1. O N G CAUSE PREMIERE
ADRESSE : Cause Première ONG humanitaire africaine - Siège Social BP : 422 BELFORT - MOSQUEE s / Bd 54 ZIGUINCHOR - SENEGAL
Tél : +221 33 991 66 55 Fax : +221 33 991 63 99. Représentation de Dakar : 44 bis Cité Léopold Sédar Senghor Tél : +221 33 835 23 05
Fax: +221 33 835 23 07 BP: 23985 Dakar-Ponty Email: cp@causepremiere.org Site web: www.causepremiere.org
MANUEL DE PROCEDURES DE GESTION
Juillet 2010.

2. SOMMAIRE
I- ORGANIGRAMME ET DESCRIPTION DE POSTE
11 - Enjeux de l’organisation
12 – Fonctions et attributions
121- Le Coordonnateur
122- Le chargé de la comptabilité
123- Le chargé des finances et de l’administration
124- Le responsable des opérations
II- PROCEDURES
21 - Gestion budgétaire
211- Elaboration du plan d’action
212- Elaboration du budget
213- Suivi budgétaire
22 - Achats
221- Expression des besoins et commandes
222- Factures d'achat
223- Paiement des factures
23 - Tenue de la Caisse
24 - Contrôle et Inventaire des espèces
25 - Opérations Bancaires
25.1- Signatures autorisées
25.2- Suivi des opérations bancaires
III- CLASSEMENT ET COLLECTE DES PIECES
31 - La collecte des documents
32 - Le classement des pièces
321- Le dossier juridique permanent
322- Les fiche de paie
323- Les pièces de caisse
324- Les factures - fournisseurs
325- Les pièces de banque

3. 326- Les autres pièces comptables
327- Le courrier
33 - Les disquettes informatiques
IV- SYSTEME COMPTABLE
41 - Le système informatique
42 - Les états édités
43 - Exercice comptable
ANNEXES
Brouillard de Banque
Registre de Paie
Brouillard de Caisse
Pièce de Caisse
Répertoire des Commandes
Registre des Demandes d'Achat
Fiche d'Inventaire de Caisse
Fiche Individuelle de Suivi des Immobilisations
Autres outils de gestion

4. I- DESCRIPTION DE POSTES ET ORGANIGRAMME
11- Enjeux de l’organisation
L’organisation des différents projets gérés par les démembrements de l’ONG Cause Première
doit répondre aux règles de gestion généralement admises afin d’assurer :
- la maîtrise de l’activité propre au projet concerné,
- le bon fonctionnement de la structure dans son ensemble,
- l’atteinte des résultats attendus de part et d’autre,
- la présentation de situation de synthèse attestant de la transparence des
opérations,
- la pérennité de l’action au profit des bénéficiaires.
Ainsi, quatre fonctions fondamentales doivent être séparées et attribuées à quatre personnes
ou hiérarchies différentes pour éviter les erreurs, négligences, fraudes et leur dissimulation
que favorisent un tel cumul :
- la fonction de traitement ou opérationnelle,
- la fonction de détention de valeurs monétaires ou physiques ou fonction de
protection et de conservation du patrimoine de l’ONG
- la fonction de comptabilisation et d’enregistrement,
- la fonction de contrôle.
Ces fonctions traduisent les 4 postes minimum qui doivent se retrouver dans
l’organisation de chaque projet : un représentant (coordonnateur), un chargé de la
comptabilité, un chargé de l’administration et des finances et, et un chargé de la
planification et du suivi-évaluation.
NB : L’équipe de direction locale du projet travaille sous la supervision du Président
de l’ONG Cause Première/Siège de qui elle tient sa légitimité. Ainsi, elle ne fait
ABSOLUMENT RIEN sans avoir l’accord écrit de celui-ci.

6. 22- Fonctions et attributions
221- Le Représentant Local
Il est chargé :
- de la coordination de toutes les activités du projet et des relations avec les
partenaires,
- de l’élaboration du programme d’activités et du budget de mise en œuvre
correspondant et
de la mise en œuvre de toutes les opérations compte tenu des accords avec les
partenaires,
- du contrôle administratif et financier, ainsi que du suivi technique de l’exécution du
projet,
- de la mise à jour des programmes et des budgets prévisionnels,
- de fournir toutes les informations utiles et réglementaires au secrétariat exécutif de Cause
première et
l’exécutif local de l’ONG afin d’assurer une correcte supervision du projet,
- de la gestion du personnel du projet,
- de veiller à la mise à disposition de tous les documents comptables renseignant sur
la
situation financière et patrimoniale du projet,
- du contrôle du bon fonctionnement (opérationnel, financier, humain et matériel) du
projet.
En sa qualité de responsable morale du projet, il est répondant des résultats du projet et des
relations avec les tiers ainsi que de la sauvegarde de l’image de marque de l’ONG
Cause première.
222- Le chargé de la comptabilité
Il est chargé :
- de la tenue de la comptabilité, compte tenu de la réglementation en vigueur et des
procédures
spécifiques au projet,
- de la justification de toutes les opérations passées en comptabilité et des fonds disponibles
par tous les moyens appropriés, notamment par l’établissement des rapprochements

7. bancaires sur la base de relevés de comptes réciproques,
- du suivi de tous les biens propriété du projet (dont leur entretien),
- de la préparation des rapports financiers périodiques, et du regroupement de tous les
justificatifs nécessaires au versement des différents appels de fonds auprès des
bailleurs,
- de la production des états financiers du projet dans les délais requis.
Il également responsable :
- de la réception des commandes de biens et services et du suivi de toutes les sorties
en
réunissant les pièces justificatives y afférant,
- de tenir la comptabilité des matières en adressant périodiquement ou lorsque le
contrôle
l’exige, un inventaire physique contradictoire,
- de la bonne conservation de tous les biens du projet (immobilisations, fournitures).
223- Le Responsable Administratif et Financier
Il est chargé :
- de la conservation des avoirs financiers du projet et du suivi de la trésorerie, ainsi
que de la
justification de tous les mouvements en dépenses et en recettes,
- d’encaisser les sommes destinées au projet pour le financement des activités,
- de recevoir, d’étudier et de payer les propositions de règlement de dépenses
conformes au
budget établi et régulièrement autorisées par le coordonnateur,
- de renseigner le coordonnateur sur les disponibilités effectives de trésorerie (en
accord avec
le comptable), avant tout décaissement,
- du suivi des réalisations de dépenses par rapport aux prévisions à l’aide de la fiche
de suivi
budgétaire et de la production périodique de situation d’exécution budgétaire,
- de la production des rapports mensuels de suivi financier à l’attention du bailleur,

8. - de la tenue des chéquiers et des relations avec les institutions financières.
Il tient la caisse du projet.
224- Le Chargé de la Planification et du Suivi-Evaluation
Il est chargé :
- de coordonner et superviser l’ensemble des activités du projet,
- de l’élaboration du plan opérationnel à présenter au bailleur après approbation par
l’équipe
de direction,
- de l’élaboration, pour chaque activité, du budget de mise en œuvre correspondant en
vue de
son approbation par le coordonnateur,
- de veiller à l’application des conditions de sécurité au cours des activités du projet,
- de l’encadrement de tous les agents opérationnels relevant de son domaine
d’intervention,
- du contrôle et de la certification du bon déroulement des activités du projet.
- de l’organisation matérielle et opérationnelle de toutes les activités du projet,
- de la mise à disposition de toutes les informations utiles au coordonnateur afin
d’assurer une
correcte supervision des activités,
- de la production des rapports d’activité périodiques à l’attention du bailleur.

9. ORGANIGRAMME STANDARD DES PROJETS
ONG
CAUSE PREMIERE
(Siège)
REPRESENTANT
RESPONSABLE
CHARGE DE LA CH. PLANIFICATION &
ADMINISTRATIF &
COMPTABILITE SUIVI-EVALUATION
FINANCIER

10. II – PROCEDURES DE GESTION
2.1- GESTION BUDGETAIRE
2.1.1- Elaboration des plans d’action (voir annexe 1)
Le plan d’action fait la synthèse de l’ensemble des activités du projet pendant la période
retenue. Pour chacune d’elles, les responsables, les échéances, les moyens de mise en œuvre
nécessaires et leur origine sont définies.
2.1.2- Elaboration des budgets
chargé des finances et de l’administration Ce budget est basé sur le plan d’actions de
l’année, négocié avec l’exécutif de l’ONG local et avec les partenaires.
La préparation du programme d’activités et du budget concerne tous les responsables de
l’équipe de direction :
° le coordonnateur,
° le chargé des finances et de l’administration,
° le chargé de la comptabilité,
° et le chargé des opérations.
Chaque responsable fournit ses prévisions de dépenses et de recettes en rapport avec les
activités de son domaine d’intervention.
Le budget doit être transmis au bailleur avec tous les éléments ayant permis la détermination
des prévisions : hypothèses de base, données statistiques, calculs opérés, etc…
Le chargé des finances et de l’administration du projet recueille le budget approuvé et
procède à l’élaboration du plan de décaissement prévisionnel qu’il soumet au coordonnateur.
Ce sont ces dotations définitives qui seront prises en compte tout au long de la période
budgétaire.
2.1.3- Suivi budgétaire
Le suivi budgétaire repose sur le fait que les activités doivent être exécutées conformément
au budget validé. Il permet de prévenir les dépassements et de tirer sur la sonnette d’alarme.
Tout écart constaté doit faire l’objet de justification.
La fiche de suivi budgétaire est un outil à la disposition du chargé des finances et de
l’administration pour faire ce travail.

11. 2.2- ACHATS.
2.2.1. Expression des besoins et commandes
Les demandes d'achat, sont en principe exprimées par les responsables des différents
départements auprès du coordonnateur pour accord par visa (cachet et signature). Deux cas
sont à distinguer :
a) Réalisation d’un investissement
Elle s’applique aux opérations d’investissement dont le montant est supérieur à 100.000
FCFA.
- Expression du besoin d’achat par un responsable de département du projet,
- Approbation de la demande d’achat par visa du coordonnateur (cachet et signature),
- Consultation de prix (factures pro forma) par le chargé des finances et de
l’administration,
- Sélection de la meilleure offre technique et financière par appel d’offres (par l’équipe de
direction du projet),
- Etablissement de la commande (bon de commande) par le comptable,
- Réception de la commande par le chargé des finances et de l’administration et le
responsable du département demandeur (PV de réception après contrôle de la quantité, et du prix),
- Règlement partiel ou total de la commande par chèque,
- Enregistrement par le comptable de l’opération.
b) Réalisation de menues dépenses
- Expression de besoins par le demandeur,
- Consultation de prix,
- Sélection de la meilleure offre (en tenant compte du rapport qualité/prix)
- Approbation de la demande d’achat par le coordonnateur
- Achat (par le département demandeur)
- Règlement par le chargé des finances et de l’administration.
Dés que la demande d’achat est accordée, le comptable procède à son classement dans le
"Chrono des Demandes d'Achat ". Au besoin, une commande est établie pour le fournisseur
choisi. A la livraison des articles commandés ou lorsque le service demandé est rendu, le
comptable mentionne la date de livraison sur la demande d'achat.

12. 2.2.2. Factures d'achat
Ce sont les factures reçues des fournisseurs suite à une acquisition de produits ou au bénéfice
d'une prestation de service. Tout achat pour une activité professionnelle, doit faire l'objet
d'une facturation.
Il en découle que "Tout achat pour lequel, il n'est pas présenté de facture régulière est réputé
avoir été effectué en fraude de la TVA". Il convient par conséquent d'y porter une attention
particulière.
Toutes les factures fournisseurs reçues par le projet doivent être soumises, au comptable qui
effectue les contrôles suivants :
- s'assure de la conforrmité entre la facture et la demande d'achat,
- vérifie le calcul arithmétique,
- vérifie la forme de la facture : date, numéro, identité fournisseur, TVA.
Ces vérifications faites, il vise la facture et elle est transmise au coordonnateur.
Conseil : il est important que le chargé des finances et de l’administration s'engage dans la
recherche de fournisseurs de confiance pour les principaux produits faisant l'objet
d'approvisionnement afin de bénéficier, au besoin, de conditions de paiement favorables
(délais de livraison courts, crédits, délais de règlement, réductions commerciales et
financières, etc...).
2.2.3. Paiement des factures
En principe, les factures fournisseurs ne seront entièrement payées qu’après livraison des
produits commandés ou exécution complète du service demandé.
Les achats de faibles montants sont payés par caisse par le chargé des finances et de
l’administration et ceux de grande valeur par le coordonnateur par chèque.
Dans tous les cas, le coordonnateur doit toujours s'assurer des disponibilités de trésorerie
avant toute autorisation de paiement.
Le comptable est tenu de noter, après chaque paiement, sur la facture-fournisseur : le mode
de règlement et la date. Puis procéder au classement de la facture.

13. 2.3 TENUE DE LA CAISSE
La caisse de l’ONG est tenue par le responsable financier. Elle est composée des billets de
banques et des pièces de monnaie. Elle n'a qu'une fonction d'appoint pour régler les petites
dépenses.
Un "brouillard de caisse", destiné à noter sur le moment et rapidement toutes les entrées et
toutes les sorties de caisse, est tenu par le chargé des finances et de l’administration. Il doit
permettre de connaître au quotidien tous les mouvements de caisse et de savoir à tout instant
(par le solde obtenu) le montant en caisse.
Les opérations de caisse effectuées avec des espèces, ont la particularité de ne pas laisser de
traces au point de vue comptable, hormis la notation qu'en fait le comptable sur le brouillard
de caisse.
Pour y remédier, chaque recette ou dépense de caisse sera justifiée :
- par une pièce comptable telle que facture, note, quittance ou autre sur laquelle on
notera "réglé par espèces le .................".
- ou par une pièce de caisse créée par l’ONG (donc pièce comptable interne) pour
justifier un mouvement de caisse non appuyé par une facture ou un justificatif
quelconque.
Il est important de justifier toutes les entrées et les sorties de fonds, (mêmes opérées par le
coordonnateur) au risque de se retrouver avec un solde caisse négatif.
2.4 CONTROLE ET INVENTAIRE DES ESPECES
L'option est l'utilisation du système dit de "soldes fixes". Le principe est le suivant :
les recettes ne seront en aucun cas directement utilisées pour couvrir les dépenses courantes.
Elles sont collectées puis versées périodiquement à la banque.
Il s'agit de maintenir le fonds de caisse à un niveau fixe, déterminé par le montant moyen des
dépenses courantes de l’ONG. Pour l’ONG, ce solde fixe peut être maintenu à cinquante
mille FCFA (50 000 f cfa). Toute dépense donne lieu à l'établissement d'une pièce
justificative. A chaque instant, le solde en caisse ajouté aux justificatifs des dépenses
engagées correspond au montant fixe indiqué préalablement défini, soit 50.000 F cfa.
Le montant en caisse s'épuisant progressivement la caisse sera réapprovisionnée par chèque,
dés que le solde atteint 15 000 f cfa, du montant exact des dépenses engagées sur demande du
chargé des finances et de l’administration et adressée au coordonnateur.
Le réapprovisionnement de la caisse fait l'objet d'un compte rendu mensuel.
Par ailleurs, des vérifications périodiques et inopinées de la caisse sont faites par le
coordonnateur. Cela garanti une plus grande efficacité du système de contrôle interne. A cette
effet des "fiches d'inventaire d'espèces" seront utilisées (annexe …).

14. 2.5 OPERATIONS BANCAIRES
2.5.1. Signatures autorisées
Le principe retenu est la co-signature. Tous les chèques en règlement sont signés par le
coordonnateur et le responsable financier.
Les chéquiers sont détenus par le comptable. Celui-ci ne doit établir les chèques
qu’après s'être assuré du bien fondé des dépenses qu'ils entraînent, donc sur
présentation de tous les justificatifs correspondants. Par conséquent le chargé des
finances et de l’administration doit, après avoir effectué tous les contrôles d'usage,
présenter aux signataires toutes les pièces justificatives permettant d'édifier sur la
justesse des dtytuioopépenses à engager.
Lorsque les justificatifs ne sont pas suffisants, le chèque est rejeté sans signature.
Pour tout établissement de chèque, il est préférable que cette procédure soit soigneusement
observée avant toute signature, ainsi les cas d'annulation de chèque sont limités.
2.5.2. Suivi des opérations bancaires
Il est souhaitable que l'essentiel des règlements soit fait par chèques :
- les fonds en banque sont moins accessibles que les espèces déposées dans une
caisse,
- les mouvements bancaires sont retracés sur des relevés bancaires qui sont
régulièrement envoyés à l'entreprise (facilitent le suivi des opérations).
Le comptable devra tenir un "Brouillard de Banque" dans lequel seront enregistrées les
émissions de chèques de l’ONG, les avis de débit reçus de la banque, les avis de crédit et
autres.
Il doit permettre de connaître au jour le jour le solde en banque :
~ chèques émis, prélèvements automatiques (mensualités emprunts, intérêts, escomptes,
Commissions bancaires etc.)
~ virements obtenus, bordereaux de chèques et d'effets remis en banque etc...
~ Solde du jour.
L'obtention d'une bonne gestion de la trésorerie de l’ONG est intimement liée au suivi
quotidien de l'avoir en banque. Cette opération évite l'émission de chèques sans provisions et
permet, au besoin, d'obtenir d'avance le renflouement de la trésorerie (emprunt, découvert
bancaire, facilités de caisse etc..).
A chaque réception de relevé, le comptable devra procéder au pointage du brouillard et du
relevé obtenu afin d'établir la concordance entre les deux documents. Ce rapprochement se
fait en principe chaque mois.

15. Conseil : il est bon que les chèques établis par les signataires portent les mentions suivantes :
- indiquer le nom du bénéficiaire (donc pas de chèque au porteur),
- préciser le montant (pas de chèque en blanc),
- être barrés si possible (surtout lorsque le bénéficiaire possède un compte).
Veiller au report systématique de toutes ces mentions sur les talons des chèques
correspondants.

16. III - COLLECTE ET CLASSEMENT DES PIECES
Toute l'activité de l’ONG est tributaire d'une bonne diffusion de l'information (interne et
externe) en son sein. Cette information a, en général, comme seuls supports les pièces
comptables, et le courrier administratif et opérationnel.
Il faut donc s'assurer que l’ONG collecte bien l'ensemble des pièces comptables, documents
et autres informations nécessaires à l'accomplissement de sa mission.
3.1 LA COLLECTE DES DOCUMENTS
La comptabilité de l’ONG n'est alimentée que par les documents comptables et pièces
justificatives. Ils constituent sa seule source d'information. Il est donc nécessaire que la
totalité des informations indispensables à la bonne tenue des comptes soit disponible en
temps opportun et au bon endroit. Cela suppose pour l’ONG que le flux d'information entre
la comptabilité les autres départements soit bien organisé pour une bonne collecte des pièces
justificatives.
Ces pièces justificatives (ou pièces comptables) ont deux fonctions essentielles :
- servir de base pour l'enregistrement des écritures comptables,
- servir à justifier ces mêmes écritures comptables, en cas de contrôle, en leur donnant
force probante.
Etant donné la variété des transactions, il existe une variété de supports. Néanmoins, il est
possible de les classer en deux catégories :
• les pièces comptables d'origine interne
- factures clients (et factures d'avoirs adressées par le projet aux clients),
- pièces de caisse,
- bulletins de salaires,
- notes de frais,
- déclarations fiscales (TVA et autres taxes..),
- états des travaux faits par le projet pour lui-même,
- inventaires des stocks,
- tableaux des immobilisations et amortissements etc..
• pièces comptables d'origine externe
- factures fournisseurs,
- quittances de téléphone, d'eau, d'électricité, de loyer ....,
- notes d'honoraires à payer,
- relevés de banque ou de CCP,

17. - bordereau de remise de chèques,
- avis de débit, avis de crédit de la banque,
- effets à recevoir ou à payer, etc..
Cette liste est loin d'être exhaustive. Elle tient compte uniquement des pièces couramment
utilisées dans le domaine d'intervention de l’ONG.
3.2 LE CLASSEMENT DES PIECES
Le classement des pièces justificatives est fondamental pour la gestion de l'information au
sein d'une entreprise. Il est un facteur clef pour la communication interne mais également
externe de l'entreprise (cas de contrôle). C'est pourquoi leur conservation doit répondre aux
prescriptions légales et réglementaires établis en la matière.
"La pièce comptable est le fondement même de l'écriture comptable, c'est sa base juridique.
Si la pièce a été mal classée, l'écriture ne pouvant plus être justifiée devient sans valeur. Ceci
souligne l'importance du bon classement".
Il faudra :
- que les documents venant de l'extérieur et classés, soient des originaux (plutôt que
des duplicatas ou des photocopies),
- que pour les documents émis par le projet, que se soient les doubles qui soient
classés (les originaux étant envoyés aux tiers),
- que le classement des pièces comptables se fasse de la manière suivante :
3.2.1. Le dossier juridique permanent
Le comptable doit avant tout ouvrir un dossier juridique permanent contenant les documents
juridiques et administratifs suivants :
- les statuts de l’ONG,
- le contrat de convention de l’ONG,
- le numéro d'identification fiscale aux taxes indirectes ou les documents
d’exonération fiscale,
- le règlement intérieur de l’ONG,
- la liste du personnel et leur curriculum vitae,
- les contrats de location conclus,
- les titres fonciers des différentes propriétés,
- les différents protocoles d'accord avec les projets, partenaires, organismes etc...
Ce dossier doit être tenu en double par le coordonnateur.

18. 3.2.2. Les fiches de paie
Chaque fin de mois, le responsable financier procède à la paie du salaire pour chaque
membre du personnel de l’ONG. A cette fin, il tient à jour le registre de paie sur lequel sont
enregistrés par mois les membres du personnel devant être rémunérés. Chacun d'entre eux,
est tenu d'émarger sur ce registre au moment de percevoir son salaire.
Pour le personnel régulièrement embauché et déclaré, il sera établi à la fin de chaque mois un
bulletin de salaire en deux (2) exemplaires :
- 1 pour l'agent concerné,
- 1 un pour la comptabilité.
Après règlement de ces salaires, le responsable financier appose sur les bulletins le cachet
"Payé" et les transmet au comptable pour enregistrement et classement.
Le classement se fera suivant l'ordre chronologique, les plus récents étant au dessus, par
exercice, dans un même classeur. Il faut, par ailleurs, qu'ils soient prénumérotés et datés.
Pour le personnel non déclaré et autres contractuels, le seul émargement sur le registre de
paie est suffisant.
3.2.3. Les pièces de caisse
Les pièces de caisse, reçus, tickets et notes sont rangés dans un classeur intitulé "Caisse". Ce
classement est fait dans l'ordre chronologique des encaissements et décaissements notés sur le brouillard de
caisse.
Les justificatifs de petits formats tels que tickets peuvent d'abord être agrafés sur une feuille
vierge avant d'être insérés dans le classeur "caisse".
Ces pièces seront rangées dans un classeur à leviers (épais d'environ 10 cm) à double
perforation, en faisant des séparations par mois, à raison d'un classeur par exercice.
3.2.4. Les factures fournisseurs
Le principe est le suivant :
"Tout achat de matériaux, matériels, de prestations de services ou de fournitures pour une
activité professionnelle, doit faire l'objet d'une facturation".
Le classement se fera dans un classeur unique suivant un ordre chronologique.
Nota Bene : Les documents tels que : les bons de commande, bons de livraison, les devis, les
offres de services, les protocoles d'accord et autres ne sont pas des pièces comptables
proprement dites. Ils seront simplement joints à la facture concernée et classés ensemble afin
de permettre une comparaison rapide.

19. En cas d'avoirs accordés par les fournisseurs, les factures d'avoirs sont à considérer comme
des factures positives et seront classées avec les factures originales correspondantes.
Les factures les plus récentes seront classées au dessus (et donc les plus anciennes en
dessous) afin de faciliter la manipulation en cours de classement.
Ce classement se fera dans un classeur à leviers (épais d'environ 10 cm) à double perforation,
en faisant des séparations pour chaque mois.
3.2.5. Les pièces de banque
Elles comportent :
- les bordereaux de versement d’espèces,
- les relevés bancaires,
- les avis de crédit et avis de débit,
- les décomptes d'agios...
Pour toutes ces pièces, le classement doit être fait dans un classeur "Banque" sur la base
d'un classeur par banque. Il sera effectué dans l'ordre des relevés bancaires reçus et
chronologiquement.
Les pièces de banque autres que les relevés seront insérées à bonne place entre les relevés.
Les rapprochements bancaires établis par la comptabilité devront pour leur classement,
suivre le même procédé que les autres documents bancaires.
Cependant, il est bon de noter qu'il existe souvent un décalage entre le moment où l'opération
de banque est réalisée et le moment où l’ONG reçoit l'avis de débit, l'avis de crédit ou tout
autre notification bancaire.
Il est possible de combler, en partie, ce vide par l'établissement d'une pièce interne (une
simple feuille vierge) comportant toutes les mentions figurant sur le chèque émis et de la
classer en bonne place dans le classeur "Banque" concerné.
Les lettres de virement et autres supports internes adressés à la banque, seront établis en deux
exemplaires dont l'un sera inséré dans le classeur "banque" auquel il se rapporte et l'autre
expédié à la banque.
Dans tous ces deux cas, il faudra dés la réception de la pièce en provenance de la banque,
identifier l'opération concernée à partir du registre "banque", reporter son numéro sur la pièce
de banque reçue, et l'agrafer avec la pièce interne correspondante dans le classeur "banque".

20. 3.2.6. Les autres pièces comptables
Seront intégrées dans cette catégorie, toutes les autres pièces (à l'exclusion de celles déjà
mentionnées ci-dessus) dont la fréquence d'utilisation ou d'emploi est relativement faible au
sein de l’ONG : quittance de loyer, de courant, d'eau, d'électricité, de téléphone, facture de
carburant, réparation et entretien.
Il sera créé un classeur intitulé "Divers" pour leur classement. Ce classeur présentera les
mêmes caractéristiques que celles indiquées plus haut.
327. Le courrier
Le courrier envoyé ou reçu par l’ONG ne constitue pas un élément des pièces comptables.
Mais sa gestion correcte est assez importante pour une bonne information du système
comptable :
- le courrier reçu est classé après exploitation dans le chrono "arrivée",
- le courrier expédié est produit en deux exemplaires :
.. l'original est envoyé au destinataire après signature,
.. le double est classé au chrono "départ".
Ces chronos sont constitués par des classeurs à leviers qui recevront la totalité du courrier
dans l'ordre chronologique.
Ils permettent de retrouver très facilement tout le courrier de l’ONG. Ils seront tenus par le
chargé des finances et de l’administration sous sa responsabilité.
3.3 LES DISQUETTES INFORMATIQUES
Le matériel de bureau informatique doit non seulement être utilisé avec soin mais répondre à
un certain nombre de précautions pour sa conservation.
Les disquettes seront toutes rangées dans des box conçus à cet effet et que l'on retrouve dans
le commerce. Ces box disposent chacun d'une clef, ce qui renforce la sécurité dans
l'utilisation des disquettes.
Il est nécessaire qu'il y ait une véritable coordination entre les disquettes, les fichiers qu'elles
contiennent et le contenu du disque dur (différents répertoires).
Les dispositions à observer sont les suivantes :
- tous les fichiers porteront chacun un nom (il est impossible que deux fichiers portent le
même nom ; le premier enregistré étant toujours écrasé lors de l'enregistrement du
second),

21. - tous les fichiers sensibles devront faire l'objet d'un double enregistrement : dans le disque
dur et dans une disquette,
- toutes les disquettes utilisées devront porter un numéro,
- les travaux réalisés seront imprimés,
- et sur les documents ainsi obtenus seront portés le nom du fichier correspondant et le
numéro de la disquette dans laquelle ils sont sauvegardés.
Par conséquent, même si l'on oublie aussi bien le numéro de la disquette que le nom du
fichier correspondant, il suffira de retrouver le document qui le contient.
D'où l'importance du classement de tous ces documents réalisés.

22. IV - SYSTEME COMPTABLE
4.1 LE SYSTEME INFORMATIQUE
La comptabilité de l’ONG est tenue par le comptable, sous la responsabilité du coordonnateur.
Il est important que toute la comptabilité soit informatisée si possible ; ceci permet :
- un traitement très rapide et de meilleure qualité,
- une simplification du travail comptable,
- de se décharger de ce travail afin de se consacrer entièrement à la promotion et aux
autres activités de l’ONG,
- surtout d'obtenir des résultats plus fiables.
Ceci implique que le comptable soit un professionnel spécialisée en la matière et, dispose de
l'équipement informatique et des compétences nécessaires à l'accomplissement de ce service.
4.2 LES ETATS EDITES
Tous les états à l’attention des partenaires et nécessaires aux besoins de gestion courante
doivent être produits par la comptabilité du projet.
Pour certains, leur consultation périodique par le coordonnateur est indispensable afin de
conforter ou infléchir ces options de gestion : grand livre, balance, brouillard des écritures,
bilan, situation de trésorerie, situation d’exécution budgétaire etc... Il sera assisté et conseillé
en cela par les responsables de l’ONG.
Pour d'autres, leur mise à jour se fera selon les besoins de gestion et l'évolution de l'activité
De l’ONG (compte d’exploitation générale, budgets..).
Conseil : définir avec l’équipe de direction une périodicité d'établissement des situations
financières et d'organisation de séances de concertation.
4.3 EXERCICE COMPTABLE
C'est la durée qui sépare deux bilans. Pour l’ONG, elle est de douze mois. Les comptes sont
arrêtés tous les ans.
L'exercice s'écoule par conséquent du 1er JANVIER AU 31 DECEMBRE

23. ANNEXES

24. PROJET : ONG Cause Première
PLAN D’ACTIONS
OBJECTIF SPECIFIQUE :
DOMAINES LANCEMENT RESPONSABLE VICTOIRE SOURCE DE
D’ACTIVITES JUIN JUILLET AOÛT SEPT OCT NOV DEC FINANCEMENT
Activité 1 :
Activité 2 :
Activité 3 :

25. PROJET ONG Cause Première
BROUILLARD DE BANQUE
N°
Date ordre Libellé de l’opération Entrées Sorties Solde
pièce

26. PROJET ONG Cause Première
Date : Mois : Année :
REGISTRE DE PAIE
Avances Emargement
Prénom Nom Fonction Salaire reçues Payé

27. PROJET ONG Cause Première
BROUILLARD DE CAISSE
N° Solde
Date d’ordre Désignation de l’opération Entrées Sorties en
pièce effectuée F CFA
01/08/10 Solde reporté 25 000
02/08/10 1 Réparation Camionnette 18 000 7 000
2 Réapprovisionnement Caisse 93 000 100 000
04/08/10
4 Achat de carnet de facture 8 000 92 000
05/08/10
7 Achat de timbres fiscaux 3 000 89 000
05/08/10

28. PROJET ONG Cause Première
N°:........
PIECE DE CAISSE
DEPENSES RECETTES
Montant Montant
............... ...............
Date :
Libellé explicatif : ............................................................................................................
............................................................................................................
.............................................................................................................
Département Concerné : .................................................................................................
Signature
Nota Bene : le carnet de pièces de caisse sera constitué d'une souche et de la pièce de caisse
elle-même. La souche comportera les mêmes mentions que celles figurant sur la
pièce de caisse ci-dessus.

29. PROJET ONG Cause Première
REPERTOIRE DES COMMANDES
Nature
Date Client Commande A livrer le... Livré le.... Observations

30. PROJET ONG Cause Première
REGISTRE DES DEMANDES D'ACHAT
Date Département Description Montant Livré le.... Observations

31. FICHE D'INVENTAIRE DE CAISSE N°
Date : .................. En F CFA
Nombre de pièce Montant de la pièce Somme Totale
et de billets ou du billet
12 pièces 5 60
15 pièces 10 150
4 pièces 25 100
8 pièces 50 400
17 pièces 100 1700
12 billets 500 6 000
20 billets 1 000 20 000
2 billets 5 000 10 000
1 billet 10 000 10 000
Disponible en caisse 48 410
Solde comptable au 07/08/10 : 48 410
Observations : VISAS
Exact Gérant Secrétaire

32. PROJET ONG Cause Première
ETAT DE RAPPROCHEMENT BANCAIRE
BANQUE ……………………….
PERIODE ………………………………
Ecritures à passer par l’ONG Ecritures à passer par la Banque
Date Libellé Débit Crédit Date Libellé Débit Crédit
Le comptable Le coordonnateur

33. PROJET ONG Cause Première
FICHE INDIVIDUELLE DE SUIVI DES IMMOBILISATIONS.
Durée d’utilisation.................................... Désignation.............................................
Taux d’amortissement.............................. Date d’acquisition..................................
Système d’amortissement........................ Réf. Fact. Fournisseur............................
Date de sortie............................................ Coût d’achat............................................
Lieu d’utilisation.....................................
Exercice VNC en début Dotation Cumul des Valeur nette Observations
d’exercice de amortisse comptable en
l’exercice ments fin d’exercice

34. AUTRES OUTILS DE GESTION
Plan de travail
Le plan indique le cadre général de la formulation de l’activité.
Pour chaque activité, il est indiqué le but, les objectifs, les
moyens, les méthodes, la durée et les résultats attendus.
Plan de travail
Date : ………….
But Objectifs Méthodes Moyens Temps de Résultats
réalisation attendus
Objectif 1
Objectif 2
Objectif n
Chronogramme
Il permet d’identifier les activités selon une chronologie
déterminée.
Chronogramme
Date : ……..
Activités Date de Date de Observations Responsable
Activité 1 début fin
Activité 2
Fiche de suivi
Elle permet d’identifier et de suivre les éléments essentiels à la
vie de l’activité. On suit les indicateurs et les résultats prévus
par période.
Fiche de suivi
Date :……….
Activités Indicateurs Prévus Réalisés Ecarts Observations
Indicateur
Activité 1 Indicateur 1.1
1.2

35. LE BUDGET
BUDGET
Période du : au :
N° Rubrique Montant Partenaires
OCB CR Partenaire
1 Activité 1
2
TOTAL
GENERAL
Tableau de bord
Il fait la synthèse des fiches de suivi et du chronogramme.
Tableau de bord
Date :
Indicateurs Date de Date Observa
Activités
Intitulé Prévu Réalisé Ecart démarrage de fin -tions
Activité 1
Activité 2

36. Cahier de bilan financier d’activités (Compte d’exploitation)
Nom de l’activité :
Période du : Au :
Responsable
Rubriques Montant
Recettes
Total recettes
Dépenses
Amortissements
Total dépenses
Résultat (total recettes - total
dépenses)