1. LA CONSERVAZIONE DEI
DOCUMENTI DIGITALI

2. Conservazione
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Conservare un contenuto informativo digitale
(file dati, testo immagini, registrazioni audio e
video) significa mantenere nel tempo la
capacità di riprodurlo con il contenuto e la
forma originaria.
I fattori che incidono negativamente sulla
conservazione a lungo termine di documento
digitale riguarda in primo luogo:
 Il deterioramento dei media;
 L’obsolescenza tecnologica.
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3. Conservazione
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 Il processo di conservazione digitale presenta
ulteriori difficoltà quando è applicato ai
documenti informatici di cui si vuole
conservare il loro valore probatorio;
 A livello pratico-operativo un documento
informatico può essere visto come un oggetto
digitale che soddisfa i requisiti di
stabilità, autenticità, fruibilità.
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4. Conservazione
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 Conservare
l’autenticità di un
documento significa
conservare nel tempo
la forza giuridico
probatoria della
sottoscrizione
contenuta.
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5. Conservazione
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La conservazione della firma digitale presenta
alcuni elementi di debolezza:
 L’evoluzione tecnologica renderà disponibili
sistemi di elaborazione così veloci da ridurre
drasticamente il livello di sicurezza di una firma
digitale “vecchia” di 5 o 10 anni;
 La firma digitale stessa è un oggetto digitale e
pertanto oggetto ad obsolescenza tecnologica;
 L’algoritmo matematico utilizzato per la verifica di
una firma digitale produce i risultati attesi solo se il
file è disponibile nella sua integrità;
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6. Conservazione
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 Secondo le attuali regole tecniche una firma
digitale e valida se alla stessa è associato un
riferimento temporale opponibile a terzi che
attesti la validità del certificato nel momento
della generazione della firma, quindi occorre
conoscere un riferimento temporale certo
(marca temporale, data di protocollo, data
della PEC)
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7. Conservazione
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 In ogni caso la firma digitale rimane ancorata
al file a cui è apposta, pertanto perderà la sua
validità qualora il file sarà sottoposto a
processi di migrazione del formato.
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8. Conservazione
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 Per tutti questi motivi si considera la firma
digitale uno strumento efficace a garantire
autenticità dei documenti informatici nel breve
periodo, mentre sul lungo periodo si
privilegiano soluzioni basate sulla costituzione
di strutture dedicate alla conservazione di
archivi digitali di più enti produttori (depositi
digitali o centri di conservazione digitale)
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9. Conservazione
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Il processo di
conservazione digitale si
raggiunge il massimo
livello di complessità
quando è applicato agli
archivi, in quanto oltre
ai documenti deve
essere conservato
anche il vincolo
archivistico
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10. Conservazione
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 La conservazione di un archivio, infatti, deve
garantire la conservazione dei documenti che
lo compongono, delle relazioni che li legano ai
loro precedenti e susseguenti, dei fascicoli che
li contengono, delle informazioni sui flussi
documentali e sul contesto
istituzionale, organizzativo, tecnologico e
procedurale in cui opera il soggetto produttore.
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11. Conservazione
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 Nel caso degli archivi digitali, questo
complesso di relazioni può essere esplicitato
solo attraverso la valorizzazione e la
memorizzazione, unitamente ai documenti
informatici e con l’ausilio del sistema di
gestione informatica dei documenti, di un set
di metadati che permetta di ricostruire la
struttura del fondo, proponendo una visione
unitaria e organica delle unità documentarie e
archivistiche che lo compongono.
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12. Conservazione
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 La valorizzazione del set di metadati deve
avvenire progressivamente a partire dalla fase
di produzione documentaria fino a quella della
conservazione.
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13. Conservazione
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Relativamente all’individuazione di un adeguato
set di metadati si può fare riferimento a diversi
standard:
 La norma ISO 23081-1 2006 – Information and
Documentation – Record Management
Processes - Metadata for Records che integra
la norma ISO 15489-1 2001
 EAD (encoded archival description)
 EAC (encoded archival contest)
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14. Conservazione
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La complessità del processo di conservazione e
le idonee garanzie tecnologiche e
organizzative necessarie, consigliano di
esternalizzare il processo di conservazione
presso conservatori accreditati come
previsto dall’art 44 bis del CAD.
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