ECM TOTVS - Gestão de Documentos

10.314 visualizações

Publicada em

BRAVA

Soluções especializadas em Portais, Gerenciamento Eletrônico de Documentos, Qualidade, Integração e Automação de Processos.

www.bravatec.com.br

Publicada em: Negócios
0 comentários
4 gostaram
Estatísticas
Notas
  • Seja o primeiro a comentar

Sem downloads
Visualizações
Visualizações totais
10.314
No SlideShare
0
A partir de incorporações
0
Número de incorporações
1.372
Ações
Compartilhamentos
0
Downloads
0
Comentários
0
Gostaram
4
Incorporações 0
Nenhuma incorporação

Nenhuma nota no slide

ECM TOTVS - Gestão de Documentos

  1. 1. BRAVA<br />Janeiro/2011<br />Gestão de Documentos ByYou ECM TOTVS<br />
  2. 2.
  3. 3. Agenda<br />ECM TOTVS<br />Sobre o ECM<br />O que é o ECM?<br />O Universo do ECM<br />Como aplicar o ECM naminhaempresa<br />BY You ECM TOTVS<br />Gestão de Documentos<br />Kit Registro de Documentos<br />Intranet Corporativa<br />3<br />
  4. 4. Mas o que é ECM ?<br />4<br />ECM ou Enterprise Content Management, é o conjunto de tecnologias, métodos e ferramentas usados para capturar, armazenar, gerenciar, preservar e entregarconteúdo não estruturado relacionado aos principais processos de negócio.<br />?<br />
  5. 5. Conteúdo? Que conteúdo?<br />5<br />Conteúdo Estruturado vs Conteúdo Não Estruturado<br />Pedidos<br />Clientes<br />Itens<br />SELECT c.customerID, c.name <br /> FROM Customer cWHERE c.state = “SP”<br />AND c.segment = “Financial”<br /> ORDER BY c.name<br />
  6. 6. 6<br />Mas você falou também em Processos!<br />Há uma grande dificuldade em alinhar processos de negócio com o conteúdo estruturado e não estruturado<br />
  7. 7. Processos de Negócios<br />O ECM ajuda a “colar” o processo ao conteúdo!<br />C<br />7<br />WORKFLOW/BPM<br />Não Estruturado<br />Processos Negócio<br />Estruturado<br />
  8. 8. Pergunta!<br />8<br />?<br />Mas por que gerenciarProcessos e Conteúdos Não Estruturados?<br />
  9. 9. 9<br />Universo de ECM<br />www.bravaecm.com.br/infografico<br />
  10. 10. Universo de ECM<br />10<br />www.bravaecm.com.br/infografico<br />
  11. 11. Universo de ECM<br />11<br />www.bravaecm.com.br/infografico<br />
  12. 12. Universo de ECM<br />12<br />www.bravaecm.com.br/infografico<br />
  13. 13. Para que serve o ECM?<br />13<br />Então o ECM serve para:<br />- Aumentar produtividade<br />- Reduzir o retrabalho<br />- Proteger as informações<br />- Aumentar a eficiência<br />- Reduzir emissões de poluentes<br />- Reduzir os custos<br />- Aumentar a transparência<br />- Atender a regulamentações<br />
  14. 14. Como aplicar o ECM na minha empresa?<br />14<br />Exemplos de conteúdos e processos trabalhando juntos<br /><ul><li>Área adiminstrativa
  15. 15. Gestão de Contratos
  16. 16. Aprovações de compras
  17. 17. Aprovação de crédito
  18. 18. Solicitação despesas
  19. 19. Prestação de contas de despesas
  20. 20. Gestão da Qualidade
  21. 21. Normas e procedimentos
  22. 22. Gestão de não conformidades
  23. 23. Gestão de Planos de Ação
  24. 24. Auditorias
  25. 25. Recursos Humanos
  26. 26. Processo de admissão de pessoal
  27. 27. Aprovação de treinamentos
  28. 28. Processo de desligamento de pessoal
  29. 29. Processo de movimentação
  30. 30. Processo de inovação
  31. 31. Tecnlogia da Informação
  32. 32. Helpdesk de TI
  33. 33. Compras Técnicas
  34. 34. Solicitação de mudanças</li></li></ul><li>ByYou ECM TOTVS<br />15<br />A TOTVS possui solução completa para Gestão de Documentos e Processos no ECM<br />
  35. 35. ByYou ECM TOTVS<br />16<br />A solução TOTVS ByYou ECM utiliza as mais avançadas tecnologias em benefício de uma rica experiência de interface com robustez e performance incomparáveis.<br />Estes fatores tornam a solução TOTVS para o Enterprise Content Management uma das mais competitivas e adequadas a realidade no mercado Brasileiro aliando tecnologia a facilidade de implantação.<br />
  36. 36. ByYou ECM TOTVS<br />O ByYou ECM TOTVS reúne em uma única solução<br />17<br />
  37. 37. ByYou ECM TOTVS<br />18<br />Gestão de Documentos<br />
  38. 38. ByYou ECM – Gestão de Documentos<br />Principais Características<br />Colaboração na Web<br />Múltiplos tipos de conteúdo<br />Indicação de Leitura<br />Upload e Download<br />Anexos<br />Propriedades do Documento<br />Edição<br />Versões e revisões <br />Validade<br />Aprovação<br />Check-in e check-out<br />Envio de e-mail<br />Lixeirainteligente<br />19<br /><ul><li>Publicação
  39. 39. Documento individual
  40. 40. Múltipla (lote)
  41. 41. Captura
  42. 42. Integração Office
  43. 43. Drag-and-drop
  44. 44. Recuperação
  45. 45. Categorização em pastas
  46. 46. Busca de documentos avançada
  47. 47. Perfil de usuário e segurança
  48. 48. Navegação pelo histórico
  49. 49. Navegação por favoritos</li></li></ul><li>ByYou ECM TOTVS<br />20<br />Álbum de Fotos<br />
  50. 50. 21<br />ByYou ECM – Gestão de Documentos<br />Interface 100% WEB<br />
  51. 51. 22<br />ByYou ECM – Gestão de Documentos<br />Área de Trabalho<br />
  52. 52. 23<br />ByYou ECM – Gestão de Documentos<br />Categorização em Pastas<br />
  53. 53. 24<br />ByYou ECM – Gestão de Documentos<br />Publicação de Documentos com upload<br />
  54. 54. 25<br />ByYou ECM – Gestão de Documentos<br />Publicação de Documentos com drag-and-drop<br />
  55. 55. 26<br />ByYou ECM – Gestão de Documentos<br />Visualização de Desenhos<br />
  56. 56. 27<br />ByYou ECM – Gestão de Documentos<br />Emissão de Lista Mestra<br />
  57. 57. 28<br />ByYou ECM – Gestão de Documentos<br />Emissão de Cópia Controlada<br />
  58. 58. 29<br />ByYou ECM – Gestão de Documentos<br />Visualização de Documentos<br />
  59. 59. 30<br />ByYou ECM – Gestão de Documentos<br />Versionamento e Aprovação<br />
  60. 60. 31<br />ByYou ECM – Gestão de Documentos<br />Editor de Conteúdo<br />
  61. 61. 32<br />ByYou ECM – Gestão de Documentos<br />Editor de Formulários<br />
  62. 62. 33<br />ByYou ECM – Gestão de Documentos<br />Navegação no Histórico de Acessos<br />
  63. 63. 34<br />ByYou ECM – Gestão de Documentos<br />Mecanismo de busca por conteúdo<br />
  64. 64. 35<br />ByYou ECM – Gestão de Documentos<br />Documentos Favoritos<br />
  65. 65. 36<br />ByYou ECM – Gestão de Documentos<br />Lixeira<br />
  66. 66. 37<br />ByYou ECM – Gestão de Documentos<br />Integração com Office<br />
  67. 67. 38<br />ByYou ECM – Gestão de Documentos<br />Kit Addon Mobile – ECM2Go (Android, iPhone, iPad)<br />
  68. 68. 39<br />ByYou ECM – Gestão de Documentos<br />Outras Características<br />Notificação por e-mail de publicações;<br />Indicação de Leitura;<br />Emissão de Lista Mestras e Cópias Controladas;<br />Atualização de variáveis do documento;<br />Notificações de documentos expirados;<br />Relacionamento de documentos;<br />Histórico e rastreabilidade de aprovação.<br />
  69. 69. 40<br />ByYou ECM – Gestão de Documentos<br />Vantagens e Benefícios<br />Maior velocidade e precisão na localização de documentos;<br />Melhor qualidade no atendimento ao cliente; <br />Melhoria no processo de tomada de decisões;<br />Obtenção de vantagem competitiva sustentável;<br />Redução de custos com cópias;<br />Melhor aproveitamento de espaço físico;<br />Disponibilização instantânea de documentos;<br /> Evita extravio ou falsificação de documentos;<br />Agilidade em processos legais, nos quais é fundamental o cumprimento de prazos;<br />Continuidade de negócios;<br />Facilitação às atividades que envolvem colaboração.<br />
  70. 70. Kit BRAVA ECM<br />41<br />Registro de Documentos<br />
  71. 71. Registro de Documento<br />Fluxograma do Processo de Registro de Documento<br />42<br />
  72. 72. Atividade Solicitar Registro<br />43<br />A atividade Solicitar Registro é o ponto inicial do processo, sendo que o usuário solicitante deve preencher os seguintes campos: Tipo de Solicitação, Motivo, Documento, Versão e se necessita contenção ou se é necessário distribuir cópia controlada.<br />
  73. 73. 44<br />Atividade Solicitar Registro<br />Ao solicitar o registro de um documento o usuário solicitante deve preencher os dados da seção Informações Gerais do Documento<br />
  74. 74. 45<br />Atividade Fazer Triagem<br />O usuário responsável pela atividade Fazer Triagem poderá fazer suas considerações preenchendo o campo Comentários da Triagem.<br />
  75. 75. 46<br />Atividade Elaborar<br />Na elaboração o usuário poderá adicionar informações sobre o documento, como a localização deste dentro da organização<br />Ou então, se o documento estiver no ByYou ECM, poderá adicioná-lo como anexo<br />
  76. 76. 47<br />Atividade Aprovar Alterações<br />O usuário poderá enviar para a atividade Necessita Capacitação? ou retornar o processo para a atividade Elaborar<br />
  77. 77. 48<br />Atividade Necessita Capacitação<br />Se o campo Necessita Capacitação estiver preenchido, o processo irá para Efetuar Capacitação, senão o processo avançará diretamente para a atividade Distribui Cópia Controlada?.<br />
  78. 78. 49<br />Atividade Distribuir Cópias Controladas <br />Se o campo Distribui Cópias Controladas? estiver preenchido, o processo irá para atividade Distribuir Cópias Controladas, senão o processo de registro de documento será finalizado.<br />
  79. 79. Kit BRAVA ECM Intranet<br />50<br />Intranet Corporativa<br />
  80. 80. 51<br />Kit BRAVA ECM - Intranet<br />Intranet Corporativa<br /><ul><li>O Kit BRAVA ECM para Intranet Corporativa permite a implantação rápida e facilitada de uma Intranet ou Extranet na Web cujo o conteúdo pode ser mantido de forma distribuída nas áreas de negócio da sua organização
  81. 81. Na Gestão da Qualidade tem papel fundamental na colaboração e disseminação de informações corporativas dando muito mais transparência, flexibilidade e velocidade ao fluxo de informações
  82. 82. Ela permite ainda a criação de áreas para colaboração de documentos e processos, imagens, notícias e até cardápios de forma ágil e simplificada</li></li></ul><li>52<br />Kit BRAVA ECM - Intranet<br />Intranet Corporativa<br />
  83. 83. 53<br />Kit BRAVA ECM - Intranet<br />Intranet Corporativa – Notícias e Comunicados<br />
  84. 84. 54<br />Kit BRAVA ECM - Intranet<br />Intranet Corporativa - Aniversariantes<br />
  85. 85. 55<br />Kit BRAVA ECM - Intranet<br />Intranet Corporativa – Documentos e Álbum de Fotos<br />
  86. 86. 56<br />Kit BRAVA ECM - Intranet<br />Intranet Corporativa – Busca e Cardápio da Semana <br />
  87. 87. Portais <br />Principais Vantagens<br />Criação simplificada de portais<br />Adaptação de portais já existentes<br />Integração com as demais funcionalidades do produto<br />Permite adicionar vídeos, imagens etc.<br />Vasta documentação para utilização de funções da solução ECM TOTVS<br />
  88. 88. Clientes da Solução TOTVS ByYou ECM<br />Mais de 2.500 clientes ativos da solução ECM<br />58<br />
  89. 89. Catálogo de Kits de Implantação BRAVA ECM<br />Dezenas de processos prontos para melhor serem adaptados <br />às necessidades do seu negócio.<br />www.bravaecm.com.br/kits<br />59<br />

×