Stores in tamil

1. The Essentials - Stores
HASH MANAGEMENT SERVICES LLP
CHENNAI
PH: 91766 13965

2. Overview
 ‘The Essentials’ series from Business Sense is an initiative to empower the students(freshers) and
professionals in performing more efficiently and effectively in the organization
 This document is a part of the “Certified Manufacturing Professional” course offered by Business Sense
 This course is aimed at bridging the gap between the institutions and the industry by providing the
fundamentals of manufacturing management which are not offered by any of our
institutions/curriculum
 This course would immensely benefit students and professionals who are joining manufacturing
organizations
 For more details, please visit www.businessense.in
 At Business Sense, we help clients through consulting engagements focusing on improving their
Operations through Lean Manufacturing Implementation covering 5S, SMED, Kaizen and other tools.
 We also serve clients on Preparation of Detailed Project Reports, Market Assessments, and Supply
Chain Re-engineering.
 You can subscribe to our bi-weekly newsletter here.
 Follow us:
Copyright of Hash Management Services LLP www.businessense.in

3. Contents
 Section 1 : Introduction மற்றும் basic process
 Section 2: Material’sஐ வகைபடுத்தும் முகைைள்*
 Section 3: Order செய்யும் முகைைள்*
 Section 4: Storage செய்யும் முகைைள்
 Section 5: MIS report மற்றும் ஆராயும் முகைைள்
Copyright of Hash Management Services LLP www.businessense.in

4. Introduction to Stores Function
 நன்ைாை manage செய்யப்படும் storage ஆனது, உள்ளே வரும் materialsஐ
check செய்து வாங்ைவும், ளேகவப்படும் வகர stock பண்ணவும்,
ளேகவக்ளைற்ப வழங்ைவும் உேவும்.
 ஒரு store’ன் ளநாக்ைம்: எேிோைவும்,விரயமில்லாமலும் ளேகவயான
material’ைகே, ளேகவயான ளநரத்ேில் ளேகவக்ளைற்ப வழங்குவோகும்.
Stores
1 2 3 to
From
production
suppliers Receipt Issues
Holding / users
Copyright of Hash Management Services LLP www.businessense.in

5. Organization Structure
 இது ஒரு வழக்ைமான store’ன்
organization chart
 Store Manager, company’ன் CEO’க்கு
CEO
report செய்ய ளவண்டும்
 ஒவ்சவாரு store’லும் ெில Store
Assistant’ைள் இருப்பார்ைள்.அவர்ைள் Stores
Store Manager’ரிடம் report செய்வார்ைள் Manager
 ஒவ்சவாரு Store Assistantைளும் ஒரு
ெில Material group’ஐ Stores Stores Stores
Executive / Executive / Executive /
கையாளுவார்ைள். Assistant Assistant Assistant
 We have explained a typical functional hierarchy. It may vary
according to each organization
Copyright of Hash Management Services LLP www.businessense.in

6. Store Engineer’ன் சபாறுப்புைள்:
 Store’ செய்யப்பட்ட சபாருட்ைேின் ேரம்,அேவு,ேன்கமைள் சைடாமல் பாதுைாக்ை
ளவண்டும்.
 சபாருட்ைகே A,B & C யாை வகைப்படுத்ே ளவண்டும்.
 முகையாை Stock’ஐ ஆராய்ந்து ளேகவயில்லாே சபாருட்ைகே ைகேய ளவண்டும்.
 Purchase, Production மற்றும் மற்ை department’ைளுடன் Co-ordinate செய்ய ளவண்டும்.
 Store’ஐ சுத்ேமாை,வகைப்படுத்ேி கவத்துக் சைாள்ே ளவண்டும்
 First-In-First-Out (FIFO) முகைகய பின்பற்ை ளவண்டும்.
 ளேடல் இல்லாமல்,குனியாமல்,எண்ணுவது இல்லாமல் அடிக்ைடி ஏைாமல் – Store’ஐ
கையாே ளவண்டும்
 ளேகவயான document’ைள், information, reportைகே ெரியான ளநரத்ேில்
செய்துமுடித்து ெமர்ப்பிக்ை ளவண்டும்.
Copyright of Hash Management Services LLP www.businessense.in

7. Store’ல் செய்ய ளவண்டியகவ
 Material “உள்ளே” வருவகேயும்,வழங்குவகேயும் அன்ளை document செய்ய
ளவண்டும்.
 கையில் இருக்கும் Stock’க்கும், Ledger’ல் இருக்கும் Stock’கும் ஒன்ைாை இருக்ை
ளவண்டும்.
 ைனமான சபாருட்ைகே ைீ ழ்மட்டத்ேில் உள்ே Shelf’ல் ளெமிக்ை ளவண்டும்.
 அேிைமாை வழங்ைக்கூடிய,சபாருட்ைகே இடுப்பேவில் உள்ே Shelfைேில் Store
செய்ய ளவண்டும்.
 குகைவாை பயன்படக்கூடிய/ளேகவயில்லாே சபாருட்ைகே ளமளல உள்ே Shelfல்
கவக்ை ளவண்டும்.
 Rack/Shelf’ைகே numbering செய்து 2 வாரங்ைளுக்கு ஒருமுகை ெரிபார்க்ை ளவண்டும்.
 மாேக்ைகடெியில் Closing Stock Report Prepare செய்ய ளவண்டும்.
Copyright of Hash Management Services LLP www.businessense.in

8. Stores Process Flow – Receipts
சபாருட்ைகே உள்ளே வாங்குவது:
 Stores Assistant Materials’ஐ Invoice மற்றும் Delivery
Challanனுடன் ளெர்த்து வாங்ை ளவண்டும்.
 சபாருட்ைேின் ேரத்கேயும்,அேகவயும், PO’ உடன்
ளெர்த்து ெரி பார்த்ே பிைகு Goods Receipt note (GRN) ஐ
Prepare செய்ய ளவண்டும்.
 Invoice’ஐ Bill Passing/ Account’s Department’க்கு அனுப்ப
ளவண்டும்.
 சபாருட்ைேின் ேரளமா/அேளவா குகைவாை இருந்ோல்
Purchase மற்றும் ெம்பந்ேப்பட்ட departmentைேிடம்
சேரிவிக்ை ளவண்டும்.
 ெில ளநரங்ைேில் சபாருட்ைகே Supplier’ரிடம் ேிருப்பி
அனுப்பளவா/Payment’ல் பிடித்ேம் செய்யளவா ளநரும் (Company’ஐ
சபாருத்து மாறுபடும்).
*Any part supplies/ Quality issues / changes from the above mentioned processes
would be discussed with the Stores manager/ Senior Management and
necessary actions would be taken.
Copyright of Hash Management Services LLP www.businessense.in

9. Stores Process Flow – Holding / Custody
ளெமித்து கவத்ேல்
 சபாருட்ைள் Stores’ன் உள்ளே வந்ேவுடன் அேற்சைன்று
ஒதுக்ைப்பட்ட இடத்ேில் கவக்ை ளவண்டும்.
 அேன் Bin Card, மற்றும் Stock Ledger’ஐ Update செய்ய
ளவண்டும்.
 Stock Count : ஒவ்சவாரு மாேக்ைகடெியிலும் Stock
Statement’ஐ Prepare செய்து MO/CEO’வுக்கு அனுப்ப
ளவண்டும்.
 ஒவ்சவாரு நாளும் 5 A & B Class Materialைகே Check செய்து
Stock’ஐ ெரிபார்க்ை ளவண்டும்.ஏளேனும் ளவறுபாடு
இருந்ோல்,Stock Manager’ரிடம் சேரிவிக்ை ளவண்டும்.
*Any part supplies/ Quality issues / changes from the above mentioned processes would be
discussed with the Stores manager/ Senior Management and necessary actions would
be taken.
Copyright of Hash Management Services LLP www.businessense.in

10. Stores Process Flow – Productionக்கு வழங்குேல்
 Material ளேகவப்படும் ளபாது,Production Supervisor Material Issue Requisition (MIR)slipஐ Prepare
செய்து Store Assistant’டிடம் அனுப்ப ளவண்டும்.
 MIR’ன் ளேகவக்ளைற்ப Store Executive ளேகவயான சபாருட்ைகே சைாடுக்ை ளவண்டும்.
 சபாருட்ைகே வழங்ைிய பின்,Bin Card’லும்,Stock Ledger’லும் Update செய்ய ளவண்டும்.
 புேிய Customer Order என்ைால்,Stock Executive Order’க்கு ஏற்ப Net requirement’ஐ calculate செய்ய
ளவண்டும்.அேற்கு(BOM, கையில் இருக்கும் Stock ,வரளவண்டிய Stock, ளபான்ைவற்கை
ஆராய ளவண்டும்)
 Indenting : புேிய Order’க்கு ளேகவயானவற்கை Purchase Executive’டம் Purchase Indent மூலம்
Indent செய்ய ளவண்டும்.
*Any part supplies/ Quality issues / changes from the above mentioned processes would be discussed with the Stores manager/ Senior
Management and necessary actions would be taken.
Copyright of Hash Management Services LLP www.businessense.in

11. How Stores co-ordinate with other functions?
Stores - Process
Bill
Accounting
Passing
Invoice & GRN
Issues Net
Material Issue
Requirement
Requisition Slip Purchase
Indent Purchase
Stores Executive
Assistant
Production
Supervisors Materials
Receipts
Invoice,
Warehouse Delivery Challan
Perpetual Stock
Verifications
Shipments
Copyright of Hash Management Services LLP www.businessense.in

12. Contents
 Section 1 : Introduction மற்றும் basic process
 Section 2: Material’sஐ வகைபடுத்தும் முகைைள்*
 Section 3: Order செய்யும் முகைைள்*
 Section 4: Storage செய்யும் முகைைள்
 Section 5: MIS report மற்றும் ஆராயும் முகைைள்
Copyright of Hash Management Services LLP www.businessense.in

13. ABC Classification
 A,B & C சபாருட்ைகே வகைப்படுத்துேல்
 முக்ைியமான சபாருட்ைகே அைிந்து அேன் stock’ஐ ைண்ைாணிக்ை முடியும்
 மூலப்சபாருட்ைேின் பராமரிப்பு செலகவ (stock holding)குகைக்ை முடியும்
 குழப்பங்ைகேத் ேவிர்த்து எேிோை பணியாற்ை முடியும்
Items Value
20% 80%
80% 20%
Copyright of Hash Management Services LLP www.businessense.in

14. ABC Classification
 ஒவ்சவாரு Company’லும் Raw Materials’ 60 ~65% பங்கு உற்பத்ேி
செலவில் இருக்கும் ( Cost of Goods Sold - COGS).
COGS:
All Raw Materials – 60~65%
Labor Cost – 7~8%
Power & utiities – 8~10%
.
.
.
_______________________
Total – 100%
Copyright of Hash Management Services LLP www.businessense.in

15. ABC Classification
 சபாருட்ைேின் செலகவ ஆராயும் ளபாது, முேல் 20% சபாருட்ைள் 80%
செலகவக் குைிக்கும்.பிைகு இருக்கும் 30ல் 40% சபாருட்ைள் - 15%
செலகவயும், ைகடெியாை இருக்கும் 50% சபாருட்ைள் – 5% செலகவயும்
குைிக்கும். இகவளய A, B மற்றும் C Class Materials ஆகும்.
Few Items = More consumption in value
A Category
B Category
More Items = Low consumption in value C Category
Methodology of analyzing ABC items, and Lead time are explained in the “Certified Manufacturing
Professional” course. To access login to www.businessense.in
Copyright of Hash Management Services LLP www.businessense.in

16. Contents
 Section 1 : Introduction மற்றும் basic process
 Section 2: Material’sஐ வகைபடுத்தும் முகைைள்*
 Section 3: Order செய்யும் முகைைள்*
 Section 4: Storage செய்யும் முகைைள்
 Section 5: MIS report மற்றும் ஆராயும் முகைைள்
Copyright of Hash Management Services LLP www.businessense.in

17. Ordering Techniques
Category Characteristics Ordering Techniques Reason
Scheduled Shipments / உபளயாைத்ேில்
Standard Order Quantity (SOQ) மாற்ைம் இல்கல
மிைவும் அேிைமான
A செலவு,ைவனமாை
செயல்பட ளவண்டும்
உபளயாைத்ேில்
Re-Order level அடிக்ைடி மாற்ைம்.
மிேமான
Order based on the
B செலவு,மிேமான ைவனம்
ளேகவ
Re-Order level
Re-Order level
குகைந்ே செலவு.
அேிைமாை
அேிைமாை
C வாங்ைினாலும் MinMax / Two Bin System வாங்ைினாலும்
பாேிப்பில்கல
பாேிப்பில்கல.
Methodology of calculating ROL, Scheduled Shipments, MinMax quantities are explained in the
“Certified Manufacturing Professional” course. To access login to www.businessense.in
Copyright of Hash Management Services LLP www.businessense.in

18. Contents
 Section 1 : Introduction மற்றும் basic process
 Section 2: Material’sஐ வகைபடுத்தும் முகைைள்*
 Section 3: Order செய்யும் முகைைள்*
 Section 4: Storage செய்யும் முகைைள்
 Section 5: MIS report மற்றும் ஆராயும் முகைைள்
Copyright of Hash Management Services LLP www.businessense.in

19. Objectives of the Store
 இடத்கே ேிைகமயாை உபளயாைப்படுத்ே ளவண்டும்.
 சபாருட்ைளுக்கும்/பணியாட்ைளுக்கும் பாதுைாப்பு.
 ேிைன் - எவ்வேவு குகைவான ளநரத்ேில் சபாருட்ைகே வழங்ை
முடியும்.
 உற்பத்ேி ேிைன் - எேிோை கையாளுேல்,அேிைமான ெரக்கை
கையாளுேல்.
 இயந்ேிரமயமாக்ைல் - அேிைமான ெரக்கு ளேகவப்படும் ளபாது, Senior
Management’டிடம் ஆளலாெகன செய்து முடிசவடுக்ைப்பட ளவண்டும்.
Copyright of Hash Management Services LLP www.businessense.in

20. Ensuring First-In-First-Out (FIFO)
 அகனத்து சபாருட்ைகேயும் அேற்ளைற்ை Shelf/Rackைேில் கவக்ை
ளவண்டும். Shelf/Rackைகே Label செய்து கவக்ை ளவண்டும்.
 Shelfைகே ெிைிது ெரிவாை கவத்ோல், முேலில் கவத்ே சபாருட்ைள்
முேலில் உபளயாைப்படுத்ேப்படும் (First In First Out - FIFO)
Recent
Items placed Items for
at the rear issues taken
from the
front side –
to ensure
FIFO
Copyright of Hash Management Services LLP www.businessense.in

21. Rack Numbering and Maintenance
 ஒவ்சவாரு Shelf’க்கும் ஒரு எண்
Rack Master List
சைாடுக்ை ளவண்டும்.(A1,B1,A2,B2 etc..) S.no Rack No Items
Rack Design - Sample
1 A1 Nuts
 இந்ே எண்ைகே ஒரு Excel Sheet’ல் A1 A2 A3 A4 2 A2 Bolts
– Nuts - Bolts -Screws - Washers
Entry செய்ய ளவண்டும். 3 A3 Screws
B1 B4
B2 B3 4 A4 Washers
 ஒவ்சவாரு எண்ணுக்கும் ஒரு – Rubber – Plastic
- Threads - Nails 5 B1 Rubber Matls
materials items
Item’ஐ ஒதுக்ை ளவண்டும். C3 C4 6 B2 Threads
C1 C2
– Welding –Electrical
- Tools -Adhesives 7 B3 Nails
 புேிோை யார் வந்ோலும் அந்ே Excel rods Items
8 B4 Plastic items
Sheet’ஐ பார்த்து சபாருட்ைகே 9 C1 Tools
10 C2 Adhesives
எேிோை எடுக்ைலாம்/கவக்ைலாம்.
11 C3 Welding Rods
 ஏளேனும் சபாருேின் Sheet’ல் 12 C4 Electrical
Items
மாற்ைம் இருந்ோல் அகே உடளன
Excel Sheetலும் மாற்ை ளவண்டும்.
Detailed Storage techniques, MIS reports and templates are available in the “Certified
Manufacturing Professional” course. To access login to www.businessense.in
Copyright of Hash Management Services LLP www.businessense.in

22. End of Free Content
 Please visit our website www.businessense.in to access the full course – “Certified Manufacturing
Professional”
 Our website also contains list of ready-to-use templates and report formats containing Charts and
pivot tables.
 Templates and report formats are available for Purchase, Stores, Production, Quality, Maintenance and
HR functions
 These templates come in excel /word and can be downloaded and used right away
 At Business Sense, we help clients through consulting engagements focusing on improving
their Operations through Lean Manufacturing Implementation covering 5S, SMED, Kaizen and
other tools.
 We also serve clients on Preparation of Detailed Project Reports, Market Assessments, and
Supply Chain Re-engineering.
 You can subscribe to our bi-weekly newsletter here.
 Follow us:
Copyright of Hash Management Services LLP www.businessense.in