Protocolo ferramenta gerencial

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Descrição das atividades de um Setor de Protocolo.

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Protocolo ferramenta gerencial

  1. 1. Carlos Henrique Gonçalves Pinto
  2. 2. Roteiro Objetivo; Conceitos e definições; Exemplo de rotina de um setor de protocolo; O protocolo como ferramenta gerencial – procedimentos; O sistema de registro e controle da tramitação das informações arquivísticas; Apresentação de um setor de protocolo; Reflexões sobre a situação encontrada; Conclusão; Referências.
  3. 3. Objetivo Esse trabalho visa discutir a importância dosetor de protocolo no contexto da gestão dainformação. Para tanto, apresenta inicialmenteconceitos básicos, relacionados às atividades,exemplifica uma rotina desenvolvida no setor deprotocolo, os procedimentos no plano deferramenta gerencial, e, através de uma visita aoprotocolo de uma organização, discute a aplicaçãodesses procedimentos.
  4. 4. Conceitos e definiçõesProtocolo• Setor encarregado do recebimento, registro, distribuição e movimentação de documentos em curso.Distribuição• Movimentação de documentos e processos entre pessoas de uma mesma unidade, mediante sistema informatizado.Processo• É o documento ou o conjunto de documentos que exige um estudo mais detalhado, bem como procedimentos expressados por despachos, pareceres técnicos...: assim, o documento é protocolado e autuado pelos órgãos autorizados a executar tais procedimentos.
  5. 5. Conceitos e definiçõesProtocolo central• É a unidade junto ao órgão ou entidade, encarregada dos procedimentos com relação às rotinas de recebimento e expedição de documentos.Protocolo setorial• É a unidade localizada junto aos setores específicos dos órgãos ou entidades encarregada de dar suporte às atividades de recebimento e expedição de documentos no âmbito da área ao qual se vincula: tem a finalidade de descentralizar as atividades do protocolo central.Tramitação• É a movimentação do processo de uma unidade à outra, interna ou externa , através de sistema próprio.
  6. 6. Conceitos e definiçõesClassificação arquivística• Selecionar as categorias por assunto e atribuir códigos as correspondências de acordo com seu conteúdo.Correspondência• Comunicação escrita, expedida ou recebida, que circula dentro da organização.Expedição• Remessa de correspondências pelos Correios, malote ou em mãos.
  7. 7. Conceitos e definições Interna e externa Correspondência Oficial e particular Recebida e expedida
  8. 8. Exemplo de rotina de um setor de protocoloRecebimento da Distribuição para ocorrespondência órgão de destino. Abertura , classificação, digitalização e protocolo
  9. 9. O protocolo como ferramenta gerencial - Procedimentos É necessário que sejam estabelecidos canais efetivos que não só transmitam a informação, mas efetivamente a transfiram, isto é, uma organização que comunique. Controle ou registro dos documentos arquivísticos que chegam por outros meios (fac-símile, correio eletrônico) e pelas mãos dos funcionários; Automatização do registro e controle da tramitação.
  10. 10. O protocolo como ferramenta gerencial - Procedimentos Padronização no preenchimento dos campos existentes no formulário, principalmente no campo referente ao Assunto. O uso de correio eletrônico institucional. Há um melhor controle dos documentos enviados por esse canal, uma vez que essa ferramenta permite uma leitura prévia da mensagem. Aplicação nos registro documentais armazenados eletronicamente das ferramentas desenvolvidas para o universo físico dos documentos.
  11. 11. O protocolo como ferramenta gerencial - Procedimentos Descentralização dos instrumentos de controle. Pelo menos um representante de cada unidade organizacional possa efetuar o registro das características do documento; Observação dos prazos estabelecidos nos documentos e processos; Adoção da ferramenta follow-up, que permite, por parte dos funcionários da organização, um acompanhamento contínuo das ações desenvolvidas, facilitando o processo de tomada de decisões.
  12. 12. O protocolo como ferramenta gerencial - Procedimentos Na saída de documentos, deve-se manter uma cópia destes, possibilitando-se, assim, a recuperação contextualizada das informações expedidas; O instrumento de classificação das informações é a ferramenta adequada para a integração dos registros documentais, independente destes serem recebidos, produzidos e mantidos na organização, ou expedidos.
  13. 13. O sistema de registro e controle datramitação das informaçõesarquivísticas Movimentação comInclusão registro obrigatório Desburocratizaçãodescentralizada no do recebedor do do processo deSistema. documento durante tramitação. sua tramitação. Definição de umDescentralização da responsável pelo Definição de temporesponsabilidade controle gerencial da para a solução depelo funcionamento documentação problemas.do sistema. recebida pela unidade. Impressão deRealização de Impressão de etiquetas comconsulta por meio de relatório sobre fases código de barrasqualquer ponto da d movimentação no para identificação dorede local. sistema. documento.
  14. 14.  Automatização das  Não se verificou para os atividades; documentos eletrônicos o Padronização no mesmo tratamento preenchimento das dispensado aos informações; documentos em suporte Uso de email institucional; físico; Descentralização dos  O principal problema instrumentos de controle; encontrado na instituição não está relacionado Observação dos prazos; diretamente à gestão Adoção dos critérios de documental, mas interfere classificação arquivística; sobremaneira no Uso de ferramentas que andamento das rotinas permitem o acesso à desenvolvidas naquele descrição do documento, setor de protocolo. É a sua como a digitalização. equipe.
  15. 15. A equipe do protocolo Formada por 13 pessoas, sendo: 2 servidores, 5 funcionários terceirizados, 3 estagiários, 3 anistiados. Formação: Nível superior completo: 3 Nível superior (cursando): 3 Qualificação O responsável pelo setor participa de treinamentos, workshops,etc. O seu substituto está há dois anos no protocolo e fez alguns treinamentos, mas a maior parte do seu aprendizado se deu de forma empírica.
  16. 16. A equipe do protocolo Quantidade reduzida de servidores. Não há interesse em se trabalhar nesse setor. O próprio entrevistado (que substitui o chefe do setor) informou que continua no SGP porque recebe uma gratificação. Alta rotatividade. Não só dos estagiários, mas dos prestadores de serviço. Insatisfação por parte dos terceirizados: excesso de trabalho, falta de reconhecimento, tratamento diferenciado.
  17. 17. A equipe do protocolo Os cursos são oferecidos apenas para os servidores. Não há uma política de motivação dentro do MCT, apenas ações isoladas. O chefe do setor tenta motivar a equipe. Os anistiados apresentam dificuldade de assimilação, principalmente com as atividades que requerem conhecimentos informáticos.
  18. 18. Conclusão Atualmente, a informática é uma realidade dentrodas organizações, com o setor de protocolo não édiferente. Os processos informatizados permitemmaior controle e agilidade no tratamento edisponibilidade da informação, objetivo essencial dequalquer instituição. Entretanto, a tecnologia só será efetiva se osgestores das organizações entenderem queinvestimento em recursos humanos é tão (ou mais)importante quanto investimento tecnológico. Diantedesse cenário, faz-se necessária a qualificação emotivação de seus funcionários. E mais, deve-sebuscar a conscientização desses funcionários nosentido de que cada um deles se identifique comopeça fundamental no processo de disponibilização dainformação.
  19. 19. Referências CUNHA, Murilo B. da, CAVALCANTI, Cordélia R. de O. Dicionário de Biblioteconomia e Arquivologia. Brasília: Briquet de Lemos, 2008, p.300. SOUSA, Renato T. B., e SERRA , Lamberto R. “O sistema de registro e controle da tramitação das informações arquivísticas: possibilidade de construção de um instrumento gerencial.” In: Boletim de Arquivos do MCT. Brasília, 2010. pp. 19- 32. Portaria normativa n° 05, de 19.12.2002. Disponível em < http://www.sad.ufba.br/portaria_protocolo.pdf>. Acesso em 14 nov. 2011. Portaria SEXEC/MCT n° 24/2009, de 30.11.2009. Disponível em http://www.mct.gov.br/index.php/content/view/314739.html>. Acesso em 15 nov. 2011.

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