Kit Processos de Viagem BRAVA ECM<br />BRAVA<br />Setembro/2011<br />
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Visão Geral<br />O Kit Processos de Viagens BRAVA ECM é responsável por gerenciar todo o ciclo de execução de uma viagem.<...
Relatório de Despesas de Viagem – processo responsável por gerenciar a prestação e acerto de contas de uma viagem</li></ul...
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Atividade Precisa de Recursos?<br />O usuário poderá fazer uma solicitação de viagem informando que precisará de apenas ad...
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Atividade Cadastrar Recursos<br />Aba de recursos da viagem<br />17<br />
Atividade Escolher Recursos<br />Na atividade Escolher Recursos, o solicitante selecionará os recursos disponibilizados na...
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Atividade Aprovar Viagem<br />A atividade Aprovar Viagem é delegada de acordo com as regras de alçadas definidas para os c...
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Atividade Disponibilizar Recursos<br />Após aprovação, na atividade Disponibilizar Recursos, o usuário responsável fornece...
Atividade Disponibilizar Recursos<br />Aba de recursos da viagem<br />Informar códigos de reservas<br />24<br />
Atividade Registrar Antecipação<br />A atividade automática Registrar Antecipação é responsável por criar a antecipação no...
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Atividade Verificar Integração<br />A integração entre o TOTVS ECM e o EMS envolve diversos pontos suscetíveis à falha na ...
Atividade Confirmar Viagem<br />Na atividade Confirmar Viagem, o usuário poderá confirmar os dados da viagem e também impr...
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Atividade Prestar Contas<br />A atividade Prestar Contas ficará pendente até que o usuário solicitante faça a prestação de...
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Processo de Relatório de Despesa de Viagem<br />O processo de Relatório de Viagem é responsável por gerenciar o ciclo que ...
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Processo de Relatório de Despesade Viagem - Cancelamento<br />No processo de relatório de despesa de viagem é permitido ap...
Processo de Relatório de Despesa de Viagem<br />Fluxograma do processo de Relatório de Viagem<br />36<br />
Atividade Elaborar Relatório<br />É a atividade inicial do processo de Relatório de Viagem. <br />Ao abrir uma solicitação...
Atividade Elaborar Relatório<br />O solicitante pode informar o usuário viajante<br />Também poderá informar a moeda utili...
Atividade Elaborar Relatório<br />O usuário poderá relacionar as Solicitações de Viagem ao Relatório de Despesas para pres...
Atividade Elaborar Relatório<br />Na aba de Despesas Realizadas, o usuário poderá cadastrar as despesas da viagem. Se não ...
Atividade Definir Aprovador<br />Atividade automática responsável por definir o aprovador de acordo com a regra de alçadas...
Atividade Aprovar Relatório<br />A atividade Aprovar Relatório é delegada de acordo com as regras de alçadas, definidas po...
Atividade Aprovar Relatório<br />Tela de aprovação de relatório<br />Para reprovar a solicitação, deverá alterar o envio  ...
Atividade Registrar Título<br />A atividade Registrar Título é responsável por criar o título no EMS, com as movimentações...
Atividade Registrar Título<br />Dados do Título*<br />Estab: Estabelecimento do usuário “viajante” (Cadastro do usuário - ...
Atividade Registrar Título<br />Dados do Rateio do Título<br />Tipo Fluxo: Fluxo financeiro título (Parâmetros Gerais - EC...
Atividade Verificar Integração<br />A integração entre o TOTVS ECM e o EMS envolve diversos pontos suscetíveis à falha na ...
Atividade Reembolso ou Devolução?<br />A atividade automática Reembolso ou Devolução? é responsável por verificar o saldo ...
Atividade Efetuar Reembolso<br />Na atividade Efetuar Reembolso o usuário responsável irá efetuar o pagamento do título de...
Atividade Confirmar Reembolso<br />Na atividade Confirmar Reembolso o usuário elaborador do relatório de despesa de viagem...
Atividade Efetuar Devolução<br />Na atividade Efetuar Devolução o usuário solicitante irá devolver para a empresa os valor...
Atividade Confirmar Devolução<br />Na atividade Confirmar Devolução, a empresa irá confirmar a devolução do valor de adian...
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Dicas Gerais<br />O usuário poderá selecionar para qual atividade irá enviar, caso tenha opção.<br />Deverá escolher no ca...
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O Kit Processos de Viagens BRAVA ECM é responsável por gerenciar todo o ciclo de execução de uma viagem.

O Kit é composto por dois processos:

Solicitação de Viagem – processo responsável por gerenciar a solicitação, preparação e realização de uma viagem

Relatório de Despesas de Viagem – processo responsável por gerenciar a prestação e acerto de contas de uma viagem

Os processos são complementares na gestão de viagens, além de serem integrados com o EMS 5.0.6

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BRAVA KIT Relatório Despesas de Viagem

  1. 1. Kit Processos de Viagem BRAVA ECM<br />BRAVA<br />Setembro/2011<br />
  2. 2.
  3. 3. Kit Processos de Viagem BRAVA ECM<br />ÍNDICE<br />Objetivo<br />Visão geral<br />Processo de Solicitação de Viagem<br />Processo de Relatório de Despesa de Viagem<br />Dicas gerais<br />3<br />
  4. 4. Kit Processos de Viagem BRAVA ECM<br />Essa apresentação tem o objetivo de demonstrar as funcionalidades do <br />Kit Processos de Viagem <br />BRAVA ECM<br />4<br />
  5. 5. Kit Processos de Viagem BRAVA ECM<br />ÍNDICE<br />Objetivo<br />Visão geral<br />Processo de Solicitação de Viagem<br />Processo de Relatório de Despesa de Viagem<br />Dicas gerais<br />5<br />
  6. 6. Visão Geral<br />O Kit Processos de Viagens BRAVA ECM é responsável por gerenciar todo o ciclo de execução de uma viagem.<br />O Kit é composto por dois processos: <br /><ul><li>Solicitação de Viagem – processo responsável por gerenciar a solicitação, preparação e realização de uma viagem
  7. 7. Relatório de Despesas de Viagem – processo responsável por gerenciar a prestação e acerto de contas de uma viagem</li></ul>Os processos são complementares na gestão de viagens, além de serem integrados com o EMS 5.0.6<br />6<br />
  8. 8. Kit Processos de Viagem BRAVA ECM<br />ÍNDICE<br />Objetivo<br />Visão Geral<br />Processo de Solicitação de Viagem<br />Processo de Relatório de Despesa de Viagem<br />Dicas gerais<br />7<br />
  9. 9. Processo de Solicitação de Viagem<br />O processo de Solicitação de Viagem é responsável por gerenciar o ciclo que consiste em Solicitar, Preparar e Realizar uma viagem.<br />Na solicitação, são informados os dados necessários para realização da viagem.<br />Na preparação, são informados e escolhidos os recursos da viagem, e também é feita a aprovação.<br />Na realização, são disponibilizados os dados consolidados da viagem e também os dados das reservas. É também aberta uma pendência para acerto e prestação de contas.<br />O processo de Solicitação de Viagem é integrado ao EMS 5.0.6 e durante a execução do seu fluxo, é gerada uma antecipação com o valor de adiantamento de viagem no módulo de contas a pagar.<br />8<br />
  10. 10. Processo de Solicitação de Viagem - Internacional<br />É considerada viagem internacional a solicitação no qual a moeda escolhida seja diferente da moeda padrão.<br />Em viagem internacional, a antecipação gerada no EMS 5.0.6 é sempre na moeda escolhida pelo solicitante, assim como todos os recursos apontados são considerados na moeda selecionada.<br />Se for preciso recursos em moedas diferentes é necessário abrir uma nova solicitação.<br />A aprovação de viagem internacional é feita pelo usuário definido como Aprovador Internacional. Se o solicitante for o mesmo que o Aprovador Internacional, a aprovação é feita pelo Aprovador Padrão.<br />9<br />
  11. 11. Processo de Solicitação de Viagem - Cancelamento<br />No processo de Solicitação de Viagem é permitido apenas cancelar a solicitação enquanto esta não estiver na atividade de Aprovar Viagem. <br />Após a atividade Aprovar Viagem, o cancelamento do processo não é permitido, para evitar que o usuário cancele uma solicitação e no EMS fique uma antecipação sem referência.<br />10<br />
  12. 12. Processo de Solicitação de Viagem<br />Fluxograma do processo de Solicitação de Viagem<br />11<br />
  13. 13. Atividade Solicitar Viagem<br />É o ponto inicial do processo. <br />Ao abrir uma solicitação o sistema apresentará formulário de solicitação, <br />no qual o usuário informará os dados relevantes da viagem, se precisará de adiantamento e também quais centros de custos serão faturados.<br />12<br />
  14. 14. Atividade Solicitar Viagem<br />Informar o usuário viajante<br />Descrever dados da viagem: moeda,e data de saída e retorno.<br />No campo descrição forneça as informações relevantes para a viagem, como o local e quais os recursos que serão necessários . <br />Caso necessário, informe o valor do adiantamento, data de deposito e o motivo, lembrando que o motivo ficará armazenado no histórico da Antecipação<br />Se a solicitação for apenas para registrar um adiantamento, o usuário pode escolher a opção “Solicitar apenas adiantamento” e assim pular direto para atividade de aprovação<br />13<br />
  15. 15. Atividade Solicitar Viagem<br />Nas solicitações, o usuário poderá relacionar mais de um centro de custo através do zoom de busca centro de custo. Essa opção está disponível para ratear os títulos por centro de custo<br />14<br />
  16. 16. Atividade Precisa de Recursos?<br />O usuário poderá fazer uma solicitação de viagem informando que precisará de apenas adiantamento de viagem. <br />A atividade automática Precisa de Recursos? irá verificar se a opção foi selecionada ou não.<br />Caso a opção tenha sido selecionada, o processo irá para a atividade de aprovação<br />Senão, o processo irá para atividade Cadastrar Recursos.<br />15<br />
  17. 17. Atividade Cadastrar Recursos<br />Na atividade Cadastrar Recursos, o usuário responsável irá cadastrar as possibilidades de recursos e seus respectivos valores para a solicitação do viajante.<br />16<br />
  18. 18. Atividade Cadastrar Recursos<br />Aba de recursos da viagem<br />17<br />
  19. 19. Atividade Escolher Recursos<br />Na atividade Escolher Recursos, o solicitante selecionará os recursos disponibilizados na atividade Cadastrar Recursos.<br />18<br />
  20. 20. Atividade Escolher Recursos<br />Escolha de recursos da viagem<br />Caso os recursos cadastrados não sejam suficientes o usuário poderá retornar para a atividade Cadastrar Recursos<br />19<br />
  21. 21. Atividade Aprovar Viagem<br />A atividade Aprovar Viagem é delegada de acordo com as regras de alçadas definidas para os centros de custo.<br />O usuário responsável poderá aprovar ou não a viagem, sendo que será necessário informar, no campo Aprovação, uma justificativa para a sua decisão<br />20<br />
  22. 22. Atividade Aprovar Viagem<br />Tela de aprovação<br />Para reprovar a solicitação, deverá alterar o envio da atividade para reprovar<br />21<br />
  23. 23. Atividade Retorna ao Solicitante<br />Quando uma solicitação é reprovada o processo vai automaticamente para a atividade Retorna ao Solicitante.<br />22<br />
  24. 24. Atividade Disponibilizar Recursos<br />Após aprovação, na atividade Disponibilizar Recursos, o usuário responsável fornecerá as informações das reservas dos recursos selecionados, como número de vôo, voucher de hotel, reserva de locação, entre outros.<br />23<br />
  25. 25. Atividade Disponibilizar Recursos<br />Aba de recursos da viagem<br />Informar códigos de reservas<br />24<br />
  26. 26. Atividade Registrar Antecipação<br />A atividade automática Registrar Antecipação é responsável por criar a antecipação no EMS, caso tenha sido solicitado adiantamento de viagem.<br />A antecipação será criada no módulo de contas a pagar do EMS e então o processo irá pra atividade Confirmar Viagem. Se ocorrer algum problema durante a integração o processo irá para a atividade Verificar Integração.<br />25<br />
  27. 27. Atividade Registrar Antecipação<br />Dados da antecipação*<br />Estab: Estabelecimento do usuário “viajante” (Cadastro do usuário - ECM TOTVS)<br />Fornecedor: Emitente EMS do usuário “viajante” (Cadastro do usuário - ECM TOTVS)<br />Espécie: Espécie do documento Antecipação do centro de custo do “viajante” (ECM TOTVS) <br />Série: Série do documento Antecipação do centro de custo do “viajante” (ECM TOTVS)<br />Título / parcela: Gerado pelo ECM TOTVS<br />Referência: Gerado pelo ECM TOTVS<br />Moeda: Usará a moeda padrão – cadastro de moedas (ECM TOTVS)<br />Portador: Portador do Centro de Custo. <br />Data Emissão: Data de aprovação da solicitação (Processo SDV - ECM TOTVS)<br />Data de vencimento: Data da solicitação de depósito ou data de vencimento mais dias cadastrado no parâmetro geral (Processo SDV - ECM TOTVS)<br />Valor do título: Valor informado de adiantamento (Processo SDV - ECM TOTVS)<br />*Para consultar utilize os programas: apb701aa / apb334aa<br />26<br />
  28. 28. Atividade Registrar Antecipação<br />Dados do rateio da antecipação<br />Tipo Fluxo: Fluxo financeiro antecipação (Parâmetros Gerais - ECM TOTVS)<br />Unidade de Negócio: unidade de negócio (Cadastro de Usuários - ECM TOTVS)<br />27<br />
  29. 29. Atividade Verificar Integração<br />A integração entre o TOTVS ECM e o EMS envolve diversos pontos suscetíveis à falha na criação da antecipação (parametrização inconsistente, indisponibilidade de rede, etc) e a atividade Verificar Integração é um ponto de contenção no processo, caso ocorra algum problema<br />Ao assumir essa atividade, o usuário responsável poderá tentar gerar novamente a antecipação ou título pelo fluxo do processo ou então registrar manualmente no EMS e seguir o fluxo com a Confirmar Viagem.<br />28<br />
  30. 30. Atividade Confirmar Viagem<br />Na atividade Confirmar Viagem, o usuário poderá confirmar os dados da viagem e também imprimir um relatório com os recursos solicitados.<br />29<br />
  31. 31. Atividade Confirmar Viagem<br />Confirmação e relatório de viagem<br />30<br />
  32. 32. Atividade Prestar Contas<br />A atividade Prestar Contas ficará pendente até que o usuário solicitante faça a prestação de contas através do processo de Relatório de Viagem.<br />Ao finalizar o processo de Relatório de Viagem esta atividade é finalizada automaticamente.<br />31<br />
  33. 33. Kit Processos de Viagem BRAVA ECM<br />ÍNDICE<br />Objetivo<br />Visão Geral<br />Processo de Solicitação de Viagem<br />Processo de Relatório de Despesa de Viagem<br />Dicas gerais<br />32<br />
  34. 34. Processo de Relatório de Despesa de Viagem<br />O processo de Relatório de Viagem é responsável por gerenciar o ciclo que consiste em Prestar e Acertar contas de uma viagem.<br />Na prestação de contas, são informadas as solicitações no qual o relatório está prestando conta, bem como as despesas realizadas<br />No acerto de contas, o relatório passa por aprovação, e então é feito o reembolso ou a devolução de valores, de acordo com o saldo final<br />O processo de Relatório de Viagem é integrado ao EMS e durante a execução do seu fluxo, é gerado um título com a movimentação das despesas no módulo de contas a pagar.<br />33<br />
  35. 35. Processo de Relatório de Despesa de Viagem - Internacional<br />É considerado relatório de viagem internacional o relatório no qual a moeda escolhida seja diferente da moeda padrão.<br />Em viagem internacional, o título gerado no EMS 5.0.6 é sempre na moeda escolhida pelo elaborador, assim como todas as despesas apontadas são considerados na moeda selecionada.<br />Se for preciso apontar despesas em moedas diferentes é necessário elaborar um novo relatório.<br />Se houver solicitação de viagem relacionada ao relatório de despesa de viagem, o total de despesas apontadas será o valor do adiantamento da solicitação, sendo que só será permitido selecionar solicitações de viagem para prestação de contas com os mesmos centros de custos e moedas do relatório<br />34<br />
  36. 36. Processo de Relatório de Despesade Viagem - Cancelamento<br />No processo de relatório de despesa de viagem é permitido apenas cancelar a solicitação enquanto este não estiver na atividade Aprovar Relatório. <br />Após a atividade Aprovar Relatório, o cancelamento do processo não será mais permitido, para evitar que o usuário cancele um relatório de despesa de viagem e no EMS fique um título sem referência.<br />35<br />
  37. 37. Processo de Relatório de Despesa de Viagem<br />Fluxograma do processo de Relatório de Viagem<br />36<br />
  38. 38. Atividade Elaborar Relatório<br />É a atividade inicial do processo de Relatório de Viagem. <br />Ao abrir uma solicitação o sistema apresentará formulário de despesa de viagem, no qual o usuário informará os dados relevantes da viagem, as despesas, as Solicitações de Viagem no qual o relatório irá prestar conta e os centros de custos a faturar, se for o caso.<br />37<br />
  39. 39. Atividade Elaborar Relatório<br />O solicitante pode informar o usuário viajante<br />Também poderá informar a moeda utilizada na prestação de contas, se não houver Solicitações de Viagem relacionadas<br />Ainda se não houver Solicitações de Viagem relacionadas, o usuário deverá informar para quais centros de custos o título será gerado<br />38<br />
  40. 40. Atividade Elaborar Relatório<br />O usuário poderá relacionar as Solicitações de Viagem ao Relatório de Despesas para prestar contas. O relatório, desta forma, será feito com a mesma moeda das solicitações relacionadas e também os mesmos centros de custos.<br />39<br />
  41. 41. Atividade Elaborar Relatório<br />Na aba de Despesas Realizadas, o usuário poderá cadastrar as despesas da viagem. Se não houver Solicitação de Viagem relacionada, será necessário informar pelo menos uma despesa.<br />40<br />
  42. 42. Atividade Definir Aprovador<br />Atividade automática responsável por definir o aprovador de acordo com a regra de alçadas dos centros de custo<br />41<br />
  43. 43. Atividade Aprovar Relatório<br />A atividade Aprovar Relatório é delegada de acordo com as regras de alçadas, definidas por Centros de Custo.<br />O usuário responsável poderá aprovar ou não o relatório de despesas, sendo que será necessário informar, no campo Aprovação, uma justificativa para a sua decisão<br />42<br />
  44. 44. Atividade Aprovar Relatório<br />Tela de aprovação de relatório<br />Para reprovar a solicitação, deverá alterar o envio da atividade para reprovar<br />43<br />
  45. 45. Atividade Registrar Título<br />A atividade Registrar Título é responsável por criar o título no EMS, com as movimentações das despesas apontadas no formulário de relatório de despesa.<br />Se o relatório estiver prestando conta de Solicitação de Viagem relacionada e esta possuir adiantamento, o valor do título gerado será abatido com o valor da antecipação.<br />44<br />
  46. 46. Atividade Registrar Título<br />Dados do Título*<br />Estab: Estabelecimento do usuário “viajante” (Cadastro do usuário - ECM TOTVS)<br />Fornecedor: Emitente EMS do usuário “viajante” (Cadastro do usuário - ECM TOTVS)<br />Forma de Pagamento: Método de pagamento – dados Título Despesas do centro de custo do “viajante” (Cadastro de centro de custo - ECM TOTVS)<br />Espécie: Espécie do documento dados Título Despesas do centro de custo do “viajante” (ECM TOTVS)<br />Série: Série do documento Antecipação do centro de custo do “viajante” (ECM TOTVS)<br />Título / parcela: Gerado pelo ECM TOTVS<br />Referência: Gerado pelo ECM TOTVS<br />Moeda: Usará a moeda padrão – cadastro de moedas (ECM TOTVS)<br />Portador: Portador do Centro de Custo.<br />Data Emissão: Data de aprovação da solicitação (Processo RDV - ECM TOTVS)<br />Data de vencimento: Data da solicitação de depósito ou data de vencimento mais dias parâmetro geral (Processo RDV - ECM TOTVS)<br />Valor do título: Valor informado de adiantamento (Processo SDV - ECM TOTVS)<br />*Para consultar utilize os programas: apb222aa / apb322aa<br />45<br />
  47. 47. Atividade Registrar Título<br />Dados do Rateio do Título<br />Tipo Fluxo: Fluxo financeiro título (Parâmetros Gerais - ECM TOTVS) <br />Plano de Contas: Plano de contas da despesa respectiva (Cadastro de Despesas - ECM TOTVS) <br />Conta Contábil: Conta contábil da despesa respectiva (Cadastro de Despesas - ECM TOTVS) <br />Unidade de Negócio: Unidade de negócio (Cadastro de Usuários - ECM TOTVS)<br />Plano de centro de custo: Plano de centro de custosdos dados Título Despesa (Cadastro de Centro de Custos - ECM TOTVS)<br /> Centro de custo: Centro de custo do “viajante” (Cadastro de Centro de Custos - ECM TOTVS)<br />46<br />
  48. 48. Atividade Verificar Integração<br />A integração entre o TOTVS ECM e o EMS envolve diversos pontos suscetíveis à falha na criação do título (parametrização inconsistente, indisponibilidade de rede, etc) e a atividade Verificar Integração é um ponto de contenção no processo, caso ocorra algum problema.<br />Ao assumir essa atividade, o usuário responsável poderá tentar gerar novamente o título pelo fluxo do processo ou então registrar manualmente no EMS e seguir o fluxo com a atividade seguinte.<br />47<br />
  49. 49. Atividade Reembolso ou Devolução?<br />A atividade automática Reembolso ou Devolução? é responsável por verificar o saldo final do relatório de despesas de viagem e delegar para reembolso se o saldo for negativo ou então para devolução, se o saldo for positivo<br />48<br />
  50. 50. Atividade Efetuar Reembolso<br />Na atividade Efetuar Reembolso o usuário responsável irá efetuar o pagamento do título de reembolso gerado no nome do usuário informado como viajante, no relatório de despesas.<br />Após Efetuar Reembolso o usuário deve enviar para a atividade Confirmar Reembolso.<br />49<br />
  51. 51. Atividade Confirmar Reembolso<br />Na atividade Confirmar Reembolso o usuário elaborador do relatório de despesa de viagem irá confirmar, junto ao viajante, o recebimento do reembolso efetuado na atividade Efetuar Reembolso. <br />Caso não se confirme o reembolso, o usuário solicitante poderá enviar novamente para a atividade Efetuar Reembolso.<br />50<br />
  52. 52. Atividade Efetuar Devolução<br />Na atividade Efetuar Devolução o usuário solicitante irá devolver para a empresa os valores de adiantamento que não foram utilizados durante a viagem.<br />Após fazer a devolução, o usuário enviará processo para a atividade Confirmar Devolução.<br />51<br />
  53. 53. Atividade Confirmar Devolução<br />Na atividade Confirmar Devolução, a empresa irá confirmar a devolução do valor de adiantamento que não foi utilizado.<br />Caso a devolução não tenha sido feita, a empresa poderá retornar para a atividade Efetuar Devolução.<br />52<br />
  54. 54. Kit Processos de Viagem BRAVA ECM<br />ÍNDICE<br />Objetivo<br />Visão Geral<br />Processo de Solicitação de Viagem<br />Processo de Relatório de Despesa de Viagem<br />Dicas gerais<br />53<br />
  55. 55. Dicas Gerais<br />O usuário poderá selecionar para qual atividade irá enviar, caso tenha opção.<br />Deverá escolher no campo “Enviar para atividade:” que está ao lado esquerdo do TOTVS ECM<br />Em todas as atividades do processo há instruções de como executá-las, que podem ser visualizadas ao lado esquerdo do TOTVS ECM<br />54<br />
  56. 56. Baixe esta apresentação em:<br />www.slideshare.net/bravatec<br />

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