Este documento descreve os processos e procedimentos da Divisão de Formação da Coleção da Biblioteca Central da Universidade Estadual de Ponta Grossa para a aquisição, doação e permuta de materiais bibliográficos. A divisão é responsável por selecionar e adquirir todo o material para compor o acervo da biblioteca através de compra, doação e permuta.

1. Universidade Estadual de
Ponta Grossa
Sistema de Bibliotecas
Divisão de Formação da Coleção

2. Organograma Sistema de
Bibliotecas da UEPG
Divisão de Formação
da Coleção
Seção de
Intercâmbio
Seção de Aquisição
Divisão de Tratamento
da Informação
Divisão de Atendimento
aos Usuários
Seção de Registro
Seção de Classificação,
Catalogação e
Indexação
Seção de Circulação
Seção de Referência
Seção de Periódicos
Seção de Apoio
Administrativo
Seção Biblioteca
do CAAR
Seção de Recursos
Bibliográficos
Eletrônicos
Divisão de Bibliotecas
Setoriais
Secretaria Comissão
Consultiva
Diretor

3. Divisão de Formação
da Coleção
É responsável por selecionar e adquirir todo o
material que compõe o acervo do Sistema de
Bibliotecas da UEPG,
através dos processos de compra,
doação e permuta, tendo como suporte
a “Política de Desenvolvimento de Coleções do
SB/UEPG”

4. Materiais que podem ser
solicitados
Todo material necessário para dar
suporte adequado às disciplinas
ministradas, livros, periódicos
(nacional e internacional).

5. Livros

6. Responsáveis pela indicação
dos títulos de livros e
periódicos para compor o
acervo da Bicen
- Docentes
- Setores de Atendimento do
SB/UEPG

7. Período para envio das
solicitações de material
bibliográfico
Os pedidos recebidos durante o ano
ficam arquivados aguardando
liberação de recursos. Normalmente é
feito um pregão eletrônico no início
de cada ano, no sistema de registro
de preços, cujo contrato com o
fornecedor tem validade de um ano.

8. Forma de aquisição dos
títulos indicados pelos
docentes
São adquiridos por compra,
eventualmente por doação e
raramente por permuta.

9. Como os pedidos podem ser
enviados para BicenC?
- Ofício
- E-mail: (bicen@uepg.br) e
(ahonesko@uepg.br)
- Formulário do site da BC –
aquisição - http://www3.uepg.br/bicen
- Pessoalmente

10. Formulário
Solicitação
de Livros
UNIVERSIDADE ESTADUAL DE PONTA GROSSA
BIBLIOTECA CENTRAL PROFESSOR FARIS MICHAELE
SEÇÃO DE FORMAÇÃO DA COLEÇÃO
FORMULÁRIO PARA SOLICITAÇÃO DE LIVROS E PERIÓDICOS
SETOR: DEPTO:
CURSO: PROFESSOR:
DISCIPLINA: NUMERO DE ALUNOS:
AUTOR:
TÍTULO:
EDITORA: EDIÇÃO/ANO:
QUANTIDADE SOLICITADA:
ISBN PARA TITULOS IMPORTADOS:
AUTOR:
TÍTULO:
EDITORA: EDIÇÃO/ANO:
QUANTIDADE SOLICITADA:
ISBN PARA TITULOS IMPORTADOS:
AUTOR:
TÍTULO:
EDITORA: EDIÇÃO/ANO:
QUANTIDADE SOLICITADA:
ISBN PARA TITULOS IMPORTADOS:
AUTOR:
TÍTULO:
EDITORA: EDIÇÃO/ANO:
QUANTIDADE SOLICITADA:
ISBN PARA TITULOS IMPORTADOS:
AUTOR:
TÍTULO:
EDITORA: EDIÇÃO/ANO:
QUANTIDADE SOLICITADA:
ISBN PARA TITULOS IMPORTADOS:
PERIÓDICOS (TITULO, ISSN, ENDEREÇO PARA CONTATO)
________________________________________________________________________________________________________________
__________________________________

11. Importância das
solicitações
- Atualização dos pedidos em
planilhas de controle
- Sempre que surge um recurso
temos registrado pedidos a
serem licitados
- Manter o acervo atualizado para
as avaliações que acontecem
periodicamente

12. Informações necessárias para
cada título solicitado
- Nome do solicitante
- Setor/Dpto/Curso
- Autor, título, Edição, Editora, Data e ISBN para
títulos importados.
Importantíssimo: Indicar o nº de alunos que farão uso do livro,
bem como fazer a lista em ordem de prioridade.

13. LEMBRETE
A cada início de ano deverão ser
repetidos os pedidos não atendidos no
ano anterior.

14. Outras questões
- Quanto tempo demora o processo de compra?
Temos ata de registro de preços com validade de um
ano pronta a atender os pedidos, desde que haja
recursos disponíveis. Periódicos são assinados de
imediato desde que sejam liberados recursos
financeiros.
- Quanto tempo demora para chegar o material na
biblioteca?
Depende do fornecedor, mas demora em torno de 2
meses (nacionais) e 4 meses (internacionais), depois
de licitados.

15. Em quais situações os
pedido feitos pelos
docentes não são
adquiridos?

16. - Quando já existir no acervo a edição
solicitada em número suficiente para atender a
demanda informada pelo docente.
- Quando não tivermos recursos.
- Quando não for localizado no levantamento
prévio de preços feito no Mercado Livreiro.
- Quando a empresa vencedora da ata de
registro de preços em vigência informar que o
item está esgotado.

17. Trâmite dos pedidos após
serem enviados a Bicen

18. No Software Pergamum
a) A verificação é feita para
sabermos se o título solicitado
existe ou não em nosso
acervo, a quantidade
existente, edição, o uso que é
feito.

19. b) Para identificarmos se já há
registro de pedido idêntico ao
solicitado, feito por outro
professor ou até pelo mesmo, e a
situação em que ele se encontra:
Aguardando recursos, Licitado,
Pendente, Recebido, Esgotado.

20. Nota:
Com estas verificações,
no caso do material estar
em processo de compra,
evitamos duplicações
desnecessárias.

21. c) A quantidade de exemplares é
definida de acordo com a “Política de
Desenvolvimento de Coleções do
SB/UEPG”:

22. CRITÉRIOS
• Livro texto: 1 exemplar para cada 10
alunos
•Leitura complementar: 1 exemplar
•Livro importado: 1 exemplar
É para esta definição de quantidade que
solicitamos o nº de alunos que farão uso do
livro, bem como se é Livro Texto (LT) ou de
Leitura Complementar (LC).

23. A Biblioteca adquire a quantidade
definida conforme os critérios?
Sim, desde que haja recursos suficientes.
As quantidades não atendidas permanecem
registradas para compras futuras. Ao invés de
cortarmos títulos de algum curso, diminuímos
a quantidade.

24. Após registrar o pedido na
planilha, em qual situação ele é
retirado?
Quando estiver esgotado, sem
previsão de reimpressão ou nova
edição, situação que é conhecida
quando fazemos o levantamento
prévio no mercado livreiro.

25. Como funciona o Pregão
Eletrônico – Sistema de
Registro de Preços
Instauração do Pregão
Eletrônico (Sistema de
Registro de Preços) que
resulta na ata de registro de
preços com validade de um
ano.

26. Procedimentos na PROAD/Dimapa
Início do Processo Licitatório – Pregão
Eletrônico – Sistema Registro de Preços.
 Publicação do edital no Licitacoes-e do
Banco do Brasil
 Abertura do Pregão Eletrônico
 Seleção da proposta mais vantajosa –
desconto global em % sobre preço de
capa dos livros
 Análise da documentação do
proponente vencedor
 Adjudicação do vencedor da ata de
registro de preços

27. - Preparo do Mapa de Preços:
envio dos títulos ao fornecedor
credenciado na ata de registro de
preços vigente no período para
retorno da cotação do preço de
capa com o desconto oferecido
no pregão para empenhamento.

28. - Adequação do orçamento recebido ao valor
disponível para aquisição.
- Emissão das notas de empenho e aguardo do
prazo de entrega dos títulos solicitados disponíveis no
mercado livreiro - 60 dias (livros nacionais) e 120 dias
(livros importados).
- Recebimento dos materiais e encaminhamento ao
setor de tratamento da informação para tombamento e
inclusão no acervo da Bicen.
- Quando solicitado por outros departamentos, envio
deste material com guia de transferência para o setor
em questão.

29. - Atualização da Planilha com as
informações da compra
- Recebimento do Material
- Conferência Nota Fiscal x Nota de
empenho
- Nova atualização da Planilha de
controle manual

30. - Preparo Físico do Material
(carimbo,código de barra, etc).
- Envio do Material para a Divisão de
Tratamento da Informação

31. Prestação de contas das
aquisições de cada ano pela Bicen
- O fechamento das compras
referentes ao ano vigente
acontece normalmente no início
do ano seguinte.
- É feito na própria biblioteca
- Nas reuniões da comissão de
biblioteca (dados quantitativos)

32. Terminologia usada na
Planilha de Aquisição
Para Aquisição - registro do pedido na planilha aguardando
liberação de recursos
Licitado - em processo de aquisição
Empenhado - adquirido mas ainda não entregue
Pendente – aguardando entrega
Recebido - material já recebido pela Bicen
Esgotado - não disponível no mercado livreiro
Doação – solicitado por doação

33. Periódicos

34. A solicitação da assinatura de periódicos nacionais
e importados gera o compromisso da renovação. O
pedido precisa ser justificado pelo Chefe de Depto ou
Coordenador do Curso.
Nosso controle é manual.
A compra de periódicos importados é feita através
de importadores.
A compra de periódicos nacionais é feita direto com
o fornecedor nacional.
É exigido abertura de Processo de Inexigibilidade de
licitação quando o valor ultrapassar o teto de compra
por dispensa.
Exceção para não efetuar renovações: Quando há
problemas na documentação da empresa
Periódicos

35. Periódicos Nacionais
•Recebimento do pedido (Ofício) feito pelos deptos quando
se tratar de novas assinaturas de periódicos .
•Solicitação de proposta para o Editor
•Consulta da documentação CRF – Certificado de
Regularidade do FGTS e CNDs – Certidões Negativas de
Débito, cadastro no GMS-PR, no caso de inexigibilidade de
licitação.
•Prévio Empenho
•Empenho/ SIAF
•Recebimento e registro dos fascículos
•Envio dos fascículos para o processamento técnico
•Cobrança das falhas

36. Periódicos Importados
• Solicitação de compra para a Bicen pelos deptos.
• Verificação do item no portal capes e sites de pesquisa
– Para os títulos disponíveis on-line, o solicitante é
informado
– Para os títulos não disponíveis, é dado continuidade
ao processo de compra
• Solicitação de proposta para o importador (3
orçamentos)
• Empenho/SIAF
• Recebimento e registro dos fascículos
• Envio dos fascículos para o processamento técnico
• Cobrança das falhas, atrasos.

37. Doação

38. Doação
A comunidade em geral poderá colaborar para a
formação e desenvolvimento da coleção do sistema
de bibliotecas da UEPG, doando materiais
bibliográficos.
Os materiais deverão:
 Ser adequados aos objetivos e nível
educacional da instituição;
 Estar com conteúdo atualizado;
 Estar em boas condições físicas.

39. LEMBRETE
Todos os materiais recebidos passam por
uma seleção criteriosa e somente serão
inseridos no acervo aqueles que
preencherem os requisitos citados
anteriormente.

40. Tipos de Doações:
Solicitadas
E
Espontâneas

41. Solicitadas
 Doação de materiais de interesse para a
Biblioteca Central às empresas
comerciais, instituições
governamentais e privadas, entidades
científicas e culturais, pessoas físicas,
oriundas de lista de duplicatas, etc.

42. Espontâneas
 Pré-seleção do material doado
 Verificação do estado físico e atualidade
 Preenchimento do “termo de doação”, que é
um documento que o deixa o doador ciente
que a biblioteca central, após análise, poderá
tratar o material da seguinte maneira:
• incorporá-lo ao acervo;
• doá-lo e/ou permutá-la com outras instituições;
• descartá-lo;
• devolvê-lo ao doador.

43. Termo de
Doação

44. Livros: verificação de todos os
itens no Pergamum e planilhas de
licitação
Periódicos: verificação no
Pergamum (periódicos).
(todo material não selecionado para
acervo é encaminhado para Setor
de Intercâmbio para ser
disponibilizado a outros
interessados).

45. Permuta

46. Permuta
 A biblioteca central efetua intercâmbio
com outras instituições congêneres, com
as publicações da própria UEPG:
Ex.:Conexão, Publicatio Ciências Sociais,
Publicatio Ciências Humanas, Publicatio Ciências
Agrárias, Publicatio Ciências Biológicas, Terra
Plural, Uniletras, Olhar do Professor...

47. Outros materiais que podem
ser encaminhados como
Doação ou Permuta
 Material recebido por doação em
quantidade desnecessária (livros e
periódicos), ou cujo conteúdo não seja de
interesse à comunidade universitária;
 Material retirado do acervo e substituído
por outro volume em melhores condições.
Nestes casos para o material ser doado ou
permutado monta-se processo.

48. BIBLIOTECA CENTRAL
Direção da Bicen
Ramal – 3380
E-mail: bicen@uepg.br
Divisão de Formação da Coleção
Ramal – 3007
E-mail – ahonesko@uepg.br