Accomplissez plus en moins de temps et d'effort!

1. Entrepreneurs agiles en affaires
Tel: 514-521-5733
4080,rue Wellington -310
Verdun, Qc, H4G 1V4
reussir@cefq.ca
Les outils de productivité et de
gestion de temps
18 FÉVRIER 2014
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2. Que croyez-vous être le plus
grand défi que vous devrez
relever comme entrepreneur?

3. Qu’est-ce qu’être
productif veut dire pour
vous?

4. Mes 7 trucs pour
optimiser votre temps
et votre énergie

5. #1 Tracker
votre temps

6. Exercice:
Dites-moi combien de temps j’ai
besoin pour me rendre à l’aéroport?

7. Avez-vous estimé sur du
temps écoulé ou du temps
réel?

8. Estimation du temps
Avez-vous inclus
◦
◦
◦
◦
◦
◦
◦
Le temps de déplacement?
Les temps d’attente? Le traffic?
Le moment de la journée?
Le moyen de transport?
Le nombre de personnes qui se déplacent?
Les chances d’un évènement spécial, comme un accident?
L’expérience du temps que ça vous a déjà pris dans le passé pour y aller?
Avez-vous estimé à quelle heure je dois partir ou le temps que ça prend?
Combien de fois estimez-vous des tâches à faire?
Dépassez-vous vos objectifs souvent?
Avez-vous souvent l’impression de n’avoir “rien fait aujourd’hui” ?

9. Outils pratiques pour tracker son
temps

10. Pour quels gains?
•Vos estimations seront meilleures
•L’allocation de vos ressources en sera
grandement améliorée
•Vous verrez clairement vos points faibles et à
améliorer
•Vous donnerez de l’importance et de la valeur
à vos efforts
•Vous pourrez mieux empêcher la
procrastination et le perfectionnisme

11. #2 Faites la
gestion de
votre énergie

12. Quel est votre meilleur moment?
Il est fondamental de bien se connaître et de ne pas seulement
essayer de respecter le moule…

13. Établisser une série de rituels en
conséquence de votre type
Quand répondre à vos emails?
Quand faire vos appels?
Quand faire de la production?
Quand faire des lectures?
Quand vous reposer ?
Quand vous renouveller?
C’est correct de ne pas toujours être
énergique… prévoyez vos tâches en
conséquences!

14. #3 Faites la
gestion de
votre attention

15. Le multi-tasking est la plus grosse blague
de notre siècle
•Souvent, quand l’on croit faire du multitasking, on ne le fait pas
vraiment. Le cerveau ne peut pas être attentif à ce point
•Cela peut entrainer une perte de 40% de productivité sur
toutes les tâches au total
•En moyenne, une personne doit prendre 15 minutes pour se
“remettre dedans” entre deux tâches qui demandent de
l’attention
•Plus d’erreurs sont faite en cours de multitasking
•Crée plus de stress, parce que crée plus de pression à la
performance
•La mémoire à besoin de repos pour être performante
•Le sentiment d’accomplissement est plus difficile à atteindre

16. Interruptions!
Votre bureau est-il vraiment la meilleure place pour travailler?
Devez-vous vraiment répondre aux emails et téléphones à l’instant même?
•Prévoyez-vous des moments de production sans interruption
•Fabriquez-vous un “work zone” pour favoriser la productivité
•Faites un regroupement de tâches similaires à accomplir
◦
◦
◦
◦
◦
◦
9h - 10h : email
10h – midi : Vente
13h – 14h : email
14h – 17h : Production
20h - 22h : Lectures
Pas de meetings les mercredi et vendredi

17. Arrêtez de contribuer vous-même à
votre manque d’attention
Arrêtez d’utiliser le email pour tout et rien! Reply-all-ite! Utilisez le SMS, appel
téléphonique, Skype, Messagerie, etc. pour communiquer
Arrêtez de vous inscrire à un million d’infolettres et d’annonces…
Arrêtez d’être disponible sur Facebook, Twitter, Skype en tout temps…
Vous avez une boite vocale, utilisez-la! Ne répondez pas tout de suite à tous vos appels.
Arrêter de penser à tout et rien! Pratiquez votre concentration et votre focus.
Quels sont vos pires mangeurs de temps?

18. #4 Gérez
efficacement
l’information

19. Ayez votre bureau de travail sur
internet
L’accès à vos fichiers en tout temps

20. Utiliser les dossiers, filtres et
étiquettes avec vos emails

21. Ayez une pensine pour toutes vos
idées

22. #5 Soyez
assidus dans
la gestion de
vos tâches

23. The “SMART” To Do
list

24. Spécifique
Mesurable
Quoi: Qu'est-ce que je veux accomplir?
Combien?
Pourquoi: raisons spécifiques, le but ou
les avantages de la réalisation de
l'objectif.
Comment vais-je savoir quand elle est
accomplie?
Qui: Qui est impliqué?
Où: Identifier un emplacement.
Qui: Identifier les besoins et les
contraintes.
Les indicateurs doivent être quantifiables.

25. Réalistes
(Attainable)
Pertinent
(Relevant)
Vous devez avoir les attitudes, les
aptitudes, les compétences et la capacité
financière de les atteindre
Cela vous semble intéressant?
Est-ce le bon moment?
Est-ce à la hauteur de vos autres efforts /
besoins?
Êtes-vous la bonne personne pour le faire?
Est-il applicable dans l'environnement socioéconomique et technique actuel?
**On en reparle plus loin…

26. Limités dans le
temps (TimeBound)
Pour quand?
Qu'est-ce que je peux faire dans six mois?
Qu'est-ce que je peux faire dans six semaines?
Que puis-je faire aujourd'hui?
Bonus :
Accessible!
Peu importe votre méthode, vous devez avoir
accès en tout temps votre/vos To Do List(s)

27. Outils pratiques

28. Ma méthode personnelle
Plusieurs listes détaillées en même temps. Une liste globale.
15-30 minutes par jour, planification détaillée sur la semaine
◦
◦
◦
◦
Meetings de la journée
Tâches par projets, en ordre de priorité
Inclus mes tâches personnelles
N’inclus jamais les tâches répétitives (Ex: Aller chercher ma fille à la garderie)… mais inclus le souper prévu du soir
2 Semaines suivantes, moins en détails
Une place pour les To Do moins urgent, mais important pour la semaine
Une place pour les To Do moins urgent, mais important à long terme
Une liste d’épicerie, d’achat par magasin, à lire, etc.
Mais surtout….accessible de tous mes appareils
(téléphone, ordis, tablette)

29. #6
Choississez
vos priorités

30. Êtes-vous toujours en train d’éteindre
des feux?
Avez-vous souvent un sentiment
d’accomplissement dans votre
journée?

32. Quadrant de DEMANDE – important et urgent. Ce sont des choses que vous pouvez pas et qui ne
doivent pas être ignorées. Cependant passer trop de temps dans ce quadrant peut conduire au
stress et au burn-out - vous serez pris dans un cycle sans fin de la gestion des crises et de lutte
contre les feux. La seule façon de réduire le temps que vous passez dans ce quadrant est d'être
proactif et de passer plus de temps sur les choses importantes avant qu'ils ne deviennent des
urgences.
Quadrant de la ZONE- important mais pas urgent. C'est là que vous devez passer la plupart de
votre temps. Les activités dans ce quadrant comprennent la planification, la
prévention, l'amélioration des capacités, l'établissement de relations, la reconnaissance de
nouvelles opportunités, etc.
Quadrant de ILLUSION - pas important mais urgent. Les gens passent une grande partie de leur
temps dans ce quadrant à confondre les choses urgentes avec les choses importantes. Ce
quadrant est plein de questions urgentes: interruptions, sonneries de téléphones, e-mails, etc...
Passer trop de temps dans ce quadrant conduit à une continuelle gestion de crises.
Quadrant de ESCAPE - pas important et pas urgent. Distractions inutiles… Trop de
télé, Facebook, jeux vidéos, couponing, se faire les ongles deux fois par jour…

33. Quelqu'un qui est bon dans la
gestion du temps n'est pas quelqu'un
qui gère constamment les tâches
dans le stress.

34. #7 Apprenez à
arrêter…
simplement

35. Qu’allezvous
changer
demain?

36. Merci!
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