O documento descreve os processos de solicitação e relatório de viagem do Kit Processos de Viagem BRAVA ECM. O kit gerencia o ciclo completo de viagens, incluindo solicitação, preparação, realização, prestação e acerto de contas. Os processos são integrados ao EMS 5.0.6 para geração de antecipações e títulos.

1. Kit Processos de Viagem BRAVA ECM BRAVA Setembro/2011

3. Kit Processos de Viagem BRAVA ECM ÍNDICE Objetivo Visão geral Processo de Solicitação de Viagem Processo de Relatório de Despesa de Viagem Dicas gerais 3

4. Kit Processos de Viagem BRAVA ECM Essa apresentação tem o objetivo de demonstrar as funcionalidades do Kit Processos de Viagem BRAVA ECM 4

5. Kit Processos de Viagem BRAVA ECM ÍNDICE Objetivo Visão geral Processo de Solicitação de Viagem Processo de Relatório de Despesa de Viagem Dicas gerais 5

7. Relatório de Despesas de Viagem – processo responsável por gerenciar a prestação e acerto de contas de uma viagemOs processos são complementares na gestão de viagens, além de serem integrados com o EMS 5.0.6 6

8. Kit Processos de Viagem BRAVA ECM ÍNDICE Objetivo Visão Geral Processo de Solicitação de Viagem Processo de Relatório de Despesa de Viagem Dicas gerais 7

9. Processo de Solicitação de Viagem O processo de Solicitação de Viagem é responsável por gerenciar o ciclo que consiste em Solicitar, Preparar e Realizar uma viagem. Na solicitação, são informados os dados necessários para realização da viagem. Na preparação, são informados e escolhidos os recursos da viagem, e também é feita a aprovação. Na realização, são disponibilizados os dados consolidados da viagem e também os dados das reservas. É também aberta uma pendência para acerto e prestação de contas. O processo de Solicitação de Viagem é integrado ao EMS 5.0.6 e durante a execução do seu fluxo, é gerada uma antecipação com o valor de adiantamento de viagem no módulo de contas a pagar. 8

10. Processo de Solicitação de Viagem - Internacional É considerada viagem internacional a solicitação no qual a moeda escolhida seja diferente da moeda padrão. Em viagem internacional, a antecipação gerada no EMS 5.0.6 é sempre na moeda escolhida pelo solicitante, assim como todos os recursos apontados são considerados na moeda selecionada. Se for preciso recursos em moedas diferentes é necessário abrir uma nova solicitação. A aprovação de viagem internacional é feita pelo usuário definido como Aprovador Internacional. Se o solicitante for o mesmo que o Aprovador Internacional, a aprovação é feita pelo Aprovador Padrão. 9

11. Processo de Solicitação de Viagem - Cancelamento No processo de Solicitação de Viagem é permitido apenas cancelar a solicitação enquanto esta não estiver na atividade de Aprovar Viagem. Após a atividade Aprovar Viagem, o cancelamento do processo não é permitido, para evitar que o usuário cancele uma solicitação e no EMS fique uma antecipação sem referência. 10

12. Processo de Solicitação de Viagem Fluxograma do processo de Solicitação de Viagem 11

13. Atividade Solicitar Viagem É o ponto inicial do processo. Ao abrir uma solicitação o sistema apresentará formulário de solicitação, no qual o usuário informará os dados relevantes da viagem, se precisará de adiantamento e também quais centros de custos serão faturados. 12

14. Atividade Solicitar Viagem Informar o usuário viajante Descrever dados da viagem: moeda,e data de saída e retorno. No campo descrição forneça as informações relevantes para a viagem, como o local e quais os recursos que serão necessários . Caso necessário, informe o valor do adiantamento, data de deposito e o motivo, lembrando que o motivo ficará armazenado no histórico da Antecipação Se a solicitação for apenas para registrar um adiantamento, o usuário pode escolher a opção “Solicitar apenas adiantamento” e assim pular direto para atividade de aprovação 13

15. Atividade Solicitar Viagem Nas solicitações, o usuário poderá relacionar mais de um centro de custo através do zoom de busca centro de custo. Essa opção está disponível para ratear os títulos por centro de custo 14

16. Atividade Precisa de Recursos? O usuário poderá fazer uma solicitação de viagem informando que precisará de apenas adiantamento de viagem. A atividade automática Precisa de Recursos? irá verificar se a opção foi selecionada ou não. Caso a opção tenha sido selecionada, o processo irá para a atividade de aprovação Senão, o processo irá para atividade Cadastrar Recursos. 15

17. Atividade Cadastrar Recursos Na atividade Cadastrar Recursos, o usuário responsável irá cadastrar as possibilidades de recursos e seus respectivos valores para a solicitação do viajante. 16

18. Atividade Cadastrar Recursos Aba de recursos da viagem 17

19. Atividade Escolher Recursos Na atividade Escolher Recursos, o solicitante selecionará os recursos disponibilizados na atividade Cadastrar Recursos. 18

20. Atividade Escolher Recursos Escolha de recursos da viagem Caso os recursos cadastrados não sejam suficientes o usuário poderá retornar para a atividade Cadastrar Recursos 19

21. Atividade Aprovar Viagem A atividade Aprovar Viagem é delegada de acordo com as regras de alçadas definidas para os centros de custo. O usuário responsável poderá aprovar ou não a viagem, sendo que será necessário informar, no campo Aprovação, uma justificativa para a sua decisão 20

22. Atividade Aprovar Viagem Tela de aprovação Para reprovar a solicitação, deverá alterar o envio da atividade para reprovar 21

23. Atividade Retorna ao Solicitante Quando uma solicitação é reprovada o processo vai automaticamente para a atividade Retorna ao Solicitante. 22

24. Atividade Disponibilizar Recursos Após aprovação, na atividade Disponibilizar Recursos, o usuário responsável fornecerá as informações das reservas dos recursos selecionados, como número de vôo, voucher de hotel, reserva de locação, entre outros. 23

25. Atividade Disponibilizar Recursos Aba de recursos da viagem Informar códigos de reservas 24

26. Atividade Registrar Antecipação A atividade automática Registrar Antecipação é responsável por criar a antecipação no EMS, caso tenha sido solicitado adiantamento de viagem. A antecipação será criada no módulo de contas a pagar do EMS e então o processo irá pra atividade Confirmar Viagem. Se ocorrer algum problema durante a integração o processo irá para a atividade Verificar Integração. 25

27. Atividade Registrar Antecipação Dados da antecipação* Estab: Estabelecimento do usuário “viajante” (Cadastro do usuário - ECM TOTVS) Fornecedor: Emitente EMS do usuário “viajante” (Cadastro do usuário - ECM TOTVS) Espécie: Espécie do documento Antecipação do centro de custo do “viajante” (ECM TOTVS) Série: Série do documento Antecipação do centro de custo do “viajante” (ECM TOTVS) Título / parcela: Gerado pelo ECM TOTVS Referência: Gerado pelo ECM TOTVS Moeda: Usará a moeda padrão – cadastro de moedas (ECM TOTVS) Portador: Portador do Centro de Custo. Data Emissão: Data de aprovação da solicitação (Processo SDV - ECM TOTVS) Data de vencimento: Data da solicitação de depósito ou data de vencimento mais dias cadastrado no parâmetro geral (Processo SDV - ECM TOTVS) Valor do título: Valor informado de adiantamento (Processo SDV - ECM TOTVS) *Para consultar utilize os programas: apb701aa / apb334aa 26

28. Atividade Registrar Antecipação Dados do rateio da antecipação Tipo Fluxo: Fluxo financeiro antecipação (Parâmetros Gerais - ECM TOTVS) Unidade de Negócio: unidade de negócio (Cadastro de Usuários - ECM TOTVS) 27

29. Atividade Verificar Integração A integração entre o TOTVS ECM e o EMS envolve diversos pontos suscetíveis à falha na criação da antecipação (parametrização inconsistente, indisponibilidade de rede, etc) e a atividade Verificar Integração é um ponto de contenção no processo, caso ocorra algum problema Ao assumir essa atividade, o usuário responsável poderá tentar gerar novamente a antecipação ou título pelo fluxo do processo ou então registrar manualmente no EMS e seguir o fluxo com a Confirmar Viagem. 28

30. Atividade Confirmar Viagem Na atividade Confirmar Viagem, o usuário poderá confirmar os dados da viagem e também imprimir um relatório com os recursos solicitados. 29

31. Atividade Confirmar Viagem Confirmação e relatório de viagem 30

32. Atividade Prestar Contas A atividade Prestar Contas ficará pendente até que o usuário solicitante faça a prestação de contas através do processo de Relatório de Viagem. Ao finalizar o processo de Relatório de Viagem esta atividade é finalizada automaticamente. 31

33. Kit Processos de Viagem BRAVA ECM ÍNDICE Objetivo Visão Geral Processo de Solicitação de Viagem Processo de Relatório de Despesa de Viagem Dicas gerais 32

34. Processo de Relatório de Despesa de Viagem O processo de Relatório de Viagem é responsável por gerenciar o ciclo que consiste em Prestar e Acertar contas de uma viagem. Na prestação de contas, são informadas as solicitações no qual o relatório está prestando conta, bem como as despesas realizadas No acerto de contas, o relatório passa por aprovação, e então é feito o reembolso ou a devolução de valores, de acordo com o saldo final O processo de Relatório de Viagem é integrado ao EMS e durante a execução do seu fluxo, é gerado um título com a movimentação das despesas no módulo de contas a pagar. 33

35. Processo de Relatório de Despesa de Viagem - Internacional É considerado relatório de viagem internacional o relatório no qual a moeda escolhida seja diferente da moeda padrão. Em viagem internacional, o título gerado no EMS 5.0.6 é sempre na moeda escolhida pelo elaborador, assim como todas as despesas apontadas são considerados na moeda selecionada. Se for preciso apontar despesas em moedas diferentes é necessário elaborar um novo relatório. Se houver solicitação de viagem relacionada ao relatório de despesa de viagem, o total de despesas apontadas será o valor do adiantamento da solicitação, sendo que só será permitido selecionar solicitações de viagem para prestação de contas com os mesmos centros de custos e moedas do relatório 34

36. Processo de Relatório de Despesade Viagem - Cancelamento No processo de relatório de despesa de viagem é permitido apenas cancelar a solicitação enquanto este não estiver na atividade Aprovar Relatório. Após a atividade Aprovar Relatório, o cancelamento do processo não será mais permitido, para evitar que o usuário cancele um relatório de despesa de viagem e no EMS fique um título sem referência. 35

37. Processo de Relatório de Despesa de Viagem Fluxograma do processo de Relatório de Viagem 36

38. Atividade Elaborar Relatório É a atividade inicial do processo de Relatório de Viagem. Ao abrir uma solicitação o sistema apresentará formulário de despesa de viagem, no qual o usuário informará os dados relevantes da viagem, as despesas, as Solicitações de Viagem no qual o relatório irá prestar conta e os centros de custos a faturar, se for o caso. 37

39. Atividade Elaborar Relatório O solicitante pode informar o usuário viajante Também poderá informar a moeda utilizada na prestação de contas, se não houver Solicitações de Viagem relacionadas Ainda se não houver Solicitações de Viagem relacionadas, o usuário deverá informar para quais centros de custos o título será gerado 38

40. Atividade Elaborar Relatório O usuário poderá relacionar as Solicitações de Viagem ao Relatório de Despesas para prestar contas. O relatório, desta forma, será feito com a mesma moeda das solicitações relacionadas e também os mesmos centros de custos. 39

41. Atividade Elaborar Relatório Na aba de Despesas Realizadas, o usuário poderá cadastrar as despesas da viagem. Se não houver Solicitação de Viagem relacionada, será necessário informar pelo menos uma despesa. 40

42. Atividade Definir Aprovador Atividade automática responsável por definir o aprovador de acordo com a regra de alçadas dos centros de custo 41

43. Atividade Aprovar Relatório A atividade Aprovar Relatório é delegada de acordo com as regras de alçadas, definidas por Centros de Custo. O usuário responsável poderá aprovar ou não o relatório de despesas, sendo que será necessário informar, no campo Aprovação, uma justificativa para a sua decisão 42

44. Atividade Aprovar Relatório Tela de aprovação de relatório Para reprovar a solicitação, deverá alterar o envio da atividade para reprovar 43

45. Atividade Registrar Título A atividade Registrar Título é responsável por criar o título no EMS, com as movimentações das despesas apontadas no formulário de relatório de despesa. Se o relatório estiver prestando conta de Solicitação de Viagem relacionada e esta possuir adiantamento, o valor do título gerado será abatido com o valor da antecipação. 44

46. Atividade Registrar Título Dados do Título* Estab: Estabelecimento do usuário “viajante” (Cadastro do usuário - ECM TOTVS) Fornecedor: Emitente EMS do usuário “viajante” (Cadastro do usuário - ECM TOTVS) Forma de Pagamento: Método de pagamento – dados Título Despesas do centro de custo do “viajante” (Cadastro de centro de custo - ECM TOTVS) Espécie: Espécie do documento dados Título Despesas do centro de custo do “viajante” (ECM TOTVS) Série: Série do documento Antecipação do centro de custo do “viajante” (ECM TOTVS) Título / parcela: Gerado pelo ECM TOTVS Referência: Gerado pelo ECM TOTVS Moeda: Usará a moeda padrão – cadastro de moedas (ECM TOTVS) Portador: Portador do Centro de Custo. Data Emissão: Data de aprovação da solicitação (Processo RDV - ECM TOTVS) Data de vencimento: Data da solicitação de depósito ou data de vencimento mais dias parâmetro geral (Processo RDV - ECM TOTVS) Valor do título: Valor informado de adiantamento (Processo SDV - ECM TOTVS) *Para consultar utilize os programas: apb222aa / apb322aa 45

47. Atividade Registrar Título Dados do Rateio do Título Tipo Fluxo: Fluxo financeiro título (Parâmetros Gerais - ECM TOTVS) Plano de Contas: Plano de contas da despesa respectiva (Cadastro de Despesas - ECM TOTVS) Conta Contábil: Conta contábil da despesa respectiva (Cadastro de Despesas - ECM TOTVS) Unidade de Negócio: Unidade de negócio (Cadastro de Usuários - ECM TOTVS) Plano de centro de custo: Plano de centro de custosdos dados Título Despesa (Cadastro de Centro de Custos - ECM TOTVS) Centro de custo: Centro de custo do “viajante” (Cadastro de Centro de Custos - ECM TOTVS) 46

48. Atividade Verificar Integração A integração entre o TOTVS ECM e o EMS envolve diversos pontos suscetíveis à falha na criação do título (parametrização inconsistente, indisponibilidade de rede, etc) e a atividade Verificar Integração é um ponto de contenção no processo, caso ocorra algum problema. Ao assumir essa atividade, o usuário responsável poderá tentar gerar novamente o título pelo fluxo do processo ou então registrar manualmente no EMS e seguir o fluxo com a atividade seguinte. 47

49. Atividade Reembolso ou Devolução? A atividade automática Reembolso ou Devolução? é responsável por verificar o saldo final do relatório de despesas de viagem e delegar para reembolso se o saldo for negativo ou então para devolução, se o saldo for positivo 48

50. Atividade Efetuar Reembolso Na atividade Efetuar Reembolso o usuário responsável irá efetuar o pagamento do título de reembolso gerado no nome do usuário informado como viajante, no relatório de despesas. Após Efetuar Reembolso o usuário deve enviar para a atividade Confirmar Reembolso. 49

51. Atividade Confirmar Reembolso Na atividade Confirmar Reembolso o usuário elaborador do relatório de despesa de viagem irá confirmar, junto ao viajante, o recebimento do reembolso efetuado na atividade Efetuar Reembolso. Caso não se confirme o reembolso, o usuário solicitante poderá enviar novamente para a atividade Efetuar Reembolso. 50

52. Atividade Efetuar Devolução Na atividade Efetuar Devolução o usuário solicitante irá devolver para a empresa os valores de adiantamento que não foram utilizados durante a viagem. Após fazer a devolução, o usuário enviará processo para a atividade Confirmar Devolução. 51

53. Atividade Confirmar Devolução Na atividade Confirmar Devolução, a empresa irá confirmar a devolução do valor de adiantamento que não foi utilizado. Caso a devolução não tenha sido feita, a empresa poderá retornar para a atividade Efetuar Devolução. 52

54. Kit Processos de Viagem BRAVA ECM ÍNDICE Objetivo Visão Geral Processo de Solicitação de Viagem Processo de Relatório de Despesa de Viagem Dicas gerais 53

55. Dicas Gerais O usuário poderá selecionar para qual atividade irá enviar, caso tenha opção. Deverá escolher no campo “Enviar para atividade:” que está ao lado esquerdo do TOTVS ECM Em todas as atividades do processo há instruções de como executá-las, que podem ser visualizadas ao lado esquerdo do TOTVS ECM 54

56. Baixe esta apresentação em: www.slideshare.net/bravatec