Curso alfresco 2010

G es tió n D o c um enta l

A lfres c o
A bril 2010

C a rlo s L uis S á nc he z B o c a ne g ra
c a rlo s l.s a nc he z@junta de a nda luc ia .e s
P ro c e s o d e D a to s D e le g a c ió n P ro v in c ia l d e M á la g a
C o n s e je ría d e E c o n o m ía , I n n o v a c ió n y C ie n c ia

ES QUEM A

• G es tió n do c um enta l. E C M .
• G es tió n de do c um ento s dig ita les c o n
A lfres c o .
• E s pa c io s y c o ntenido s en a lfres c o .
• T ra ba ja r c o n es pa c io s y c o ntenido s .
• G es tió n de do c um ento s .
• R eg la s , a c c io nes y w o rk flo w .

G es tió n do c um enta l. E C M
• Objetivos
– Comprender como gestionar documentos.
– Comprender los beneficios de usar Alfresco para
gestionar documentos.
• ¿Qué es un gestor de documentos?
– Un sistema para organizar y facilitar la creación
conjunta de documentos y otros contenidos Posibilita
monitorizar contenidos a través de su ciclo de vida,
controlando los cambios del contenido y los usuarios
del contenido.
• En la mayoría de los casos, los sistemas de gestión
decontenidos requieren un software de cliente especial
paraeditar y construir artículos
• Facilitar al usuario el uso efectivo de toda la
funcionalidad ofrecida por la interface web del Gestor
de Contenidos Alfresco

• ECM: Enterprise Content Management (I)
– La Gestión de Contenido empresarial engloba las
estrategias y tecnologías empleadas en la industria
de tecnologías de la información para:
• Gestionar la captura,
• Almacenamiento,
• Seguridad,
• Control de revisiones,
• Recuperación,
• Distribución,preservación y destrucción de documentos
y contenidos.

• ECM: Enterprise Content Management (II)
– ECM se centra especialmente en los contenidos
importados o generados dentro de una organización
durante el transcurso de sus operaciones e incluye el
control de acceso a los mismos fuera de los procesos de
la organización.
– Los sistemas ECM están diseñados para manejar tanto
contenidos estructurados como no estructurados,
ayudando a la organización a:
• Conseguir los objetivos de negocio de forma más
efectiva
• Atender a sus clientes
• Proteger su privacidad
• No es algo opcional!.

• ECM: Enterprise Content Management (III)
– Autentificación y Seguridad: JAAS, LDAP, Active
Directory, Kerberos, OpenLDAP.
– Compatibilidad con
• Linux, MacOS, Unix, Microsoft Windows.
• Base de datos que soporte Hibernate
• Servidor de Aplicaciones Web sobre jdk 1.5 (Tomcat,
JBoss, WebSphere, WebLogic, etc)
• Cliente Web sobre cualquier navegador (Firefox, IE,..)


• Situación actual
– Unidades de Disco compartidas.
– Email.
– Google Search.
– Carpetas
• Impacto
– Complejidad.
– Coste.
– Productividad.
– Pérdida de información.


• ¿Que aporta Alfresco?
– Gestiona el modelo conocido por el usuario.
– Reemplaza unidades de disco compartidas por un
Sistema Virtual de Ficheros.
– Sencillas reglas que automatizan el proceso manual
y mejoran la gestión de los documentos.
– Búsquedas estilo Google, browsing estilo Yahoo.
– Plantillas para garantizar la reusabilidad,
simplifican el uso y proporcionan acceso web.
– Un modelo de datos simple, permite la
administración directa por parte del usuario

G es tió n de D o c um ento s D ig ita les
A lfres c o

A lfres c o
• Alfresco para el usuario final
– Repositorio centralizado de contenidos (documentos).
– Servicios para gestionar y transformar contenidos.
– Servicios para gestionar el ciclo de vida del
contenido.
– Posibilidad de añadir más significado al contenido
(aspectos).
– Permite al usuario añadir facilmente foros de
discusión directamente sobre los contenidos.
– Interacción del usuario a través del cliente web, FTP,
WebDAV, carpetas compartidas de red.
– Acceso offline y sincronización con Microsoft
Briefcase.
– Workflow y reglas para automatizar tareas.

A lfres c o
• Alfresco arquitectura
– Gestor de contenidos empresarial Open Source.
– Construido sobre la Arquitectura AOP.
• (Spring Aspect – Oriented Framework)
– Usa componentes Open Source probados, fiables y
escalables:
• Hibernate para la capa de persistencia.
• MyFaces, JSR168 portlets para la capa web.
• Lucene como motor de búsqueda.
• ACEGI – (Aspect-Oriented Security Framework).
• OpenOffice, PDFBox- transformación de documentos.
– I18N – Soporte multi-idioma.

A lfres c o
• Alfresco arquitectura

A lfres c o
• Alfresco hoja de ruta:
• http://wiki.alfresco.com/wiki/Roadmap
– Estándares.
• CMIS - Completion of CMIS REST and Web Services
Bindings.
• CMIS - Completion of query support.
– Web Content Management.
• Shared.
• Studio.
• Alfresco Explorer.

A lfres c o

Empezamos!.
– Login Alfresco.
http://server_name:8080/alfresco
• Introducir el nombre de usuario
y password facilitado por el
administrador.
• Dependiendo de nuestra
instalación podremos elegir de
una lista despegable el idioma
en el que nos conectamos.
• Pulsando Entrar, accedemos.

A lfres c o
Cliente Web de Alfresco

A lfres c o
Cliente Web de Alfresco – Área de trabajo
BARRA DE HERRAMIENTAS
NAVEGACIÓN – MIGA DE PAN

CABECERA

DETALLE

PANEL
LATERAL

A lfres c o
Cliente Web de Alfresco – Barra de herramientas

• Espacios.
• Cambiar contraseña.
• Mostrar/Ocultar panel lateral.
• Ayuda.
• Haga una pregunta.
• Desconectar.
• Búsqueda.

A lfres c o
Cliente Web de Alfresco – Navegación o miga de pan

• Historial de la ruta de navegación.

A lfres c o
Cliente Web de Alfresco – Panel Lateral

• Navegación.
• Shelf.
• OpenSearch.

A lfres c o
Cliente Web de Alfresco – Cabecera

• Información.
• Enlaces a CIFS.
• Acciones:
– Añadir Contenido.
– Crear Contenido.
– Más acciones.
• Presentación información.

A lfres c o
Cliente Web de Alfresco – Detalle

• Núm. de objetos por página.
• Paginación.
• Picar en el icono.
• Más acciones disponibles.

E s pa c io s y c o ntenido s en a lfres c o .
• MyAlfresco, espacios y contenidos.
– Opciones de usuario.
– My Alfresco dashboard.
– ¿Qué es un espacio?
– Crear un espacio.
– ¿Qué es un contenido?
– Creación y edición de contenidos.
– Borrar contenidos.
– Búsqueda de contenidos.
– Búsqueda avanzada.
– Salvar búsquedas.
– Espacios de plantillas.

– Opciones de usuario.

– My Alfresco dashboard -> Personalizable.

– ¿Qué es un espacio?
• Concepto similar a carpeta.
• Se pueden colgar cualquier tipo de contenido.
• Se le da una descripción y un icono representativo.
• Añadir subespacios y contenidos.
• Editar/Modificar detalles del espacio.
• Espacios “inteligentes”.
– Reglas.
– Trabajar con otros usuarios.
– Mapear a carpetas de red windows

– Creación de espacios.

– ¿Qué es un contenido?
• A menudo se piensa en él como un fichero o
documento compuesto por dos elementos:
– El contenido en sí mismo.
– Información sobre el contenido (metadatos).
• Contenidos.
– Cualquiera: documentos, video, audio, imágenes, XML,
HTML.
• Propiedades.
– Formato, lenguaje, autor, fechas.
– Clasificaciones.
– Enlaces a contenidos relacionados.
» Translaciones.
» Diferentes formatos (p.ej. PDF, HTML, Text)
» Texto OCR de imágenes escaneadas ¿?

– Creación y edición de un contenido.
• HTML o texto plano creados y editados en linea.
– Editor WYSIWYG en el navegador.
• Subir contenidos.
– Seleccionar en el navegador un fichero del pc de
usuario.
– Carpetas de red, FTP, WebDAV.
• Descargar contenidos de Alfresco al pc de usuario.
– Funcionalidad estándar del navegador, seleccionar
dónde se salva.
– Carpetas de red, FTP, WebDAV.
• Actualizar documentos, subiendo el fichero modificado.
• Editar documentos Microsoft Office directamente.

– Borrar contenido.
• Opciones a elegir al borrar en un espacio:
– Borrar todo (incluido espacio actual).
– Borrar sólo contenidos.
– Borrar sólo espacios.
– Borrar todo en el espacio actual.
• Al borrar un espacio también se borran todas las reglas
y permisos definidos sobre ese espacio.

– Búsquedas de contenidos.
• Búsqueda combinada de contenidos y propiedades.
• Búsqueda de texto-completo.
– Cualquier palabra en el contenido, sin importar el
formato.
– Mejor-combinación basado en el número de palabras
combinadas.
• Restricciones de propiedades.
– Por categorías.
– Rango de fechas.
– Propiedades personalizadas.
• Restricciones de rutas.
– Sólo contenidos bajo el espacio seleccionado

– Búsquedas avanzadas.

– Búsquedas avanzadas.
• Nº mínimo de caracteres de búsqueda definidos por el
administrador.
• Permite salvar búsquedas para uso privado/público.
• Búsquedas por tipos.
• Búsquedas por localización.
• Búsquedas por categorías.
• Búsquedas por fechas.
• Búsquedas personalizadas.

• Permite salvar nuestras búsquedas.
• Permite que otros usuarios puedan utilizar las
búsquedas salvadas (uso privado/público).
• Usar filtro para mostrar las búsquedas salvadas.
• Búsquedas personalizadas.

– Plantillas de espacios.
• Reutilización de plantillas de espacios y contenidos.
• Crear una biblioteca de proyectos estándar.
– Diferentes tipos de proyectos tienen diferente estructura.
– Documentos estandarizados.
– Gestión estandarizada.
• Añadir sub-espacios y contenidos.
– Crear una plantilla de igual forma que un espacio.
• Crear espacios basados en otros espacios

– Ejercicios:
• Trabajar con espacios y contenidos.
• Trabajar con espacios y contenidos.
• Opciones de usuario.
• My Alfresco dashboard.
• Trabajar con espacios.
• Trabajar con el panel lateral.
• Trabajar con contenidos.
• Añadir contenido.
• Crear y editar contenido.
• Borrar espacios y contenidos.
• Búsqueda.
• Asistente avanzado de espacios.

T ra ba ja r c o n es pa c io s y c o ntenido s

• Colaborando con otros usuarios.
• Matriz de permisos.
• Notificación a los usuarios invitados al espacio.
• Recuperar objetos borrados.
• Foros.
• Sindicación RSS.


– Los espacios normalmente son accesibles para
lectura por otros usuarios, pero sólo modificables por
el propietario.
• Depende de como Alfresco está configurado, esto
puede variar.
• Se pueden hacer espacios privados, tal que otros no
puedan leerlos.
– Invitar a usuarios a un espacio y asignarles un rol en
el mismo.
– Usuarios pueden asociarse a un grupo.
• Invitar al grupo con un rol predeterminado al espacio.
• No es necesario modificar la invitación cuando se
añaden nuevos usuarios al grupo.


– El rol determina que tiene permitido hacer el espacio.
• Lectores, editores, colaborador, coordinador.
• Se pueden configurar nuevos roles.
– Notificación vía e-mail a los usuarios invitados.
– El control de permisos se puede aplicar a nivel de
objeto contenido.
– Los permisos de espacios/contenidos pueden
heredarse desde un espacio padre.
– Los roles pueden aplicarse a objetos contenido o a
espacios.


– Los usuarios se pueden invitar al contenido/espacio
desde la acción “Gestionar usuarios del
contenido”/”Gestionar usuarios del espacio”.
– Por defecto, todos los usuarios tienen el rol
“consumer”.
– Cuando no se selecciona el check “Heredar permisos
del espacio padre”.
• Los usuarios no invitados no pueden ver el contenido.
• Sólo los usuarios invitados pueden verlo y pueden
acceder a él de acuerdo al rol asignado.


• Matriz de permisos.
– Roles definidos (grupos de permisos).
• Lector.
• Editor.
• Contribuyente.
• Colaborador.
• Coordinador.


• Notificación a los usuarios invitados al espacio.
– Pueden enviar e-mail a los usuarios invitados a un
espacio.
– Usar plantillas para el formato del correo electrónico y
detalles.


• Recuperar Objetos Borrados.


• Recuperar Objetos Borrados.
– Los usuarios pueden recuperar los objetos que han
borrado.
– Los administradores pueden recuperar todos los
objetos de usuarios.
– Localizar los objetos borrados:
• Nombre, contenido, motrar todos.
• Hoy, últimos 7 días, últimos 30 días.
– Recuperar o borrar permanentemente todos u objeto
a objeto.


• Foros.
– Se pueden definir espacios de foros que contengan
los foros.
• Desde la opción de crear espacio “Desde cero” del
“Asistente avanzado de espacios”.
– Los foros también se pueden asociar a espacios y
objetos contenido.
• Usar la acción “Abrir un foro”.
• Los foros se mueven con el objeto.
– Los foros están formados por temas que contienen
mensajes.
– Los mensajes pueden tener respuesta.
– Se permiten realizar búsquedas sobre foros y
mensajes del foro.


• Foros.


– Definición de sindicación.

– Puede elegirse la notificación mediante sindicación
RSS sobre eventos que ocurran en un espacio.
– Aplicar la plantilla de sindicación RSS en “Detalles del
espacio”.
– Copiar el enlace RSS y usarlo en cualquier Lector
RSS.


• Ejercicios:
– Trabajando con espacios y contenidos
– Colaborando con otros usuarios
– Colaborando con grupos
– Recuperando elementos borrados
– Foros y espacios de foros
– Discusiones asociadas a un contenido

L e t' s g o !!!

D eleg a c ió n P ro vinc ia l de E c o no m ía ,
I nno va c ió n y C ienc ia en M á la g a .
c a rlo s l.s a nc hez@junta dea nda luc ia .es

G es tió n de do c um ento s

– G es tió n de vers io nes .
– P ro teg er/des pro teg er c o ntenido s .
– C a teg o riza r c o ntenido s .
– A c c es o a l c o ntenido s in el c liente
A lfres c o .

• Gestión de versiones.
– Permite mantener un historial de versiones previas de
un objeto.
– Una versión nueva se crea cuando el contenido se
salva.
– Un objeto necesita estar definido como “versionable”
para mantener versiones del mismo:
• individualmente, a través de espacios “inteligentes”, por
tipo o
• globalmente
– Es un ejemplo de “aspecto”.
• Puede revisar el historial de versiones, visualizar
versiones anteriores de un contenido, volver a
versiones previas.
• El id del contenido apunta siempre a la versión más
reciente

• Gestión de versiones.

• Proteger/Desproteger contenidos.
– Proporciona una forma de bloquear el objeto de
forma que solo un usuario pueda trabajar sobre él a
un mismo tiempo.
• Cualquier otro, mientras tanto, puede visualizar el
objeto.
• Al desproteger se bloquea el contenido y se crea una
copia de trabajo que es la que puede ser editada
(contenido y detalles)
• Al proteger se reemplaza el objeto original con la copia
de trabajo y se elimina el bloqueo
• Cancelando la desprotección se eliminará la copia de
trabajo y el bloqueo sobre el original, como si no se
hubiese desprotegido
– Las discusiones se pueden iniciar en la copia de
trabajo y retomarlas en el original al protegerlo

• Proteger/Desproteger contenidos.


• Acceso al contenido sin el cliente Alfresco.
– Todos los contenidos se pueden enlazar a una o más
categorías.
– Jerarquía, taxonomía, ontología.
– Ayudan en la búsqueda.
• Incluyendo sub-categorías.
– Las propiedades pueden ser categorías.
• Conjunto restringido de valores permitidos.
– Editables por el administrador.


– FTP
• Conectarse a Alfresco como si fuera un sitio FTP
• Conectarse con el usuario/contraseña habitual
• URL: ftp://localhost/Alfresco/
• Provee al usuario con un enlace al mismo sitio que el
cliente
– WebDAV
• Cualquier alicación WebDAV puede abrir y salvar
documentos en Alfresco.
• Conectarse con el usuario/contraseña habitual.
• URL: http://localhost:8080/alfresco/webdav.
• O en “Detalles de contenido”, en la sección de
“Enlaces” en “Ver en WebDAV”


– CIFS
• URL: <máquina>_AAlfresco
• De la misma forma que una carpeta compartida de red.
• Puede montarse como una unidad compartida.
• Copiar y borrar ficheros en Alfresco.
• Editar contenidos directamente con otros programas.
• Carpetas de red pueden ser espacios inteligentes.
• Trabajo sin conexión con Microsoft Briefcase.
• Provee al usuario con un enlace al mismo sitio que el
cliente web.


– FTP/WebDAV/CIFS
• Usar en conjunción con espacios inteligentes
• Todas las reglas se aplican
• Todos los permisos se obligan
• Si el control de versiones está habilitado, entonces
todos los contenidos serán versionados sin importar la
ruta en la que sean actualizados

R eg la s , a c c io nes y w o rk flo w

• Trabajando con reglas y acciones.
• Workflow.
• Uso de plantillas de presentación.
• Uso del cuadro de mando.

– Las reglas:
• Se aplican a los espacios.
• Se hacen a los espacios “inteligentes”.
• Se disparan por un evento
– Entrante – contenido subido al espacio.
– Saliente – contenido que deja el espacio (movido,
eliminado).
– Actualizar – contenido modificado.

– Las reglas:
• Se aplican filtrando por condiciones.
– Todos los contenidos – no filtran.
– Objetos con un tipo MIME específico (p. ej, *.pdf)
– Tipo de contenido específico (p. ej. contenido, espacio).
– Aplicar un aspecto específico (p. ej. Versionable).
– Patrón de nombre de fichero (p. ej. *-context.xml).
– Estar dentro de una categoría (p. ej. Languages,
Regions).
• Pueden aplicarse en negativo (ej. No del tipo MIME
*.pdf).
• No está limitado el número de condiciones que se
pueden aplicar en cada regla.
• Las reglas se usan para organizar, estructurar,
enriquecer contenidos en el repositorio.

– Los objetos:
• Que cumplan satisfactoriamente las condiciones de la
regla, se les aplica la acción.
• Las acciones pueden dispararse para ejecutarse
manualmente.
• No está limitado el número de acciones por regla.
• Tener cuidado con la “granularidad” para un buen
diseño.
• Permite aplicar workflow al contenido.
• Usadas junto con:
– Cliente web de Alfresco
» FTP
» WebDAV
» CIFS (carpetas compartidas de red)
» API Web services.

• Workflow.
– Caso especial de regla.
– Aplica gestión automátizada de ciclos de vida del
documento.
– Mueve/copia contenidos basados en acciones de
usuario.

• Workflow.

• Uso de plantillas de presentación.
– Las plantillas de presentación proveen un mecanismo
fácil para presentar contenidos en diferentes vistas.
• Dashboard.
• E-mails formateados.
• Aplicaciones independientes.
– Creadas por diseñadores HTML o XML, no por los
usuarios.
– Escriben HTML o XML e incluyen contenidos o
propiedades mediante un lenguaje básico de scripts.
– Usan el Lenguaje de Plantillas FreeMarker.
• Extensión de los ficheros *.ftl
• Las plantillas están en:
– Company home > Data dictionary > Presentation
Templates

• Uso del cuadro de mandos.
– Dashboards son plantillas de presentación definidas
para espacios.
– Usa plantillas para generar resumen de la
información en un espacio.
– Definida como una vista predeterminada para un
espacio.
– Visualiza cualquier espacio a través de la plantilla
dashboard.
– Paso rápido a través de todos los espacios en el
mismo nivel.


• Ejercicios:
– Gestionar contenidos.
– Aplicar aspecto “versionable” al contenido.
– Desproteger y proteger.
– Categorías y búsqueda avanzada.
– Acceso al contenido vía WebDAV.
– Gestión de contenidos
– Acciones sobre el contenido.
– Tranformación del contenido.
– Acciones sobre el contenido.
– Reglas y acciones.
– Workflow.

G ra c ia s p o r v u e s tra p a rtic ip a c ió n

D eleg a c ió n P ro vinc ia l de E c o no m ía ,
I nno va c ió n y C ienc ia en M á la g a .
c a rlo s l.s a nc hez@junta dea nda luc ia .es

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