2. El outsourcing o
tercerización
• El término outsourcing , también conocido
como tercerización, refiere al proceso que
ocurre cuando una organización contrata a
otra para que realice parte de su
producción, preste sus servicios o se
encargue de algunas actividades que le son
propias. Las organizaciones recurren al
outsourcing para abaratar costos, mejorar la
eficiencia y concentrarse en aquellas
actividades que dominan mejor y
constituyen la base de su negocio.
3. • El outsourcing abarca una
amplia gama de áreas pero
actualmente es mas en común
en recursos humanos (manejo
de nóminas), atención al
cliente, contabilidad, telemarketi
ng, diseño gráfico, generación de
contenido, manufactura e
ingeniería. Por lo
general, involucra especialidades
ajenas a las funciones
fundamentales de la
organización contratante.
4. • En el outsourcing la organización cede al proveedor el
control de los procesos necesarios para la prestación
del servicio. En cambio, cuando una empresa se
relaciona con otra bajo la figura de la contratación
externa, mantiene ingerencia en todos y cada uno de
los detalles de la actividad requerida
5. Tipos de outsourcing
• Deslocalización:
También conocido como Off-shoring, Implica la
contratación de servicios a terceros radicados en
países que ofrecen costos menores a causa de la
legislación laboral, entre otros factores.
6. • In-house:
Es el outsourcing que se produce en las
instalaciones de la organización contratante del
servicio.
7. • Off-site:
Cuando el servicio de outsourcing se produce
en las instalaciones de la propia empresa que lo
presta.
8. • Co-sourcing:
Modalidad en la cual el prestador del servicio de
outsourcing ofrece algún tipo de valor añadido a
su cliente, como compartir los riesgos.
9. • Colaborativo:
• Se aplica a la utilización de
la capacidad ociosa en las
operaciones para producir
artículos o prestar servicios
a un tercero. El termino
enfatiza las oportunidades
de colaborar con jugadores
en los que
tradicionalmente no se
había pensado.
10. Evolución del Outsourcing
• Antes del fin de la segunda guerra mundial
(1945) y salvo contadas excepciones, las
compañías concentraban la mayor cantidad de
actividades con la intención de garantizar la
eficiencia. Al pasar el tiempo, la estrategia se
hizo obsoleta. La atención a una demanda
creciente, entre otros factores, hicieron que
los departamentos de las empresas se vieran
en dificultades para mantenerse tan afinados
como las organizaciones especializadas.
11. Beneficios del Outsourcing
• Abarata los costos de producción.
• Facilita la obtención de productos de mejor
calidad.
• Reduce el número de tareas rutinarias.
• Permite a la organización dedicarse a tareas
de mayor rentabilidad.
12. Desventajas del Outsourcing
• Genera poca lealtad hacia la organización a la
cual se presta el servicio.
• Fomenta irregularidades en la contratación de
los trabajadores.
• Elimina puestos de trabajo en el país de origen
de la organización contratante, especialmente
cuando se aplica la deslocalización
14. Outsourcing Documental
• La gestión de documentos se enmarca dentro del concepto
de Archivo Total, comprendiendo procesos tales como la
producción, recepción, distribución, consulta, organización,
recuperación y disposición final de los documentos y de
forma expresa, refiere entre otros aspectos, a la obligación
de la elaboración y adopción de las Tablas de Retención
Documental, instrumento archivístico que identifica para
cada entidad, de acuerdo con sus funciones y
procedimientos, los documentos que produce, recibe y
debe conservar, con sujeción al principio de eficiencia que
rige la función administrativa, y al de racionalidad, que rige
para los archivos como elementos fundamentales de la
administración pública, agentes dinamizadores de la acción
estatal y sustento natural de sus procesos informativos
15. Outsourcing Documental
• Un sistema de información para el Programa de Gestión
Documental, debe concebirse desde su inicio como un
sistema integral que se ajuste conceptualmente a los
principios archivísticos y a los objetivos de dicho programa.
Es por ello que no obstante, por desigual desarrollo
tecnológico, se recomienda que la metodología utilizada
para el desarrollo o adecuación del sistema de
información, involucre y surta una etapa de análisis y
diseño conceptual del sistema integral, acorde con los
parámetros y normas archivísticas y en caso de automatizar
el sistema, se determine y adopte la plataforma tecnológica
adecuada de conformidad con los alcances del proyecto
16. Pasos para realizar Outsourcing
Documental
• 1. Consultoría en Gestión Documental A partir
del objetivo general de un programa
de gestión documental, el cual pretende
normalizar de forma sistemática el programa
de gestión documental para orientar a las
entidades y hacer más eficiente su
implantación; y de una serie de objetivos
específicos dentro de los cuales se
encuentran:
17. • Definir el Programa de Gestión Documental (PGD), en
términos de procesos durante el ciclo vital del
documento, actividades, flujos de
información, formatos establecidos y aplicables.
• Estructurar el Programa de Gestión
Documental, metodología y los procedimientos que
orienten armónicamente su desarrollo en una
institución.
• Señalar la normatividad vigente, las orientaciones y
demás normas aplicables a la gestión documental.
Scholarium SAS identifica y define claramente las
necesidades del cliente a partir de una investigación
que abarca la compilación de la información
institucional dentro de la que se encuentra:
• Disposiciones legales relativas a la creación y cambios
estructurales de la entidad.
18. • Estructura interna vigente de la entidad, manuales
de funciones y de procedimientos.
• Organigrama actual, creación de grupos y
asignación de funciones.
• Entrevista con los productores de los documentos
de la institución.
• Identificación y definición de unidades
documentales.
• Análisis de la producción y trámite documental
teniendo en cuenta los manuales de
procedimientos de las dependencias.
• Identificación de valores primarios de la
documentación. A partir de lo cual se logra
identificar el punto de partida, la estrategia y las
actividades que permitan definir y estructurar el
Programa de Gestión Documental.
19. • 2. Diseño, elaboración e implementación del
Programa de gestión documental A partir de la
información recopilada y con base en las
necesidades específicas del cliente, se procede
con la etapa de análisis profundo de la
información y su consecuente aplicación
dentro del marco de la gestión
documental, para lo cual se procede a
20. • Conformación y capacitación del Comité de Archivo
• Conformación de series y subseries con sus respectivos
tipos documentales, teniendo como base la Encuesta
Estudio Unidad Documental y el resultado del análisis
de los manuales de procedimientos.
• Valoración y Selección Documental
• Elaboración de propuesta de Tabla de Retención
Documental (TRD), teniendo como punto de partida las
series y subseries documentales que tramita y
administra cada dependencia. Las TRD deben
presentarse acompañadas de una introducción y de los
anexos que sustenten el proceso de elaboración y
aseguren su comprensión y aplicación.
• Presentación y aval de la propuesta de Tabla de
Retención mediante Acta del Comité de Archivo de la
Entidad.
21. • Remisión de las TRD al secretario del Comité Evaluador
de Documentos o a la instancia correspondiente, para
estudio y trámite, acompañadas de los anexos que
sustenten los procesos y criterios empleados en su
elaboración.
• Si la instancia competente hace observaciones a las
Tablas de Retención Documental presentadas, la
entidad esta obligada a atenderlas y deberá
presentarlas nuevamente, para su aprobación.
• Una vez elaboradas y aprobadas las TRD debe hacerse
su difusión indicando: Fecha a partir de la cual son de
obligatorio cumplimiento, Instructivo para su
aplicación, Normas para la organización de los archivos
de gestión en concordancia con la TRD de cada oficina.
22. • 3. Sistematización Una vez se la implementado el
Programa de Gestión Documental o de manera
paralela durante su desarrollo, estamos en la
capacidad de sistematizar a través de
herramientas y aplicaciones informáticas, dicho
programa de gestión documental, de modo tal
que se además de garantizar el manejo adecuado
de los documentos y archivos de la
institución, permita manejar los mismos de una
manera eficiente a través del ecosistema
tecnológico de la organización, haciendo que las
empresas tiendan a ser entidades “cero papel”.
23. • 4. Digitalización, organización e indexación de
documentos Estamos en la capacidad de
intervenir fondos acumulados y archivos
centrales, ya sea para organizarlos y/o
digitalizarlos de manera tal que puedan
integrarse con el sistema de gestión
documental
24. • 5. Soporte y administración del Sistema de
Gestión documental. Una vez se ha
implementado el Programa y/o el Sistema de
Gestión Documental y si así lo requiere
nuestro cliente, podemos asumir ya sea in
house o de manera remota la administración y
control de estos, ofreciendo un servicio que
permite a las organizaciones enfocarse en sus
objetivos de negocio.
