Este documento describe la facturación electrónica y sus beneficios. La facturación electrónica elimina los procesos que no añaden valor como la impresión y envío postal, haciendo el proceso más eficiente. Una factura electrónica es un documento digital firmado que reemplaza a la factura tradicional de papel. La firma digital otorga identidad e integridad al documento. Se requiere un certificado digital y software para firmar documentos electrónicamente. La facturación electrónica automatiza el proceso de generación, firma, archivo y
2. Facturación Electrónica
Objetivo
El objetivo es siempre el mismo:
Eliminar del proceso todas las tareas que no generan valor:
impresión, manipulación, envío por correo ordinario, así como
sus costes asociados…
…para lograr un nuevo proceso más eficiente
3. ¿Qué es la Facturación Electrónica? eFactura
Una Factura electrónica es un documento digital que sustituye a
la Factura Tradicional.
En un primer momento se llamó “Factura Telemática”. Se
denomina de varias maneras:
• eFactura
• Factura Digital
• Factura Electrónica
• Factura desmaterializada
• Factura en línea
• etc…
4. ¿Qué NO es la Facturación Electrónica? eFactura
La Factura Electrónica tiene validez legal porque el documento
está firmado digitalmente, NO ES UN DOCUMENTO SIN FIRMAR.
9. ¿Cómo afrontar un proyecto de eFactura?
• Se debe contar con una empresa especializada en el sector. El emitir una
factura digital no es sólo realizar una firma, cómo se realice puede ser
determinante.
• El proyecto de consultoría inicial para analizar el proceso de la empresa
y decidir las herramientas tecnológicas es fundamental.
• La elección del formato, tecnología y producto determinará el éxito o
fracaso del proyecto.
10. Proceso de la Factura
Se eliminan los procesos que NO APORTAN VALOR.
11. Facturación Electrónica
Automatización del proceso
Generación Firma Archivo Envío Cliente
Contamos con herramientas que automatizan el proceso de facturación electrónica integrables en cualquier sistema de gestión y
capaces de:
• Tratamiento de facturas: formatos, separación, acceso a BBDD
• Firmar, mediante firma avanzada y reconocida, conjuntos de facturas:
eFirma completa (timestamp + OCSP) en PDF
eFirma XML (XAdES X-L)
• Enviar a diferentes destinos dependiendo del destinatario:
Impresora
Envío vía e-mail de pdf, fichero plano, xml, txt, formatos híbridos, etc
Depositar el archivo en un portal web
15. Facturación Electrónica
Tecnología: Formatos
• Las facturas y documentos sustitutivos deben:
– Emitirse en cualquier formato
– (.pdf, .doc, .xls, .html, .xml, edifact, …), aunque lo recomendable es utilizar un formato de
fichero estándar y de uso extendido
xml
– Y deben gestionarse en el formato original …
…junto con datos asociados y mecanismos de verificación de firma.
• Recomendación de formatos:
– Legibilidad y facilidad: PDF
– Integrabilidad: XML
• Facturae: AEAT - CCI
• Internacional: UBL
– Híbrido
16. Facturación Electrónica
Tecnología: Certificados Digitales
• En el ámbito de la facturación electrónica, son válidos los certificados digitales
emitidos por las autoridades de certificación registradas en la Agencia Tributaria
(www.aeat.es).
• Estos certificados y las CA´s posibilitan que las eFacturas cumplan los requisitos
básicos que exige la AEAT para la emisión y verificación de las eFacturas:
– Autenticidad en el origen
– Integridad del contenido
– Confianza en la CA
– Caducidad del Certificado
– Estado de revocación (OCSP)
17. Facturación Electrónica
Soluciones
• Existe una gama completa de soluciones de Facturación Electrónica:
– Soluciones para la emisión de e-Factura
– Autónomos o microempresas
– Pymes
– Grandes Corporaciones
– Soluciones para la recepción de e-Factura
– Digitalización certificada
– Integración automática de albaranes y facturas (electrónico y/o papel)
• Estas soluciones se ajustan a las necesidades y recursos de cualquier empresa independientemente
de su tipología, tamaño o volumen de facturación
• Diferentes entornos de trabajo: windows, linux, web, librerías de desarrollo
• Son soluciones tecnológicas estables y de garantías
18. Facturación Electrónica
Marco normativo
• La legislación que regula el uso de la facturación electrónica es:
– RESOLUCION 2/2003, de 14 de febrero de la Dirección General de la Agencia Estatal
de Administración Tributaria.
– REAL DECRETO 1496/2003, de 28 de noviembre, aprueba el Reglamento por el que se
regulan las obligaciones de facturación.
– ORDEN HAC/3134/2002, de 5 de diciembre, nuevo desarrollo del régimen de
facturación telemática. Derogada por EHA 962/2007
– ORDEN HAC/1181/2003, de 12 de mayo, por las que se establecen las normas
específicas sobre uso de firma electrónica en las relaciones tributarias
– EHA 962/2007, Orden Ministerial sobre Digitalización Certificada (y otros aspectos de
la factura electrónica) se publicó en el BOE del pasado sábado 14 de abril.
19. Principales ventajas de la eFactura
Ventajas
• Ahorro de costes. Se estima un coste/factura entre 0,70€ y 8€. Esta
estimación depende de la calidad del material y el tiempo empleado.
Empresas con eFactura estiman un ahorro anual de 6.000 €.
• Agilidad. Se reduce tiempo de gestión y el tiempo de dedicación al
proceso de envío de la factura. Difícil de cuantificar hasta que se
ejecuta un proyecto de eFactura.
• Archivo. Mejora en la accesibilidad a la información, no se debe
buscar el papel, el envío firmado digitalmente es fiel reflejo del
documento.
• El documento está asegurado y se puede conocer la integridad e
identidad del documento enviado.
20. Otros beneficios
Ventajas
• Reducción de tareas reiterativas.
• Reducción del error humano.
• Mejor comunicación con los clientes (mejor canal).
• Mejorar la imagen de la empresa presentándose como alguien
innovador.
• Ventaja competitiva/comparativa respecto a la competencia.
21. SOLUCIONES
Software
• Pocas facturas.
• Aplicación de escritorio sin automatización
• Automatización de procesos.
• Aplicación de escritorio automatizable.
• Cómo hago accesibles las facturas a mis clientes.
• Plataforma web – Envío por email.
23. Aplicaciones con automatización
Software
Solución de escritorio para la firma digital de facturas de forma
automatizada.
o Firma digital de los documentos (PDF y XML).
o Envío por email de la factura firmada.
o Separación de ficheros PDF si es necesario.
o Impresión del documento en caso de no encontrar el email.
o Incorporación de “Marcas de Agua” al documento firmado.
Versión “Servicio de Windows”
Es una solución enfocada a optimizar el proceso de facturación,
minimizando costes y eliminando tareas que no añaden valor.
24. PLATAFORMA WEB
Software
Solución de plataforma web para la firma de de facturas de forma
automatizada.
o Firma digital o cifrado de los documentos (PDF, XML y arbitrarios -
CAdES).
o Envío por email del documento.
o Acceso del usuario al documento.
o Posibilidad de firma o cifrado por parte de los usuarios.
o Verificación de los archivos firmados.
o Extracción de los archivos cifrados.
o Enlazable desde las aplicaciones de escritorio.
• Solución enfocada a optimizar el proceso documentación: minimiza
costes y elimina tareas que no añaden valor.
• Posibilita la facturación electrónica en la empresa al poder trabajar
con cualquier formato de archivo.
25. Ejemplos de uso
• Envío de un TC2. Cifrado. Se envía por email y al repositorio.
• Envío de Nóminas con Excel de costes y CSB34.
• Envío de IRPF trimestral por email con el importe.
• Facturación Electrónica.
• Envío de Excel de costes.
• Envío de circulares.
27. Digitalización certificada
Gestión manual de las Facturas
Recepción y pre- Centralizada, descentralizada, sello, clasificación, etc.
registro Valijas, pérdida de tiempo, extravíos,...
Comprobar si la factura coincide con el pedido/albarán, si la mercancía ha sido recibida
Control conforme, a qué centro de coste se asigna,etc.
Gestión de incidencias y descuadres,...
Solicitar el VºBº a los diferentes departamentos o personas Fotocopias, valijas,
Distribución
tiempo, extravíos, duplicidad de archivos,...
Visto bueno e imputación contable (centro de coste, cuenta contable)
Aprobación No trazabilidad, disponibilidad del aprobador, tiempo de aprobación,...
Entrada manual de datos en el sistema (de la factura y las anotaciones)
Contabilización Baja productividad (tarea de poco valor añadido), baja calidad de datos,...
Generación de los ficheros y órdenes de pago
Pagos Gestión de reclamaciones de proveedores, no optimización de necesidades…
Ordenación física (por proveedor, por fecha,...).
Archivo
Duplicidad de archivos, coste del archivo, tiempo de archivo,...
Consulta y Auditorías, inspecciones y reclamaciones, custodia externa o interna
recuperación Tiempos de consulta, pérdidas, coste de recuperación,... 27
28. Digitalización certificada
Marco normativo
La AEAT (Orden EHA 962/2007) posibilita la digitalización certificada de facturas de proveedores recibidas
en papel. “Las facturas, documentos sustitutivos y otros documentos así digitalizados permitirán que el obligado
tributario pueda prescindir de los originales en papel que les sirvieron de base y contar tan solo con un archivo
digital de las facturas recibidas”
Nuestras soluciones de recepción están homologadas para desarrollar este procedimiento ya que cumplen los
siguientes requisitos:
– Garantizar la obtención de una imagen fiel e íntegra de cada factura digitalizada, y esa imagen digital es
firmada con firma electrónica avanzada y reconocida
– El resultado de la digitalización certificada debe organizase en torno a una base de datos. Por cada factura
digitalizada se conserva:
• Un registro de datos con todos los campos exigibles en la llevanza de los libros de registros incluidos
en los artículos 62 y siguientes del Reglamento del IVA
• Un campo que contiene la imagen binaria de la factura digitalizada y firmada
– El software de digitalización certificada dispone de las siguientes funcionalidades:
• Firma de la BBDD que garantiza la integridad de datos e imágenes al cierre de cada período
impositivo.
• Acceso completo (visualización de los documentos, búsqueda selectiva, impresión y copia o descarga
en línea a un soporte digital estándar) y sin demora injustificada a la base de datos.
29. Digitalización certificada
Gestión de las facturas digitalizadas
Recepción de ESCANEO Imágenes Identificación del
Factura proveedor
Papel
EXTRACCIÓN E INTERPRETACIÓN
DE LA INFORMACIÓN
Email
Pdf, Tiff
Xml CONTROL DE CALIDAD
Fax
Datos
BASE DE
DATOS
Validación de datos
TRANSFERENCIA