BRAVA Soluções especializadas em Portais, Gerenciamento Eletrônico de Documentos, Qualidade, Integração e Automação de Processos. www.bravatec.com.br

1. BRAVA Janeiro/2011 Gestão de Documentos ByYou ECM TOTVS

3. Agenda ECM TOTVS Sobre o ECM O que é o ECM? O Universo do ECM Como aplicar o ECM naminhaempresa BY You ECM TOTVS Gestão de Documentos Kit Registro de Documentos Intranet Corporativa 3

4. Mas o que é ECM ? 4 ECM ou Enterprise Content Management, é o conjunto de tecnologias, métodos e ferramentas usados para capturar, armazenar, gerenciar, preservar e entregarconteúdo não estruturado relacionado aos principais processos de negócio. ?

5. Conteúdo? Que conteúdo? 5 Conteúdo Estruturado vs Conteúdo Não Estruturado Pedidos Clientes Itens SELECT c.customerID, c.name FROM Customer cWHERE c.state = “SP” AND c.segment = “Financial” ORDER BY c.name

6. 6 Mas você falou também em Processos! Há uma grande dificuldade em alinhar processos de negócio com o conteúdo estruturado e não estruturado

7. Processos de Negócios O ECM ajuda a “colar” o processo ao conteúdo! C 7 WORKFLOW/BPM Não Estruturado Processos Negócio Estruturado

8. Pergunta! 8 ? Mas por que gerenciarProcessos e Conteúdos Não Estruturados?

9. 9 Universo de ECM www.bravaecm.com.br/infografico

10. Universo de ECM 10 www.bravaecm.com.br/infografico

11. Universo de ECM 11 www.bravaecm.com.br/infografico

12. Universo de ECM 12 www.bravaecm.com.br/infografico

13. Para que serve o ECM? 13 Então o ECM serve para: - Aumentar produtividade - Reduzir o retrabalho - Proteger as informações - Aumentar a eficiência - Reduzir emissões de poluentes - Reduzir os custos - Aumentar a transparência - Atender a regulamentações

15. Gestão de Contratos

16. Aprovações de compras

17. Aprovação de crédito

18. Solicitação despesas

19. Prestação de contas de despesas

20. Gestão da Qualidade

21. Normas e procedimentos

22. Gestão de não conformidades

23. Gestão de Planos de Ação

24. Auditorias

25. Recursos Humanos

26. Processo de admissão de pessoal

27. Aprovação de treinamentos

28. Processo de desligamento de pessoal

29. Processo de movimentação

30. Processo de inovação

31. Tecnlogia da Informação

32. Helpdesk de TI

33. Compras Técnicas

35. ByYou ECM TOTVS 16 A solução TOTVS ByYou ECM utiliza as mais avançadas tecnologias em benefício de uma rica experiência de interface com robustez e performance incomparáveis. Estes fatores tornam a solução TOTVS para o Enterprise Content Management uma das mais competitivas e adequadas a realidade no mercado Brasileiro aliando tecnologia a facilidade de implantação.

36. ByYou ECM TOTVS O ByYou ECM TOTVS reúne em uma única solução 17

37. ByYou ECM TOTVS 18 Gestão de Documentos

39. Documento individual

40. Múltipla (lote)

41. Captura

42. Integração Office

43. Drag-and-drop

44. Recuperação

45. Categorização em pastas

46. Busca de documentos avançada

47. Perfil de usuário e segurança

48. Navegação pelo histórico

50. 21 ByYou ECM – Gestão de Documentos Interface 100% WEB

51. 22 ByYou ECM – Gestão de Documentos Área de Trabalho

52. 23 ByYou ECM – Gestão de Documentos Categorização em Pastas

53. 24 ByYou ECM – Gestão de Documentos Publicação de Documentos com upload

54. 25 ByYou ECM – Gestão de Documentos Publicação de Documentos com drag-and-drop

55. 26 ByYou ECM – Gestão de Documentos Visualização de Desenhos

56. 27 ByYou ECM – Gestão de Documentos Emissão de Lista Mestra

57. 28 ByYou ECM – Gestão de Documentos Emissão de Cópia Controlada

58. 29 ByYou ECM – Gestão de Documentos Visualização de Documentos

59. 30 ByYou ECM – Gestão de Documentos Versionamento e Aprovação

60. 31 ByYou ECM – Gestão de Documentos Editor de Conteúdo

61. 32 ByYou ECM – Gestão de Documentos Editor de Formulários

62. 33 ByYou ECM – Gestão de Documentos Navegação no Histórico de Acessos

63. 34 ByYou ECM – Gestão de Documentos Mecanismo de busca por conteúdo

64. 35 ByYou ECM – Gestão de Documentos Documentos Favoritos

65. 36 ByYou ECM – Gestão de Documentos Lixeira

66. 37 ByYou ECM – Gestão de Documentos Integração com Office

67. 38 ByYou ECM – Gestão de Documentos Kit Addon Mobile – ECM2Go (Android, iPhone, iPad)

68. 39 ByYou ECM – Gestão de Documentos Outras Características Notificação por e-mail de publicações; Indicação de Leitura; Emissão de Lista Mestras e Cópias Controladas; Atualização de variáveis do documento; Notificações de documentos expirados; Relacionamento de documentos; Histórico e rastreabilidade de aprovação.

69. 40 ByYou ECM – Gestão de Documentos Vantagens e Benefícios Maior velocidade e precisão na localização de documentos; Melhor qualidade no atendimento ao cliente; Melhoria no processo de tomada de decisões; Obtenção de vantagem competitiva sustentável; Redução de custos com cópias; Melhor aproveitamento de espaço físico; Disponibilização instantânea de documentos; Evita extravio ou falsificação de documentos; Agilidade em processos legais, nos quais é fundamental o cumprimento de prazos; Continuidade de negócios; Facilitação às atividades que envolvem colaboração.

70. Kit BRAVA ECM 41 Registro de Documentos

71. Registro de Documento Fluxograma do Processo de Registro de Documento 42

72. Atividade Solicitar Registro 43 A atividade Solicitar Registro é o ponto inicial do processo, sendo que o usuário solicitante deve preencher os seguintes campos: Tipo de Solicitação, Motivo, Documento, Versão e se necessita contenção ou se é necessário distribuir cópia controlada.

73. 44 Atividade Solicitar Registro Ao solicitar o registro de um documento o usuário solicitante deve preencher os dados da seção Informações Gerais do Documento

74. 45 Atividade Fazer Triagem O usuário responsável pela atividade Fazer Triagem poderá fazer suas considerações preenchendo o campo Comentários da Triagem.

75. 46 Atividade Elaborar Na elaboração o usuário poderá adicionar informações sobre o documento, como a localização deste dentro da organização Ou então, se o documento estiver no ByYou ECM, poderá adicioná-lo como anexo

76. 47 Atividade Aprovar Alterações O usuário poderá enviar para a atividade Necessita Capacitação? ou retornar o processo para a atividade Elaborar

77. 48 Atividade Necessita Capacitação Se o campo Necessita Capacitação estiver preenchido, o processo irá para Efetuar Capacitação, senão o processo avançará diretamente para a atividade Distribui Cópia Controlada?.

78. 49 Atividade Distribuir Cópias Controladas Se o campo Distribui Cópias Controladas? estiver preenchido, o processo irá para atividade Distribuir Cópias Controladas, senão o processo de registro de documento será finalizado.

79. Kit BRAVA ECM Intranet 50 Intranet Corporativa

81. Na Gestão da Qualidade tem papel fundamental na colaboração e disseminação de informações corporativas dando muito mais transparência, flexibilidade e velocidade ao fluxo de informações

83. 53 Kit BRAVA ECM - Intranet Intranet Corporativa – Notícias e Comunicados

84. 54 Kit BRAVA ECM - Intranet Intranet Corporativa - Aniversariantes

85. 55 Kit BRAVA ECM - Intranet Intranet Corporativa – Documentos e Álbum de Fotos

86. 56 Kit BRAVA ECM - Intranet Intranet Corporativa – Busca e Cardápio da Semana

87. Portais Principais Vantagens Criação simplificada de portais Adaptação de portais já existentes Integração com as demais funcionalidades do produto Permite adicionar vídeos, imagens etc. Vasta documentação para utilização de funções da solução ECM TOTVS

88. Clientes da Solução TOTVS ByYou ECM Mais de 2.500 clientes ativos da solução ECM 58

89. Catálogo de Kits de Implantação BRAVA ECM Dezenas de processos prontos para melhor serem adaptados às necessidades do seu negócio. www.bravaecm.com.br/kits 59