Wichtigste Neuerung ist der vollständig neue und Internet Browser basierende GBS Workflow Modeler - Web Edition. Der alte PAVONE ProcessModeler (nun GBS Workflow Modeler Classic) ist nach wie vor Bestandteil der Workflow Suite. Der GBS Workflow Modeler - Web Edition richtet sich primär an Mitarbeiter aus Fachabteilungen. Der GBS Workflow Modeler - Classic wird als Experten- Werkzeug in erster Linie von Mitarbeitern der IT-Abteilung oder speziell ausgebildeten 6 Was ist neu? – GBS Workflow, Release 11 Prozessmanagern verwendet. Im Vergleich zum GBS Workflow Modeler - Classic ist der GBS Workflow Modeler – Web Edition als Werkzeug für Fachanwender in seinem Funktionsumfang reduziert. Dadurch ist seine Bedienbarkeit wesentlich schneller zu erlernen und eignet sich für die Abbildung übersichtlicher Workflows, die in ihrer Komplexität deutlich über die bereits bekannten Adhoc- Workflows hinausgehen. GBS Workflow bietet mit dem GBS Workflow Modeler – Web Edition zum ersten Mal eine standardisierte Prozessmodellierungsnotation an – die BPMN 2.0. Diese Notation ist offiziell seit Anfang 2011 freigegeben worden und erfährt seitdem eine immer breitere Unterstützung sowohl von Endanwendern als auch von Herstellern von Workflow-Lösungen. Im Gegensatz zu vielen anderen Notationen ist dies eines der entscheidenden Voraussetzungen für eine breite Akzeptanz einer Notation. Mit der vorliegenden Version des GBS Workflow Modeler – Web Edition wird im Wesentlichen der Stencil Set 1 der BPMN 2.0 unterstützt. Das bedeutet, dass nicht alle Artefakte der Notation angewendet werden können - aber die wichtigsten. In Abweichung zum Stencil Set 1 kann das Inklusive Gateway, eine logische „Oder-Verknüpfung“ bzw. Entscheidung, genutzt werden. Diese Ergänzung erhöht die Praxistauglichkeit des Stencil Set 1 für ausführbare Workflows. Entsprechend der bestehenden Funktionalitäten des GBS Organization Directory, in dem sich nicht Mitarbeiter verschiedener Organisationen verwalten lassen, ist es auch nicht möglich verschiedene Pools zu verwenden. Die Verwendung von verschiedenen Lanes in einem Pool ist dagegen möglich. Der GBS Workflow Modeler – Web Edition ist nur in englischer Sprache verfügbar. In der GBS Workflow Anwendung kann der Anwender zwischen Englisch und Deutsch wählen.

1. GBS Workflow
(ehemals PAVONE Espresso Workflow)
Schneller ans Ziel mit optimierten Prozessen
Was ist neu?
Release 11
September 2012

2. 2 Was ist neu? – GBS Workflow, Release 11
© 2012 GBS PAVONE GROUPWARE GMBH, Alle Rechte vorbehalten.
Die Produktbeschreibungen haben lediglich allgemeinen und beschreibenden Charakter. Sie
verstehen sich weder als Zusicherung bestimmter Eigenschaften noch als Gewährleistungs- oder
Garantieerklärung. Spezifikationen und Design unserer Produkte können ohne vorherige Bekanntgabe
jederzeit geändert werden, insbesondere, um dem technischen Fortschritt Rechnung zu tragen. Die in
diesem Dokument enthaltenen Informationen stellen die behandelten Themen aus der Sicht der GBS
PAVONE GROUPWARE GMBH zum Zeitpunkt der Veröffentlichung dar. Da GBS PAVONE
GROUPWARE GMBH auf sich ändernde Marktanforderungen reagieren muss, stellt dies keine
Verpflichtung seitens der GBS PAVONE GROUPWARE GMBH dar und GBS PAVONE
GROUPWARE GMBH kann die Richtigkeit der hier dargelegten Informationen nach dem Zeitpunkt der
Veröffentlichung nicht garantieren. Dieses Dokument dient nur zu Informationszwecken. Die GBS
PAVONE GROUPWARE GMBH schließt für dieses Dokument jede Gewährleistung aus, sei sie
ausdrücklich oder konkludent. Dies umfasst auch Qualität, Ausführung, Handelsüblichkeit oder
Eignung für einen bestimmten Zweck. Alle in diesem Dokument aufgeführten Produkt- oder
Firmennamen können geschützte Marken ihrer jeweiligen Inhaber sein.
Teile des Internet Browser basierten GBS Workflow Modeler stehen unter der MIT Lizenz.
Lediglich diese Teile des Codes sind Open Source. Alle Änderungen, die durch die GBS PAVONE
GROUPWARE GMBH vorgenommen wurden, bleiben unter dem Copyright der GBS PAVONE
GROUPWARE GMBH. Bitte beachten Sie die Lizenzbestimmungen der GBS PAVONE
GROUPWARE GMBH und die mit der Software ausgelieferten Lizenzbestimmungen weiterer
Lizenzgeber.
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Technologiepark 9
D-33100 Paderborn
Germany
+49 5251-3102-0
+49 5251-3102-99
info@pavone.de
www.pavone.de

3. Inhaltsverzeichnis 3
Inhaltsverzeichnis
1. Abstrakt ............................................................................................................................................ 4
2. Wichtigste Neuerungen .................................................................................................................... 5
3. GBS Workflow Modeler .................................................................................................................... 7
4. Weitere Änderungen ........................................................................................................................ 9
4.1. XPage - Zeilen in der Ansicht ................................................................................................... 9
4.2. Verbesserungen für kategorisierte Ansichten. ........................................................................ 10
4.3. XPage - Detaillierte Informationen in der Ansicht. .................................................................. 10
4.4. XPage - Beispiel für strukturierte Liste .................................................................................... 11
4.5. XPage - Anzeige Background Task ........................................................................................ 11
4.6. Persönliche Einstellungen - Automatische Benachrichtigung................................................. 12
4.7. Aufgaben mit Mail-Anwendung synchronisieren ..................................................................... 12
4.8. Kein DXL Import/Export bei Mail-Vorlage ............................................................................... 12
4.9. Fehler Seite ............................................................................................................................. 13
4.10. GBS Modeler und Versionsverwaltung ............................................................................... 14
4.11. Process Viewer .................................................................................................................... 15
4.12. Einstellung für Zielanwendung wurde entfernt .................................................................... 16
4.13. Vererben von Werten beim Starten eines Workflows ......................................................... 16
4.14. XPage - Fehler während der Hintergrundverarbeitung ....................................................... 17
Erstellt: 21 September 2012

4. Abstrakt 4
1. Abstrakt
Dieses Dokument enthält eine Übersicht über die wichtigsten Neuerungen der Version 11 von GBS
Workflow ehemals PAVONE Espresso Workflow. Für weitere ausführlichere Informationen verweisen
wir auf die Dokumente:
 GBS Workflow – Änderungsnotizen
 GBS Workflow – Erste Schritte
 GBS Workflow – Administrationshandbuch
 GBS Workflow Modeler – Hilfe
Dieses Dokument berücksichtigt Änderungen, die bis zum folgenden Datum durchgeführt wurden:
20.09.2012

5. 5 Was ist neu? – GBS Workflow, Release 11
Abbildung 1 GBS Workflow Modeler – BPMN 2.0 Versions
2. Wichtigste Neuerungen
PAVONE Espresso Workflow wurde im Rahmen der konzernweiten GBS Produktstrategie umbenannt
in GBS Workflow.
Folgende Module wurden ebenfalls umbenannt:
 PAVONE Process Engine -> GBS Workflow Engine
 PAVONE ProcessModeler -> GBS Workflow Modeler – Classic
und als „GBS Workflow Modeler – Classic Stand-
alone“ für das Java EE Framework
 PAVONE Organization Directory -> GBS Organization Directory
 PAVONE Process Directory -> GBS Process Repository
 PAVONE OrganizationModeler -> GBS Organization Modeler
 Neu! -> GBS Workflow Modeler - Web Edition
PAVONE OfficeGateway als Einzelmodul ist ab sofort fester Bestandteil von GBS Workflow und muss
nicht mehr einzeln lizensiert werden. Der GBS Organization Modeler ist integraler Bestandteil des
GBS Organization Directory.
Wichtigste Neuerung ist der vollständig neue und Internet Browser basierende GBS Workflow
Modeler - Web Edition. Der alte PAVONE ProcessModeler (nun GBS Workflow Modeler Classic) ist
nach wie vor Bestandteil der Workflow Suite. Der GBS Workflow Modeler - Web Edition richtet sich
primär an Mitarbeiter aus Fachabteilungen. Der GBS Workflow Modeler - Classic wird als Experten-
Werkzeug in erster Linie von Mitarbeitern der IT-Abteilung oder speziell ausgebildeten
Erstellt: 21 September 2012

6. 6 Was ist neu? – GBS Workflow, Release 11
Prozessmanagern verwendet. Im Vergleich zum GBS Workflow Modeler - Classic ist der GBS
Workflow Modeler – Web Edition als Werkzeug für Fachanwender in seinem Funktionsumfang
reduziert. Dadurch ist seine Bedienbarkeit wesentlich schneller zu erlernen und eignet sich für die
Abbildung übersichtlicher Workflows, die in ihrer Komplexität deutlich über die bereits bekannten Ad-
hoc-Workflows hinausgehen. GBS Workflow bietet mit dem GBS Workflow Modeler – Web Edition
zum ersten Mal eine standardisierte Prozessmodellierungsnotation an – die BPMN 2.0. Diese
Notation ist offiziell seit Anfang 2011 freigegeben worden und erfährt seitdem eine immer breitere
Unterstützung sowohl von Endanwendern als auch von Herstellern von Workflow-Lösungen. Im
Gegensatz zu vielen anderen Notationen ist dies eines der entscheidenden Voraussetzungen für eine
breite Akzeptanz einer Notation. Mit der vorliegenden Version des GBS Workflow Modeler – Web
Edition wird im Wesentlichen der Stencil Set 1 der BPMN 2.0 unterstützt. Das bedeutet, dass nicht alle
Artefakte der Notation angewendet werden können - aber die wichtigsten. In Abweichung zum Stencil
Set 1 kann das Inklusive Gateway, eine logische „Oder-Verknüpfung“ bzw. Entscheidung, genutzt
werden. Diese Ergänzung erhöht die Praxistauglichkeit des Stencil Set 1 für ausführbare Workflows.
Entsprechend der bestehenden Funktionalitäten des GBS Organization Directory, in dem sich nicht
Mitarbeiter verschiedener Organisationen verwalten lassen, ist es auch nicht möglich verschiedene
Pools zu verwenden. Die Verwendung von verschiedenen Lanes in einem Pool ist dagegen möglich.
Der GBS Workflow Modeler – Web Edition ist nur in englischer Sprache verfügbar. In der GBS
Workflow Anwendung kann der Anwender zwischen Englisch und Deutsch wählen.

7. 7 Was ist neu? – GBS Workflow, Release 11
3. GBS Workflow Modeler
Die Benutzung des GBS Workflow Modeler setzt zumindest grundlegende Kenntnisse von BPMN 2.0
voraus. Wir empfehlen hierzu ein entsprechendes Training durch die GBS/PAVONE oder
Drittanbieter.
Die Modlellierung mit der BPMN unterscheidet sich grundlegend zur bisher verwendeten Notation der
PAVONE. Der wichtigste Unterschied ist, dass die BPMN alle prozessrelevanten Informationen explizit
modelliert. Während bei der PAVONE Notation viele Informationen auf den Kanten und Aufgaben als
Eigenschaften hinterlegt werden, wird bei der BPMN aus dem Modell sofort sichtbar wie sich der
Prozess verhalten soll. Gateways und Events sind in der PAVONE Notation genauso unbekannt wie
Pools, Lanes und Data Objects. Für einige Symbole kennt die PAVONE Notation zwar alternative
Modellierungmöglichkeiten, funktional haben sie aber nicht die gleiche Auswirkung.
Auch die Verwendung von Subprocesses ist nicht identisch. Verwendet der Prozessmodellierer einen
Sub-Workflow in der PAVONE Notation so instanziiert die GBS Workflow Engine einen Teilprozess
auf einem neuen Dokument, das am Ende des Teilprozesses nicht mit dem Hauptprozess
zusammengeführt wird. Lediglich ein Status wird nach Beendigung dem Hauptprozess übergeben.
Des Weiteren wird neben dem Sub-Workflow auch die Aufgabe gestartet, die in der Prozessdefinition
dem Sub-Prozess direkt folgt.
Die BPMN sieht die Verwendung von Sub-Workflows für eine bessere grafische Übersichtlichkeit und
Wiederverwendbarkeit vor. Der Subproccess wird sequentiell nach der Aufgabe aus dem Hauprozess
gestartet und arbeitet auf dem gleichem Dokument oder Business Object wie der Hauptprozess. In der
Version 1 muss jeder Subprocess genau ein Start- und ein Ende-Event besitzen!
In der folgenden Tabelle sind die verwendeten Symbole kurz erläutert.
Zur Verfügung stehende Symbole und Erklärungen
Aufgabe im Rahmen des Prozesses
Sub-Prozess (Möglichkeit der Optimierung der Übersichtlichkeit)
Exklusivauswahl (nur ein Ausgang wird gewählt)
Parallelisierung einer Instanz (mehrere Ausgänge zeitgleich)
Entweder-Oder-Auswahl (eine oder mehrere Ausgänge)
Organisation und ihre Mitglieder
Abteilungen, Gruppen, Rollen oder Ressourcen
Beschriftung (In Version 1 ohne Funktion für die Workflow Engine)
Erstellt: 21 September 2012

8. 8 Was ist neu? – GBS Workflow, Release 11
Datenobjekt zur Beschreibung einer Aufgabe (In Version 1 ohne
Funktion für die Workflow Engine)
Allgemeines Ereignis löst Prozessinstanz aus
Per Email auszulösende Prozessinstanz
Durch zeitlich abhängiges Ereignis zu startende Prozessinstanz
Allgemeines Ende einer Prozessinstanz
Auslösen einer E-Mail bei Beendigung einer Prozessinstanz
Instanz-Abbruch mit allen vorhandenen Unterinstanzen
Standardfluss (gibt Reihenfolge an)
Ungerichtete Verbindung von verschiedenen Objekten
Verbindung zwischen einem Data Object und einer Aufgabe.
Alle Objekte sind mit einander verbunden. Der Pfeil zeigt eine
Zuordnung an. (In Version 1 ohne Funktion für die Workflow Engine)
Weitere Informationen stehen in der Hilfe des GBS Workflow Modeler – Web Edition zur Verfügung.

9. 9 Was ist neu? – GBS Workflow, Release 11
4. Weitere Änderungen
4.1. XPage - Zeilen in der Ansicht
In den XPage Ansichten kann der Benutzer einstellen, wie viele Zeilen pro Seite angezeigt werden.
Die Auswahlwerte können in den XPage Einstellungen vorgegeben werden. Der Vorgabewert pro
Sitzung gibt an, wie viele Zeilen beim Starten einer Sitzung angezeigt werden. Die Auswahl bleibt also
nur pro Sitzung erhalten.
Wird nur ein Auswahlwert angegeben, so wird in der Ansicht keine Auswahl angeboten.
XPage - Kategorisierte Ansichten
Erstellt: 21 September 2012

10. 10 Was ist neu? – GBS Workflow, Release 11
4.2. Verbesserungen für kategorisierte Ansichten.
a) Eine Kategorie lässt sich mit einem Plus-Zeichen aufklappen und einem Minus-Zeichen zuklappen.
b) Über der Ansicht gibt es Plus-Plus-Zeichen und Minus-Minus-Zeichen, um alle Kategorien auf- oder
einzuklappen.
4.3. XPage - Detaillierte Informationen in der Ansicht.
In der Ansicht Historie - Zuletzt bearbeitet kann jeder Anwender sich zu jedem Eintrag in der Ansicht
detaillierte Informationen anzeigen lassen. Durch das Klicken auf das Icon in der letzten Spalte wird
das Erstelldatum, der Ersteller und das Workflow-Protokoll angezeigt.
.

11. 11 Was ist neu? – GBS Workflow, Release 11
4.4. XPage - Beispiel für strukturierte Liste
In der Vorlagen-XPage (Default Maske, wenn bei der Modellierung keine Maske für eine Aufgabe
angegeben wurde) gibt es ein Beispiel für eine strukturierte Liste. Die Liste enthält 3 Einträge: Text,
Nummer und Datum. Das Nummernfeld wird am Ende aufsummiert dargestellt. Es handelt sich hierbei
um ein Code-Snipet zur weiteren Anpassung.
4.5. XPage - Anzeige Background Task
Wenn sich eine Aufgabe in der Hintergrundverarbeitung befindet, so wird dies jetzt angezeigt. Sollte
die nächste Aufgabe eine Hintergrundaufgabe sein, so wird nicht mehr gefragt, ob diese Aufgabe
bearbeiten werden soll.
Hinweis: Im Rahmen eines mit BPMN modellierten Workflows ist die letzte Aufgabe immer eine
automatische Aufgabe, die durch einen Hintergrund-Agenten bearbeitet bzw. beendet wird.
Erstellt: 21 September 2012

12. 12 Was ist neu? – GBS Workflow, Release 11
4.6. Persönliche Einstellungen - Automatische Benachrichtigung
Die Hilfe-Box im Reiter „Automatische Benachrichtigung“/“Automatic Notification“ zeigt an, ob Agenten
aktiviert wurden, mit welcher ID sie laufen und auf welchem Server.
4.7. Aufgaben mit Mail-Anwendung synchronisieren
Die Aktion in den persönlichen Aufgaben 'Alle Aufgaben mit Mail-Anwendung synchronisieren' war seit
der Umstellung auf das neue Design nicht mehr vorhanden und steht jetzt wieder zur Verfügung.
4.8. Kein DXL Import/Export bei Mail-Vorlage
In einer Mail-Vorlage ermöglicht die Einstellung 'Rich Text nicht über DXL Import/Export erzeugen',
dass Variablen nicht via DXL Import/Export aufgelöst werden, sondern dass ein
NotesRichTextNavigator verwendet wird.

13. 13 Was ist neu? – GBS Workflow, Release 11
Dies hat folgende Vorteile:
 Es wird keine temporäre Datenbank angelegt, ein Vorgehen, das sich in der Vergangenheit
als fehleranfällig erwiesen hat.
 Die Vorlage kann nun auch Anhänge enthalten. (Beim DXL Import Export ist dieses
abgeschaltet, da es fehleranfällig ist und Performance kostet)
4.9. Fehler Seite
Ein Fehler wird jetzt in einer neuen, separaten Seite bzw. in einem separaten Reiter angezeigt.
Erstellt: 21 September 2012

14. 14 Was ist neu? – GBS Workflow, Release 11
4.10. GBS Modeler und Versionsverwaltung
In den XPage Einstellungen gibt es im Reiter Workflows den Abschnitt GBS Workflow Modeler.
Hier kann eingestellt werden, ob der GBS Workflow Modeler zur Verfügung steht (Option 'GBS
Workflow Modeler verwenden') und wo er installiert ist.
Wenn die von PAVONE empfohlene Installation durchgeführt wurde, so können die Vorgabewerte
unter Host und Pfad beibehalten werden.
Das Profil bestimmt den anzuwendenden Stencil-Set. Aktuell wird nur „gbswf“ angeboten. Dies
entspricht dem Stencil Set 1 der BPMN 2.0. In Zukunft lassen sich hierüber auch andere Sets
einstellen.
Im XPage Interface kann unter AdministrationWorkflows der Administrator die Prozessdefinitionen
verwalten. Die Funktionalität ist gleich mit dem Dialog „Prozessdefinitionen verwalten“ im Notes Client.

15. 15 Was ist neu? – GBS Workflow, Release 11
Über die Schaltfläche „Erstelle neuen Prozess mit dem GBS Modeler...“ / „Create new Process with
GBS Workflow Modeler…“ wird der GBS Workflow Modeler zum Erstellen einer neuen
Prozessdefinition geöffnet.
Über die Schaltfläche „Bearbeite ausgewählte Version mit dem GBS Modeler“ / „Edit Selected Version
with GBS Workflow Modeler …“ und „Bearbeite ausgewählte aktivierte Version mit dem GBS Workflow
Modeler“ / „Edit Selected Released Version with GBS Workflow Modeler …“ wird der jeweilige Prozess
in den GBS Workflow Modeler geladen. (Anzeige der Buttons in Abhängigkeit der Auswahl bzw.
vorhandenen Prozessdefinitionen)
Falls der Prozess nicht mit dem GBS Workflow Modeler - Web Edition (sondern mit dem GBS
Workflow Modeler – Classic) erstellt wurde, kommt folgende Meldung.
Der GBS Workflow Modeler wird dann nicht gestartet.
4.11. Process Viewer
Jeder Anwender kann sich zu instanziierten Workflows den zugehörigen Prozess ansehen.
Dabei wird unterschieden, mit welchem Werkzeug die Prozessdefinition erstellt wurde.
A) Für Prozesse, die mit dem GBS Workflow Modeler Classic erstellt wurden:
In diesem Fall ist in einem geöffneten Dokument die Schaltfläche „Prozess anzeigen…“ / „View
Process…“ sichtbar.
Voraussetzung ist, dass der GBS Process Viewer korrekt installiert ist und in den XPage Einstellungen
aktiviert wurde.
Erstellt: 21 September 2012

16. 16 Was ist neu? – GBS Workflow, Release 11
B) Für Prozesse, die mit dem GBS Workflow Modeler - Web Edition erstellt wurden:
In diesem Fall ist in einem geöffneten Dokument die Schaltfläche „Prozess sichtbar.
Auch für diesen Fall muss der GBS Workflow Modeler korrekt installiert sein und in den XPage
Einstellungen aktiviert werden.
4.12. Einstellung für Zielanwendung wurde entfernt
Die Einstellung für die Zielanwendung in den XPage Settings wurde entfernt. Gestaltung und Daten
sind jetzt immer zusammen in einer Anwendung. (Bei Bedarf kann die alte Einstellung wieder aktiviert
werden.)
4.13. Vererben von Werten beim Starten eines Workflows
Die SSJS Klasse PavoneUIWorkflowDoc hat jetzt eine zusätzliche Methode StartNewJob
self.startNewJob = function( strProcessName:string, strStartTask:string,
strJobTitle:string )
Nutzt man diese Methode zum Starten eines Workflows, so wird das aktuell geöffnete Dokument an
die LS Events übergeben. Die Lotus Script Workflow Events zum Starten eines Workflows haben
entsprechend einen neuen Parameter p_ndParent. Dieses ist das Dokument, das zum Startzeitpunkt
geöffnet ist.

17. 17 Was ist neu? – GBS Workflow, Release 11
Public Sub PWDQueryStartNewJob( p_nd As NotesDocument, p_ndParent As NotesDocument,
p_strProcessName As String, p_strStartTask As String, p_strJobTitle As String, p_strPriority
As String, p_vntDueDate As Variant, p_blnNotifyNextEditor As Boolean, p_blnNotifyInitiator As
Boolean, p_ndReply As NotesDocument )
If FLAG_DISPLAYMETHODNAME Then Print (LIB_NAME & ":" & Getthreadinfo(1))
End Sub
Public Sub PWDPostStartNewJobBeforeSave( p_pwd As PavoneWorkflowDocument, p_ndParent As
NotesDocument, p_ndReply As NotesDocument)
If FLAG_DISPLAYMETHODNAME Then Print (LIB_NAME & ":" & Getthreadinfo(1))
End Sub
Public Sub PWDPostStartNewJobAfterSave( p_pwd As PavoneWorkflowDocument, p_ndParent As
NotesDocument, p_ndReply As NotesDocument)
If FLAG_DISPLAYMETHODNAME Then Print (LIB_NAME & ":" & Getthreadinfo(1))
End Sub
4.14. XPage - Fehler während der Hintergrundverarbeitung
Kam es bei der Hintergrundverarbeitung zu Fehlern, so werden diese jetzt auch im Dokument
angezeigt.
Erstellt: 21 September 2012

18. 18 Was ist neu? – GBS Workflow, Release 11