Was muss ich beachten, wenn ich mein Büro digitalisieren möchte? Wie stelle ich das Finanzamt zufrieden? Komme ich um ein Dokumentenmanagementsystem herum?

1. 14. Oktober 2015© Handwerkskammer Koblenz, Friedrich-Ebert-Ring 33, 56068 Koblenz
Datenschutz und -sicherheit
Betrachtung eines papierlosen Büros unter
Berücksichtigung der GoBD
[GoBD: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung
von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form
sowie zum Datenzugriff]

2. © Handwerkskammer Musterstadt, Musterstraße 123, 12345 Musterstadt 214. Oktober 2015© Handwerkskammer Koblenz, Friedrich-Ebert-Ring 33, 56068 Koblenz
Unterschied Datenschutz /-sicherheit
 Datenschutz: Schutz der Person.
Schutz personenbezogener Daten vor
Missbrauch.
 Datensicherheit: Schutz der Daten.
Schutz aller Daten vor unbefugten und
unberechtigten Zugriffen.
Papierlos mit System: Rechnungswesen 2.0, 14.10.2015

3. © Handwerkskammer Musterstadt, Musterstraße 123, 12345 Musterstadt 314. Oktober 2015© Handwerkskammer Koblenz, Friedrich-Ebert-Ring 33, 56068 Koblenz
Papierlos mit System: Rechnungswesen 2.0, 14.10.2015
Papierloses Büro mit Dokumentenmanagement
 Forderungen der Finanzverwaltung an ein papierloses Büro:
Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung
von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer
Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).
 Erfüllung der GoBD:
Nutzung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS)

4. © Handwerkskammer Musterstadt, Musterstraße 123, 12345 Musterstadt 414. Oktober 2015© Handwerkskammer Koblenz, Friedrich-Ebert-Ring 33, 56068 Koblenz
Papierlos mit System: Rechnungswesen 2.0, 14.10.2015
Datenschutz durch Sicherheitskonzept bei DMS
 Sicherstellung der Vertraulichkeit
 Sicherstellung der Integrität
 Gewährleistung der Authentizität
 Sicherstellung der Verfügbarkeit
 Gewährleistung der Revisionsfähigkeit
 Gewährleistung der Rechtssicherheit
 Sicherstellung der Nicht-Abstreitbarkeit von Datenübermittlungen
 Zugriffskontrolle gewährleisten

5. © Handwerkskammer Musterstadt, Musterstraße 123, 12345 Musterstadt 1314. Oktober 2015© Handwerkskammer Koblenz, Friedrich-Ebert-Ring 33, 56068 Koblenz
Papierlos mit System: Rechnungswesen 2.0, 14.10.2015
Datensicherheit bei digitalen Dokumenten
 Aufbewahrung von digitalen Dokumenten
 Festplatten: max. 10 Jahre Haltbarkeit
 NAS (Network Attached Storage)
 netzgebundener Speicher mit Festplatten
 CD/DVD: 10-100 Jahre Haltbarkeit
 USB-Speicher: ca. 10 Jahre Haltbarkeit
 Magnetbänder: bis zu 30 Jahre Haltbarkeit
 (gesetzliche) Aufbewahrungsfristen beachten!

6. © Handwerkskammer Musterstadt, Musterstraße 123, 12345 Musterstadt 1414. Oktober 2015© Handwerkskammer Koblenz, Friedrich-Ebert-Ring 33, 56068 Koblenz
Papierlos mit System: Rechnungswesen 2.0, 14.10.2015
Planung der notwendigen Speicherkapazität
 Annahmen:
 70% Wachstum der Datenmenge pro Jahr
 5 Jahre Abschreibungsdauer bei Datensicherungssystemen
 Beispiel 1: Datenbestand heute: 20 GB
 ausreichender Speicher für die nächsten 5 Jahre:
 Rechnung: 20GB*(170/100)^5
 rund 284 GB
 Beispiel 2: Datenbestand heute: 200 GB
 in 5 Jahren: rund 2840 GB (rund 3 TB)

7. © Handwerkskammer Musterstadt, Musterstraße 123, 12345 Musterstadt 1514. Oktober 2015© Handwerkskammer Koblenz, Friedrich-Ebert-Ring 33, 56068 Koblenz
Papierlos mit System: Rechnungswesen 2.0, 14.10.2015
Gründe für Datensicherungskonzept
 unbeabsichtigte Datenlöschung
 beabsichtigte Manipulation (von außen oder von innen)
 technische Defekte
 Software
 Hardware
 höhere Gewalt
 Feuer
 Wasser
 Erdbeben

8. © Handwerkskammer Musterstadt, Musterstraße 123, 12345 Musterstadt 1614. Oktober 2015© Handwerkskammer Koblenz, Friedrich-Ebert-Ring 33, 56068 Koblenz
Papierlos mit System: Rechnungswesen 2.0, 14.10.2015
Maßnahmen des Datensicherungskonzepts
 Notfallplan
 sichere Passwörter
 Systemdokumentation erstellen
 Vertretungsregelungen schaffen
 Sicherungsdatenträger
 regelmäßig überprüfen
 Lagerung an sicherem Ort
 räumliche Trennung
 anderen Brandabschnitt wählen

9. © Handwerkskammer Musterstadt, Musterstraße 123, 12345 Musterstadt 1714. Oktober 2015© Handwerkskammer Koblenz, Friedrich-Ebert-Ring 33, 56068 Koblenz
Papierlos mit System: Rechnungswesen 2.0, 14.10.2015
Maßnahmen des Datensicherungskonzepts
 Rücksicherung von gesicherten Dokumenten
 prüfen
 üben
 Verschlüsselung von vertraulichen Sicherungsdaten
 Zugänge absichern
 Räume
 Netzwerk
 Daten
 …

10. © Handwerkskammer Musterstadt, Musterstraße 123, 12345 Musterstadt 1814. Oktober 2015© Handwerkskammer Koblenz, Friedrich-Ebert-Ring 33, 56068 Koblenz
Papierlos mit System: Rechnungswesen 2.0, 14.10.2015
Maßnahmen des Datensicherungskonzepts
 Fragen, die geklärt werden müssen:
 Wie sichere ich meine Dokumente?
 Wer ist verantwortlich für die Datensicherung?
 Was will ich sichern?
 Wann und wie oft sichere ich meine Dokumente?
 Wohin werden meine Dokumente gesichert?
 Ist die sichere Lagerung der Dokumentensicherungen
gewährleistet?
 Wie ist die Aufbewahrungsdauer meiner Sicherungen?

11. © Handwerkskammer Musterstadt, Musterstraße 123, 12345 Musterstadt 1914. Oktober 2015© Handwerkskammer Koblenz, Friedrich-Ebert-Ring 33, 56068 Koblenz
Maßnahmen
 regelmäßige Aktualisierung sicherstellen:
 Software (Betriebssystem,
Anwendungsprogramme)
 Virensignaturen
 Firewallsysteme
 Mobilgeräte in Sicherungskonzept einbeziehen
 selbsterklärende Ordnerstruktur schaffen
Papierlos mit System: Rechnungswesen 2.0, 14.10.2015

12. © Handwerkskammer Musterstadt, Musterstraße 123, 12345 Musterstadt 2014. Oktober 2015© Handwerkskammer Koblenz, Friedrich-Ebert-Ring 33, 56068 Koblenz
Papierlos mit System: Rechnungswesen 2.0, 14.10.2015
Fachpersonal beauftragen
 Vergleich Kraftfahrzeug – Datenverarbeitungssystem:
 Auto wird selbst gesteuert,
 eine wichtige Reparatur (Getriebewechsel)
 oder eine aufwändige Wartung (Zahnriemenwechsel)
 führt die Werkstatt mit Fachpersonal durch.
 EDV-System wird zur Dokumentenerstellung selbst genutzt,
 die Einrichtung der Datensicherung
 und den Datenschutz
 gewährleistet qualifiziertes Fachpersonal (intern, extern).

13. © Handwerkskammer Musterstadt, Musterstraße 123, 12345 Musterstadt 2114. Oktober 2015© Handwerkskammer Koblenz, Friedrich-Ebert-Ring 33, 56068 Koblenz
Beratung und Unterstützung
Handwerkskammer Koblenz
IT-Sicherheitsbotschafter
Rolf Müller
Rizzastraße 24-26
56068 Koblenz
rolf.mueller@hwk-koblenz.de
Telefon.: (0 26 1) 398-252
Fax: (0 26 1) 398-994
https://www.it-sicherheit-handwerk.de
Papierlos mit System: Rechnungswesen 2.0, 14.10.2015