Conferencia dictada en Lima en septiembre de 2013 sobre normalización internacional en información y documentación

1. La normalización internacional en
información y documentación: ¿una historiainformación y documentación: ¿una historia
de éxitos?
Lima, 6 de septiembre de 2013p
PUPC- Archivo de la Universidad, Sección de
í óBibliotecología y Ciencias de la Información
carlota@carlotabustelo.com

2. ¿Necesitamos hablar el mismo idioma?¿Necesitamos hablar el mismo idioma?
NO ES FÁCIL PERO LO SEGUIMOS INTENTANDO….
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3. ¿ Quien define el idioma?¿ Quien define el idioma?
• No existe un único organismo normalizador
• Normalizan los organismos que tienen suficiente peso en un determinado
sector/ámbito que los demás le reconocensector/ámbito, que los demás le reconocen
• Normalizan los organismos que tienen una financiación que se lo permite
• La normalización puede tener dos caminos
• Primero la norma o estándar se usa estándar de facto y luego se
formaliza
• Primero de formaliza, desarrolla y escribe y luego se fomenta su uso
Una norma es un éxito cuando se usa de forma extendida por todos los implicados
facilitando el entendimiento y beneficiando a quien la usa
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4. La normalización ISOLa normalización ISO
f b d d b ó d• Su fuerza se basa en unos estrictos procedimientos de aprobación de
normas y el reconocimiento internacional de las mismas

5. La normalización ISOLa normalización ISO
ó d l b é é é b é• Organización del trabajo técnico. Comité Técnicos y Subcomités .
Presidencia y Secretaria recaen sobre un NMB
– Independencia de los TC y SC
• Teórica coordinación
• Práctica temas yuxtapuestos y diferentes puntos de vista
– Competencia entre normas. Best sellers
• Características de las Normas
• Documento voluntario
• Elaborado por consenso• Elaborado por consenso
• Participación de todas las partes interesadas
• Disponible para el público (bajo pago)

6. La normalización en información
y documentación
Una vieja aspiración
Mundaneum de Otlet y La Fontaine 1934
Algunos actores internacionales
Y
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Y…

7. La normalización en información
y documentación
Muchos temas que normalizar!!!
algunos éxitos consolidados
Otros en vías de consolidación
Algunos estándares o normas de factoAlgunos estándares o normas de facto
y otros muchos en desarrollo y aplicación
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y otros muchos en desarrollo y aplicación…

8. La normalización en gestión de
documentos
• Normalización no ha sido hasta ahora un tema prioritario
• Necesidades desde el entorno digital:
– Interconectividad e interdependencia
– Presión para el acceso a la información y la trasparencia de las
organizacionesg
• Cierto escepticismo en algunos sectores de la comunidad
profesional (compartido por otras comunidades):
“Lo bueno de las normas es que hay tantas que puedes elegir”
Gestión de documentos: Área de gestión responsable de un control eficaz y sistemático
de la creación, la recepción, el mantenimiento, el uso y la disposición de los documentos,
incluidos los procesos para incorporar y mantener, en forma de documentos, la
información y prueba de las actividades y operaciones de la organizacióninformación y prueba de las actividades y operaciones de la organización.

9. Distintos contextosDistintos contextos
Archivos Gestión de documentos
• ISO 15489. Gestión de
documentos
 International Standard of
Archival Description (ISAD) documentos
• MoReq. Model requirements for
management of electronic
Archival Description (ISAD)
 Encoded Archival Description
(EAD) management of electronic
records
(EAD)
Mismos objetos de información distintos enfoques y j q y
distintos organismos normalizadores

10. Normalización ISO en gestión de
documentos
ISO TC46/SC11 INFORMATION AND DOCUMENTATION
• Creation of SC: 1998
ISO TC46/SC11. INFORMATION AND DOCUMENTATION.
ARCHIVES/RECORDS MANAGEMENT
• Secretariat: Standards Australia (Agnes Simai)
• Chair: David Moldrich (Australia)
• P‐members: 28
• O‐Members: 13 Foundation standard:
• Published products: 12
• Under development: 4
• Active WGs: 7 + 1 JWG 171/SC2 + 1 JWG171/SC3
ISO 15489 (2001) (part 1 and 2)
Records Management
DIRECTION Establishing a framework for managing records for as long as required for organisational, social and
cultural purposes
MISSION Take a leading role in improving best practices in managing records by providing a framework as well
as standards and guidance for the design and application of records practices and processes.
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11. Normalización ISO en gestión de
documentos
ISO 171 DOCUMENT MANAGEMENT APPLICATIONS
• Creation of SC: 1978
ISO 171. DOCUMENT MANAGEMENT APPLICATIONS
• Secretariat: ANSI (Betsy Fanning)
• Chair: Gerard Cathaly‐Pretou (France)
• P‐members: 18
• O‐Members: 25
• Published products: 76
• Under development: 10
• Subcommittees: 3
• Active WGs: 11
Best seller: PDF series
Active WGs: 11
SCOPE: Document management applications provides standardization of technologies and processes involving
i d i i l di ib i d i i i i i hcapture, indexing, storage, retrieval, distribution and communication, presentation, migration, exchange,
preservation, integrity maintenance and disposal. Documents may be managed in micrographics or
electronic form.
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12. La normalización a nivel
nacional
• Organismos normalizadores nacionales
• ISO sólo reconoce a uno por país: INDECOPIISO sólo reconoce a uno por país: INDECOPI
Normas nacionales‐ NTP
Adopción de normas ISO: Traducción
COPANT
COOPERACIÓN
Grupos con
AENOR
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13. La normalización en gestión de
documentos a nivel nacional
L i L ti i ñLa presencia Latinoamericana: muy pequeña
ISO TC46/ SC11‐ Archives/records
managementmanagement
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14. La normalización en gestión de
documentos a nivel nacional
EJEMPLO DE ESPAÑA
Funcionamiento de AENOR similar al de ISO a nivel nacional
– Comité Técnico 50‐ Documentación (espejo del TC46 Information y ( p j y
documentation y del TC171‐Document management aplications). Se
ha creado el Subcomité 1. Gestión de documentos y aplicaciones
– Los Comités y Subcomités técnicos se forman con personas
(i i i ) i d i d b d l(instituciones) con intereses en un determinado sector, buscando el
equilibrio y la representatividad del conjunto.
– Las Secretarías se pueden otorgar a organismos con fuerte presencia.
En este caso del CTN50 es FESABID (Federación Española deEn este caso del CTN50 es FESABID (Federación Española de
Sociedades de Archivística, Biblioteconomía, Documentación y
Museística), del CTN50/SC1 es la Subdirección General de Archivos
Estatales del Ministerio de Cultura.

15. La normalización en gestión de
documentos a nivel nacionaldocumentos a nivel nacional
O S ÑEJEMPLO DE ESPAÑA
• Trabajo en la normalización en España:
– Traducción de las normas ISO.
– Promoción de la utilización de las normas
• Trabajo en el contexto internacional:
– Presencia en las reuniones/ trabajo de todo el grupo ese c a e as eu o es/ t abajo de todo e g upo
en distintos temas (participación activa)
Podrían realizarse normas nacionales pero no se ha
considerado oportuno en este contexto

16. Normalización ISO en gestión de
documentos
BP GESTIÓN DE
DOCUMENTOS
15489
ANALISIS DE LOS
TIC SISTEMAS
FUNCIONALI
DADES ERM
16175
Procesos y
controles.
Documentos
electrónicos
Metodología
de análisis
PROCESOS D E
TRABAJO
26122
HARD
WARE FORMATOS
VERACIDAD
Y FIABILIDAD
15801electrónicos
METADATOS
23081
REPOSITORIO
S DIGITALES
17068
normas
normas PDF
32000
PRESERVACIÓN
OAIS
DIGITALIZAC
IÓN 13028
CONVERSIÓN
Y MIGRACIÓN
13008
micrografía,
escáner y
discos ópticos
32000
19005 14721
ESPECIFICACI
ONES
SISTEMA DE
GESTIÓN
Serie 30300
BP 18492
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ONES
14641

17. Normalización ISO en gestión de
documentos: los éxitos
ÉTEMA NORMA TC/SC ÉXITO
BUENAS PRÁCTICAS
EN GESTIÓN DE
ISO 15489‐ Gestión de
documentos
TC46/SC11 Profesional
archivos y gestión
DOCUMENTOS (2001) de documentos
FORMATOS ISO 32000 PDF (2008)
ISP 19005 PDF‐A (2005)
TC171/SC2 Uso de
desarrolladores,ISP 19005 PDF A (2005) desarrolladores,
consumo público
en general
PRESERVACIÓN ISO 14721 Open Archival TC 20/SC13 DesarrolladoresPRESERVACIÓN
DOCUMENTOS
ELECTRÓNICOS
ISO 14721. Open Archival
information system
(2003)
TC 20/SC13 Desarrolladores
bibliotecas
repositorios
abiertosabiertos
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18. El nuevo proyecto en busca
del éxito: ISO 30300
Related standards &
Technical reports
Implementation of records processes
ISO 30300
Management systems for records
standards
Governance framework for records
Guidelines 2
ISO 15489
Records
management.
General‐1
ISO TR
26122
Work
process
analysis for
records
Conceptual and
implementation
ISO 23081
Metadata for
records.
Principles‐1
ISO 30300
Management systems
for records‐
Fundamentals and
vocabulary
Fundamentals
&Terminology
ISO 30301
Management systems
ISO DTR
17068
Trusted
Third Party
Repository
for Digital
Records
Guidelines‐2
ISO 13008ISO TR
Self assessment
method‐3
implementation
issues‐2Requirements
Management systems
for records ‐
Requirements
ISO 30303
Management systems
for records‐
Requirements for
bodies providing audit ISO 16175ISO 18128ISO 13008
Digital
records
conversion
and
migration
process
ISO TR
13028
Implement‐
ation
guidelines
for
digitization
of records
ISO 30302
Management systems
for records: Guidelines
for Implementation
bodies providing audit
and certification
Guidelines
Support High Level
Structure Elements
Digital records
ISO 16175
Principlesand
Functional
Requirements
for Records in
Electronic Office
Environments1
ISO 18128
Risk
identificatio
n and
assessment
for records
systems
ISO 30304
Management systems
for records: Assessment
guide
Business
systems 3
g
management
systems -2
Under developmentUnder discussion
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19. Gestión de documentos como
MSS MSRMSS= MSR
ISO MSS= Management System Standard:ISO MSS= Management System Standard:
– 9000 sistemas de gestión de calidad
– 14000 sistemas gestión ambiental
– 27000 sistemas de gestión de la seguridad de la información27000 sistemas de gestión de la seguridad de la información
– Otras
Características imprescindible
comunes
Ciclos de mejora continúa
C tibl
p
Compatibles
Certificables Gestión
documental
Sistema de gestión para los
documentos
Norma de buenas prácticas a
MSS
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MSS

20. ¿Qué significa?¿Qué significa?
• Un “sistema de gestión” es la forma de que la alta dirección establezca una
política y unos objetivos y los medios para llevarlos a cabo
• El propósito del SGD/MSR sería presentar los documentos o evidencias• El propósito del SGD/MSR sería presentar los documentos o evidencias
como otro aspecto a tener en cuenta en un sistema de gestión (calidad,
medio ambiente, seguridad de la información, etc.)
El desafío es hacer llegar nuestro mensaje de los beneficios de una
buena gestión de documentos a las organizaciones que se modernizan y
ponerlo en la hoja de ruta de la alta dirección
Creación
RegistroDisposición
n de la
de
ntos
ClasificaciónAcceso
Aplicación
gestión
docume
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Metadatos

21. Publicadas a fin de 2011Publicadas a fin de 2011
é h d i ?• ¿qué ha pasado en este tiempo?
– Un montón de actividades y cursos relacionados
• http //www iso30300 es/category/actividades sobre las normas• http://www.iso30300.es/category/actividades‐sobre‐las‐normas‐
iso‐30300/
– Algunos artículos, blogs, post
• http://www.iso30300.es/recursos‐sobre‐las‐normas‐iso‐30300/
• Linkedin Group. http://www.linkedin.com/groups?gid=4175551
Una certificación– Una certificación
• http://www.esaged.com/articles‐mostra‐1637‐cat‐
gestio_i_qualitat.htm
– La ISO 30302‐ Guía de implementación en marcha
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22. Publicadas a fin del 2011Publicadas a fin del 2011
• A id i t i l M h i t é• Acogida internacional‐ Mucho interés
de los profesionales
• Participación en el grupo de trabajo
i l ISO dpara armonizar las normas ISO de
sistemas de gestión (ISO TMB‐ JTCG)
• Gran interés en Latinoamérica:
Actividades formativas y conferencias en
– Colombia
– México
– Bolivia
– Perú
– ChileChile
– Argentina
– Previstas en Dominicana, Costa Rica….
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23. ¿qué nos falta?¿qué nos falta?
• Proponer, explicar y convencer a la alta dirección
• Marketing
• Búsqueda de nuevos
l d l daliados entre los encargados
de los otros sistemas de
gestióngestión
• Oportunidad de pasar del
plano operativo al plano p p p
estratégico
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24. ¡GRACIAS POR SU¡GRACIAS POR SU
ATENCIÓN!