Administração do tempo

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Administração do tempo

  1. 1. Carlos Henrique Piassa Sócio-Diretor [email_address] +55 16 9139.9598 ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO EM AMBIENTE EMPRESARIAL O pior não é o não do tempo.
  2. 2. Melhorar a qualidade de vida, por meio de mudanças de hábitos, realizando as atividades dentro dos prazos combinados, dividindo seu tempo de forma equilibrada, entre a vida profissional e a vida pessoal, conduzir seu dia a dia com tranquilidade, sem estresse. 1. OBJETIVO DO TREINAMENTO ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO EM AMBIENTE EMPRESARIAL
  3. 3. Sucessão de épocas, anos, meses, dias, horas, minutos, segundos, que envolve a noção de passado, presente e futuro. Estações do ano, condições meteorológicas. Partes em diferentes andamentos em que se divide em certas peças: teatro, novela, futebol. 2. O QUE É TEMPO? ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO EM AMBIENTE EMPRESARIAL
  4. 4. Passado: experiências passadas que são referências para o presente e futuro. Presente : o que está acontecendo hoje, projeção para o futuro. Futuro: experiência projetadas através das referências do passado e vivências do presente. 3. SEQUÊNCIA DO TEMPO ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO EM AMBIENTE EMPRESARIAL
  5. 5. <ul><li>Ausência de Objetividade: reuniões longas sem pauta formal. </li></ul><ul><li>Ausência de Concentração: bate papos fora de hora e sem propósito. </li></ul><ul><li>Acomodação: permanência um “cargo” por longo período. </li></ul><ul><li>Postergação: adiamento de atividades e/ou decisões importantes. </li></ul><ul><li>Celular Mania: uso indiscriminadamente do aparelho da empresa. </li></ul><ul><li>Email Mania: verificação a todo momento de novas mensagens. </li></ul>4. MAL USO DO TEMPO NA EMPRESA ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO EM AMBIENTE EMPRESARIAL
  6. 6. O “The Wall Street Journal” fez uma pesquisa onde descobriu que se gasta 6 semanas por ano procurando por coisas em um escritório. 4. MAL USO DO TEMPO NA EMPRESA ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO EM AMBIENTE EMPRESARIAL
  7. 7. Organizar as atividades diárias de forma lidar com a disposição das horas para cumprimento de prazos preestabelecidos, objetivando atingir resultados positivos. 5. PLANEJAMENO DO TEMPO ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO EM AMBIENTE EMPRESARIAL
  8. 8. Elencar o que precisa ser feito curto e médio e longo prazo, interligando o passado o presente e o futuro, conciliando de forma equilibrada a vida pessoal e profissional. 6. FUNÇÕES DE UMA AGENDA ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO EM AMBIENTE EMPRESARIAL
  9. 9. 7. MATRIZ DO TEMPO: importante x urgente ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO EM AMBIENTE EMPRESARIAL
  10. 10. 8. CICLOS DE VIDA PESSOAL/PROFISSIONAL ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO EM AMBIENTE EMPRESARIAL Fonte: Revista VOCÊ S/A – Editora Abril – Ed 134 – pág 38 Ciclo da Frustração Ciclo da Sobrevivência Ciclo da Prosperidade Quem vive nesse ciclo vê sua qualidade de vida cair. A frustração é causada pelo descontrole das finanças e do trabalho. O ciclo da sobrevivência se caracteriza pela falta de evolução. Há um controle limitado sobre trabalho e finanças. O ciclo da prosperidade é reservado às pessoas que fazem uso racional e adequado do tempo e do dinheiro, de maneira sustentável.
  11. 11. 8. CICLOS DE VIDA PESSOAL/PROFISSIONAL ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO EM AMBIENTE EMPRESARIAL
  12. 12. 8. CICLOS DE VIDA PESSOAL/PROFISSIONAL ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO EM AMBIENTE EMPRESARIAL
  13. 13. 8. CICLOS DE VIDA PESSOAL/PROFISSIONAL ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO EM AMBIENTE EMPRESARIAL
  14. 14. 9. COMO AVANÇAR NOS CICLOS ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO EM AMBIENTE EMPRESARIAL 1. Descubra o que é importante Quem consegui identificar isso com clareza consegue ser mais produtivo no trabalho e ter mais tempo livre para as coisas que gosta. 2. Pare com o que não traz retorno Ao definir o que é importante, evite as tarefas que não ajudam a construir riqueza ou a ganhar tempo. 3. Planeje o equilíbrio A palavra planejar muitas vezes gera uma sensação de rigidez. No entanto, a partir dessa etapa as peças começam a se encaixar. 4. Melhore a qualidade de consumo Após cumprir todos os passos, você já tem um uso eficiente de tempo e de dinheiro.
  15. 15. 10. PLANEJE SUA AGENDA Anual 45´´ Mensal 30´´ Semanal 25´´ Diária 5´´ <ul><li>Revise seu papel na sociedade </li></ul><ul><li>Defina metas (no máximo oito) e desmembre-as em atividades </li></ul><ul><li>Estabeleça os período de viagens, férias ou compromissos </li></ul><ul><li>Distribua o que for possível durante o ano </li></ul><ul><li>Reveja as tarefas que ficaram do mês anterior </li></ul><ul><li>Avalie como foi a distribuições de papéis e reveja a estratégia </li></ul><ul><li>Escolha no máximo quatro das metas anuais para dedicação no mês </li></ul><ul><li>Defini dias e horários importantes e reserve-os na agenda </li></ul><ul><li>Faça esse planejamento as sextas ou aos domingos </li></ul><ul><li>Marque os compromissos da semana, com tempo de duração </li></ul><ul><li>Escolha no máximo duas metas anuais para dedicar </li></ul><ul><li>Some os tempos das atividades, apenas 70% dia deve ficar planejado, os outros 30% ficam para as urgências </li></ul><ul><li>Não planeje coisas de um dia para o outro </li></ul><ul><li>É preciso 3 dias de antecedência </li></ul><ul><li>Priorize as atividades do dia, com base no planejamento semanal </li></ul><ul><li>Coloque as urgências em primeiro lugar </li></ul>ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO EM AMBIENTE EMPRESARIAL
  16. 16. 11. COMO ORGANIZAR E-MAILS POSTURA DE ACIONISTA DENTRO DE EMPRESA S/A Abra seu programa de e-mail Desabilite o AVISO de novas mensagens Mantenha do máximo 10 mensagens na caixa de ENTRADA Seja claro no momento de escrever uma mensagem para não ter que reescrevê-la Leia mensagens de cima para baixo, seguindo a ordem, sem pular nenhuma Mensagem é IMPORTANTE? S I M SALVE. Tire da caixa de entrada, jogue numa pasta ESPECIAL, ou copie o texto no arquivo do WORD, se tiver anexo, salve no computar RESPONDA Se a mensagem gera uma tarefa ou compromisso, planeje Mova o email para pasta Calendário, com data e duração NÃO APAGUE
  17. 17. 12. TESTE DO CICLO DA VIDA POSTURA DE ACIONISTA DENTRO DE EMPRESA S/A Parte 1 (A) – Some 1 ponto para cada resposta SIM e subtraia 1 ponto para cada resposta NÃO. 1) Você saberia citar, em dez segundos, três metas muito importantes que você espera alcançar nos próximos cinco anos? ( ) sim ( ) não 2) Você se sente satisfeito com seu estilo de vida e padrão de consumo atuais? ( ) sim ( ) não 3) Sua poupança vem crescendo consistentemente nos últimos dois anos? ( ) sim ( ) não 4) Você se sente satisfeito com a distribuição do tempo entre atividades profissionais, de lazer e de convívio social e familiar? ( ) sim ( ) não 5) Sua rotina diária - tanto de trabalho quanto pessoal – é razoavelmente organizada, sem o sentimento de estar sempre realizando tarefas urgentes? ( ) sim ( ) não
  18. 18. 12. TESTE DO CICLO DA VIDA POSTURA DE ACIONISTA DENTRO DE EMPRESA S/A 6) Você tem facilidade para eliminar da rotina atividades pouco relevantes e que tomam tempo, como frequentar reuniões e eventos indesejados ou ler e-mails sem conteúdo realmente produtivo? ( ) sim ( ) não 7) Você é capaz de dizer, com razoável precisão, quais serão seus compromissos e tarefas importantes para os próximos três dias? ( ) sim ( ) não 8) Você se sente confortável ao tomar decisões extremamente relevantes em sua vida, como contratar um plano de saúde ou selecionar a escola de seu filho? ( ) sim ( ) não 9) Você gosta de sua atividade profissional a ponto de frequentemente sentir-se apaixonado pelo resultado daquilo que faz? ( ) sim ( ) não 10) Suas condições de saúde podem ser consideradas equivalentes ou acima da média para as pessoas da sua idade? ( ) sim ( ) não
  19. 19. 12. TESTE DO CICLO DA VIDA POSTURA DE ACIONISTA DENTRO DE EMPRESA S/A 11) Você consegue manter uma dieta considerada saudável? ( ) sim ( ) não 12) Suas contas a pagar costumam estar sempre em dia? ( ) sim ( ) não 13) Sua formação profissional e educacional é suficiente para as atividades que pretende desempenhar nos próximos dois anos? ( ) sim ( ) não Total de pontos da parte 1 (A): _______ + _______ = ________
  20. 20. 12. TESTE DO CICLO DA VIDA POSTURA DE ACIONISTA DENTRO DE EMPRESA S/A Parte 2 (B) Some 1 ponto para cada resposta NÃO e subtraia 1 ponto para cada resposta SIM. 14) Você costuma sentir inveja das conquistas dos colegas, como uma promoção, um carro novo ou uma interessante viagem de férias? ( ) sim ( ) não 15) Você se sente uma pessoa com falta de sorte? ( ) sim ( ) não 16) Você se irrita quando um plano que lhe interessa muito não da certo, como a necessidade de adiar férias já programadas, a ponto de descontar sua revolta em pessoas queridas? ( ) sim ( ) não 17) Você culpa a correria do dia a dia e do trabalho pelo fato de ainda não ter conquistado objetivos muito importantes para você? ( ) sim ( ) não 18) Você se sente triste nas noites de domingo ou na segunda feira de manhã? ( ) sim ( ) não
  21. 21. 12. TESTE DO CICLO DA VIDA POSTURA DE ACIONISTA DENTRO DE EMPRESA S/A 19) Você apresenta sintomas freqüentes de estresse? ( ) sim ( ) não 20) Quando está em casa ou em outra situação longe do trabalho, você se sente um peixe fora d’ água, ansioso por não estar em atividade produtiva? ( ) sim ( ) não Total de pontos da parte 2(B: _______ + _______ = ________
  22. 22. 12. TESTE DO CICLO DA VIDA POSTURA DE ACIONISTA DENTRO DE EMPRESA S/A RESULTADO: Some a parte A com a parte B e veja qual tipo de ciclo corresponde a sua situação pessoal, de acordo com o total de pontos obtidos. De + 8 a + 20 Ciclo da Prosperidade Quanto mais próximo de + 20 for seu resultado, maior é sua capacidade de prosperar na vida. Não se acomode, busque a excelência, pois a recompensa financeira vale o esforço. De – 7 a + 7 Ciclo da Sobrevivência Sua tendência atual é de ficar onde está. Você tem duas missões: administrar os aspectos de risco, para não despencar para o ciclo da frustração, e agir para dar maior produtividade a sua vida. De – 8 a – 20 Ciclo da Frustração Quanto mais próximo de – 20 for seu resultado, maior é sua necessidade de parar tudo, se organizar e mudar as regras do jogo. Se não fizer isso, estará colocando em risco aquilo que ainda não perdeu na vida.
  23. 23. Muito Obrigado ! Fim. Carlos Henrique Piassa Sócio-Diretor [email_address] +55 16 9139.9598 ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO EM AMBIENTE EMPRESARIAL O pior não é o não do tempo.

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