Nozioni e riferimenti normativi sulla conservazione digitale dei documenti informatici

1. Presidenza del Consigliodei Ministri
1
Il processodi conservazione dei documenti informatici anche fiscali:
organizzazione, ruolie responsabilità
Enrica Massella Ducci Teri

2. 2
Gli oggetti digitali
 Le eredità culturali e scientifiche della nostra società umana nascono sempre di
più in forma digitale
 In questa era una grande quantità di informazioni esistono in forma digitale:
immagini, fotografie, libri, musica, film, siti di news, blog, siti di social network,
siti di PA e imprese che cambiano il loro contenuto anche giornalmente
 Anche i documenti del business ormai nascono in forma digitale (atti, fatture,
pagamenti, messaggi di posta, …)
 Come e cosa fare per assicurare la loro longevità nel tempo?

3. 3
Punti di attenzione
 Punti di attenzione da affrontare nella conservazione degli oggetti digitali
 Deterioramento fisico dei media
Una volta che è iniziato, in molti casi i dati sono irrimediabilmente persi
 Obsolescenza digitale
Se una tecnologia hw o sw viene abbandonata, le informazioni registrate
possono essere perse semplicemente perché non sono più raggiungibili
 Scarso utilizzo / mancanza di standard, protocolli e metodi di conservazione
Non c’è garanzia che gli oggetti digitali siano leggibili nel tempo
 Sostenibilità digitale
Concentrarsi meno sulla soluzione e sulla tecnologia e più sulla costruzione di
una infrastruttura flessibile, interoperabile, a sviluppo e manutenzione continui

4. 4
La rilevanza della conservazione digitale
 Senza conservazione digitale non c’è dematerializzazione
 la conservazione costituisce un fattore fondamentale per la sostenibilità del
processo di dematerializzazione, a garanzia che documenti e informazioni
siano conservati in modo integro, autentico, accessibile e leggibile
 La conservazione digitale è un processo articolato e impegnativo
 implica una profonda reingegnerizzazione dei processi organizzativi interni
 richiede l’impiego di figure professionali specialistiche adeguatamente formate
 Dimenticate l’espressione “conservazione sostituiva”
Oramai sempre più la conservazione riguarderà i documenti nativi informatici
piuttosto che quelli cartacei trasformati in informatici

5. 5
Il quadro normativo
Testo Unico
DPR 445/2000: T.U. in materia
di documentazione amministrativa
PEC
DPR 68/05: Posta elettronica
Certificata
DPCM 6/05/2009
Disposizioni in materia di rilascio
e di uso della casella
di PEC assegnata ai cittadini
Circ. DDI 18/02/2010
Uso della PEC nelle
amministrazioni pubbliche.
Codice
Amministrazione Digitale
Dlgs. 82/2005Misure per la crescita del Paese
D.L. n 179/2012
Protocollo Informatico
DPCM 03/12/2013
Regole tecniche per il protocollo informatico
Circ. AGID n. 60/2013
Standard per il protocollo informatico.
DM 14/10/2003
Linee guida per l’adozione del protocollo informatico
e per il trattamento informatico dei procedimenti ammin.
Conservazione digitale
DPCM 03/12/2013
Regole tecniche sul sistema di conservazione
Circ. AGID n. 65/2014
Modalità accreditamento conservatori e vigilanza
….
Firma elettronica
DPCM 22/02/2013
Regole tecniche…
Delibera CNIPA n. 45/2009
Delibera DigitPA n. 69/2010
Formazione e copia
dei documenti informatici
DPCM 13/11/201
Regole tecniche
….
Normativa fiscale
DM MEF 17/6/2014
Circolare 18/E 24/6/2014

6. 6
DM MEF 17 giugno 2014
Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai
documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi
tipi di supporto
Fornisce indicazioni sulla conservazione dei documenti fiscalmente rilevanti elettronici:
Ai fini della loro rilevanza fiscale, i documenti informatici sono conservati in
modo che:
a) siano rispettate le norme del codice civile, le disposizioni del codice
dell’amministrazione digitale e le altre norme tributarie riguardanti la corretta
tenuta della contabilità;
b) siano consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli
archivi informatici in relazione almeno al cognome, al nome, alla
denominazione, al codice fiscale, alla partita Iva, alla data o associazioni
logiche di questi ultimi, laddove tali informazioni siano obbligatoriamente
previste.
 Il processo di conservazione dei documenti richiede l'apposizione di un
riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione
 Il processo di conservazione dei documenti è effettuato annualmente

7. 7
La circolare 18/E Agenzia delle Entrate 24
giugno 2014
Fornisce precisazioni su:
 Requisiti della fattura elettronica
«Il soggetto passivo assicura l'autenticità dell'origine, l'integrità del contenuto
e la leggibilità della fattura dal momento della sua emissione fino al termine
del suo periodo di conservazione...» (art. 21, comma 3, DPR 633/1972)
I requisiti devono essere garantiti sia dal soggetto passivo fornitore/prestatore
sia dal soggetto passivo cessionario/committente
 Ogni soggetto passivo stabilisce il modo in cui assicurare l'autenticità
dell'origine, l'integrità del contenuto e la leggibilità della fattura
Autenticità dell'origine implica la comprovazione dell'identità del fornitore o del
prestatore o dell'emittente della fattura
 Integrità del contenuto implica che il contenuto obbligatorio non è stato alterato
 Con Leggibilità di una fattura si intende che la fattura è leggibile per l'uomo

8. 8
La circolare 18/E Agenzia delle Entrate 24
giugno 2014
…
 Modalità che garantiscono i requisiti della fattura elettronica
Autenticità dell'origine ed integrità del contenuto possono essere garantite da:
 sistemi di controllo di gestione che assicurino un collegamento affidabile tra
la fattura e la cessione di beni o la prestazione di servizi ad essa riferibile
 apposizione della firma elettronica qualificata o digitale dell'emittente
 sistemi EDI di trasmissione elettronica dei dati
 altre tecnologie in grado di garantire l'autenticità dell'origine e l'integrità dei
dati
 La leggibilità comporta di disporre, per tutto il periodo di archiviazione, di un
visualizzatore adeguato e affidabile del formato elettronico delle fatture
 La fattura può essere resa leggibile anche solo in sede di accesso, ispezione o
verifica da parte degli organi accertatori
 Deve essere possibile verificare che le informazioni del file originale non siano
state alterate rispetto a quelle del documento leggibile

9. 9
La circolare 18/E Agenzia delle Entrate 24
giugno 2014
…
 Invio della fattura elettronica
La fattura elettronica può essere messa a disposizione del destinatario, da parte
dell’emittente o di un suo delegato, tramite accesso ad un sito Internet, server o
altro supporto informatico, nonché tramite e-mail contenente un protocollo di
comunicazione ed un link di collegamento che permetta, previo accordo delle
parti, di effettuare in qualsiasi momento il download della fattura (cfr. circolare, n.
45/E del 2005)

10. 10
La circolare 18/E Agenzia delle Entrate 24
giugno 2014
…
 Conservazione della fattura elettronica
Le fatture elettroniche sono conservate in modalità elettronica, in conformità alle
disposizioni del decreto del Ministro dell’Economia e delle finanze 17/6/2014 che
fa esplicito riferimento alle definizioni del CAD e alle relative regole tecniche
emanate con D.P.C.M. 3/12/2013
 Le fatture cartacee possono essere conservate in modalità elettronica
 Il destinatario può decidere di non “accettare” la fattura elettronica stampando e
conservando il documento ricevuto in modalità cartacea
Le fatture elettroniche verso la PA devono essere conservate in forma
elettronica sia dall’emittente sia dal destinatario della fattura
È obbligatorio comunicare il luogo di conservazione elettronica dei documenti
fiscalmente rilevanti (estremi identificativi dei siti fisici dei server dove sono
conservati i documenti, anche se risiedono all’estero)

11. Le regole tecniche: un approccio organico
11
Un insieme di regole tecniche organico
e coordinato di testi frutto di un lavoro
collaborativo svolto nell’ambito dei
gruppi di lavoro istituiti dall’allora
DigitPa, che hanno visto insieme
Amministrazioni e Operatori di
mercato.
 DPCM 13 novembre 2014 - Regole tecniche per la
formazione, trasmissione, copia dei documenti
informatici
(Pubblicato in G.U. n. 8 del 12 gennaio 2015 in vigore
dal 11/2/2015)
 DPCM 3 dicembre 2013 - Regole tecniche per il
protocollo informatico
 DPCM 3 dicembre 2013 - Regole tecniche in materia di
sistema di conservazione
(Pubblicati in G.U. n. 20 del 12/3/2014 in vigore dal
11/4/2014)
1. glossario/definizioni
2. formati
3. misure, standard, specifiche tecniche
4. specifiche tecniche del pacchetto di
archiviazione
5. metadati

12. 12
DPCM 3/12/2013
Il sistema di conservazione
 la conservazione dei documenti informatici/fascicoli informatici nel sistema
garantendone le caratteristiche di autenticità, integrità, leggibilità, accessibilità e
riservatezza nel tempo
 la conservazione, integrata agli oggetti, delle informazioni di contesto (metadati)
generate nelle fasi di gestione e di conservazione dell’oggetto stesso;
 la conservazione degli strumenti di ricerca e del software di gestione,
consultazione e conservazione
 l’individuazione delle responsabilità per tutte le fasi di gestione del sistema
I sistemi di conservazione esistenti alla data di entrata in vigore del decreto
(11/4/2014), realizzati ai sensi della deliberazione CNIPA n. 11/2004, devono
essere adeguati entro e non oltre 36 mesi secondo un piano dettagliato
allegato al manuale di conservazione
Le regole tecniche introducono il concetto di
processo di conservazione dei documenti
informatici attuato mediante un sistema di
conservazione che, con l’adozione di norme,
standard, procedure e tecnologie, assicura:

13. 13
Gli standard di riferimento
Per quanto riguarda qualità e sicurezza, i sistemi di conservazione devono essere
conformi ai seguenti standard:
 ISO 14721: 2012 (OAIS- Open Archival Information System – Reference model), per
la gestione del processo di conservazione
 ISO/IEC 27001:2013 Information security management systems Requirements -
Requisiti di sicurezza di un sistema informativo, per il sistema di gestione della
sicurezza delle informazioni nel dominio logico, fisico e organizzativo nel quale viene
realizzato il processo di conservazione, con certificazione rilasciata da un ente di
certificazione accreditato da ACCREDIA, o da altro ente di Accreditamento designato
dal proprio Stato firmatario degli accordi di Mutuo riconoscimento
 ETSI TS 101 533-1 V1.3.1 (2012-04), relativo ai requisiti di sicurezza e affidabilità
tecnici, organizzativi, infrastrutturali e gestionali, per realizzare sistemi di
conservazione affidabili
 UNI-SInCRO 11386: 2010, per la struttura dei dati gestiti dal sistema di
conservazione in modo anche da garantire l’interoperabilità tra sistemi
 ISO 15836:2003 Information and documentation - The Dublin Core metadata element
set, Sistema di metadati del Dublin Core, per i metadati da associare ai
documenti/fascicoli

14. 14
Il processo di conservazione
 Il processo di conservazione prevede:
 l’acquisizione da parte del sistema di conservazione del pacchetto di versamento
per la sua presa in carico, verificandone la coerenza con quanto previsto dal
manuale di conservazione
 la generazione, anche in modo automatico, del rapporto di versamento relativo ad
uno o più pacchetti di versamento acquisiti eventualmente sottoscritto dal
responsabile della conservazione con firma digitale o firma elettronica qualificata
 la preparazione, la sottoscrizione con firma digitale o firma elettronica qualificata
del responsabile della conservazione e la gestione del pacchetto di archiviazione
sulla base delle specifiche della struttura dati UNI 11386:2010 SInCRO
 la preparazione e la sottoscrizione con firma digitale o firma elettronica qualificata,
ove prevista nel manuale di conservazione, del pacchetto di distribuzione ai fini
dell’esibizione richiesta dall’utente
 la produzione di duplicati informatici o di copie informatiche effettuati su richiesta
degli utenti o al fine di adeguare il formato all’evoluzione tecnologica
 lo scarto del pacchetto di archiviazione dal sistema di conservazione alla scadenza
dei termini di conservazione previsti dalla norma, dandone informativa al
produttore, se del caso previa autorizzazione del Ministero per i beni, le attività
culturali e il turismo rilasciata al produttore

15. 15
Standard UNI 11386:2010 SInCRO
 Lo standard UNI 11386:2010 SInCRO
(Supporto all'Interoperabilità̀ nella
Conservazione e nel Recupero degli
Oggetti digitali) definisce la struttura XML
descrittiva dell’indice del pacchetto di
archiviazione;
 assicura l’interoperabilità tra sistemi di
conservazione;
 l’Allegato 4 del DPCM 3 dicembre 2013
illustra la struttura XML dell’indice in lingua
italiana esclusivamente per facilitare la
comprensione dello standard stesso

16. 16
Il manuale di conservazione
 È un documento informatico aggiornato periodicamente contenente:
 la struttura organizzativa comprensiva delle funzioni, delle responsabilità e degli
obblighi dei diversi soggetti che intervengono nel processo di conservazione
 la descrizione del sistema di conservazione, comprensivo di tutte le componenti
tecnologiche, fisiche e logiche, opportunamente documentate e delle procedure di
gestione e di evoluzione delle medesime
 la descrizione del processo di conservazione, delle modalità di presa in carico dei
pacchetti di versamento e del trattamento dei pacchetti di archiviazione
 la modalità di svolgimento del processo di esibizione e di esportazione dal sistema
di conservazione con la produzione del pacchetto di distribuzione
 la descrizione delle tipologie degli oggetti sottoposti a conservazione, comprensiva
dell’ indicazione dei formati gestiti, dei metadati da associare alle diverse tipologie
di documenti e delle eventuali eccezioni
 Sul sito dell’Agenzia è disponibile uno schema del Manuale di conservazione

17. 17
Le figure coinvolte nel
sistema di conservazione
 Nel sistema di conservazione operano:
 il produttore: di norma diverso dal soggetto che forma il documento, è responsabile
del pacchetto di versamento e provvede alle operazioni di versamento nel sistema
di conservazione. Nel caso di pubblica amministrazione tale figura si identifica con il
responsabile della gestione documentale
 l’utente: richiede al sistema di conservazione l’accesso ai documenti informatici per
acquisire le informazioni di interesse
 il Responsabile della conservazione: definisce e attua le politiche complessive
del sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità ed
autonomia, in relazione al modello organizzativo adottato

18. 18
Il Responsabile della conservazione
 opera d’intesa con:
 responsabile del trattamento dei dati personali
 responsabile della sicurezza
 responsabile dei sistemi informativi
 responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico (nel caso delle PA)
 definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione curandone
l’aggiornamento periodico e in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi,
procedurali o tecnologici rilevanti
 adotta le misure necessarie per la sicurezza logica e fisica del sistema di conservazione
 garantisce il corretto svolgimento del processo di conservazione secondo le modalità
previste dal manuale di conservazione
 verifica periodicamente l’effettiva integrità degli archivi e della leggibilità degli stessi,
provvedendo alla duplicazione o copia dei documenti informatici all’evolversi del contesto
tecnologico
 nelle pubbliche amministrazioni svolge il ruolo di pubblico ufficiale

19. 19
I modelli organizzativi per la
conservazione dei documenti informatici
 La conservazione può essere svolta:
 all’interno della struttura organizzativa del soggetto produttore dei documenti
informatici da conservare.
Il Responsabile della conservazione può delegare formalmente lo svolgimento del
processo di conservazione o di parte di esso ad uno o più soggetti di specifica
competenza ed esperienza
 affidandola, in modo totale o parziale, ad altri soggetti, pubblici o privati che
offrono idonee garanzie organizzative e tecnologiche
L’affidamento avviene attraverso un contratto o convenzione di servizio che
preveda l’obbligo del rispetto del manuale di conservazione dove sono esplicitate
le attività di competenza del produttore e del conservatore, nonché le modalità di
trasferimento delle informazioni tra i due soggetti
Le PA possono affidare le attività del processo di conservazione solo a
conservatori accreditati presso l’Agenzia per l’Italia Digitale

20. 20
Circolare AgID n. 65 del 10 aprile 2014
sull’accreditamento dei conservatori
Alla luce del DPCM 3 dicembre 2013, la Circolare AgID n. 65 del 10 aprile 2014
definisce le modalità per l’accreditamento e la vigilanza da parte dell’Agenzia dei
soggetti che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici e intendono
conseguire il riconoscimento del possesso dei requisiti del livello più elevato, in termini di
qualità e sicurezza, specificando:
 i requisiti di natura finanziaria, organizzativa e tecnica da soddisfare
 i profili professionali dei responsabili che operano all’interno del sistema di
conservazione con associati percorsi formativi svolti e competenze ed esperienze
in possesso
 i documenti amministrativi e tecnici da allegare alla domanda di accreditamento
 l’iter istruttorio per l’accreditamento e le attività per la vigilanza
Le modalità per dimostrare il possesso dei requisiti, la documentazione richiesta ed i
criteri di valutazione adottati per espletare l’istruttoria di accreditamento sono indicati in
appositi documenti pubblicati sul sito AgID
I conservatori accreditati sono inseriti in un apposito elenco pubblico, pubblicato sul sito
dell’Agenzia

21. 21
Circolare AgID n. 65/2014
Documentazione per l’accreditamento
Per dimostrare il possesso dei requisiti, i conservatori che fanno richiesta di
accreditamento devono allegare alla domanda:
 specifici documenti amministrativi societari (non richiesti per i soggetti accreditati per la
firma digitale o la PEC)
 copia autentica dell'atto costitutivo della società
 elenco nominativo dei rappresentanti legali, dei componenti dell'organo di
amministrazione, dell'organo di controllo, nonché di eventuali altri soggetti preposti
all'amministrazione, con l'indicazione dei relativi poteri. Ognuno dei suddetti soggetti
dovrà dichiarare di possedere i requisiti di onorabilità previsti
 prospetto della situazione patrimoniale e relazione dell'organo preposto al controllo
 copia dell'ultimo bilancio approvato e relativa certificazione
 composizione dell'azionariato dei soggetti partecipanti, in forma diretta o indiretta, al
capitale sociale in misura superiore al 5%
 copia della polizza assicurativa (o certificato provvisorio impegnativo) stipulata per la
copertura dei rischi dell'attività e dei danni causati a terzi con una copertura minima di
€ 1.000.000 per annualità assicurativa con un minimale di € 300.000 per sinistro

22. 22
Circolare AgID n. 65/2014
… documentazione per l’accreditamento
copia del Manuale della conservazione redatto secondo le disposizioni contenute nel decreto
delle regole tecniche (sul sito di AgID è disponibile uno schema)
curriculum vitae dei responsabili, così come individuati nel documento “Profili professionali”
pubblicato sul sito:
Responsabile del servizio di conservazione
Responsabile della funzione archivistica di conservazione
Responsabile del trattamento dei dati personali
Responsabile della sicurezza dei sistemi per la conservazione
Responsabile dei sistemi informativi per la conservazione
Responsabile dello sviluppo e della manutenzione del sistema di conservazione
copia del piano per la sicurezza cifrato con la chiave pubblica resa disponibile da AgID
certificazione ISO/IEC 27001:2013 del sistema di gestione della sicurezza delle informazioni
nel dominio logico, fisico e organizzativo dove è realizzato il processo di conservazione
copia del contratto stipulato, nel caso in cui si affidi a un conservatore accreditato le attività a
supporto del processo di conservazione limitatamente a quelle che riguardano le infrastrutture
per la memorizzazione, trasmissione ed elaborazione dei dati

23. 23
Funzioni dell’Agenzia per l’Italia Digitale
per l’accreditamento
L’Agenzia per l’Italia Digitale ha attivato una iniziativa analoga a quella esistente per i
certificatori accreditati di firma digitale e per i gestori di PEC. In particolare:
 predisporre una procedura per la verifica delle domande di accreditamento
 istituire e gestire, pubblicandolo sul sito, l’elenco dei conservatori accreditati
 svolgere attività di accreditamento e di vigilanza periodica sugli accreditati
Ad oggi, è pubblicato sul sito dell’AgID un elenco con 19 conservatori
accreditati e vi sono una decina di domande in fase di istruttoria

24. 24
…
Le attività richieste per la conservazione dei documenti
informatici richiedono interventi impegnativi:
sotto il profilo infrastrutturale, tecnologico, organizzativo
e professionale,
dal punto di vista economico e finanziario
Difficilmente tali interventi sono sostenibili da ogni Ente o
Azienda che produce documenti informatici
Da qui la convenienza di affidarsi a chi può fornire questo
servizio garantendo però livelli di qualità e sicurezza elevati

25. /13
GRAZIE
25
massella@agid.gov.it