Solutii la problema "Inbox overload"

1. FROM BCC TO CC
HAPPY FRIDAY LA 2PARALE
Problema “Inbox Overload”

2. Inbox Overload
 “Being at or near the the top of your
organization, everyone wants a piece of you.
So they send you e-mail.”
Stever Robbins,
Personal Coach and Serial Entrepreneur

3. BAZELE
Utilizarea CC si BCC

4. CC = Carbon Copy = Courtesy
copy
 Campul CC se foloseste atunci cand vrei ca si alti
destinatari sa primeasca o copie a mesajului care nu
le este adresat in mod direct.
 Lista de destinatari de la CC este vizibila tuturor
celorlalti destinatari (fie ca se afla la TO, la CC sau la
BCC).
 Nu trebuie sa te astepti ca cineva care este trecut la
CC sa-ti raspunda, decat daca ii ceri in mod explicit
acest lucru.
 Atunci cand adaugi pe cineva la CC este indicat sa
specifici in corpul emailului faptul ca o noua persoana
participa la discutii (EX: “La CC este Paul, colegul
meu. El iti poate oferi mai multe detalii.").

5. BCC = Blind Carbon Copy
 Este un camp dedicat destinatarilor
emailurilor ca si CC sau TO.
 Destinatarii de la BCC primesc o copie a
emailului, insa nu pot fi vazuti de ceilalti.
 BCC se foloseste atunci cand vrei ca intr-un
mod ascuns sa trimiti cuiva o copie a
emailului.
 De asemenea, este folosit atunci cand vrei sa
trimiti “mass emails” (Nota: daca abuzezi de
aceasta functie, emailurile tale vor incepe sa
fie livrate direct in SPAM/JUNK).

6. Problema
In zilele noastre, cititorii sunt coplesiti de numarul
mare de emailuri primite. In trecut, problema era la
cel care trimitea mesajele pentru ca erau implicate
o serie de actiuni costisitoare in timp si bani:
redactat scrisoare, achizitie plic, timbre, deplasat la
Posta etc. Acum, printr-un simplu click, poti trimite
10.000 sau 1.000.000 de mesaje.

7. TIPS
Cum poti trimite un email mai bun.

8. Gandeste inainte sa apesi pe
SEND
 Call to action. De ce trimiti acest email. Ce ar
trebui sa faca destinatarul dupa ce a citit.
 Actioneaza ca un copywriter. Imagineaza-ti
persoana care primeste emailul.
https://rapportive.com/ te poate ajuta in acest
sens 
 Daca vrei ca dupa trimiterea emailului sa se
intampla ceva, spune acest lucru in mod clar. E
extrem de frustrant ca un cititor care a primit un
email sa afle dupa 2 saptamani ca te asteptai ca
el sa faca ceva in acest timp.

9. rapportive.com

10. Foloseste un subiect care rezuma
Subiect rau Subiect bun
 Lista cu pagini  Bug important: afisare
numar comisioane in
 Bug interfata
 Sedinta maine
Oamenii isi scaneaza inboxul citind subiectele. Asa ca ai
grija ca subiectul tau sa fie relevant. Cea mai buna cale
este sa rezumi continutul emailului in subiect.

11. Cand adaugi persoane la CC specifica care
este rolul fiecareia
CC Not OK CC OK
 Roxana, Raluca, Vlad  Roxana, Raluca, Vlad
Salut,
Salut,
Raluca: e ok din punct de
Va atasez regulamentul. vedere contabil referitor la
retinerea la sursa?
Roxana: e formulat corect?
Multumesc. Cineva care il citeste, intelege
din prima?
Vlad: Raman premiile finale, da?

12. Foloseste Forward in loc de BCC
 Daca vei considera necesar sa informezi pe
cineva trimite-i o copie folosind functia
Forward
 Sunt convins ca stim cu totii cazuri in care
BCC-ul a produs situatii amuzante 

13. Un singur subiect pe email
 Email Not OK  Email OK
Poti sa te uiti peste textul asta, Mesaj 1: Am nevoie de o a
te rog? doua parere privind textul
atasat.
Ah… si trebuie sa vorbim
despre articolul de pe blog. Mesaj 2: Vorbim maine la 11
despre articolul de pe blog?

14. RE: Re: re: re: re :re :re
 Din cand in cand sterge restul de reply-uri.
 Inainte de a face asta, ia in considerare sa
rezumi ceea ce s-a discutat pana atunci.

15. Mesaje Forwad
 Nu ma pune sa ghicesc de ce imi trimiti
Forward la acest email. De cele mai multe ori
nu e evident cum ai crede.
 E foarte simplu: “Iti trimit Forward pentru ca….”

16. Emailul ar trebui sa fie sub un
ecran
 Nimeni nu vrea sa citeasca “Razboi si pace” in
fiecare zi. De mai multe ori.
 Formateaza emailul (bullet-urile ajuta)

17. Solutia
Aplica regulile de mai sus cand trimiti un
email.
Fa ceva in momentul in care primesti un
email care nu este OK -> Actiuni.

18. Actiuni 1
 Spune clar care va fi rolul tau in conversatie: “La CC este colega
mea care se ocupa de factura. Va rezolva ea problema asa ca pe
mine ma puteti scoate din conversatie.”
 Daca este necesar, roaga sa fii anuntat referitor la decizia finala.
 Daca cineva iti trimite constant emailuri lungi, e momentul sa incepi
sa-I raspunzi monosilabic: “Da, buna idee.” sau “Sigur.”
 Ignora emailul o perioada: “Imi pare rau am fost ocupat si am omis
sa va raspund la email. Data viitoare puteti scrie colegilor mei care
se ocupa de acest astepct. Cu siguranta ei va vor raspunde mai
repede.”
Amuzant (intamplare reala):
 Ia bani pentru mesajele primte: “One CEO I've worked with charges
staff members five dollars from their budget for each e-mail she
receives” (http://hbswk.hbs.edu/archive/4438.html)

19. Actiuni 2
 Foloseste filtrele with “Skip the Inbox (Archive
it)”
 E OK sa ai o politica proprie a emailului
 Foloseste un sistem GTD (inbox 0, Answer, Next
actions, Reading, Review, Sometime, Waiting for)
 Raspunde la emailuri in perioade specifice a zilei
(ex: la 08:00si la 16:00)

20. Sistemul meu 1
 Inbox 0 – nu pastrez niciun email necitit in
inbox. Numarul din paranteze – (3) mesaje
necitite – creeaza un stress inutil . Orice
email primit este mutat ca necitit intr-unul din
directoarele:
 Answer – emailuri la care trebuie sa raspund pe
scurt (email, telefon etc.)
 Next actions – emailuri care necesite ceva mai
mult decat un simplu raspuns

21. Sistemul meu 2
 Reading – linkuri care fac trimitere catre ceva
interesant de citit
 Review – emailuri care contin ceva pentru care
trebuie sa dau feedback
 Sometime – in general idei pe care vreau sa le
pastrez undeva si pe care le verific periodic
 Waiting for – aici pastrez emailurile la care
trebuie sa primesc un raspuns
 Pe masura ce taskurile din emailuri sunt
rezolvate, emailurile se intorc in Inbox ca citite.

22. Noua politica 2Parale privind emailurile
2Reguli este noua politica 2Parale privind
emailurile:
1. Timpul este important. Nu citim si nu trimitem
niciun email mai lung de un ecran, decat daca
este marcat in Subiect ca "important".
2. Fara BCC. Cine adauga persoane la CC va
specifica in corpul emailului care este rolul
acelor persoane in discutie.

23. Multumesc
twitter.com/bogdanaron
Bogdan ARON pe Google Plus