SlideShare uma empresa Scribd logo
1 de 358
Baixar para ler offline
§ŸË¡◊Õ°“√„™Èß“π


    OpenOffice.org
                  ‡Õ° “√ß“πæ‘¡æÏ   :   Writer
                  ß“π§”π«≥         :   Cale
                   ◊ËÕ𔇠πÕ       :   Impress
                  «“¥¿“æ           :   Drawing
                   Ÿµ√/ ¡°“√       :   Math
                  ∞“π¢ÈÕ¡Ÿ≈        :   Base
คูมือการใชงาน OpenOfice.org
โดย ศูนยเทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกสและคอมพิวเตอรแหงชาติ
ISBN 974-229-850-5
พิมพครั้งที่ 1 (มกราคม 2549)
จํานวน 2,000 เลม
ราคา 230 บาท
สงวนลิขสิทธิ์ พ.ศ. 2549 ตาม พ.ร.บ. ลิขสิทธิ์ พ.ศ. 2537
ศูนยเทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกสและคอมพิวเตอรแหงชาติ
ไมอนุญาตใหคัดลอก ทําซํ้า และดัดแปลง สวนใดสวนหนึ่งของหนังสือฉบับนี้
นอกจากจะไดรับอนุญาตเปนลายลักษณอักษรจากเจาของลิขสิทธิ์เทานั้น
Copyright©2006 by:
National Electronics and Computer Technology Center
National Science and Technology Development Agency
Ministry of Science and Technology
112 Thailand Science Park, Phahon Yothin Road, Klong 1,
Klong Luang, Pathumthani 12120, THAILAND.
Tel. +66(0) 2-564-6900 Fax. +66(0) 2-564-6901..2
จัดทําโดย

งานประชาสัมพันธ นิทรรศการและสิ่งพิมพ
ศูนยเทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกสและคอมพิวเตอรแหงชาติ
สํานักงานพัฒนาวิทยาศาสตรและเทคโนโลยีแหงชาติ
กระทรวงวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี
112 อุทยานวิทยาศาสตรประเทศไทย ถนนพหลโยธิน
ต.คลองหนึ่ง อ.คลองหลวง จ.ปทุมธานี 12120
โทรศัพท 02-564-6900 โทรสาร 02-564-6901..2
http://www.nectec.or.th e-mail: info@nectec.or.th
จัดจําหนายโดย: บริษัทซีเอ็ดยูเคชั่น จํากัด (มหาชน)
                ชั้นที่ 19 อาคารเนชั่นทาวเวอร
                เลขที่ 46/87-90 ถ. บางนา-ตราด แขวงบางนา เขตบางนา กรุงเทพฯ 10260
                โทรศัพท 02-751-5885, 02-751-5888 โทรสาร 02-751-5051 (แผนกขาย)
Creative Commons Deed



                                                                Creative Commons


                           This page is available in the following languages:
   Català Deutsch English English (CA) English (GB) Castellano Spanish (AR) Spanish (CL) Suomeksi
 français French (CA) Galego ••••• hrvatski Magyar Italiano eåg,ŠžÕ-mÅ´   Nederlands polski Português
                                 svenska slovenš•ina Chinese (Taiwan)




                                          Attribution-NonCommercial-ShareAlike 2.5


        You are free:


                    q   to copy, distribute, display, and perform the work
                    q   to make derivative works


        Under the following conditions:



                                 Attribution. You must attribute the work in the manner specified by the
                                 author or licensor.




                                 Noncommercial. You may not use this work for commercial purposes.




                                 Share Alike. If you alter, transform, or build upon this work, you may
                                 distribute the resulting work only under a license identical to this one.




                    q   For any reuse or distribution, you must make clear to others the license
                        terms of this work.
                    q   Any of these conditions can be waived if you get permission from the


http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/2.5/ (1 of 2)27/1/2549 9:13:15
Creative Commons Deed

                        copyright holder.




                      Your fair use and other rights are in no way affected by the above.


                        This is a human-readable summary of the Legal Code (the full license).


                                                                    Disclaimer




                                       Learn how to distribute your work using this license




http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/2.5/ (2 of 2)27/1/2549 9:13:15
คํานิยม



        คูมือการใชงาน OpenOffice.org ฉบับนี้จดทําขึ้นมาเพื่อใชเปนเอกสารประกอบการใช
                                               ั
งาน ซอฟตแวรบริหารงานสํานักงานในระบบ Open Source เรียบเรียงโดยนายบุญเลิศ อรุณพิบูลย
รักษาการหัวหนางานพัฒนาเนื้อหาสาระดิจทัล และนายบุญเกียรติ เจตจํานงนุช เจาหนาที่ระบบ
                                       ิ
คอมพิวเตอร ศูนยเทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกสและคอมพิวเตอรแหงชาติ (เนคเทค)
         เอกสารคูมือฉบับนี้ จะสนับสนุนใหมีการใชโปรแกรม OpenOffice.org ในประเทศไทย
อยางเปนรูปธรรม ถือวาเปนกาวสําคัญของการใชคอมพิวเตอรของคนไทย เพราะเปนการใช
ผลงานของคนไทยที่เปนการตอยอดจากโปรแกรม Open Source อันมีชื่อเสียงทั่วโลก
        คณะผูจัดทําหวังวาเอกสารนี้จะมีประโยชนตอทุกทานในการทํางานเพื่อประเทศไทย
ตอไป




                                                   (ทวีศักดิ์ กออนันตกูล)
                                                       ผูอํานวยการ
                                    ศูนยเทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกสและคอมพิวเตอรแหงชาติ
คํานํา

           ความตองการใชเทคโนโลยีคอมพิวเตอร       เทคโนโลยีสารสนเทศมาใชในการจัดทํา
ระบบงานสํานักงาน มีความจําเปนอยางยิ่งในปจจุบัน มีการเลือกใชคอมพิวเตอร และซอฟตแวร
ตางๆ เพื่อสนับสนุนการทํางาน ใหเกิดประสิทธิภาพ ประสิทธิผลของหนวยงาน อยางไรก็ตามการ
ลงทุนเกี่ยวกับคอมพิวเตอร และซอฟตแวร นับเปนภาระอยางหนึ่งของหนวยงาน เนื่องจากตอง
ลงทุนดวยมูลคาสูง การลงทุนเกี่ยวกับไอทีในหนวยงาน จึงตองพิจารณาอยางถี่ถวน หลายๆ
หนวยงานเลี่ยงไมไดกับการลงทุนเกี่ยวกับคอมพิวเตอร และฮารดแวรตางๆ แตในปจจุบันการ
ลงทุนเกี่ยวกับซอฟตแวรบริหารจัดการงานสํานักงาน มีทางเลือกที่ดีขึ้น เนื่องจากมีการพัฒนา
ซอฟตแวรรหัสเปด ซึ่งเปดใหดาวนโหลดใชงานไดฟรี
          OpenOffice.org เปนหนึ่งในซอฟตแวร OpenSource ที่รองรับการจัดการบริหารงาน
สํานักงาน ตั้งแตการสรางเอกสารสิ่งพิมพรูปแบบตางๆ การบริหารตัวเลข งานคํานวณ การจัดทํา
สื่อนําเสนอผลงาน การนําเสนอผานเว็บไซตดวยเอกสาร HTML และการออกแบบกราฟก
ศูนยเทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกสและคอมพิวเตอร ไดพัฒนาปรับปรุง OpenOffice.org จนสามารถใช
งานไดอยางมีประสิทธิภาพ        มีฟงกชันการใชงานอยางครบถวนที่จําเปนตองมี รวมทั้ง
ความสามารถดานภาษาไทยตางๆ
           เนื่องจากโปรแกรมนี้ เปนโปรแกรมที่คอนขางจะใหมมาก หลายๆ ทานประสบปญหา
การศึกษาใชงาน ศูนยฯ จึงไดจัดทําคูมือการใชงานฉบับนี้ เพื่อเปนเอกสารอางอิง ฝกฝน ฝกปฏิบัติ
ศึกษาเรียนรูไดดวยตนเอง สําหรับผูสนใจทุกทาน คูมือฉบับนี้อาจจะขาดเนื้อหาในบางประเด็น
หรือมีจุดผิดพลาดในบางเรื่อง หากทานใดพบเห็นสามารถแจงผานเว็บไซต NECTEC e-Learning
http://elearning.nectec.or.th และสามารถศึกษาเนื้อหาใหมของโปรแกรมไดจากเว็บดังกลาวดวย
หากคูมอฉบับนี้มีความบกพรองประการใด ผูเขียนขอนอมรับไว ณ ที่นี้
         ื
         เนื้อหาในเอกสารฉบับนี้ จะนําเสนอในสวนโปรแกรม OpenOffice.org Writer, Calc
และ Impress เนื่องจาก Draw มีฟงกชันลักษณะเดียวกับเครื่องมือ Drawing ในโปรแกรมดังกลาว
                               
จึงไมแยกเปนเนื้อหาเฉพาะ สําหรับโปรแกรม OpenOffice.org Base เปนโปรแกรมที่มีฟงกชัน
แตกตาง และเนื้อหาคอนขางมาก จึงขอแยกเปนเลมเฉพาะ ซึ่งจะนําเสนอในชวงเวลาถัดไป
สุดทายนี้ขอกราบขอบพระคุณ ดร.ทวีศักดิ์ กออนันตกูล ผูอํานวยการศูนยเทคโนโลยี
อิเล็กทรอนิกสและคอมพิวเตอรแหงชาติ ดร.เพ็ญศรี กันตะโสพัตร คุณวศิน สินธุภิณโญ
ทีมพัฒนาทุกทานที่ใหโอกาสผูเขียนศึกษาและพัฒนาคูมือฉบับนี้ ตลอดจนทีมงานทุกทาน ที่ได
ชวยดําเนินการตางๆ อันเปนการเอื้ออํานวยความสะดวกใหกับผมในการเขียนคูมือฉบับนี้จนสําเร็จ
ดวยดี


                                                           บุญเลิศ อรุณพิบูลย
                                                         บุญเกียรติ เจตจํานงนุช
                                                            3 มกราคม 2549
สารบัญ

บทที่ 1 ซอฟตแวรจัดการงานสํานักงาน OpenOffice.org.................................................................1
  แนะนํา OpenOffice.org ...............................................................................................................1
     การติดตั้งและเรียกใชงาน ........................................................................................................2
     หนาตางโปรแกรม....................................................................................................................4
     สวนประกอบหนาตางโปรแกรม .............................................................................................6
     การปดโปรแกรม......................................................................................................................7
  แถบเครื่องมือ (Toolbar)...............................................................................................................8
     แถบเครื่องมือแบบลอยตัว/แบบฝงตัว ......................................................................................9
     เปด/ปดแถบเครื่องมือ.............................................................................................................10
     ปุมเครื่องมือบนแถบเครื่องมือ ...............................................................................................11
  การจัดการแฟมเอกสารและโฟลเดอร ........................................................................................13
     การสรางโฟลเดอร .................................................................................................................15
     เปดแฟมเอกสาร (Open).........................................................................................................15
     บันทึกแฟมเอกสาร (Save File)..............................................................................................17
     ปดแฟมเอกสาร (Close File)..................................................................................................20
     คําสั่งโหลดซ้ํา (Reload) .........................................................................................................20
     คําสั่งสรางแฟมใหม (New File) ............................................................................................21
     คุณสมบัติของแฟมเอกสาร (Properties) ................................................................................21
     PDF Format ...........................................................................................................................23
  ทํางานกับขอมูล ..........................................................................................................................24
     การเลือกขอมูล (Selection) ....................................................................................................24
     ลบขอความ.............................................................................................................................26
     พิมพแทรก/พิมพทับ ...............................................................................................................26
     เรียกคืนขอมูล (Undo)............................................................................................................27
     คัดลอกขอความ......................................................................................................................27
     ยายขอมูล ................................................................................................................................28
     Paste Special..........................................................................................................................29
ตรวจคําสะกด (Spell check)..................................................................................................29
     การคนหาและแทนที่คํา .........................................................................................................30
บทที่ 2 สรางสรรคงานพิมพดวย OpenOffice.org Writer ..............................................................34
  แนะนํา OpenOffice.org Writer..................................................................................................34
     การเรียกใชโปรแกรม.............................................................................................................34
     หลักการสรางเอกสารงานพิมพ..............................................................................................35
  หลักการพิมพงาน.......................................................................................................................41
     การพิมพและแกไขขอความ...................................................................................................43
     เครื่องหมายวรรคตอน............................................................................................................44
     ตัวชี้ตําแหนง ..........................................................................................................................47
  การจัดแตงขอความ ....................................................................................................................50
     สีขอความ, สีพ้น และการไฮไลตขอความ.............................................................................50
                         ื
     ลักษณะพิเศษ .........................................................................................................................50
     เนนอักษรดวย Drop Cap .......................................................................................................55
  ทํางานกับพารากราฟ..................................................................................................................56
     จัดพารากราฟ .........................................................................................................................56
     การพิมพงานแบบพารากราฟ.................................................................................................59
  การพิมพแบบแท็บ......................................................................................................................66
     ตัวควบคุมแท็บ.......................................................................................................................66
     แท็บแบบชั่วคราว...................................................................................................................67
     เคลื่อนยายตําแหนงแท็บ ........................................................................................................67
     ลบแท็บ ..................................................................................................................................68
     ควบคุมแท็บจากเมนู ..............................................................................................................68
  การพิมพลําดับรายการ................................................................................................................70
     ควบคุมลําดับของรายการ.......................................................................................................71
     ปรับแตงรายการแบบเลขขอ ..................................................................................................71
     ปรับแตงรายการแบบสัญลักษณขอ .......................................................................................73
  ตาราง..........................................................................................................................................74
     การสรางตาราง.......................................................................................................................74
     พิมพขอมูลในตาราง...............................................................................................................76
ปรับแตงรูปแบบตัวเลข/วันที่ .................................................................................................77
      ทํางานกับตาราง .....................................................................................................................81
      คํานวณในตาราง ....................................................................................................................90
      ตารางจาก MS Office.............................................................................................................92
  สั่งพิมพเอกสาร...........................................................................................................................93
      เลขหนาเอกสาร......................................................................................................................93
      การใสขอมูลอื่นๆ...................................................................................................................96
      สั่งพิมพเอกสารอยางรวดเร็ว ..................................................................................................97
      การสั่งพิมพเอกสารโดยระบุคา ..............................................................................................98
      การตรวจสอบหนากอนพิมพ .................................................................................................98
  ระบบสรางงานอัตโนมัติ ..........................................................................................................100
      การสรางแฟมเอกสารแบบนํารองอัตโนมัติ .........................................................................100
      AutoCorrect .........................................................................................................................101
      AutoText..............................................................................................................................101
      Note & Bookmark ...............................................................................................................102
      ระบบติดตามการแกไขเอกสาร (Track Change) .................................................................103
      การยอมรับการแกไข/ยกเลิกการแกไข.................................................................................103
      สงแฟมเอกสารพรอมกับอีเมล .............................................................................................104
      Mail Merge ..........................................................................................................................105
  งานพิมพขั้นสูง .........................................................................................................................111
      งานพิมพคอลัมน ..................................................................................................................111
      งานพิมพแบบแบงสวน (Section) ........................................................................................112
      หัวกระดาษ/ทายกระดาษ .....................................................................................................115
      หนากระดาษแบบ Mirror.....................................................................................................116
      ตนแบบเอกสาร....................................................................................................................117
      การสรางสารบัญโดยอาศัยลักษณะขอความ........................................................................122
      สารบัญดัชนี .........................................................................................................................124
บทที่ 3 นําเสนอผลงานดวย OpenOffice.org Impress..................................................................126
  การสรางสื่อนําเสนอ ................................................................................................................126
      การเรียกโปรแกรม ...............................................................................................................126
ลักษณะจอภาพการทํางาน ...................................................................................................127
   สรางสไลดจากรูปแบบสําเร็จ (Slide Template)..................................................................129
   สรางสไลดจาก Wizard........................................................................................................130
   แฟมเอกสารสไลด................................................................................................................132
   ปดโปรแกรม........................................................................................................................132
เทคนิคการออกแบบสื่อนําเสนอ ..............................................................................................133
   สื่อความหมายไดรวดเร็ว .....................................................................................................133
   เนื้อหาเปนลําดับ ..................................................................................................................134
   สื่อนําเสนอตองสะดุดตา นาสนใจ.......................................................................................136
ทํางานกับสไลด ........................................................................................................................138
   เพิ่มสไลด .............................................................................................................................138
   ลบสไลด ..............................................................................................................................139
   ยายสไลด ..............................................................................................................................139
   เปลี่ยนรูปแบบสไลด (Slide Layout) ...................................................................................140
   ลักษณะพื้นสไลด (Slide Background)................................................................................140
   พิมพขอความในกรอบขอความ...........................................................................................142
   ปรับแตงกรอบขอความ........................................................................................................150
ทํางานกับไฟลสไลด ................................................................................................................158
   การนําเขาสไลดจากแฟมเอกสารสไลด ...............................................................................158
   สงออกเอกสาร (Export) ......................................................................................................159
จัดการขอมูล .............................................................................................................................165
   เลื่อนตัวชี้ตาแหนง ...............................................................................................................165
                ํ
   เลือกขอมูล (Selection) ........................................................................................................166
ตกแตงดวยกราฟก ....................................................................................................................167
   ภาพสําเร็จรูป........................................................................................................................167
   นําภาพกราฟกจากแหลงอื่นมาใชงาน..................................................................................167
   การคัดลอกภาพมาใชกับเอกสาร .........................................................................................168
   การเลือกวัตถุ ........................................................................................................................169
   ยอ/ขยายวัตถุ ........................................................................................................................170
   ยายตําแหนง .........................................................................................................................170
ลบวัตถุ .................................................................................................................................170
     จัดแตงวัตถุ ...........................................................................................................................171
     แถบเครื่องมือ Drawing........................................................................................................173
     การปรับแตงวัตถุ ..................................................................................................................177
     ตัวอักษรศิลป (Fontwork) ....................................................................................................185
  นําเสนอสไลด ...........................................................................................................................187
     นําเสนอสไลดเพื่อทดสอบ/นําเสนออยางรวดเร็ว ................................................................187
     คาควบคุมการนําเสนอ .........................................................................................................188
     Slide Transition....................................................................................................................190
     ใสลูกเลนใหกับวัตถุ (Effects)..............................................................................................191
     เลือกแสดงผลบางสไลด .......................................................................................................193
     Slide แบบ Interaction..........................................................................................................194
  พิมพสไลด ................................................................................................................................195
     Header / Footer ....................................................................................................................195
     สไลดสรุป (Summary Slide) ...............................................................................................196
     เอกสารประกอบคําบรรยาย .................................................................................................197
     สั่งพิมพสไลด .......................................................................................................................199
  แมแบบสไลด (Template) ........................................................................................................201
บทที่ 4 งานคํานวณดวย OpenOffice.org Calc .............................................................................204
  แนะนํา OpenOffice.org Calc...................................................................................................204
     เริ่มตนกับโปรแกรม.............................................................................................................204
     พื้นที่ทํางาน (Sheet) .............................................................................................................205
     เลื่อน Cell Pointer ................................................................................................................206
     ชวงขอมูล (RANGE) ...........................................................................................................207
  การปอนและแกไขขอมูล..........................................................................................................210
     การแกไขขอมูล ....................................................................................................................211
     เทคนิคการปอนขอมูล ..........................................................................................................212
     Auto Fill...............................................................................................................................215
     ขอมูลจากการนําเขา .............................................................................................................219
  ควบคุมเซลล/แผนงาน..............................................................................................................221
ควบคุมเซลล ........................................................................................................................221
    จัดการแผนงาน ....................................................................................................................222
จัดแตงขอมูล.............................................................................................................................229
    จัดขอมูลกึ่งกลางชวง ...........................................................................................................230
    หัวเรื่องแนวตั้ง .....................................................................................................................230
    การแสดงผลตัวเลข ..............................................................................................................231
    AutoFormat..........................................................................................................................236
ทํางานกับขอมูล........................................................................................................................237
    Note......................................................................................................................................237
    Paste Special........................................................................................................................238
    ตรึงตําแหนงขอมูล ...............................................................................................................240
    แตกหนาตาง (Split) .............................................................................................................240
การคํานวณคา ...........................................................................................................................241
    แสดงผลคํานวณอยางรวดเร็ว ..............................................................................................241
    การคํานวณดวยสูตร (Formula) ...........................................................................................242
    เครื่องหมายการคํานวณและลําดับความสําคัญ ....................................................................242
    การคํานวณแบบสัมบูรณ .....................................................................................................243
    การคํานวณดวยฟงกชันสําเร็จรูป (Function).......................................................................246
    Range name .........................................................................................................................249
กราฟ.........................................................................................................................................252
    รูปแบบกราฟและการเลือกใชงาน .......................................................................................252
    สรางกราฟอยางรวดเร็ว........................................................................................................254
    สรางกราฟจาก AutoFormat Chart.......................................................................................256
    องคประกอบของกราฟ........................................................................................................258
    ปรับแตงกราฟ......................................................................................................................259
    กราฟวงกลม.........................................................................................................................270
สั่งพิมพแผนงาน.......................................................................................................................272
    สั่งพิมพเอกสารอยางรวดเร็ว ................................................................................................272
    ควบคุมการสั่งพิมพ ..............................................................................................................272
    แบงหนาแผนงาน (Page Break)...........................................................................................273
แสดงภาพตัวอยางกอนพิมพ ................................................................................................274
     กําหนดลักษณะกระดาษ และงานพิมพ ................................................................................275
     ชวงขอมูลสําหรับการพิมพ ..................................................................................................279
  ฐานขอมูล .................................................................................................................................280
     การจัดเตรียมขอมูล ..............................................................................................................280
     การกรองขอมูลดวย AutoFilter............................................................................................281
     Advanced Filter ...................................................................................................................285
     การจัดเรียงขอมูล..................................................................................................................287
     การทํารายงานผลรวมยอย (SUB - TOTAL)........................................................................290
     ตารางสรุปสาระสําคัญ .........................................................................................................292
     ตรวจสอบการปอนขอมูล.....................................................................................................296
     Consolidate ..........................................................................................................................298
บทที่ 5 ฟงกชันของ OpenOffice.org Calc....................................................................................301
  ฟงกชันจัดการฐานขอมูล (Database) .......................................................................................301
     ตัวอยางฟงกชันจัดการฐานขอมูล ........................................................................................302
     ฟงกชันจัดการวันที่/เวลา......................................................................................................304
     ฟงกชันจัดการขอมูล (Inforamtion) .....................................................................................307
     ฟงกชันตรรกะ......................................................................................................................309
     ฟงกชันคณิตศาสตร .............................................................................................................312
     ฟงกชันจัดการขอความ ........................................................................................................322
     ปดทายฟงกชัน .....................................................................................................................327
บทที่ 6 OpenOffice.org Math.......................................................................................................328
     จอภาพโปรแกรม .................................................................................................................328
     ตัวอยางสรางสมการ.............................................................................................................330
บทที่ 7 จัดการฐานขอมูลดวย OpenOffice.org Base....................................................................331
  ฐานขอมูล .................................................................................................................................331
  การเรียกใชงาน .........................................................................................................................332
     ไฟลฐานขอมูลจาก OpenOffice.org Calc............................................................................332
     การเปดไฟล..........................................................................................................................334
     จอภาพการทํางาน.................................................................................................................335
ปดโปรแกรม........................................................................................................................335
ทํางานกับตารางขอมูล..............................................................................................................336
   พิมพรายงาน.........................................................................................................................339
   ปดทาย OpenOffice.org Base ..............................................................................................343
ศูนยเทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกสและคอมพิวเตอรแหงชาติ                                       1




         บทที่ 1 ซอฟตแวรจัดการงานสํานักงาน OpenOffice.org


แนะนํา OpenOffice.org

          OpenOffice.org 2.0 ซอฟตแวรบริหารจัดการงานสํานักงานในกลุม Open Source รุน
ใหมลาสุดที่มการปรับเปลี่ยนโฉมหนา และการใชงานใหคลายคลึงกับซอฟตแวรออฟฟศที่เปนที่
              ี
นิยม ทั้งยังสามารถแลกเปลี่ยนเอกสารกับไมโครซอฟทออฟฟศไดดวย ฟงกชันการทํางานของชุด
โปรแกรมนี้ประกอบดวย
         OpenOffice.org Writer โปรแกรมเวิรดโปรเซสเซอรที่มีความสามารถครบถวน เหมาะ
                                          
สําหรับการสรางเอกสารระดับมืออาชีพ รายงาน จดหมายขาว หรือโบรชัวร Writer มี
ความสามารถในการจัดการ style ไดอยางสะดวก ทําใหการจัดรูปแบบเอกสารเปนเรื่องงาย
          OpenOffice.org Calc มีความสามารถทางดานสเปรดแผนงานครบถวน สามารถใชเปน
เครื่องมือในการคํานวณ วิเคราะหขอมูล และนําเสนอขอมูลดวยเครื่องมือสรางชารตสองและสาม
มิติ Calc มีฟงกชันทางธุรกิจ สถิติ และวิทยาศาสตรครบถวน พรอมทั้งความสามารถในการทํา
pivot table
         OpenOffice.org Impress เครื่องมือสรางพรีเซนเทชันที่สมบูรณ สามารถใช effect และ
animation เพื่อสรางสไลดมัลติมีเดียที่นําเสนอขอมูลของคุณไดอยางมีประสิทธิภาพ สามารถวาด
ไดอะแกรมและรูปภาพประกอบไดภายใน Impress เลย
           OpenOffice.org Draw เครื่องมือวาดภาพที่รองรับทั้งเวกเตอรและบิตแมป สามารถใช
สรางไดตั้งแตไดอะแกรมงาย ๆ ไปจนถึงรูปที่ประกอบดวยวัตถุ 3 มิติ หรือ special effect เหมาะ
สําหรับวาดภาพเปนสวนประกอบในเอกสารหรือพรีเซนเทชัน Draw มี connector ที่ใชเชื่อมวัตถุ
เขาดวยกันเพื่อใหสามารถเคลื่อนวัตถุโดยที่ยังรักษาเสน ระหวางกัน ทําใหงานวาดไดอะแกรมที่
ซับซอนเปนเรื่องที่งายดาย
2                                                                 คูมือการใชงาน OpenOffice.org



         OpenOffice.org Base เปนเครื่องมือจัดการงานฐานขอมูล (Database) ที่ทําใหสามารถ
สรางและจัดการระบบฐานขอมูลไดอยางงายดาย สามารถเขาถึงและวิเคราะหขอมูลจํานวนมาก
สรางรายงานที่ซับซอน หรือทําจดหมายเวียนจากฐานขอมูลลูกคา สามารถสรางฐานขอมูลภายใน
OpenOffice.org หรือเชื่อมตอกับฐานขอมูลภายนอกทั้งที่เปนโอเพนซอรสและเชิงพาณิชยเชน
dBase, MySQL หรือดาตาเบสตัวอื่นๆ โดยผานทาง ODBC และ JDBC
         นอกจากฟงกชันการทํางานเบื้องตนดังกลาว โปรแกรมยังมีจุดเดนหลายดาน ดังนี้
        • เอกสาร OpenOffice.org เปนฟอรแมตมาตรฐานเปดแฟมเอกสาร XML ที่เปน
มาตรฐานเปดที่เชื่อวา OASIS OpenDocument ซึ่งไมขึ้นกับบริษัทหรือโปรแกรมใด ทําใหมั่นใจ
ไดวา ขอมูลจะยังอยูและเขาถึงได (ดวยโปรแกรมอื่นๆ เชน KOffice) แมวาจะไมมี
OpenOffice.org ตอไปแลวก็ตาม
         • เนื่องจากราคาที่สูงของชุดออฟฟศเชิงพาณิชย        ทําใหการตัดสินใจเปลี่ยนมาใช
OpenOffice.org เพียงตัวเดียว จะเปนการตัดสินใจที่ประหยัดคาซอฟตแวรไดมากที่สุด ทั้งสําหรับ
การใชงานสวนบุคคล และเปนทวีคูณสําหรับการใชงานในองคกร ทําใหองคกรขนาดใหญนิยม
หันมาใช OpenOffice.org กันมากขึ้นเรื่อย ๆ

การติดตั้งและเรียกใชงาน
         โปรแกรม OpenOffice.org ดาวนโหลดไดจากเว็บไซต http://www.openoffice.org/ หรือ
เว็บไซต http://www.nectec.or.th นอกจากนี้สามารถติดตั้งไดจากแผนโปรแกรม Open Source &
Freeware ที่รวบรวมโดยเนคเทค โดยโปรแกรมจะมี 2 โปรแกรมหลัก คือ โปรแกรมหลักของ
OpenOffice.org 2.0 และโปรแกรมแกไขปญหาภาษาไทย (Thai Patch) ที่พัฒนาโดยเนคเทค
       ระบบติดตั้งเปนระบบที่งาย ผูใชคอมพิวเตอรทั่วไปสามารถดับเบิลคลิกไอคอนติดตั้ง
โปรแกรมแลวปฏิบัติตามคําแนะนําที่ปรากฏบนจอภาพ เพียงไมกี่ครั้ง ก็จะไดรายการเรียก
โปรแกรมใน Start Menu ดังนี้ Start, Program, OpenOffice.org 2.0
ศูนยเทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกสและคอมพิวเตอรแหงชาติ                                           3



          รวมทั้งสามารถเลือกใชวธีลัดโดยดับเบิลคลิกไอคอนเรียกโปรแกรมดวน (QuickStart) ที่
                                ิ
มุมดานขวาของแถบงาน (Task bar) มีสัญลักษณดังนี้                 เมื่อดับเบิลคลิกจะปรากฏ
หนาตางเรียกใชงานโปรแกรม ดังนี้




         เลือกรูปแบบการสราง/เปดใชงานเอกสารจากกรอบดานซาย เมื่อคลิกเลือกจะปรากฏ
รายการเลือกยอยในกรอบกลาง ดังนี้
         • New Document             สรางเอกสารใหม โดยมีโปรแกรมสรางเอกสารใหมให
              เลือกลักษณะตางๆ เชน โปรแกรมออกแบบนามบัตร, โปรแกรมวาดภาพ เปนตน
         • Templates                สรางเอกสารจากแมแบบตางๆ
         • My Document              เปดแฟมเอกสารจากโฟลเดอร My Document
         • Samples                  เปดแฟมเอกสารตัวอยาง


           ปุมเรียกใชงานดวน QuickStart ถาไมปรากฏใน Task Bar การเรียกขึ้นมาใหม จะตอง
เขาไปเรียกจาก Directory ของโปรแกรม OpenOffice C:Program FilesOpenOffice.org
2.0program โดยมีชื่อแฟมเอกสารคือ quickstart.exe


          โปรแกรม QuickStart อาจจะมีผลทําใหคอมพิวเตอรทํางานชาลง คอมพิวเตอรบาง
เครื่องอาจจะตองปดโปรแกรมนี้ออกไปจากระบบ โดยคลิกปุมขวาของเมาสที่ไอคอนโปรแกรม
เรียกใชงานดวนใน Task Bar แลวเลือกคําสั่ง Exit QuickStarter
4                                                            คูมือการใชงาน OpenOffice.org



หนาตางโปรแกรม
          โปรแกรมตางๆ ในกลุม OpenOffice.org มีลักษณะจอภาพการทํางาน และแถบคําสั่ง
ใกลเคียงกัน ซึ่งชวยใหการศึกษา เรียนรู และการใชงานโปรแกรมหนึ่ง สามารถใชงานโปรแกรม
อื่นๆ ไดอยางรวดเร็ว และอัตโนมัติ โดยโปรแกรมแตละโปรแกรมมีลักษณะจอภาพการทํางาน
ดังนี้




        หนาตางโปรแกรม OpenOffice.org Writer
ศูนยเทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกสและคอมพิวเตอรแหงชาติ   5




          หนาตางโปรแกรม OpenOffice.org Impress




          หนาตางโปรแกรม OpenOffice.org Calc
6                                                              คูมือการใชงาน OpenOffice.org




สวนประกอบหนาตางโปรแกรม
           จอภาพโปรแกรมตางๆ       ในชุดโปรแกรมมีสวนประกอบคลายกับหนาตางโปรแกรม
ทั่วไป ที่ใชงานกันอยูบนระบบคอมพิวเตอร โดยมีสวนประกอบตางๆ ดังนี้
        • แถบชื่อโปรแกรม (Title Bar)
           เปนแถบแสดงชื่อโปรแกรม และชื่อแฟมเอกสาร ตลอดจนปุมควบคุมหนาตาง
โปรแกรม จะปรากฏอยูสวนบนสุดของหนาตาง



        • แถบเมนู (Menu Bar)
            แสดงรายการคําสั่งตางๆ ของโปรแกรม


        • แถบเครื่องมือ (Toolbars)
            โปรแกรมไดเตรียมเครื่องมือชวยการทํางาน โดยแบงเปนหมวดหมูและแสดงผลใน
            รูปของแถบเครื่องมือ (Toolbars) หลากหลายชุด เชน แถบเครื่องมือสําหรับควบคุม
            การทํางานมาตรฐาน เรียกวา Standard Toolbar


        • แถบไมบรรทัด (Ruler Bar)
            มีลักษณะคลายกับไมบรรทัด ทําหนาที่กําหนดขอบเขตของหนาเอกสาร และการตั้ง
            คาเกี่ยวกับตําแหนงหยุดพิมพ (Tab)


        • แถบสถานะ (Status Bar)
            อยูดานลางสุดของโปรแกรม ทําหนาที่แสดงรายละเอียดตางๆ ของเอกสาร เชน
            หนาปจจุบันที่กําลังทํางาน, จํานวนหนาเอกสารทั้งหมด, อัตราสวนการมอง เปนตน
ศูนยเทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกสและคอมพิวเตอรแหงชาติ                                           7



          • แถบเลื่อนจอภาพ (Scroll Bar)
               อยูดานลาง และดานขวาของหนาตางเอกสาร ทําหนาที่เลื่อนจอภาพเพื่อดูขอมูล
        นอกจากนี้โปรแกรมแตละโปรแกรม ยังมีสวนการทํางานเฉพาะโปรแกรมออกไป เชน
สวนควบคุมแผนงานของโปรแกรม Calc หรือสวนควบคุมแผนสไลดของ Impress ซึ่งจะได
แนะนําในบทที่เกี่ยวของตอไป

การปดโปรแกรม
        เมื่อตองการเลิกใชงานโปรแกรม สามารถสั่งงานเพื่อปดโปรแกรมไดหลายวิธี ตามความ
ถนัดของผูใช ดังนี้
          วิธีที่ 1 เลือกเมนูคําสั่ง File, Exit
          วิธีที่ 2 ใชคียลัด Cq หรือ A$
          วิธีที่ 3 นําเมาสไปคลิกที่ปุม Close ที่มุมบนดานขวาของหนาตางโปรแกรม



                                                                             Close Button
          ในกรณีที่มีการปดโปรแกรม โดยยังไมไดจดเก็บเอกสาร โปรแกรมจะแสดงขอความ
                                                ั
เตือนใหจัดเก็บขอมูลกอน ดังนี้




          ผูใชสามารถเลือกรายการที่ตองการ
          • คลิกปุม Save              เพื่อจัดเก็บขอมูลและปดโปรแกรม
          • คลิกปุม Discard           เพื่อปดโปรแกรมทันที
          • คลิกปุม Cancel            เพื่อยกเลิกการใชคําสั่งปดโปรแกรม
8                                                                คูมือการใชงาน OpenOffice.org




แถบเครื่องมือ (Toolbar)

          แถบเครื่องมือ          เปนสวนประกอบของโปรแกรมที่ผูใชจําเปนตองใชงานอยูเสมอ
เนื่องจากมีความสะดวก และใหความรวดเร็วในการสั่งงาน โปรแกรมในชุด OpenOffice.org มี
แถบเครื่องมือตางๆ ใหเลือกใชหลายชุด การควบคุมแถบเครื่องมือเพื่อใหสามารถใชงานโปรแกรม
ไดอยางมีประสิทธิภาพ จึงเปนสิ่งที่ควรทราบเชนกัน




           แถบเครื่องมือ


         แถบเครื่องมือของโปรแกรมแตละโปรแกรม มีหลากหลายประเภทเชน




         รูปแสดงแถบเครื่องมือหมวด Standard




         รูปแสดงแถบเครื่องมือหมวด Formatting
ศูนยเทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกสและคอมพิวเตอรแหงชาติ                                         9




แถบเครื่องมือแบบลอยตัว/แบบฝงตัว
           บางครั้งผูใชอาจจะพบวาแถบเครื่องมือตางๆ ปรากฏในลักษณะที่ไมเหมือนกับที่เคยใช
อยู คือ เปนแถบเครื่องมือที่ลอยอยูเหนือพื้นที่พิมพงาน เรียกวาแถบเครื่องมือแบบลอยตัว โดยใน
สภาวะปกติจะเปนแบบฝงตัว คือ ติดผนึกอยูดานบน หรือดานขางของพื้นที่พิมพงาน ซึ่งแถบ
เครื่องมือที่ลอยอยูเหนือพื้นที่พิมพงานทําใหการพิมพงาน หรือแกไขขอความ กระทําไดลําบาก




          จอภาพแสดงแถบเครื่องมือแบบฝงตัว




          จอภาพแสดงแถบเครื่องมือแบบลอยตัว
10                                                                   คูมือการใชงาน OpenOffice.org




การปรับเปลี่ยนแถบเครื่องมือแบบลอยตัวเปนแบบฝงตัว
         ถาผูใชเจอปญหาแถบเครื่องมืออยูในโหมดลอยตัว ซึ่งอาจจะสงผลใหการใชงาน และ
การพิมพงานเกิดความไมสะดวก สามารถแกไขไดดังนี้
         • นําเมาสไปชี้แถบชื่อเรื่อง (Title bar) ของแถบเครื่องมือลอยตัว




         • กดปุมซายของเมาส ลากแถบเครื่องมือไปวาง ณ ตําแหนงเดิม จากนั้นจึงปลอยนิ้ว
           จากเมาส หรือจะใชการดับเบิลคลิกเพื่อคืนสภาพกลับอัตโนมัติก็ได


           กรณีที่มีแถบเครื่องมือหลายชิ้นอยูในสภาวะลอยตัว สามารถคลิกปุม Control Menu ซึ่ง
มีรูปรางเปนสามเหลี่ยมชี้ลงที่อยูที่มุมขวาของแถบเครื่องมือ แลวเลือกคําสั่ง Dock All Toolbars
เพื่อคืนสภาวะเปนแบบฝงตัวใหกับแถบเครื่องมือทุกชิ้นไดอยางรวดเร็ว




เปด/ปดแถบเครื่องมือ
        โปรแกรมมีแถบเครื่องมือหลายชุด ซึ่งถาเปดออกมามากเกินไป อาจจะทําใหเกิดความไม
สะดวกในการทํางานได ดังนั้นแสดงเฉพาะแถบเครื่องมือที่จําเปนตอการใชงาน โดยมีวิธีการ
ควบคุมใหแสดง หรือไมใหแสดงไดโดย เลือกเมนูคําสั่ง View, Toolbars
ศูนยเทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกสและคอมพิวเตอรแหงชาติ                                          11




          ถาผูใชตองการปดแถบเครื่องมือชุดใด ก็ใหนําเมาสไปคลิกที่ชื่อแถบเครื่องมือนั้น และ
เมื่อตองการเปดแถบเครื่องมือที่ปดไปแลว ก็สามารถใชคําสั่งลักษณะเดียวกันได โดยการคลิกที่ชื่อ
แถบเครื่องมือ จะเปนการปด หรือเปดแถบเครื่องมือสลับกันไป

ปุมเครื่องมือบนแถบเครื่องมือ
        แถบเครื่องมือแตละชุด จะมีปุมเครื่องมือแตกตางกันออกไป ซึ่งผูใชสามารถเลือกไดวา
ตองการแสดง หรือไมแสดงปุมใดบาง โดย
          • นําเมาสไปชี้ที่ปุม Control Menu ของแถบเครื่องมือชุดที่ตองการปรับแตง (ปุม
            Control Menu จะมีรูปรางเปนสามเหลี่ยมชี้ลงอยูดานขวาสุดของแถบเครื่องมือ)

                                                     ปุม Control Menu
          • ปรากฏรายการเลือก
12                                                                   คูมือการใชงาน OpenOffice.org




         • คลิกเลือกรายการ Visible Buttons ซึ่งจะปรากฏรายการเลือกยอย โดยรายการเลือก
           แตละรายการจะแตกตางกันไปตามแถบเครื่องมือแตละชุด




         • ถาตองการปดปุมเครื่องมือใด ก็นําเมาสไปคลิกที่ชื่อปุมเครื่องมือนั้นๆ สังเกตไดวา
           เครื่องหมาย หนาชื่อปุมเครื่องมือนั้นๆ จะหายไป และถาตองการเรียกใชปุม
           เครื่องมือ ก็ใหคลิกซ้ําลงไป

คําอธิบายการใชปุมเครื่องมือ
         ปุมเครื่องมือทุกปุม โดยปกติเมื่อนําเมาสไปชี้คางไว จะปรากฏชื่ออธิบายปุมเครื่องมือ
ซึ่งสามารถเปด/ปดคําอธิบายความหมาย และการใชงานไดจากเมนูคําสั่ง Tools, Options จากนั้น
เลือกหมวด OpenOffice.org, General จะปรากฏรายการควบคุมการแสดง Help Tips ดังนี้




         • Tips                       ควบคุมการแสดงคําอธิบายเครื่องมือแบบยอ
         • Extended Tips              ควบคุมการแสดงหนาที่และการใชเครื่องมือแบบเต็ม




         การแสดง Help Tips แบบปกติ              คําอธิบายแบบเต็มเมื่อเลือกคําสั่ง Extended Tips
ศูนยเทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกสและคอมพิวเตอรแหงชาติ                                         13




การจัดการแฟมเอกสารและโฟลเดอร

          เอกสารที่สรางดวยซอฟตแวรตางๆ จะถูกเก็บบันทึกในรูปของแฟมเอกสาร (File) บนสื่อ
บันทึกขอมูลตางๆ เชนแผนดิสก, ฮารดดิสก หรืออุปกรณบันทึกแบบพกพาตางๆ เพื่อเก็บบันทึก
เมื่อผานไประยะเวลาหนึ่ง แฟมเอกสารเหลานี้จะมีจํานวนมาก ทําใหไมสะดวกตอการสืบคน การ
จัดการแฟมเอกสารและโฟลเดอร              จึงเปนเนื้อหาที่ผูใชคอมพิวเตอรทุกคนควรใหความสนใจ
โดยเฉพาะการจัดการแฟมเอกสารและโฟลเดอรสําหรับสื่อบันทึกขอมูลขนาดใหญ เชน ฮารดดิสก
ยิ่งมีความจําเปนอยางยิ่ง โดยมีหลักปฏิบัติดังนี้
          • สรางโฟลเดอรสําหรับเก็บแฟมเอกสารตางๆ แยกเฉพาะออกจากกัน
          • กําหนดชื่อโฟลเดอรใหสื่อถึงเนื้อหาของเอกสารที่จัดเก็บ หรือสื่อถึงซอฟตแวรที่ใช
            สรางเอกสารนั้นๆ
                    ตัวอยาง: ในหนวยงานมีลักษณะงานเกี่ยวกับงานการเงิน, งานทะเบียน, งาน
                    นิสิตนักศึกษา, งานวิชาการ สามารถกําหนดโฟลเดอรไดเปน 4 โฟลเดอรหลัก
                    ดังนี้

                          ฮารดดิสก (C:)
                                                           C:
                            งานการเงิน                              งานการเงิน
                           งานทะเบียน                               งานทะเบียน
                         งานนิสิตนักศึกษา
                           งานวิชาการ
                                                                    งานนิสิตนักศึกษา
                                                                    งานวิชาการ
          • การสรางโฟลเดอร แตละหนวยงานสามารถกําหนดรายละเอียดไดอิสระ และ
            อาจจะแตกตางกันไปได แลวแตลักษณะงานของหนวยงานนั้นๆ แตควรจัดเปน
            หมวดหมูที่สะดวกตอการใชงาน
          • เมื่อมีการสรางงานเอกสารที่เกี่ยวของกับรายการใด ก็บันทึกเปนแฟมเอกสารไวใน
            โฟลเดอรนั้นๆ ดวยเสมอ เพื่อเปนการจัดหมวดหมู ทั้งนี้ OpenOffice.org ไดกําหนด
            สวนขยาย (File Extension) ใหกับแฟมเอกสารแตละประเภทดังนี้
14                                                              คูมือการใชงาน OpenOffice.org



                   ประเภทเอกสาร                       File extension
                   OpenDocument Text                  *.odt
                   OpenDocument Text Template         *.ott
                   OpenDocument Master Document       *.odm
                   HTML Document                      *.html
                   HTML Document Template             *.oth
                   OpenDocument Spreadsheet           *.ods
                   OpenDocument Spreadsheet           *.ots
                   Template
                   OpenDocument Drawing               *.odg
                   OpenDocument Drawing Template      *.otg
                   OpenDocument Presentation          *.odp
                   OpenDocument Presentation          *.otp
                   Template
                   OpenDocument Formula               *.odf
                   OpenDocument Database              *.odb


           หลักการจํา File Extention :: od ยอมาจาก OpenDocument และอักขระตัวที่สามจะมา
จากประเภทของโปรแกรม เชนแฟมเอกสารจากโปรแกรมสรางเอกสารงานพิมพ จะใชตัว t ที่มา
จากคําวา Text แฟมเอกสารจากโปรแกรมสรางสื่อนําเสนอ จะใชตัว p ที่มาจากคําวา Presentation
แฟมเอกสารแผนงานคํานวณ จะใชตัว s ที่มาจากคําวา Spreadsheet นอกจากนี้ยังมีเอกสารแมแบบ
ซึ่งจะใชตัวยอวา ot ที่มาจากคําวา OpenTemplate
ศูนยเทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกสและคอมพิวเตอรแหงชาติ                                          15




การสรางโฟลเดอร
          การสรางโฟลเดอรสามารถทําไดงายโดยเลือกจากหนาตาง Save ดังนี้
          • เลือกเมนูคําสั่ง File, Save หรือ File, Save as… เพื่อเปดหนาตางบันทึกเอกสาร




          • คลิกเมาสที่ตัวเลือกรายการ Save in: เลือกไดรฟที่ตองการ เชน C:
          • คลิกปุม Create New Folder



          • ปรากฏรายการโฟลเดอรใหมบนไดรฟ C: ปอนชื่อโฟลเดอรที่ตองการ แลวกดปุม
            E เพื่อยอมรับการตั้งชื่อ

เปดแฟมเอกสาร (Open)
          • คลิกเลือกเมนูคําสั่ง File, Open… หรือใชคียลัด Co หรือปุมเครื่องมือ Open
                โปรแกรมจะแสดงหนาตางการเปดแฟมเอกสาร
          • เลือกไดรฟ และโฟลเดอรสําหรับเปดแฟมเอกสารไดจากรายการ Look in:
          • เลือกแฟมเอกสาร แลวคลิกปุม Open



         โปรแกรม OpenOffice.org สามารถเปดแฟมเอกสารจาก Microsoft Office และ
OfficeTLE รวมทั้ง OpenOffice รุนเกาๆ ไดทันที
16                                                              คูมือการใชงาน OpenOffice.org




เปดแฟมเอกสารแบบอานอยางเดียว (Read-only)
        การเปดแฟมเอกสารสามารถกําหนดตัวเลือกไดวา ตองการเปดเพื่ออานอยางเดียว (Read
only) ทําใหแกไขไมได โดยคลิกเลือกรายการ              กอนที่จะคลิกที่ปุม Open โดย
โปรแกรมจะเปดแฟมเอกสารนั้นขึ้นมาในหนาตางโปรแกรมที่อนุญาตใหอานไดอยางเดียว ไม
สามารถปรับแตงแกไขได

เปดแฟมเอกสารที่มีการใสรหัสผาน
        เอกสารบางแฟมอาจจะมีการกําหนดรหัสผาน         เมื่อเปดแฟมโปรแกรมจะแสดงจอภาพ
ปอนรหัสผาน




        โดยจะตองปอนรหัสผานไมต่ํากวา 5 ตัวอักษร หากผูใชปอนรหัสผานถูกตอง จึงจะเปด
แฟมเอกสาร หากปอนรหัสผานไมถูกตอง โปรแกรมจะยุติการเปดแฟมเอกสาร
ศูนยเทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกสและคอมพิวเตอรแหงชาติ                                      17




บันทึกแฟมเอกสาร (Save File)
         เอกสารที่สราง หรือแกไขเรียบรอยแลว รวมทั้งขณะกําลังสราง แกไขเอกสาร ควรบันทึก
เก็บเปนแฟมเอกสารดิจทัลอยางสม่ําเสมอ โดย
                      ิ
          • คลิกเลือกเมนูคําสั่ง File, Save โปรแกรมจะแสดงหนาตางควบคุมการบันทึกแฟม
            เอกสาร




          • เลือกไดรฟ และโฟลเดอรสําหรับเก็บแฟมเอกสารไดจากรายการ Save in:
          • กําหนดชื่อแฟมเอกสาร จากรายการ File name:
          • เลือกรูปแบบของแฟมเอกสารที่ตองการ จากรายการ Save as type: เชน ถาตองการ
            บันทึกเปนฟอรแมตของโปรแกรมเอกสารขอความ ก็เลือกรายการเปน
            “OpenDocument (.odt)” หรือถาตองการบันทึกเปนฟอรแมตเพื่อนําไปใชกับ
            Microsoft Word 2000 ใหเลือกรายการเปน “Microsoft Word 97/2000/XP” เปนตน


       สามารถใชคียลัด Cs หรือคลิกปุม        เพื่อบันทึกขอมูลได การบันทึกดวยวิธนี้
                                                                                    ี
จะปรากฏหนาตางควบคุมการบันทึกเฉพาะการบันทึกแฟมเอกสารครั้งแรกเทานั้น หลังจากนั้น
โปรแกรมจะบันทึกแฟมเอกสารอัตโนมัติ โดยไมแสดงหนาตางควบคุมใดๆ อีก
18                                                              คูมือการใชงาน OpenOffice.org




           สามารถกําหนดรหัสผานใหกับแฟมเอกสาร โดยการคลิกเลือกรายการ Save with
password ซึ่งจะปรากฏหนาตางกําหนดรหัสผาน ใหผูใชกําหนดรหัสผาน มีความยาวไมต่ํากวา 5
ตัวอักษร (สามารถใชไดทั้งตัวอักษร และตัวเลข) จํานวน 2 ครั้งแลวคลิกปุม OK เพื่อยืนยันการ
บันทึกแฟม คลิกเมาสที่ปุม Save โปรแกรมจะบันทึกแฟมใหอัตโนมัติ




คําสั่ง Save as
         การใชคําสั่ง File, Save เปนการบันทึกแฟมที่มีการถามชื่อและโฟลเดอรในครั้งแรก
เทานั้น และเมื่อกําหนดโฟลเดอร/ชื่อแฟมเอกสารเรียบรอยแลว การใชคําสั่งในครั้งตอไป
โปรแกรมจะบันทึกดวยชื่อเดิม ในโฟลเดอรเดิม ถาตองการเปลี่ยนชื่อแฟม หรือเปลี่ยนโฟลเดอร
จะตองใชคําสั่ง File, Save as… โดยรูปแบบหนาตางบันทึก และวิธีการมีลักษณะเดียวกับการ
บันทึกปกติทุกประการ


          การบันทึกแฟมเอกสารสามารถกําหนดโฟลเดอรที่จะใชงานไดโดยเลือกเมนูคําสั่ง
Tools, Options, OpenOffice.org, Path จากนั้นดับเบิลคลิกที่รายการ My Document แลวเลือก
โฟลเดอรที่ตองการใช การบันทึกแฟมเอกสารครั้งถัดไปโปรแกรมจะเลือกโฟลเดอรขางตนใหโดย
อัตโนมัติ

        วิธีการปองกันไฟลเสียหายวิธีหนึ่งก็คือการสรางแฟมสําเนา (Backup File) ซึ่งสามารถ
กําหนดใหโปรแกรมทําสําเนาทุกครั้งที่มีการบันทึกแฟมเอกสาร โดยเลือกคําสั่ง Tools, Options,
Load/Save, General จากนั้นเลือก Always create backup copy และถาตองการใหโปรแกรมบันทึก
แฟมเอกสารอัตโนมัติทุกๆ กี่วินาทีก็เลือกรายการ Save Autorecovery … ดวย
ศูนยเทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกสและคอมพิวเตอรแหงชาติ                                          19



การตั้งชื่อแฟมเอกสาร
        จากปญหาเรื่องการแลกเปลี่ยนแฟมเอกสาร ควรจะมีระบบการเรียกชื่อแฟมที่เขาใจงาย
สามารถมองเห็นความแตกตางของชื่อแฟม และสามารถแยกรุนของแฟมอยางชัดเจน ทั้งนี้ โดยใช
หลักการตั้งชื่อดังนี้ (ยกตัวอยางโปรแกรม OpenOffice.org Writer)
          • ใชตัวอักษรภาษาอังกฤษ และตัวเลข โดยไมมีเครื่องหมายวรรคตอนใดๆ ยกเวน -
            เทานั้น (ไมใช space และ unserscore “_” เพราะจะสรางปญหาเมื่อเปนสวนหนึ่ง
            ของ URL)
          • ระบุวันที่ไวขางหนา ดวยรูปแบบ yyyymmdd เชน 20051230 หมายถึงแฟมเอกสาร
            ที่สรางในวันที่ 30 เดือนธันวาคม ค.ศ. 2005 เปนตน
          • สมมุติวาชื่องานคือ voip-proposal ในการรางเอกสารเปนครั้งแรก ชื่อแฟมก็จะเปน
            20051230-voip-proposal.odt ในกรณีที่ในวันนั้น มีการแกไขและทบทวนออกมาอีก
            2-version ใหตั้งชื่อใหมดังนี้
            20051230-voip-proposal-1.odt
            20051230-voip-proposal-2.odt
            และหากอีกสองวันตอมา มีการแกไขและปรับปรุงกันก็อาจตั้งชื่อใหมเปน
            20060101-voip-proposal.odt
          • ในบางครั้ง มีการแจกแฟมเอกสารใหไปแกไขพรอมกันหลายๆ คน และอาจจะตอง
            นําแฟมเอกสารที่แกไขนั้นมารวมกันใหมกรณีนี้ ขอใหผูที่อยูในทีมงานใสชื่อยอ
            ของตัวเองตอทาย version ถัดไป ทั้งนี้ทุกคนอาจจะใชเลข version ใหมที่เปนเลข
            เดียวกันได ตัวอยางเชน ในการประชุม ไดแจกแฟมเอกสารใหผูเกี่ยวของไปแกไข
            เวลาสงแฟมที่แกไขแลวกลับมาใหผูประสานงาน อาจจะเปนแฟมที่มีชื่อดังตอไป
            นี้สงกลับมาใหทีมเลขานุการ
                  20060101-voip-proposal-4-boonlert.odt         (ปรับปรุงโดย boonlert)
          +       20060101-voip-proposal-4-somchai.odt          (ปรับปรุงโดย somchai)
          +       20060101-voip-proposal-4-pranee.odt           (ปรับปรุงโดย pranee)
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish
Open office publish

Mais conteúdo relacionado

Semelhante a Open office publish

LibreOffice, the new name for OpenOffice.org
LibreOffice, the new name for OpenOffice.orgLibreOffice, the new name for OpenOffice.org
LibreOffice, the new name for OpenOffice.orgOsdev
 
ขุมทรัพย์ซอฟต์แวร์องค์กร
ขุมทรัพย์ซอฟต์แวร์องค์กรขุมทรัพย์ซอฟต์แวร์องค์กร
ขุมทรัพย์ซอฟต์แวร์องค์กรBoonlert Aroonpiboon
 
แบบเสนอโครงร่างโครงงานคอมพิวเตอร์
แบบเสนอโครงร่างโครงงานคอมพิวเตอร์แบบเสนอโครงร่างโครงงานคอมพิวเตอร์
แบบเสนอโครงร่างโครงงานคอมพิวเตอร์Kittichai Pinlert
 
แบบเสนอโครงร่างโครงงานคอมพิวเตอร์
แบบเสนอโครงร่างโครงงานคอมพิวเตอร์แบบเสนอโครงร่างโครงงานคอมพิวเตอร์
แบบเสนอโครงร่างโครงงานคอมพิวเตอร์Kittichai Pinlert
 
Digital Textbooks & Technology for Education
Digital Textbooks & Technology for EducationDigital Textbooks & Technology for Education
Digital Textbooks & Technology for EducationBoonlert Aroonpiboon
 
ตัวอย่างโครงงาน
ตัวอย่างโครงงานตัวอย่างโครงงาน
ตัวอย่างโครงงานjokercoke
 
แบบเสนอโครงร่างโครงงานคอมพิวเตอร์
แบบเสนอโครงร่างโครงงานคอมพิวเตอร์แบบเสนอโครงร่างโครงงานคอมพิวเตอร์
แบบเสนอโครงร่างโครงงานคอมพิวเตอร์ปรียาพร ศิริวัฒน์
 
เอกสารประกอบการอบรม Adroidpdf
เอกสารประกอบการอบรม Adroidpdfเอกสารประกอบการอบรม Adroidpdf
เอกสารประกอบการอบรม AdroidpdfWeerachat Martluplao
 
ใบงานที่ 8 เรื่อง โครงงานประเภทโปรแกรมประยุกต์
ใบงานที่ 8 เรื่อง โครงงานประเภทโปรแกรมประยุกต์ใบงานที่ 8 เรื่อง โครงงานประเภทโปรแกรมประยุกต์
ใบงานที่ 8 เรื่อง โครงงานประเภทโปรแกรมประยุกต์Natnicha Nuanlaong
 
Standardization for Digital Media - How to
Standardization for Digital Media - How toStandardization for Digital Media - How to
Standardization for Digital Media - How toBoonlert Aroonpiboon
 
open source
open sourceopen source
open sourceNong ton
 
การประยุกต์ใช้โอเพนซอร์สซอฟต์แวร์ในองค์กร Open source software & Freeware
การประยุกต์ใช้โอเพนซอร์สซอฟต์แวร์ในองค์กร Open source software & Freewareการประยุกต์ใช้โอเพนซอร์สซอฟต์แวร์ในองค์กร Open source software & Freeware
การประยุกต์ใช้โอเพนซอร์สซอฟต์แวร์ในองค์กร Open source software & FreewareSatapon Yosakonkun
 

Semelhante a Open office publish (20)

LibreOffice, the new name for OpenOffice.org
LibreOffice, the new name for OpenOffice.orgLibreOffice, the new name for OpenOffice.org
LibreOffice, the new name for OpenOffice.org
 
ขุมทรัพย์ซอฟต์แวร์องค์กร
ขุมทรัพย์ซอฟต์แวร์องค์กรขุมทรัพย์ซอฟต์แวร์องค์กร
ขุมทรัพย์ซอฟต์แวร์องค์กร
 
OpenOffice.org 3.0
OpenOffice.org 3.0OpenOffice.org 3.0
OpenOffice.org 3.0
 
แบบเสนอโครงร่างโครงงานคอมพิวเตอร์
แบบเสนอโครงร่างโครงงานคอมพิวเตอร์แบบเสนอโครงร่างโครงงานคอมพิวเตอร์
แบบเสนอโครงร่างโครงงานคอมพิวเตอร์
 
แบบเสนอโครงร่างโครงงานคอมพิวเตอร์
แบบเสนอโครงร่างโครงงานคอมพิวเตอร์แบบเสนอโครงร่างโครงงานคอมพิวเตอร์
แบบเสนอโครงร่างโครงงานคอมพิวเตอร์
 
Digital Textbooks & Technology for Education
Digital Textbooks & Technology for EducationDigital Textbooks & Technology for Education
Digital Textbooks & Technology for Education
 
OpenOffice.org
OpenOffice.orgOpenOffice.org
OpenOffice.org
 
ตัวอย่างโครงงาน
ตัวอย่างโครงงานตัวอย่างโครงงาน
ตัวอย่างโครงงาน
 
แบบเสนอโครงร่างโครงงานคอมพิวเตอร์
แบบเสนอโครงร่างโครงงานคอมพิวเตอร์แบบเสนอโครงร่างโครงงานคอมพิวเตอร์
แบบเสนอโครงร่างโครงงานคอมพิวเตอร์
 
ส่วนนำ ทวีชัย
ส่วนนำ  ทวีชัยส่วนนำ  ทวีชัย
ส่วนนำ ทวีชัย
 
เอกสารประกอบการอบรม Adroidpdf
เอกสารประกอบการอบรม Adroidpdfเอกสารประกอบการอบรม Adroidpdf
เอกสารประกอบการอบรม Adroidpdf
 
20100923 oss-freeware-ecosystem
20100923 oss-freeware-ecosystem20100923 oss-freeware-ecosystem
20100923 oss-freeware-ecosystem
 
ใบงานที่ 8 เรื่อง โครงงานประเภทโปรแกรมประยุกต์
ใบงานที่ 8 เรื่อง โครงงานประเภทโปรแกรมประยุกต์ใบงานที่ 8 เรื่อง โครงงานประเภทโปรแกรมประยุกต์
ใบงานที่ 8 เรื่อง โครงงานประเภทโปรแกรมประยุกต์
 
Standardization for Digital Media - How to
Standardization for Digital Media - How toStandardization for Digital Media - How to
Standardization for Digital Media - How to
 
5 6-7-8
5 6-7-85 6-7-8
5 6-7-8
 
open source
open sourceopen source
open source
 
OpenSource Software
OpenSource SoftwareOpenSource Software
OpenSource Software
 
650 1
650 1650 1
650 1
 
การประยุกต์ใช้โอเพนซอร์สซอฟต์แวร์ในองค์กร Open source software & Freeware
การประยุกต์ใช้โอเพนซอร์สซอฟต์แวร์ในองค์กร Open source software & Freewareการประยุกต์ใช้โอเพนซอร์สซอฟต์แวร์ในองค์กร Open source software & Freeware
การประยุกต์ใช้โอเพนซอร์สซอฟต์แวร์ในองค์กร Open source software & Freeware
 
K8
K8K8
K8
 

Open office publish

  • 1. §ŸË¡◊Õ°“√„™Èß“π OpenOffice.org ‡Õ° “√ß“πæ‘¡æÏ : Writer ß“π§”π«≥ : Cale  ◊ËÕ𔇠πÕ : Impress «“¥¿“æ : Drawing  Ÿµ√/ ¡°“√ : Math ∞“π¢ÈÕ¡Ÿ≈ : Base
  • 2. คูมือการใชงาน OpenOfice.org โดย ศูนยเทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกสและคอมพิวเตอรแหงชาติ ISBN 974-229-850-5 พิมพครั้งที่ 1 (มกราคม 2549) จํานวน 2,000 เลม ราคา 230 บาท สงวนลิขสิทธิ์ พ.ศ. 2549 ตาม พ.ร.บ. ลิขสิทธิ์ พ.ศ. 2537 ศูนยเทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกสและคอมพิวเตอรแหงชาติ ไมอนุญาตใหคัดลอก ทําซํ้า และดัดแปลง สวนใดสวนหนึ่งของหนังสือฉบับนี้ นอกจากจะไดรับอนุญาตเปนลายลักษณอักษรจากเจาของลิขสิทธิ์เทานั้น Copyright©2006 by: National Electronics and Computer Technology Center National Science and Technology Development Agency Ministry of Science and Technology 112 Thailand Science Park, Phahon Yothin Road, Klong 1, Klong Luang, Pathumthani 12120, THAILAND. Tel. +66(0) 2-564-6900 Fax. +66(0) 2-564-6901..2 จัดทําโดย งานประชาสัมพันธ นิทรรศการและสิ่งพิมพ ศูนยเทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกสและคอมพิวเตอรแหงชาติ สํานักงานพัฒนาวิทยาศาสตรและเทคโนโลยีแหงชาติ กระทรวงวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี 112 อุทยานวิทยาศาสตรประเทศไทย ถนนพหลโยธิน ต.คลองหนึ่ง อ.คลองหลวง จ.ปทุมธานี 12120 โทรศัพท 02-564-6900 โทรสาร 02-564-6901..2 http://www.nectec.or.th e-mail: info@nectec.or.th จัดจําหนายโดย: บริษัทซีเอ็ดยูเคชั่น จํากัด (มหาชน) ชั้นที่ 19 อาคารเนชั่นทาวเวอร เลขที่ 46/87-90 ถ. บางนา-ตราด แขวงบางนา เขตบางนา กรุงเทพฯ 10260 โทรศัพท 02-751-5885, 02-751-5888 โทรสาร 02-751-5051 (แผนกขาย)
  • 3. Creative Commons Deed Creative Commons This page is available in the following languages: Català Deutsch English English (CA) English (GB) Castellano Spanish (AR) Spanish (CL) Suomeksi français French (CA) Galego ••••• hrvatski Magyar Italiano eåg,ŠžÕ-mÅ´ Nederlands polski Português svenska slovenš•ina Chinese (Taiwan) Attribution-NonCommercial-ShareAlike 2.5 You are free: q to copy, distribute, display, and perform the work q to make derivative works Under the following conditions: Attribution. You must attribute the work in the manner specified by the author or licensor. Noncommercial. You may not use this work for commercial purposes. Share Alike. If you alter, transform, or build upon this work, you may distribute the resulting work only under a license identical to this one. q For any reuse or distribution, you must make clear to others the license terms of this work. q Any of these conditions can be waived if you get permission from the http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/2.5/ (1 of 2)27/1/2549 9:13:15
  • 4. Creative Commons Deed copyright holder. Your fair use and other rights are in no way affected by the above. This is a human-readable summary of the Legal Code (the full license). Disclaimer Learn how to distribute your work using this license http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/2.5/ (2 of 2)27/1/2549 9:13:15
  • 5. คํานิยม คูมือการใชงาน OpenOffice.org ฉบับนี้จดทําขึ้นมาเพื่อใชเปนเอกสารประกอบการใช ั งาน ซอฟตแวรบริหารงานสํานักงานในระบบ Open Source เรียบเรียงโดยนายบุญเลิศ อรุณพิบูลย รักษาการหัวหนางานพัฒนาเนื้อหาสาระดิจทัล และนายบุญเกียรติ เจตจํานงนุช เจาหนาที่ระบบ ิ คอมพิวเตอร ศูนยเทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกสและคอมพิวเตอรแหงชาติ (เนคเทค) เอกสารคูมือฉบับนี้ จะสนับสนุนใหมีการใชโปรแกรม OpenOffice.org ในประเทศไทย อยางเปนรูปธรรม ถือวาเปนกาวสําคัญของการใชคอมพิวเตอรของคนไทย เพราะเปนการใช ผลงานของคนไทยที่เปนการตอยอดจากโปรแกรม Open Source อันมีชื่อเสียงทั่วโลก คณะผูจัดทําหวังวาเอกสารนี้จะมีประโยชนตอทุกทานในการทํางานเพื่อประเทศไทย ตอไป (ทวีศักดิ์ กออนันตกูล) ผูอํานวยการ ศูนยเทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกสและคอมพิวเตอรแหงชาติ
  • 6. คํานํา ความตองการใชเทคโนโลยีคอมพิวเตอร เทคโนโลยีสารสนเทศมาใชในการจัดทํา ระบบงานสํานักงาน มีความจําเปนอยางยิ่งในปจจุบัน มีการเลือกใชคอมพิวเตอร และซอฟตแวร ตางๆ เพื่อสนับสนุนการทํางาน ใหเกิดประสิทธิภาพ ประสิทธิผลของหนวยงาน อยางไรก็ตามการ ลงทุนเกี่ยวกับคอมพิวเตอร และซอฟตแวร นับเปนภาระอยางหนึ่งของหนวยงาน เนื่องจากตอง ลงทุนดวยมูลคาสูง การลงทุนเกี่ยวกับไอทีในหนวยงาน จึงตองพิจารณาอยางถี่ถวน หลายๆ หนวยงานเลี่ยงไมไดกับการลงทุนเกี่ยวกับคอมพิวเตอร และฮารดแวรตางๆ แตในปจจุบันการ ลงทุนเกี่ยวกับซอฟตแวรบริหารจัดการงานสํานักงาน มีทางเลือกที่ดีขึ้น เนื่องจากมีการพัฒนา ซอฟตแวรรหัสเปด ซึ่งเปดใหดาวนโหลดใชงานไดฟรี OpenOffice.org เปนหนึ่งในซอฟตแวร OpenSource ที่รองรับการจัดการบริหารงาน สํานักงาน ตั้งแตการสรางเอกสารสิ่งพิมพรูปแบบตางๆ การบริหารตัวเลข งานคํานวณ การจัดทํา สื่อนําเสนอผลงาน การนําเสนอผานเว็บไซตดวยเอกสาร HTML และการออกแบบกราฟก ศูนยเทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกสและคอมพิวเตอร ไดพัฒนาปรับปรุง OpenOffice.org จนสามารถใช งานไดอยางมีประสิทธิภาพ มีฟงกชันการใชงานอยางครบถวนที่จําเปนตองมี รวมทั้ง ความสามารถดานภาษาไทยตางๆ เนื่องจากโปรแกรมนี้ เปนโปรแกรมที่คอนขางจะใหมมาก หลายๆ ทานประสบปญหา การศึกษาใชงาน ศูนยฯ จึงไดจัดทําคูมือการใชงานฉบับนี้ เพื่อเปนเอกสารอางอิง ฝกฝน ฝกปฏิบัติ ศึกษาเรียนรูไดดวยตนเอง สําหรับผูสนใจทุกทาน คูมือฉบับนี้อาจจะขาดเนื้อหาในบางประเด็น หรือมีจุดผิดพลาดในบางเรื่อง หากทานใดพบเห็นสามารถแจงผานเว็บไซต NECTEC e-Learning http://elearning.nectec.or.th และสามารถศึกษาเนื้อหาใหมของโปรแกรมไดจากเว็บดังกลาวดวย หากคูมอฉบับนี้มีความบกพรองประการใด ผูเขียนขอนอมรับไว ณ ที่นี้ ื เนื้อหาในเอกสารฉบับนี้ จะนําเสนอในสวนโปรแกรม OpenOffice.org Writer, Calc และ Impress เนื่องจาก Draw มีฟงกชันลักษณะเดียวกับเครื่องมือ Drawing ในโปรแกรมดังกลาว  จึงไมแยกเปนเนื้อหาเฉพาะ สําหรับโปรแกรม OpenOffice.org Base เปนโปรแกรมที่มีฟงกชัน แตกตาง และเนื้อหาคอนขางมาก จึงขอแยกเปนเลมเฉพาะ ซึ่งจะนําเสนอในชวงเวลาถัดไป
  • 7. สุดทายนี้ขอกราบขอบพระคุณ ดร.ทวีศักดิ์ กออนันตกูล ผูอํานวยการศูนยเทคโนโลยี อิเล็กทรอนิกสและคอมพิวเตอรแหงชาติ ดร.เพ็ญศรี กันตะโสพัตร คุณวศิน สินธุภิณโญ ทีมพัฒนาทุกทานที่ใหโอกาสผูเขียนศึกษาและพัฒนาคูมือฉบับนี้ ตลอดจนทีมงานทุกทาน ที่ได ชวยดําเนินการตางๆ อันเปนการเอื้ออํานวยความสะดวกใหกับผมในการเขียนคูมือฉบับนี้จนสําเร็จ ดวยดี บุญเลิศ อรุณพิบูลย บุญเกียรติ เจตจํานงนุช 3 มกราคม 2549
  • 8. สารบัญ บทที่ 1 ซอฟตแวรจัดการงานสํานักงาน OpenOffice.org.................................................................1 แนะนํา OpenOffice.org ...............................................................................................................1 การติดตั้งและเรียกใชงาน ........................................................................................................2 หนาตางโปรแกรม....................................................................................................................4 สวนประกอบหนาตางโปรแกรม .............................................................................................6 การปดโปรแกรม......................................................................................................................7 แถบเครื่องมือ (Toolbar)...............................................................................................................8 แถบเครื่องมือแบบลอยตัว/แบบฝงตัว ......................................................................................9 เปด/ปดแถบเครื่องมือ.............................................................................................................10 ปุมเครื่องมือบนแถบเครื่องมือ ...............................................................................................11 การจัดการแฟมเอกสารและโฟลเดอร ........................................................................................13 การสรางโฟลเดอร .................................................................................................................15 เปดแฟมเอกสาร (Open).........................................................................................................15 บันทึกแฟมเอกสาร (Save File)..............................................................................................17 ปดแฟมเอกสาร (Close File)..................................................................................................20 คําสั่งโหลดซ้ํา (Reload) .........................................................................................................20 คําสั่งสรางแฟมใหม (New File) ............................................................................................21 คุณสมบัติของแฟมเอกสาร (Properties) ................................................................................21 PDF Format ...........................................................................................................................23 ทํางานกับขอมูล ..........................................................................................................................24 การเลือกขอมูล (Selection) ....................................................................................................24 ลบขอความ.............................................................................................................................26 พิมพแทรก/พิมพทับ ...............................................................................................................26 เรียกคืนขอมูล (Undo)............................................................................................................27 คัดลอกขอความ......................................................................................................................27 ยายขอมูล ................................................................................................................................28 Paste Special..........................................................................................................................29
  • 9. ตรวจคําสะกด (Spell check)..................................................................................................29 การคนหาและแทนที่คํา .........................................................................................................30 บทที่ 2 สรางสรรคงานพิมพดวย OpenOffice.org Writer ..............................................................34 แนะนํา OpenOffice.org Writer..................................................................................................34 การเรียกใชโปรแกรม.............................................................................................................34 หลักการสรางเอกสารงานพิมพ..............................................................................................35 หลักการพิมพงาน.......................................................................................................................41 การพิมพและแกไขขอความ...................................................................................................43 เครื่องหมายวรรคตอน............................................................................................................44 ตัวชี้ตําแหนง ..........................................................................................................................47 การจัดแตงขอความ ....................................................................................................................50 สีขอความ, สีพ้น และการไฮไลตขอความ.............................................................................50 ื ลักษณะพิเศษ .........................................................................................................................50 เนนอักษรดวย Drop Cap .......................................................................................................55 ทํางานกับพารากราฟ..................................................................................................................56 จัดพารากราฟ .........................................................................................................................56 การพิมพงานแบบพารากราฟ.................................................................................................59 การพิมพแบบแท็บ......................................................................................................................66 ตัวควบคุมแท็บ.......................................................................................................................66 แท็บแบบชั่วคราว...................................................................................................................67 เคลื่อนยายตําแหนงแท็บ ........................................................................................................67 ลบแท็บ ..................................................................................................................................68 ควบคุมแท็บจากเมนู ..............................................................................................................68 การพิมพลําดับรายการ................................................................................................................70 ควบคุมลําดับของรายการ.......................................................................................................71 ปรับแตงรายการแบบเลขขอ ..................................................................................................71 ปรับแตงรายการแบบสัญลักษณขอ .......................................................................................73 ตาราง..........................................................................................................................................74 การสรางตาราง.......................................................................................................................74 พิมพขอมูลในตาราง...............................................................................................................76
  • 10. ปรับแตงรูปแบบตัวเลข/วันที่ .................................................................................................77 ทํางานกับตาราง .....................................................................................................................81 คํานวณในตาราง ....................................................................................................................90 ตารางจาก MS Office.............................................................................................................92 สั่งพิมพเอกสาร...........................................................................................................................93 เลขหนาเอกสาร......................................................................................................................93 การใสขอมูลอื่นๆ...................................................................................................................96 สั่งพิมพเอกสารอยางรวดเร็ว ..................................................................................................97 การสั่งพิมพเอกสารโดยระบุคา ..............................................................................................98 การตรวจสอบหนากอนพิมพ .................................................................................................98 ระบบสรางงานอัตโนมัติ ..........................................................................................................100 การสรางแฟมเอกสารแบบนํารองอัตโนมัติ .........................................................................100 AutoCorrect .........................................................................................................................101 AutoText..............................................................................................................................101 Note & Bookmark ...............................................................................................................102 ระบบติดตามการแกไขเอกสาร (Track Change) .................................................................103 การยอมรับการแกไข/ยกเลิกการแกไข.................................................................................103 สงแฟมเอกสารพรอมกับอีเมล .............................................................................................104 Mail Merge ..........................................................................................................................105 งานพิมพขั้นสูง .........................................................................................................................111 งานพิมพคอลัมน ..................................................................................................................111 งานพิมพแบบแบงสวน (Section) ........................................................................................112 หัวกระดาษ/ทายกระดาษ .....................................................................................................115 หนากระดาษแบบ Mirror.....................................................................................................116 ตนแบบเอกสาร....................................................................................................................117 การสรางสารบัญโดยอาศัยลักษณะขอความ........................................................................122 สารบัญดัชนี .........................................................................................................................124 บทที่ 3 นําเสนอผลงานดวย OpenOffice.org Impress..................................................................126 การสรางสื่อนําเสนอ ................................................................................................................126 การเรียกโปรแกรม ...............................................................................................................126
  • 11. ลักษณะจอภาพการทํางาน ...................................................................................................127 สรางสไลดจากรูปแบบสําเร็จ (Slide Template)..................................................................129 สรางสไลดจาก Wizard........................................................................................................130 แฟมเอกสารสไลด................................................................................................................132 ปดโปรแกรม........................................................................................................................132 เทคนิคการออกแบบสื่อนําเสนอ ..............................................................................................133 สื่อความหมายไดรวดเร็ว .....................................................................................................133 เนื้อหาเปนลําดับ ..................................................................................................................134 สื่อนําเสนอตองสะดุดตา นาสนใจ.......................................................................................136 ทํางานกับสไลด ........................................................................................................................138 เพิ่มสไลด .............................................................................................................................138 ลบสไลด ..............................................................................................................................139 ยายสไลด ..............................................................................................................................139 เปลี่ยนรูปแบบสไลด (Slide Layout) ...................................................................................140 ลักษณะพื้นสไลด (Slide Background)................................................................................140 พิมพขอความในกรอบขอความ...........................................................................................142 ปรับแตงกรอบขอความ........................................................................................................150 ทํางานกับไฟลสไลด ................................................................................................................158 การนําเขาสไลดจากแฟมเอกสารสไลด ...............................................................................158 สงออกเอกสาร (Export) ......................................................................................................159 จัดการขอมูล .............................................................................................................................165 เลื่อนตัวชี้ตาแหนง ...............................................................................................................165 ํ เลือกขอมูล (Selection) ........................................................................................................166 ตกแตงดวยกราฟก ....................................................................................................................167 ภาพสําเร็จรูป........................................................................................................................167 นําภาพกราฟกจากแหลงอื่นมาใชงาน..................................................................................167 การคัดลอกภาพมาใชกับเอกสาร .........................................................................................168 การเลือกวัตถุ ........................................................................................................................169 ยอ/ขยายวัตถุ ........................................................................................................................170 ยายตําแหนง .........................................................................................................................170
  • 12. ลบวัตถุ .................................................................................................................................170 จัดแตงวัตถุ ...........................................................................................................................171 แถบเครื่องมือ Drawing........................................................................................................173 การปรับแตงวัตถุ ..................................................................................................................177 ตัวอักษรศิลป (Fontwork) ....................................................................................................185 นําเสนอสไลด ...........................................................................................................................187 นําเสนอสไลดเพื่อทดสอบ/นําเสนออยางรวดเร็ว ................................................................187 คาควบคุมการนําเสนอ .........................................................................................................188 Slide Transition....................................................................................................................190 ใสลูกเลนใหกับวัตถุ (Effects)..............................................................................................191 เลือกแสดงผลบางสไลด .......................................................................................................193 Slide แบบ Interaction..........................................................................................................194 พิมพสไลด ................................................................................................................................195 Header / Footer ....................................................................................................................195 สไลดสรุป (Summary Slide) ...............................................................................................196 เอกสารประกอบคําบรรยาย .................................................................................................197 สั่งพิมพสไลด .......................................................................................................................199 แมแบบสไลด (Template) ........................................................................................................201 บทที่ 4 งานคํานวณดวย OpenOffice.org Calc .............................................................................204 แนะนํา OpenOffice.org Calc...................................................................................................204 เริ่มตนกับโปรแกรม.............................................................................................................204 พื้นที่ทํางาน (Sheet) .............................................................................................................205 เลื่อน Cell Pointer ................................................................................................................206 ชวงขอมูล (RANGE) ...........................................................................................................207 การปอนและแกไขขอมูล..........................................................................................................210 การแกไขขอมูล ....................................................................................................................211 เทคนิคการปอนขอมูล ..........................................................................................................212 Auto Fill...............................................................................................................................215 ขอมูลจากการนําเขา .............................................................................................................219 ควบคุมเซลล/แผนงาน..............................................................................................................221
  • 13. ควบคุมเซลล ........................................................................................................................221 จัดการแผนงาน ....................................................................................................................222 จัดแตงขอมูล.............................................................................................................................229 จัดขอมูลกึ่งกลางชวง ...........................................................................................................230 หัวเรื่องแนวตั้ง .....................................................................................................................230 การแสดงผลตัวเลข ..............................................................................................................231 AutoFormat..........................................................................................................................236 ทํางานกับขอมูล........................................................................................................................237 Note......................................................................................................................................237 Paste Special........................................................................................................................238 ตรึงตําแหนงขอมูล ...............................................................................................................240 แตกหนาตาง (Split) .............................................................................................................240 การคํานวณคา ...........................................................................................................................241 แสดงผลคํานวณอยางรวดเร็ว ..............................................................................................241 การคํานวณดวยสูตร (Formula) ...........................................................................................242 เครื่องหมายการคํานวณและลําดับความสําคัญ ....................................................................242 การคํานวณแบบสัมบูรณ .....................................................................................................243 การคํานวณดวยฟงกชันสําเร็จรูป (Function).......................................................................246 Range name .........................................................................................................................249 กราฟ.........................................................................................................................................252 รูปแบบกราฟและการเลือกใชงาน .......................................................................................252 สรางกราฟอยางรวดเร็ว........................................................................................................254 สรางกราฟจาก AutoFormat Chart.......................................................................................256 องคประกอบของกราฟ........................................................................................................258 ปรับแตงกราฟ......................................................................................................................259 กราฟวงกลม.........................................................................................................................270 สั่งพิมพแผนงาน.......................................................................................................................272 สั่งพิมพเอกสารอยางรวดเร็ว ................................................................................................272 ควบคุมการสั่งพิมพ ..............................................................................................................272 แบงหนาแผนงาน (Page Break)...........................................................................................273
  • 14. แสดงภาพตัวอยางกอนพิมพ ................................................................................................274 กําหนดลักษณะกระดาษ และงานพิมพ ................................................................................275 ชวงขอมูลสําหรับการพิมพ ..................................................................................................279 ฐานขอมูล .................................................................................................................................280 การจัดเตรียมขอมูล ..............................................................................................................280 การกรองขอมูลดวย AutoFilter............................................................................................281 Advanced Filter ...................................................................................................................285 การจัดเรียงขอมูล..................................................................................................................287 การทํารายงานผลรวมยอย (SUB - TOTAL)........................................................................290 ตารางสรุปสาระสําคัญ .........................................................................................................292 ตรวจสอบการปอนขอมูล.....................................................................................................296 Consolidate ..........................................................................................................................298 บทที่ 5 ฟงกชันของ OpenOffice.org Calc....................................................................................301 ฟงกชันจัดการฐานขอมูล (Database) .......................................................................................301 ตัวอยางฟงกชันจัดการฐานขอมูล ........................................................................................302 ฟงกชันจัดการวันที่/เวลา......................................................................................................304 ฟงกชันจัดการขอมูล (Inforamtion) .....................................................................................307 ฟงกชันตรรกะ......................................................................................................................309 ฟงกชันคณิตศาสตร .............................................................................................................312 ฟงกชันจัดการขอความ ........................................................................................................322 ปดทายฟงกชัน .....................................................................................................................327 บทที่ 6 OpenOffice.org Math.......................................................................................................328 จอภาพโปรแกรม .................................................................................................................328 ตัวอยางสรางสมการ.............................................................................................................330 บทที่ 7 จัดการฐานขอมูลดวย OpenOffice.org Base....................................................................331 ฐานขอมูล .................................................................................................................................331 การเรียกใชงาน .........................................................................................................................332 ไฟลฐานขอมูลจาก OpenOffice.org Calc............................................................................332 การเปดไฟล..........................................................................................................................334 จอภาพการทํางาน.................................................................................................................335
  • 15. ปดโปรแกรม........................................................................................................................335 ทํางานกับตารางขอมูล..............................................................................................................336 พิมพรายงาน.........................................................................................................................339 ปดทาย OpenOffice.org Base ..............................................................................................343
  • 16. ศูนยเทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกสและคอมพิวเตอรแหงชาติ 1 บทที่ 1 ซอฟตแวรจัดการงานสํานักงาน OpenOffice.org แนะนํา OpenOffice.org OpenOffice.org 2.0 ซอฟตแวรบริหารจัดการงานสํานักงานในกลุม Open Source รุน ใหมลาสุดที่มการปรับเปลี่ยนโฉมหนา และการใชงานใหคลายคลึงกับซอฟตแวรออฟฟศที่เปนที่ ี นิยม ทั้งยังสามารถแลกเปลี่ยนเอกสารกับไมโครซอฟทออฟฟศไดดวย ฟงกชันการทํางานของชุด โปรแกรมนี้ประกอบดวย OpenOffice.org Writer โปรแกรมเวิรดโปรเซสเซอรที่มีความสามารถครบถวน เหมาะ  สําหรับการสรางเอกสารระดับมืออาชีพ รายงาน จดหมายขาว หรือโบรชัวร Writer มี ความสามารถในการจัดการ style ไดอยางสะดวก ทําใหการจัดรูปแบบเอกสารเปนเรื่องงาย OpenOffice.org Calc มีความสามารถทางดานสเปรดแผนงานครบถวน สามารถใชเปน เครื่องมือในการคํานวณ วิเคราะหขอมูล และนําเสนอขอมูลดวยเครื่องมือสรางชารตสองและสาม มิติ Calc มีฟงกชันทางธุรกิจ สถิติ และวิทยาศาสตรครบถวน พรอมทั้งความสามารถในการทํา pivot table OpenOffice.org Impress เครื่องมือสรางพรีเซนเทชันที่สมบูรณ สามารถใช effect และ animation เพื่อสรางสไลดมัลติมีเดียที่นําเสนอขอมูลของคุณไดอยางมีประสิทธิภาพ สามารถวาด ไดอะแกรมและรูปภาพประกอบไดภายใน Impress เลย OpenOffice.org Draw เครื่องมือวาดภาพที่รองรับทั้งเวกเตอรและบิตแมป สามารถใช สรางไดตั้งแตไดอะแกรมงาย ๆ ไปจนถึงรูปที่ประกอบดวยวัตถุ 3 มิติ หรือ special effect เหมาะ สําหรับวาดภาพเปนสวนประกอบในเอกสารหรือพรีเซนเทชัน Draw มี connector ที่ใชเชื่อมวัตถุ เขาดวยกันเพื่อใหสามารถเคลื่อนวัตถุโดยที่ยังรักษาเสน ระหวางกัน ทําใหงานวาดไดอะแกรมที่ ซับซอนเปนเรื่องที่งายดาย
  • 17. 2 คูมือการใชงาน OpenOffice.org OpenOffice.org Base เปนเครื่องมือจัดการงานฐานขอมูล (Database) ที่ทําใหสามารถ สรางและจัดการระบบฐานขอมูลไดอยางงายดาย สามารถเขาถึงและวิเคราะหขอมูลจํานวนมาก สรางรายงานที่ซับซอน หรือทําจดหมายเวียนจากฐานขอมูลลูกคา สามารถสรางฐานขอมูลภายใน OpenOffice.org หรือเชื่อมตอกับฐานขอมูลภายนอกทั้งที่เปนโอเพนซอรสและเชิงพาณิชยเชน dBase, MySQL หรือดาตาเบสตัวอื่นๆ โดยผานทาง ODBC และ JDBC นอกจากฟงกชันการทํางานเบื้องตนดังกลาว โปรแกรมยังมีจุดเดนหลายดาน ดังนี้ • เอกสาร OpenOffice.org เปนฟอรแมตมาตรฐานเปดแฟมเอกสาร XML ที่เปน มาตรฐานเปดที่เชื่อวา OASIS OpenDocument ซึ่งไมขึ้นกับบริษัทหรือโปรแกรมใด ทําใหมั่นใจ ไดวา ขอมูลจะยังอยูและเขาถึงได (ดวยโปรแกรมอื่นๆ เชน KOffice) แมวาจะไมมี OpenOffice.org ตอไปแลวก็ตาม • เนื่องจากราคาที่สูงของชุดออฟฟศเชิงพาณิชย ทําใหการตัดสินใจเปลี่ยนมาใช OpenOffice.org เพียงตัวเดียว จะเปนการตัดสินใจที่ประหยัดคาซอฟตแวรไดมากที่สุด ทั้งสําหรับ การใชงานสวนบุคคล และเปนทวีคูณสําหรับการใชงานในองคกร ทําใหองคกรขนาดใหญนิยม หันมาใช OpenOffice.org กันมากขึ้นเรื่อย ๆ การติดตั้งและเรียกใชงาน โปรแกรม OpenOffice.org ดาวนโหลดไดจากเว็บไซต http://www.openoffice.org/ หรือ เว็บไซต http://www.nectec.or.th นอกจากนี้สามารถติดตั้งไดจากแผนโปรแกรม Open Source & Freeware ที่รวบรวมโดยเนคเทค โดยโปรแกรมจะมี 2 โปรแกรมหลัก คือ โปรแกรมหลักของ OpenOffice.org 2.0 และโปรแกรมแกไขปญหาภาษาไทย (Thai Patch) ที่พัฒนาโดยเนคเทค ระบบติดตั้งเปนระบบที่งาย ผูใชคอมพิวเตอรทั่วไปสามารถดับเบิลคลิกไอคอนติดตั้ง โปรแกรมแลวปฏิบัติตามคําแนะนําที่ปรากฏบนจอภาพ เพียงไมกี่ครั้ง ก็จะไดรายการเรียก โปรแกรมใน Start Menu ดังนี้ Start, Program, OpenOffice.org 2.0
  • 18. ศูนยเทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกสและคอมพิวเตอรแหงชาติ 3 รวมทั้งสามารถเลือกใชวธีลัดโดยดับเบิลคลิกไอคอนเรียกโปรแกรมดวน (QuickStart) ที่ ิ มุมดานขวาของแถบงาน (Task bar) มีสัญลักษณดังนี้ เมื่อดับเบิลคลิกจะปรากฏ หนาตางเรียกใชงานโปรแกรม ดังนี้ เลือกรูปแบบการสราง/เปดใชงานเอกสารจากกรอบดานซาย เมื่อคลิกเลือกจะปรากฏ รายการเลือกยอยในกรอบกลาง ดังนี้ • New Document สรางเอกสารใหม โดยมีโปรแกรมสรางเอกสารใหมให เลือกลักษณะตางๆ เชน โปรแกรมออกแบบนามบัตร, โปรแกรมวาดภาพ เปนตน • Templates สรางเอกสารจากแมแบบตางๆ • My Document เปดแฟมเอกสารจากโฟลเดอร My Document • Samples เปดแฟมเอกสารตัวอยาง ปุมเรียกใชงานดวน QuickStart ถาไมปรากฏใน Task Bar การเรียกขึ้นมาใหม จะตอง เขาไปเรียกจาก Directory ของโปรแกรม OpenOffice C:Program FilesOpenOffice.org 2.0program โดยมีชื่อแฟมเอกสารคือ quickstart.exe โปรแกรม QuickStart อาจจะมีผลทําใหคอมพิวเตอรทํางานชาลง คอมพิวเตอรบาง เครื่องอาจจะตองปดโปรแกรมนี้ออกไปจากระบบ โดยคลิกปุมขวาของเมาสที่ไอคอนโปรแกรม เรียกใชงานดวนใน Task Bar แลวเลือกคําสั่ง Exit QuickStarter
  • 19. 4 คูมือการใชงาน OpenOffice.org หนาตางโปรแกรม โปรแกรมตางๆ ในกลุม OpenOffice.org มีลักษณะจอภาพการทํางาน และแถบคําสั่ง ใกลเคียงกัน ซึ่งชวยใหการศึกษา เรียนรู และการใชงานโปรแกรมหนึ่ง สามารถใชงานโปรแกรม อื่นๆ ไดอยางรวดเร็ว และอัตโนมัติ โดยโปรแกรมแตละโปรแกรมมีลักษณะจอภาพการทํางาน ดังนี้ หนาตางโปรแกรม OpenOffice.org Writer
  • 20. ศูนยเทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกสและคอมพิวเตอรแหงชาติ 5 หนาตางโปรแกรม OpenOffice.org Impress หนาตางโปรแกรม OpenOffice.org Calc
  • 21. 6 คูมือการใชงาน OpenOffice.org สวนประกอบหนาตางโปรแกรม จอภาพโปรแกรมตางๆ ในชุดโปรแกรมมีสวนประกอบคลายกับหนาตางโปรแกรม ทั่วไป ที่ใชงานกันอยูบนระบบคอมพิวเตอร โดยมีสวนประกอบตางๆ ดังนี้ • แถบชื่อโปรแกรม (Title Bar) เปนแถบแสดงชื่อโปรแกรม และชื่อแฟมเอกสาร ตลอดจนปุมควบคุมหนาตาง โปรแกรม จะปรากฏอยูสวนบนสุดของหนาตาง • แถบเมนู (Menu Bar) แสดงรายการคําสั่งตางๆ ของโปรแกรม • แถบเครื่องมือ (Toolbars) โปรแกรมไดเตรียมเครื่องมือชวยการทํางาน โดยแบงเปนหมวดหมูและแสดงผลใน รูปของแถบเครื่องมือ (Toolbars) หลากหลายชุด เชน แถบเครื่องมือสําหรับควบคุม การทํางานมาตรฐาน เรียกวา Standard Toolbar • แถบไมบรรทัด (Ruler Bar) มีลักษณะคลายกับไมบรรทัด ทําหนาที่กําหนดขอบเขตของหนาเอกสาร และการตั้ง คาเกี่ยวกับตําแหนงหยุดพิมพ (Tab) • แถบสถานะ (Status Bar) อยูดานลางสุดของโปรแกรม ทําหนาที่แสดงรายละเอียดตางๆ ของเอกสาร เชน หนาปจจุบันที่กําลังทํางาน, จํานวนหนาเอกสารทั้งหมด, อัตราสวนการมอง เปนตน
  • 22. ศูนยเทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกสและคอมพิวเตอรแหงชาติ 7 • แถบเลื่อนจอภาพ (Scroll Bar) อยูดานลาง และดานขวาของหนาตางเอกสาร ทําหนาที่เลื่อนจอภาพเพื่อดูขอมูล นอกจากนี้โปรแกรมแตละโปรแกรม ยังมีสวนการทํางานเฉพาะโปรแกรมออกไป เชน สวนควบคุมแผนงานของโปรแกรม Calc หรือสวนควบคุมแผนสไลดของ Impress ซึ่งจะได แนะนําในบทที่เกี่ยวของตอไป การปดโปรแกรม เมื่อตองการเลิกใชงานโปรแกรม สามารถสั่งงานเพื่อปดโปรแกรมไดหลายวิธี ตามความ ถนัดของผูใช ดังนี้ วิธีที่ 1 เลือกเมนูคําสั่ง File, Exit วิธีที่ 2 ใชคียลัด Cq หรือ A$ วิธีที่ 3 นําเมาสไปคลิกที่ปุม Close ที่มุมบนดานขวาของหนาตางโปรแกรม Close Button ในกรณีที่มีการปดโปรแกรม โดยยังไมไดจดเก็บเอกสาร โปรแกรมจะแสดงขอความ ั เตือนใหจัดเก็บขอมูลกอน ดังนี้ ผูใชสามารถเลือกรายการที่ตองการ • คลิกปุม Save เพื่อจัดเก็บขอมูลและปดโปรแกรม • คลิกปุม Discard เพื่อปดโปรแกรมทันที • คลิกปุม Cancel เพื่อยกเลิกการใชคําสั่งปดโปรแกรม
  • 23. 8 คูมือการใชงาน OpenOffice.org แถบเครื่องมือ (Toolbar) แถบเครื่องมือ เปนสวนประกอบของโปรแกรมที่ผูใชจําเปนตองใชงานอยูเสมอ เนื่องจากมีความสะดวก และใหความรวดเร็วในการสั่งงาน โปรแกรมในชุด OpenOffice.org มี แถบเครื่องมือตางๆ ใหเลือกใชหลายชุด การควบคุมแถบเครื่องมือเพื่อใหสามารถใชงานโปรแกรม ไดอยางมีประสิทธิภาพ จึงเปนสิ่งที่ควรทราบเชนกัน แถบเครื่องมือ แถบเครื่องมือของโปรแกรมแตละโปรแกรม มีหลากหลายประเภทเชน รูปแสดงแถบเครื่องมือหมวด Standard รูปแสดงแถบเครื่องมือหมวด Formatting
  • 24. ศูนยเทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกสและคอมพิวเตอรแหงชาติ 9 แถบเครื่องมือแบบลอยตัว/แบบฝงตัว บางครั้งผูใชอาจจะพบวาแถบเครื่องมือตางๆ ปรากฏในลักษณะที่ไมเหมือนกับที่เคยใช อยู คือ เปนแถบเครื่องมือที่ลอยอยูเหนือพื้นที่พิมพงาน เรียกวาแถบเครื่องมือแบบลอยตัว โดยใน สภาวะปกติจะเปนแบบฝงตัว คือ ติดผนึกอยูดานบน หรือดานขางของพื้นที่พิมพงาน ซึ่งแถบ เครื่องมือที่ลอยอยูเหนือพื้นที่พิมพงานทําใหการพิมพงาน หรือแกไขขอความ กระทําไดลําบาก จอภาพแสดงแถบเครื่องมือแบบฝงตัว จอภาพแสดงแถบเครื่องมือแบบลอยตัว
  • 25. 10 คูมือการใชงาน OpenOffice.org การปรับเปลี่ยนแถบเครื่องมือแบบลอยตัวเปนแบบฝงตัว ถาผูใชเจอปญหาแถบเครื่องมืออยูในโหมดลอยตัว ซึ่งอาจจะสงผลใหการใชงาน และ การพิมพงานเกิดความไมสะดวก สามารถแกไขไดดังนี้ • นําเมาสไปชี้แถบชื่อเรื่อง (Title bar) ของแถบเครื่องมือลอยตัว • กดปุมซายของเมาส ลากแถบเครื่องมือไปวาง ณ ตําแหนงเดิม จากนั้นจึงปลอยนิ้ว จากเมาส หรือจะใชการดับเบิลคลิกเพื่อคืนสภาพกลับอัตโนมัติก็ได กรณีที่มีแถบเครื่องมือหลายชิ้นอยูในสภาวะลอยตัว สามารถคลิกปุม Control Menu ซึ่ง มีรูปรางเปนสามเหลี่ยมชี้ลงที่อยูที่มุมขวาของแถบเครื่องมือ แลวเลือกคําสั่ง Dock All Toolbars เพื่อคืนสภาวะเปนแบบฝงตัวใหกับแถบเครื่องมือทุกชิ้นไดอยางรวดเร็ว เปด/ปดแถบเครื่องมือ โปรแกรมมีแถบเครื่องมือหลายชุด ซึ่งถาเปดออกมามากเกินไป อาจจะทําใหเกิดความไม สะดวกในการทํางานได ดังนั้นแสดงเฉพาะแถบเครื่องมือที่จําเปนตอการใชงาน โดยมีวิธีการ ควบคุมใหแสดง หรือไมใหแสดงไดโดย เลือกเมนูคําสั่ง View, Toolbars
  • 26. ศูนยเทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกสและคอมพิวเตอรแหงชาติ 11 ถาผูใชตองการปดแถบเครื่องมือชุดใด ก็ใหนําเมาสไปคลิกที่ชื่อแถบเครื่องมือนั้น และ เมื่อตองการเปดแถบเครื่องมือที่ปดไปแลว ก็สามารถใชคําสั่งลักษณะเดียวกันได โดยการคลิกที่ชื่อ แถบเครื่องมือ จะเปนการปด หรือเปดแถบเครื่องมือสลับกันไป ปุมเครื่องมือบนแถบเครื่องมือ แถบเครื่องมือแตละชุด จะมีปุมเครื่องมือแตกตางกันออกไป ซึ่งผูใชสามารถเลือกไดวา ตองการแสดง หรือไมแสดงปุมใดบาง โดย • นําเมาสไปชี้ที่ปุม Control Menu ของแถบเครื่องมือชุดที่ตองการปรับแตง (ปุม Control Menu จะมีรูปรางเปนสามเหลี่ยมชี้ลงอยูดานขวาสุดของแถบเครื่องมือ) ปุม Control Menu • ปรากฏรายการเลือก
  • 27. 12 คูมือการใชงาน OpenOffice.org • คลิกเลือกรายการ Visible Buttons ซึ่งจะปรากฏรายการเลือกยอย โดยรายการเลือก แตละรายการจะแตกตางกันไปตามแถบเครื่องมือแตละชุด • ถาตองการปดปุมเครื่องมือใด ก็นําเมาสไปคลิกที่ชื่อปุมเครื่องมือนั้นๆ สังเกตไดวา เครื่องหมาย หนาชื่อปุมเครื่องมือนั้นๆ จะหายไป และถาตองการเรียกใชปุม เครื่องมือ ก็ใหคลิกซ้ําลงไป คําอธิบายการใชปุมเครื่องมือ ปุมเครื่องมือทุกปุม โดยปกติเมื่อนําเมาสไปชี้คางไว จะปรากฏชื่ออธิบายปุมเครื่องมือ ซึ่งสามารถเปด/ปดคําอธิบายความหมาย และการใชงานไดจากเมนูคําสั่ง Tools, Options จากนั้น เลือกหมวด OpenOffice.org, General จะปรากฏรายการควบคุมการแสดง Help Tips ดังนี้ • Tips ควบคุมการแสดงคําอธิบายเครื่องมือแบบยอ • Extended Tips ควบคุมการแสดงหนาที่และการใชเครื่องมือแบบเต็ม การแสดง Help Tips แบบปกติ คําอธิบายแบบเต็มเมื่อเลือกคําสั่ง Extended Tips
  • 28. ศูนยเทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกสและคอมพิวเตอรแหงชาติ 13 การจัดการแฟมเอกสารและโฟลเดอร เอกสารที่สรางดวยซอฟตแวรตางๆ จะถูกเก็บบันทึกในรูปของแฟมเอกสาร (File) บนสื่อ บันทึกขอมูลตางๆ เชนแผนดิสก, ฮารดดิสก หรืออุปกรณบันทึกแบบพกพาตางๆ เพื่อเก็บบันทึก เมื่อผานไประยะเวลาหนึ่ง แฟมเอกสารเหลานี้จะมีจํานวนมาก ทําใหไมสะดวกตอการสืบคน การ จัดการแฟมเอกสารและโฟลเดอร จึงเปนเนื้อหาที่ผูใชคอมพิวเตอรทุกคนควรใหความสนใจ โดยเฉพาะการจัดการแฟมเอกสารและโฟลเดอรสําหรับสื่อบันทึกขอมูลขนาดใหญ เชน ฮารดดิสก ยิ่งมีความจําเปนอยางยิ่ง โดยมีหลักปฏิบัติดังนี้ • สรางโฟลเดอรสําหรับเก็บแฟมเอกสารตางๆ แยกเฉพาะออกจากกัน • กําหนดชื่อโฟลเดอรใหสื่อถึงเนื้อหาของเอกสารที่จัดเก็บ หรือสื่อถึงซอฟตแวรที่ใช สรางเอกสารนั้นๆ ตัวอยาง: ในหนวยงานมีลักษณะงานเกี่ยวกับงานการเงิน, งานทะเบียน, งาน นิสิตนักศึกษา, งานวิชาการ สามารถกําหนดโฟลเดอรไดเปน 4 โฟลเดอรหลัก ดังนี้ ฮารดดิสก (C:) C: งานการเงิน งานการเงิน งานทะเบียน งานทะเบียน งานนิสิตนักศึกษา งานวิชาการ งานนิสิตนักศึกษา งานวิชาการ • การสรางโฟลเดอร แตละหนวยงานสามารถกําหนดรายละเอียดไดอิสระ และ อาจจะแตกตางกันไปได แลวแตลักษณะงานของหนวยงานนั้นๆ แตควรจัดเปน หมวดหมูที่สะดวกตอการใชงาน • เมื่อมีการสรางงานเอกสารที่เกี่ยวของกับรายการใด ก็บันทึกเปนแฟมเอกสารไวใน โฟลเดอรนั้นๆ ดวยเสมอ เพื่อเปนการจัดหมวดหมู ทั้งนี้ OpenOffice.org ไดกําหนด สวนขยาย (File Extension) ใหกับแฟมเอกสารแตละประเภทดังนี้
  • 29. 14 คูมือการใชงาน OpenOffice.org ประเภทเอกสาร File extension OpenDocument Text *.odt OpenDocument Text Template *.ott OpenDocument Master Document *.odm HTML Document *.html HTML Document Template *.oth OpenDocument Spreadsheet *.ods OpenDocument Spreadsheet *.ots Template OpenDocument Drawing *.odg OpenDocument Drawing Template *.otg OpenDocument Presentation *.odp OpenDocument Presentation *.otp Template OpenDocument Formula *.odf OpenDocument Database *.odb หลักการจํา File Extention :: od ยอมาจาก OpenDocument และอักขระตัวที่สามจะมา จากประเภทของโปรแกรม เชนแฟมเอกสารจากโปรแกรมสรางเอกสารงานพิมพ จะใชตัว t ที่มา จากคําวา Text แฟมเอกสารจากโปรแกรมสรางสื่อนําเสนอ จะใชตัว p ที่มาจากคําวา Presentation แฟมเอกสารแผนงานคํานวณ จะใชตัว s ที่มาจากคําวา Spreadsheet นอกจากนี้ยังมีเอกสารแมแบบ ซึ่งจะใชตัวยอวา ot ที่มาจากคําวา OpenTemplate
  • 30. ศูนยเทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกสและคอมพิวเตอรแหงชาติ 15 การสรางโฟลเดอร การสรางโฟลเดอรสามารถทําไดงายโดยเลือกจากหนาตาง Save ดังนี้ • เลือกเมนูคําสั่ง File, Save หรือ File, Save as… เพื่อเปดหนาตางบันทึกเอกสาร • คลิกเมาสที่ตัวเลือกรายการ Save in: เลือกไดรฟที่ตองการ เชน C: • คลิกปุม Create New Folder • ปรากฏรายการโฟลเดอรใหมบนไดรฟ C: ปอนชื่อโฟลเดอรที่ตองการ แลวกดปุม E เพื่อยอมรับการตั้งชื่อ เปดแฟมเอกสาร (Open) • คลิกเลือกเมนูคําสั่ง File, Open… หรือใชคียลัด Co หรือปุมเครื่องมือ Open โปรแกรมจะแสดงหนาตางการเปดแฟมเอกสาร • เลือกไดรฟ และโฟลเดอรสําหรับเปดแฟมเอกสารไดจากรายการ Look in: • เลือกแฟมเอกสาร แลวคลิกปุม Open โปรแกรม OpenOffice.org สามารถเปดแฟมเอกสารจาก Microsoft Office และ OfficeTLE รวมทั้ง OpenOffice รุนเกาๆ ไดทันที
  • 31. 16 คูมือการใชงาน OpenOffice.org เปดแฟมเอกสารแบบอานอยางเดียว (Read-only) การเปดแฟมเอกสารสามารถกําหนดตัวเลือกไดวา ตองการเปดเพื่ออานอยางเดียว (Read only) ทําใหแกไขไมได โดยคลิกเลือกรายการ กอนที่จะคลิกที่ปุม Open โดย โปรแกรมจะเปดแฟมเอกสารนั้นขึ้นมาในหนาตางโปรแกรมที่อนุญาตใหอานไดอยางเดียว ไม สามารถปรับแตงแกไขได เปดแฟมเอกสารที่มีการใสรหัสผาน เอกสารบางแฟมอาจจะมีการกําหนดรหัสผาน เมื่อเปดแฟมโปรแกรมจะแสดงจอภาพ ปอนรหัสผาน โดยจะตองปอนรหัสผานไมต่ํากวา 5 ตัวอักษร หากผูใชปอนรหัสผานถูกตอง จึงจะเปด แฟมเอกสาร หากปอนรหัสผานไมถูกตอง โปรแกรมจะยุติการเปดแฟมเอกสาร
  • 32. ศูนยเทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกสและคอมพิวเตอรแหงชาติ 17 บันทึกแฟมเอกสาร (Save File) เอกสารที่สราง หรือแกไขเรียบรอยแลว รวมทั้งขณะกําลังสราง แกไขเอกสาร ควรบันทึก เก็บเปนแฟมเอกสารดิจทัลอยางสม่ําเสมอ โดย ิ • คลิกเลือกเมนูคําสั่ง File, Save โปรแกรมจะแสดงหนาตางควบคุมการบันทึกแฟม เอกสาร • เลือกไดรฟ และโฟลเดอรสําหรับเก็บแฟมเอกสารไดจากรายการ Save in: • กําหนดชื่อแฟมเอกสาร จากรายการ File name: • เลือกรูปแบบของแฟมเอกสารที่ตองการ จากรายการ Save as type: เชน ถาตองการ บันทึกเปนฟอรแมตของโปรแกรมเอกสารขอความ ก็เลือกรายการเปน “OpenDocument (.odt)” หรือถาตองการบันทึกเปนฟอรแมตเพื่อนําไปใชกับ Microsoft Word 2000 ใหเลือกรายการเปน “Microsoft Word 97/2000/XP” เปนตน สามารถใชคียลัด Cs หรือคลิกปุม เพื่อบันทึกขอมูลได การบันทึกดวยวิธนี้ ี จะปรากฏหนาตางควบคุมการบันทึกเฉพาะการบันทึกแฟมเอกสารครั้งแรกเทานั้น หลังจากนั้น โปรแกรมจะบันทึกแฟมเอกสารอัตโนมัติ โดยไมแสดงหนาตางควบคุมใดๆ อีก
  • 33. 18 คูมือการใชงาน OpenOffice.org สามารถกําหนดรหัสผานใหกับแฟมเอกสาร โดยการคลิกเลือกรายการ Save with password ซึ่งจะปรากฏหนาตางกําหนดรหัสผาน ใหผูใชกําหนดรหัสผาน มีความยาวไมต่ํากวา 5 ตัวอักษร (สามารถใชไดทั้งตัวอักษร และตัวเลข) จํานวน 2 ครั้งแลวคลิกปุม OK เพื่อยืนยันการ บันทึกแฟม คลิกเมาสที่ปุม Save โปรแกรมจะบันทึกแฟมใหอัตโนมัติ คําสั่ง Save as การใชคําสั่ง File, Save เปนการบันทึกแฟมที่มีการถามชื่อและโฟลเดอรในครั้งแรก เทานั้น และเมื่อกําหนดโฟลเดอร/ชื่อแฟมเอกสารเรียบรอยแลว การใชคําสั่งในครั้งตอไป โปรแกรมจะบันทึกดวยชื่อเดิม ในโฟลเดอรเดิม ถาตองการเปลี่ยนชื่อแฟม หรือเปลี่ยนโฟลเดอร จะตองใชคําสั่ง File, Save as… โดยรูปแบบหนาตางบันทึก และวิธีการมีลักษณะเดียวกับการ บันทึกปกติทุกประการ การบันทึกแฟมเอกสารสามารถกําหนดโฟลเดอรที่จะใชงานไดโดยเลือกเมนูคําสั่ง Tools, Options, OpenOffice.org, Path จากนั้นดับเบิลคลิกที่รายการ My Document แลวเลือก โฟลเดอรที่ตองการใช การบันทึกแฟมเอกสารครั้งถัดไปโปรแกรมจะเลือกโฟลเดอรขางตนใหโดย อัตโนมัติ วิธีการปองกันไฟลเสียหายวิธีหนึ่งก็คือการสรางแฟมสําเนา (Backup File) ซึ่งสามารถ กําหนดใหโปรแกรมทําสําเนาทุกครั้งที่มีการบันทึกแฟมเอกสาร โดยเลือกคําสั่ง Tools, Options, Load/Save, General จากนั้นเลือก Always create backup copy และถาตองการใหโปรแกรมบันทึก แฟมเอกสารอัตโนมัติทุกๆ กี่วินาทีก็เลือกรายการ Save Autorecovery … ดวย
  • 34. ศูนยเทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกสและคอมพิวเตอรแหงชาติ 19 การตั้งชื่อแฟมเอกสาร จากปญหาเรื่องการแลกเปลี่ยนแฟมเอกสาร ควรจะมีระบบการเรียกชื่อแฟมที่เขาใจงาย สามารถมองเห็นความแตกตางของชื่อแฟม และสามารถแยกรุนของแฟมอยางชัดเจน ทั้งนี้ โดยใช หลักการตั้งชื่อดังนี้ (ยกตัวอยางโปรแกรม OpenOffice.org Writer) • ใชตัวอักษรภาษาอังกฤษ และตัวเลข โดยไมมีเครื่องหมายวรรคตอนใดๆ ยกเวน - เทานั้น (ไมใช space และ unserscore “_” เพราะจะสรางปญหาเมื่อเปนสวนหนึ่ง ของ URL) • ระบุวันที่ไวขางหนา ดวยรูปแบบ yyyymmdd เชน 20051230 หมายถึงแฟมเอกสาร ที่สรางในวันที่ 30 เดือนธันวาคม ค.ศ. 2005 เปนตน • สมมุติวาชื่องานคือ voip-proposal ในการรางเอกสารเปนครั้งแรก ชื่อแฟมก็จะเปน 20051230-voip-proposal.odt ในกรณีที่ในวันนั้น มีการแกไขและทบทวนออกมาอีก 2-version ใหตั้งชื่อใหมดังนี้ 20051230-voip-proposal-1.odt 20051230-voip-proposal-2.odt และหากอีกสองวันตอมา มีการแกไขและปรับปรุงกันก็อาจตั้งชื่อใหมเปน 20060101-voip-proposal.odt • ในบางครั้ง มีการแจกแฟมเอกสารใหไปแกไขพรอมกันหลายๆ คน และอาจจะตอง นําแฟมเอกสารที่แกไขนั้นมารวมกันใหมกรณีนี้ ขอใหผูที่อยูในทีมงานใสชื่อยอ ของตัวเองตอทาย version ถัดไป ทั้งนี้ทุกคนอาจจะใชเลข version ใหมที่เปนเลข เดียวกันได ตัวอยางเชน ในการประชุม ไดแจกแฟมเอกสารใหผูเกี่ยวของไปแกไข เวลาสงแฟมที่แกไขแลวกลับมาใหผูประสานงาน อาจจะเปนแฟมที่มีชื่อดังตอไป นี้สงกลับมาใหทีมเลขานุการ 20060101-voip-proposal-4-boonlert.odt (ปรับปรุงโดย boonlert) + 20060101-voip-proposal-4-somchai.odt (ปรับปรุงโดย somchai) + 20060101-voip-proposal-4-pranee.odt (ปรับปรุงโดย pranee)