GESTION DOCUMENTAL TALLER 3 SANDRA GARCIA - CAROL MORA

1. GESTIÓN DOCUMENTAL 1
TALLER 3
SANDRA MILENA GARCIA RODAS –CAROL ROCIO MORA TAUTIVA
GRUPO 2
2014

2. 1.VISITA ARCHIVO PÚBLICO
CARRERA 58 42-125.
MEDELLÍN, COLOMBIA
PERSONA ENCUESTADA: WENDY TATIANA
CALLEJAS TELEFONO 6045454 EXT 128

3.  PREGUNTAS REALIZADAS
 1- ¿CUENTAN CON UNA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA PARA RECIBIR LA
DOCUMENTACIÓN ?
 2-¿ CUENTAN CON TABLAS DE RETENCION ?
 3-¿COMO SE HACE EL PROCESO DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES?
 4-¿COMO ES EL PROCESO DE ORGANIZACIÓN Y CONSERVACION DE LOS
DOCUMENTOS?
 5-¿APLICAN LOS PROCESOS DE ORDEN ORIGINAL Y PROCEDENCIA AL
INTERIOR DE LAS CARPETAS?
 6-¿TIENEN ARCHIVO HISTORICO?
 7-¿COMO LLEVAN ACABO EL PROCESO DE SELECCIÓN DOCUMENTAL?
 8-¿ REALIZAN FOLIACION DOCUMENTAL?
 9-¿COMO SE LLEVA ACABO EL PROCESO DE CONSULTA DE DOCUMENTOS?
 10-¿TIENEN TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL?

4. RESPUESTAS
1- si se cuenta con una unidad de correspondencia que centralizada canaliza toda la información
entrante y saliente de la entidad
2-esta en proceso de montaje aun no las han terminado pero son los proyectos a corto plazo
3-pues cuando las oficinas de gestión tienen en sus archivos mucha documentación se envía con
los debidos controles al central
4-los documentos se organizan según los principios archivísticos y utilizamos el material
especifico de archivo para las cajas y carpetas
5-si efectivamente lo hacemos según las especificaciones del AGN
6-si contamos con un archivo histórico que esta ubicado en otra sede
7-la selección documental se hacen según necesidades de cada archivo pero aun estamos en la
espera de organizar las tablas de retención para hacer el procedimiento acorde a la ley
8-si sabemos la importancia que tiene este control y lo llevamos acabo a todas las unidades
documentales
9-utilizamos un software que nos ayuda a descargar las consultas y llevar seguimiento de cada
una de las unidades prestadas.
10-aun no pero tenemos las expectativas de terminar las de retención y proceder a hacer las de
valoración que permita llevar un mejor control.

5. COMENTARIO ORGANIZACIÓN
En la visita hecha al archivo se evidencia buen nivel de organización
documental, cuentan con una unidad de correspondencia la cual canaliza
todas las comunicaciones oficiales entrantes y salientes, además de eso su
sistema de radicación es automatizado contando con un software llamado
mercurio el cual permite hacerle seguimiento a la documentación hasta que
es archivada en su respectivo expediente.
Las tablas de retención documental están terminándose de elaborar para
aplicarlas, igualmente las tablas de valoración documental, contando con un
archivo histórico muy extenso pero que en general está bien organizado;
llevando a cabo la conservación documental de éste, se digitaliza la
documentación y alguna esta microfilmada, siguen los parámetros
archivísticos según la ley y se realiza foliación documental.
No se evidencia una transferencia documental acorde debido a la falta de las
TRD entonces optan por hacerlo según necesidades de los archivos de
gestión.
Falta una buena selección documental que permita llevar acabo otros procesos
La consulta a cada archivo es muy organizada llevando un control automatizado
que permite llevar un seguimiento del acceso a la información y los tiempos
de consulta.

6. 2.VISITA ARCHIVO
PRIVADO
Calle 54 # 73-97 BARRIO NORMANDIA II SECTOR , BOGOTA, COLOMBIA
PERSONA ENCUESTADA: MÓNICA RAMIREZ
TELEFÓNO: 4101217 EXT:118

7. PREGUNTAS REALIZADAS
1- ¿CUENTAN CON UNA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA PARA RECIBIR
LA DOCUMENTACIÓN ?
Rta/: En estos momentos esa unidad esta en desarrollo puesto que en el año
2013 se empezó a formar y se empezó a implementar formatos según el manual
de correspondencia .
2-¿ CUENTAN CON TABLAS DE RETENCION ?
Rta:/no, se iniciara a mediados de julio con las tablas de valoración documental
para, luego con personal capacitado se procederá a levantar las T.R.D.
3-¿COMO SE HACE EL PROCESO DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES?
El proceso de transferencias se realiza :
* Cada dependencia organiza su archivo de gestión , las embala en una caja
x200 , luego para transferirlas al archivo central tendrán que hacerlo de
acuerdo al cronograma planteado, solicitaran un formato de transferencias
donde tendrán que colocar serie, subserie, cuantos folios contiene el
documento, y en que formato o medio de conservación será entregado. Esto es
en el caso de archivos de gestión diferente a las historias laborales de los
asociados.

8.  4-¿COMO ES EL PROCESO DE ORGANIZACIÓN Y CONSERVACION DE LOS
DOCUMENTOS?
Rta/: cuando se actualiza la historia laboral de los asociados , la documentación se recibe por
medio de un listado donde indica el tipo de documento, a quien pertenece, y cuantos folios.
• Cuando llega se examina que el documento sea el relacionado y si tiene todas las firmas
correspondientes
• *se coloca el código al documento, este será consecutivo anteponiéndose un 1 que indica que
pertenece a 1 solo lote es decir aun solo archivo central
• * ese documento se escanea y se marca con el código correspondiente para luego ser
ingresado a SIDRA software documental.
• *el documento se archiva en la historia laboral correspondiente y se archiva en la caja
asignada anteriormente.
• Cuando se trata de documentos contables como comprobante de egreso , o recibos de caja
menor, se escanea por tomos , es decir se le coloca el código de escanea a cada tomo
• Se archivan en legajos , adecuadamente y se embalan en cajas x 300.
 5-¿APLICAN LOS PROCESOS DE ORDEN ORIGINAL Y PROCEDENCIA AL INTERIOR DE
LAS CARPETAS?
* En el único que subserie que se maneja estos procesos es en las comunicaciones oficiales , en
las cartas u oficios que se envían a clientes y a asociados .

9.  6-¿TIENEN ARCHIVO HISTORICO?
RTA/: No, nuestra cooperativa lleva tan solo 10 años y no se ha empezado a realizar
el proyecto de archivo histórico, los documentos de inicio de la cooperativa se
albergan en el archivo de gestión de la gerencia.
 7-¿COMO LLEVAN ACABO EL PROCESO DE SELECCIÓN DOCUMENTAL?
 Se realiza de acuerdo al criterio de cada oficina productora, se eliminan copias
y se conservan solo originales ,se eliminan copias a no ser que se necesiten para
otra serie documental.
 8-¿ REALIZAN FOLIACION DOCUMENTAL?
se realiza foliación documental a los documentos contables que serán empastados
para su mejor conservación, las historias laborales no se folian puesto que estas
están en divi-folder y para su actualización no se pueden colocar en orden
cronológico o principio de procedencia.
 9-¿COMO SE LLEVA ACABO EL PROCESO DE CONSULTA DE DOCUMENTOS?
El proceso de consulta de los documentos contables ser realizara mediante un
formato de préstamo no todo el mundo puede acceder a el solo las personas
autorizadas por el director financiero y/o gerencia, para las historias laborales solo
esta autorizada la directivas de gestión humana y/o gerencia general.
 10-¿TIENEN TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL? No, Se irán
implementando poco a poco en julio

10. COMENTARIO ORGANIZACIÓN
• Se nos permitió mirar solo el archivo de las historias laborales puesto
que el archivo contable esta en área restringida y solo personal
autorizado puede ingresar a el.
• Las historias laborales están organizadas alfabéticamente , y están
embaladas en cajas x200 con logo de la empresa
• Los divi- folders están tienen pestañas como documentos de crédito
, documentos de afiliación, contrato laboral, embargos comunicaciones
entre otros .
• Luego de ser escaneados y marcados con su respectivo código , se
procede a ingresarlos al software documental Sidra allí se relaciona
con la cedula del asociado para que cuando busquemos a cualquier
persona los documentos se puedan visualizar en formato pdf.
• El archivo de las historias laborales es el mas actualizado puesto que
el departamento financiero aun no ha transferido documentos al
archivo central
• La labor de selección en las historias laborales, es mínima puesto que
esta serie es muy importante porque cuenta el trayecto laboral del
asociado, y casi todos su documentos son originales .

11. 2. DEFINICIONES

12.  ARCHIVO TOTAL: se entiende como las actividades de recepción, distribución,
conservación y disposición final de los documentos de archivo.
 CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS: Etapas sucesivas por la que atraviesa un
documento desde su creación hasta que cumple la función para lo cual fue creado. Archivo
de gestión, archivo central y archivo histórico.
 PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Principio archivístico que permite identificar el
productor del documento.
 PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: Principio archivístico que permite ordenar los
documentos secuencialmente al interior de los expedientes según el tramite que los produjo.
 FOLIO: Hoja de libros expedientes etc.
 LEGAJO: Carpeta en la cual se almacenan los tipos documentales. unidos
 FONDO: Es la totalidad de los documentos producidos en una entidad, también es conocido
como la empresa que produce los documentos.
 SUBFONDO: Subdivisión del fondo consistente en un conjunto de documentos relacionados
entre sí que corresponde a las subdivisiones administrativas de la institución u organismo
que lo origina,

13.  SERIE: Conjunto de unidades documentales con contenido homogéneo
 SUBSERIE: Es la subdivisión de la serie.
 TIPO DOCUMENTAL: Pieza documental.
 TABLAS DE VALORACIÓN: Es el listado de series, subseries, temas o
asuntos que permiten darle un tiempo de conservación a los documentos en el
archivo central e histórico.
 TABLAS DE RETENCIÓN: Es el listado de series y subseries con sus
correspondientes tipos documentales, las cuales permiten darle un periodo
de conservación a la documentación en cada etapa.
 VALOR PRIMARIO: Es el valor administrativo, legal, fiscal, contable y
jurídico de los documentos de archivo.
 VALOR SECUNDARIO: Es el valor que tienen los documentos para la
ciencia, la historia, la cultura y la investigación y que permiten su
conservación permanente o histórica.

14. 3.EJEMPLOS:VALORES
DE LOS DOCUMENTOS

15. VALOR PRIMARIO ENTIDAD PÙBLICA
 COMPROBANTES DE EGRESO
 CONTRATO PRESTACIÒN DE
SERVICIOS
 HISTORIAS LABORALES
 CONCILIACIONES BANCARIAS

16. VALOR SECUNDARIO ENTIDAD PÙBLICA
 ACTAS DE JUNTA DIRECTIVA
 RESOLUCIONES
 ACUERDOS
 LICITACIONES

17. VALOR PRIMARIO ENTIDAD PRIVADA
 Historias Laborales
 Comprobantes de egreso
 Contratos clientes
 Informes contables

18. VALOR SECUNDARIO ENTIDAD
PRIVADA
 Carta de presentación
 Licitaciones
 Acuerdos
 Actas del consejo de administración
 Resoluciones junta de vigilancia.

19. 4. REALICE 3 EJEMPLOS
DONDE SE EVIDENCIA LA
SERIE, SUBSERIE Y TIPO
DOCUMENTAL.

20. ENTIDAD PÙBLICA
SERIE SUBSERIE TIPO DOCUMENTAL
CONTRATOS CONTRATOS
PRESTACIÒN DE
SERVICIOS
PAGARE
COMPROBANTES COMPROBANTES DE
EGRESO
FACTURA
HISTORIAS HISTORIAS
LABORALES
FORMATO HOJA DE
VIDA

21. ENTIDAD PRIVADA
SERIE SUBSERIE TIPO DOCUMENTAL
ACTAS ACTAS DEL CONSEJO
DE ADMINISTRACION
ACTA ASAMBLEA
ANUAL DE SOCIOS
RESOLUCIONES RESOLUCIÒN CIERRE
PROCESO
DISCIPLINARIO
OFICIO DE
NOTIFICACIÓN
CIERRE PROCESO
DICIPLINARIO
INFORMES INFORMES DE
TESORERIA
INFORME FACTURAS
POR PAGAR

22. 5. INDAGUE CUÁLES DOCUMENTOS SE
DEBEN ELIMINAR EN LAS OFICINAS,
ES DECIR, NO SON ARCHIVADOS

23.  Borradores
 Fotocopias
 Documentos de apoyo informativo
 Documentos múltiples
 Encuestas o cuestionarios
 Documentos sin firma

24. 6. OBSERVE Y EXPLIQUE EN FORMA
RESUMIDA COMO SE LLEVA A CABO
LA FOLIACIÓN DE LOS
DOCUMENTOS.

25. FINALIDAD
controlar la cantidad de folios de una unidad
de conservación dada
(carpeta, legajo, etc.) y controlar la
calidad, entendida esta última como
respeto al principio de orden original y la
conservación de la integridad de la unidad
documental o unidad archivística

26. PROCESO
La documentación debe estar previamente
clasificada,ordenada,depurada,se deben
foliar todas y cada una de las unidades
documentales, para el caso de unidades
simples se hace independiente por carpeta
o tomo, para serie documentales complejas
se hará una sola foliación de manera
continua y la segunda carpeta si tiene será
continuación de la primera.

27.  Se enumera consecutivamente
 Se escribe el numero en la esquina superior derecha
sin tachones ni enmendaduras si tiene otro numero se
subraya y se coloca el nuevo
 Las pastas no se enumeran
 Los planos, mapas, dibujos, etc. que se encuentren
tendrán el número de folio consecutivo que les
corresponde, aún cuando estén plegados. En el área de
notas del instrumento de control o de consulta se debe
dejar constancia de las características del documento
foliado: tamaño, colores, título, asunto, fechas y otros
datos que se consideren pertinentes. Si se opta por
separar este material se dejará constancia mediante
un testigo de su lugar de destino y en este se indicará
la procedencia. Esto es lo que se denomina cruce de
referencia

28. 7.INDIQUE COMO SE
ORGANIZAN LOS
DOCUMENTOS DENTRO DE
LAS CARPETAS

29. Puede ser organizado de diferentes maneras
como: cronologico,alfabetico numérico entre
otras, además cuenta con el principio de
procedencia y orden original ejemplo historias
laborales las cuales se organizan en orden
alfabético son de gestión humana y en su
interior se organiza según llegada de los
documentos.
Se archivan en carpetas desasidificadas
identificadas por fuera al igual que las cajas
que son especiales para guardar material de
archivo.

30. 8.MENCIONE LOS DATOS QUE
DEBEN TENER LAS
ETIQUETAS DE LAS
CARPETAS Y CAJAS

31. PARA CARPETAS
Nombre de la entidad
Código de área
Código de la serie y subseries
Nombre de la serie y subseries
Sección
Titulo
Numero de la carpeta
Total de carpetas
Folio
fecha

32. PARA CAJAS
Código del área
Código de serie
Oficina productora
Nombre de serie
Contenido
Numero de caja
Ubicación dentro del archivo

33. 9.EXPLIQUE LO SIGUIENTE (MEDIANTE
UN MAPA CONCEPTUAL)
A) CUÁLES SON LOS PROCESOS
DEL PROGRAMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL QUE SE DESARROLLAN
EN EL ARCHIVO DE GESTIÓN EN LA
ENTIDAD VISITADA Y EN QUÉ
CONSISTE CADA UNO DE ELLOS

34. PROCESOS DE GESTIÓN
DOCUMENTAL ARCHIVO DE
GESTIÓN
PRODUCCIÓ
N
Se crea la
documentación
en cumplimiento
de sus
funciones y de
acuerdo, a la
necesidad de
cada
dependencia .
TRÁMITE
Ruta del
documento
desde su
producción o
recepción
hasta el
cumplimiento
de su función
administrativa
RECEPCIÓ
N
Actividades de
verificación y
control que
una entidad
debe hacer
para la
admisión de un
documento
ORGANIZACI
ÓN
ACCIONES
ORIENTADAS A
LA
CLASIFICACION
, ORDENACIÓN
Y
DESCRIPCION
COMO PARTE
DE LOS
RPOCESOS
ARCHIVISTICO
S
DISPOSICIÓN
FINAL DE LOS
DOCUMENTOS
Selección de los
documentos en
cualquier etapa del
ciclo vital, con miras a
su conservación
temporal,
permanente, o a su
eliminación conforme
a lo dispuesto en
las Tablas de
Retención
Documental y/o
Tablas de Valoración
Documental.

35. B) CUÁLES SON LOS PROCESOS
DEL PROGRAMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL QUE SE DESARROLLAN
EN LA ENTIDAD VISITADA EN
EL ARCHIVO CENTRAL Y EN QUÉ
CONSISTE CADA UNO DE ELLOS

36. PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL
ARCHIVO CENTRAL
RECEPCIÓ
N
Actividades de
verificación y
control que
una entidad
debe hacer
para la
admisión de un
documento
ORGANIZACI
ÓN
ACCIONES
ORIENTADAS
A LA
CLASIFICACI
ON, ORDENA
CIÓN Y
DESCRIPCIO
N COMO
PARTE DE
LOS
RPOCESOS
ARCHIVISTIC
OS
CONSULT
A
Acceso a un
documento o
grupo de
documentos
con el fin de
conocer la
información
que
contienen
CONSERVACI
ÓN
Conjunto de
medidas
preventivas o
correctivas,
adoptadas para
garantizar
la integridad
física y funcional
de los
documentos de
archivo, sin
alterar su
contenido
DISPOSICIÓN
FINAL DE LOS
DOCUMENTOS
Selección de
los documentos
en cualquier
etapa del ciclo
vital, con miras
a
su
conservación
temporal,
permanente, o
a su
eliminación
conforme a lo
dispuesto en
las Tablas de
Retención
Documental y/o
Tablas de
Valoración
Documental.

37. C) CUÁLES SON LOS PROCESOS
DEL PROGRAMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL QUE SE DESARROLLAN
EN ESA ENTIDAD EN EL ARCHIVO
HISTÓRICO (SI LO TIENE LA
ENTIDAD) Y EN QUÉ CONSISTE CADA
UNO DE ELLOS.

38. ARCHIVO
HISTORICO
ORGANIZACI
ÓN
CONSULTA CONSERVACI
ÒN
Es el proceso
mediante el cual se
hace la localización
de los expedientes
para su posterior
consulta comprende
clasificar ordenar y
describir. Teniendo
en cuenta los
principios
archivísticos
Esta es llevada
acabo por medio
de mercurio
programa de
gestión
documental ,y se
aplican todas las
medidas para su
recuperación
La conservación
es llevada acabo
mediante la
digitalización de
documentos
además se
utilizan soportes
que permita la
durabilidad de los
expedientes

39. 10) CADA INTEGRANTE DEL EQUIPO
DEBE TOMAR UN DOCUMENTO QUE
SE PRODUZCA EN ALGUNA
DEPENDENCIA DE UNA ENTIDAD
VISITADA Y EXPLICAR EL PROCESO
QUE SE LLEVA A CABO CON ESE
DOCUMENTO DESDE QUE SE
ORIGINA HASTA SU ETAPA FINAL DE
CONSERVACIÓN O ELIMINACIÓN.

40. DOCUMENTO NÙMERO 1
CONTRATO PRESTACIÒN DE SERVICIOS
PROCESO: Este documento se origina desde que el distribuidor
ofrece el servicio y el cliente lo firma aceptando las
condiciones.
el documento se conserva por el tiempo que el cliente esta
vinculado a la empresa, después empiezan a regir los tiempos
establecidos en la tabla de retención documental , los cuales
estipulan que se conservará dos años en archivo de gestión y
10 años en el archivo central.
Después de este tiempo se seleccionan los contratos que hallan
sido importantes para compañía por su trayectoria y pasaran
a su conservación en el archivo histórico de la compañía, los
demás documentos se eliminan dejando acta de destrucción.

41. DOCUMENTO NUMERO 2
COMPOBANTE DE EGRESO:
PROCESO: se origina desde que se desea cancelar una deuda al
proveedor y se le adjuntan los tipos documentales las facturas y
su respectiva causación.
Cuando el proveedor recibe el dinero ya se en efectivo o cheque
firma el comprobante de egreso como prueba que recibe el
dinero, luego a ese documento firmado se reproduce una copia se
archivan en la respectiva carpeta de los comprobantes de egreso
consecutivo , y los soportes originales van a la carpeta de
comprobantes de egreso del mes correspondiente.
La selección documental de los comprobantes de egreso se realiza
retirando y eliminando copia puesto que los originales se
empastan para conservar la historia de la entidad.

42. 11) INDAGUE Y EXPLIQUE COMO SE
LLEVA A CABO LA VALORACIÓN
DOCUMENTAL EN LA ENTIDAD
VISITADA Y DE EJEMPLOS DE LOS
DOCUMENTOS QUE CONSERVA DICHA
ENTIDAD POR SUS VALORES
PRIMARIOS Y SECUNDARIOS.

43. La valoración en ambas entidades la llevan siguiendo los valores de los
documentos, tanto primarios como secundarios establecidos en el ciclo vital
a cargo del personal de archivo del cual se tiene en cuenta cada una de las
características de los documentos como procedencia, funciones atribuciones
legales entre otras:
EJEMPLOS DE DOCUMENTOS
VALORES PRIMARIOS
 comprobantes de egreso
 contrato prestación de servicios
 historias laborales
 conciliaciones bancarias entre otros
VALORES SECUNDARIOS
 actas de junta directiva
 resoluciones
 acuerdos
 licitaciones

44. EN QUE CONSISTE LA VALORACIÓN
“La valoración implica un trabajo de cuidadoso
análisis documental y de erudición y no un mero
procedimiento como lo ven algunos, ya que implica
entender factores tales como la historia del
creador de los documentos, las funciones, las
atribuciones legales, la estructura
organizacional, los procesos de toma de
decisiones, los procedimientos de creación de
documentos, la naturaleza, la organización y
administración de los documentos y los cambios
ocurridos en el tiempo”
http://www.congresosweb.info/index.php?option=com
_mtree&task=att_download&link_id=70&cf_id=24

45. 12) LEA EL DECRETO 2609 DE 2012 Y
LOS ACUERDOS 003, 004, 005 DEL 15
DE MARZO DE 2013 E INDAGUE EN
UNA ENTIDAD PÚBLICA LO
SIGUIENTE:

46. ¿QUÉ IMPORTANCIA TIENE ESTA
NORMA (DECRETO 2609 DE 2012)
PARA EL PAÍS?

47. DECRETO 2609 PARA EL PAÍS.
En este decreto habla acerca de la transparencia ,
eficiencia y orden en cuanto a la gestión documental que se
maneja en algunas entidades del país dando a conocer un
mecanismo eficiente y un adecuado manejo a la información
que se produce o se recibe en las entidades del país por
medio de ciertas políticas, normas, principios y etapas en
las que gira la Gestión Documental.
Se enfoca también en la importancia y en la responsabilidad
que se debe tener a la hora de manejar documentos
públicos que se encuentren en medio electrónico o físico.

48. ¿Cuáles son los cambios a en los procesos de
la Gestión Documental a la luz de ese
nuevo Decreto? Realice un cuadro
comparativo entre los procesos
del Programa de Gestión Documental antes
del Decreto 2609 de diciembre de 2012 y
los procesos de la Gestión Documental a
partir de la expedición de dicho Decreto.
Indague que cambios o ajustes han que
hacer para dar cumplimiento a la norma.

49. DECRETO 2609 DE 2012 LEY 594 DE 2000
• Nos muestra ocho procesos de
Gestión documental (planeación,
producción, gestión, trámite ,
organización transferencia ,
disposición de documentos,
preservación a largo plazo,
valoración.
• En este decreto se menciona
también como parte importante la
planeación transferencia ,
conservación a largo plazo , se tiene
en cuenta la planeación de la
documentación desde su producción
, y establece políticas de
conservación del doc. Durante la
conservación en el tiempo, gracias a
la documentación electrónica.
En su articulo 22 habla de los
procesos archivísticos y de la gestión
de documentos dentro del concepto de
archivo total Procesos como la
producción, recepción, distribución,
consulta, organización, recuperación y
disposición final de los documentos
Menciona procesos para la
conservación de Los documentos en
cada etapa del cilo vital , no le da
importancia a la planeación de la
documentación electrónica.

50. ¿CUÁLES SON LOS ASPECTOS MÁS
IMPORTANTES A TENER EN CUENTA
SEGÚN EL CONTENIDO DEL
MENCIONADO DECRETO?

51. ASPECTOS A CONSIDERAR DE ACUERDO
AL
DECRETO 2609 DE 2012
 Las entidades del estado deben formular un
plan de gestión documental, el cual debe ser
aprobado y publicado.
 Elementos y características para establecer
un plan de gestión documental
 Instrumentos archivísticos
 Responsabilidad sobre la gestión de
documentos
 Los principios para el proceso de gestión
documental

52. INDAGUE Y REALICE UN RESUMEN DE
LOS ACUERDOS 003, 004 Y 005 DE
MARZO 15 DE 2013

53. ACUERDOS MARZO DE 2013
 ACUERDO 003:
Reglamenta el decreto 2578 de 2012 donde
adopta y reglamenta el comité evaluador de
documentos del AGN que es la instancia
encargada de decidir la valoración y disposición
final de los documentos de archivo con el fin de
proteger y conservar el patrimonio cultural del
país , nombran la conformación del comité así
como sus funciones y la periocidad de las
reuniones.

54.  ACUERDO 004
Se modifica el procedimiento para la
elaboración, presentación, evaluación, aprobació
n e implementación de las T.R.D y T.V.D. es
decir la estructura del archivo para la
protección de la información publica , porque
estas tablas fueron establecidas bajo ciertas
normas colombianas.
Se establece que las entidades del estado , y
las privadas que cumplen funciones públicas
deben elaborar, evaluar, las respectivas tablas
de retención documental y de valoración
documental.

55.  ACUERDO 005
Todas las entidades del estado deben
organizar los documentos de archivo, para
esto, deben realizar los procedimientos de
clasificación ordenación, y descripción.

56. CONCLUSIONES
• Se adquirió conocimiento respecto a la
organización de distintas empresas
visitadas, tanto publica como privada.
• Se conocieron acuerdos y decretos que
ayudan a la gran ley de archivos a
evolucionar, y acuerdos donde establece
normas para la creación de T.R.D. y T. V.D.
en empresas públicas y en las privadas que
cumplen función publica .

57. BIBLIOGRAFÍA
 Decreto 2609 de 2012
http://www.mintic.gov.co/portal/604/artic
les-3528_documento.pdf
 Acuerdo 003,004,.005.
 Procesos de un programa de gestión
documental de Gestión Documental.
http://www.ecopetrol.com.co/documentos/
61796_Anexo_09._Procesos_gestion_docu
mental_ley_594_2000.pdf