populares, comentários na
imprensa, filmes, documentários, folhetos publicitários,
exposição de documentos, entre outras ações.

A difusão editorial ocorre com a publicação do conteúdo do
acervo, das atividades e dos programas, através da publicação
de catálogos informativos, manuais, edições comemorativas,
publicações que referenciam o acervo, entre outras
iniciativas.

A difusão educativa é desenvolvida com a realização de
exposições a estudantes no arquivo, reprodução de
documentos, visitas guiadas aos arquivos, entre outras ações
devidamente planejadas.
Descrição Arquivística – Aula 3
Descrição Arquivística – Aula 3
Descrição Arquivística – Aula 3
Descrição Arquivística – Aula 3
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Mais idéias para divulgar o acervo de seu
arquivo?
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          A internet na difusão
• Vantagens obtidas no uso da Internet como
  mecanismo de difusão:
  – na disponibilização de informações arquivísticas a
    diferentes usuários, ao mesmo tempo a qualquer
    hora ou lugar;
  – redução de custos de publicação, uma vez que a
    edição de páginas, em nível básico, não é difícil nem
    cara e;
  – a preservação dos documentos sem impedir a
    consulta, pois além de informações sobre o acervo
    pode disponibilizar inclusive peças ou conjuntos
    documentais digitalizados.
Descrição Arquivística – Aula 3




Revisão para a prova e mãos à
obra!
Descrição Arquivística – Aula 3
Descrição Arquivística – Aula 3


                                              Referências (1-2)
•   ARELLANO, Miguel Angel Mardero. Critérios para a preservação digital da informação científica. 2008. 356 p. Tese (Doutorado em
    Ciência da Informação). Universidade de Brasília, Departamento de Ciência da Informação. Disponível em:
    <http://bdtd.bce.unb.br/tedesimplificado/tde_busca/arquivo.php?codArquivo=4547>
•   CCSDS - CONSULTATIVE COMMITEE FOR SPACE DATA SYSTEM. Reference Model for Open Archival Information System (OAIS):
    recommendation. Washington, 2002. 139 p. Disponível em: <http://public.ccsds.org/publications/archive/650x0b1.pdf>.
•   CENADEM. O GED, plataforma e Software Livre. Jornal Mundo da Imagen. No 60, Nov/Dez, 2003, p. 1 – 9.
•   ___. Tecnologias de GED / CENADEM. [on-line] 2005. <http://www.cenadem.com.br/ged04quadro.php> [Consultado em outubro de
    2005]
•   CHARÃO, Andrea Schwertner, FLORES, Daniel, SANTOS, Flaviane Cezar dos. Análise de produtos para gerenciamento eletrônico de
    documentos. 2002. [On-line] <http://www.cinform.ufba.br/iv_anais/artigos/TEXTO09.HTM>
•   CIA – Conselho Internacional de Arquivos. Documentos de Arquivo Electrónicos: Manual para Arquivistas. Estudo no 16 – Manual para
    Arquivos Electrónicos, Abril de 2005. Tradução do original: “Electronic Records: A Workbook for Archivists (ICA Study 16)”,
    disponível on-line: http://www.ica.org/biblio/ICAEstudo16_PT_4.pdf.
•   CONDE, Maria Luisa. Os Sistemas de Gestão de Documentos e as Novas Tecnologias. 2005. IV Seminário Internacional de Arquivos de
    Tradição Ibérica. ALA – Associação Latino Americana de Arquivos. 24-28 Out.05. Lisboa.
•   COUTURE, Carol, MARTINEAU, Jocelyne, DUCHARME, Daniel. A formação e a pesquisa em Arquivística no mundo contemporâneo.
    Trad. Luis Carlos Lopes. Brasília: FINATEC, 1999. 190 p.
•   DODEBEI, Vera. Repositórios institucionais: por uma memória criativa no ciberespaço. In: SAYÃO et al. (Org.). Implantação e gestão
    de repositórios institucionais: política, memória, livre acesso e preservação. Salvador : EDUFBA, 2010. p. 83-106.
•   FLORES, Daniel. Análise do Programa de Legislação Educacional Integrada – PROLEI : uma abordagem Arquivística na gestão
    eletrônica de documentos – GED. Santa Maria, 2000. (Dissertação de Mestrado da Universidade Federal de Santa Maria – UFSM).
•   ___. Gestão de Documentos Eletrônicos - G.D.E.. JIARQ – Jornal Informativo de Arquivos. Santa Maria-EDUFSM, 1998.
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                                                Referências (2-2)
•   ___. Ged – Gerenciamento Eletrônico de Documentos: uma abordagem enquanto sistema e área de conhecimento arquivístico das
    ciências da informação, no desempenho das funções arquivísticas e de políticas de software livre. 2002. [on-line].
    <http://www.arquivologia.ufsm.br> [Consultado em: outubro de 2003]
•   LIBRO BLANCO. El libro blanco del software libre en España. [en línea]. 2004. <http://www.libroblanco.com> [Consulta en: 20 de
    enero de 2004]
•   ___. El libro blanco del software libre en España. [en línea]. 2005.<http://www.libroblanco.com> [Consulta en: 20 de noviembre de
    2005]
•   LUZ, André Ricardo. PSL - Ciência da Informação: Projeto de Software Livre em Ciência da Informação. 2005. Arquivística.net, Rio
    de Janeiro, v.1, n.2, p.43-52, jul./dez. 2005.
•   PROYECTO GNU – el proyecto GNU e a Fundação para el Software Libre [em línea]. 2003. <http://www.gnu.org/philosophy/free-
    sw.es.html> [Consulta en: 21 de dezembro de 2003]
•   PSL BRASIL. Projeto software libre – Brasil. [en línea]. <http://www.softwarelivre.org> [Consulta en: 20 de enero de 2004
•   RLG/NARA.Trustworthy repositories audit & certification. RLG, OCLC, Feb. 2007. Disponível em
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Aula 3 2013

  • 1. Descrição Arquivística – Aula 3 GESTÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO Aula 3 – Descrição Arquivística Formas de descrição de documentos e acervos. Os instrumentos de pesquisa. O perfil de metadados. Aplicando os instrumentos de pesquisa: divulgação, programas educativos e projetos etc.
  • 2. Descrição Arquivística – Aula 3 Arquivo Corrente Arquivo Arquivo Permanente Intermediário Valor Primário Primário Secundário Acesso Restrito aos Restrito aos Aberto acumuladores acumuladores ou com autorização Conservação Física Centralizada ou Centralizada Centralizada Descentralizada Justificativa de Apoio às atividades Razões administrativas, Pesquisa, administrativa conservação cotidianas legais ou fiscais Volume 100% Sensível diminuição 5-10% do total acumulado Localização física Próxima ao acumulador Fora do setor de Instituição arquivística trabalho Processamento Classificação, Temporalidade Arranjo, descrição Técnico temporalidade
  • 4. Descrição Arquivística – Aula 3 As atividades de descrição: 1. identificar conceitos; 2. gerenciar informações; 3. estabelecer controle intelectual; 4. localizar; 5. explicar o acervo arquivístico e; 6. promover o acesso.
  • 5. Descrição Arquivística – Aula 3 Identificação de Conceitos • primeira aproximação do documento (ou do conjunto documental) • leitura do documento (quando se tratar de um item documental). • Leitura e entendimento dos documentos que fornecem informações gerais sobre a totalidade do conjunto (quando se tratar de níveis de descrição mais abrangentes) • avaliação e seleção dos conceitos que se deve reter • redação de um resumo
  • 6. Descrição Arquivística – Aula 3 Identificação de Conceitos • numa apresentação das características físicas (inclusive diplomáticas) de um ou vários documentos; – uma parte introdutória, denominada protocolo, onde se encontram as informações que contextualizam os documentos (data, local, assunto destinatário do ato/do documento, fórmulas de polidez introdutórias, etc). É aqui também que se pode localizar o autor do ato/autor do documento. – uma segunda parte, denominada texto, onde se encontram as informações acerca do ou dos atos que deram origem ao documento e do objeto do ato. É aqui que se encontra a razão de ser do documento e se pode identificar o ato consignado por meio de um verbo. – uma terceira e última parte, denominada escatocoio (ou protocolo final), onde se identificam as fórmulas de polidez conclusivas, o redator do documento (responsável pela articulação do discurso) e outras intervenções no documento.
  • 7. Descrição Arquivística – Aula 3 Gerenciar Informações • Ter a informação organizada • Escolher Normatização para descrição • Escolher sistema de gerenciamento de informação
  • 8. Descrição Arquivística – Aula 3 Gerenciar Informações
  • 9. Descrição Arquivística – Aula 3 Gerenciar Informações
  • 10. Descrição Arquivística – Aula 3 Localizar
  • 11. Descrição Arquivística – Aula 3 Explicar o Acervo
  • 12. Descrição Arquivística – Aula 3 Relação Hierarquia / Instrumento Fundo Guia Seção Inventário Subseção Catálogo Série Índices Subséries 12
  • 14. Descrição Arquivística – Aula 3 Gerenciar o digital: Metadados • Descritivos ou intelectual: descrevem e identificam os recursos de informação (Handle, PURL, DC, MARC, HTML Meta tags, vocabulários controlados). • Estruturais: facilitam a navegação e a apresentação dos recursos eletrônicos, linguagens para expressar metadados (SGML, XML, EAD, MOA2). • Administrativos: facilita o gerenciamento de longo e curto prazo e o processamento de coleções digitais (MOA2, CEDARS, OAIS).
  • 15. Descrição Arquivística – Aula 3 Metadados • A especificação e utilização de padrões garantem a existência de um conjunto de informações comuns sobre um determinado tema ou área. • Padrões facilitam a compreensão, integração e o uso compartilhado de informações entre usuários de diferentes formações, níveis de experiências e propósitos. • O estabelecimento de padrões implica - compromisso em usar as terminologias e definições estabelecidas.
  • 16. Descrição Arquivística – Aula 3 Metadados • Dublin Core (DC - Dublin Core Metadata Element Set) - dados sobre documentos eletrônicos • Government Information Locator Service (GILS) - informações governamentais; • Federal Data Geographic Committee (FGDC) - descrição de dados geo-espaciais; • Machine Readeble Card (MARC) - catalogação bibliográfica; • Consortium for the Interchange of Museum Information (CIMI) - Informações sobre Museus. • Spatial Archive and Interchange Format (SAIF) • Meta Content Format (MCF) • Text Enconding Iniciative (TEI) • Electronic Archive description (EAD) • Resource Description Framework (RDF)
  • 17. Descrição Arquivística – Aula 3 • RDF / Dublin Core Padrão de metadados – composto por 15 elementos: – Contributor – Coverage – Creator – Format – Date – Description Veremos estes – Identifier elementos – Language também na – Publisher ISAD-G e – Relation NOBRADE – Rights – Source – Subject – Title – Type
  • 18. Descrição Arquivística – Aula 3 Documento Digital: Informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional. (Glossário da CTDE, 2009) Documento Arquivístico: Documento produzido (elaborado ou recebido), no curso de uma atividade prática, como instrumento ou resultado dessa atividade, e retido para ação ou referência. (Glossário da CTDE, 2009)
  • 19. Descrição Arquivística – Aula 3 Documento Arquivístico Digital Documento Arquivístico digital Documento digital reconhecido e tratado como documento arquivístico. Documento produzido (elaborado ou recebido), no curso de uma atividade prática, como instrumento ou resultado dessa atividade, e retido para ação ou referência ... + ... codificado em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional. E deve cumprir com as demais características básicas de um documento arquivístico LACOMBE, 2012.
  • 20. Descrição Arquivística – Aula 3 Documento Arquivístico Digital LACOMBE, 2012.
  • 21. Descrição Arquivística – Aula 3 Anatomia do Objeto Digital FERREIRA, 2006, p. 25.
  • 22. Descrição Arquivística – Aula 3 Gestão de Documentos Digitais: GDD, GADD e GEDA • Gestão Arquivística de Documentos: Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente. (Lei 8.159/91); • GED não é Gestão Arquivística, ficou relacionado à sistema/programa ou tecnologias e não incorporou os referenciais arquivísticos; • GADD e GEDA.
  • 23. Descrição Arquivística – Aula 3 CTDE do CONARQ Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos Criação: 1995 Objetivo: Sugerir normas, procedimentos técnicos e instrumentos legais, para a gestão arquivística e a preservação dos documentos digitais das instituições públicas e privadas. Composição multidisciplinar. Representantes especialistas de vários setores do governo e da sociedade civil. Resultados e publicações.
  • 24. Descrição Arquivística – Aula 3 e-ARQ Brasil Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos, elaborado pela Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos do Conselho Nacional de Arquivos.
  • 25. Descrição Arquivística – Aula 3 SIGAD O SIGAD é um conjunto de procedimentos e operações técnicas, característico do sistema de gestão arquivística de documentos, processado por computador. Um SIGAD pode ser composto por software único ou vários softwares integrados, adquiridos ou encomendados. Entretanto, seu sucesso dependerá da implantação prévia de um programa de Gestão Arquivística de Documentos.
  • 26. Descrição Arquivística – Aula 3 SIGADs/Repositórios/Descrição s nto me : stru quisa In pes de as, i s, SIGAD Gu álogo os, i cat entár Fases: Corrente e inv . Intermediária etc Descrição arquivística: SepiaDES, ICA-AtoM, etc. Repositórios Digitais: DSpace, Fedora, Eprints e ARCHIVEMATICA (OAIS)
  • 27. Descrição Arquivística – Aula 3 Sistemas de GD Nuxeo DM Sistema de Gestão Documental open source desenvolvido com a plataforma Nuxeo Enterprise - <http://www.nuxeo.com/en/products/document- management> KnowledgeTree Conforme o website trata-se de um software de Gestão Documental (DMS) open source capaz de ligar pessoas, idéias e processos - <http://www.knowledgetree.com/pt> Agorum Core Sistema de Gestão Documental (DMS) Open Source desenvolvido pela empresa Alemã Agorum Software GmbH. Disponibiliza duas versões: Agorum Core OS e Agorum Core Pro - <http://www.agorum.com>. Alfresco Sistema Gerenciador de Documentos que possui três funcionalidades principais: Gestão Documental (DMS), Gestão de Conteúdo Web (CMS) e Colaboração (Share) - <http://www.alfresco.com>.
  • 28. Descrição Arquivística – Aula 3 Sistemas de GD Archivista Box Sistema de Gestão Documental (DMS) Open Source desenvolvido pela empresa alemã Archivista GmbH e possui integração com um Sistema Integrado de Gestão Empresarial (ERP)- <http://www.archivista.ch/en>; Maarch Sistema de Gestão Documental (DMS) open source desenvolvido pela empresa francesa Maarch SAS. Conforme seu website caracteriza-se por ser um conjunto de ferramentas e soluções para gestão e arquivamento de documentos - <http://www.maarch.org/en>. Owl Intranet É um Sistema de Gestão Documental (DMS), porém, tem como principal aplicação um repositório de documentos multi-usuário (knowledgebase). De acordo com seu website, é voltado para a publicação de arquivos e documentos web em grandes e pequenas empresas, bem como em corporações on-line - <http://www.owl.anytimecomm.com>.
  • 29. Descrição Arquivística – Aula 3 Descrição Arquivística: Sepiades e ICA-AtoM A Descrição Arquivística, uma das 7 funções arquivísticas* de COUTURE (1999), é o ato de descrever e representar informações contidas em documentos e/ou fundos de arquivo, gerando instrumentos de pesquisa (guias, catálogos, inventários, índices, repertórios, edições de fontes, etc.), os quais explicam os documentos de arquivo quanto à sua localização, identificação e gestão, além de situar o pesquisador quanto ao contexto e os sistemas de arquivo que os gerou, enriquecem o documento arquivístico para o pesquisador. As atividades de descrição são importantes em um arquivo porque garantem a compreensão do acervo arquivístico. * Produção, Classificação(Arranjo), Avaliação, Aquisição, Descrição, Preservação e Difusão.
  • 30. Descrição Arquivística – Aula 3 Descrição Arquivística: Sepiades e ICA-AtoM SepiaDES Software com código aberto, para a descrição de fotografias e que permite a inclusão de metadados, possui funções de descrição multinível (árvore hierárquica), armazenamento de registros em formato XML (eXtensible Markup Language); função de exportação de acordo com o recomendado pelo mapeamento no relatório consultivo, implementação do Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting (OAI-PMH) ICA-AtoM É o acrônimo de Access to Memory. O projeto do software resulta de um esforço de colaboração entre o ICA e alguns parceiros e patrocinadores. Destaques: - Total conformidade às normas do ICA; - Apoio para outras normas relacionadas, incluindo EAD, EAC, METS, MODS, Dublin Core; - Aplicação concebida inteiramente para ambiente web; - Interfaces multilingues; - Catálogo multi- institucional; - Interfaces com repositórios digitais.
  • 31. Descrição Arquivística – Aula 3 SEPIADES O SEPIADES é um software livre de licença de uso que serve para a documentação de arquivos fotográficos digitais. http://www.ica.org /download.php? id=1265 Requer JAVA;
  • 32. Descrição Arquivística – Aula 3 ICA-AtoM ICA-AtoM é um projeto colaborativo com a missão de prover a comunidade arquivística internacional com um software aplicativo gratuito e de código- fonte aberto para gerenciamento de descrição arquivística, em conformidade com os padrões do Conselho Internacional de Arquivos (ICA). www.ica-atom.org Requer LAMP ou WAMP
  • 33. Descrição Arquivística – Aula 3 Difusão de Acervo Ao desenvolver uma reflexão acerca da disciplina arquivística e da atuação profissional na área, Garcia (1996) caracteriza a difusão como uma prática arquivística que deve “desarrollar, de forma práctica, el derecho de los ciudadanos a acceder a la cultura, recogiendo la antigua aspiración decimonónica de instruir al público”. Conseqüentemente, para alcançar este fim, a difusão arquivística deve proporcionar aos usuários conhecimento do acervo existente; do contexto da produção documental, ou seja, do organismo produtor, e; da importância do tratamento de acervos arquivísticos e das instituições e profissionais que o fazem.
  • 34. Descrição Arquivística – Aula 3 • Três enfoques para difusão de acervo: o cultural, o editorial e o educativo.
  • 35. Descrição Arquivística – Aula 3 A difusão cultural é promovida através de palestras, debates, lançamentos de obras, eventos populares, comentários na imprensa, filmes, documentários, folhetos publicitários, exposição de documentos, entre outras ações. A difusão editorial ocorre com a publicação do conteúdo do acervo, das atividades e dos programas, através da publicação de catálogos informativos, manuais, edições comemorativas, publicações que referenciam o acervo, entre outras iniciativas. A difusão educativa é desenvolvida com a realização de exposições a estudantes no arquivo, reprodução de documentos, visitas guiadas aos arquivos, entre outras ações devidamente planejadas.
  • 40. Descrição Arquivística – Aula 3 Mais idéias para divulgar o acervo de seu arquivo?
  • 41. Descrição Arquivística – Aula 3 A internet na difusão • Vantagens obtidas no uso da Internet como mecanismo de difusão: – na disponibilização de informações arquivísticas a diferentes usuários, ao mesmo tempo a qualquer hora ou lugar; – redução de custos de publicação, uma vez que a edição de páginas, em nível básico, não é difícil nem cara e; – a preservação dos documentos sem impedir a consulta, pois além de informações sobre o acervo pode disponibilizar inclusive peças ou conjuntos documentais digitalizados.
  • 42. Descrição Arquivística – Aula 3 Revisão para a prova e mãos à obra!
  • 44. Descrição Arquivística – Aula 3 Referências (1-2) • ARELLANO, Miguel Angel Mardero. Critérios para a preservação digital da informação científica. 2008. 356 p. Tese (Doutorado em Ciência da Informação). Universidade de Brasília, Departamento de Ciência da Informação. Disponível em: <http://bdtd.bce.unb.br/tedesimplificado/tde_busca/arquivo.php?codArquivo=4547> • CCSDS - CONSULTATIVE COMMITEE FOR SPACE DATA SYSTEM. Reference Model for Open Archival Information System (OAIS): recommendation. Washington, 2002. 139 p. Disponível em: <http://public.ccsds.org/publications/archive/650x0b1.pdf>. • CENADEM. O GED, plataforma e Software Livre. Jornal Mundo da Imagen. No 60, Nov/Dez, 2003, p. 1 – 9. • ___. Tecnologias de GED / CENADEM. [on-line] 2005. <http://www.cenadem.com.br/ged04quadro.php> [Consultado em outubro de 2005] • CHARÃO, Andrea Schwertner, FLORES, Daniel, SANTOS, Flaviane Cezar dos. Análise de produtos para gerenciamento eletrônico de documentos. 2002. [On-line] <http://www.cinform.ufba.br/iv_anais/artigos/TEXTO09.HTM> • CIA – Conselho Internacional de Arquivos. Documentos de Arquivo Electrónicos: Manual para Arquivistas. Estudo no 16 – Manual para Arquivos Electrónicos, Abril de 2005. Tradução do original: “Electronic Records: A Workbook for Archivists (ICA Study 16)”, disponível on-line: http://www.ica.org/biblio/ICAEstudo16_PT_4.pdf. • CONDE, Maria Luisa. Os Sistemas de Gestão de Documentos e as Novas Tecnologias. 2005. IV Seminário Internacional de Arquivos de Tradição Ibérica. ALA – Associação Latino Americana de Arquivos. 24-28 Out.05. Lisboa. • COUTURE, Carol, MARTINEAU, Jocelyne, DUCHARME, Daniel. A formação e a pesquisa em Arquivística no mundo contemporâneo. Trad. Luis Carlos Lopes. Brasília: FINATEC, 1999. 190 p. • DODEBEI, Vera. Repositórios institucionais: por uma memória criativa no ciberespaço. In: SAYÃO et al. (Org.). Implantação e gestão de repositórios institucionais: política, memória, livre acesso e preservação. Salvador : EDUFBA, 2010. p. 83-106. • FLORES, Daniel. Análise do Programa de Legislação Educacional Integrada – PROLEI : uma abordagem Arquivística na gestão eletrônica de documentos – GED. Santa Maria, 2000. (Dissertação de Mestrado da Universidade Federal de Santa Maria – UFSM). • ___. Gestão de Documentos Eletrônicos - G.D.E.. JIARQ – Jornal Informativo de Arquivos. Santa Maria-EDUFSM, 1998.
  • 45. Descrição Arquivística – Aula 3 Referências (2-2) • ___. Ged – Gerenciamento Eletrônico de Documentos: uma abordagem enquanto sistema e área de conhecimento arquivístico das ciências da informação, no desempenho das funções arquivísticas e de políticas de software livre. 2002. [on-line]. <http://www.arquivologia.ufsm.br> [Consultado em: outubro de 2003] • LIBRO BLANCO. El libro blanco del software libre en España. [en línea]. 2004. <http://www.libroblanco.com> [Consulta en: 20 de enero de 2004] • ___. El libro blanco del software libre en España. [en línea]. 2005.<http://www.libroblanco.com> [Consulta en: 20 de noviembre de 2005] • LUZ, André Ricardo. PSL - Ciência da Informação: Projeto de Software Livre em Ciência da Informação. 2005. Arquivística.net, Rio de Janeiro, v.1, n.2, p.43-52, jul./dez. 2005. • PROYECTO GNU – el proyecto GNU e a Fundação para el Software Libre [em línea]. 2003. <http://www.gnu.org/philosophy/free- sw.es.html> [Consulta en: 21 de dezembro de 2003] • PSL BRASIL. Projeto software libre – Brasil. [en línea]. <http://www.softwarelivre.org> [Consulta en: 20 de enero de 2004 • RLG/NARA.Trustworthy repositories audit & certification. RLG, OCLC, Feb. 2007. Disponível em <http://www.crl.edu/sites/default/files/attachments/pages/trac_0.pdf>. • RLG/NARA. An audit checklist for the certification of trusted digital repositories: draft for public comment. Mountain View, CA. : RLG, OCLC, 2005. <http://www.rebiun.org/opencms/opencms/handle404?exporturi=/export/docReb/audit_cheklist.pdf&%5d >. • RLG/OCLC. Trusted digital repositories: attributes and responsibilities. Mountain View, CA. : RLG, OCLC, 2002. Disponível em <http://www.oclc.org/programs/ourwork/past/trustedrep/repositories.pdf> • THOMAZ, Katia. Repositórios digitais confiáveis e certificação. Arquivistica,net, v.3. n.1, p.80-89, jan,/jun. 2007. Disponível em <http://www.arquivistica.net/ojs/include/getdoc.php?id=372&article=118&mode=pdf >. • TRAMULLAS, Jesús. Herramientas de software libre para la gestión de contenidos [en linea]. “Hipertext.net”, núm. 3, 2005. <http://www.hipertext.net> [Consulta: 15 jan. 2005]. • VENKADESAN, S. Digital preservation of electronic resources. Jan. 2010. Disponível em http://www.pdfchaser.com/DIGITAL- PRESERVATION-OF-ELECTRONIC-RESOURCES.html>.